Cahier des charges d’achat : contenu, contrôles, modèles

Un EPC japonais vous envoie une demande de prix. En pièce jointe, un document de 40 pages intitulé 購買仕様書 (kobai shiyosho), une spécification commune avec son propre indice de révision et une liste de plans de référence. Ou bien vous travaillez dans une usine d'un groupe japonais en France ou au Maroc, et le siège vous demande d'émettre un cahier des charges d'achat à des fournisseurs locaux de pompes, à partir du modèle de la maison mère. Dans les deux cas, il faut savoir à quoi sert ce document et ce que chaque partie doit y vérifier.

Un cahier des charges d'achat (kobai shiyosho, aussi appelé konyu shiyosho) est l'expression, par l'acheteur, de ce que l'équipement doit faire et comprendre : performances, construction, périmètre de fourniture, contrôles et documents que le fournisseur doit remettre. Les fournisseurs chiffrent leur offre sur cette base, et, après la commande, il devient la référence de la conception et de la fabrication. Un bon document ne sert pas seulement à choisir un modèle. Il permet aussi de comparer les offres sur une base identique et de décider, à la livraison, si l'équipement est accepté.

Ce guide présente le rôle du document, les rubriques à couvrir et les vérifications des deux côtés, à partir d'une pompe de circulation fictive, la P-101. Il se termine par un registre des exigences, un format de liste des écarts et des questions à envoyer à la partie japonaise.

Sommaire

1. Qu'est-ce qu'un cahier des charges d'achat (kobai shiyosho) ?
2. À quoi sert un cahier des charges d'achat
3. Que mettre dedans : liste de contrôle du cahier des charges d'achat
4. Quand vous recevez un cahier des charges d'achat (côté fournisseur)
5. Quand vous rédigez un cahier des charges d'achat (côté acheteur)
6. De l'exigence au contrôle et à la gestion des modifications
7. Modèles : registre des exigences, liste des écarts et questions
8. Limites de ce guide
9. FAQ
10. Sources

Qu'est-ce qu'un cahier des charges d'achat (kobai shiyosho) ?

Au-delà des conditions de base (débit, température, pression), un cahier des charges d'achat décrit l'usage de l'équipement. Si l'on y ajoute les matières, les normes applicables, l'environnement d'installation, la peinture, le calorifugeage, les accessoires, les pièces de rechange, les contrôles et la garantie, le fournisseur dispose de la base dont il a besoin pour son propre jugement technique.

Une demande du type « une pompe pour eau de refroidissement » ne suffit pas. Elle n'indique ni le débit, ni la hauteur manométrique totale (HMT), ni la température du liquide, ni l'alimentation électrique, ni les dimensions de raccordement. Quand l'acheteur donne les conditions de service et de fonctionnement sous forme de valeurs et de plans, le fournisseur peut choisir un modèle et les accessoires nécessaires.

Dans beaucoup d'entreprises japonaises, le bureau d'études rédige le cahier des charges et le service achats l'envoie avec la demande de prix. Cette répartition varie selon l'organisation, et les équipes d'exploitation, de maintenance, de qualité et de sécurité ajoutent en général leurs propres exigences avant l'émission.

Les exigences communes à de nombreux équipements figurent souvent dans une spécification commune, tandis que les conditions propres à chaque équipement vont dans une spécification particulière. Le document principal doit lister chaque plan et chaque norme de référence avec son numéro et son indice, pour que le fournisseur sache exactement quels documents il doit lire. Le ministère japonais du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme (MLIT) applique la même logique dans sa spécification commune pour les travaux mécaniques : elle distingue les exigences communes, les exigences propres au projet et les plans contractuels. Les spécifications des marchés publics ne s'appliquent pas automatiquement aux contrats privés ; le contrat doit les adopter.

Quand le fournisseur ne peut pas satisfaire une exigence telle qu'elle est écrite, il indique le point concerné, la raison et une solution de remplacement. Ces exceptions sont regroupées dans une liste des écarts (appelée parfois debikura au Japon), qui rend visible chaque écart par rapport à la spécification avant la passation de la commande.

Cahier des charges d'achat, spécification d'offre et spécification de livraison

Le cahier des charges d'achat exprime l'exigence de l'acheteur. La spécification d'offre (mitsumori shiyosho) est la proposition du fournisseur : les caractéristiques de l'équipement qu'il offre. L'offre de prix indique le prix et les conditions commerciales ; la spécification d'offre explique ce que le fournisseur livrera pour ce prix.

Après la commande, la spécification de livraison (nonyu shiyosho) et les plans pour approbation fixent les dimensions, les interfaces et la construction ; la fabrication, les contrôles et la livraison suivent une fois les approbations requises obtenues. Le nom des documents et le moment de leur remise varient selon les entreprises : une liste des documents à fournir doit donc préciser quels documents sont dus et à quel stade d'approbation. Pour l'après-commande, voir nos guides sur la spécification de livraison (nonyu shiyosho) et sur les plans pour approbation (shonin-zu).

Figure 1 : suivre une même exigence à travers trois spécifications

Pour la pompe P-101, le point de fonctionnement, le périmètre de fourniture et les interfaces sont vérifiés séparément à chaque étape, jusqu'à la spécification convenue.

20 m³/h et 30 m sont des valeurs supposées, utilisées pour montrer comment les documents se recoupent. Le détail du calendrier et les conditions de lancement de la fabrication sont fixés par le contrat et la procédure d'approbation de chaque projet.

Envoyer le même cahier des charges d'achat à tous les fournisseurs ne signifie pas que toutes les offres reposent sur la même base. Lisez le périmètre standard et les exclusions de chaque fournisseur, et gardez trois éléments distincts dans la comparaison : ce que vous avez exigé, ce qu'ils ont proposé et ce qui a finalement été convenu.

À quoi sert un cahier des charges d'achat

Le cahier des charges d'achat transmet les exigences sur l'équipement à toutes les étapes suivantes : offre, conception, fabrication, exploitation et maintenance partent des mêmes exigences. Il remplit cinq fonctions.

Comparer les offres sur une même base

Quand vous consultez plusieurs fournisseurs, les conditions comparées doivent être identiques. Un prix de base bas peut finir plus cher si les instruments ou les essais exigés sont chiffrés en option.

Envoyez à chaque fournisseur la même spécification, au même indice, et demandez une offre couvrant tout le périmètre exigé. Vérifiez d'abord la conformité technique, puis comparez ligne à ligne, dans les mêmes colonnes, les accessoires, le transport, les essais en présence de l'acheteur, l'assistance au montage et les coûts similaires.

Figure 2 : comparer le même périmètre, pas le prix de base

Une fois ajoutés les coûts nécessaires pour satisfaire les exigences, le classement peut s'inverser.

Exemple fictif, HT	Fournisseur A	Fournisseur B
Équipement de base	900 000 JPY	1 000 000 JPY
Accessoires exigés (en supplément)	150 000 JPY	Compris dans le prix de base
Livraison sur site	50 000 JPY	50 000 JPY
Total pour le même périmètre	1 100 000 JPY	1 050 000 JPY

Ce ne sont ni des prix de marché ni des produits réels. Les coûts d'exploitation, les performances, les références, le support après-vente et le délai sont évalués séparément du total.

Si vous modifiez une condition en cours de comparaison, transmettez la modification à tous les soumissionnaires sous la même forme. Si un seul fournisseur a chiffré la nouvelle condition, personne ne peut savoir ce que couvre son surcoût ni sur quelles hypothèses reposent les prix comparés. Séparez le travail d'harmonisation du périmètre technique de la négociation du prix.

Uniformiser les équipements

Une usine relie par des tuyauteries et des câbles des équipements venant de nombreux fournisseurs. Si les normes de raccordement et les modes d'exploitation diffèrent d'une machine à l'autre, le raccordement sur site, l'exploitation et la maintenance demandent un travail supplémentaire.

Uniformiser des points tels que le système de peinture, les signaux des instruments et la politique de pièces de rechange facilite la gestion de l'ensemble de l'installation. Cela ne veut pas dire imposer le même lubrifiant ou la même matière à toutes les machines : chacune doit conserver les performances dont elle a besoin et rester dans les limites admises par son fabricant.

Séparez ce que vous voulez uniformiser de ce qui se choisit selon chaque modèle, et les exigences deviennent plus faciles à suivre. Plutôt que d'écrire seulement « selon notre standard interne », transmettez le standard lui-même pour que le fournisseur puisse le lire.

Intégrer les leçons des problèmes passés

Transformer les pannes et les oublis passés en exigences réduit les problèmes répétitifs. Si une pièce à remplacer n'a pu être extraite, par exemple, cette expérience devient une exigence portant sur une ouverture de visite, un espace de démontage et un espace de travail autour de la machine.

Une phrase comme « concevoir pour faciliter la maintenance » ne donne au fournisseur rien de concret. Indiquez ce qui est démonté, par où et dans quelle direction, et reprenez ce point dans la liste de contrôle de la revue des plans.

Plus l'exigence est formulée tôt, plus il est facile d'éviter des modifications tardives après la fabrication. Mais les matières, les modifications de conception et les contrôles qu'une solution demande sont chiffrés. Ne supposez pas qu'un fournisseur les prendra à sa charge parce que vous avez demandé tôt.

Définir le périmètre et les responsabilités (shosho)

Shosho (所掌) désigne le périmètre de responsabilité : qui conçoit, fabrique, approvisionne et installe chaque élément. Définissez les points de raccordement pour l'équipement lui-même et pour les tuyauteries, le câblage, les fondations et les accessoires : les doubles commandes et les oublis deviennent alors beaucoup plus faciles à repérer.

Pour la pompe, indiquez séparément les faces de bride d'aspiration et de refoulement, la boîte à bornes du moteur et la limite entre le châssis et les fondations. Attribuez aussi les petites fournitures : contre-brides (ai-furanji), joints, boulons et boulons d'ancrage. Notre guide sur les contre-brides et leur périmètre de fourniture détaille ce point.

Figure 3 : répartir le périmètre de la P-101 à chaque point de raccordement

Tuyauterie, alimentation électrique et fondations sont des interfaces distinctes. Entourer l'équipement d'un cadre ne décide pas qui fournit les accessoires.

Exemple où la pompe, le moteur et le châssis sont dans le périmètre du fournisseur. Les pointillés marquent la limite de périmètre à chaque interface ; contre-brides, fixations, câblage et fondations sont convenus dans le tableau du périmètre de fourniture.

La compatibilité de deux pièces à une interface dépend de plus que du diamètre nominal et de la pression nominale (yobi-atsuryoku ; classes 5K/10K en JIS, PN en EN 1092-1, Class en ASME). La portée de joint et le diamètre du cercle de perçage comptent aussi ; voir notre comparaison des brides JIS, ASME et EN. Toute répartition convenue en réunion doit aussi figurer dans le tableau de périmètre ou sur les plans. Ne laissez pas un élément inscrit dans la liste des responsabilités d'une seule partie : les personnes situées de chaque côté d'une limite doivent voir le même point.

Éviter les malentendus

L'acheteur peut considérer un élément comme un accessoire standard alors que le fournisseur le traite comme une option. Nommez précisément chaque élément exigé dans la spécification et vérifiez, ligne par ligne, que le périmètre de fourniture de l'offre l'inclut.

Des formules comme « ensemble standard complet » ou « y compris tout le nécessaire » n'ont pas le même sens pour tous, car chacun a son idée du standard. Écrivez la quantité, le modèle, ce à quoi l'élément se raccorde et qui réalise le travail sur site : vous pourrez ainsi régler les oublis et les conditions ajoutées avant la commande.

Recopier la même exigence dans plusieurs documents provoque aussi des oublis de mise à jour. Utilisez des numéros d'équipement et des numéros d'exigence concordants pour suivre chaque exigence dans la spécification, le tableau de périmètre, les plans et les réponses aux questions.

Par exemple, attribuez le numéro d'exigence P-101-07 à un seul point : le périmètre de fourniture des contre-brides. Reportez le même numéro sur la réponse du fournisseur, sur la décision relative à un écart éventuel et sur la case correspondante du plan final, et le chemin vers l'accord peut être retracé. Même si la réponse est « compris », vérifiez la quantité, la matière et les fixations concernées. Si la colonne de réponse et le détail de l'offre divergent, tranchez lequel prévaut avant de figer les conditions de commande.

Que mettre dedans : liste de contrôle du cahier des charges d'achat

Les rubriques à inclure dépendent de l'équipement et de son usage. Partez des catégories ci-dessous et décidez en même temps quels documents ou essais montreront que chaque exigence est satisfaite : cela réduit les questions après l'émission de la spécification.

Figure 4 : associer chaque exigence à la preuve qui sera vérifiée

Une liste de contrôle de ce qu'il faut écrire, en face de ce que vous examinerez pour juger de la conformité.

Catégorie	Que faut-il écrire	Preuve à vérifier (exemples)
Périmètre et responsabilités	Numéro d'équipement, quantité, accessoires, travaux sur site et limites	Tableau du périmètre de fourniture, plan d'interface
Conditions de conception et de fonctionnement	Fluide, température, pression, débit, environnement, alimentation électrique	Fiche technique (datasheet), courbe de performance
Réglementation et normes	Champ d'application, numéro et édition de la norme, qui dépose les demandes	Liste d'applicabilité, plan de remise des documents
Matières et construction	Pièces mouillées, assemblages, épaisseurs, surépaisseur de corrosion	Certificats matière (par ex. EN 10204 3.1), plan de construction
Accessoires et pièces de rechange	Désignation, usage, quantité, date de fourniture	Liste détaillée des fournitures
Peinture et calorifugeage	Système de peinture, couleur, matériau et épaisseur de l'isolant, étendue	Procédure, enregistrements d'application
Contrôles et essais	Points, méthodes, critères d'acceptation, présence de l'acheteur, enregistrements	Procédure de contrôle, rapports d'essai
Documents à fournir	Type, échéance, format, nombre d'exemplaires, catégorie d'approbation	Liste des documents, registre des remises
Livraison et assistance	Emballage, transport, installation, assistance à la mise en service, garantie	Plans de réalisation, conditions contractuelles

Exemples à adapter à chaque projet. Ne copiez pas des contrôles ou des normes inutiles depuis le modèle d'une autre machine.

Pour la température et la pression, indiquez séparément les conditions normales de fonctionnement, les maximales et minimales, et les conditions de calcul. Précisez si la pression est relative ou absolue, si une température est celle de l'ambiance ou du fluide, et à quel cas de fonctionnement se rapporte un débit. Ces définitions rendent la base de sélection claire.

Le nom du fluide ne suffit pas. La concentration, la masse volumique, la viscosité, les solides ou autres constituants et le caractère corrosif influencent tous le choix du modèle. Si un équipement conçu pour l'eau doit véhiculer un autre liquide, examinez séparément les matières, la puissance requise et l'adéquation de la garniture et des paliers.

Pour un équipement installé au Japon, la loi japonaise peut s'appliquer selon la nature de l'équipement : par exemple la loi sur la sécurité et l'hygiène du travail et l'ordonnance sur la sécurité des chaudières et des récipients sous pression, la loi sur la sécurité des gaz sous haute pression et la loi sur l'industrie de l'électricité. Déterminez comment l'équipement et l'installation sont classés, attribuez chaque déclaration, chaque contrôle et chaque document requis à la partie responsable, et consignez le résultat dans la spécification.

Pour un équipement installé en France ou dans un autre pays de l'Union européenne, ce sont les exigences européennes et nationales qui s'appliquent, selon le type d'équipement : par exemple la directive Machines 2006/42/CE (remplacée par le règlement (UE) 2023/1230, applicable à partir du 20 janvier 2027), la directive DESP 2014/68/UE pour les équipements sous pression, ainsi que, selon le cas, les directives Basse tension 2014/35/UE et ATEX 2014/34/UE. Demandez au fournisseur quelles exigences il considère comme applicables et laquelle de vos parties assume la déclaration de conformité et le marquage CE.

Séparez les exigences légales des normes (JIS ou autres) que le contrat adopte. Ne vous arrêtez pas à « conforme à toutes les lois et normes applicables » : listez chaque texte avec son champ d'application, son édition et les points à vérifier. Les normes JIS n'ont pas toujours d'équivalent exact en NF EN ou ISO ; par exemple, la norme NF EN ISO 9906 est couramment citée pour les essais de réception hydrauliques des pompes, mais le niveau d'essai et les tolérances doivent être convenus par écrit avec le fournisseur.

Des pièces de rechange décrites seulement comme « un an de fonctionnement » laissent indéfinis le nombre d'heures et les intervalles de remplacement. Séparez les pièces pour la mise en service, les pièces de remplacement courant et les pièces critiques en cas de panne, puis vérifiez chaque catégorie par désignation, quantité, conditions de stockage et date de livraison.

Précisez aussi quel document prévaut quand la spécification commune et la spécification particulière se contredisent. La spécification publiée par le MLIT fixe un ordre de priorité et une procédure de vérification des incohérences. Indiquer votre propre hiérarchie de documents fonctionne aussi dans les projets privés. Joignez les plans de référence qui montrent comment l'équipement est raccordé et commandé, et utilisez le plan adapté à chaque objet pour que les limites de tuyauterie et les signaux ne soient pas mal interprétés.

Quand vous recevez un cahier des charges d'achat (côté fournisseur)

En tant que fournisseur, vous confrontez les exigences à vos produits et à votre capacité de fabrication. Examinez séparément la conformité technique, l'impact sur le prix, le délai et les livrables : votre réponse risque ainsi moins d'oublier quelque chose.

Repérer ce qui s'applique à votre équipement

Commencez par vérifier que vous avez l'ensemble complet : la spécification et toutes ses annexes. La spécification commune seule peut ne pas donner les températures ou les quantités de votre machine ; contrôlez donc les numéros de documents, les indices, le nombre de pages et la liste des annexes.

Classez ensuite chaque clause comme applicable, non applicable ou en question. Une spécification commune écrite pour toute une usine contient des clauses qui ne concernent pas votre équipement. Ne les laissez pas vides : indiquez pourquoi vous les jugez non applicables.

Ne laissez pas le seul contact commercial décider. Transmettez les exigences à la conception, à la fabrication, au contrôle et au service après-vente. Pour les certificats matière, les essais en présence de l'acheteur et l'assistance sur site, chaque service responsable confirme comment il procédera et combien d'heures cela demande.

Si le calendrier de l'acheteur diffère de votre calendrier standard, vérifiez comment l'attente des approbations affectera la fabrication. Demandez tôt les données d'entrée nécessaires et la date limite des réponses, et vous pourrez énoncer clairement les hypothèses de votre offre. Pour savoir comment les acheteurs japonais conduisent la phase de consultation elle-même, voir la demande de prix à un fabricant japonais : le processus hikiai.

Décider ce que vous pouvez satisfaire

Pour chaque exigence applicable, classez votre réponse : satisfaite en standard, satisfaite avec supplément, solution alternative proposée ou impossible à satisfaire. Atteindre la performance est une vérification ; savoir fabriquer avec les matières et les méthodes de contrôle spécifiées en est une autre.

Si satisfaire une exigence ajoute du coût ou du délai, faites-le apparaître dans l'offre. Quand vous proposez une autre conception ou un autre essai qui répond au but de l'exigence, expliquez pourquoi vous le jugez équivalent et quelles différences subsistent.

Toutes les clauses ne doivent pas forcément être respectées à la lettre, à condition que chaque différence soit énoncée et convenue. Ce qu'il ne faut pas faire, c'est omettre discrètement une exigence en supposant que l'acheteur acceptera l'écart. Les exigences légales et de sécurité ne sont pas des éléments de négociation contre une remise. Proposez une configuration qui y répond, ou décidez si vous pouvez prendre l'affaire.

Si l'acheteur accepte de passer à votre spécification standard, mettez à jour à la fois la spécification d'offre et la liste des écarts. Si vous ne révisez que le prix en laissant la réponse technique en l'état, les deux parties auront de nouveau, au moment de la commande, des compréhensions différentes.

Lister les écarts et les régler avec l'acheteur

Pour chaque écart, citez le numéro de clause et l'exigence, puis donnez la raison pour laquelle vous ne pouvez pas la satisfaire et ce que vous proposez à la place. Incluez l'effet sur la performance, le coût, le délai et les équipements voisins, afin que l'acheteur dispose de ce qu'il lui faut pour décider.

« Parce que c'est notre standard » ne dit pas à l'acheteur si la limite est technique ou si c'est un choix de coût. Expliquez séparément si vous pouvez le faire hors standard, à quelles conditions et en quoi la solution alternative diffère.

Dans la colonne de réponse, consignez un statut (accepté, exigence d'origine maintenue, accepté sous conditions ou en discussion) avec l'auteur de la décision et la date. Remettre la liste ne signifie pas que les écarts sont approuvés. Donnez à chaque point ouvert un responsable et une échéance de décision, et reportez chaque accord dans la spécification d'offre, les conditions de commande et les documents de livraison pour que rien ne contredise la liste.

Quand vous rédigez un cahier des charges d'achat (côté acheteur)

En tant qu'acheteur, vérifiez que chaque exigence est exacte, que le fournisseur la comprendra et qu'elle peut être contrôlée. Ne laissez pas le concepteur la terminer seul. Associez l'exploitation, la maintenance et les achats pour repérer les lacunes avant l'émission.

Vérifier les valeurs et les interfaces

Comparez le débit, la température, la pression et les valeurs similaires aux notes de calcul et à la liste des équipements dont elles proviennent. Un même nombre a un autre sens si l'unité ou la base diffère : alignez les définitions, pas seulement les chiffres recopiés.

Les numéros d'équipement, les quantités, le principe de secours et les conditions d'alimentation électrique façonnent toute la conception de l'usine. Confondre une pompe et deux change non seulement le prix, mais aussi l'implantation, la tuyauterie, la commande et le mode de fonctionnement pendant la maintenance.

Pour les interfaces, vérifiez avec toutes les parties concernées les coordonnées et l'orientation sur les plans, les diamètres de raccordement, les pressions nominales et l'emplacement des fondations. Reliez les plans d'équipement du fournisseur aux plans de tuyauterie, d'électricité et de génie civil, afin qu'un côté ne soit jamais plus à jour que l'autre.

Si une valeur n'est pas encore définitive, signalez-la comme provisoire et indiquez la date de sa confirmation. Décidez jusqu'où la sélection ou la fabrication peut avancer d'ici là et ce qu'une modification affectera. Cela évite qu'une valeur provisoire soit traitée comme définitive.

Reprendre les leçons apprises

Les modèles contiennent des années d'expérience, mais pas toujours les problèmes les plus récents. Consultez les journaux d'exploitation et les rapports de défaillance, et demandez-vous si la même cause pourrait se produire dans ce service.

Écrivez la solution en termes de cause et de fonction requise, pas seulement de symptôme. Si de l'eau s'est accumulée quelque part, par exemple, n'écrivez pas simplement « aucune eau ne doit s'accumuler » : spécifiez le trajet de vidange et la manière de l'inspecter.

Ajouter toutes les solutions issues d'autres modèles peut introduire des structures et des essais inutiles. Consignez pourquoi chacune s'applique à ce fluide, à cet environnement et à ce mode de fonctionnement, et faites confirmer sa pertinence par la maintenance et par le fournisseur.

Pour les exigences importantes, reliez dans vos dossiers internes le numéro de l'incident et la raison de l'exigence. Les informations qui ne peuvent pas sortir de l'entreprise peuvent être résumées ; le fournisseur a besoin des conditions de conception et de la méthode de vérification de la conformité.

Intégrer les exigences du client final

Quand vous avez accepté une demande de votre propre client (le propriétaire de l'usine, par exemple), suivez-la depuis la liste des exigences jusqu'à une clause du cahier des charges d'achat. Une demande consignée uniquement dans un compte rendu de réunion n'atteindra pas l'équipement si elle n'est pas transmise au fournisseur.

Les demandes du client mêlent obligations et souhaits : classez-les par priorité et nommez qui tranche. Convenez avant la commande des solutions de remplacement si une demande s'avère difficile à satisfaire, ainsi que de l'effet sur le coût et le délai.

Une couleur imposée, l'orientation d'une ouverture de visite ou des pièces de rechange communes influencent tous la conception d'une machine particulière. Ne vous contentez pas de lister les demandes du client : vérifiez qu'elles ne contredisent ni les interfaces ni les exigences de sécurité. Conservez la trace des demandes retenues, écartées et encore ouvertes : on voit ainsi quels accords la spécification finale reflète, et personne n'a à rouvrir la même discussion plus tard.

De l'exigence au contrôle et à la gestion des modifications

Tout ce qui précède devient utile une fois chaque exigence rédigée de façon vérifiable. Pour la P-101, cela revient à remplacer « performances adéquates » et « accessoires standard » par un point de fonctionnement, un périmètre et le document qui prouvera chacun d'eux.

Si le point nominal est de 20 m³/h à 30 m de HMT, la performance est vérifiée à cette combinaison. Cela ne veut pas dire atteindre séparément le débit maximal et la hauteur maximale : exprimez les deux comme conditions d'un seul point de fonctionnement. Ajoutez les propriétés du fluide, la plage de température, les conditions d'aspiration et le fait que la pompe tourne ou non en continu. Si vous choisissez un modèle sans ces conditions, il peut avoir la capacité du catalogue sans convenir au service réel.

Pour l'acceptation des performances, convenez à l'avance de la méthode d'essai, des points à mesurer, des tolérances, de la norme applicable et de son niveau. Écrire une valeur dans la colonne des exigences ne suffit pas ; convenez de quel rapport d'essai, dans quelles conditions, la confirmera.

Figure 5 : relier les exigences dimensionnelles aux plans et aux enregistrements de contrôle

Une bride n'est pas acceptée sur son seul diamètre extérieur. Vérifiez aussi les trous et la portée de joint tels que spécifiés.

Schéma de principe des contrôles dimensionnels, non les cotes d'une bride JIS particulière. Spécifiez la portée de joint, les dimensions, les tolérances et la méthode de contrôle sur les plans de chaque projet.

Pour les essais en usine en présence de l'acheteur, convenez des points qui seront suivis, du délai de préavis, de la procédure à remettre et de la manière d'enregistrer les résultats. Un simple oui ou non sur la présence n'est pas un plan de contrôle ; décidez à l'avance ce qui se passe si l'acheteur ne peut pas assister. Séparez les conditions qui ne peuvent être vérifiées que sur site de celles contrôlées en usine. Un essai d'ensemble avec la tuyauterie et l'alimentation du site n'équivaut pas à un essai de performance de la machine seule. Notre liste de contrôle FAT et SAT couvre cette étape.

À la livraison, vérifiez sur la machine réelle le numéro d'équipement et le modèle, les quantités d'accessoires, les indices des documents et les rapports d'essai. Consignez tout document manquant ou toute correction ouverte, avec un responsable et une date d'achèvement. Dans le procès-verbal de réception, notez chaque numéro d'exigence vérifié, le résultat et le numéro du rapport d'essai qui le prouve. Quand la raison de l'acceptation est traçable, ce dossier aide plus tard pour les questions de maintenance et pour recommander la même machine.

Si vous constatez une non-conformité, décidez de son traitement (réparation, remplacement, nouveau contrôle) et de qui confirme la clôture. Si un point ouvert subsiste après la remise de l'équipement, convenez aussi de la manière de le traiter et consignez-la.

Pour toute modification de la spécification, consignez la raison, l'avant et l'après, ce qu'elle affecte, le coût, le délai et la date de décision. Envoyer une valeur modifiée par courriel ne suffit pas ; suivez la modification dans chaque plan et chaque liste concernés.

Figure 6 : répercuter une modification de spécification sur quatre livrables

Même un changement de diamètre de raccordement n'est pas terminé quand le plan de l'équipement est remplacé.

Demande de modification : diamètre de raccordementConsigner le numéro d'exigence, la raison et l'approbateur

Plans d'équipement et de tuyauterieContre-brides, perte de charge de la tuyauterie, implantation

Périmètre de fourniture et prixAccessoires, matières, travaux supplémentaires

Calendrier de fabrication et de livraisonPièces déjà commandées, reprises, approbations en attente

Contrôles et dossier de fin de fabricationCotes à vérifier, procédures, concordance des indices finaux

Une fois la modification décidée, révisez les documents concernés, suivez leurs indices en vigueur et envoyez-les à toute la liste de diffusion, pour que personne ne continue à travailler sur une version périmée.

Quand la spécification, les offres, la liste des accords et l'historique des révisions sont reliés, les décisions survivent à un changement de personnel.

Modèles : registre des exigences, liste des écarts et questions

Les formats ci-dessous mettent les points précédents sous une forme que vous pouvez copier. Les lignes sont des exemples fictifs pour la P-101 ; adaptez les colonnes aux documents de votre entreprise.

Registre des exigences (acheteur)

N° exig.	Exigence	Clause / indice	Réponse du fournisseur	Preuve	Statut
P-101-01	Point nominal 20 m³/h à 30 m de HMT, même point de fonctionnement	Spéc. particulière 3.1 / Ind. B	Conforme en standard	Courbe de performance ; rapport d'essai en usine	Ouvert jusqu'à l'essai
P-101-07	Contre-brides, joints et boulons d'aspiration et de refoulement : périmètre du fournisseur	Spéc. particulière 5.2 / Ind. B	Compris (quantité et matière à confirmer)	Liste détaillée des fournitures	Question envoyée
P-101-12	Matière du corps conforme à la spécification	Spéc. particulière 4.1 / Ind. B	Solution alternative proposée (écart D-03)	Certificat matière	En discussion

Liste des écarts (fournisseur)

Colonne	À renseigner
N° d'écart	D-01, D-02, … (numéros inchangés d'un indice à l'autre)
Document, clause et indice de la spécification	L'endroit exact où l'exigence est écrite
Exigence telle qu'écrite	Citer ou résumer la clause
Proposition du fournisseur	Ce que vous fournirez à la place
Raison	Limite technique ou choix de coût, énoncés clairement (pas seulement « notre standard »)
Effet	Performance, coût, délai, équipements voisins
Décision de l'acheteur	Accepté / exigence d'origine maintenue / accepté sous conditions / en discussion
Décidé par, date	Nom et date de la décision
Reporté dans	Indice de la spécification d'offre, conditions de commande, indice de la spécification de livraison

Questions à envoyer à l'acheteur japonais (côté fournisseur)

• Pouvez-vous confirmer l'ensemble complet des documents de cette consultation : numéros de spécifications, indices et annexes ?
• Quel document prévaut si la spécification commune et la spécification particulière se contredisent ?
• Les pressions sont-elles relatives ou absolues, et à quel cas de fonctionnement se rapportent les valeurs de débit ?
• Quelles valeurs sont provisoires, et quand seront-elles confirmées ?
• Qui fournit les contre-brides, les joints, les boulons et les boulons d'ancrage à chaque interface ?
• Quelles réglementations japonaises s'appliquent à cet équipement, et quelles déclarations et quels documents relèvent de notre périmètre ?
• Pour les normes citées (JIS, ISO, EN), quelle édition retenez-vous, et un équivalent est-il accepté ?
• Quels essais suivrez-vous en personne, de quel préavis avez-vous besoin, et que se passe-t-il si vous ne pouvez pas y assister ?
• Pouvez-vous confirmer la liste des documents à fournir : échéances, format, exemplaires et documents soumis à approbation ?
• Comment et dans quel délai répondrez-vous à notre liste des écarts ?

Liste de contrôle avant émission (côté acheteur)

• Toutes les valeurs vérifiées par rapport aux notes de calcul et à la liste des équipements, avec unités et base définies
• Numéros d'équipement, quantités, principe de secours et alimentation électrique confirmés
• Interfaces vérifiées par rapport aux plans de tuyauterie, d'électricité et de génie civil
• Valeurs provisoires signalées, avec une date de confirmation
• Chaque accessoire exigé nommé avec sa quantité et son périmètre, sans « ensemble standard complet »
• Normes et plans de référence listés avec leur numéro et leur indice
• Exigences légales listées séparément des normes contractuelles
• Méthode d'acceptation (essai, procédure, enregistrement) définie pour chaque exigence clé
• Leçons apprises et demandes du client final reliées à des clauses
• Clauses copiées du modèle d'une autre machine supprimées si elles ne s'appliquent pas

Limites de ce guide

• Les noms et l'ordre varient. Certaines entreprises disent konyu shiyosho au lieu de kobai shiyosho, et le nom et le moment des documents suivants diffèrent selon l'entreprise et le secteur. Suivez la liste des documents de votre contrat.
• Qui rédige varie. La répartition « le bureau d'études écrit, les achats envoient » est courante, pas universelle.
• Les spécifications des marchés publics ne sont que des exemples. La spécification commune du MLIT s'applique aux travaux publics. Un contrat privé ne la suit que si le contrat le dit.
• La loi japonaise dépend de l'équipement et du site. Les lois citées plus haut sont des exemples pour un équipement installé au Japon. Leur applicabilité et la répartition des déclarations doivent être déterminées pour chaque projet avec les parties responsables des autorisations.
• Le site d'installation décide des règles locales. En France et dans l'Union européenne, voir les exigences européennes et nationales citées plus haut ; au Maroc, en Algérie et dans d'autres pays francophones, les exigences locales (autorités, organismes de contrôle, normes nationales) sont à confirmer avec le client et les autorités compétentes. Ce guide ne les a pas vérifiées.
• Le cahier des charges n'est pas tout le contrat. Au Japon, la loi Toriteki sur les transactions équitables (la loi sur la sous-traitance modifiée, en vigueur depuis le 1^er janvier 2026) s'applique selon le type de transaction et le capital ou l'effectif des parties. Pour les transactions couvertes, l'acheteur a une obligation distincte d'indiquer les conditions de commande et de conserver des enregistrements. Un cahier des charges d'achat ne satisfait pas à lui seul tous ces points.

FAQ

Qu'est-ce qui vient en premier, le cahier des charges d'achat ou la spécification d'offre ?

En général, le cahier des charges d'achat. L'acheteur énonce d'abord ses exigences, puis le fournisseur répond avec le modèle choisi dans une spécification d'offre. Même quand des discussions techniques informelles commencent plus tôt, les conditions de la commande doivent être écrites et convenues.

Puis-je utiliser tel quel un modèle de cahier des charges d'achat ?

Non. Utilisez le modèle comme liste de départ des rubriques, puis adaptez-le à l'équipement et aux conditions de fonctionnement de ce projet. Les clauses non applicables et les plans périmés restés dans le document créent des malentendus : vérifiez les derniers indices et le champ de chaque clause.

Passer au standard du fournisseur fait-il baisser le prix ?

Cela peut améliorer le coût ou le délai, mais la question prioritaire est de savoir si l'exigence est satisfaite. Montrez l'effet sur la performance, les matières, le périmètre et les contrôles, obtenez l'accord de l'acheteur, puis mettez à jour les conditions de l'offre.

Un écart est-il approuvé dès qu'il est remis ?

Non. Remettre un écart ne fait que présenter la différence. Consignez la décision, les éventuelles conditions, l'auteur de la décision et la date, puis reportez l'accord dans la spécification et dans les conditions de commande.

Une fois la spécification de livraison vérifiée, le cahier des charges d'achat est-il terminé ?

Non. Suivez chaque exigence à travers la revue des plans, la fabrication, le contrôle et la livraison. Gardez les points ouverts et l'historique des modifications traçables jusqu'à ce que l'accord final corresponde à l'équipement réel et au dossier de fin de fabrication.

Sources

• Spécifications commune et particulière, documents soumis à l'acceptation du maître d'ouvrage (shodaku tosho), incohérences entre documents, contrôles et livrables : ministère du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme (MLIT), Spécification commune pour les travaux mécaniques (projet), mars 2026 (en japonais)
• Obligation d'indiquer et de conserver les conditions de commande pour les transactions couvertes : Commission japonaise du commerce équitable (JFTC), points d'attention pour les entreprises au titre de la loi Toriteki (en japonais) et dépliant de la JFTC : la loi sur la sous-traitance devient la loi Toriteki en janvier 2026 (en japonais)
• Date d'entrée en vigueur de la loi modifiée : communiqué de presse de la JFTC, 16 mai 2025 (en anglais)
• Exigences de sécurité par catégorie d'équipement : loi sur la sécurité et l'hygiène du travail (e-Gov, en japonais) et ordonnance sur la sécurité des chaudières et des récipients sous pression (e-Gov, en japonais)
• Applicabilité selon l'installation et la manipulation : loi sur la sécurité des gaz sous haute pression (e-Gov, en japonais) et loi sur l'industrie de l'électricité (e-Gov, en japonais)
• Pour l'Union européenne : DEKRA, règlement Machines 2027 : remplacement de la directive 2006/42/CE par le règlement (UE) 2023/1230 le 20 janvier 2027