Ringi in Japan: Warum Genehmigungen dauern und wie Sie helfen
Vor zwei Wochen haben Sie einem japanischen Kunden ein Angebot geschickt. Ihr Ansprechpartner fand den Vorschlag gut, sagt aber, die Bestellung müsse noch „durch den Ringi“. Danach passiert tagelang nichts. Schließlich kommt eine E-Mail: „Mein Vorgesetzter fragt, ob Sie das schon an ein anderes japanisches Unternehmen geliefert haben.“
Wer mit einer japanischen Muttergesellschaft arbeitet, erlebt dasselbe in umgekehrter Richtung. Ein Budgetantrag an die Zentrale scheint zu verschwinden und kommt dann mit genau einer Rückfrage zurück.
Dass ein Ringi langsam ist, liegt meist nicht an einer einzelnen Person, die die Akte liegen lässt. Es liegt am Verfahren selbst: Mehrere Genehmiger prüfen denselben Antrag nacheinander, und jeder stellt ähnliche Fragen. Wenn Sie diese Fragen kennen, können Sie Ihrem Ansprechpartner helfen, sie zu beantworten, bevor das Dokument überhaupt in Umlauf geht.
Dieser Beitrag erklärt, wie ein Ringi-sho (Genehmigungsantrag) durch ein japanisches Unternehmen läuft, warum das dauert und weshalb Genehmiger immer wieder nach vergleichbaren Fällen, Nachweisen und Risiko fragen. Am Ende finden Sie eine Checkliste mit Unterlagen, die Sie bereitstellen können, Fragen an Ihren Ansprechpartner und zwei englische E-Mail-Vorlagen.
- In einer japanischen Umfrage dauerte es vom Einreichen bis zur Genehmigung am häufigsten 1 bis unter 3 Tage (37,6 %). Rund die Hälfte der Befragten gab 3 Tage oder mehr an (ATLED, 2022).
- Fünf typische Ursachen: (1) viele Genehmiger nacheinander, (2) Rückläufer, die den Umlauf neu starten, (3) Warten auf den Terminkalender des Entscheiders oder auf eine Board-Sitzung, (4) fehlende Entscheidungsgrundlagen (vergleichbare Fälle, Nachweise, Risiko, Alternativen) und (5) andere Abteilungen sehen den Antrag zum ersten Mal.
- „Gibt es einen vergleichbaren Fall?“ ist meist eine Prüffrage, keine Ablehnung. Gibt es keinen, lässt sich ein begrenzter Test mit klaren Abbruchkriterien vorschlagen.
- Als Lieferant oder Partner beschleunigen Sie den Ablauf mit einer Vergleichstabelle, Referenzfällen, einer Risikoliste mit Gegenmaßnahmen sowie Kosten- und Nutzenzahlen samt den zugrunde liegenden Annahmen.
Inhalt
- Was ist Ringi? So funktioniert die Genehmigung in japanischen Unternehmen
- Fünf Gründe, warum ein Ringi langsam ist oder abgelehnt wird
- Warum Genehmiger fragen: „Gibt es einen vergleichbaren Fall?“
- So wird ein Ringi-sho entscheidungsreif
- Nemawashi: Fragen beantworten, bevor der Ringi startet
- Was Sie bereitstellen können, damit ein Ringi durchgeht
- E-Mail-Vorlagen auf Englisch
- Hanko und elektronische Genehmigung: was sich geändert hat
- Wo dieser Leitfaden nicht greift
- Häufige Fragen
Was ist Ringi? So funktioniert die Genehmigung in japanischen Unternehmen
Ringi ist das Verfahren, bei dem ein Mitarbeiter für eine Sache außerhalb seiner eigenen Befugnis einen schriftlichen Antrag erstellt und ihn Vorgesetzten und betroffenen Abteilungen zur Genehmigung vorlegt. Wer den Antrag verfasst, ist der Kiansha (Antragsteller), das Dokument heißt Ringi-sho. Jeder Prüfer zeichnet es nacheinander ab, früher mit seinem Stempel, und die Person mit der finalen Befugnis entscheidet. Diese abschließende Entscheidung heißt Kessai (Endgenehmigung).
Kurz gesagt: Ringi ist der gesamte Weg bis zur Entscheidung, Kessai ist die Entscheidung selbst. Manche Unternehmen nennen das Dokument auch Kessai-sho, Kian-sho oder Ukagai-sho. Der Name ändert sich, der Ablauf bleibt weitgehend gleich.
Für deutsche Leser ist das Prinzip nicht fremd. Auch hier gibt es Investitionsanträge, Unterschriftenregelungen und das Vier-Augen-Prinzip. Der Unterschied liegt vor allem darin, wie viele Stellen nacheinander abzeichnen und wie viel Abstimmung schon vor dem Einreichen stattfindet.
Die Genehmiger prüfen den Antrag nacheinander. Je höher der Betrag oder die Bedeutung, desto höher angesiedelt ist der Entscheider.
Hinweis: Reihenfolge und Zahl der Prüfer sowie die Schwellenwerte je Entscheider unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.
Der Entscheider wechselt je nach Vorgang, weil die meisten Unternehmen interne Befugnisregeln (Kessai kengen kitei) mit Grenzen nach Betrag und Art haben. Bis zu einem bestimmten Betrag genehmigt der Kacho (Gruppen- oder Abteilungsleiter), darüber der Bucho (Bereichsleiter) und noch darüber ein Mitglied der Geschäftsleitung (Yakuin) oder der Präsident (Shacho). Wer genau welche Funktion hat, ergibt sich aus der Organisation des jeweiligen Unternehmens.
Das japanische Gesellschaftsrecht (Companies Act) setzt zusätzlich einen gesetzlichen Rahmen. In einer Gesellschaft mit Board of Directors müssen wichtige Entscheidungen, etwa über die Veräußerung oder den Erwerb wesentlicher Vermögenswerte sowie über Kreditaufnahmen in erheblicher Höhe, vom Board selbst getroffen werden und dürfen nicht einzelnen Direktoren überlassen werden. Entfernt erinnert das an die Zustimmungsvorbehalte nach § 111 Abs. 4 Satz 2 AktG in einer deutschen Aktiengesellschaft. Der Vergleich trägt aber nur begrenzt: Der Aufsichtsrat erteilt dort eine Zustimmung zu Geschäften des Vorstands, während das japanische Board die Entscheidung selbst trifft.
Dass ein größerer Auftrag über mehr Schreibtische läuft, folgt also aus den Regeln des Unternehmens und nicht aus übertriebener Vorsicht einzelner Personen.
Wann in der Fertigung ein Ringi nötig ist
Bei japanischen Herstellern sind das typische Fälle für einen Ringi:
- Kauf oder Ersatz von Anlagen, Vorrichtungen, Messmitteln oder Werkzeugen
- Einführung von Software wie einem Produktionsmanagementsystem oder CAD
- Vergabe von Prototypenbau oder Bearbeitung nach außen und Verträge mit neuen Lieferanten
- Probeweise Einführung eines neuen Verfahrens oder Werkstoffs und Kauf von Mustern zur Bewertung
- Messeteilnahmen, Auslandsreisen und Schulungen
Bei Beschaffungen ist die übliche Reihenfolge: Der Ringi wird genehmigt, eine Bedarfsanforderung geht an den Einkauf, danach folgen Angebotsabstimmung und Bestellung. Vergleichsangebote können allerdings schon für den Ringi selbst nötig sein. Für Lieferanten heißt das: Eine Bestellung kann meist erst nach der Genehmigung des Ringi ausgelöst werden. Jede Woche, die der Ringi stillsteht, verschiebt Bestellung, Lieferung und Inbetriebnahme nach hinten.
Fünf Gründe, warum ein Ringi langsam ist oder abgelehnt wird
Zunächst die Zahlen. Der japanische Workflow-Softwareanbieter ATLED befragte 2022 insgesamt 109 Personen in Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten, die in den vorangegangenen sechs Monaten mindestens drei Ringi verfasst hatten. Die häufigste durchschnittliche Dauer vom Einreichen bis zur Genehmigung lag bei 1 bis unter 3 Tagen (37,6 %), und rund die Hälfte gab 3 Tage oder mehr an.
Rund die Hälfte braucht 3 Tage oder mehr, etwa jeder Zehnte eine Woche oder länger.
Quelle: ATLED, Umfrage zu Ringi (März 2022; 109 Personen in Unternehmen mit 100+ Beschäftigten, die in den letzten sechs Monaten 3+ Ringi verfasst haben). Die übrigen 7,3 % antworteten „weiß nicht / keine Angabe möglich“.
In derselben Umfrage nannten Befragte, die Probleme mit Ringi angaben, am häufigsten „die Genehmigung dauert zu lange“ (60,5 %) und „man sieht schlecht, wo der Ringi gerade steht“ (55,8 %). Für Antragsteller scheint die Ungewissheit, wo das Dokument hängt, noch belastender zu sein als die Verzögerung selbst. Ihr japanischer Ansprechpartner ist also möglicherweise genauso unzufrieden wie Sie.
Warum also dauert es so lange? Die häufigsten Ursachen lassen sich in fünf Gruppen einteilen.
Verzögerungen entstehen durch das Verfahren und durch den Inhalt des Dokuments, oft durch beides zugleich.
Viele Genehmiger, einer nach dem anderen
Eine Umfrage von 2024 unter 312 Nutzern des japanischen E-Vertragsdienstes CloudSign, durchgeführt von der Forschungseinheit von Bengo4.com, ergab als häufigstes Problem mit Ringi: „Bis zur Genehmigung sind zu viele Personen beteiligt“ (41,0 %).
Genehmigungen laufen meist nacheinander, nicht parallel. Die Prüfung selbst dauert vielleicht nur Minuten, doch die Wartezeit, bis jemand das Dokument öffnet, summiert sich mit jedem Genehmiger. Große Unternehmen mit mehr Hierarchieebenen haben meist mehr Stationen im Umlauf. Bei kleineren Herstellern erreicht ein Antrag den Präsidenten oft in wenigen Tagen, in einem Konzern läuft derselbe Betrag womöglich über deutlich mehr Schreibtische.
Ein Rückläufer bedeutet oft: alles von vorn
Hat ein Genehmiger eine Frage, geht das Dokument an den Antragsteller zurück. Viele Unternehmen verlangen dann, dass die überarbeitete Fassung erneut von allen geprüft wird, die bereits abgezeichnet hatten. Ein einziger Rückläufer kann fast die gesamte bisherige Umlaufzeit noch einmal hinzufügen.
Der Kalender des Entscheiders gibt das Tempo vor
Bereichsleiter und Vorstände sind viel auf Reisen oder in Besprechungen. Große Investitionen werden in der Regel in einer festen Geschäftsleitungs- oder Board-Sitzung behandelt, sodass selbst ein perfektes Dokument auf den nächsten Sitzungstermin wartet. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner früh, welche Sitzung der Antrag erreichen muss, und planen Sie vom Einreichungsschluss rückwärts.
Das Dokument liefert keine Entscheidungsgrundlage
Das ist die häufigste Ursache und zugleich die, die Sie und Ihr Ansprechpartner beheben können. „Wir möchten das kaufen, weil es die Arbeit erleichtert“ gibt einem Genehmiger nichts, worüber er entscheiden kann. Rechtfertigt der Nutzen die Kosten? Wurden Alternativen geprüft? Was passiert, wenn es nicht funktioniert? Was im Dokument fehlt, kommt als Rückfrage zurück, und jedes Mal steht der Umlauf.
Warum Genehmiger fragen: „Gibt es einen vergleichbaren Fall?“
Kommt die Frage „Gibt es einen vergleichbaren Fall?“ (Zenrei wa?, wörtlich „Gibt es einen Präzedenzfall?“) zurück, wirkt das schnell wie Widerstand gegen alles Neue. Aus Sicht des Genehmigers hat sie aber einen Grund. Wer einen Ringi abzeichnet, übernimmt Mitverantwortung für die Entscheidung.
Der Kacho muss den Antrag dem Bucho erklären, der Bucho der Geschäftsleitung. Jeder stellt die Frage zuerst selbst, um sicherzugehen, dass er sie beantworten kann, wenn sein eigener Vorgesetzter fragt. Verstehen Sie diese Fragen als Generalprobe für das, was der Entscheider am Ende wissen will.
Wer die Absicht hinter jeder Frage kennt, kann sie im Ringi-sho beantworten, bevor sie gestellt wird.
Hinweis: Die Formulierung variiert je nach Unternehmen und Vorgesetztem, inhaltlich lassen sich die Prüffragen meist auf diese sechs Punkte zurückführen.
Vergleichbare Fälle: eine Begründung für den Fall des Scheiterns
In der Fertigung kann sich ein Problem mit einer qualitäts- oder sicherheitsrelevanten Änderung bis zum Kunden und über die ganze Linie ausbreiten. Gibt es einen vergleichbaren Fall, kann der Genehmiger sagen: „Wir haben das schon einmal so gemacht, ohne Probleme.“ Damit genehmigt er mit mehr Sicherheit.
Gibt es keinen, muss man das nicht verbergen. Ein Plan wie „Das ist neu für uns, deshalb testen wir es drei Monate auf einer Linie und entscheiden anhand der Ergebnisse“ verkleinert das Risiko, das der Genehmiger trägt. Als Lieferant erleichtern Sie das mit einem Test, einem Vorführgerät oder einer gestuften Bestellung.
Nachweise: Referenzen, Testergebnisse und eigene Messungen
Eine Schätzung wie „die Arbeitsstunden sollten sinken“ gibt dem Genehmiger keinen Grund, der Zahl zu vertrauen. Anwenderberichte des Lieferanten, Messwerte von einem Vorführgerät oder einem kostenlosen Test und Messungen aus einem ähnlichen Prozess machen den Antrag deutlich überzeugender.
Eine kleine, selbst gemessene Zahl ist oft ein stärkerer Beleg als eine große Zahl aus einem anderen Unternehmen. Wenn Sie einen kurzen Test vor Ort unterstützen können, liefern Sie Ihrem Ansprechpartner genau diese Art von Beleg.
Risiko: der schlimmste Verlust und wie man ihn begrenzt
Die Antwort „keine besonderen Risiken“ geht nach hinten los. Genehmiger erwarten kein Nullrisiko. Sie wollen sehen, dass die Risiken erkannt und behandelt sind.
Bei einer neuen Anlage listet man Risiken wie die Sicherheit der Bediener, Auswirkungen auf die Qualität, Lieferverzug und Kostenüberschreitungen auf und schreibt zu jedem eine Gegenmaßnahme. Für die Entscheidungsvorlage hilft es bereits viel, die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung zu ordnen und für die wichtigsten Maßnahmen darzustellen. Welche technischen oder rechtlichen Prüfungen, etwa eine Gefährdungsbeurteilung, im Einzelfall nötig sind, ist davon unabhängig zu klären.
So wird ein Ringi-sho entscheidungsreif
Genehmiger bearbeiten viele Ringi, für jeden bleibt wenig Zeit. Ein guter Ringi-sho ist so aufgebaut, dass der Genehmiger allein anhand der ersten Seite entscheiden kann. Auch bei einem festen Formular hilft es, die Felder in dieser Reihenfolge und mit diesem Inhalt zu füllen. Wenn Sie den Aufbau kennen, wissen Sie, welche Unterlagen Ihr Ansprechpartner von Ihnen braucht.
Das Ergebnis steht vorn, und jeder Abschnitt beantwortet die nächste Frage des Genehmigers.
Hinweis: Punkte ohne eigenes Feld im Formular gehören in die Bemerkungen oder Anlagen.
Betreff und Einstieg: Sagen, was zu entscheiden ist
Ein Genehmiger will zuerst wissen, worüber er entscheiden soll. Ein Betreff wie „Kauf eines Messgeräts“ sagt wenig. „Kauf eines Koordinatenmessgeräts zur Verringerung des Prüfaufwands“ mit Betrag zeigt die Bedeutung, sobald der Antrag auf dem Tisch liegt. Die ersten ein bis zwei Zeilen nennen den Antrag und das Datum, bis zu dem eine Entscheidung nötig ist.
Nutzen: Zahlen plus die Annahmen dahinter
Der Nutzen wird in Zahlen angegeben, nicht als „die Arbeit wird leichter“. Ein Beispiel: Jede Prüfung wird X Minuten kürzer, es gibt Y Prüfungen pro Monat, also spart das Team X × Y Minuten im Monat. In Personalkosten umgerechnet lässt sich die Einsparung der Investition gegenüberstellen und eine Amortisationszeit angeben.
Die Annahmen hinter der Rechnung zählen genauso viel wie das Ergebnis. Sind sie sichtbar, kann der Genehmiger gezielt nachfragen, etwa „ist die Monatsmenge nicht niedriger?“, und häufiger genügt dann eine Korrektur statt eines Rückläufers. Enthält Ihr Angebot eine ROI-Berechnung, legen Sie Ihre Eingangswerte offen, damit Ihr Ansprechpartner sie durch eigene Daten ersetzen kann.
Bei Investitionen kommt es außerdem bei Rechnungswesen und höheren Genehmigern meist gut an, wenn im Kostenteil steht, ob Fördermittel genutzt werden können.
Optionen: Alternativen nebeneinanderstellen
Gibt es nur eine Option, fragt der Genehmiger, ob es nicht günstiger geht. Ein starker Ringi-sho vergleicht Angebote mehrerer Lieferanten, andere Wege wie den Umbau vorhandener Anlagen oder Leasing sowie die Option „diesmal verschieben“ nach Kosten, Nutzen und Risiko. Der Vergleich mit dem Nichtstun begründet, warum jetzt gehandelt werden soll. Ihr Angebot wird dort wahrscheinlich eine Spalte sein, stellen Sie Ihre Angaben also in einer gut vergleichbaren Form bereit.
Die folgende Abbildung stellt einen Ringi, der eher zurückkommt, einem gegenüber, der eher durchgeht. Der Inhalt ist ein erfundenes Beispiel.
Gleiches Projekt, andere Formulierung und deutlich weniger Rückfragen der Genehmiger (erfundenes Beispiel).
Hinweis: Alle Zahlen sind erfunden und zeigen nur, wie das Dokument formuliert werden kann.
Risiko: Aufschreiben, was passiert, wenn es schiefgeht
Der Risikoteil nennt mögliche Probleme und zu jedem eine Gegenmaßnahme und ein Abbruchkriterium. Beispiele: „Liegt die Einsparung unter 40 Stunden im Monat, verzichten wir auf die reguläre Einführung“ und „Während des Tests läuft das bisherige Verfahren parallel weiter.“ Mit solchen Kriterien sieht der Genehmiger, dass der Verlust auch im Fall des Scheiterns begrenzt ist.
Nemawashi: Fragen beantworten, bevor der Ringi startet
Nemawashi wird im Westen oft als Absprache hinter den Kulissen beschrieben. Im Zusammenhang mit Ringi bedeutet es schlicht, vor dem Verfassen die Fragen und Bedenken der Beteiligten einzuholen und die Antworten in den Ringi-sho einzuarbeiten.
In der oben zitierten Umfrage von 2024 gehörte auch „Abstimmung und Nemawashi vor dem Verfassen kosten Zeit“ (35,9 %) zu den häufigsten Problemen. Das zeigt, wie viel Aufwand dieser Schritt in der Praxis bedeutet. In der richtigen Reihenfolge lässt sich aber auch diese Phase verkürzen.
Werden die Fragen vor dem Verfassen geklärt, kommen im Umlauf weniger Dokumente zurück.
Zuerst der direkte Vorgesetzte
Bevor er etwas schreibt, spricht der Antragsteller in der Regel mit seinem direkten Vorgesetzten: „Das möchte ich umsetzen.“ Der Vorgesetzte kennt die internen Details oft besser, etwa welche Regel gilt und wer entscheidet, welche Sitzung anzupeilen ist und ob ein ähnlicher Ringi schon einmal genehmigt wurde. Ist er einverstanden, hilft er im Umlauf, den Antrag zu erklären.
Andere Abteilungen früh einbinden
Ringi bei Herstellern umfassen oft Prüfungen durch das Rechnungswesen (Budget und Aktivierung), die Qualitätssicherung (Auswirkung auf die Qualität), die IT (Netzwerk und Sicherheit) und die Arbeitssicherheit (Sicherheit der Bediener). Eine Abteilung, die erst nach dem Einreichen vom Antrag erfährt, beginnt ihre Prüfung bei null. Wurde sie vorab eingebunden, ist ihre Prüfung im Umlauf nur noch eine Bestätigung dessen, was sie schon kennt. Hier können Sie am meisten helfen, denn diese Abteilungen brauchen oft Unterlagen, die nur der Lieferant hat.
Im Umlauf: mit Antworten nachfassen, nicht mit Druck
Liegt ein Ringi mehrere Tage, hat ein Genehmiger womöglich noch eine offene Frage. Intern wirkt „Kann ich etwas erläutern?“ besser als „Wann sind Sie fertig?“, weil es dem Genehmiger das Fragen erleichtert. Für Sie gilt dasselbe: Bieten Sie zuerst Informationen an, statt nur nach dem Entscheidungstermin zu fragen. Den erwarteten Termin sollten Sie trotzdem abstimmen, weil Lieferzeit und Gültigkeit Ihres Angebots davon abhängen.
Was Sie bereitstellen können, damit ein Ringi durchgeht
Den Ringi-sho Ihres Kunden können und sollten Sie nicht schreiben. Der Antragsteller muss aber die Fragen der Genehmiger beantworten, und viele Antworten kommen von Ihnen. Wer die passenden Unterlagen früh schickt, in einer Form, die sich leicht in ein japanisches Dokument übernehmen lässt, erspart allen Beteiligten Rückfragen und zusätzliche Umläufe.
- Vergleichstabelle: Ihre Lösung im Vergleich zu Alternativen nach Kosten, Lieferzeit, Leistung und Service. Sachlich halten, damit sie unverändert übernommen werden kann.
- Vergleichbare Fälle und Referenzen: vergleichbare Installationen, möglichst bei japanischen Unternehmen oder in derselben Branche. Gibt es keine, sagen Sie das offen und schlagen Sie einen Test oder eine gestufte Bestellung vor.
- Testplan: Umfang (zum Beispiel eine Linie), Dauer, Messgrößen und die Kriterien für Fortsetzung oder Abbruch.
- Kosten und Nutzen mit Annahmen: Gesamtkosten und Aufschlüsselung, erwartete Einsparungen und alle Eingangswerte der Rechnung, damit der Kunde sie durch eigene Zahlen ersetzen kann.
- Risikoliste: absehbare Risiken (Installation, Qualität, Lieferung, Sicherheit) und wie Sie jedes davon behandeln.
- Unterlagen für andere Abteilungen: Sicherheitsdaten und Zertifikate für die Arbeitssicherheit, Netzwerk- und Sicherheitsangaben für die IT, Qualitätsdokumente für die Qualitätssicherung.
- Zahlung und Zeitplan: Zahlungsbedingungen und Meilensteine, Gültigkeit des Angebots und Lieferzeit ab Bestelldatum.
Stellen Sie selbst einen Antrag an Ihre japanische Muttergesellschaft, prüfen Sie zusätzlich: Sind Antrag, Betrag und gewünschter Entscheidungstermin im Betreff und in den ersten Zeilen sofort erkennbar? Sind Budgetstatus, Alternativen, Abbruchkriterien und die Ergebnisse der Vorabstimmung dokumentiert? Und ist klar, für welche Sitzung der Antrag rechtzeitig vorliegen muss?
Fragen an Ihren japanischen Ansprechpartner
Diese Fragen zeigen, dass Sie das Verfahren verstehen, und sagen Ihnen, was Sie vorbereiten sollten:
- Wer genehmigt diese Beschaffung abschließend, und ist eine Geschäftsleitungs- oder Board-Sitzung beteiligt?
- Gibt es eine Sitzung oder Frist, die wir anpeilen sollten? Wann ist der Einreichungsschluss?
- Welche Abteilungen prüfen den Antrag (Rechnungswesen, Qualitätssicherung, IT, Arbeitssicherheit)? Brauchen sie etwas von uns?
- Hat Ihr Unternehmen schon einmal etwas Ähnliches gekauft? Wenn nicht, würde ein Test oder eine gestufte Bestellung helfen?
- Ist das bereits im Budget dieses Jahres, oder ist ein neuer Budgetantrag nötig?
- Braucht das Angebot ein bestimmtes Format, eine bestimmte Währung oder Gültigkeitsdauer für Ihr internes Formular?
- Benötigen Sie zum Vergleich Angebote anderer Lieferanten?
E-Mail-Vorlagen auf Englisch
Mit japanischen Ansprechpartnern wird häufig auf Englisch korrespondiert. Viele lesen Englisch leichter, als sie es schreiben, deshalb helfen kurze Sätze und eine eigene Zeile für jede Bitte. Passen Sie die folgenden Vorlagen an Ihre Situation an.
Subject: Material for your internal approval – [Project / Quote No.]
Dear Mr./Ms. [Name],
Thank you for considering our proposal. We understand that it needs to go through your internal approval (ringi) process.
To help, we can provide the following. Please let us know which items would be useful:
1. A comparison table of the options (cost, lead time, performance)
2. Reference cases from similar installations
3. A trial plan with scope, duration, success criteria, and conditions for stopping
4. A cost and benefit estimate, with all assumptions listed
5. A list of risks and how we will handle them
6. Documents for your safety, IT, or QA teams
Could you also tell us the approval schedule, including any meeting dates we should keep in mind? We will prepare the material so it arrives in time.
Best regards,
[Your name]
Subject: Any questions from your approvers? – [Project / Quote No.]
Dear Mr./Ms. [Name],
We hope the approval process is going smoothly.
If any approver or department has raised a question, such as about past installations, risks, or cost, please let us know. We are happy to send additional information or join a short call.
For planning purposes, our current lead time is [X weeks] from the purchase order date, and this quote is valid until [date].
Best regards,
[Your name]
Hinweis: Die Frage „Hat jemand eine Rückfrage gestellt?“ lässt sich für Ihren Ansprechpartner leichter beantworten als „Wann wird genehmigt?“
Hanko und elektronische Genehmigung: was sich geändert hat
Auf einem Ringi-sho aus Papier stehen die Hanko (persönliche Namensstempel) der Genehmiger in einer Reihe von Kästchen. Das ändert sich seit 2020. Im Juni 2020 veröffentlichten das japanische Cabinet Office, das Justizministerium und das Wirtschaftsministerium (METI) ein Q&A zu Stempeln. Darin heißt es, dass ein Vertrag ohne Stempel wirksam bleibt, sofern keine besondere Vorschrift einen verlangt, und es wird empfohlen, unnötige Stempel abzuschaffen, um Telearbeit zu erleichtern.
Im September 2021 traten Änderungen an 48 Gesetzen in Kraft, mit denen Stempel- und Schriftformerfordernisse in Verfahren überprüft und vielfach abgeschafft wurden, ausgenommen Regelungen mit Vorbereitungsfrist. Interne Ringi-Verfahren sind gesetzlich nicht geregelt, doch im Zuge dieser Änderungen stellen immer mehr Unternehmen ihre internen Genehmigungen auf digitale Abläufe um.
In der Umfrage von 2024 unter CloudSign-Nutzern nutzten 67,6 % ein Workflow-System für Ringi und nur 7,4 % Papier und Hanko. Diese Befragten setzen bereits einen E-Vertragsdienst ein und sind daher wohl weiter als der Durchschnitt. Trotzdem gaben 73,5 % an, dass eine Genehmigung einen Tag oder länger dauert, und „zu viele Beteiligte“ sowie „Nemawashi kostet Zeit“ blieben unter den häufigsten Problemen.
Die Digitalisierung spart die Zeit für den Transport von Papier. Die Entscheidungszeit hängt weiter von Inhalt und Vorarbeit ab.
Workflow-Systeme lassen sich außerdem mit den Unternehmenssystemen für Produktionsmanagement und Rechnungswesen verbinden, sodass die Genehmigung direkt in Einkauf und Anlagenbuchhaltung übergeht. Doch wie Abbildung 8 zeigt: Die digitale Genehmigung verkürzt die Umlaufzeit, nicht die Entscheidungszeit.
Wo dieser Leitfaden nicht greift
Die Beschreibung oben ist ein typisches Muster. Beachten Sie diese Grenzen:
- Jedes Unternehmen ist anders. Zahl der Genehmiger, Betragsgrenzen, Dokumentnamen und die Frage, ob Hanko oder ein Workflow-System genutzt wird, hängen von den internen Regeln ab. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner, statt etwas vorauszusetzen.
- Die Größe spielt eine Rolle. In einem kleinen, inhabergeführten Unternehmen entscheidet der Präsident womöglich in wenigen Tagen. Bei einem großen Hersteller braucht derselbe Betrag vielleicht mehrere Abteilungen und eine Geschäftsleitungssitzung.
- Die Umfragezahlen stammen von japanischen Befragten. Beide Umfragen decken begrenzte Gruppen ab (Unternehmen ab 100 Beschäftigten bzw. CloudSign-Nutzer). Verstehen Sie sie als Anhaltspunkte, nicht als Standardgenehmigungszeiten.
- Dies ist keine Rechtsberatung. Der Hinweis zum japanischen Companies Act in Abbildung 1 und der Vergleich mit dem AktG erklären nur, warum manche Entscheidungen auf Gremienebene liegen. Wie das auf eine konkrete Entscheidung anzuwenden ist, beurteilen das jeweilige Unternehmen und seine Berater.
Häufige Fragen
Was bedeutet Ringi auf Deutsch?
Ringi bezeichnet ein internes Genehmigungsverfahren, bei dem ein schriftlicher Antrag mehrere Prüf- und Genehmigungsstellen durchläuft, am ehesten ein „Umlaufgenehmigungsverfahren“. Das Dokument heißt Ringi-sho. Weil das Verfahren typisch für japanische Unternehmen ist, wird in deutschen und englischen Texten oft einfach „Ringi“ geschrieben und erklärt.
Wie lange dauert eine Ringi-Genehmigung in Japan?
Das hängt vom Unternehmen und vom Betrag ab. In der ATLED-Umfrage von 2022 lag der häufigste Durchschnitt bei 1 bis unter 3 Tagen (37,6 %), rund die Hälfte gab 3 Tage oder mehr an. Große Beschaffungen, die in eine Geschäftsleitungs- oder Board-Sitzung gehen, warten auf deren Termin, fragen Sie daher nach dem Zeitplan.
Was ist der Unterschied zwischen Ringi und Nemawashi?
Ringi ist der formelle, schriftliche Genehmigungsweg. Nemawashi ist die informelle Vorarbeit davor: Gespräche mit dem Vorgesetzten und den betroffenen Abteilungen, deren Bedenken anhören und im Dokument beantworten. Gutes Nemawashi bedeutet weniger Rückfragen und Rückläufer, sobald der Ringi im Umlauf ist.
Braucht man für einen Ringi noch einen Hanko?
Interne Ringi-Verfahren sind gesetzlich nicht geregelt, ob Stempel nötig sind, entscheiden die Regeln des Unternehmens. In einer Umfrage von 2024 unter CloudSign-Nutzern verwendeten 67,6 % ein Workflow-System und 7,4 % Papier und Hanko.
Was tun, wenn der Ringi des Kunden zurückgekommen ist?
Fragen Sie Ihren Ansprechpartner, bei welchem Punkt der Genehmiger nicht entscheiden konnte, und schicken Sie Unterlagen, die genau diesen Punkt beantworten. Weil ein erneut eingereichter Ringi oft wieder beim ersten Genehmiger beginnt, decken Sie auch verwandte Fragen wie Annahmen und Alternativen ab, damit dasselbe Thema nicht an einem anderen Schreibtisch erneut aufkommt.
Quellen
- Dauer und Probleme bei Ringi: ATLED, Umfrage unter Ringi-Antragstellern (28. März 2022, Japanisch)
- Genehmigungsdauer, Mittel und Probleme: Bengo4.com, Umfrage zu internen Ringi (16. Januar 2025, Japanisch)
- Entscheidungen des Board of Directors: e-Gov, Companies Act, Art. 362 (Japanisch)
- Zustimmungspflichtige Geschäfte des Aufsichtsrats: Aktiengesetz, § 111 (gesetze-im-internet.de)
- Wirksamkeit von Verträgen ohne Stempel: Cabinet Office, Justizministerium und METI, Q&A zu Stempeln (19. Juni 2020, Japanisch)
- Änderung von 48 Gesetzen zu Stempeln und Papierdokumenten: Digital Agency, Überblick über das Gesetz zur Anpassung von Gesetzen für die digitale Gesellschaft (Japanisch)
Originalartikel auf JapanischDieser Leitfaden beruht auf einem MONOSCOPE-Artikel für Leser in Japan: 稟議が遅い・通らない5つの理由と通し方｜「前例は？」への答え方と書き方のコツ
Über die Redaktion
MONOSCOPE-RedaktionFOUNDER & EDITORRund zehn Jahre bei einem Anlagenhersteller und einem Anlagenbauunternehmen in Angebot, Konstruktion und Inbetriebnahme von Anlagen tätig, danach Wechsel ins Online-Marketing. Berät heute B2B-Hersteller zu ihren Websites und hilft ihnen, Produkte und Technik verständlich zu erklären. Besitzt die japanischen staatlichen Lizenzen als Energy Manager und als Elektro-Chefingenieur der dritten Klasse.
Betreibt seit 2017 einen Technik-Blog (über 500 Artikel) und einen japanischsprachigen YouTube-Kanal mit rund 20.000 Abonnenten. Jeder Leitfaden entsteht aus der Perspektive der japanischen Werkshalle und wird mit den zitierten Normen abgeglichen.
