পারচেজ স্পেসিফিকেশন (kobai shiyosho): আইটেম, চেক, টেমপ্লেট

একটি জাপানি EPC কোম্পানি আপনার প্রতিষ্ঠানকে RFQ (কোটেশনের অনুরোধ) পাঠিয়েছে। সঙ্গে 40 পৃষ্ঠার একটি নথি, যার নাম kobai shiyosho (পারচেজ স্পেসিফিকেশন)। আরও আছে নিজস্ব রিভিশন নম্বরসহ একটি কমন স্পেসিফিকেশন আর রেফারেন্স ড্রয়িংয়ের তালিকা।

অথবা আপনি বাংলাদেশে জাপানি মালিকানার কারখানায় কাজ করেন, আর জাপানের হেড অফিস বলেছে কোম্পানির টেমপ্লেট দিয়ে স্থানীয় পাম্প সরবরাহকারীদের জন্য স্পেসিফিকেশন ইস্যু করতে। দুই ক্ষেত্রেই জানা দরকার, নথিটির কাজ কী এবং দুই পক্ষ কী কী যাচাই করবে।

পারচেজ স্পেসিফিকেশন (kobai shiyosho, আরেক নাম konyu shiyosho) হলো ক্রেতার লিখিত চাহিদা: যন্ত্রটি কী করবে এবং কী কী নিয়ে আসবে। এতে থাকে পারফরম্যান্স, গঠন, scope of supply, ইন্সপেকশন, আর সরবরাহকারীকে যেসব নথি জমা দিতে হবে। সরবরাহকারী এর ভিত্তিতে কোটেশন দেয়, আর অর্ডারের পর এটিই ডিজাইন ও তৈরির ভিত্তি হয়।

ভালো স্পেসিফিকেশন দিয়ে শুধু মডেল বাছাই করা যায় না। একই শর্তে কোটেশন তুলনা করা যায়, আর ডেলিভারির সময় যন্ত্রটি পাস না ফেল তা-ও ঠিক করা যায়। এই গাইডে কাল্পনিক একটি সার্কুলেটিং পাম্প P-101 উদাহরণ ধরে নথির উদ্দেশ্য, লেখার আইটেম এবং দুই পক্ষের চেক দেখানো হয়েছে। শেষে আছে রিকোয়ারমেন্ট রেজিস্টার, ডেভিয়েশন লিস্টের ছক আর জাপানি পক্ষকে পাঠানোর প্রশ্নের তালিকা।

সূচিপত্র

1. পারচেজ স্পেসিফিকেশন (kobai shiyosho) কী?
2. পারচেজ স্পেসিফিকেশন কীসের জন্য
3. কী কী লিখবেন: পারচেজ স্পেসিফিকেশন চেকলিস্ট
4. পারচেজ স্পেসিফিকেশন হাতে পেলে (সরবরাহকারীর দিক)
5. পারচেজ স্পেসিফিকেশন লেখার সময় (ক্রেতার দিক)
6. চাহিদা থেকে ইন্সপেকশন ও পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ
7. টেমপ্লেট: রিকোয়ারমেন্ট রেজিস্টার, ডেভিয়েশন লিস্ট ও প্রশ্ন
8. এই গাইড যেখানে খাটে না
9. FAQ
10. সূত্র

পারচেজ স্পেসিফিকেশন (kobai shiyosho) কী?

flow, temperature, pressure-এর মতো মৌলিক শর্তের পাশাপাশি পারচেজ স্পেসিফিকেশনে লেখা হয় যন্ত্রটি কীভাবে ব্যবহার হবে। ম্যাটেরিয়াল, প্রযোজ্য স্ট্যান্ডার্ড, ইনস্টলেশনের পরিবেশ, পেইন্টিং, ইনসুলেশন, অ্যাক্সেসরি, স্পেয়ার পার্টস, ইন্সপেকশন ও ওয়ারেন্টি যোগ হলে সরবরাহকারী নিজের প্রযুক্তিগত সিদ্ধান্তের জন্য দরকারি ভিত্তি পায়।

শুধু "কুলিং ওয়াটারের জন্য একটি পাম্প" লিখলে চলে না। এতে দরকারি flow, head, তরলের তাপমাত্রা, পাওয়ার সাপ্লাই বা কানেকশনের মাপ জানা যায় না। সার্ভিস ও অপারেটিং কন্ডিশন সংখ্যা আর ড্রয়িং দিয়ে জানালে সরবরাহকারী মডেল ও দরকারি অ্যাক্সেসরি বাছাই করতে পারে।

অনেক জাপানি কোম্পানিতে ডিজাইন বিভাগ স্পেসিফিকেশন লেখে, আর প্রকিউরমেন্ট বিভাগ RFQ-এর সঙ্গে পাঠায়। এই ভাগ সংস্থাভেদে আলাদা হয়। পাঠানোর আগে অপারেশন, মেইনটেন্যান্স, কোয়ালিটি ও সেফটির লোকজন সাধারণত নিজেদের চাহিদা যোগ করেন।

অনেক যন্ত্রের জন্য এক রকম চাহিদা থাকলে তা কমন স্পেসিফিকেশনে রাখা হয়, আর প্রতিটি যন্ত্রের নির্দিষ্ট শর্ত থাকে ইন্ডিভিজ্যুয়াল স্পেসিফিকেশনে। মূল নথিতে প্রতিটি রেফারেন্স ড্রয়িং ও স্ট্যান্ডার্ড নম্বর ও রিভিশনসহ তালিকা করে দিন। তাতে সরবরাহকারী জানে ঠিক কোন নথিগুলো পড়তে হবে। জাপানের ভূমি, অবকাঠামো, পরিবহন ও পর্যটন মন্ত্রণালয় (MLIT) তাদের যান্ত্রিক কাজের কমন স্পেসিফিকেশনে একই ধারণা ব্যবহার করে: কমন চাহিদা, প্রজেক্ট-নির্দিষ্ট চাহিদা ও কন্ট্র্যাক্ট ড্রয়িং আলাদা রাখা হয়। সরকারি কাজের স্পেসিফিকেশন বেসরকারি চুক্তিতে নিজে থেকে প্রযোজ্য হয় না, চুক্তিতে সেটি গ্রহণ করতে হয়।

লেখা অনুযায়ী কোনো চাহিদা পূরণ করা না গেলে সরবরাহকারী আইটেম, কারণ ও বিকল্প জানায়। এই ব্যতিক্রমগুলো ডেভিয়েশন লিস্টে (জাপানে কখনো কখনো debikura বলা হয়) যায়। এতে অর্ডারের আগেই স্পেসিফিকেশন থেকে প্রতিটি সরে আসা দেখা যায়।

পারচেজ, কোটেশন ও ডেলিভারি স্পেসিফিকেশনের পার্থক্য

পারচেজ স্পেসিফিকেশন ক্রেতার চাহিদা। কোটেশন স্পেসিফিকেশন (mitsumori shiyosho) সরবরাহকারীর প্রস্তাব, অর্থাৎ সে যে যন্ত্র দিতে চায় তার বিবরণ। কোটেশনে দাম ও বাণিজ্যিক শর্ত থাকে, আর কোটেশন স্পেসিফিকেশন বলে সেই দামে আসলে কী সরবরাহ হবে।

অর্ডারের পর ডেলিভারি স্পেসিফিকেশন (nonyu shiyosho) ও অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িং (shonin-zu) মাপ, ইন্টারফেস ও গঠন চূড়ান্ত করে। প্রয়োজনীয় অনুমোদন এলে তবেই ফ্যাব্রিকেশন, ইন্সপেকশন ও ডেলিভারি শুরু হয়। নথির নাম ও জমার সময় কোম্পানিভেদে আলাদা, তাই ডকুমেন্ট সাবমিশন লিস্টে ঠিক করে নিন কোন নথি কোন অনুমোদন ধাপে জমা পড়বে। অর্ডারের পরের অংশ নিয়ে আলাদা লেখা আছে।

চিত্র 1: একটি চাহিদা তিনটি স্পেসিফিকেশনের মধ্য দিয়ে অনুসরণ

পাম্প P-101-এর ক্ষেত্রে ডিউটি পয়েন্ট, scope of supply ও ইন্টারফেস প্রতিটি ধাপে আলাদাভাবে মেলানো হয়, যতক্ষণ না স্পেসিফিকেশন সম্মত হয়।

20 m³/h ও 30 m ধরে নেওয়া মান, নথিগুলো কীভাবে পরস্পর মেলানো হয় তা বোঝাতে ব্যবহার করা হয়েছে। সময়সূচির খুঁটিনাটি এবং ফ্যাব্রিকেশন শুরুর শর্ত প্রতিটি প্রজেক্টের চুক্তি ও অনুমোদন পদ্ধতিতে ঠিক হয়।

সব সরবরাহকারীকে একই পারচেজ স্পেসিফিকেশন পাঠালেই সব কোটেশন একই ভিত্তিতে হয়ে যায় না। প্রতিটি সরবরাহকারীর স্ট্যান্ডার্ড স্কোপ আর বাদ দেওয়া আইটেম পড়ুন। তুলনার সময় তিনটি জিনিস আলাদা রাখুন: আপনি কী চেয়েছেন, তারা কী প্রস্তাব করেছে, আর শেষে কী সম্মত হয়েছে।

পারচেজ স্পেসিফিকেশন কীসের জন্য

যন্ত্রের চাহিদা পরের প্রতিটি ধাপে পৌঁছে দেয় এই নথি। কোটেশন, ডিজাইন, ফ্যাব্রিকেশন, অপারেশন ও মেইনটেন্যান্স সবাই একই চাহিদা দেখে কাজ করে। নথিটি পাঁচটি কাজ করে।

একই ভিত্তিতে কোটেশন তুলনা

কয়েকজন সরবরাহকারীর কাছ থেকে কোটেশন নিলে তুলনার শর্ত মিলতে হবে। বেস প্রাইস কম হলেও দরকারি ইনস্ট্রুমেন্ট বা টেস্ট আলাদা চার্জে ধরা থাকলে মোট খরচ বেশি হতে পারে।

সবাইকে একই রিভিশনের একই স্পেসিফিকেশন পাঠান এবং পুরো প্রয়োজনীয় স্কোপ ধরে কোটেশন চান। আগে প্রযুক্তিগত সামঞ্জস্য দেখুন। তারপর অ্যাক্সেসরি, পরিবহন, উইটনেস টেস্ট, ইনস্টলেশন সুপারভিশন ইত্যাদির খরচ একই কলামে লাইন ধরে তুলনা করুন।

চিত্র 2: বেস প্রাইস নয়, একই স্কোপ তুলনা করুন

চাহিদা পূরণে দরকারি খরচ যোগ করলে ক্রম উল্টে যেতে পারে।

কাল্পনিক উদাহরণ, ট্যাক্স বাদে	সরবরাহকারী A	সরবরাহকারী B
মূল যন্ত্র	¥9 লাখ	¥10 লাখ
প্রয়োজনীয় অ্যাক্সেসরি (বাড়তি)	¥1.5 লাখ	বেস প্রাইসের মধ্যে
সাইটে ডেলিভারি	¥50 হাজার	¥50 হাজার
একই স্কোপে মোট	¥11 লাখ	¥10.5 লাখ

এগুলো বাজারদর বা আসল পণ্যের দাম নয়। চালু খরচ, পারফরম্যান্স, অভিজ্ঞতা, সার্ভিস সাপোর্ট ও লিড টাইম মোট অঙ্ক থেকে আলাদা করে মূল্যায়ন করুন।

তুলনার মাঝখানে কোনো শর্ত বদলালে পরিবর্তনটি সব বিডারকে একই ভাবে জানান। শুধু একজন নতুন শর্তে কোটেশন দিলে তার বাড়তি খরচ কীসের জন্য, বা তুলনার দামগুলো কোন ধারণার ওপর দাঁড়িয়ে, কেউ বুঝতে পারে না। প্রযুক্তিগত স্কোপ মেলানোর কাজ আর দরদাম আলাদা রাখুন।

যন্ত্রের মধ্যে স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন

একটি প্লান্টে অনেক সরবরাহকারীর যন্ত্র পাইপিং ও ওয়্যারিংয়ে জোড়া লাগে। কানেকশনের স্ট্যান্ডার্ড বা পরিচালনার পদ্ধতি একটার সঙ্গে আরেকটার না মিললে সাইটে সংযোগ, অপারেশন ও মেইনটেন্যান্সে বাড়তি পরিশ্রম লাগে।

পেইন্ট সিস্টেম, ইনস্ট্রুমেন্ট সিগন্যাল, স্পেয়ার পার্টসের নীতি—এগুলো এক রকম করলে পুরো প্লান্ট সামলানো সহজ হয়। এর মানে সব যন্ত্রকে জোর করে একই লুব্রিকেন্ট বা ম্যাটেরিয়ালে বাঁধা নয়। প্রতিটি যন্ত্রের প্রয়োজনীয় পারফরম্যান্স থাকতে হবে, আর প্রস্তুতকারক যা অনুমতি দেয় তার মধ্যে থাকতে হবে।

যেগুলো এক রকম করতে চান আর যেগুলো মডেল অনুযায়ী বাছা হবে, দুটি আলাদা রাখলে চাহিদা বুঝতে সুবিধা হয়। শুধু "আমাদের কোম্পানি স্ট্যান্ডার্ড অনুযায়ী" না লিখে সেই স্ট্যান্ডার্ড নথিটিই পাঠিয়ে দিন, যাতে সরবরাহকারী পড়তে পারে।

অতীতের সমস্যার শিক্ষা যোগ করা

আগের বিকল ও ভুলে যাওয়া আইটেম চাহিদায় রূপ দিলে একই সমস্যা কম ফিরে আসে। ধরুন, একবার একটি বদলের পার্টস টেনে বের করা যায়নি। এই অভিজ্ঞতা হয়ে যায় ইন্সপেকশন ওপেনিং, উইথড্রয়াল স্পেস আর যন্ত্রের চারপাশে কাজের জায়গার চাহিদা।

"মেইনটেন্যান্স সহজ করে ডিজাইন করুন"-এর মতো এক লাইনে সরবরাহকারী কিছু নির্দিষ্ট পায় না। কী খোলা হবে, কোথা থেকে, কোন দিকে—তা লিখুন। একই কথা ড্রয়িং রিভিউয়ের চেকলিস্টেও রাখুন।

যত আগে চাহিদা জানাবেন, ফ্যাব্রিকেশনের পর রিওয়ার্ক এড়ানো তত সহজ। তবু সমাধানের জন্য দরকারি ম্যাটেরিয়াল, ডিজাইন বদল ও ইন্সপেকশনের খরচ কোটেশনে আলাদা করে ধরা হয়। আগে চেয়েছেন বলেই সরবরাহকারী বিনা খরচে করে দেবে, এমন ধরে নেবেন না।

scope of supply ও দায়িত্ব ভাগ (shosho)

Shosho হলো দায়িত্বের পরিধি: কে কোন আইটেম ডিজাইন, তৈরি, সংগ্রহ ও ইনস্টল করবে। যন্ত্র নিজে, পাইপিং, ওয়্যারিং, ফাউন্ডেশন ও অ্যাক্সেসরি—সবগুলোর কানেকশন পয়েন্ট ঠিক করে রাখলে দ্বিগুণ অর্ডার বা বাদ পড়া আইটেম ধরা সহজ হয়।

পাম্পের ক্ষেত্রে সাকশন ও ডিসচার্জ ফ্ল্যাঞ্জের মুখ, মোটরের টার্মিনাল বক্স এবং বেসপ্লেট ও ফাউন্ডেশনের সীমানা আলাদা আইটেম হিসেবে লিখুন। ছোট আইটেমেরও দায়িত্ব ঠিক করুন: কম্প্যানিয়ন ফ্ল্যাঞ্জ, গ্যাসকেট, বোল্ট ও অ্যাঙ্কর বোল্ট।

চিত্র 3: P-101-এর scope প্রতিটি কানেকশন পয়েন্টে ভাগ করুন

পাইপিং, পাওয়ার ও ফাউন্ডেশন আলাদা ইন্টারফেস। শুধু যন্ত্রের চারপাশে বাক্স আঁকলে অ্যাক্সেসরি কে দেবে তা ঠিক হয় না।

এখানে পাম্প, মোটর ও বেসপ্লেট সরবরাহকারীর scope-এ ধরা হয়েছে। ডটেড লাইন প্রতিটি ইন্টারফেসে scope-এর সীমানা দেখায়। কম্প্যানিয়ন ফ্ল্যাঞ্জ, ফাস্টেনার, ওয়্যারিং ও ফাউন্ডেশন scope-of-supply টেবিলে সম্মত হবে।

দুটি অংশ ইন্টারফেসে মিলবে কিনা, তা শুধু নমিনাল সাইজ আর প্রেসার ক্লাসের ওপর নির্ভর করে না। ফেসিং ও বোল্ট-হোলের বিন্যাসও গুরুত্বপূর্ণ, আর JIS, ASME (ANSI) ও JPI ফ্ল্যাঞ্জে এগুলো ভিন্ন হতে পারে। মিটিংয়ে ঠিক হওয়া দায়িত্ব ভাগও scope টেবিল বা ড্রয়িংয়ে তুলে রাখুন। কোনো আইটেম শুধু এক পক্ষের দায়িত্ব-তালিকায় থাকলে চলবে না। প্রতিটি সীমানার দুই পাশের লোকেরা যেন একই বিন্দু দেখতে পান।

ভুল বোঝাবুঝি ঠেকানো

ক্রেতা হয়তো কোনো আইটেমকে স্ট্যান্ডার্ড অ্যাক্সেসরি ধরছেন, আর সরবরাহকারী সেটিকে অপশন হিসেবে দেখছে। স্পেসিফিকেশনে প্রতিটি প্রয়োজনীয় আইটেমের নির্দিষ্ট নাম লিখুন। তারপর কোটেশনের scope of supply-এ তা আছে কিনা আইটেম ধরে ধরে মেলান।

"স্ট্যান্ডার্ড আইটেম, সম্পূর্ণ" বা "প্রয়োজনীয় সবকিছুসহ"-এর মতো কথার মানে একেক জনের কাছে একেক রকম, কারণ স্ট্যান্ডার্ড কী তা প্রত্যেক পক্ষের নিজস্ব ধারণা। সংখ্যা, মডেল, কীসের সঙ্গে সংযুক্ত হবে, আর সাইটের কাজ কে করবে লিখলে অর্ডারের আগেই বাদ পড়া আইটেম ও বাড়তি শর্ত গুছিয়ে নেওয়া যায়।

একই চাহিদা অনেক নথিতে কপি করলে আপডেট ভুলের ঝুঁকি বাড়ে। যন্ত্রের নম্বর ও চাহিদার নম্বর মিলিয়ে রাখুন, যাতে স্পেসিফিকেশন, scope টেবিল, ড্রয়িং ও প্রশ্নের উত্তরের মধ্যে প্রতিটি চাহিদা অনুসরণ করা যায়।

উদাহরণ: চাহিদা নম্বর P-101-07 শুধু একটি আইটেমে দিন, কম্প্যানিয়ন ফ্ল্যাঞ্জের scope of supply। সরবরাহকারীর উত্তর, ডেভিয়েশনের সিদ্ধান্ত ও চূড়ান্ত ড্রয়িংয়ের সংশ্লিষ্ট ঘরে একই নম্বর বসালে সম্মতির পথ ধরে ফিরে দেখা যায়। উত্তরে "অন্তর্ভুক্ত" লেখা থাকলেও সংখ্যা, ম্যাটেরিয়াল ও কোন ফাস্টেনার ধরা হয়েছে তা মিলিয়ে নিন। উত্তরের কলাম আর আইটেম-ভিত্তিক কোটেশন না মিললে অর্ডারের শর্ত চূড়ান্ত করার আগে ঠিক করুন কোনটি প্রযোজ্য হবে।

কী কী লিখবেন: পারচেজ স্পেসিফিকেশন চেকলিস্ট

কোন আইটেম লিখবেন তা যন্ত্র ও ব্যবহারের ওপর নির্ভর করে। নিচের শ্রেণিগুলো দিয়ে শুরু করুন। একই সঙ্গে ঠিক করুন, কোন নথি বা টেস্ট দেখে প্রমাণ হবে যে প্রতিটি চাহিদা পূরণ হয়েছে। এতে স্পেসিফিকেশন ইস্যুর পর প্রশ্ন কমে যায়।

চিত্র 4: প্রতিটি চাহিদার সঙ্গে যাচাইয়ের প্রমাণ জুড়ে দিন

কী লিখবেন, আর মানা হয়েছে কিনা বুঝতে কী দেখবেন, পাশাপাশি রাখা চেকলিস্ট।

শ্রেণি	কী লিখবেন	যাচাইয়ের প্রমাণ (উদাহরণ)
scope ও দায়িত্ব	যন্ত্রের নম্বর, সংখ্যা, অ্যাক্সেসরি, সাইটের কাজ ও সীমানা	scope-of-supply টেবিল, ইন্টারফেস ড্রয়িং
ডিজাইন ও অপারেটিং কন্ডিশন	তরল, তাপমাত্রা, প্রেসার, flow, পরিবেশ, পাওয়ার সাপ্লাই	ডেটাশিট, পারফরম্যান্স কার্ভ
আইন ও স্ট্যান্ডার্ড	কীসের ওপর প্রযোজ্য, স্ট্যান্ডার্ড নম্বর ও সংস্করণ, আবেদন কে করবে	প্রযোজ্যতার তালিকা, জমার পরিকল্পনা
ম্যাটেরিয়াল ও গঠন	তরলের সংস্পর্শে থাকা অংশ, জোড়, দেয়ালের পুরুত্ব, করোশন অ্যালাউয়েন্স	ম্যাটেরিয়াল সার্টিফিকেট, গঠনের ড্রয়িং
অ্যাক্সেসরি ও স্পেয়ার পার্টস	আইটেমের নাম, ব্যবহার, সংখ্যা, কখন সরবরাহ	আইটেম-ভিত্তিক সরবরাহ তালিকা
পেইন্টিং ও ইনসুলেশন	পেইন্ট সিস্টেম, রং, ইনসুলেশনের ম্যাটেরিয়াল, পুরুত্ব, কতটুকু অংশ	পদ্ধতির নথি, প্রয়োগের রেকর্ড
ইন্সপেকশন ও টেস্ট	আইটেম, পদ্ধতি, পাস-ফেলের মানদণ্ড, উইটনেস, রেকর্ড	ইন্সপেকশন পদ্ধতি, টেস্ট রিপোর্ট
জমা দেওয়ার নথি	ধরন, শেষ তারিখ, ফরম্যাট, কপির সংখ্যা, অনুমোদনের শ্রেণি	নথির তালিকা, জমার লগ
ডেলিভারি ও সহায়তা	প্যাকিং, পরিবহন, ইনস্টলেশন, কমিশনিং সহায়তা, ওয়ারেন্টি	পরিকল্পনা, চুক্তির শর্ত

প্রজেক্ট অনুযায়ী বদলে নেওয়ার উদাহরণ। অন্য যন্ত্রের টেমপ্লেট থেকে অপ্রয়োজনীয় ইন্সপেকশন বা স্ট্যান্ডার্ড হুবহু কপি করবেন না।

তাপমাত্রা ও প্রেসারের ক্ষেত্রে স্বাভাবিক অপারেটিং, সর্বোচ্চ ও সর্বনিম্ন এবং ডিজাইন কন্ডিশন আলাদা মান হিসেবে দিন। প্রেসার গেজ না অ্যাবসলিউট, তাপমাত্রা পরিবেশের না প্রসেস তরলের, আর flow কোন অপারেটিং কেসের—তাও লিখুন। এই সংজ্ঞাগুলো থাকলে সিলেকশনের ভিত্তি পরিষ্কার হয়।

শুধু তরলের নাম যথেষ্ট নয়। ঘনত্ব, ডেনসিটি, ভিসকোসিটি, ভেসে থাকা কণা বা অন্য উপাদান এবং করোশন মডেল বাছাইকে প্রভাবিত করে। পানির জন্য ডিজাইন করা যন্ত্র অন্য তরল সামলালে ম্যাটেরিয়াল, প্রয়োজনীয় পাওয়ার এবং সিল ও বিয়ারিংয়ের উপযুক্ততা আলাদা প্রশ্ন হিসেবে দেখুন।

ইনস্টলেশনের পরিবেশ ও পাওয়ার সাপ্লাইও পরিষ্কার লিখুন: ঘরের ভেতর না বাইরে, সর্বোচ্চ তাপমাত্রা, আর্দ্রতা, ধুলো এবং সংযোগ বিন্দুর ভোল্টেজ ও ফ্রিকোয়েন্সি। জাপান থেকে আসা ডিজাইনে ফ্রিকোয়েন্সি ধরে নেওয়া থাকলে মোটর ও কন্ট্রোল প্যানেলের মিল আগেই যাচাই করা দরকার। বাংলাদেশে সাধারণত 50 Hz সরবরাহ থাকে, তবু প্রজেক্টের সংযোগ বিন্দুতে নিশ্চিত করুন।

আইন নির্ভর করে যন্ত্র কোন দেশে বসছে তার ওপর। জাপানে বসানো যন্ত্রের ক্ষেত্রে যন্ত্রের ধরন অনুযায়ী Industrial Safety and Health Act, Ordinance on Safety of Boilers and Pressure Vessels, High Pressure Gas Safety Act ও Electricity Business Act প্রযোজ্য হতে পারে। বাংলাদেশে বসালে দেখতে হবে বয়লার আইন, ২০২২ (বয়লার ও প্রেসার সংক্রান্ত যন্ত্রের জন্য) এবং Bangladesh Labour Act 2006। শ্রম আইনে ধারা 61-এ ভবন ও যন্ত্রপাতির নিরাপত্তা, আর ধারা 63-এ যন্ত্রের ফেন্সিং-এর কথা আছে।

যন্ত্র ও সুবিধা কোন শ্রেণিতে পড়ে তা নির্ণয় করুন। প্রতিটি আবেদন, ইন্সপেকশন ও দরকারি নথি যাঁর দায়িত্ব তাঁর নামে বরাদ্দ করুন, আর ফলাফল স্পেসিফিকেশনে লিখে রাখুন। বাংলাদেশের মান নিয়ে, ধরে নেবেন না BSTI-এর কোনো স্ট্যান্ডার্ড JIS-এর সঙ্গে "একই"। প্রয়োজনীয় স্ট্যান্ডার্ড (BSTI বা অন্য) নম্বর ও সংস্করণসহ তালিকায় লিখুন, আর সরবরাহকারীর কাছে মিলের বিষয়টি নিশ্চিত করে নিন।

আইনের চাহিদা আর চুক্তিতে নেওয়া স্ট্যান্ডার্ডের (JIS বা অন্য) চাহিদা আলাদা রাখুন। "সব প্রযোজ্য আইন ও স্ট্যান্ডার্ড মেনে" লিখেই থামবেন না। প্রতিটির সঙ্গে লিখুন কীসের ওপর প্রযোজ্য, কোন সংস্করণ, আর কোন পয়েন্ট যাচাই হবে।

স্পেয়ার পার্টস শুধু "এক বছরের জন্য" লিখলে চালানোর ঘণ্টা ও বদলের ব্যবধান অনির্ধারিত থেকে যায়। কমিশনিংয়ের স্পেয়ার, নিয়মিত বদলের পার্টস আর বিকলের জন্য গুরুত্বপূর্ণ স্পেয়ার আলাদা করুন। প্রতিটি আইটেমের নাম, সংখ্যা, সংরক্ষণের শর্ত ও সরবরাহের সময় ধরে যাচাই করুন।

কমন স্পেসিফিকেশন ও ইন্ডিভিজ্যুয়াল স্পেসিফিকেশন বিরোধ করলে কোন নথি প্রাধান্য পাবে তাও লিখে দিন। MLIT-এর প্রকাশিত স্পেসিফিকেশনে প্রাধান্যের ক্রম এবং অসঙ্গতি যাচাইয়ের পদ্ধতি আছে। বেসরকারি প্রজেক্টেও নিজেদের নথির ক্রম লিখে দিলে কাজ হয়। যন্ত্র কীভাবে সংযুক্ত ও নিয়ন্ত্রিত হয় তা দেখায় এমন রেফারেন্স ড্রয়িং সংযুক্ত করুন, এবং উদ্দেশ্য অনুযায়ী সঠিক ড্রয়িং ব্যবহার করুন, যাতে পাইপিং সীমানা বা সিগন্যাল ভুল না বোঝা যায়।

পারচেজ স্পেসিফিকেশন হাতে পেলে (সরবরাহকারীর দিক)

সরবরাহকারী হিসেবে আপনি চাহিদাগুলো নিজের পণ্য ও তৈরির সক্ষমতার সঙ্গে মেলান। প্রযুক্তিগত সামঞ্জস্য, দামের প্রভাব, ডেলিভারি ও জমা দেওয়ার নথি আলাদা আলাদা প্রশ্ন হিসেবে দেখলে উত্তরে কিছু বাদ পড়ার সম্ভাবনা কমে।

কোন অংশ আপনার যন্ত্রে প্রযোজ্য, তা খুঁজে বের করুন

প্রথমে নিশ্চিত হন সম্পূর্ণ সেট হাতে এসেছে কিনা: স্পেসিফিকেশন ও সব সংযুক্ত নথি। শুধু কমন স্পেসিফিকেশনে আপনার যন্ত্রের তাপমাত্রা বা সংখ্যা নাও থাকতে পারে। তাই নথির নম্বর, রিভিশন, পৃষ্ঠার সংখ্যা ও সংযুক্তির তালিকা মিলিয়ে নিন।

এরপর প্রতিটি ক্লজকে "প্রযোজ্য", "প্রযোজ্য নয়" বা "প্রশ্ন চলছে" চিহ্নিত করুন। পুরো প্লান্টের জন্য লেখা কমন স্পেসিফিকেশনে এমন ক্লজ থাকবে যা আপনার যন্ত্রে খাটে না। ফাঁকা ফেলে রাখবেন না; কেন প্রযোজ্য নয় তা লিখুন।

শুধু সেলস কন্টাক্ট একা সিদ্ধান্ত নেবেন না। চাহিদাগুলো ডিজাইন, প্রোডাকশন, ইন্সপেকশন ও সার্ভিসে পাঠান। ম্যাটেরিয়াল সার্টিফিকেট, উইটনেস টেস্ট ও সাইট সহায়তার জন্য সংশ্লিষ্ট বিভাগ বলুক কীভাবে করা হবে আর কত ঘণ্টা লাগবে।

ক্রেতার সময়সূচি আপনার স্ট্যান্ডার্ড সূচির থেকে আলাদা হলে অনুমোদনের অপেক্ষা ফ্যাব্রিকেশনে কী প্রভাব ফেলবে তা দেখুন। দরকারি ইনপুট ডেটা ও উত্তরের শেষ তারিখ আগেই জানতে চান। তাহলে কোটেশনের পেছনের ধারণাগুলো পরিষ্কার জানাতে পারবেন। জাপানি ক্রেতারা অনুসন্ধানের ধাপ কীভাবে চালান তা নিয়ে আলাদা লেখা আছে।

কোনটি আপনি পূরণ করতে পারবেন, ঠিক করুন

প্রযোজ্য প্রতিটি চাহিদার জন্য উত্তর শ্রেণিবদ্ধ করুন: স্ট্যান্ডার্ডে পূরণ হয়, বাড়তি খরচে পূরণ হয়, বিকল্প প্রস্তাব, বা পূরণ করা যায় না। পারফরম্যান্স পূরণ করা একটি যাচাই; নির্দিষ্ট ম্যাটেরিয়াল ও ইন্সপেকশন পদ্ধতিতে তৈরি করতে পারা আলাদা আরেকটি যাচাই।

চাহিদা পূরণে খরচ বা লিড টাইম বাড়লে কোটেশনে তা দেখান। আলাদা ডিজাইন বা আলাদা টেস্টের প্রস্তাব দিলে ব্যাখ্যা করুন কেন সেটিকে সমতুল্য মনে করছেন আর কোন পার্থক্য রয়ে গেছে।

প্রতিটি ক্লজ হুবহু লেখা অনুযায়ী পূরণ করতে হবে এমন নয়, যদি প্রতিটি পার্থক্য উল্লেখ করা ও সম্মত হয়। যা করা চলবে না: ক্রেতা ডেভিয়েশন মেনে নেবে ধরে নিয়ে নীরবে কোনো চাহিদা বাদ দেওয়া। আইন ও সেফটির চাহিদা ছাড় পাওয়ার দরকষাকষির আইটেম নয়। হয় সেগুলো পূরণ করে এমন কনফিগারেশন দিন, নয়তো ঠিক করুন কাজটি নেবেন কিনা।

ক্রেতা আপনার স্ট্যান্ডার্ড স্পেসিফিকেশনে বদল মেনে নিলে কোটেশন স্পেসিফিকেশন ও ডেভিয়েশন লিস্ট দুটিই আপডেট করুন। শুধু দাম সংশোধন করে প্রযুক্তিগত উত্তর পুরোনো রেখে দিলে অর্ডারের সময় দুই পক্ষের বোঝাপড়া আবার আলাদা হয়ে যাবে।

ডেভিয়েশন তালিকাভুক্ত করুন, ক্রেতার সঙ্গে মীমাংসা করুন

প্রতিটি ডেভিয়েশনে ক্লজ নম্বর ও চাহিদা উল্লেখ করুন। তারপর কেন পূরণ করতে পারছেন না আর বদলে কী প্রস্তাব করছেন তা লিখুন। পারফরম্যান্স, খরচ, ডেলিভারি ও আশপাশের যন্ত্রের ওপর প্রভাব যোগ করুন, যাতে ক্রেতা সিদ্ধান্ত নেওয়ার তথ্য পায়।

"কারণ এটি আমাদের স্ট্যান্ডার্ড"—এতে ক্রেতা বোঝে না সীমাবদ্ধতা প্রযুক্তিগত না খরচের পছন্দ। আপনার স্ট্যান্ডার্ডের বাইরে করা যায় কিনা, কোন শর্তে, আর বিকল্প কোথায় আলাদা, সেগুলো আলাদা করে ব্যাখ্যা করুন।

উত্তরের কলামে একটি স্ট্যাটাস লিখুন (গৃহীত, মূল চাহিদা বহাল, শর্তসাপেক্ষে গৃহীত, বা আলোচনা চলছে), সঙ্গে কে সিদ্ধান্ত নিয়েছেন আর কবে। তালিকা জমা দেওয়া মানে ডেভিয়েশন অনুমোদিত হওয়া নয়। প্রতিটি অমীমাংসিত আইটেমে একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ও সিদ্ধান্তের শেষ তারিখ দিন। আর প্রতিটি সম্মতি কোটেশন স্পেসিফিকেশন, অর্ডারের শর্ত ও ডেলিভারির নথিতে তুলে নিন, যাতে কিছুই তালিকার সঙ্গে সাংঘর্ষিক না থাকে।

পারচেজ স্পেসিফিকেশন লেখার সময় (ক্রেতার দিক)

ক্রেতা হিসেবে দেখুন প্রতিটি চাহিদা সঠিক কিনা, সরবরাহকারী বুঝবে কিনা, আর যাচাই করা যাবে কিনা। ডিজাইনার একা শেষ করবেন না। ইস্যুর আগে ফাঁক খুঁজে পেতে অপারেশন, মেইনটেন্যান্স ও প্রকিউরমেন্টকে যুক্ত করুন।

সংখ্যা ও ইন্টারফেস যাচাই

flow, temperature, pressure-এর মতো মান ক্যালকুলেশন শিট ও যন্ত্রের তালিকার সঙ্গে মিলিয়ে নিন। একক বা ভিত্তি আলাদা হলে একই সংখ্যার অর্থ বদলে যায়। তাই কপি করা অঙ্কের সঙ্গে সংজ্ঞাও মেলান।

যন্ত্রের নম্বর, সংখ্যা, স্ট্যান্ডবাই নীতি ও পাওয়ার সাপ্লাইয়ের শর্ত পুরো প্লান্টের ডিজাইনকে গড়ে। একটি পাম্প আর দুটির গুলিয়ে ফেললে শুধু দাম নয়, লেআউট, পাইপিং, কন্ট্রোল এবং মেইনটেন্যান্সের সময় প্লান্ট চালানোর পদ্ধতিও বদলে যায়।

ইন্টারফেসের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট সবার সঙ্গে ড্রয়িংয়ের কোঅর্ডিনেট ও দিক, কানেকশনের সাইজ, প্রেসার ক্লাস ও ফাউন্ডেশনের অবস্থান যাচাই করুন। সরবরাহকারীর যন্ত্রের ড্রয়িংকে পাইপিং, ইলেকট্রিক্যাল ও সিভিল ড্রয়িংয়ের সঙ্গে যুক্ত রাখুন, যাতে এক পক্ষ আরেক পক্ষের চেয়ে বেশি হালনাগাদ না থাকে।

কোনো মান এখনো চূড়ান্ত না হলে তাকে সাময়িক মান হিসেবে চিহ্নিত করুন এবং কবে চূড়ান্ত হবে লিখুন। তার আগে সিলেকশন বা ফ্যাব্রিকেশন কতদূর এগোতে পারবে আর বদল হলে কী প্রভাব পড়বে তা ঠিক করুন। এতে সাময়িক মান চূড়ান্ত মান হিসেবে গণ্য হওয়া ঠেকানো যায়।

অতীতের শিক্ষা বহন করা

টেমপ্লেটে বছরের পর বছরের অভিজ্ঞতা জমে থাকে, কিন্তু সাম্প্রতিক সমস্যা সব সময় থাকে না। অপারেটিং লগ ও ব্রেকডাউন রিপোর্ট দেখুন। জিজ্ঞাসা করুন, এই সার্ভিসেও একই কারণ ঘটতে পারে কিনা।

প্রতিকার লিখুন কারণ ও দরকারি ফাংশনের ভাষায়, শুধু উপসর্গের ভাষায় নয়। ধরুন কোথাও পানি জমেছিল। শুধু "পানি জমবে না" না লিখে ড্রেন পথ এবং কীভাবে তা পরীক্ষা হবে সেটি নির্দিষ্ট করুন।

অন্য মডেলের সব প্রতিকার যোগ করলে অপ্রয়োজনীয় গঠন ও টেস্ট ঢুকে যেতে পারে। প্রতিটি কেন এই তরল, পরিবেশ ও চালানোর পদ্ধতিতে খাটে তা লিখে রাখুন। মেইনটেন্যান্স ও সরবরাহকারী দুজনেই যেন নিশ্চিত করে যে যুক্তিটি ঠিক।

গুরুত্বপূর্ণ চাহিদার জন্য ঘটনার নম্বর আর চাহিদাটি কেন আছে তা অভ্যন্তরীণ রেকর্ডে জুড়ে রাখুন। কোম্পানির বাইরে দেওয়া যায় না এমন তথ্য সংক্ষেপ করা যায়; সরবরাহকারীর দরকার ডিজাইন কন্ডিশন আর কীভাবে মানা হয়েছে তা যাচাইয়ের পদ্ধতি।

শেষ গ্রাহকের চাহিদা যোগ করা

আপনার নিজের গ্রাহক (যেমন প্লান্টের মালিক) কোনো অনুরোধ করলে আর আপনি তাতে রাজি হলে, চাহিদার তালিকা থেকে পারচেজ স্পেসিফিকেশনের একটি ক্লজ পর্যন্ত তার পথ অনুসরণ করুন। শুধু মিটিং মিনিটসে থাকা অনুরোধ সরবরাহকারীর কাছে না পৌঁছালে যন্ত্রে প্রতিফলিত হবে না।

গ্রাহকের অনুরোধে অবশ্যই-লাগবে আর থাকলে-ভালো মিশে থাকে। তাই অগ্রাধিকার সাজান আর কে সিদ্ধান্ত নেবেন তা ঠিক করুন। কোনো অনুরোধ পূরণ কঠিন হলে বিকল্প এবং খরচ ও ডেলিভারিতে প্রভাব অর্ডারের আগে সম্মত করুন।

নির্দিষ্ট রং, ইন্সপেকশন ওপেনিংয়ের দিক বা বদলের পার্টসের কমন ব্যবহার, সবই আলাদা যন্ত্রের ডিজাইনে প্রভাব ফেলে। গ্রাহকের অনুরোধ শুধু তালিকা করবেন না; দেখুন ইন্টারফেস বা সেফটির চাহিদার সঙ্গে সংঘাত হচ্ছে কিনা। কোন অনুরোধ নেওয়া হলো, কোনটি নেওয়া হয়নি, কোনটি আলোচনায় আছে তার রেকর্ড রাখুন। তাতে বোঝা যায় চূড়ান্ত স্পেসিফিকেশন কোন কোন সম্মতি ধারণ করে, আর পরে কাউকে একই আলোচনা নতুন করে খুলতে হয় না।

চাহিদা থেকে ইন্সপেকশন ও পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ

প্রতিটি চাহিদা যাচাই করার মতো করে লেখা হলে উপরের সবকিছু কাজে লাগে। P-101-এর জন্য এর মানে হলো "যথেষ্ট পারফরম্যান্স" ও "স্ট্যান্ডার্ড অ্যাক্সেসরি" বাদ দিয়ে একটি ডিউটি পয়েন্ট, একটি scope, আর প্রতিটি প্রমাণ করার নথি লেখা।

রেটেড পয়েন্ট 20 m³/h-এ 30 m টোটাল হেড হলে পারফরম্যান্স সেই সমন্বয়ে যাচাই হয়। এর মানে সর্বোচ্চ flow আর সর্বোচ্চ হেড আলাদাভাবে পূরণ করা নয়; দুটিকে একটি অপারেটিং পয়েন্টের শর্ত হিসেবে লিখুন। তরলের বৈশিষ্ট্য, তাপমাত্রার পরিসর, সাকশন কন্ডিশন আর পাম্প একটানা চলবে কিনা যোগ করুন। এই শর্ত ছাড়া মডেল বাছলে ক্যাটালগে ক্ষমতা থাকলেও প্রকৃত সার্ভিসে মানাবে না।

পারফরম্যান্স গ্রহণের জন্য আগেই টেস্ট পদ্ধতি, কোথায় মাপা হবে, টলারেন্স আর প্রযোজ্য স্ট্যান্ডার্ড ও গ্রেড ঠিক করুন। শুধু চাহিদার কলামে একটি সংখ্যা লিখলে হবে না; কোন শর্তে কোন টেস্ট রিপোর্ট তা নিশ্চিত করবে, তাতে সম্মত হন।

চিত্র 5: মাপের চাহিদা ড্রয়িং ও ইন্সপেকশন রেকর্ডের সঙ্গে জুড়ুন

শুধু বাইরের ব্যাস দিয়ে ফ্ল্যাঞ্জ পাস হয় না। হোল ও ফেসিংও নির্দিষ্ট অনুযায়ী দেখুন।

মাপ যাচাইয়ের ধারণা-চিত্র, কোনো নির্দিষ্ট JIS ফ্ল্যাঞ্জের মাপ নয়। ফেসিং, মাপ, টলারেন্স ও ইন্সপেকশন পদ্ধতি প্রতিটি প্রজেক্টের ড্রয়িংয়ে নির্দিষ্ট করুন।

ফ্যাক্টরি উইটনেস টেস্টের জন্য ঠিক করুন কোন আইটেম উইটনেস হবে, কত দিন আগে নোটিস, কোন পদ্ধতির নথি জমা পড়বে এবং ফলাফল কীভাবে রেকর্ড হবে। উইটনেস হবে কি হবে না, শুধু এটুকু ইন্সপেকশন পরিকল্পনা নয়; ক্রেতা উপস্থিত থাকতে না পারলে কী হবে তা আগেই ঠিক করুন। যে শর্ত শুধু সাইটেই যাচাই করা যায়, তা ফ্যাক্টরিতে যাচাই করা শর্ত থেকে আলাদা রাখুন। সাইটের পাইপিং ও পাওয়ারসহ ইন্টিগ্রেটেড রান আর যন্ত্রের এককভাবে পারফরম্যান্স টেস্ট একই জিনিস নয়। এই ধাপ নিয়ে FAT ও SAT চেকলিস্টের আলাদা লেখা আছে।

ডেলিভারির সময় আসল যন্ত্রের নম্বর ও মডেল, অ্যাক্সেসরির সংখ্যা, নথির রিভিশন ও টেস্ট রিপোর্ট মেলান। না আসা নথি বা বাকি সংশোধন লগে রাখুন, সঙ্গে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি আর শেষ করার তারিখ। গ্রহণের রেকর্ডে প্রতিটি যাচাই করা চাহিদার নম্বর, ফলাফল এবং প্রমাণ হিসেবে টেস্ট রিপোর্টের নম্বর লিখুন। কেন গ্রহণ করা হয়েছে তা খুঁজে পাওয়া গেলে পরে মেইনটেন্যান্সের প্রশ্নে এবং একই যন্ত্র আবার অর্ডারে কাজে লাগে।

নন-কনফরমিটি পাওয়া গেলে প্রতিকার (মেরামত, বদল, পুনরায় ইন্সপেকশন) আর কে সমাপ্তি নিশ্চিত করবেন তা ঠিক করুন। হ্যান্ডওভারের পরেও কোনো আইটেম বাকি থাকলে তা কীভাবে সামলানো হবে, সেটিও সম্মত করে রেকর্ড করুন।

স্পেসিফিকেশনে যেকোনো পরিবর্তনের কারণ, আগে-পরে, কীসে প্রভাব পড়ছে, খরচ, ডেলিভারি ও সিদ্ধান্তের তারিখ রেকর্ড করুন। ইমেইলে একটি নতুন সংখ্যা জানালেই কাজ শেষ হয় না। যেসব ড্রয়িং ও তালিকা ছুঁয়ে যায়, সবগুলো ধরে সংশোধন করুন।

চিত্র 6: স্পেসিফিকেশন পরিবর্তনকে চারটি ডেলিভারেবলে ফিরিয়ে আনুন

কানেকশন সাইজ বদলালেও শুধু যন্ত্রের ড্রয়িং পাল্টালে কাজ শেষ হয় না।

পরিবর্তনের অনুরোধ: কানেকশন সাইজচাহিদার নম্বর, কারণ ও অনুমোদনকারী রেকর্ড করুন

যন্ত্র ও পাইপিং ড্রয়িংকম্প্যানিয়ন ফ্ল্যাঞ্জ, পাইপিংয়ের প্রেসার ড্রপ, লেআউট

scope of supply ও দামঅ্যাক্সেসরি, ম্যাটেরিয়াল, বাড়তি কাজ

ফ্যাব্রিকেশন ও ডেলিভারির সূচিঅর্ডার হয়ে যাওয়া পার্টস, রিওয়ার্ক, অপেক্ষমাণ অনুমোদন

ইন্সপেকশন ও সমাপ্তির নথিযে মাপ যাচাই হবে, পদ্ধতি, চূড়ান্ত রিভিশন মেলানো

পরিবর্তন সিদ্ধান্ত হলে প্রভাবিত নথিগুলো সংশোধন করুন, তাদের বর্তমান রিভিশন ট্র্যাক করুন এবং বিতরণ তালিকার সবাইকে পাঠান। কেউ যেন বাতিল কপি নিয়ে কাজ না করে।

স্পেসিফিকেশন, কোটেশন, সম্মতির তালিকা ও রিভিশনের ইতিহাস একসঙ্গে জুড়ে থাকলে দায়িত্বে ব্যক্তি বদলালেও সিদ্ধান্ত থেকে যায়।

টেমপ্লেট: রিকোয়ারমেন্ট রেজিস্টার, ডেভিয়েশন লিস্ট ও প্রশ্ন

নিচের ছকগুলো উপরের পয়েন্টগুলোকে কপি করার মতো রূপ দিয়েছে। সারিগুলো P-101-এর কাল্পনিক উদাহরণ; কলামগুলো নিজের কোম্পানির নথি অনুযায়ী বদলে নিন।

রিকোয়ারমেন্ট রেজিস্টার (ক্রেতা)

চাহিদা নং	চাহিদা	স্পেক ক্লজ / রিভিশন	সরবরাহকারীর উত্তর	প্রমাণ	অবস্থা
P-101-01	রেটেড পয়েন্ট 20 m³/h-এ 30 m টোটাল হেড, একই অপারেটিং পয়েন্টে	ইন্ডিভিজ্যুয়াল স্পেক 3.1 / Rev. B	স্ট্যান্ডার্ডে পূরণ হয়	পারফরম্যান্স কার্ভ; শপ টেস্ট রিপোর্ট	টেস্ট পর্যন্ত খোলা
P-101-07	সাকশন ও ডিসচার্জের কম্প্যানিয়ন ফ্ল্যাঞ্জ, গ্যাসকেট ও বোল্ট: সরবরাহকারীর scope	ইন্ডিভিজ্যুয়াল স্পেক 5.2 / Rev. B	অন্তর্ভুক্ত (সংখ্যা ও ম্যাটেরিয়াল নিশ্চিত করতে হবে)	আইটেম-ভিত্তিক সরবরাহ তালিকা	প্রশ্ন পাঠানো হয়েছে
P-101-12	কেসিংয়ের ম্যাটেরিয়াল নির্দিষ্ট অনুযায়ী	ইন্ডিভিজ্যুয়াল স্পেক 4.1 / Rev. B	বিকল্প প্রস্তাব (ডেভিয়েশন D-03)	ম্যাটেরিয়াল সার্টিফিকেট	আলোচনা চলছে

ডেভিয়েশন লিস্ট (সরবরাহকারী)

কলাম	কী লিখবেন
ডেভিয়েশন নং	D-01, D-02, … (রিভিশন বদলালেও নম্বর স্থির রাখুন)
স্পেক নথি, ক্লজ, রিভিশন	চাহিদাটি ঠিক কোথায় লেখা
লেখা অনুযায়ী চাহিদা	ক্লজটি উদ্ধৃত বা সংক্ষেপ করুন
সরবরাহকারীর প্রস্তাব	বদলে আপনি কী সরবরাহ করবেন
কারণ	প্রযুক্তিগত সীমা না খরচের পছন্দ, পরিষ্কার লিখুন (শুধু "আমাদের স্ট্যান্ডার্ড" নয়)
প্রভাব	পারফরম্যান্স, খরচ, ডেলিভারি, আশপাশের যন্ত্র
ক্রেতার সিদ্ধান্ত	গৃহীত / মূল চাহিদা বহাল / শর্তসাপেক্ষে গৃহীত / আলোচনা চলছে
সিদ্ধান্তদাতা, তারিখ	সিদ্ধান্তের নাম ও তারিখ
যেখানে প্রতিফলিত	কোটেশন স্পেক রিভিশন, অর্ডারের শর্ত, ডেলিভারি স্পেক রিভিশন

জাপানি ক্রেতাকে পাঠানোর প্রশ্ন (সরবরাহকারীর দিক)

• এই অনুসন্ধানের সম্পূর্ণ নথির সেট নিশ্চিত করুন: স্পেসিফিকেশন নম্বর, রিভিশন ও সংযুক্তি।
• কমন স্পেসিফিকেশন ও ইন্ডিভিজ্যুয়াল স্পেসিফিকেশন বিরোধ করলে কোন নথি প্রাধান্য পাবে?
• প্রেসার গেজ না অ্যাবসলিউট, আর flow-এর মান কোন অপারেটিং কেসের?
• কোন মানগুলো সাময়িক, আর কবে চূড়ান্ত হবে?
• প্রতিটি ইন্টারফেসে কম্প্যানিয়ন ফ্ল্যাঞ্জ, গ্যাসকেট, বোল্ট ও অ্যাঙ্কর বোল্ট কে সরবরাহ করবে?
• যন্ত্রটি কোন দেশে ও কোথায় বসবে, আর সেখানকার কোন আইন ও বিধি এই যন্ত্রে প্রযোজ্য? কোন আবেদন ও নথি আমাদের দায়িত্বে?
• সংযোগ বিন্দুর ভোল্টেজ, ফ্রিকোয়েন্সি এবং সাইটের পরিবেশের শর্ত (তাপমাত্রা, আর্দ্রতা, ধুলো) কী?
• কোন টেস্টে আপনারা উইটনেস করবেন, কত দিন আগে নোটিস লাগবে, আর উপস্থিত থাকতে না পারলে কী হবে?
• নথি জমার তালিকা নিশ্চিত করুন: শেষ তারিখ, ফরম্যাট, কপি এবং কোন নথির অনুমোদন লাগবে।
• আমাদের ডেভিয়েশন লিস্টের উত্তর কীভাবে ও কবের মধ্যে দেবেন?

ইস্যুর আগে চেকলিস্ট (ক্রেতার দিক)

• সব মান ক্যালকুলেশন শিট ও যন্ত্রের তালিকার সঙ্গে মেলানো, একক ও ভিত্তি সংজ্ঞায়িত
• যন্ত্রের নম্বর, সংখ্যা, স্ট্যান্ডবাই নীতি ও পাওয়ার সাপ্লাই নিশ্চিত
• পাইপিং, ইলেকট্রিক্যাল ও সিভিল ড্রয়িংয়ের সঙ্গে ইন্টারফেস যাচাই
• সাময়িক মান চিহ্নিত, চূড়ান্ত করার তারিখসহ
• প্রতিটি প্রয়োজনীয় অ্যাক্সেসরির নাম, সংখ্যা ও scope লেখা; "স্ট্যান্ডার্ড আইটেম, সম্পূর্ণ" নয়
• রেফারেন্স করা স্ট্যান্ডার্ড ও ড্রয়িং নম্বর ও রিভিশনসহ তালিকাভুক্ত
• আইনের চাহিদা চুক্তির স্ট্যান্ডার্ড থেকে আলাদা তালিকায়
• প্রতিটি মূল চাহিদার জন্য গ্রহণের পদ্ধতি (টেস্ট, নিয়ম, রেকর্ড) নির্ধারিত
• অতীতের শিক্ষা ও শেষ গ্রাহকের অনুরোধ ক্লজ পর্যন্ত অনুসরণ করা
• অন্য যন্ত্রের টেমপ্লেট থেকে কপি হওয়া অপ্রযোজ্য ক্লজ বাদ দেওয়া

এই গাইড যেখানে খাটে না

• নাম ও ক্রম আলাদা হয়। কিছু কোম্পানি kobai shiyosho-এর বদলে konyu shiyosho বলে, আর পরের নথিগুলোর নাম ও সময় কোম্পানি ও শিল্পভেদে আলাদা। নিজের চুক্তির নথির তালিকা অনুসরণ করুন।
• কে লেখে তা আলাদা হয়। ডিজাইন লেখে, প্রকিউরমেন্ট পাঠায়—এই ভাগ প্রচলিত, তবে সর্বত্র নয়।
• সরকারি কাজের স্পেসিফিকেশন শুধু উদাহরণ। MLIT-এর কমন স্পেসিফিকেশন জাপানের সরকারি কাজে প্রযোজ্য। বেসরকারি চুক্তি তা অনুসরণ করে কেবল তখনই, যখন চুক্তিতে সে কথা লেখা থাকে।
• আইন নির্ভর করে যন্ত্র ও স্থানের ওপর। উপরে উল্লিখিত জাপানের আইন জাপানে বসানো যন্ত্রের উদাহরণ। বাংলাদেশে বসালে বাংলাদেশের আইন ও BSTI-সহ স্থানীয় স্ট্যান্ডার্ড কীভাবে প্রযোজ্য হবে, এবং কে কী আবেদন করবে, তা প্রতিটি প্রজেক্টে অনুমতির দায়িত্বে থাকা পক্ষগুলোর সঙ্গে ঠিক করতে হবে।
• স্পেসিফিকেশনই পুরো চুক্তি নয়। জাপানে Fair Transactions Act (সংশোধিত Subcontract Act, 1 জানুয়ারি 2026 থেকে কার্যকর) লেনদেনের ধরন এবং পক্ষগুলোর মূলধন বা কর্মীসংখ্যার ভিত্তিতে প্রযোজ্য হয়। এই আইনের আওতাভুক্ত লেনদেনে ক্রেতার আলাদা দায়িত্ব আছে অর্ডারের শর্ত লিখিতভাবে জানানো ও রেকর্ড রাখার। শুধু পারচেজ স্পেসিফিকেশন সব দফা পূরণ করে না।

FAQ

পারচেজ স্পেসিফিকেশন আগে, না কোটেশন স্পেসিফিকেশন?

সাধারণত পারচেজ স্পেসিফিকেশন আগে। ক্রেতা আগে চাহিদা জানায়, আর সরবরাহকারী নিজের বাছাই করা মডেল কোটেশন স্পেসিফিকেশনে জানিয়ে উত্তর দেয়। অনানুষ্ঠানিক প্রযুক্তিগত আলোচনা আগে শুরু হলেও অর্ডারের শর্ত লিখে সম্মত করা উচিত।

পারচেজ স্পেসিফিকেশনের টেমপ্লেট হুবহু ব্যবহার করা যায়?

না। টেমপ্লেটকে আইটেমের শুরুর তালিকা হিসেবে নিন, তারপর যন্ত্র ও এই প্রজেক্টের অপারেটিং কন্ডিশন অনুযায়ী বদলান। অপ্রযোজ্য ক্লজ বা পুরোনো ড্রয়িং থেকে গেলে ভুল বোঝাবুঝি হয়, তাই সর্বশেষ রিভিশন ও প্রতিটি ক্লজের পরিধি দেখে নিন।

সরবরাহকারীর স্ট্যান্ডার্ড ডিজাইনে গেলে কি দাম কমে?

খরচ বা লিড টাইম ভালো হতে পারে, তবে আগে দেখতে হবে চাহিদা পূরণ হয় কিনা। পারফরম্যান্স, ম্যাটেরিয়াল, scope ও ইন্সপেকশনে প্রভাব দেখান, ক্রেতার সম্মতি নিন, তারপর কোটেশনের শর্ত আপডেট করুন।

ডেভিয়েশন জমা দিলেই কি অনুমোদিত হয়ে যায়?

না। ডেভিয়েশন জমা দেওয়া মানে শুধু পার্থক্য তুলে ধরা। সিদ্ধান্ত, শর্ত, কে সিদ্ধান্ত নিলেন ও কবে তা রেকর্ড করুন। তারপর সম্মতিটি স্পেসিফিকেশন ও অর্ডারের শর্তে নিয়ে যান।

ডেলিভারি স্পেসিফিকেশন যাচাই হলে কি পারচেজ স্পেসিফিকেশনের কাজ শেষ?

না। প্রতিটি চাহিদা ড্রয়িং রিভিউ, ফ্যাব্রিকেশন, ইন্সপেকশন ও ডেলিভারি পর্যন্ত অনুসরণ করুন। চূড়ান্ত সম্মতি আসল যন্ত্র ও সমাপ্তির নথির সঙ্গে না মেলা পর্যন্ত অমীমাংসিত আইটেম ও পরিবর্তনের ইতিহাস খুঁজে পাওয়ার মতো রাখুন।

সূত্র

• কমন ও প্রজেক্ট-নির্দিষ্ট স্পেসিফিকেশন, মালিকের গ্রহণের জন্য জমা নথি (shodaku tosho), নথির অসঙ্গতি, ইন্সপেকশন ও ডেলিভারেবল: জাপানের ভূমি, অবকাঠামো, পরিবহন ও পর্যটন মন্ত্রণালয় (MLIT), যান্ত্রিক কাজের কমন স্পেসিফিকেশন (খসড়া), মার্চ 2026 (জাপানি ভাষায়)
• আওতাভুক্ত লেনদেনে অর্ডারের শর্ত জানানো ও রেকর্ড রাখার দায়িত্ব: Japan Fair Trade Commission (JFTC), Fair Transactions Act-এ ব্যবসায়ীদের জন্য মনোযোগের বিষয় (জাপানি ভাষায়) ও JFTC লিফলেট: 2026 সালের জানুয়ারিতে Subcontract Act হলো Fair Transactions Act (জাপানি ভাষায়)
• সংশোধিত আইনের কার্যকর হওয়ার তারিখ: JFTC প্রেস রিলিজ, 16 মে 2025
• যন্ত্রের শ্রেণি অনুযায়ী জাপানের সেফটির চাহিদা: Industrial Safety and Health Act (e-Gov, জাপানি ভাষায়) ও Ordinance on Safety of Boilers and Pressure Vessels (e-Gov, জাপানি ভাষায়)
• সুবিধা ও পরিচালনা অনুযায়ী জাপানের আইনের প্রযোজ্যতা: High Pressure Gas Safety Act (e-Gov, জাপানি ভাষায়) ও Electricity Business Act (e-Gov, জাপানি ভাষায়)
• বাংলাদেশে বসানো যন্ত্রের ক্ষেত্রে ভবন ও যন্ত্রপাতির নিরাপত্তা (ধারা 61) ও যন্ত্রের ফেন্সিং (ধারা 63): Bangladesh Labour Act, 2006 (ILO-তে প্রকাশিত পাঠ)