Einkaufsspezifikation (Kobai Shiyosho): Inhalt, Prüfpunkte

Ein japanischer Anlagenbauer (EPC) schickt Ihrem Unternehmen eine Anfrage. Im Anhang finden Sie ein 40-seitiges Dokument mit dem Titel 購買仕様書 (kobai shiyosho), eine allgemeine Spezifikation mit eigenem Änderungsstand und eine Liste von Referenzzeichnungen. Oder Sie arbeiten bei der deutschen Tochter eines japanischen Konzerns, und die Zentrale bittet Sie, mit der Konzernvorlage eine Spezifikation an lokale Pumpenlieferanten zu senden. In beiden Fällen sollten Sie wissen, wozu das Dokument dient und was jede Seite prüfen muss.

Eine Einkaufsspezifikation (kobai shiyosho, auch konyu shiyosho) beschreibt aus Sicht des Bestellers, was die Ausrüstung leisten und umfassen muss. Dazu gehören Leistung, Konstruktion, Lieferumfang, Prüfungen und die Dokumente, die der Lieferant einreichen muss. Lieferanten kalkulieren ihr Angebot danach, und nach der Bestellung bildet sie die Grundlage für Konstruktion und Fertigung. Eine gute Einkaufsspezifikation hilft nicht nur bei der Typwahl. Sie erlaubt es auch, Angebote auf gleicher Basis zu vergleichen und bei der Lieferung zu entscheiden, ob die Ausrüstung bestanden hat.

Dieser Leitfaden behandelt den Zweck des Dokuments, die üblichen Inhalte und die Prüfpunkte beider Seiten. Als Beispiel dient eine fiktive Umwälzpumpe P-101. Am Ende finden Sie eine Anforderungsliste, ein Format für die Abweichungsliste, Fragen an die japanische Seite und eine Einordnung für Leser in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Inhalt

1. Was ist eine Einkaufsspezifikation (Kobai Shiyosho)?
2. Wozu dient eine Einkaufsspezifikation?
3. Inhalt einer Einkaufsspezifikation: Checkliste
4. Wenn Sie eine Einkaufsspezifikation erhalten (Lieferantenseite)
5. Wenn Sie eine Einkaufsspezifikation schreiben (Bestellerseite)
6. Von der Anforderung zu Prüfung und Änderungsmanagement
7. Einordnung für Deutschland, Österreich und die Schweiz
8. Vorlagen: Anforderungsliste, Abweichungsliste und Fragen
9. Wo dieser Leitfaden nicht gilt
10. FAQ
11. Quellen

Was ist eine Einkaufsspezifikation (Kobai Shiyosho)?

Neben den Grunddaten (Förderstrom, Temperatur, Druck) beschreibt eine Einkaufsspezifikation, wie die Ausrüstung eingesetzt wird. Kommen Werkstoffe, anzuwendende Normen, Aufstellungsumgebung, Lackierung, Isolierung, Zubehör, Ersatzteile, Prüfungen und Gewährleistung hinzu, hat der Lieferant die Grundlage für seine eigene technische Beurteilung.

Die Anfrage „eine Pumpe für Kühlwasser“ reicht nicht aus. Sie nennt weder Förderstrom und Förderhöhe noch Flüssigkeitstemperatur, Stromversorgung oder Anschlussmaße. Legt der Besteller Einsatz und Betriebsbedingungen in Zahlen und Zeichnungen fest, kann der Lieferant einen Typ und das nötige Zubehör auswählen.

In vielen japanischen Unternehmen schreibt die Konstruktionsabteilung die Spezifikation, und der Einkauf versendet sie mit der Anfrage. Die Aufteilung unterscheidet sich je nach Organisation. Betrieb, Instandhaltung, Qualität und Arbeitssicherheit ergänzen in der Regel ihre Anforderungen, bevor das Dokument hinausgeht.

Anforderungen, die für viele Geräte gelten, stehen oft in einer allgemeinen Spezifikation (kyotsu shiyosho), die Bedingungen je Gerät in einer Einzelspezifikation (kobetsu shiyosho). Das Hauptdokument sollte jede Referenzzeichnung und jede Norm mit Nummer und Ausgabestand nennen, damit der Lieferant genau weiß, welche Dokumente er lesen muss. Das japanische Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus (MLIT) arbeitet in seiner allgemeinen Spezifikation für Maschinenbauarbeiten nach demselben Prinzip. Es trennt allgemeine Anforderungen, projektspezifische Anforderungen und Vertragszeichnungen. Spezifikationen für öffentliche Bauten gelten nicht automatisch für private Verträge. Der Vertrag muss sie ausdrücklich übernehmen.

Kann der Lieferant eine Anforderung nicht wie geschrieben erfüllen, nennt er Punkt, Grund und Alternative. Diese Ausnahmen stehen in einer Abweichungsliste (in Japan manchmal debikura genannt). So wird jede Abweichung von der Spezifikation vor der Bestellung sichtbar.

Einkaufs-, Angebots- und Lieferspezifikation im Vergleich

Die Einkaufsspezifikation ist die Anforderung des Bestellers. Sie liegt dem deutschen Lastenheft nahe, ist aber nicht damit identisch. Die Angebotsspezifikation (mitsumori shiyosho) ist der Vorschlag des Lieferanten, also die Spezifikation der angebotenen Ausrüstung. Das Angebot nennt Preis und Handelsbedingungen. Die Angebotsspezifikation erklärt, was der Lieferant für diesen Preis liefert.

Nach der Bestellung legen die Lieferspezifikation (nonyu shiyosho) und die Freigabezeichnungen (shonin-zu) Maße, Schnittstellen und Konstruktion fest. Sobald die erforderlichen Freigaben vorliegen, folgen Fertigung, Prüfung und Lieferung. Namen und Zeitpunkte der Dokumente unterscheiden sich je nach Unternehmen. Eine Liste der einzureichenden Dokumente sollte daher festlegen, welche Unterlagen zu welcher Freigabestufe fällig sind. Zur Seite nach der Bestellung siehe die Beiträge zur Lieferspezifikation (nonyu shiyosho) und zu Freigabezeichnungen (shonin-zu).

Abbildung 1: Eine Anforderung durch drei Spezifikationen verfolgen

Bei Pumpe P-101 werden Betriebspunkt, Lieferumfang und Schnittstellen in jeder Stufe getrennt geprüft, bis die Spezifikation vereinbart ist.

20 m³/h und 30 m sind angenommene Werte, um den Abgleich der Dokumente zu zeigen. Terminfragen und die Bedingungen für den Fertigungsbeginn regeln Vertrag und Freigabeverfahren des jeweiligen Projekts.

Wenn alle Lieferanten dieselbe Einkaufsspezifikation erhalten, sind die Angebote noch nicht auf gleicher Basis. Lesen Sie den Standardumfang und die Ausschlüsse jedes Lieferanten. Halten Sie beim Vergleich drei Dinge getrennt: was gefordert war, was angeboten wurde und was zuletzt vereinbart wurde.

Wozu dient eine Einkaufsspezifikation?

Die Einkaufsspezifikation trägt die Anforderungen an die Ausrüstung in alle folgenden Phasen. Angebot, Konstruktion, Fertigung, Betrieb und Instandhaltung arbeiten so mit denselben Anforderungen. Sie erfüllt fünf Aufgaben.

Angebote auf gleicher Basis vergleichen

Wer von mehreren Lieferanten Vergleichsangebote (aimitsumori) einholt, muss die Bedingungen des Vergleichs angleichen. Ein niedriger Grundpreis kann am Ende teurer sein, wenn erforderliche Messgeräte oder Prüfungen als Extras angeboten werden.

Senden Sie allen Lieferanten dieselbe Spezifikation im selben Änderungsstand und bitten Sie um ein Angebot für den gesamten geforderten Umfang. Prüfen Sie dann zuerst die technische Konformität. Vergleichen Sie danach Zubehör, Transport, Prüfungen im Beisein des Bestellers, Montageleitung und ähnliche Kosten Position für Position in denselben Spalten.

Abbildung 2: Gleichen Umfang vergleichen, nicht den Grundpreis

Nach Addition der Kosten, die zur Erfüllung der Anforderungen nötig sind, kann sich die Rangfolge umkehren.

Fiktives Beispiel, netto	Lieferant A	Lieferant B
Grundausrüstung	900.000 JPY	1.000.000 JPY
Erforderliches Zubehör (extra)	150.000 JPY	im Grundpreis enthalten
Lieferung zur Baustelle	50.000 JPY	50.000 JPY
Summe für denselben Umfang	1.100.000 JPY	1.050.000 JPY

Keine Marktpreise und keine realen Produkte. Betriebskosten, Leistung, Referenzen, Service und Lieferzeit werden getrennt von der Summe bewertet.

Ändern Sie während des Vergleichs eine Bedingung, senden Sie die Änderung an alle Bieter in derselben Form. Hat nur ein Lieferant die neue Bedingung kalkuliert, ist nicht mehr erkennbar, was sein Aufpreis abdeckt und welche Annahmen den verglichenen Preisen zugrunde liegen. Trennen Sie die Angleichung des technischen Umfangs von der Preisverhandlung.

Geräte vereinheitlichen

In einer Anlage sind Geräte vieler Lieferanten über Rohrleitungen und Kabel verbunden. Unterscheiden sich Anschlussnormen und Bedienweise von Gerät zu Gerät, kosten Anschluss vor Ort, Betrieb und Instandhaltung zusätzlichen Aufwand.

Vereinheitlicht man Lacksystem, Messsignale und Ersatzteilkonzept, lässt sich die ganze Anlage leichter führen. Das heißt nicht, alle Geräte auf dasselbe Schmiermittel oder denselben Werkstoff zu zwingen. Jedes Gerät braucht weiterhin die geforderte Leistung und muss innerhalb der Herstellerfreigaben bleiben.

Trennen Sie Punkte, die vereinheitlicht werden sollen, von Punkten, die je Typ gewählt werden. Dann sind die Anforderungen leichter nachvollziehbar. Schreiben Sie statt „gemäß Werksnorm“ allein lieber die Norm selbst mit, damit der Lieferant sie lesen kann.

Erfahrungen aus früheren Störungen einarbeiten

Werden frühere Ausfälle und vergessene Positionen zu Anforderungen, treten dieselben Probleme seltener erneut auf. Konnte etwa ein Ersatzteil einmal nicht ausgebaut werden, wird daraus die Anforderung nach Inspektionsöffnung, Ausbauraum und Arbeitsfreiraum um das Gerät.

Ein Satz wie „instandhaltungsfreundlich auslegen“ gibt dem Lieferanten nichts Konkretes zum Konstruieren. Legen Sie fest, was woraus in welche Richtung ausgebaut wird, und übernehmen Sie den Punkt in die Checkliste der Zeichnungsprüfung.

Je früher eine Anforderung genannt wird, desto leichter lassen sich Änderungen nach der Fertigung vermeiden. Werkstoffe, Konstruktionsänderungen und Prüfungen, die eine Abhilfe erfordert, werden dennoch als Kosten angeboten. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Lieferant sie kostenlos übernimmt, nur weil Sie früh gefragt haben.

Lieferumfang und Zuständigkeit (Shosho) festlegen

Shosho (所掌) bezeichnet den Verantwortungsbereich: wer was konstruiert, fertigt, beschafft und montiert. Legen Sie die Anschlusspunkte für das Gerät selbst und für Rohrleitung, Verkabelung, Fundament und Zubehör fest. Doppelbestellungen und fehlende Positionen fallen dann viel leichter auf.

Nennen Sie bei der Pumpe die Dichtflächen von Saug- und Druckflansch, den Klemmenkasten des Motors und die Grenze zwischen Grundplatte und Fundament als getrennte Punkte. Weisen Sie auch Kleinteile zu: Gegenflansche (ai-furanji), Dichtungen, Schrauben und Ankerschrauben. Der Beitrag zu Gegenflanschen und ihrer Lieferzuständigkeit behandelt das im Detail.

Abbildung 3: Den Umfang von P-101 an jedem Anschlusspunkt abgrenzen

Rohrleitung, Strom und Fundament sind getrennte Schnittstellen. Ein Rahmen um das Gerät legt nicht fest, wer das Zubehör liefert.

Beispiel, in dem Pumpe, Motor und Grundplatte zum Lieferumfang des Lieferanten gehören. Die Strichlinien markieren die Umfangsgrenze an jeder Schnittstelle. Gegenflansche, Verbindungselemente, Verkabelung und Fundamente werden in der Lieferumfangstabelle vereinbart.

Ob zwei Teile an einer Schnittstelle (toriai) zusammenpassen, hängt nicht nur von Nennweite und Nenndruckstufe ab. Auch Dichtfläche und Lochbild spielen eine Rolle. Vergleiche von JIS-, ASME- und JPI-Flanschen behandelt ein eigener Beitrag. Auch eine in einer Besprechung vereinbarte Aufteilung der Zuständigkeiten gehört in die Lieferumfangstabelle oder die Zeichnungen. Lassen Sie keine Position stehen, die nur auf der Zuständigkeitsliste einer Seite auftaucht. Die Beteiligten beiderseits jeder Grenze sollten denselben Punkt sehen.

Missverständnisse vermeiden

Der Besteller hält eine Position vielleicht für Standardzubehör, der Lieferant behandelt sie als Option. Nennen Sie jede erforderliche Position in der Spezifikation konkret und prüfen Sie Punkt für Punkt, ob der Lieferumfang im Angebot sie enthält.

Formulierungen wie „Standardausstattung komplett“ oder „einschließlich allem Notwendigen“ bedeuten für jede Seite etwas anderes, weil jede ihren eigenen Standard im Kopf hat. Nennen Sie Menge, Typ, Anschlussgegenstück und Zuständigkeit für die Arbeit vor Ort. Dann lassen sich fehlende Positionen und zusätzliche Bedingungen vor der Bestellung klären.

Wird dieselbe Anforderung in mehrere Dokumente kopiert, entstehen außerdem Fehler bei der Aktualisierung. Nutzen Sie übereinstimmende Gerätenummern und Anforderungsnummern, damit sich jede Anforderung durch Spezifikation, Lieferumfangstabelle, Zeichnungen und Antworten auf Rückfragen verfolgen lässt.

Ordnen Sie zum Beispiel die Anforderungsnummer P-101-07 genau einem Punkt zu: dem Lieferumfang der Gegenflansche. Tragen Sie dieselbe Nummer in die Antwort des Lieferanten, die Entscheidung über Abweichungen und das entsprechende Feld der endgültigen Zeichnung ein, dann lässt sich der Weg zur Einigung nachvollziehen. Auch wenn die Antwort „enthalten“ lautet, prüfen Sie Menge, Werkstoff und die erfassten Verbindungselemente. Widersprechen sich Antwortspalte und Angebotsposition, klären Sie vor der endgültigen Festlegung der Bestellbedingungen, welche gilt.

Inhalt einer Einkaufsspezifikation: Checkliste

Welche Punkte Sie aufnehmen, hängt von der Ausrüstung und ihrem Einsatz ab. Gehen Sie von den folgenden Kategorien aus und legen Sie gleichzeitig fest, welche Unterlagen oder Prüfungen die Erfüllung jeder Anforderung belegen. Das verringert Rückfragen nach der Ausgabe.

Abbildung 4: Jede Anforderung mit dem Nachweis koppeln, den Sie prüfen werden

Eine Checkliste, was zu schreiben ist, daneben das, woran Sie die Konformität beurteilen.

Kategorie	Was zu schreiben ist	Zu prüfender Nachweis (Beispiele)
Lieferumfang und Zuständigkeit	Gerätenummer, Stückzahl, Zubehör, Arbeiten vor Ort und Grenzen	Lieferumfangstabelle, Schnittstellenzeichnung
Auslegungs- und Betriebsbedingungen	Medium, Temperatur, Druck, Förderstrom, Umgebung, Stromversorgung	Datenblatt, Leistungskennlinie
Vorschriften und Normen	Geltungsbereich, Normnummer und Ausgabe, wer Anträge stellt	Anwendbarkeitsliste, Einreichungsplan
Werkstoffe und Konstruktion	Medienberührte Teile, Verbindungen, Wanddicke, Korrosionszuschlag	Werkstoffzeugnisse, Konstruktionszeichnung
Zubehör und Ersatzteile	Bezeichnung, Zweck, Menge, Lieferzeitpunkt	Lieferliste nach Positionen
Lackierung und Isolierung	Lacksystem, Farbe, Dämmstoff, Dicke, Umfang	Verfahrensanweisung, Ausführungsnachweise
Prüfungen und Tests	Positionen, Verfahren, Abnahmekriterien, Prüfung im Beisein, Aufzeichnungen	Prüfanweisung, Prüfberichte
Einzureichende Dokumente	Art, Termin, Format, Anzahl der Exemplare, Freigabestufe	Dokumentenliste, Einreichungsprotokoll
Lieferung und Unterstützung	Verpackung, Transport, Montage, Inbetriebnahmeunterstützung, Gewährleistung	Pläne, Vertragsbedingungen

Beispiele zur Anpassung an das jeweilige Projekt. Übernehmen Sie keine unnötigen Prüfungen oder Normen aus der Vorlage eines anderen Geräts.

Geben Sie bei Temperatur und Druck Normalbetrieb, Maximum und Minimum sowie Auslegungsbedingungen als getrennte Werte an. Legen Sie fest, ob der Druck Überdruck oder Absolutdruck ist, ob eine Temperatur die Umgebung oder das Fördermedium meint und auf welchen Betriebsfall sich ein Förderstrom bezieht. Solche Definitionen machen die Auswahlbasis klar.

Der Name des Mediums genügt nicht. Konzentration, Dichte, Viskosität, Feststoffe oder andere Bestandteile und Korrosivität beeinflussen die Typwahl. Soll eine für Wasser ausgelegte Ausrüstung ein anderes Medium fördern, prüfen Sie Werkstoffe, erforderliche Leistung sowie Eignung von Dichtung und Lagerung als getrennte Fragen.

Für in Japan aufgestellte Ausrüstung kann je nach Art japanisches Recht gelten, zum Beispiel das Gesetz über Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (Industrial Safety and Health Act), die Verordnung über die Sicherheit von Dampfkesseln und Druckbehältern (Ordinance on Safety of Boilers and Pressure Vessels), das Hochdruckgas-Sicherheitsgesetz (High Pressure Gas Safety Act) und das Elektrizitätswirtschaftsgesetz (Electricity Business Act). Klären Sie, wie Gerät und Anlage eingestuft werden, ordnen Sie jeden Antrag, jede Prüfung und jedes erforderliche Dokument der zuständigen Partei zu und halten Sie das Ergebnis in der Spezifikation fest.

Trennen Sie gesetzliche Anforderungen von Normen (JIS oder andere), die der Vertrag übernimmt. Belassen Sie es nicht bei „alle geltenden Gesetze und Normen sind einzuhalten“. Listen Sie jede einzeln auf, mit Geltungsbereich, Ausgabe und zu prüfenden Punkten.

Ersatzteile nur als „Bedarf für ein Jahr“ zu schreiben, lässt Betriebsstunden und Wechselintervalle offen. Trennen Sie Inbetriebnahmeersatzteile, regelmäßig zu wechselnde Teile und kritische Ersatzteile für Störfälle, und prüfen Sie jede Gruppe nach Bezeichnung, Menge, Lagerbedingungen und Lieferzeitpunkt.

Legen Sie außerdem fest, welches Dokument gilt, wenn sich allgemeine Spezifikation und Einzelspezifikation widersprechen. Die veröffentlichte Spezifikation des MLIT enthält eine Rangfolge und ein Verfahren zur Prüfung von Unstimmigkeiten. Auch bei privaten Projekten ist es sinnvoll, die eigene Dokumentenhierarchie anzugeben. Fügen Sie Referenzzeichnungen bei, die Anschluss und Steuerung des Geräts zeigen, und verwenden Sie je Zweck die passende Zeichnung, damit Rohrleitungsgrenzen und Signale nicht falsch gelesen werden.

Wenn Sie eine Einkaufsspezifikation erhalten (Lieferantenseite)

Als Lieferant gleichen Sie die Anforderungen mit Ihren Produkten und Ihrer Fertigungsfähigkeit ab. Prüfen Sie technische Konformität, Preiswirkung, Liefertermin und Lieferumfang als getrennte Fragen, dann übersieht Ihre Antwort seltener etwas.

Erkennen, was für Ihre Ausrüstung gilt

Prüfen Sie zuerst, ob Sie den vollständigen Satz haben: die Spezifikation und alle Anlagen. Die allgemeine Spezifikation allein nennt möglicherweise weder Temperaturen noch Stückzahlen für Ihr Gerät. Prüfen Sie daher Dokumentnummern, Änderungsstände, Seitenzahlen und die Anlagenliste.

Markieren Sie dann jede Klausel als anwendbar, nicht anwendbar oder in Klärung. Eine für eine ganze Anlage geschriebene allgemeine Spezifikation enthält Klauseln, die für Ihr Gerät nicht gelten. Lassen Sie diese nicht leer, sondern begründen Sie, warum sie nicht anwendbar sind.

Überlassen Sie die Entscheidung nicht allein dem Vertrieb. Geben Sie die Anforderungen an Konstruktion, Fertigung, Prüfung und Service weiter. Für Werkstoffzeugnisse, Prüfungen im Beisein des Bestellers und Unterstützung vor Ort muss jeweils die zuständige Abteilung bestätigen, wie sie ausgeführt werden und wie viele Stunden sie erfordern.

Weicht der Ablauf des Bestellers von Ihrem Standardablauf ab, prüfen Sie, wie sich Wartezeiten auf Freigaben auf die Fertigung auswirken. Fragen Sie frühzeitig nach den benötigten Eingangsdaten und dem Termin für Antworten. So können Sie die Annahmen hinter Ihrem Angebot klar benennen. Wie japanische Besteller die Anfragephase selbst führen, behandelt ein eigener Beitrag zur Anfrage bei einem japanischen Hersteller (hikiai-Prozess).

Entscheiden, was Sie erfüllen können

Ordnen Sie jede anwendbare Anforderung einer Antwortklasse zu: im Standard erfüllt, gegen Aufpreis erfüllt, Alternative vorgeschlagen oder nicht erfüllbar. Die Leistung erfüllen zu können ist eine Prüfung. Mit den vorgegebenen Werkstoffen und Prüfverfahren bauen zu können, ist eine andere.

Verursacht die Erfüllung einer Anforderung Kosten oder Lieferzeit, zeigen Sie das im Angebot. Schlagen Sie eine andere Konstruktion oder Prüfung vor, die dem Zweck der Anforderung dient, erläutern Sie, warum Sie sie für gleichwertig halten und welche Unterschiede bleiben.

Nicht jede Klausel muss genau wie geschrieben erfüllt werden, sofern jede Abweichung benannt und vereinbart ist. Was Sie nicht tun sollten: eine Anforderung stillschweigend weglassen, weil der Besteller die Abweichung vermutlich akzeptiert. Gesetzliche und sicherheitsrelevante Anforderungen sind keine Verhandlungsmasse für einen Rabatt. Bieten Sie entweder eine Ausführung an, die sie erfüllt, oder entscheiden Sie, ob Sie den Auftrag annehmen können.

Akzeptiert der Besteller eine Änderung auf Ihre Standardspezifikation, aktualisieren Sie sowohl die Angebotsspezifikation als auch die Abweichungsliste. Korrigieren Sie nur den Preis und lassen die technische Antwort unverändert, haben beide Seiten bei der Bestellung wieder unterschiedliche Vorstellungen.

Abweichungen auflisten und mit dem Besteller klären

Nennen Sie zu jeder Abweichung die Klauselnummer und die Anforderung, dann den Grund, warum Sie sie nicht erfüllen können, und Ihren Alternativvorschlag. Geben Sie die Auswirkungen auf Leistung, Kosten, Lieferzeit und umgebende Ausrüstung an, damit der Besteller eine Entscheidungsgrundlage hat.

„Weil es unser Standard ist“ sagt dem Besteller nicht, ob die Grenze technisch oder eine Kostenentscheidung ist. Erläutern Sie getrennt, ob Sie es außerhalb Ihres Standards ausführen können, unter welchen Bedingungen und worin sich die Alternative unterscheidet.

Tragen Sie in der Antwortspalte einen Status ein (akzeptiert, ursprüngliche Anforderung bleibt, mit Bedingungen akzeptiert oder in Klärung), dazu wer entschieden hat und wann. Die Liste einzureichen heißt nicht, dass die Abweichungen freigegeben sind. Geben Sie jedem offenen Punkt einen Verantwortlichen und einen Entscheidungstermin. Übernehmen Sie jede Vereinbarung in Angebotsspezifikation, Bestellbedingungen und Lieferunterlagen, damit nichts der Liste widerspricht.

Wenn Sie eine Einkaufsspezifikation schreiben (Bestellerseite)

Als Besteller prüfen Sie, ob jede Anforderung stimmt, ob der Lieferant sie versteht und ob sie sich überprüfen lässt. Überlassen Sie das nicht allein der Konstruktion. Beziehen Sie Betrieb, Instandhaltung und Einkauf ein, um Lücken vor der Ausgabe zu finden.

Zahlen und Schnittstellen prüfen

Gleichen Sie Förderstrom, Temperatur, Druck und ähnliche Werte mit den zugrunde liegenden Berechnungsblättern und der Geräteliste ab. Dieselbe Zahl bedeutet etwas anderes, wenn Einheit oder Bezugsbasis abweichen. Gleichen Sie daher die Definitionen ab, nicht nur die übernommenen Werte.

Gerätenummern, Stückzahlen, Reservekonzept und Stromversorgung prägen die gesamte Anlagenplanung. Verwechselt man eine Pumpe mit zwei, ändern sich nicht nur der Preis, sondern auch Aufstellung, Rohrleitung, Steuerung und die Fahrweise der Anlage bei Instandhaltung.

Prüfen Sie bei Schnittstellen Koordinaten und Ausrichtung in den Zeichnungen, Anschlussgrößen, Druckstufen und Fundamentlagen mit allen Beteiligten. Verbinden Sie die Gerätezeichnungen des Lieferanten mit den Zeichnungen für Rohrleitung, Elektrik und Bau, damit eine Seite nie aktueller ist als die andere.

Ist ein Wert noch nicht endgültig, kennzeichnen Sie ihn als vorläufig und nennen Sie das Datum der Festlegung. Legen Sie fest, wie weit Auswahl oder Fertigung bis dahin vorangehen dürfen und was eine Änderung betrifft. So wird ein vorläufiger Wert nicht als endgültig behandelt.

Erfahrungen übernehmen

Vorlagen enthalten Erfahrung aus vielen Jahren, aber nicht immer die jüngsten Probleme. Schauen Sie in Betriebsprotokolle und Störungsberichte und fragen Sie, ob dieselbe Ursache auch in diesem Einsatz auftreten könnte.

Formulieren Sie die Abhilfe über Ursache und erforderliche Funktion, nicht nur über das Symptom. Hat sich irgendwo Wasser gesammelt, schreiben Sie nicht nur „es darf sich kein Wasser ansammeln“. Legen Sie den Ablaufweg und die Art der Kontrolle fest.

Übernehmen Sie alle Abhilfen von anderen Typen, kommen unter Umständen Konstruktionen und Prüfungen hinzu, die Sie nicht brauchen. Dokumentieren Sie, warum jede Abhilfe für dieses Medium, diese Umgebung und diese Betriebsweise gilt, und lassen Sie Instandhaltung und Lieferant bestätigen, dass sie sinnvoll ist.

Verknüpfen Sie bei wichtigen Anforderungen in Ihren internen Unterlagen die Ereignisnummer und den Grund der Anforderung. Informationen, die das Unternehmen nicht verlassen dürfen, können zusammengefasst werden. Der Lieferant braucht die Auslegungsbedingungen und die Art, wie die Erfüllung geprüft wird.

Wünsche des Endkunden aufnehmen

Haben Sie einen Wunsch Ihres eigenen Kunden (etwa des Anlagenbetreibers) akzeptiert, verfolgen Sie ihn von der Anforderungsliste bis zu einer Klausel der Einkaufsspezifikation. Ein Wunsch, der nur im Besprechungsprotokoll steht, erreicht das Gerät nur, wenn er an den Lieferanten weitergegeben wird.

Kundenwünsche mischen Muss- und Kann-Bedingungen. Ordnen Sie sie daher nach Priorität und benennen Sie, wer entscheidet. Vereinbaren Sie vor der Bestellung Alternativen für den Fall, dass ein Wunsch schwer erfüllbar ist, sowie die Auswirkung auf Kosten und Lieferzeit.

Eine vorgegebene Farbe, die Ausrichtung einer Inspektionsöffnung oder gemeinsame Ersatzteile wirken sich alle auf die Konstruktion einzelner Geräte aus. Reihen Sie die Kundenwünsche nicht nur auf, sondern prüfen Sie, dass sie nicht mit Schnittstellen oder Sicherheitsanforderungen kollidieren. Halten Sie fest, welche Wünsche übernommen wurden, welche nicht und welche noch offen sind. Dann ist erkennbar, welche Vereinbarungen die endgültige Spezifikation widerspiegelt, und niemand muss dieselbe Diskussion später wieder eröffnen.

Von der Anforderung zu Prüfung und Änderungsmanagement

Alles Bisherige wird nützlich, sobald jede Anforderung so geschrieben ist, dass sie sich überprüfen lässt. Bei P-101 heißt das, „ausreichende Leistung“ und „Standardzubehör“ durch einen Betriebspunkt, einen Umfang und das Dokument zu ersetzen, das jeden Punkt belegt.

Ist der Nennpunkt 20 m³/h bei 30 m Gesamtförderhöhe, wird die Leistung bei dieser Kombination geprüft. Gemeint ist nicht, den maximalen Förderstrom und die maximale Förderhöhe getrennt zu erfüllen. Nennen Sie beide als Bedingungen eines einzigen Betriebspunkts. Ergänzen Sie Eigenschaften des Mediums, Temperaturbereich, Zulaufbedingungen und ob die Pumpe im Dauerbetrieb läuft. Wählt man einen Typ ohne diese Bedingungen, hat er vielleicht die Katalogleistung, passt aber nicht zum tatsächlichen Einsatz.

Vereinbaren Sie für die Leistungsabnahme vorab Prüfverfahren, Messpunkte, Toleranzen sowie anzuwendende Norm und Genauigkeitsklasse (bei Kreiselpumpen zum Beispiel ISO 9906). Eine Zahl in die Anforderungsspalte zu schreiben, genügt nicht. Vereinbaren Sie, welcher Prüfbericht unter welchen Bedingungen sie bestätigt.

Abbildung 5: Maßanforderungen mit Zeichnungen und Prüfaufzeichnungen verknüpfen

Ein Flansch besteht nicht allein über den Außendurchmesser. Prüfen Sie auch Bohrungen und Dichtfläche wie festgelegt.

Konzeptskizze der Maßprüfung, keine Maßzeichnung eines bestimmten JIS-Flansches. Legen Sie Dichtfläche, Maße, Toleranzen und Prüfverfahren in den Zeichnungen des jeweiligen Projekts fest.

Legen Sie für eine Werksprüfung im Beisein des Bestellers fest, welche Positionen beobachtet werden, die Ankündigungsfrist, das einzureichende Verfahren und die Aufzeichnung der Ergebnisse. Ein Ja oder Nein zur Beobachtung ist noch kein Prüfplan. Entscheiden Sie vorab, was geschieht, wenn der Besteller nicht teilnehmen kann. Trennen Sie Bedingungen, die erst vor Ort prüfbar sind, von denen, die im Werk geprüft werden. Ein integrierter Lauf mit Rohrleitung und Stromversorgung vor Ort ist nicht dasselbe wie eine Leistungsprüfung des Geräts allein. Die Checkliste zu FAT und SAT behandelt diesen Schritt.

Prüfen Sie bei der Lieferung Gerätenummer und Typ am tatsächlichen Gerät, Zubehörmengen, Änderungsstände der Dokumente und Prüfberichte. Erfassen Sie fehlende Dokumente und offene Korrekturen mit Verantwortlichem und Abschlusstermin. Notieren Sie im Wareneingangsprotokoll jede geprüfte Anforderungsnummer, das Ergebnis und die Nummer des Prüfberichts, der es belegt. Ist der Grund für die Annahme nachvollziehbar, hilft das Protokoll später bei Rückfragen der Instandhaltung und bei der erneuten Bestellung desselben Geräts.

Entdecken Sie eine Nichtkonformität, legen Sie die Behandlung fest (Reparatur, Austausch, Wiederholungsprüfung) und wer den Abschluss bestätigt. Bleibt nach der Übergabe ein offener Punkt, vereinbaren Sie auch dafür den Umgang und halten Sie ihn fest.

Erfassen Sie bei jeder Änderung der Spezifikation Grund, Zustand vor und nach der Änderung, Auswirkungen, Kosten, Lieferzeit und Entscheidungsdatum. Eine neue Zahl per E-Mail zu schicken, beendet die Arbeit nicht. Verfolgen Sie jede betroffene Zeichnung und Liste.

Abbildung 6: Eine Spezifikationsänderung zu vier Liefergegenständen zurückverfolgen

Auch eine Änderung der Anschlussgröße ist nicht erledigt, wenn die Gerätezeichnung ausgetauscht ist.

Änderungsantrag: AnschlussgrößeAnforderungsnummer, Grund und Freigebenden erfassen

Geräte- und RohrleitungszeichnungenGegenflansche, Druckverlust der Rohrleitung, Aufstellung

Lieferumfang und PreisZubehör, Werkstoffe, Zusatzarbeiten

Fertigungs- und LiefertermineBereits bestellte Teile, Nacharbeit, ausstehende Freigaben

Prüfung und AbschlussdokumentationZu prüfende Maße, Verfahren, Übereinstimmung der Endstände

Sobald die Änderung entschieden ist, überarbeiten Sie die betroffenen Dokumente, verfolgen deren aktuelle Änderungsstände und senden sie an alle im Verteiler. So arbeitet niemand mit einer überholten Kopie weiter.

Sind Spezifikation, Angebote, Vereinbarungsliste und Änderungshistorie verknüpft, bleiben Entscheidungen auch bei einem Personalwechsel nachvollziehbar.

Einordnung für Deutschland, Österreich und die Schweiz

Die folgenden Hinweise sind keine Übersetzung des japanischen Dokuments, sondern Prüffragen für den Fall, dass Sie die Ausrüstung in Europa einsetzen oder Teile nach europäischen Normen vergleichen. Nicht jede Entsprechung ist 1:1, klären Sie daher Details mit dem Lieferanten.

• Lastenheft und Pflichtenheft: Die Einkaufsspezifikation entspricht in der Rolle dem Lastenheft, die Angebotsspezifikation liegt dem Pflichtenheft nahe. Die Gliederung und die Freigabestufen der japanischen Dokumente stimmen aber nicht mit DIN 69901-5 überein. Lesen Sie die Dokumentenliste des Vertrags.
• Flansche: JIS-Flansche (zum Beispiel 10K nach JIS B 2220) und EN 1092-1 (PN) folgen unterschiedlichen Systemen. Prüfen Sie je Nennweite die Nenndruckstufe, den Lochkreisdurchmesser, die Lochzahl und die Dichtfläche. Eine Austauschbarkeit ist nicht pauschal gegeben.
• Werkstoffe und Nachweise: Bei Edelstahl wird SUS304 häufig mit 1.4301 (X5CrNi18-10, EN 10088) in Beziehung gesetzt. Ob ein konkretes Material als gleichwertig gilt, bestätigt der Lieferant. Legen Sie auch die Art der Prüfbescheinigung fest (zum Beispiel EN 10204 3.1) und klären Sie, was das Werkszeugnis des Lieferanten enthält. Allein der Name sagt darüber nichts.
• Vorschriften in der EU: Wird die Ausrüstung in der EU in Verkehr gebracht und betrieben, sind Konformität des Produkts (zum Beispiel Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU, Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, ab 20. Januar 2027 Maschinenverordnung (EU) 2023/1230) und Betreiberpflichten (in Deutschland die Betriebssicherheitsverordnung, BetrSichV) getrennte Fragen. Legen Sie fest, wer Konformitätserklärung und CE-Kennzeichnung liefert und wer wiederkehrende Prüfungen organisiert.

Vorlagen: Anforderungsliste, Abweichungsliste und Fragen

Die folgenden Formate bringen die obigen Punkte in eine Form, die Sie kopieren können. Die Zeilen sind fiktive Beispiele für P-101. Passen Sie die Spalten an die Dokumente Ihres Unternehmens an.

Anforderungsliste (Besteller)

Anf.-Nr.	Anforderung	Klausel / Änderungsstand	Antwort des Lieferanten	Nachweis	Status
P-101-01	Nennpunkt 20 m³/h bei 30 m Gesamtförderhöhe, im selben Betriebspunkt	Einzelspezifikation 3.1 / Rev. B	Im Standard erfüllt	Leistungskennlinie; Prüfbericht Werksprüfung	Offen bis zur Prüfung
P-101-07	Gegenflansche, Dichtungen und Schrauben für Saug- und Druckseite: Lieferumfang des Lieferanten	Einzelspezifikation 5.2 / Rev. B	Enthalten (Menge und Werkstoff zu bestätigen)	Lieferliste nach Positionen	Rückfrage gesendet
P-101-12	Gehäusewerkstoff wie festgelegt	Einzelspezifikation 4.1 / Rev. B	Alternative vorgeschlagen (Abweichung D-03)	Werkstoffzeugnis	In Klärung

Abweichungsliste (Lieferant)

Spalte	Einzutragen
Abweichungs-Nr.	D-01, D-02, … (Nummern über Änderungsstände hinweg beibehalten)
Spezifikationsdokument, Klausel, Änderungsstand	Genaue Fundstelle der Anforderung
Anforderung wie geschrieben	Klausel zitieren oder zusammenfassen
Vorschlag des Lieferanten	Was Sie stattdessen liefern
Grund	Technische Grenze oder Kostenentscheidung, klar benannt (nicht nur „unser Standard“)
Auswirkung	Leistung, Kosten, Lieferzeit, umgebende Ausrüstung
Entscheidung des Bestellers	Akzeptiert / ursprüngliche Anforderung bleibt / mit Bedingungen akzeptiert / in Klärung
Entschieden von, Datum	Name und Datum der Entscheidung
Übernommen in	Angebotsspezifikation (Änderungsstand), Bestellbedingungen, Lieferspezifikation (Änderungsstand)

Fragen an den japanischen Besteller (Lieferantenseite)

• Bitte bestätigen Sie den vollständigen Dokumentensatz dieser Anfrage: Spezifikationsnummern, Änderungsstände und Anlagen.
• Welches Dokument gilt, wenn sich die allgemeine Spezifikation und die Einzelspezifikation widersprechen?
• Sind die Drücke als Überdruck oder Absolutdruck angegeben, und auf welchen Betriebsfall beziehen sich die Förderstromwerte?
• Welche Werte sind vorläufig, und wann werden sie festgelegt?
• Wer liefert an jeder Schnittstelle Gegenflansche, Dichtungen, Schrauben und Ankerschrauben?
• Welche Vorschriften gelten für diese Ausrüstung (japanisches Recht bei Aufstellung in Japan, EU-/nationales Recht bei Aufstellung in Europa), und welche Anträge und Dokumente liegen in unserem Umfang?
• Welche Prüfungen beobachten Sie, wie viel Vorlauf benötigen Sie, und was geschieht, wenn Sie nicht teilnehmen können?
• Bitte bestätigen Sie die Liste der einzureichenden Dokumente: Termine, Format, Exemplare und welche Dokumente eine Freigabe brauchen.
• Wie und bis wann beantworten Sie unsere Abweichungsliste?

Checkliste vor der Ausgabe (Bestellerseite)

• Alle Werte mit Berechnungsblättern und Geräteliste abgeglichen, Einheiten und Bezugsbasis definiert
• Gerätenummern, Stückzahlen, Reservekonzept und Stromversorgung bestätigt
• Schnittstellen mit Zeichnungen für Rohrleitung, Elektrik und Bau abgeglichen
• Vorläufige Werte gekennzeichnet, mit Termin für die Festlegung
• Jedes erforderliche Zubehör mit Menge und Umfang benannt, kein „Standardausstattung komplett“
• Referenzierte Normen und Zeichnungen mit Nummer und Änderungsstand aufgelistet
• Gesetzliche Anforderungen getrennt von vertraglich übernommenen Normen aufgeführt
• Abnahmeverfahren (Prüfung, Verfahren, Aufzeichnung) für jede wichtige Anforderung festgelegt
• Erfahrungen und Endkundenwünsche bis zu Klauseln zurückverfolgt
• Aus der Vorlage eines anderen Geräts kopierte Klauseln entfernt, wenn sie nicht gelten

Wo dieser Leitfaden nicht gilt

• Namen und Reihenfolge variieren. Manche Unternehmen sagen konyu shiyosho statt kobai shiyosho, und Namen und Zeitpunkte der späteren Dokumente unterscheiden sich je nach Unternehmen und Branche. Folgen Sie der Dokumentenliste Ihres Vertrags.
• Wer schreibt, variiert. Die Aufteilung „Konstruktion schreibt, Einkauf versendet“ ist üblich, aber nicht allgemeingültig.
• Spezifikationen für öffentliche Bauten sind nur Beispiele. Die allgemeine Spezifikation des MLIT gilt für öffentliche Bauvorhaben. Ein privater Vertrag folgt ihr nur, soweit er es bestimmt.
• Japanisches Recht hängt von Ausrüstung und Standort ab. Die oben genannten Gesetze sind Beispiele für in Japan aufgestellte Ausrüstung. Ob sie gelten und wer welche Anträge stellt, muss je Projekt mit den für Genehmigungen zuständigen Stellen geklärt werden. Dasselbe gilt für Europa: Die genannten EU-Vorschriften sind Beispiele, keine vollständige Liste.
• Die Spezifikation ist nicht der ganze Vertrag. In Japan erfasst das Gesetz über faire Transaktionen (Fair Transactions Act, Toritekiho; das geänderte Subunternehmergesetz, seit 1. Januar 2026 in Kraft) Geschäfte nach Art der Transaktion und nach Kapital oder Beschäftigtenzahl der Parteien. Für erfasste Geschäfte hat der Besteller gesonderte Pflichten, Bestellbedingungen anzugeben und Aufzeichnungen zu führen. Eine Einkaufsspezifikation allein erfüllt nicht jeden Punkt.

FAQ

Was kommt zuerst: Einkaufsspezifikation oder Angebotsspezifikation?

In der Regel die Einkaufsspezifikation. Der Besteller nennt zuerst seine Anforderungen, und der Lieferant antwortet in einer Angebotsspezifikation mit dem ausgewählten Typ. Auch wenn informelle technische Gespräche früher beginnen, sollten die Bedingungen für die Bestellung schriftlich festgehalten und vereinbart werden.

Kann ich eine Vorlage für die Einkaufsspezifikation unverändert verwenden?

Nein. Nutzen Sie die Vorlage als Ausgangsliste von Punkten und passen Sie sie an die Ausrüstung und die Betriebsbedingungen dieses Projekts an. Nicht zutreffende Klauseln und veraltete Zeichnungen im Dokument führen zu Missverständnissen. Prüfen Sie daher die aktuellen Änderungsstände und den Geltungsbereich jeder Klausel.

Senkt der Wechsel auf die Standardausführung des Lieferanten den Preis?

Er kann Kosten oder Lieferzeit verbessern, aber zuerst zählt, ob die Anforderung erfüllt wird. Zeigen Sie die Auswirkungen auf Leistung, Werkstoffe, Umfang und Prüfung, holen Sie die Zustimmung des Bestellers ein und aktualisieren Sie dann die Angebotsbedingungen.

Ist eine Abweichung mit der Einreichung freigegeben?

Nein. Mit der Einreichung wird der Unterschied nur dargestellt. Halten Sie Entscheidung, Bedingungen, Entscheider und Datum fest und übernehmen Sie die Vereinbarung dann in Spezifikation und Bestellbedingungen.

Ist die Einkaufsspezifikation abgeschlossen, sobald die Lieferspezifikation geprüft ist?

Nein. Verfolgen Sie jede Anforderung durch Zeichnungsprüfung, Fertigung, Prüfung und Lieferung. Halten Sie offene Punkte und Änderungshistorie nachvollziehbar, bis die endgültige Vereinbarung mit der tatsächlichen Ausrüstung und der Abschlussdokumentation übereinstimmt.

Quellen

• Allgemeine und projektspezifische Spezifikationen, zur Zustimmung des Auftraggebers einzureichende Unterlagen (shodaku tosho), Unstimmigkeiten zwischen Dokumenten, Prüfung und Liefergegenstände: Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus (MLIT), Allgemeine Spezifikation für Maschinenbauarbeiten (Entwurf), März 2026 (japanisch; keine offizielle deutsche Bezeichnung)
• Pflicht zur Angabe und Aufzeichnung der Bestellbedingungen bei erfassten Geschäften: Japan Fair Trade Commission (JFTC), Hinweise für Unternehmen zum Fair Transactions Act (japanisch) und JFTC-Merkblatt: Das Subunternehmergesetz wird im Januar 2026 zum Fair Transactions Act (japanisch)
• Inkrafttreten des geänderten Gesetzes: JFTC-Pressemitteilung vom 16. Mai 2025 (englisch)
• Sicherheitsanforderungen nach Gerätekategorie: Industrial Safety and Health Act (e-Gov, japanisch) und Ordinance on Safety of Boilers and Pressure Vessels (e-Gov, japanisch)
• Anwendbarkeit nach Anlage und Umgang: High Pressure Gas Safety Act (e-Gov, japanisch) und Electricity Business Act (e-Gov, japanisch)