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202623/10

Plan pour approbation (shonin-zu) au Japon : guide du retour

Travailler avec le JaponMis à jour le 23/10/202623 min de lecture

Un fournisseur japonais vous envoie un jeu de plans portant la mention 承認願 (shonin-negai, « demande d'approbation »), et sa fabrication reste bloquée tant que vous ne les avez pas renvoyés. Il s'agit de plans pour approbation, appelés shonin-zu (承認図) en japonais. Par ces plans, le fournisseur dit à l'acheteur : « Voici les spécifications et les dimensions selon lesquelles nous allons fabriquer. »

L'acheteur vérifie les plans, y appose son cachet et les retourne au fournisseur. Ce n'est qu'à ce moment-là que la fabrication commence. Le principe vous rappellera peut-être le visa des plans d'exécution pratiqué en France, mais les règles ne sont pas les mêmes.

Ce guide s'adresse aux ingénieurs et acheteurs des deux côtés de l'échange : vous examinez les plans d'un fabricant d'équipements japonais, ou vous soumettez vos propres plans à un client japonais. Il explique le contenu d'un plan pour approbation, sa place parmi les autres plans japonais, les trois codes de retour, la lecture des cachets et des annotations en rouge, et l'effet d'un retour tardif sur le planning.

Les termes et pratiques décrits ici sont courants dans l'ingénierie d'installations industrielles et les équipements fabriqués sur mesure au Japon. Les détails varient toutefois selon l'entreprise, le secteur et le projet. Servez-vous de ce guide pour savoir quelles questions poser, et non comme la description des règles que votre fournisseur ou votre client applique réellement.

Sommaire
  1. Qu'est-ce qu'un plan pour approbation (shonin-zu) ?
  2. Plan pour approbation et autres plans japonais
  3. Comment se déroulent la vérification et le retour
  4. Les trois codes de retour : approuvé, approuvé avec commentaires, à resoumettre
  5. Retours tardifs et fixation de l'échéance
  6. Liste de contrôle avant de retourner un plan pour approbation
  7. Qui est responsable après l'approbation ?
  8. Le shonin-zu dans l'industrie automobile japonaise
  9. Modèle de registre de suivi des plans
  10. Ce qui varie selon les entreprises
  11. À utiliser tout de suite : questions à poser à votre partenaire japonais
  12. FAQ
  13. Sources

Qu'est-ce qu'un plan pour approbation (shonin-zu) ?

Un plan pour approbation est soumis par le fournisseur, en général le fabricant de l'équipement, pour que l'acheteur vérifie les spécifications, les dimensions et les interfaces au regard des exigences convenues, avant le début de la fabrication. On le trouve aussi sous les noms shonin-negai-zu (承認願図, plan soumis pour approbation) ou shonin-yo-zu (承認用図, plan destiné à l'approbation). Le terme kiki shonin-zu (機器承認図, plan d'approbation d'équipement) désigne la même chose.

Le fabricant en établit un pour chaque équipement : pompe, réservoir, échangeur de chaleur, etc. Certaines entreprises distinguent deux étapes : le plan soumis est le shonin-negai-zu, le plan approuvé est le shonin-zu. Beaucoup de gens appellent simplement les deux « shonin-zu ».

Un plan pour approbation indique en général les dimensions hors tout de l'équipement et ses interfaces avec la tuyauterie et le câblage. On y trouve aussi les matériaux et les principales caractéristiques techniques. Le schéma ci-dessous détaille ces rubriques.

Figure 1 : Contenu habituel d'un plan pour approbation

Chaque rubrique correspond à un point que l'acheteur veut valider avant la fabrication.

Dimensions hors toutLongueur, largeur, hauteur et masse ; l'équipement tient-il dans la zone d'installation et peut-il être acheminé jusqu'à elle ?
InterfacesPosition, dimension et norme de raccordement de chaque connexion de tuyauterie et de câblage ; orientation des piquages
MatériauxMatériaux du corps et des parties en contact avec le fluide ; conformité au cahier des charges d'achat
Caractéristiques principalesConditions de calcul (capacité, pression, température) et référence du modèle
Accessoires et instrumentsPosition et orientation de montage des instruments, des vannes et des trappes de visite
Implantation et fondationsPosition des boulons d'ancrage, charges et autres données utiles aux concepteurs du bâtiment et des fondations

Exemple uniquement. Le contenu dépend du type d'équipement et des documents exigés par le cahier des charges d'achat.

Plan pour approbation et autres plans japonais

Les projets japonais emploient plusieurs noms de plans et de documents qui se ressemblent une fois traduits. Le tableau ci-dessous situe le plan pour approbation par rapport aux documents que vous recevrez le plus souvent avec lui.

Terme japonaisÉquivalent en françaisÉtabli parRôle dans l'approbation
計画図 (keikaku-zu)Plan d'avant-projet : étude de l'implantation et des dimensions principalesAcheteur ou son bureau d'étudesDonnée d'entrée pour la conception du fournisseur
承認図 (shonin-zu)Plan pour approbation : conception du fournisseur, soumise à validation avant fabricationFournisseurSoumis à votre approbation. La fabrication attend votre retour.
参考図 (sanko-zu)Plan pour information : envoyé à titre indicatifL'une ou l'autre partieEn général non. Vérifiez avec l'autre partie s'il a une valeur contractuelle.
納入仕様書 (nonyu shiyosho)Spécification de livraison : dossier regroupant les spécifications et les plans de l'équipement à livrerFournisseurSouvent, avec les plans pour approbation
製作図 (seisaku-zu)Plan de fabrication : détails d'usinage et d'assemblage établis à partir du contenu approuvéFournisseur ou son atelierÉtabli à partir du contenu approuvé. Vérifiez si votre contrat prévoit aussi de l'examiner.
完成図 (kansei-zu)Plan de récolement : état réel après installation et mise en serviceFournisseurRemis à la fin du projet

La spécification de livraison est le dossier complet, et les plans pour approbation sont les plans qu'il contient : plan d'ensemble, plan d'encombrement, détails des accessoires, etc. Certaines entreprises appellent « shonin-zu » la totalité du dossier soumis, spécification comprise.

Les plans pour information obéissent à une autre logique. Les maîtres d'ouvrage publics japonais, par exemple, séparent les documents contractuels des documents de référence, et un plan marqué « pour information » n'est généralement pas soumis à approbation. Cette distinction ne suffit pas à elle seule : pour chaque document, vérifiez dans le contrat s'il est soumis pour approbation ou pour information.

Sur un projet d'installation industrielle, les plans apparaissent en général dans l'ordre suivant.

Figure 2 : Du plan d'avant-projet au plan de récolement

Le fournisseur précise les dispositions retenues dans le plan d'avant-projet, que l'acheteur vérifie sur le plan pour approbation avant la fabrication.

Plan d'avant-projetPlan pourapprobationPlan de fabricationPlan de récolementAcheteurFournisseurFournisseur ou atelierFournisseur

Les appellations, et la partie qui établit chaque plan, varient selon l'entreprise et le projet.

Si le fournisseur lance la fabrication avant l'approbation et qu'une non-conformité apparaît ensuite, l'équipement devra peut-être être repris ou refait. C'est pourquoi les cotes d'interface, les matériaux et l'orientation des piquages doivent être vérifiés dès le stade du plan pour approbation.

La norme japonaise de vocabulaire du dessin technique, JIS Z 8114, définit séparément les deux étapes. Le « drawing for approval » (plan pour approbation) est soumis pour faire approuver ce que demande une commande ou un document similaire. L'« approved drawing » (plan approuvé) est un plan validé par le client ou une autre partie.

Comment se déroulent la vérification et le retour

Retourner un plan pour approbation (shonin henkyaku, 承認返却) signifie renvoyer au fournisseur ses plans ou spécifications pour confirmer que le contenu est acceptable tel qu'il est écrit. C'est la dernière étape d'un échange de documents qui commence avec le cahier des charges d'achat de l'acheteur. Un plan peut aussi revenir avec des commentaires ou une demande de nouvelle soumission (voir les codes de retour plus bas).

Le schéma ci-dessous résume cet échange, étape par étape, entre l'acheteur et le fournisseur.

Figure 3 : Échange de documents entre acheteur et fournisseur

Chaque annotation repart chez le fournisseur, et la boucle se répète jusqu'à l'accord des deux parties.

Étape
Acheteur
Fournisseur
1. Spécifier
Émet le cahier des charges d'achat
Établit une spécification d'offre
2. Négocier
Annote la spécification d'offre
Révise la spécification d'offre
3. Commander
Passe la commande
Établit les plans de l'équipement à livrer
4. Vérifier
Annote les plans en rouge
Révise les plans
5. Libérer
Retourne les plans approuvés
Lance la fabrication

Schéma simplifié. Les étapes 2 et 4 peuvent se répéter plusieurs fois.

Quand l'acheteur émet un cahier des charges d'achat (kobai shiyosho, 購買仕様書), le fournisseur répond par une spécification d'offre (mitsumori shiyosho, 見積仕様書) qui y satisfait. L'acheteur négocie le prix et annote la spécification d'offre, et les deux parties répètent l'opération jusqu'à se mettre d'accord. Les écarts proposés par le fournisseur par rapport au cahier des charges sont souvent consignés dans une liste des écarts (debikura), et ceux acceptés lors de l'offre doivent ensuite se retrouver dans les plans.

Une fois le prix convenu, l'acheteur passe commande, et le fournisseur établit des plans détaillés de l'équipement qu'il livrera : ce sont les plans pour approbation. Ils sont souvent soumis avec la spécification de livraison, même si la pratique varie selon l'entreprise et le projet.

Les deux parties continuent d'échanger des commentaires jusqu'à l'accord sur la spécification détaillée. L'acheteur appose alors son cachet sur les plans et les retourne, et ce n'est qu'à ce moment que le fournisseur peut commencer à fabriquer l'équipement.

Les trois codes de retour : approuvé, approuvé avec commentaires, à resoumettre

Les appellations varient selon l'entreprise, mais un plan retourné porte en général l'un des trois codes de retour suivants.

Figure 4 : Les trois codes de retour

Le code de retour détermine si, et quand, le fournisseur peut lancer la fabrication.

Code de retour
Signification
Action du fournisseur
Approuvé
承認 (shonin)
Le plan est acceptable tel quel
Lance la fabrication
Approuvé avec commentaires
条件付き承認 / コメント付き承認
La fabrication peut avancer une fois les points commentés corrigés
Fabrique en intégrant les commentaires, puis soumet le plan révisé
À resoumettre (non approuvé)
再提出 (sai-teishutsu) / 不承認
Le plan présente des points bloquants : la fabrication ne peut pas être lancée sur cette base
Corrige le plan et le soumet de nouveau pour approbation

Les noms des codes, les symboles et la disposition des cachets varient selon l'entreprise et le projet. Si l'acheteur impose son propre format, c'est ce format qui s'applique.

Lire les cachets et les annotations en rouge

Un plan retourné porte un cachet d'approbation (shonin-in, 承認印) ou une signature, afin que le code de retour, la date et le vérificateur soient identifiables. Au Japon, un sceau nominatif personnel (hanko) remplace souvent la signature. Les vérificateurs écrivent leurs corrections en rouge sur le plan, une pratique appelée shuki (朱記, « annotation en rouge »).

Chaque annotation en rouge doit indiquer au fournisseur ce qui ne va pas et ce que le plan doit indiquer à la place.

Beaucoup de plans japonais comportent aussi, dans le cartouche, de petites cases à cachet pour les validations internes du fournisseur : établi par (作成 / 設計), vérifié par (検図) et approuvé par (承認). Cette case « 承認 » enregistre généralement l'approbation interne du fournisseur, et non celle du client. Cherchez le cachet de retour et le code du client comme une marque distincte, et demandez au fournisseur ce que signifie chaque case ou cachet sur ses plans.

Pour un plan « approuvé avec commentaires », consignez chaque condition, la personne chargée de la corriger et l'échéance. Décidez pour chaque projet si les annotations en rouge suffisent ou s'il faut aussi une fiche de commentaires séparée ou un compte rendu de réunion. À réception du plan révisé, vérifiez que toutes les conditions sont levées, puis clôturez-les.

Ce qui ressemble au visa français, et ce qui en diffère

Si vous avez travaillé sur des chantiers en France, le principe vous est familier. Pour les marchés publics de travaux auxquels le CCAG Travaux 2021 s'applique, son article 29 soumet les plans et études d'exécution de l'entreprise au visa du maître d'œuvre. Il prévoit un délai de quinze jours pour la délivrance du visa, et l'exécution ne commence qu'après un visa favorable, sauf accord exprès notifié par ordre de service. Les clauses propres à chaque marché peuvent y déroger, il faut donc aussi les vérifier.

Sur les chantiers, les avis sont souvent codés VSO (visa sans observation), VAO (visa avec observations) et REF (refusé). Ces trois avis rappellent les trois codes de retour japonais, mais la correspondance n'est qu'approximative : les intitulés, les conséquences et les délais dépendent du contrat de chaque côté.

Deux différences comptent en pratique. Dans les commandes d'équipements décrites ici, le délai de retour est convenu dans les documents de chaque commande, et il ne faut pas présumer l'existence d'un délai légal ou commun à toute la profession. Et le shonin-zu porte sur un équipement fabriqué en usine, non sur un ouvrage de chantier. En revanche, l'idée que l'approbation ne décharge pas automatiquement le fournisseur de sa responsabilité se retrouve des deux côtés (voir plus bas).

Retours tardifs et fixation de l'échéance

L'échéance de retour est la date que les deux parties doivent surveiller de plus près. En règle générale, le fournisseur ne peut pas lancer la fabrication tant que le plan ne lui est pas revenu approuvé, si bien qu'un retour tardif peut repousser la date de livraison.

Une livraison en retard empêche l'acheteur d'installer l'équipement comme prévu, et le retard se répercute sur le reste du projet. Il arrive qu'un fournisseur lance la fabrication par anticipation pour gagner du temps. Il s'expose alors à des reprises, généralement à sa charge, si une non-conformité apparaît ensuite : cette prise de risque ne vaut pas autorisation de fabriquer.

Dans la pratique, l'acheteur et le fournisseur conviennent parfois d'une approbation sous conditions. La conception n'est pas encore entièrement arrêtée, mais l'acheteur fixe des conditions précises et autorise le lancement de la fabrication. Comme il s'agit d'un arrangement entre les deux entreprises, il est généralement traité au cas par cas.

Fixer l'échéance de retour

Au Japon, aucune loi ni règle commune à la profession ne fixe le délai de retour des plans pour approbation. La commande ou le cahier des charges d'achat précise généralement à l'avance deux choses : quand le fournisseur soumettra les plans, et sous quel délai l'acheteur les retournera (par exemple « sous X jours après réception »). L'échéance se calcule à rebours à partir de la date de livraison.

Figure 5 : Calcul à rebours depuis la date de livraison

Partez de la date de livraison et remontez le temps pour trouver la date limite de retour des plans par l'acheteur.

01Date de livraisonArrivée sur site
02Moins le transportNombre de jours de l'usine au site
03Moins les contrôlesContrôles en usine, y compris ceux réalisés en présence de l'acheteur
04Moins la fabricationDe la commande des matières à l'assemblage final
05Échéance de retourL'acheteur retourne les plans au plus tard à cette date

Le résultat est l'échéance de retour de l'acheteur. Pour fixer la date de soumission, prévoyez aussi le temps de révision du fournisseur et de nouvelle vérification de l'acheteur si le code est « à resoumettre ».

Chaque jour de retard du retour décale d'autant le début de la fabrication, ce qui peut affecter la date de livraison. L'acheteur doit donc prévoir le temps de sa propre vérification interne, car un plan peut devoir passer par les services études, électricité, instrumentation et exploitation.

Une nouvelle soumission ajoute le temps de révision du fournisseur et celui de la seconde vérification de l'acheteur. Partez du principe que la première soumission ne sera pas approuvée, et gardez de la marge pour au moins un aller-retour supplémentaire. L'échéance devient alors beaucoup plus facile à tenir.

L'étape 03 correspond aux contrôles en usine et aux opérations réalisées en présence de l'acheteur. Selon l'équipement et le contrat, elles peuvent comprendre des essais de réception en usine (FAT, Factory Acceptance Test).

Liste de contrôle avant de retourner un plan pour approbation

Utilisez cette liste quand vous examinez un plan d'un fournisseur japonais. Si vous êtes vous-même le fournisseur, elle vous montre ce qu'un client japonais va probablement vérifier.

  • Le plan respecte-t-il les exigences du cahier des charges d'achat et de la spécification d'offre ?
  • Le plan intègre-t-il les écarts acceptés dans la liste des écarts (debikura) lors de l'offre ?
  • La position et la forme des interfaces correspondent-elles aux équipements et à la tuyauterie en amont et en aval ?
  • L'espace prévu suffit-il pour l'installation et la maintenance ?
  • Le nombre et la position de montage des accessoires et des instruments conviennent-ils à l'exploitation prévue ?
  • La vérification interne est-elle terminée (par exemple études, électricité, instrumentation et exploitation) ?
  • Le code de retour est-il clair : approuvé, approuvé avec commentaires ou à resoumettre ?
  • Chaque annotation en rouge est-elle assez précise pour que le fournisseur sache quoi modifier ?
  • Pour « approuvé avec commentaires », les conditions, le responsable et l'échéance sont-ils consignés ?
  • Le cachet ou la signature indique-t-il la date et le vérificateur ?
  • Le numéro de plan et l'indice de révision sont-ils enregistrés dans votre registre ?

Si vous constatez une non-conformité, ne vous contentez pas d'apposer le cachet. Indiquez sur le plan où et en quoi il s'écarte de la spécification, et renvoyez-le avec votre question. Si la spécification elle-même change, mettez aussi à jour les documents liés, comme la spécification d'offre et la liste des écarts.

Qui est responsable après l'approbation ?

L'approbation ne transfère pas automatiquement la responsabilité à l'acheteur. C'est le contrat et les spécifications qui définissent la portée de l'approbation, et celle-ci varie selon le projet : vérifiez-la à chaque fois. Deux documents publics japonais montrent comment cela peut fonctionner.

Dans un cahier des clauses particulières pour l'installation d'un équipement, le Bureau de l'eau et de l'assainissement de la ville de Yokkaichi exige que l'entrepreneur soumette des plans à l'acceptation du maître d'ouvrage (shodaku-zu, 承諾図, terme proche de shonin-zu) et ne commence les travaux qu'après cette acceptation. Si l'installation présente ensuite des défauts difficiles à prévoir à partir des plans acceptés, l'entrepreneur est responsable de la modification ou de la réparation.

Une directive de l'Acquisition, Technology & Logistics Agency (ATLA), rattachée au ministère japonais de la Défense, précise les limites de l'approbation. Les points que la spécification fixe de façon ferme ne peuvent pas être modifiés par une approbation, sauf si la spécification autorise par ailleurs des substitutions, et une approbation qui modifie un tel point par erreur est nulle.

La même directive indique que, lorsqu'une spécification emploie des formules comme « environ » ou « en standard », l'approbation des plans tranche ces points restés ouverts. Par prudence, distinguez l'approbation d'un plan de la modification de la spécification.

Les modifications que l'acheteur a demandées dans ses commentaires et les cotes qu'il a approuvées restent néanmoins ses décisions. Gardez une trace de ce que vous avez vérifié et approuvé, dans les annotations en rouge ou dans les comptes rendus de réunion.

Le shonin-zu dans l'industrie automobile japonaise

Si vous travaillez avec des équipementiers automobiles japonais, vous entendrez aussi parler de shonin-zu hoshiki (承認図方式). Le terme y a un autre sens : il désigne la répartition de la conception des pièces entre le constructeur et l'équipementier, et non un plan soumis pour une commande donnée.

Les travaux de recherche sur l'approvisionnement automobile japonais décrivent plusieurs modèles. Dans le taiyo-zu hoshiki (貸与図方式, « pièces sur plans fournis »), le constructeur établit les plans de détail et les prête à l'équipementier. Dans le shonin-zu hoshiki (« pièces sur plans approuvés »), l'équipementier réalise la conception détaillée à partir des spécifications et de la conception de base du constructeur, qui approuve ensuite ses plans. Les pièces catalogue (shihan-hin, 市販品) sont conçues entièrement par l'équipementier.

Le tableau suivant compare ces modèles avec le plan pour approbation des installations industrielles.

Figure 6 : Modèles de conception automobile et plans pour approbation industriels

Dans l'automobile, « shonin-zu » désigne un modèle de partage de la conception. Dans les installations industrielles, il désigne un plan vérifié avant la fabrication.

Plans fournis (taiyo-zu)
Plans approuvés (shonin-zu hoshiki)
Plan pour approbation industriel
Contexte
Achat de pièces automobiles
Achat de pièces automobiles
Commande d'équipements sur mesure
Conception détaillée
Constructeur
Équipementier
Fabricant de l'équipement
Rôle de l'acheteur
Établit les plans de détail et les prête à l'équipementier
Fixe les spécifications et la conception de base ; approuve les plans de l'équipementier
Exprime ses exigences dans le cahier des charges d'achat ; vérifie et retourne les plans du fournisseur
Sens du terme
Un modèle d'achat (partage de la conception)
Un modèle d'achat (partage de la conception)
Le plan lui-même, vérifié avant fabrication

Classification d'après Asanuma (1997) et d'autres auteurs, présentée par Fujimoto et Ge (2000). Un autre modèle, les « pièces sur plans confiés » (itaku-zu hoshiki, 委託図方式), répartit la conception comme le modèle des plans approuvés, mais le constructeur détient les plans définitifs.

Dans les deux usages, l'acheteur approuve des plans établis par le fournisseur. Le terme automobile décrit un modèle d'achat, alors que le terme industriel désigne un plan émis pour une commande précise. Gardez cette distinction à l'esprit quand le même mot apparaît dans les deux contextes.

Modèle de registre de suivi des plans

Sur les projets comportant de nombreux équipements, tenez un registre de la date de soumission et de l'échéance de retour de chaque plan. Il n'existe pas de format standard, mais des colonnes comme celles-ci évitent les oublis.

Figure 7 : Exemple de registre de suivi des plans pour approbation

Une ligne par numéro de plan et par indice, avec l'échéance, le code de retour et la prochaine action.

N° de plan
Ind.
Soumis le
Retour attendu
Retourné le
Code
Action suivante / responsable
P-101 Encombrement
0
8 mai
22 mai
20 mai
Avec commentaires
Fournisseur : corriger l'orientation des piquages, soumettre l'indice 1
P-101 Encombrement
1
3 juin
10 juin
9 juin
Approuvé
Aucune : clôturé. Conserver l'indice 0 comme périmé
T-201 Ensemble
0
15 mai
29 mai
(en attente)
En vérification
Acheteur : vérification instrumentation en attente ; relancer avant l'échéance
E-301 Câblage
0
15 mai
29 mai
27 mai
À resoumettre
Fournisseur : corriger les numéros de bornes et resoumettre

Exemple fictif à titre d'illustration. Les numéros de plan et les dates sont inventés. Un registre réel peut aussi comporter le nom du projet, le repère de l'équipement, le service vérificateur et le motif de la révision.

Le registre doit permettre à chacun de voir quel indice est en vigueur. Marquez clairement les indices périmés et notez ce qui a changé à chaque révision.

Chaque semaine, repérez dans le registre les plans en retard ou proches de leur échéance, et relancez les personnes concernées. Décidez dès le début du projet si c'est le service achats ou le bureau d'études qui tient le registre.

Ce qui varie selon les entreprises

Avant d'appliquer ce guide à un projet réel, gardez en tête les points qui changent le plus d'une entreprise à l'autre.

  • Appellations : les entreprises emploient shonin-zu, shonin-negai-zu, shonin-yo-zu et shodaku-zu de façons différentes. Certaines appellent « shonin-zu » l'ensemble du dossier soumis, spécification comprise.
  • Codes de retour et cachets : les noms des codes, les symboles et la disposition des cachets diffèrent. Le format propre à l'acheteur prime sur celui du fournisseur.
  • Échéances : aucune loi ni règle de la profession ne les fixe au Japon. Elles découlent de la commande ou de la spécification de chaque projet.
  • Effet de l'approbation : la responsabilité après approbation dépend du contrat et de la spécification, pas du cachet.
  • Secteur : dans l'automobile, « shonin-zu » peut désigner un modèle de partage de la conception plutôt qu'un plan isolé.

À utiliser tout de suite : questions à poser à votre partenaire japonais

Au lancement d'une commande, posez ces questions par écrit pour éviter les malentendus sur les plans pour approbation.

  • Quels plans et documents seront soumis pour approbation, et lesquels seront envoyés seulement pour information ?
  • À quelle date les plans seront-ils soumis, et sous quel délai devons-nous les retourner ?
  • Quels codes de retour et quel format de cachet utilisez-vous, ou acceptez-vous le nôtre ?
  • Que signifie chaque case à cachet du cartouche sur vos plans ?
  • Si nous approuvons avec commentaires, la fabrication peut-elle commencer, et comment les conditions seront-elles levées ?
  • Selon le contrat, l'approbation modifie-t-elle la répartition des responsabilités ?
À retenir
  • Le plan pour approbation (shonin-zu) est soumis par le fournisseur pour que l'acheteur valide les spécifications et les dimensions avant la fabrication. Le renvoyer approuvé se dit shonin henkyaku.
  • Comparez-le au cahier des charges d'achat, à la spécification d'offre et à la liste des écarts, et vérifiez les interfaces et l'espace d'installation.
  • Fixez l'échéance de retour à la commande, calculez-la à rebours depuis la date de livraison et prévoyez le temps d'une nouvelle soumission.
  • Quand l'accord complet n'est pas encore possible, recourez à une approbation sous conditions et suivez chaque condition, son responsable et son échéance jusqu'à sa clôture.
  • Suivez les retours par numéro de plan et par indice dans un registre, pour que chacun voie l'indice en vigueur et ce qui reste ouvert.

FAQ

Quelle différence entre shonin-negai-zu et shonin-zu ?

Quand les entreprises font la distinction, le shonin-negai-zu (ou shonin-yo-zu) est le plan tel qu'il est soumis, et le shonin-zu le plan après approbation. Dans l'usage courant, beaucoup appellent les deux « shonin-zu ».

Les textes publics japonais séparent aussi les deux étapes. JIS Z 8114 distingue « drawing for approval » et « approved drawing ». La directive de l'ATLA définit séparément les documents soumis pour approbation (shonin-yo tosho, 承認用図書) et les documents approuvés (shonin tosho, 承認図書), avec un formulaire de demande d'approbation (shonin-negai-sho, 承認願書) joint à chaque soumission.

Un fournisseur japonais peut-il fabriquer avant l'approbation des plans ?

En principe, non : le fournisseur attend les plans approuvés. Certains fournisseurs démarrent par anticipation pour tenir la date de livraison, mais ils supportent alors généralement le coût des reprises si une non-conformité apparaît ensuite. Quand le temps presse, les deux parties peuvent convenir d'une approbation sous conditions qui permet de lancer la fabrication.

De combien de temps l'acheteur dispose-t-il pour retourner un plan ?

Au Japon, aucun délai n'est fixé par la loi ou par une règle de la profession, à la différence du délai de quinze jours que prévoit le CCAG Travaux pour le visa, dans les marchés publics français qui s'y réfèrent. Le délai est convenu dans la commande ou le cahier des charges d'achat, en général en nombre de jours après réception, et calculé à rebours depuis la date de livraison. Prévoyez votre vérification interne et au moins une nouvelle soumission.

Le plan pour approbation est-il la même chose que la spécification de livraison ?

Non, mais les deux sont étroitement liés. La spécification de livraison (nonyu shiyosho) couvre l'ensemble du dossier, et les plans pour approbation sont les plans qu'il contient. Les deux sont généralement soumis et retournés ensemble, et certaines entreprises appellent l'ensemble « shonin-zu ».

Mon cachet d'approbation me rend-il responsable de la conception ?

Cela dépend du contrat. Dans les exemples publics japonais cités plus haut, l'approbation ne modifiait pas les exigences fermes de la spécification, et l'entrepreneur restait responsable des défauts difficiles à prévoir à partir des plans. Le CCAG Travaux français va dans le même sens : le visa ne dégage pas le titulaire de sa propre responsabilité. Les modifications que vous avez demandées et les cotes que vous avez approuvées restent toutefois vos décisions, alors gardez une trace de ce que vous avez vérifié.

Sources

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À propos de la rédaction

Rédaction de MONOSCOPEFOUNDER & EDITOR

Une dizaine d’années chez un fabricant d’équipements industriels et dans une société d’ingénierie d’usines, à la proposition, à la conception et à la mise en service d’équipements, puis un passage au marketing numérique. Aujourd’hui, conseil web auprès de fabricants B2B pour les aider à expliquer clairement leurs produits et leurs technologies. Titulaire des licences nationales japonaises d’Energy Manager et d’ingénieur électricien en chef de troisième classe.

Un blog d’ingénierie tenu depuis 2017 (plus de 500 articles) et une chaîne YouTube en japonais d’environ 20 000 abonnés. Chaque guide est rédigé du point de vue de l’atelier japonais et vérifié au regard des normes citées.

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