Satın Alma Şartnamesi: Maddeler, Kontroller, Şablon

Japon bir EPC yüklenicisinden teklif isteği (RFQ) geldi. Ekte 40 sayfalık, 購買仕様書 diye adlandırılmış (kobai shiyosho) bir doküman, kendi revizyon numarası olan bir ortak şartname ve bir referans çizim listesi var. Ya da Sakarya veya Kocaeli çevresindeki Japon sermayeli bir tesiste çalışıyorsunuz ve genel merkez, şirket şablonuyla yerel pompa tedarikçilerine bir şartname hazırlamanızı istiyor. İki durumda da belgenin ne işe yaradığını ve her tarafın neleri kontrol etmesi gerektiğini bilmeniz gerekir.

Satın alma şartnamesi (kobai shiyosho, bazen konyu shiyosho da denir), alıcının ekipmandan beklediklerini ve ekipmanın neleri kapsayacağını yazdığı belgedir: performans, yapı, tedarik kapsamı, muayene ve tedarikçinin sunacağı dokümanlar. Tedarikçiler teklifini bu belgeye göre verir, sipariş sonrasında ise tasarım ve imalat bu belgeye dayanır. İyi bir şartname, alıcıya yalnızca model seçtirmez. Teklifleri aynı koşullarda karşılaştırmayı ve teslimatta ekipmanın kabul edilip edilmeyeceğine karar vermeyi de sağlar.

Bu rehber, belgenin amacını, içermesi gereken maddeleri ve iki tarafın yapacağı kontrolleri kurgusal bir sirkülasyon pompası olan P-101 üzerinden anlatır. Sonunda bir gereksinim kayıt listesi, bir sapma listesi formatı ve Japon tarafına gönderebileceğiniz sorular yer alır.

İçindekiler

1. Satın Alma Şartnamesi (Kobai Shiyosho) Nedir?
2. Satın Alma Şartnamesi Ne İşe Yarar?
3. Şartnameye Neler Yazılır: Kontrol Tablosu
4. Satın Alma Şartnamesini Aldığınızda (Tedarikçi Tarafı)
5. Satın Alma Şartnamesini Yazarken (Alıcı Tarafı)
6. Gereksinimden Muayeneye ve Değişiklik Yönetimine
7. Şablonlar: Gereksinim Kaydı, Sapma Listesi ve Sorular
8. Bu Rehberin Geçerli Olmadığı Durumlar
9. SSS
10. Kaynaklar

Satın Alma Şartnamesi (Kobai Shiyosho) Nedir?

Satın alma şartnamesi, debi, sıcaklık ve basınç gibi temel koşulların ötesinde ekipmanın nasıl kullanılacağını da anlatır. Malzeme, uygulanacak standartlar, montaj ortamı, boya, yalıtım, aksesuarlar, yedek parçalar, muayene ve garanti eklendiğinde tedarikçinin kendi teknik kararını verebileceği zemin oluşur.

"Soğutma suyu için bir pompa" talebi yeterli değildir. Gerekli debi, basma yüksekliği, sıvı sıcaklığı, elektrik beslemesi ve bağlantı ölçüleri belli olmaz. Alıcı hizmet ve çalışma koşullarını sayılar ve çizimlerle verdiğinde tedarikçi bir model ve gereken aksesuarları seçebilir.

Birçok Japon şirkette şartnameyi tasarım bölümü yazar, satın alma bölümü de teklif isteğiyle birlikte gönderir. Bu iş bölümü kuruma göre değişir. İşletme, bakım, kalite ve güvenlik birimleri de belge çıkmadan önce kendi gereksinimlerini ekler.

Birçok ekipman için ortak olan gereksinimler çoğunlukla bir ortak şartnamede (kyotsu shiyosho), her kalem için olan koşullar ise bir ekipmana özel şartnamede (kobetsu shiyosho) toplanır. Ana belge, atıf yapılan her çizimi ve standardı numarası ve revizyonuyla listelemelidir. Böylece tedarikçi hangi dokümanları okumakla yükümlü olduğunu tam olarak bilir. Japonya Arazi, Altyapı, Ulaştırma ve Turizm Bakanlığı (MLIT) makine işleri ortak şartnamesinde aynı mantığı kullanır ve ortak gereksinimleri, projeye özel gereksinimleri ve sözleşme çizimlerini ayırır. Kamu işi şartnameleri özel sözleşmelere kendiliğinden uygulanmaz. Sözleşmenin bunları açıkça benimsemesi gerekir.

Tedarikçi bir gereksinimi yazıldığı gibi karşılayamıyorsa kalemi, gerekçesini ve alternatifini bildirir. Bu istisnalar sapma listesine (deviation list; Japonya'da bazen debikura denir) girer. Böylece şartnameden her ayrılma, sipariş verilmeden önce görünür hâle gelir.

Satın Alma, Teklif ve Teslimat Şartnamesi

Satın alma şartnamesi alıcının gereksinimidir. Teklif şartnamesi (mitsumori shiyosho) ise tedarikçinin önerisidir ve teklif ettiği ekipmanın özelliklerini içerir. Teklif fiyatı ve ticari koşulları gösterir. Teklif şartnamesi, bu fiyata tedarikçinin ne vereceğini açıklar.

Siparişten sonra teslimat şartnamesi (nonyu shiyosho) ve onay çizimleri (shonin-zu) ölçüleri, bağlantı noktalarını ve yapıyı kesinleştirir. Gerekli onaylar alındıktan sonra imalat, muayene ve teslimat başlar. Doküman adları ve sunum zamanlaması şirketten şirkete değişir. Bu yüzden doküman sunum listesinde hangi dokümanın hangi onay aşamasında teslim edileceği yazılmalıdır.

Şekil 1: Tek Bir Gereksinimin Üç Şartnamedeki Yolu

P-101 pompasında çalışma noktası, tedarik kapsamı ve bağlantı noktaları, şartname üzerinde mutabakat sağlanana kadar her aşamada ayrı ayrı kontrol edilir.

20 m³/h ve 30 m, dokümanların birbiriyle nasıl çapraz kontrol edildiğini göstermek için varsayılan değerlerdir. Takvim ayrıntıları ve imalata başlama koşulları, her projenin sözleşmesi ve onay prosedürüyle belirlenir.

Her tedarikçiye aynı satın alma şartnamesini göndermek, tüm tekliflerin aynı temelde verildiği anlamına gelmez. Her tedarikçinin standart kapsamını ve hariç tuttuklarını okuyun. Karşılaştırırken üç şeyi ayrı tutun: sizin istediğiniz, onların önerdiği ve sonunda mutabık kalınan.

Satın Alma Şartnamesi Ne İşe Yarar?

Satın alma şartnamesi ekipman gereksinimlerini sonraki her aşamaya taşır. Teklif, tasarım, imalat, işletme ve bakım aynı gereksinimlerle çalışır. Beş iş görür.

Teklifleri Aynı Zeminde Karşılaştırmak

Birkaç tedarikçiden teklif aldığınızda, karşılaştırdığınız koşulların aynı olması gerekir. Gerekli enstrümanlar veya testler ayrı kalem olarak teklif edilmişse, düşük görünen ana fiyat toplamda daha pahalıya gelebilir.

Her tedarikçiye aynı revizyondaki şartnameyi gönderin ve tüm gerekli kapsamı içeren bir teklif isteyin. Önce teknik uygunluğu kontrol edin. Sonra aksesuarları, nakliyeyi, müşteri gözetiminde (witness) testleri ve montaj gözetimi gibi giderleri aynı sütunlarda kalem kalem karşılaştırın.

Şekil 2: Ana Fiyatı Değil, Aynı Kapsamı Karşılaştırın

Gereksinimleri karşılamak için gerekli maliyetler eklendiğinde sıralama tersine dönebilir.

Kurgusal örnek, vergi hariç	Tedarikçi A	Tedarikçi B
Ana ekipman	¥900.000	¥1.000.000
Gerekli aksesuarlar (ek)	¥150.000	Ana fiyata dahil
Sahaya teslimat	¥50.000	¥50.000
Aynı kapsam için toplam	¥1.100.000	¥1.050.000

Piyasa fiyatı veya gerçek ürün değildir. İşletme maliyeti, performans, referanslar, servis desteği ve teslim süresi toplamdan ayrı değerlendirilir.

Karşılaştırmanın ortasında bir koşulu değiştirirseniz, değişikliği tüm teklif verenlere aynı biçimde iletin. Yeni koşulu yalnızca bir tedarikçi teklif etmişse, ek maliyetin neyi karşıladığını da karşılaştırılan fiyatların hangi varsayıma dayandığını da kimse bilemez. Teknik kapsamı eşitleme işini fiyat pazarlığından ayrı yürütün.

Ekipmanlar Arası Standardizasyon

Bir tesis, birçok tedarikçinin ekipmanını boru ve kablolarla birbirine bağlar. Bağlantı standartları ve işletme yöntemleri üniteden üniteye farklıysa, saha bağlantısı, işletme ve bakım ek iş çıkarır.

Boya sistemi, enstrüman sinyalleri ve yedek parça politikası gibi maddeleri standartlaştırmak tüm tesisin yönetimini kolaylaştırır. Bu, her üniteyi aynı yağa veya malzemeye zorlamak anlamına gelmez. Her ünite kendi gerektirdiği performansı sağlamalı ve üreticisinin izin verdiği sınırlar içinde kalmalıdır.

Standartlaştırmak istediğiniz maddeleri, modele göre seçilecek maddelerden ayırdığınızda gereksinimler daha kolay izlenir. Yalnızca "şirket standardımıza göre" yazmak yerine standardın kendisini gönderin ki tedarikçi onu okuyabilsin.

Geçmiş Sorunlardan Alınan Derslerin Şartnameye Yansıması

Geçmiş arızaları ve atlanan kalemleri gereksinime çevirmek, aynı sorunların tekrarını azaltır. Örneğin bir yedek parça bir zaman dışarı çıkarılamadıysa, bu deneyim bir muayene açıklığı, söküm mesafesi ve ünitenin çevresinde çalışma alanı gereksinimine dönüşür.

"Bakıma uygun tasarlansın" gibi bir cümle, tedarikçiye tasarımda dayanacak somut bir şey vermez. Neyin, nereden ve hangi yönde sökülmesi gerektiğini yazın ve aynı noktayı çizim incelemesi kontrol listesine de taşıyın.

Gereksinimi ne kadar erken bildirirseniz, imalattan sonra yeniden işleme riskini o kadar azaltırsınız. Yine de bir çözümün gerektirdiği malzeme, tasarım değişikliği ve muayene bir maliyet olarak teklif edilir. Erken sordunuz diye tedarikçinin bunu ücretsiz yapacağını varsaymayın.

Kapsam ve Sorumlulukları Belirlemek (Shosho)

Shosho, yani sorumluluk kapsamı, her kalemi kimin tasarlayacağını, imal edeceğini, tedarik edeceğini ve kuracağını belirleyen sorumluluk dağılımıdır. Ekipmanın kendisi, borulama, kablolama, temel ve aksesuarlar için bağlantı noktalarını tanımladığınızda, mükerrer siparişleri ve eksik kalemleri yakalamak çok kolaylaşır.

Pompa için emme ve basma flanşı yüzeylerini, motor klemens kutusunu ve taban şasesi ile temel arasındaki sınırı ayrı maddeler olarak yazın. Küçük kalemlerin de sorumlusunu belirleyin: karşı flanşlar, contalar, cıvatalar ve ankraj cıvataları.

Şekil 3: P-101'in Sorumluluk Kapsamını Her Bağlantı Noktasında Ayırın

Borulama, elektrik ve temel ayrı arayüzlerdir. Ekipmanın çevresine bir kutu çizmek, aksesuarları kimin sağlayacağını belirlemez.

Pompanın, motorun ve taban şasesinin tedarikçi kapsamında olduğu bir örnektir. Noktalı çizgiler her arayüzde sorumluluk sınırını gösterir. Karşı flanşlar, bağlantı elemanları, kablolama ve temeller tedarik kapsamı tablosunda mutabık kalınır.

İki parçanın bir arayüzde uyup uymadığı, nominal ölçü ve basınç sınıfından fazlasına bağlıdır. Conta yüzeyi ve cıvata deliği düzeni de önemlidir. Türkiye'deki tesislerde flanşlar sıklıkla EN 1092-1 ile belirtilir. JIS 10K gibi bir sınıfı PN 10 ile aynı saymayın. Delik düzenini ve conta yüzeyini çizim üzerinde teyit edin. Toplantıda kararlaştırılan her sorumluluk dağılımını kapsam tablosuna veya çizimlere de işleyin. Bir kalemi yalnızca bir tarafın sorumluluk listesinde bırakmayın. Her sınırın iki yanındaki kişiler aynı noktayı görebilmelidir.

Yanlış Anlamaları Önlemek

Alıcı bir kalemi standart aksesuar olarak görürken tedarikçi onu opsiyon sayabilir. Gerekli her kalemi şartnamede özel adıyla yazın ve teklifin tedarik kapsamının onu içerip içermediğini kalem kalem kontrol edin.

"Standart kalemler, komple" veya "gerekli her şey dahil" gibi ifadeler farklı kişiler için farklı anlama gelir, çünkü her tarafın standart anlayışı kendine aittir. Adedi, modeli, neye bağlandığını ve saha işini kimin yapacağını yazarsanız, eksik kalemleri ve eklenen koşulları sipariş öncesinde ayıklayabilirsiniz.

Aynı gereksinimi birkaç belgeye kopyalamak, güncelleme hatalarına da davetiye çıkarır. Ekipman numaralarını ve gereksinim numaralarını tutarlı kullanın. Böylece her gereksinimi şartname, kapsam tablosu, çizimler ve soru yanıtları boyunca izleyebilirsiniz.

Örneğin P-101-07 gereksinim numarasını tek bir kaleme verin: karşı flanşların tedarik kapsamı. Aynı numarayı tedarikçinin yanıtına, sapma kararına ve nihai çizimdeki ilgili alana yazarsanız mutabakata giden yol izlenebilir. Yanıt "dahil" olsa bile adedi, malzemeyi ve hangi bağlantı elemanlarının kapsandığını teyit edin. Yanıt sütunu ile kalem kalem teklif birbirini tutmuyorsa, sipariş koşullarını kesinleştirmeden önce hangisinin geçerli olduğunu netleştirin.

Şartnameye Neler Yazılır: Kontrol Tablosu

Hangi maddeleri yazacağınız, ekipmana ve kullanım biçimine bağlıdır. Aşağıdaki kategorilerden başlayın ve her gereksinimin karşılandığını hangi doküman veya testin göstereceğine de aynı anda karar verin. Bu, şartname yayımlandıktan sonraki soruları azaltır.

Şekil 4: Her Gereksinimi, Kontrol Edeceğiniz Kanıtla Eşleştirin

Ne yazılacağını, uygunluğa karar verirken neye bakılacağının yanında gösteren bir kontrol tablosu.

Kategori	Ne yazılır	Kontrol edilecek kanıt (örnekler)
Kapsam ve sorumluluklar	Ekipman numarası, adet, aksesuarlar, saha işleri ve sınırlar	Tedarik kapsamı tablosu, arayüz çizimi
Tasarım ve çalışma koşulları	Akışkan, sıcaklık, basınç, debi, ortam, elektrik beslemesi	Veri föyü (datasheet), performans eğrisi
Mevzuat ve standartlar	Neye uygulandığı, standart numarası ve baskısı, başvuruları kimin yapacağı	Uygulanabilirlik listesi, sunum planı
Malzeme ve yapı	Islak parçalar, birleşimler, et kalınlığı, korozyon payı	Malzeme sertifikaları, yapı çizimi
Aksesuarlar ve yedek parçalar	Kalem adı, kullanım amacı, adet, tedarik zamanı	Kalem kalem tedarik listesi
Boya ve yalıtım	Boya sistemi, renk, yalıtım malzemesi, kalınlık, kapsam	Prosedür, uygulama kayıtları
Muayene ve test	Kalemler, yöntemler, kabul kriterleri, witness, kayıtlar	Muayene prosedürü, test raporları
Sunulacak dokümanlar	Tür, son tarih, format, kopya sayısı, onay kategorisi	Doküman listesi, sunum kaydı
Teslimat ve destek	Ambalaj, nakliye, montaj, devreye alma desteği, garanti	Planlar, sözleşme koşulları

Her projeye uyarlanacak örneklerdir. Başka bir ünitenin şablonundan gereksiz muayeneleri veya standartları olduğu gibi kopyalamayın.

Sıcaklık ve basınç için normal çalışma, maksimum ve minimum ile tasarım koşullarını ayrı değerler olarak verin. Basıncın etkin (gauge) mı mutlak mı olduğunu, sıcaklığın ortam mı proses akışkanı mı olduğunu ve debinin hangi çalışma durumuna ait olduğunu yazın. Bu tanımlar seçim esasını netleştirir.

Akışkanın adı yeterli değildir. Konsantrasyon, yoğunluk, viskozite, katı veya diğer bileşenler ve aşındırıcılık model seçimini etkiler. Su için tasarlanmış ekipman başka bir sıvıyı basacaksa malzemeyi, gereken gücü ve salmastra ile yatakların uygunluğunu ayrı sorular olarak inceleyin.

Japonya'ya kurulacak ekipmanda, ekipmanın türüne göre Japon mevzuatı devreye girebilir: örneğin Japonya İş Güvenliği ve Sağlığı Kanunu ile Kazan ve Basınçlı Kap Güvenliği Yönetmeliği, Yüksek Basınçlı Gaz Güvenliği Kanunu ve Elektrik İşletmeciliği Kanunu. Ekipmanın ve tesisin nasıl sınıflandığını belirleyin, her başvuruyu, muayeneyi ve gerekli dokümanı sorumlu tarafa atayın ve sonucu şartnameye kaydedin.

Ekipman Türkiye'ye kurulacaksa aynı mantık Türk mevzuatı için de geçerlidir. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ekipman türüne göre ilgili yönetmelikler (örneğin makine emniyeti, basınçlı ekipman, elektrik) devreye girer. Hangisinin uygulandığını, uygunluk beyanı veya işareti gerekip gerekmediğini ve bunları kimin sağlayacağını şartnameye yazın. Bu bir hukuki görüş değildir. Kapsamı projenizin sorumlu uzmanlarıyla netleştirin.

Mevzuat gereksinimlerini, sözleşmenin benimsediği standartlardan (JIS veya diğerleri) ayrı tutun. "Tüm geçerli yasa ve standartlara uygun" ifadesiyle yetinmeyin. Her birini neye uygulandığı, baskısı ve kontrol edilecek noktalarıyla listeleyin. Bir standardın TSE karşılığı varsa (örneğin pompa test standartları için), JIS veya ISO ile birebir aynı olmayabilir. Hangi numaranın ve baskının geçerli olduğunu tedarikçiyle teyit edin.

Yedek parçaları yalnızca "bir yıllık" diye yazarsanız çalışma saatleri ve değişim aralıkları tanımsız kalır. Devreye alma yedeklerini, rutin değişim parçalarını ve arıza için kritik yedekleri ayırın. Her birini kalem adı, adet, saklama koşulları ve teslim zamanı üzerinden kontrol edin.

Ortak şartname ile ekipmana özel şartname çeliştiğinde hangi belgenin geçerli olduğunu da yazın. MLIT'in yayımlanmış şartnamesi bir öncelik sırası ve tutarsızlıkları kontrol etme prosedürü tanımlar. Kendi belge hiyerarşinizi yazmak özel projelerde de işe yarar. Ekipmanın nasıl bağlandığını ve nasıl kontrol edildiğini gösteren referans çizimleri ekleyin ve amaca uygun çizimi kullanın. Böylece boru sınırları ve sinyaller yanlış okunmaz.

Satın Alma Şartnamesini Aldığınızda (Tedarikçi Tarafı)

Tedarikçi olarak gereksinimleri kendi ürünlerinize ve imalat kabiliyetinize karşı kontrol edersiniz. Teknik uygunluğu, fiyata etkiyi, teslim süresini ve teslim edilecekleri ayrı sorular olarak inceleyin. Böylece yanıtınızda bir şey atlama olasılığı azalır.

Ekipmanınıza Uygulananı Bulun

Önce setin eksiksiz olduğunu doğrulayın: şartname ve tüm ekleri. Ortak şartname tek başına ünitenizin sıcaklıklarını veya adetlerini vermeyebilir. Bu yüzden doküman numaralarını, revizyonları, sayfa sayılarını ve ek listesini kontrol edin.

Sonra her maddeyi uygulanır, uygulanmaz veya soru aşamasında diye işaretleyin. Tüm tesis için yazılmış bir ortak şartname, ekipmanınıza uymayan maddeler içerecektir. Bunları boş bırakmayın ve uygulanmaz olarak işaretlerken nedenini yazın.

Kararı yalnızca satış sorumlusuna bırakmayın. Gereksinimleri tasarım, imalat, muayene ve servise yönlendirin. Malzeme sertifikaları, witness testleri ve saha desteği için sorumlu bölümün nasıl yapılacağını ve kaç saat süreceğini teyit etmesi gerekir.

Alıcının takvimi sizin standart takviminizden farklıysa, onay beklemenin imalatı nasıl etkileyeceğini kontrol edin. Gereken girdi verilerini ve yanıt süresini erken isteyin. Böylece teklifinizin dayandığı varsayımları açıkça yazabilirsiniz. Japon alıcıların teklif aşamasını nasıl yürüttüğü için bkz.

Neyi Karşılayabileceğinize Karar Verin

Uygulanan her gereksinim için yanıtınızı sınıflandırın: standart olarak karşılanır, ek maliyetle karşılanır, alternatif önerilir veya karşılanamaz. Performansı karşılamak bir kontroldür. Belirtilen malzemelerle ve muayene yöntemleriyle imalat yapabilmek ise başka bir kontroldür.

Bir gereksinimi karşılamak maliyet veya teslim süresi ekliyorsa bunu teklifte gösterin. Gereksinimin amacına hizmet eden farklı bir tasarım veya farklı bir test önerirseniz, neden eşdeğer saydığınızı ve hangi farkların kaldığını açıklayın.

Her madde yazıldığı gibi karşılanmak zorunda değildir. Yeter ki her fark belirtilsin ve üzerinde mutabık kalınsın. Yapmamanız gereken, alıcının sapmayı kabul edeceğini varsayarak bir gereksinimi sessizce dışarıda bırakmaktır. Mevzuat ve güvenlik gereksinimleri, indirim karşılığında pazarlık konusu değildir. Ya bunları karşılayan bir konfigürasyon sunun ya da işi alıp alamayacağınıza karar verin.

Alıcı standart şartnamenizde bir değişikliği kabul ederse, hem teklif şartnamesini hem sapma listesini güncelleyin. Yalnızca fiyatı revize edip teknik yanıtı olduğu gibi bırakırsanız, iki taraf sipariş anında yine farklı şeyler anlamış olur.

Sapmaları Listeleyin ve Alıcıyla Çözün

Her sapma için madde numarasını ve gereksinimi belirtin, sonra karşılayamama nedeninizi ve yerine ne önerdiğinizi yazın. Alıcının karar verebilmesi için performansa, maliyete, teslim süresine ve çevre ekipmana etkisini de ekleyin.

"Bizim standardımız olduğu için" yanıtı, sınırın teknik mi yoksa maliyet tercihi mi olduğunu alıcıya söylemez. Standardınızın dışında yapıp yapamayacağınızı, hangi koşullarla yapacağınızı ve alternatifin nasıl farklılaştığını ayrı ayrı açıklayın.

Yanıt sütununa bir durum yazın (kabul edildi, orijinal gereksinim geçerli, şartlı kabul, görüşülüyor), kimin ne zaman karar verdiğiyle birlikte. Listeyi sunmak, sapmaların onaylanmış olması demek değildir. Açık her kaleme bir sorumlu ve karar tarihi verin. Her mutabakatı teklif şartnamesine, sipariş koşullarına ve teslimat dokümanlarına işleyin ki hiçbiri listeyle çelişmesin.

Satın Alma Şartnamesini Yazarken (Alıcı Tarafı)

Alıcı olarak her gereksinimin doğru olduğunu, tedarikçinin anlayacağını ve doğrulanabileceğini kontrol edersiniz. Şartnameyi yalnızca tasarımcıya bırakmayın. Belge yayımlanmadan boşlukları bulmak için işletmeyi, bakımı ve satın almayı da sürece katın.

Sayıları ve Arayüzleri Kontrol Edin

Debi, sıcaklık, basınç ve benzeri değerleri arkasındaki hesap föyleri ve ekipman listesiyle karşılaştırın. Birim veya esas farklıysa aynı sayı başka bir anlama gelir. Bu yüzden kopyaladığınız rakamları değil, tanımları da eşleştirin.

Ekipman numaraları, adetler, yedek ekipman yaklaşımı ve elektrik besleme koşulları tüm tesis tasarımını şekillendirir. Bir pompa ile iki pompayı karıştırırsanız yalnızca fiyatı değil, yerleşimi, borulamayı, kontrolleri ve bakım sırasında tesisin nasıl çalışacağını da değiştirirsiniz.

Arayüzlerde çizimlerdeki koordinatları ve yönlendirmeyi (orientation), bağlantı ölçülerini, basınç sınıflarını ve temel konumlarını ilgili tüm taraflarla kontrol edin. Tedarikçinin ekipman çizimlerini boru, elektrik ve inşaat çizimleriyle ilişkilendirin ki bir taraf diğerinden daha güncel olmasın.

Bir değer henüz kesin değilse geçici olarak işaretleyin ve kesinleşeceği tarihi yazın. O tarihe kadar seçimin veya imalatın ne kadar ilerleyebileceğine ve bir değişikliğin neleri etkileyeceğine karar verin. Bu, geçici bir değerin kesinmiş gibi ele alınmasını önler.

Çıkarılan Dersleri Aktarın

Şablonlar yılların deneyimini taşır, ama en son sorunları her zaman içermez. İşletme kayıtlarına ve arıza raporlarına bakın ve aynı nedenin bu hizmette de ortaya çıkıp çıkamayacağını sorun.

Çözümü yalnızca belirti cinsinden değil, neden ve gereken işlev cinsinden yazın. Örneğin bir yerde su birikmişse yalnızca "su birikmemelidir" yazmayın. Drenaj yolunu ve nasıl muayene edileceğini belirtin.

Diğer modellerden gelen her çözümü eklemek, gerekmeyen yapıları ve testleri de içeri alabilir. Her birinin bu akışkana, ortama ve işletme yöntemine neden uyduğunu kaydedin ve hem bakımın hem tedarikçinin bunun anlamlı olduğunu teyit etmesini sağlayın.

Önemli gereksinimler için olay numarasını ve gereksinimin neden var olduğunu şirket içi kayıtlarınızla ilişkilendirin. Şirket dışına çıkamayacak bilgiler özetlenebilir. Tedarikçinin ihtiyacı olan şey, tasarım koşulları ve uygunluğun nasıl kontrol edileceğidir.

Son Müşterinin Gereksinimlerini Ekleyin

Kendi müşterinizin (örneğin tesis sahibinin) bir talebini kabul ettiğinizde, onu gereksinim listesinden satın alma şartnamesindeki bir maddeye kadar izleyin. Yalnızca toplantı tutanağında kayıtlı bir talep, tedarikçiye iletilmedikçe ekipmana ulaşmaz.

Müşteri talepleri zorunlu ve tercih edilen maddeleri karıştırır. Bu yüzden onları öncelik sırasına koyun ve kimin karar vereceğini belirtin. Bir talebin karşılanması zor çıkarsa alternatifler ve maliyet ile teslim süresine etkisi üzerinde sipariş öncesinde mutabık kalın.

Belirli bir renk, muayene açıklığının yönü veya ortak yedek parçalar, tek tek ünitenin tasarımını etkiler. Müşterinin taleplerini yalnızca listelemeyin. Arayüzlerle veya güvenlik gereksinimleriyle çelişmediklerini de kontrol edin. Hangi taleplerin kabul edildiğini, hangilerinin edilmediğini ve hangilerinin hâlâ açık olduğunu kaydedin. Böylece nihai şartnamenin hangi mutabakatları yansıttığı bellidir ve kimse aynı tartışmayı yeniden açmak zorunda kalmaz.

Gereksinimden Muayeneye ve Değişiklik Yönetimine

Yukarıdakilerin hepsi, her gereksinim doğrulanabilecek biçimde yazıldığında işe yarar. P-101 için bu, "yeterli performans" ve "standart aksesuarlar" ifadelerini bir çalışma noktasıyla, bir kapsamla ve her birini kanıtlayacak dokümanla değiştirmek demektir.

Anma noktası 30 m toplam basma yüksekliğinde 20 m³/h ise performans bu kombinasyonda kontrol edilir. Bu, maksimum debiyi ve maksimum basma yüksekliğini ayrı ayrı karşılamak anlamına gelmez. İkisini tek çalışma noktasının koşulları olarak yazın. Akışkan özelliklerini, sıcaklık aralığını, emme koşullarını ve pompanın sürekli çalışıp çalışmadığını ekleyin. Bu koşullar olmadan model seçerseniz, kataloğa göre kapasitesi olsa da gerçek hizmete uymayabilir.

Performans kabulü için test yöntemi, ölçülecek noktalar, toleranslar ve uygulanacak standart ile sınıfı önceden kararlaştırın. Gereksinim sütununa bir sayı yazmak yeterli değildir. Hangi test raporunun hangi koşullarda bunu doğrulayacağı üzerinde de mutabık kalın.

Şekil 5: Ölçü Gereksinimlerini Çizimlere ve Muayene Kayıtlarına Bağlayın

Bir flanş yalnızca dış çapla kabul edilmez. Delikleri ve conta yüzeyini de belirtildiği gibi kontrol edin.

Ölçü kontrollerinin kavramsal bir şemasıdır. Belirli bir JIS flanşının ölçüleri değildir. Conta yüzeyini, ölçüleri, toleransları ve muayene yöntemini her projenin çizimlerinde belirtin.

Fabrikada witness test için hangi kalemlerin izleneceğini, bildirim süresini, sunulacak prosedürü ve sonuçların nasıl kaydedileceğini kararlaştırın. Witness var mı yok mu sorusunun cevabı bir muayene planı değildir. Alıcı katılamazsa ne olacağına önceden karar verin. Yalnızca sahada kontrol edilebilen koşulları, fabrikada kontrol edilenlerden ayrı tutun. Saha borulaması ve elektriğiyle yapılan entegre çalıştırma, ünitenin tek başına performans testiyle aynı şey değildir. Bu adımı FAT ve SAT kontrol listesi kapsar.

Teslimatta fiili ünitedeki ekipman numarasını ve modeli, aksesuar adetlerini, doküman revizyonlarını ve test raporlarını kontrol edin. Eksik dokümanları veya açık düzeltmeleri bir sorumlu ve tamamlanma tarihiyle kaydedin. Kabul kaydına kontrol edilen her gereksinim numarasını, sonucu ve bunu kanıtlayan test raporunun numarasını yazın. Kabul gerekçesi izlenebilir olduğunda kayıt, sonraki bakım sorularında ve aynı ünitenin yeniden sipariş edilmesinde işinize yarar.

Bir uygunsuzluk bulursanız bertarafını (onarım, değiştirme, yeniden muayene) ve kapanışı kimin onaylayacağını belirleyin. Teslimden sonra açık bir kalem kalacaksa, nasıl ele alınacağı üzerinde mutabık kalın ve bunu da kaydedin.

Şartnamedeki her değişiklik için nedeni, öncesi ve sonrasını, neleri etkilediğini, maliyeti, teslim süresini ve karar tarihini kaydedin. E-postayla yeni bir sayı göndermek işi bitirmez. Etkilediği her çizimi ve listeyi takip edin.

Şekil 6: Bir Şartname Değişikliğini Dört Çıktıya Kadar İzleyin

Bağlantı ölçüsü değişikliği bile, ekipman çizimi değiştirildiğinde bitmez.

Değişiklik talebi: bağlantı ölçüsüGereksinim numarasını, nedeni ve onaylayanı kaydedin

Ekipman ve boru çizimleriKarşı flanşlar, boru basınç kaybı, yerleşim

Tedarik kapsamı ve fiyatAksesuarlar, malzemeler, ek işler

İmalat ve teslimat takvimiSipariş verilmiş parçalar, yeniden işleme, bekleyen onaylar

Muayene ve tamamlama dokümanlarıKontrol edilecek ölçüler, prosedürler, nihai revizyonların uyumu

Değişikliğe karar verildikten sonra etkilenen dokümanları revize edin, güncel revizyonlarını izleyin ve dağıtım listesindeki herkese gönderin. Böylece kimse geçersiz kalmış bir kopyayla çalışmaya devam etmez.

Şartname, teklifler, mutabakat listesi ve revizyon geçmişi birbirine bağlandığında, personel değişse bile kararlar devredilebilir.

Şablonlar: Gereksinim Kaydı, Sapma Listesi ve Sorular

Aşağıdaki formatlar yukarıdaki noktaları kopyalayabileceğiniz bir forma koyar. Satırlar P-101 için kurgusal örneklerdir. Sütunları şirketinizin dokümanlarına göre uyarlayın.

Gereksinim Kayıt Listesi (Alıcı)

Gereksinim no	Gereksinim	Şartname maddesi / rev.	Tedarikçi yanıtı	Kanıt	Durum
P-101-01	Anma noktası: 30 m toplam basma yüksekliğinde 20 m³/h, aynı çalışma noktası	Özel şartname 3.1 / Rev. B	Standart olarak karşılanır	Performans eğrisi, fabrika test raporu	Test yapılana kadar açık
P-101-07	Emme ve basma için karşı flanşlar, contalar ve cıvatalar: tedarikçi kapsamında	Özel şartname 5.2 / Rev. B	Dahil (adet ve malzeme teyit edilecek)	Kalem kalem tedarik listesi	Soru gönderildi
P-101-12	Gövde malzemesi belirtildiği gibi	Özel şartname 4.1 / Rev. B	Alternatif önerildi (Sapma D-03)	Malzeme sertifikası	Görüşülüyor

Sapma Listesi (Tedarikçi)

Sütun	Ne yazılır
Sapma no	D-01, D-02, … (revizyonlar arasında numaralar sabit kalsın)
Şartname dokümanı, madde, revizyon	Gereksinimin yazıldığı yer, tam olarak
Yazıldığı hâliyle gereksinim	Maddeyi alıntılayın veya özetleyin
Tedarikçinin önerisi	Onun yerine ne tedarik edeceğiniz
Neden	Teknik sınır mı maliyet tercihi mi, açıkça yazın ("bizim standardımız" yetmez)
Etki	Performans, maliyet, teslim süresi, çevre ekipman
Alıcının kararı	Kabul / orijinal gereksinim geçerli / şartlı kabul / görüşülüyor
Karar veren, tarih	Kararı veren kişi ve tarih
İşlendiği yer	Teklif şartnamesi rev., sipariş koşulları, teslimat şartnamesi rev.

Japon Alıcıya Gönderilecek Sorular (Tedarikçi Tarafı)

• Bu teklif isteği için tam doküman setini teyit eder misiniz: şartname numaraları, revizyonlar ve ekler?
• Ortak şartname ile ekipmana özel şartname çelişirse hangi doküman geçerlidir?
• Basınçlar etkin (gauge) mi mutlak mı, debi değerleri hangi çalışma durumuna aittir?
• Hangi değerler geçicidir ve ne zaman kesinleşecektir?
• Her arayüzde karşı flanşları, contaları, cıvataları ve ankraj cıvatalarını kim sağlıyor?
• Bu ekipmana hangi Japon mevzuatı uygulanıyor ve hangi başvurular ile dokümanlar bizim kapsamımızda?
• Hangi testleri witness edeceksiniz, ne kadar önceden bildirim gerekiyor ve katılamazsanız ne olacak?
• Doküman sunum listesini teyit eder misiniz: son tarihler, format, kopya sayısı ve hangi dokümanların onayı gerekiyor?
• Sapma listemize nasıl ve ne zamana kadar yanıt vereceksiniz?

Yayımlama Öncesi Kontrol Listesi (Alıcı Tarafı)

• Tüm değerler hesap föyleri ve ekipman listesiyle karşılaştırıldı, birimler ve esaslar tanımlandı
• Ekipman numaraları, adetler, yedek ekipman yaklaşımı ve elektrik beslemesi teyit edildi
• Arayüzler boru, elektrik ve inşaat çizimleriyle kontrol edildi
• Geçici değerler işaretlendi ve kesinleşme tarihleri yazıldı
• Gerekli her aksesuar adet ve kapsamla adlandırıldı, "standart kalemler, komple" ifadesi yok
• Atıf yapılan standartlar ve çizimler numara ve revizyonla listelendi
• Mevzuat gereksinimleri, sözleşme standartlarından ayrı listelendi
• Her kilit gereksinim için kabul yöntemi (test, prosedür, kayıt) tanımlandı
• Çıkarılan dersler ve son müşteri talepleri maddelere kadar izlendi
• Başka bir ünitenin şablonundan kopyalanıp uygulanmayan maddeler silindi

Bu Rehberin Geçerli Olmadığı Durumlar

• Adlar ve sıra değişir. Bazı şirketler kobai shiyosho yerine konyu shiyosho der. Sonraki dokümanların adları ve zamanlaması şirkete ve sektöre göre farklıdır. Sözleşmenizdeki doküman listesini izleyin.
• Kimin yazdığı değişir. Tasarım yazar, satın alma gönderir şeklindeki iş bölümü yaygındır, ama evrensel değildir.
• Kamu işi şartnameleri yalnızca örnektir. MLIT'in ortak şartnamesi kamu işleri için geçerlidir. Özel bir sözleşme ona ancak sözleşmenin söylediği yerde uyar.
• Japon mevzuatı ekipmana ve yere bağlıdır. Yukarıda anılan kanunlar, Japonya'ya kurulan ekipman için örneklerdir. Uygulanıp uygulanmadığı ve kimin neyi başvuru yapacağı, her projede izinlerden sorumlu taraflarla belirlenmelidir. Türkiye'deki kurulumlar için de Türk mevzuatı ve TSE standartları aynı şekilde projeye göre teyit edilmelidir.
• Şartname sözleşmenin tamamı değildir. Japonya'da Adil İşlemler Kanunu (değiştirilmiş Alt Yüklenici Kanunu, 1 Ocak 2026'dan beri yürürlükte), işlemleri işlemin türüne ve tarafların sermayesine veya çalışan sayısına göre kapsar. Kapsanan işlemlerde alıcının sipariş koşullarını belirtme ve kayıt tutma yükümlülüğü ayrıca vardır. Tek başına bir satın alma şartnamesi bu maddelerin hepsini karşılamaz.

SSS

Önce satın alma şartnamesi mi, teklif şartnamesi mi hazırlanır?

Genellikle satın alma şartnamesi. Alıcı önce gereksinimlerini yazar, tedarikçi de seçtiği modeli teklif şartnamesinde yanıtlar. Resmî olmayan teknik görüşmeler daha önce başlasa bile sipariş koşulları yazılmalı ve üzerinde mutabık kalınmalıdır.

Satın alma şartnamesi şablonunu olduğu gibi kullanabilir miyim?

Hayır. Şablonu başlangıç madde listesi olarak kullanın, sonra ekipmana ve bu projenin işletme koşullarına uyarlayın. Uygulanmayan maddeler ve belgede kalan eski çizimler yanlış anlamalara yol açar. Bu yüzden en son revizyonları ve her maddenin kapsamını kontrol edin.

Tedarikçinin standart tasarımına geçmek fiyatı düşürür mü?

Maliyeti veya teslim süresini iyileştirebilir, ama önce gereksinimi karşılayıp karşılamadığına bakılır. Performansa, malzemeye, kapsama ve muayeneye etkisini gösterin, alıcının onayını alın ve sonra teklif koşullarını güncelleyin.

Sapma sunulduğunda onaylanmış olur mu?

Hayır. Sapmayı sunmak yalnızca farkı ortaya koyar. Kararı, varsa koşulları, kimin karar verdiğini ve tarihi kaydedin, sonra mutabakatı şartnameye ve sipariş koşullarına işleyin.

Teslimat şartnamesi kontrol edildikten sonra satın alma şartnamesi biter mi?

Hayır. Her gereksinimi çizim incelemesi, imalat, muayene ve teslimat boyunca izleyin. Nihai mutabakat, fiili ekipmanla ve tamamlama dokümanlarıyla uyuşana kadar açık maddeleri ve değişiklik geçmişini izlenebilir tutun.

Kaynaklar

• Ortak ve projeye özel şartnameler, sahibinin onayı için sunulan dokümanlar (shodaku tosho), doküman tutarsızlıkları, muayene ve teslim edilecekler: Japonya Arazi, Altyapı, Ulaştırma ve Turizm Bakanlığı (MLIT), Makine İşleri Ortak Şartnamesi (taslak), Mart 2026 (Japonca)
• Kapsanan işlemlerde sipariş koşullarını belirtme ve kaydetme yükümlülüğü: Japonya Adil Ticaret Komisyonu (JFTC), Adil İşlemler Kanunu kapsamında işletmeler için dikkat noktaları (Japonca) ve JFTC broşürü: Alt Yüklenici Kanunu Ocak 2026'da Adil İşlemler Kanunu oluyor (Japonca)
• Değiştirilmiş kanunun yürürlük tarihi: JFTC basın bülteni, 16 Mayıs 2025 (İngilizce)
• Ekipman kategorisine göre güvenlik gereksinimleri: İş Güvenliği ve Sağlığı Kanunu (e-Gov, Japonca) ve Kazan ve Basınçlı Kap Güvenliği Yönetmeliği (e-Gov, Japonca)
• Tesise ve kullanıma göre uygulanabilirlik: Yüksek Basınçlı Gaz Güvenliği Kanunu (e-Gov, Japonca) ve Elektrik İşletmeciliği Kanunu (e-Gov, Japonca)