구매 사양서(kobai shiyosho) 작성법: 기재 항목·확인 사항·양식
일본 EPC 업체에서 견적 요청서(RFQ)가 왔습니다. 첨부된 것은 40쪽짜리 구매 사양서(kobai shiyosho), 개정 번호가 붙은 공통 사양서, 참조 도면 목록입니다. 혹은 한국 공장에서 일본 본사로부터 "회사 양식으로 펌프 업체에 구매 사양서를 발행하라"는 요청을 받았을 수도 있습니다. 어느 쪽이든 이 문서가 무엇을 위한 것이고 양쪽이 무엇을 확인해야 하는지 알아야 합니다.
구매 사양서(kobai shiyosho, 구입 사양서라는 뜻의 konyu shiyosho라고도 함)는 발주 측이 설비에 요구하는 성능, 구조, 공급 범위, 검사, 공급업체가 제출할 도서를 정리한 문서입니다. 공급업체는 이 문서를 기준으로 견적을 내고, 발주 후에는 설계와 제작의 기준이 됩니다. 좋은 구매 사양서는 기종을 고르는 데서 끝나지 않습니다. 같은 조건으로 견적을 비교하고, 납품 때 합격 여부를 판단할 수 있게 해 줍니다.
이 글은 가상의 순환 펌프 P-101을 예로, 문서의 목적과 기재 항목, 양쪽의 확인 사항을 설명합니다. 마지막에는 요구사항 대장, 편차 리스트 양식, 일본 측에 보낼 질문 목록을 붙였습니다.
목차
구매 사양서(Kobai Shiyosho)란?
구매 사양서에는 유량·온도·압력 같은 기본 조건에 더해 설비가 어떻게 쓰이는지를 적습니다. 재질, 적용 규격, 설치 환경, 도장, 보온, 부속품, 예비품, 검사, 보증까지 넣으면 공급업체가 스스로 기술 판단을 할 근거가 갖춰집니다.
"냉각수용 펌프 1대"라는 요청만으로는 필요한 유량, 양정, 액체 온도, 전원, 접속 치수를 알 수 없습니다. 용도와 운전 조건을 수치와 도면으로 제시해야 공급업체가 기종과 필요한 부속품을 선정할 수 있습니다.
일본 기업에서는 설계 부서가 사양서를 쓰고 구매(조달) 부서가 견적 요청과 함께 외부로 보내는 분담이 흔합니다. 분담은 조직마다 다르며, 운전·보전·품질·안전 담당이 각자 요구를 더한 뒤 발행하는 경우가 많습니다.
여러 설비에 공통인 요구는 공통 사양서에, 설비별 조건은 개별 사양서에 나누어 둡니다. 본 사양서에는 참조 도면과 규격을 번호와 개정판까지 적어서, 공급업체가 읽어야 할 문서 범위를 특정합니다. 일본 국토교통성(MLIT)의 기계공사 공통 사양서도 공통 요구, 공사별 요구, 계약 도면을 나누어 다룹니다. 다만 공공공사의 사양서가 민간 계약에 자동으로 적용되지는 않으며, 계약에서 채택해야 합니다.
공급업체가 요구를 그대로 만족시킬 수 없는 항목은 내용, 이유, 대안을 제시합니다. 이런 예외를 모은 것이 편차 리스트(deviation list, 일본 현장에서는 debikura라고도 부름)이며, 사양에서 벗어나는 점을 발주 전에 눈에 보이게 만듭니다.
구매·견적·납품 사양서의 차이
구매 사양서는 발주 측의 요구입니다. 견적 사양서(mitsumori shiyosho)는 공급업체가 제안하는 설비의 사양입니다. 견적서가 가격과 거래 조건을 나타낸다면, 견적 사양서는 그 가격으로 무엇을 공급하는지를 설명합니다.
발주 후에는 납품 사양서(nonyu shiyosho)와 승인도(shonin-zu)로 치수, 접속부, 구조를 확정하고, 필요한 승인을 거쳐 제작·검사·납품으로 넘어갑니다. 문서 이름과 제출 시기는 회사마다 다르므로, 제출 도서 목록에서 어떤 문서를 어느 승인 단계에 내는지 정해 둡니다. 발주 후의 문서는 와 에서 따로 다룹니다.
그림 1: 하나의 요구를 세 가지 사양서로 추적하기
펌프 P-101의 운전점, 공급 범위, 접속부를 단계마다 따로 대조하면서 합의된 사양으로 좁혀 갑니다.
20 m³/h와 30 m는 문서 대조 방법을 설명하기 위한 가정값입니다. 일정의 세부 사항과 제작 착수 조건은 프로젝트별 계약과 승인 절차에서 정합니다.
모든 업체에 같은 구매 사양서를 보냈다고 해서 모든 견적이 같은 조건이 되는 것은 아닙니다. 각 업체의 표준 범위와 제외 사항을 읽고, 비교할 때는 발주 측 요구, 공급업체 제안, 최종 합의 세 가지를 따로 구분합니다.
구매 사양서의 목적
구매 사양서는 설비의 요구 조건을 이후 모든 단계에 전달하는 기준입니다. 견적, 설계, 제작, 운전, 보전이 같은 요구를 공유하게 하며, 역할은 다섯 가지입니다.
같은 조건으로 견적 비교하기
여러 업체에서 견적을 받을 때는 비교 조건을 맞춰야 합니다. 본체 가격이 낮아도 필요한 계기나 시험이 별도 비용이면 설비로서의 총 구입 금액은 더 높아질 수 있습니다.
모든 업체에 같은 사양서를 같은 개정 번호로 보내고, 필요한 범위를 모두 포함한 견적을 요청합니다. 그다음 기술 적합성을 먼저 확인하고, 부속품·운송·입회 시험·설치 지도 같은 비용을 같은 항목 칸에 놓고 비교합니다.
그림 2: 본체 가격이 아니라 같은 공급 범위로 비교한다
요구를 만족시키는 데 필요한 비용을 더하면 순위가 뒤집힐 수 있습니다.
| 가상 예시(세금 별도) | A사 | B사 |
|---|---|---|
| 본체 | 90만 엔 | 100만 엔 |
| 필수 부속품(추가) | 15만 엔 | 본체 가격에 포함 |
| 현장 반입비 | 5만 엔 | 5만 엔 |
| 같은 범위의 합계 | 110만 엔 | 105만 엔 |
시세나 실제 제품의 가격이 아닙니다. 유지비, 성능, 납품 실적, 서비스 체계, 납기는 합계 금액과 별도로 평가합니다.
비교 도중에 조건을 바꿨다면 모든 후보에게 같은 형태로 변경 내용을 전달합니다. 한 업체만 새 조건으로 견적을 냈다면 추가 비용이 무엇을 뜻하는지, 비교한 가격이 어떤 전제인지 알 수 없게 됩니다. 기술 범위를 맞추는 작업과 가격 인하 협상은 나누어 진행합니다.
설비 간 사양 통일하기
플랜트는 여러 업체의 설비를 배관과 전기로 연결해 씁니다. 접속 규격이나 조작 방식이 설비마다 다르면 현장 연결, 운전, 보전 작업에 불필요한 부담이 생깁니다.
도장 체계, 계기 신호, 예비품 방침 등을 공통화하면 설비 전체를 관리하기 쉬워집니다. 다만 윤활유나 재료를 무조건 같은 제품으로 맞추라는 뜻은 아닙니다. 각 설비에 필요한 성능과 제조사의 적합 조건은 지켜야 합니다.
공통화할 항목과 기종에 맞춰 고를 항목을 나누어 두면 요구가 잘 전달됩니다. "당사 표준에 따른다"라고만 쓰지 말고, 그 표준 문서를 상대가 읽을 수 있는 상태로 함께 보내십시오.
과거 트러블을 반영하기
과거의 고장이나 누락을 요구로 바꿔 넣으면 같은 원인의 재발을 줄일 수 있습니다. 예를 들어 교체 부품을 꺼내지 못했던 경험은 점검구, 인출 공간, 주변 작업 공간이라는 조건으로 바꿔 쓸 수 있습니다.
"보전하기 쉽게 설계한다"라는 한 줄로는 공급업체가 구체적인 구조를 판단하기 어렵습니다. 무엇을, 어디에서, 어느 방향으로 분리하는지 쓰고, 도면 검토 때의 체크 항목에도 같은 내용을 넣습니다.
요구를 일찍 전달할수록 제작 후 재작업을 피하기 쉽습니다. 다만 대책에 필요한 재료, 구조 변경, 검사는 별도로 견적에 반영됩니다. 일찍 말했으니 무상으로 해 줄 것이라고 단정하지 마십시오.
담당 범위(shosho) 명확히 하기
Shosho는 누가 무엇을 설계·제작·조달·시공하는지를 정하는 담당 범위입니다. 설비 본체뿐 아니라 배관, 배선, 기초, 부속품까지 접속점을 정해 두면 이중 발주와 누락을 찾기 쉬워집니다.
펌프 예에서는 흡입·토출 플랜지 면, 전동기 단자함, 베이스와 기초의 경계를 각각 따로 적습니다. 상대 플랜지(mating flange), 개스킷, 볼트, 앵커 볼트 같은 소품도 담당을 지정합니다. 이 부분은 에서 자세히 다룹니다.
그림 3: P-101의 담당 범위는 접속점마다 나눈다
배관·전원·기초는 서로 다른 접속부입니다. 설비 외형을 상자로 둘러싸는 것만으로는 부속품의 담당까지 정해지지 않습니다.
펌프·전동기·베이스를 공급업체 범위로 둔 예입니다. 점선은 각 접속부의 담당 경계를 나타내며, 상대 플랜지·체결재·배선·기초는 공급 범위 표에서 합의합니다.
접속부가 맞는지는 호칭 지름과 압력 등급만으로 정해지지 않습니다. 접합면의 형상과 볼트 구멍 배치도 관련됩니다. JIS·ASME·JPI 플랜지의 차이는 를 참고하십시오. 회의에서 구두로 정한 담당도 반드시 공급 범위 표나 도면에 반영합니다. 한쪽의 담당 표에만 적힌 상태로 두지 말고, 경계 양쪽의 담당자가 같은 지점을 확인할 수 있게 하십시오.
인식 차이 막기
발주 측은 부속품이라고 생각해도 공급업체는 옵션으로 보는 경우가 있습니다. 사양서에 필요한 품목을 구체적인 이름으로 쓰고, 견적의 공급 범위에 포함되는지 항목별로 대조합니다.
"표준품 일체", "필요한 것은 포함"이라는 표현은 무엇을 표준으로 보는지가 상대마다 다릅니다. 수량, 형식, 접속 대상, 현장 작업 담당까지 쓰면 견적의 누락과 추가 조건을 발주 전에 정리할 수 있습니다.
같은 요구를 여러 문서에 반복해서 옮겨 적으면 갱신 누락도 생깁니다. 설비 번호와 요구 항목 번호를 통일하여 사양서, 공급 범위 표, 도면, 문의 회신의 대응 관계를 추적할 수 있게 하십시오.
예를 들어 요구 번호 P-101-07을 "상대 플랜지의 공급 범위"라는 한 항목에 배정합니다. 공급업체의 회신, 편차의 채택 여부, 최종 도면의 해당 칸에도 같은 번호를 붙이면 합의까지의 경과를 따라갈 수 있습니다. 회신이 "포함"이어도 수량, 재질, 체결재의 범위를 함께 확인합니다. 회신 칸과 견적 명세가 어긋나면 어느 쪽을 채택할지 먼저 정리한 뒤 발주 조건을 확정합니다.
구매 사양서에 쓰는 주요 항목(체크 표)
기재 항목은 구입하는 설비와 사용 방법에 따라 고릅니다. 아래 구분을 출발점으로 삼고, 요구를 만족했다고 판단할 자료와 시험도 함께 정해 두면 발행 후 문의가 줄어듭니다.
그림 4: 요구 항목과 확인할 근거를 짝으로 둔다
"무엇을 쓸 것인가"와 함께 "무엇을 보고 적합하다고 판단하는가"를 나란히 놓은 체크 표입니다.
| 구분 | 쓸 내용 | 대조할 자료(예) |
|---|---|---|
| 적용 범위·담당 범위 | 설비 번호, 대수, 부속품, 현장 작업과 경계 | 공급 범위 표, 접속부 도면 |
| 설계·운전 조건 | 유체, 온도, 압력, 유량, 환경, 전원 | 데이터시트, 성능 곡선 |
| 법규·규격 | 적용 대상, 규격 번호와 판, 신청 담당 | 적용 목록, 제출 계획 |
| 재질·구조 | 접액부, 접합부, 두께, 부식 여유 | 재료 증명서, 구조도 |
| 부속품·예비품 | 품명, 용도, 수량, 공급 시기 | 품목별 공급 명세 |
| 도장·보온 | 도장 체계, 색, 보온재, 두께, 시공 범위 | 요령서, 시공 기록 |
| 검사·시험 | 항목, 방법, 판정 기준, 입회와 기록 | 검사 요령서, 성적서 |
| 제출 도서 | 종류, 기한, 형식, 필요 부수, 승인 구분 | 도서 목록, 제출 기록 |
| 납품·지원 | 포장, 운송, 설치, 시운전 지원, 보증 | 계획서, 계약 조건 |
프로젝트에 맞게 구체화하기 위한 예입니다. 다른 설비의 양식에 있던 불필요한 검사나 규격을 그대로 가져오지 마십시오.
온도와 압력은 정상 운전, 최대·최소, 설계 조건을 구분해서 씁니다. 압력이 게이지압인지 절대압인지, 온도가 주위 온도인지 취급 유체의 온도인지, 유량이 어느 운전 상태의 값인지까지 밝혀 두면 선정 근거가 분명해집니다.
유체 이름만으로는 부족합니다. 농도, 밀도, 점도, 고형분 등 함유물, 부식성도 기종 선정에 영향을 줍니다. 특히 물용으로 설계된 설비에 다른 액체를 쓸 때는 재료, 필요 동력, 씰과 베어링의 적합성을 각각 따로 검토합니다.
일본에 설치하는 설비라면 대상에 따라 노동안전위생법과 보일러·압력용기 안전 규칙, 고압가스보안법, 전기사업법 등이 관련될 수 있습니다. 설비와 시설의 구분을 판정하고, 신청·검사·제출 자료의 담당을 대응시켜 사양서에 기록합니다. 한국 공장에 설치하는 설비라면 산업안전보건법, 고압가스 안전관리법, 전기 관련 법령 등 한국 법령의 해당 여부를 같은 방식으로 판정해야 하며, 일본 법령을 그대로 대신 적용할 수는 없습니다.
법령이 요구하는 사항과 계약으로 채택하는 규격(JIS 등)의 요구는 나누어 적습니다. "관련 법규·규격에 준거"라는 한 줄로 끝내지 말고, 대상과 적용 판, 확인할 항목을 목록으로 만드십시오. 한국에서는 JIS를 바탕으로 한 KS 규격이 많지만, 번호와 판이 완전히 같다고 보지 말고 공급업체에 어느 규격 기준인지 확인하는 것이 안전합니다.
예비품도 "1년분"이라고만 쓰면 운전 시간과 교체 주기에 대한 가정이 맞지 않습니다. 시운전용, 정기 교체용, 고장 시 필수 부품으로 나누고, 품명·수량·보관 조건·공급 시기로 확인합니다.
공통 사양서와 개별 사양서가 충돌할 때 어느 문서를 우선하는지도 정해 둡니다. 국토교통성의 공개 사양서에는 우선순위와 불일치를 확인하는 절차가 있으며, 민간 프로젝트에서도 자사의 문서 체계를 밝혀 두면 효과적입니다. 참조 도면에는 설비의 접속과 제어 관계를 나타내는 자료를 첨부하고, 배관 경계와 신호를 잘못 읽지 않도록 목적에 맞는 도면을 구분해 씁니다.
구매 사양서를 받았을 때(공급업체 측)
공급업체는 요구를 자사 제품과 제작 능력에 대조합니다. 기술 적합성, 가격 반영, 납기, 제출물을 따로 확인하면 회신 누락이 줄어듭니다.
자사 설비에 해당하는 부분 찾기
먼저 받은 사양서와 첨부 자료가 모두 있는지 확인합니다. 공통 사양서만으로는 개별 온도나 대수가 정해지지 않는 경우가 있으므로, 문서 번호, 개정판, 쪽수, 첨부 목록을 대조하십시오.
그다음 각 조항을 적용, 비적용, 문의 중으로 나눕니다. 플랜트 전체를 위한 공통 사양서에는 자사 설비에 해당하지 않는 내용이 섞여 있기 마련입니다. 이를 빈칸으로 두지 말고 비적용으로 판단한 이유를 적으십시오.
영업 담당만으로 판단하지 말고 설계, 제조, 검사, 서비스 부서에 요구를 돌립니다. 재료 증명서, 입회 시험, 현장 지원은 각 부서가 수행 방법과 필요 공수를 확인해야 합니다.
발주 측의 일정과 자사 표준 일정이 다르면 승인 대기가 제작에 미치는 영향도 조사합니다. 필요한 입력 자료와 회신 기한을 일찍 문의하면 견적의 전제를 분명히 밝힐 수 있습니다. 일본 발주 측이 문의 단계를 진행하는 방식은 에서 다룹니다.
대응 가능한 범위 판단하기
적용되는 요구마다 표준으로 대응, 추가 비용으로 대응, 대안 제시, 대응 불가로 나눕니다. 성능을 만족시킬 수 있다는 것과, 지정된 재료와 검사 방법으로 제작할 수 있다는 것은 별개의 확인입니다.
대응에 비용이나 납기가 더 필요하면 그 영향을 견적에 분명히 적습니다. 요구의 목적을 만족시키는 다른 구조나 다른 시험을 제안할 때도, 동등하다고 보는 근거와 남는 차이를 설명합니다.
모든 조항을 기재된 그대로 만족시켜야 하는 것은 아니며, 차이를 밝히고 합의하면 됩니다. 하지 말아야 할 일은 발주 측이 편차를 받아들일 것이라고 짐작해 요구를 슬쩍 빼는 것입니다. 법령과 안전상 필요한 조건은 값을 깎는 협상 항목이 아닙니다. 그 조건을 만족하는 구성을 제안하거나, 그 안건을 수주할지를 판단하십시오.
발주 측이 자사 표준 사양으로의 변경을 받아들였다면 견적 사양서와 편차 리스트 양쪽에 반영합니다. 가격만 먼저 고치고 기술 회신을 예전 그대로 두면 발주 시점에 양쪽의 인식이 다시 갈라집니다.
편차를 목록으로 만들어 발주 측과 조율하기
편차마다 사양서의 조항 번호와 요구 내용을 적고, 대응할 수 없는 이유와 대안을 씁니다. 성능, 비용, 납기, 주변 설비에 미치는 영향도 함께 정리하면 발주 측이 판단할 수 있습니다.
"당사 표준이라서"라고만 쓰면 기술적 제약인지 비용상의 선택인지 전해지지 않습니다. 표준 밖의 대응이 가능한지, 가능하다면 어떤 조건인지, 대안과 어떻게 다른지를 나누어 설명합니다.
회신 칸에는 채택, 원래 요구 유지, 조건부 채택, 계속 협의 같은 상태와 판단자, 날짜를 남깁니다. 목록을 제출한 것과 편차가 승인된 것은 같은 뜻이 아닙니다. 미결 사항에는 담당자와 결정 기한을 정하고, 합의 내용은 견적 사양서, 발주 조건, 납품 도서에 반영해 목록과 어긋나지 않게 합니다.
구매 사양서를 쓸 때(발주 측)
발주 측은 요구가 정확한지, 상대에게 전달되는지, 확인할 수 있는지를 다시 점검합니다. 설계 담당 혼자 끝내지 말고 운전·보전과 구매 관점을 넣어, 발행 전에 빠진 점을 찾으십시오.
수치와 접속부에 오류는 없는가
유량, 온도, 압력 등은 근거가 되는 계산서와 설비 목록에 대조합니다. 숫자가 같아도 단위나 기준이 다르면 의미가 달라지므로, 옮겨 적는 숫자만이 아니라 정의까지 맞추십시오.
설비 번호, 대수, 예비기 방침, 전원 조건은 플랜트 계획의 근간입니다. 펌프를 1대와 2대로 착각하면 가격뿐 아니라 배치, 배관, 제어, 보전 중의 운전 방법까지 달라집니다.
접속부는 도면의 좌표와 방향, 접속 구경, 압력 등급, 기초 위치를 관계자와 대조합니다. 공급업체의 설비 도면과 배관·전기·건축 도면을 이어서, 한쪽만 최신인 상태가 되지 않게 하십시오.
수치가 아직 확정되지 않았다면 가정값임을 표시하고 확정 기한을 적습니다. 확정 전에 선정이나 제작을 어디까지 진행할지, 변경 시 어떤 영향이 있는지를 정해 두면 가정값이 그대로 확정값으로 취급되는 일을 막을 수 있습니다.
과거 트러블을 이어받았는가
양식에는 과거의 경험이 쌓여 있지만 최신 불량이 모두 들어 있다고 단정할 수는 없습니다. 운전 기록과 불량 보고서를 보고 이번 용도에서도 같은 원인이 생길 수 있는지 검토하십시오.
대책은 일어난 현상만이 아니라 원인과 필요한 기능으로 나누어 적습니다. 예를 들어 물이 고인 불량이었다면 "물이 고이지 않을 것"이라고만 쓰지 말고 배수 경로와 점검 방법까지 사양으로 구체화합니다.
다른 기종의 대책을 모두 추가하면 불필요한 구조나 시험이 늘어나기도 합니다. 이번 유체, 환경, 운전 방법에 적용하는 근거를 남기고, 보전 담당과 공급업체 양쪽에서 타당성을 확인하십시오.
중요한 요구에는 발생 사례의 관리 번호와 필요하게 된 이유를 사내 기록과 연결해 둡니다. 외부에 낼 수 없는 정보는 정리해서, 공급업체에는 설계에 필요한 조건과 확인 방법만 전달합니다.
고객의 요구를 반영했는가
고객과의 협의에서 받아들이기로 한 요구는 요구 목록에서 구매 사양서의 조항으로 대응시킵니다. 회의록에만 남아 있고 공급업체에 전달되지 않으면 설비에 반영되지 않습니다.
고객의 요구에는 필수 조건과 희망 조건이 섞여 있으므로 우선순위와 판단자를 정리합니다. 실현이 어려울 때의 대안, 비용과 납기에 미치는 영향을 포함해 발주 전에 인식을 맞춥니다.
지정 색상, 점검구의 방향, 교체 부품의 공통화 등은 개별 설비의 설계에 영향을 줍니다. 고객의 요구를 그대로 나열하지 말고 접속부나 안전 조건과 모순되지 않는지도 확인하십시오. 채택한 요구, 채택하지 않은 요구, 계속 협의 중인 요구를 이력으로 남기면 최종 사양서가 어떤 합의를 반영했는지 알 수 있고, 같은 논의를 되풀이하지 않아도 됩니다.
요구에서 검사와 변경 관리까지
지금까지의 항목은 각 요구를 검증할 수 있는 문장으로 바꿀 때 실무에서 쓸모가 있습니다. P-101의 경우 "충분한 성능"이나 "일반적인 부속품" 대신 운전점과 범위, 그리고 각각을 증명할 자료를 구체적으로 씁니다.
정격점을 유량 20 m³/h, 전양정 30 m로 정했다면 그 조합으로 성능을 대조합니다. 최대 유량과 최대 양정을 따로따로 만족시킨다는 뜻이 아니므로, 같은 운전점의 조건으로 전달하십시오. 여기에 유체 성상, 온도 범위, 흡입 조건, 연속 운전 여부를 더합니다. 이 조건 없이 기종을 정하면 카탈로그상의 능력은 있어도 실제 용도에는 맞지 않을 수 있습니다.
성능 판정에는 시험 방법, 측정 지점, 허용 오차, 적용 규격과 등급 등을 미리 정합니다. 요구 칸에 수치를 쓰는 데서 끝내지 말고, 어떤 조건의 성적서로 확인할지까지 합의하십시오.
그림 5: 치수 요구는 도면과 검사 기록으로 잇는다
플랜지는 외경만으로 적합 여부를 정하지 않고, 볼트 구멍과 접합면 같은 지정도 함께 대조합니다.
치수 확인의 개념도이며, 특정 JIS 플랜지의 치수도가 아닙니다. 사용할 접합면, 치수, 허용 오차, 검사 방법은 프로젝트별 도면에서 지정합니다.
공장 입회 시험에서는 입회할 항목, 통지 기한, 제출할 요령서, 결과 기록 방법을 정합니다. 입회 여부만 정해 두는 것은 검사 계획이 아니므로, 발주 측이 참석하지 못할 때의 처리도 미리 정리하십시오. 현장에서만 확인할 수 있는 조건과 공장에서 확인할 수 있는 조건도 나눕니다. 설치 후의 배관과 전원을 포함한 종합 운전은 설비 단독의 성능 시험과 같은 것이 아닙니다. 이 단계는 에서 다룹니다.
납품 때는 현물의 설비 번호와 형식, 부속품 수량, 도서의 개정판, 검사 성적서를 대조합니다. 미제출 자료나 시정 사항이 있으면 목록에 남기고 담당자와 완료 기한을 정해 처리합니다. 수령 기록에는 확인한 요구 번호와 결과, 근거가 되는 성적서 번호를 남기십시오. 합격 이유를 자료로 알 수 있으면 이후 보전 시 사양 문의나 같은 설비를 추가로 발주할 때도 활용할 수 있습니다.
부적합이 발견되면 수리, 교체, 재검사 같은 조치와 완료를 확인할 담당자를 정합니다. 인도 후까지 미조치 항목이 남는 경우에도 처리 방식을 합의하고 기록합니다.
사양을 변경할 때는 이유, 변경 전후, 영향 범위, 비용, 납기, 판단일을 기록합니다. 이메일로 수치 하나를 전한 것으로 끝내지 말고, 관련된 도면과 목록의 개정까지 끝까지 따라가십시오.
그림 6: 사양 변경의 영향을 네 가지 산출물로 되돌린다
접속 구경을 바꾸는 경우에도 설비 도면만 교체하면 끝나지 않습니다.
변경의 채택 여부를 결정한 뒤 관련 문서를 개정하고, 현재 개정판과 배포처를 추적해 모든 수신자에게 보냅니다. 개정 전 자료를 쓰는 담당자가 남지 않게 하십시오.
사양서, 견적, 합의 목록, 개정 이력이 이어져 있으면 담당자가 바뀌어도 판단을 인계할 수 있습니다.
양식: 요구사항 대장, 편차 리스트, 질문 목록
아래 양식은 지금까지의 요점을 복사해 쓸 수 있는 형태로 정리한 것입니다. 행은 P-101의 가상 예시이며, 열은 회사 문서에 맞게 조정하십시오.
요구사항 대장(발주 측)
| 요구 번호 | 요구 내용 | 사양서 조항 / 개정판 | 공급업체 회신 | 근거 자료 | 상태 |
|---|---|---|---|---|---|
| P-101-01 | 정격점 20 m³/h, 전양정 30 m(같은 운전점) | 개별 사양서 3.1 / Rev. B | 표준으로 대응 | 성능 곡선, 공장 시험 성적서 | 시험 전까지 미결 |
| P-101-07 | 흡입·토출의 상대 플랜지, 개스킷, 볼트: 공급업체 범위 | 개별 사양서 5.2 / Rev. B | 포함(수량·재질 확인 필요) | 품목별 공급 명세 | 문의 발송 |
| P-101-12 | 케이싱 재질은 사양서 지정대로 | 개별 사양서 4.1 / Rev. B | 대안 제안(편차 D-03) | 재료 증명서 | 협의 중 |
편차 리스트(공급업체 측)
| 열 | 기재 내용 |
|---|---|
| 편차 번호 | D-01, D-02, … (개정 시에도 번호 고정) |
| 사양서 문서, 조항, 개정판 | 요구가 적힌 정확한 위치 |
| 원래 요구 | 조항을 인용하거나 요약 |
| 공급업체의 제안 | 대신 공급할 내용 |
| 이유 | 기술적 한계인지 비용상의 선택인지 분명히 기재("당사 표준"만 쓰지 않는다) |
| 영향 | 성능, 비용, 납기, 주변 설비 |
| 발주 측 판단 | 채택 / 원래 요구 유지 / 조건부 채택 / 협의 중 |
| 판단자, 날짜 | 판단한 사람의 이름과 날짜 |
| 반영처 | 견적 사양서 개정판, 발주 조건, 납품 사양서 개정판 |
일본 측 발주자에게 보낼 질문(공급업체 측)
- 이번 문의의 전체 문서 구성(사양서 번호, 개정판, 첨부 자료)을 확인해 주십시오.
- 공통 사양서와 개별 사양서가 충돌하면 어느 문서가 우선합니까?
- 압력은 게이지압입니까, 절대압입니까? 유량은 어느 운전 상태의 값입니까?
- 어떤 값이 가정값이며, 언제 확정됩니까?
- 각 접속부의 상대 플랜지, 개스킷, 볼트, 앵커 볼트는 누가 공급합니까?
- 이 설비에 적용되는 일본 법령은 무엇이며, 우리 쪽 범위에 들어가는 신청과 제출 자료는 무엇입니까?
- 어떤 시험에 입회하실 예정이며, 통지는 언제까지 필요합니까? 참석하지 못할 때는 어떻게 처리합니까?
- 제출 도서 목록(기한, 형식, 부수, 승인이 필요한 문서)을 확인해 주십시오.
- 당사의 편차 리스트에 대해 어떤 방법으로, 언제까지 회신해 주시겠습니까?
발행 전 체크리스트(발주 측)
- 모든 수치를 계산서와 설비 목록에 대조했고, 단위와 기준을 정의했다
- 설비 번호, 대수, 예비기 방침, 전원 조건을 확인했다
- 접속부를 배관·전기·건축 도면에 대조했다
- 가정값을 표시했고 확정 기한을 정했다
- 필요한 부속품을 수량과 범위까지 이름으로 적었으며, "표준품 일체" 같은 표현이 없다
- 참조하는 규격과 도면을 번호와 개정판까지 목록으로 만들었다
- 법령 요구와 계약으로 채택한 규격을 나누어 적었다
- 주요 요구마다 합격 확인 방법(시험, 요령서, 기록)을 정했다
- 과거 트러블과 고객 요구를 조항에 대응시켰다
- 다른 설비의 양식에서 가져온 불필요한 조항을 삭제했다
이 글이 그대로 적용되지 않는 경우
- 명칭과 순서는 회사마다 다릅니다. kobai shiyosho 대신 konyu shiyosho라고 부르는 회사도 있고, 이후 문서의 이름과 시기도 회사와 업종에 따라 다릅니다. 계약서의 문서 목록을 따르십시오.
- 작성 담당도 다릅니다. 설계가 쓰고 구매가 발송하는 분담은 흔하지만 일반 규칙은 아닙니다.
- 공공공사의 사양서는 예시일 뿐입니다. 국토교통성의 공통 사양서는 공공공사에 적용되며, 민간 계약은 계약서에 명시한 경우에만 이를 따릅니다.
- 법령은 설비와 설치 장소에 따라 다릅니다. 위에서 든 일본 법령은 일본에 설치하는 설비의 예입니다. 한국에 설치하는 설비는 한국 법령(산업안전보건법, 고압가스 안전관리법 등)의 해당 여부를 따로 판정해야 하며, 적용 여부와 신청 담당은 프로젝트마다 인허가 책임자와 확인하십시오. 이 글은 한국 법령의 적용 여부를 판정하지 않습니다.
- KS는 JIS와 같다고 단정하지 마십시오. KS에는 JIS를 바탕으로 한 규격이 많지만, 규격 번호·판·치수·시험 조건이 같은지는 규격별로 확인해야 합니다. 사양서에는 어느 규격 기준인지 번호와 판까지 적으십시오.
- 사양서가 계약의 전부는 아닙니다. 일본에서는 거래적정화법(일본 하청법을 개정해 2026년 1월 1일 시행)이 거래 내용과 당사자의 자본금 또는 종업원 수 기준으로 대상을 정합니다. 대상 거래에서 발주자에게는 발주 내용을 명시하고 기록을 남길 의무가 별도로 있어, 구매 사양서만으로 모든 항목을 충족하지는 않습니다. 한국의 하도급 거래에도 서면 발급 의무 등을 정한 하도급법이 별도로 있으므로, 해당 거래라면 법무 담당과 확인하십시오.
자주 묻는 질문(FAQ)
구매 사양서와 견적 사양서 중 무엇을 먼저 만듭니까?
보통은 구매 사양서가 먼저입니다. 발주 측이 요구를 먼저 제시하고, 공급업체가 선정한 내용을 견적 사양서로 회신합니다. 검토 초기에 비공식 기술 상담을 먼저 진행하더라도, 발주 조건은 문서로 정리해 합의하십시오.
양식을 그대로 써도 됩니까?
그대로는 안 됩니다. 양식은 확인 항목의 출발점으로 쓰고, 대상 설비와 이번 운전 조건에 맞추십시오. 해당하지 않는 조항이나 오래된 도면이 남아 있으면 오해를 부르므로 최신 개정판과 각 조항의 적용 범위를 점검합니다.
공급업체 표준으로 바꾸면 가격이 내려갑니까?
비용이나 납기가 개선되는 경우도 있지만, 요구를 만족하는지가 먼저입니다. 성능, 재질, 공급 범위, 검사에 미치는 영향을 제시하고 발주 측의 합의를 얻은 뒤 견적 조건에 반영하십시오.
편차를 제출하면 변경이 승인된 것입니까?
아닙니다. 편차 제출은 차이를 제시하는 것일 뿐입니다. 채택 여부, 조건, 판단자, 날짜를 기록하고, 합의한 내용을 사양서와 발주 조건에 반영하십시오.
납품 사양서를 확인하면 구매 사양서 관리는 끝납니까?
끝나지 않습니다. 요구는 도면 확인, 제작, 검사, 납품까지 이어서 관리합니다. 최종 합의가 현물과 완성 도서에 일치할 때까지 미결 사항과 변경 이력을 추적할 수 있게 두십시오.
출처
- 공통·특기 사양, 발주자 승인 대상 도서(shodaku tosho), 도서 불일치, 검사와 납품물: 일본 국토교통성(MLIT) 「기계공사 공통 사양서(안)」 2026년 3월(일본어)
- 대상 거래의 발주 내용 명시·기록 의무: 일본 공정취인위원회(JFTC) 「거래적정화법 시행에 즈음하여 사업자가 유의할 사항」(일본어), JFTC 리플릿 「2026년 1월부터 하청법은 거래적정화법으로」(일본어)
- 개정법의 시행일: JFTC 보도자료, 2025년 5월 16일(영어)
- 설비 구분별 안전 요구: 노동안전위생법(e-Gov, 일본어), 보일러 및 압력용기 안전 규칙(e-Gov, 일본어)
- 시설·취급에 따른 적용 확인: 고압가스보안법(e-Gov, 일본어), 전기사업법(e-Gov, 일본어)
일본어 원문 기사이 가이드는 일본 독자를 위해 쓴 MONOSCOPE 기사를 바탕으로 했습니다: 購買仕様書とは？書く項目と記載例・見積仕様書との違い、受注側と発注側の確認点
편집자 소개
MONOSCOPE 편집자FOUNDER & EDITOR플랜트 설비 제조사와 플랜트 엔지니어링 회사에서 약 10년간 설비 제안, 설계, 시운전을 맡은 뒤 디지털 마케팅으로 옮겼습니다. 현재는 B2B 제조기업의 웹 컨설턴트로서 기업이 제품과 기술을 알기 쉽게 설명하도록 돕고 있습니다. 일본 국가자격인 에너지관리사(Energy Manager)와 제3종 전기주임기술자를 보유하고 있습니다.
2017년부터 엔지니어링 블로그를 운영해 500편 이상의 글을 썼고, 구독자 약 2만 명의 일본어 YouTube 채널을 운영합니다. 모든 가이드는 일본 생산 현장의 시각으로 쓰고, 인용한 규격과 대조해 검증합니다.
