Work Instruction टेम्पलेट: Sagyo Hyojunsho और SOP का फ़र्क़

मान लीजिए आपकी जापानी कंपनी या जापानी कस्टमर किसी प्रोसेस का sagyo hyojunsho (वर्क स्टैंडर्ड डॉक्यूमेंट) माँगता है। आप SOP की फ़ाइल भेज देते हैं, और जवाब आता है कि हमें यह नहीं चाहिए था। या अपनी ही फ़्लोर पर उल्टा हाल है: वर्क इंस्ट्रक्शन बने हुए हैं, ऑडिट भी पास हो गया, पर काम के समय कोई उन्हें खोलता नहीं। हर शिफ़्ट अपने तरीक़े से काम करती है, और रिजेक्शन आने पर कोई नहीं बता पाता कि कौन सा स्टेप गड़बड़ हुआ।

ज़्यादातर प्लांट में वजह लापरवाह ऑपरेटर नहीं होते। वर्क इंस्ट्रक्शन तब बेकार पड़े रहते हैं जब उनकी बात असली काम से मेल नहीं खाती, जब लिखे शब्दों से हाथ का काम समझ नहीं आता, जब सिखाने का काम "जो पास में है वही सिखा दे" पर छोड़ दिया जाता है, और जब रिवीज़न की ज़िम्मेदारी किसी की नहीं होती। इलाज डॉक्यूमेंट बनाने और चालू रखने के तरीक़े में है, ज़्यादा सख़्ती में नहीं।

इस गाइड में पहले जापानी शब्द साफ़ किए गए हैं: hyojun sagyo (स्टैंडर्ड वर्क), sagyo hyojunsho और sagyo tejunsho में क्या फ़र्क़ है। फिर बताया गया है कि वर्क इंस्ट्रक्शन बेकार होने के क्या संकेत हैं, "पालन नहीं हो पाता" और "जान-बूझकर पालन नहीं करते" में क्या अंतर है, कारण की चार परतें क्या हैं, और चार इलाज क्या हैं। आख़िर में कॉपी करने लायक वर्क इंस्ट्रक्शन टेम्पलेट, चेकलिस्ट और जापानी साथियों से पूछने के सवाल हैं।

विषय-सूची

1. Hyojun Sagyo, Sagyo Hyojunsho और Sagyo Tejunsho में फ़र्क़
2. वर्क इंस्ट्रक्शन इस्तेमाल न होने के संकेत
3. "पालन नहीं हो पाता" बनाम "जान-बूझकर पालन नहीं करते"
4. कारण की चार परतें
5. इलाज 1: मौजूदा सबसे अच्छे तरीक़े से स्टैंडर्ड बनाएँ
6. इलाज 2: ऐसा लिखें जिसे लोग कर सकें
7. इलाज 3: स्टैंडर्ड सिखाएँ और जाँचें
8. इलाज 4: रिवीज़न चलते रहें
9. कहाँ से शुरू करें और आम ग़लतियाँ
10. Work Instruction टेम्पलेट (Sagyo Hyojunsho का लेआउट)
11. चेकलिस्ट: क्या आपका वर्क इंस्ट्रक्शन इस्तेमाल लायक है?
12. जापानी साथियों से पूछने के सवाल
13. इस गाइड की सीमाएँ
14. अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQ)
15. स्रोत

Hyojun Sagyo, Sagyo Hyojunsho और Sagyo Tejunsho में फ़र्क़

जापानी प्लांट में मिलते-जुलते कई शब्द चलते हैं, और ये "SOP" या "work instruction" से सीधे एक-के-बदले-एक नहीं बैठते। असली फ़र्क़ तरीक़े और काग़ज़ के बीच का है:

• Sagyo hyojun (वर्क स्टैंडर्ड) काम करने का तय किया हुआ तरीक़ा है, यानी तरीक़ा अपने आप में।
• Sagyo hyojunsho (वर्क स्टैंडर्ड डॉक्यूमेंट) उसी तरीक़े को लिखकर रखना है: स्टेप और kyusho (ज़रूरी पॉइंट), यानी वे जगहें जहाँ चूक हुई तो क्वालिटी या सेफ्टी बिगड़ती है। मक़सद यह है कि जो भी वह काम करे, क्वालिटी और सेफ्टी का स्तर वही रहे।
• Hyojun sagyo (स्टैंडर्ड वर्क) Toyota Production System का शब्द है। इसमें टैक्ट टाइम (takt time) के हिसाब से ऑपरेटर की हरकतों का क्रम तय होता है, और यह काइज़ेन (kaizen) की बुनियाद बनता है। इसके तीन हिस्सों (टैक्ट टाइम, काम का क्रम, स्टैंडर्ड WIP) के लिए यह लिंक देखें:

प्लांट के हिसाब से इस डॉक्यूमेंट को sagyo tejunsho (वर्क प्रोसीजर), sagyo yoryosho (वर्क गाइडलाइन) या sagyo shijisho (वर्क इंस्ट्रक्शन) भी कहते हैं। नाम अलग हैं, पर भूमिका एक है: तय किए तरीक़े को फ़्लोर पर बार-बार वैसा ही दोहराने का औज़ार।

जापानी शब्द	शाब्दिक मतलब	सबसे क़रीबी English शब्द	आम तौर पर इसमें क्या होता है
Hyojun sagyo	स्टैंडर्ड वर्क	Standardized work (TPS)	टैक्ट टाइम के हिसाब से हरकतों का क्रम, स्टैंडर्ड WIP
Sagyo hyojun	वर्क स्टैंडर्ड	Work standard / standard method	तय किया हुआ तरीक़ा (ज़रूरी नहीं कि एक ही डॉक्यूमेंट हो)
Sagyo hyojunsho	वर्क स्टैंडर्ड डॉक्यूमेंट	Standardized work instruction / SOP	स्टेप, ज़रूरी पॉइंट, कारण, टूल, क्वालिटी चेक
Sagyo tejunsho	वर्क प्रोसीजर डॉक्यूमेंट	Work instruction / work procedure	एक-एक स्टेप की प्रोसीजर, अक्सर सेफ्टी के ज़रूरी पॉइंट के साथ
Sagyo yoryosho / sagyo shijisho	वर्क गाइडलाइन / वर्क इंस्ट्रक्शन	Work instruction	कंपनी के हिसाब से अलग-अलग

नाम कुछ भी हो, वर्क इंस्ट्रक्शन की क़ीमत तभी ख़त्म हो जाती है जब वह असली काम से अलग चलने लगे। तब रिजेक्शन आने पर यह पकड़ना नामुमकिन हो जाता है कि काम स्टैंडर्ड से कहाँ हटा, क्योंकि असली कारण ढूँढने और दोबारा न होने देने, दोनों के लिए तुलना करने को एक आधार चाहिए।

वर्क इंस्ट्रक्शन इस्तेमाल न होने के संकेत

वर्क इंस्ट्रक्शन एक दिन में बेकार नहीं होते। वे धीरे-धीरे सिर्फ़ खानापूर्ति (keigaika) बन जाते हैं, और संकेत जमा होते जाते हैं:

चित्र 1: वर्क इंस्ट्रक्शन के खानापूर्ति बन जाने के 6 संकेत

अगर इनमें से दो या ज़्यादा आपके यहाँ सच हैं, तो डॉक्यूमेंट शायद फ़्लोर पर औज़ार का काम नहीं कर रहा।

काम के समय कभी खुलता ही नहींबहुत दूर रखा है या फ़ाइल बहुत मोटी है; वहाँ तक पहुँचने का कोई रास्ता नहीं

सब अपने-अपने तरीक़े से करते हैंएक ही प्रोसेस में हर टीम या शिफ़्ट का क्रम और टूल अलग

आख़िरी रिवीज़न सालों पहले कामशीन और jig बदल गए, डॉक्यूमेंट वही रहा

नए लोगों को ज़बानी सिखाया जाता है"डॉक्यूमेंट छोड़ो, मुझे देखकर सीखो"

हर रिजेक्शन पर एक और चेतावनी जुड़ती हैमूल लिखावट से ज़्यादा जोड़े गए नोट और लाल स्याही; ज़रूरी पॉइंट दब गए

सिर्फ़ ऑडिट से पहले सजाया जाता हैकाग़ज़ पर ठीक दिखना ही मक़सद बन गया; बात फ़्लोर से दूर हो गई

"पालन नहीं हो पाता" बनाम "जान-बूझकर पालन नहीं करते"

इलाज चुनने से पहले स्टैंडर्ड से हटने की घटनाओं को दो तरह में बाँट लें। दोनों के कारण अलग हैं, और जो इलाज चलता है वह भी अलग है।

जापान का स्वास्थ्य, श्रम और कल्याण मंत्रालय (MHLW) उस काम को इंसानी चूक (human error) कहता है जिसका नतीजा इरादे के उलट निकले। जान-बूझकर वह न करना जो करना चाहिए, या वह करना जो नहीं करना चाहिए, "violation" (नियम तोड़ना) है, और MHLW दोनों को अलग मानता है।

चित्र 2: "पालन नहीं हो पाता" वाली चूक बनाम "जान-बूझकर पालन नहीं करते" वाला violation

दोनों में काम स्टैंडर्ड से हटता है, पर कारण और इलाज बिल्कुल अलग हैं।

पालन नहीं हो पाता (human error)

जान-बूझकर पालन नहीं करते (violation / unsafe act)

इरादा

स्टैंडर्ड के हिसाब से करने का इरादा था

पता था कि स्टैंडर्ड से हट रहे हैं, फिर भी बदल दिया

आम उदाहरण

कोई स्टेप छूट जाना, ग़लत पार्ट उठा लेना, बोल्ट कसना भूल जाना, निर्देश ग़लत पढ़ लेना

स्टेप छोड़ देना, PPE न पहनना, सेफ्टी डिवाइस हटाकर काम करना

आप क्या सुनते हैं

"ध्यान से उतर गया।" "मुझे पता नहीं था कि यह लिखा है।"

"इतना चलता है।" "सब ऐसे ही करते हैं।" "इस तरीक़े से टारगेट पूरा नहीं होता।"

कौन से इलाज चलते हैं

साफ़ शब्दों में लिखना, poka-yoke, कन्फ़र्मेशन स्टेप, दोबारा सिखाना

सही तरीक़े से करने का समय और साधन देना, कारण समझाना, प्रोसीजर को ही दोबारा देखना

परिभाषाएँ MHLW की Workplace Safety Site के शब्दकोश की प्रविष्टियों "Human Error" और "Unsafe Acts" पर आधारित हैं।

MHLW के मुताबिक़ unsafe act, यानी "जान-बूझकर पालन नहीं करने" वाला पक्ष, वह है जिसमें सेफ्टी को नुक़सान पहुँचा सकने वाला काम जान-बूझकर किया जाए। इसके पीछे अक्सर मेहनत या समय बचाने को पहले रखना, "सब ऐसे ही करते हैं" वाली सोच, या सालों के तजुर्बे से आया ज़्यादा भरोसा होता है। मंत्रालय के 2010 के हादसा-कारण विश्लेषण में 94.7% हादसों में unsafe act और unsafe condition दोनों शामिल थे, और 1.7% में सिर्फ़ unsafe act। कुल मिलाकर 96.4% हादसों में unsafe act की भूमिका थी।

उसी मार्गदर्शन में यह भी लिखा है कि unsafe act सिर्फ़ सोच या रवैये से नहीं रुकते। कमज़ोर मैनेजमेंट और सुपरविज़न, या मशीन और काम की जगह की ख़ामियाँ अक्सर इन्हें बुलावा देती हैं। ऐसे हादसे भी बताए गए हैं जहाँ वर्क स्टैंडर्ड साफ़ तय ही नहीं था, या तय था पर ठीक से सिखाया नहीं गया था। अगर सारा दोष ऑपरेटर के रवैये पर डाल दें, तो डॉक्यूमेंट और सिस्टम में बैठे असली कारण वैसे के वैसे रह जाते हैं।

कारण की चार परतें

आम तौर पर कई कारण एक साथ होते हैं। इन्हें चार परतों में रखने से समझना आसान हो जाता है: डॉक्यूमेंट, सिखाने का तरीक़ा, कार्यस्थल के सिस्टम, और संगठन का रुख़।

चित्र 3: वर्क इंस्ट्रक्शन न माने जाने की चार परतें

ऊपर की परतें आसानी से दिख जाती हैं; नीचे की परतें ज़्यादा गहरी होती हैं।

डॉक्यूमेंटअसली काम से मेल नहीं खाता / लिखे से हाथ का काम समझ नहीं आता / काम की जगह से दूर रखा है

इसके पीछे

सिखाने का तरीक़ा"देखकर सीखो" में ज़रूरी पॉइंट और कारण पहुँचते ही नहीं / सिखाने के बाद कोई जाँच नहीं

इसके पीछे

रिवीज़न का सिस्टमरिवीज़न की प्रोसेस और ज़िम्मेदार तय नहीं

जाँच का सिस्टमकोई नहीं देखता कि पालन हो रहा है या नहीं

मूल्यांकन का सिस्टममानो या न मानो, कुछ नहीं बदलता

जड़ में

संगठन का रुख़प्रोडक्शन का भारी दबाव; स्टेप छोड़ने वाले को शाबाशी मिलती है

MHLW unsafe act को बुलावा देने वाले पाँच तरह के कारक गिनाता है (काम करने वाला, काम, काम की जगह, सेफ्टी मैनेजमेंट और संगठन) और कहता है कि आम तौर पर कई कारक मिलकर असर करते हैं।

डॉक्यूमेंट असली काम से मेल नहीं खाता

यह सबसे आम कारण है। प्रोडक्शन लॉन्च के समय प्रोडक्शन इंजीनियरिंग या क्वालिटी एश्योरेंस (QA) वाले ऑफ़िस में बैठकर इंस्ट्रक्शन लिख देते हैं। बाद में मशीन बदलती है, jig में सुधार होता है, फ़्लोर उसके हिसाब से ढल जाती है, और डॉक्यूमेंट पीछे रह जाता है। अब उसे मानें तो काम धीमा पड़ता है या ग़लत टूल उठाना पड़ता है। ऑपरेटर स्टैंडर्ड से इनकार नहीं कर रहे; उसे मानने से काम ही रुक जाएगा।

लिखे शब्दों से हाथ का काम समझ नहीं आता

"अच्छे से कसें", "देखें कि कोई गड़बड़ी तो नहीं", "ध्यान से हैंडल करें" लिखने वाले को साफ़ लगते हैं, पर हर पढ़ने वाला इनका मतलब अपने हिसाब से निकालता है। अगर यह नहीं लिखा कि कितना कसना "अच्छा कसना" है या क्या दिखे तो "गड़बड़ी" है, तो ऑपरेटर अपने तजुर्बे से ख़ाली जगह भर लेता है। बाक़ी आम दिक़्क़तें ये हैं:

• सिर्फ़ टेक्स्ट, कोई फ़ोटो नहीं
• एक ही वाक्य में कई काम ठूँसे हुए
• बिना समझाए तकनीकी शब्द और कंपनी के अपने शॉर्ट-फ़ॉर्म

नए लोगों के लिए, और उन ऑपरेटरों के लिए जिनके लिए डॉक्यूमेंट की भाषा दूसरी भाषा है, इंस्ट्रक्शन पढ़ने लायक ही नहीं रहता।

सिखाने का काम "जो पास में है" पर छोड़ दिया गया है

अगर नए आदमी को सिखाने वाला सीनियर ऑपरेटर अपना ही तरीक़ा सिखाता है, तो डॉक्यूमेंट हो या न हो, फैलता वही तरीक़ा है। जब लोग स्टेप सीखते हैं पर कारण नहीं, तो व्यस्त दिन में सबसे पहले वही स्टेप छूटते हैं। बहुत से प्लांट में यह भी कभी नहीं देखा जाता कि सीखने वाला सचमुच काम कर पाता है या नहीं। "मैंने एक बार समझा दिया था" का मतलब "उसे आ गया" नहीं है, और यह फ़ासला बाद में स्टैंडर्ड से हटने के रूप में दिखता है।

मानो या न मानो, कुछ नहीं बदलता

सिस्टम की परत में आम कारण ये हैं:

• रिवीज़न की कोई तय प्रोसेस नहीं और डॉक्यूमेंट का कोई मालिक नहीं
• कोई नहीं देखता कि स्टैंडर्ड माना जा रहा है या नहीं
• मानने या न मानने से मूल्यांकन में कोई फ़र्क़ नहीं पड़ता

अगर ऑपरेटर को कोई स्टेप ग़लत दिखता है पर बताने की कोई जगह नहीं है, तो वह चुपचाप अपना तरीक़ा अपना लेता है।

सबसे गहरी परत संगठन का रुख़ है। जहाँ प्रोडक्शन और डिलीवरी का दबाव बहुत है और नंबर पूरा करने के लिए स्टेप छोड़ने वाले को श्रेय मिलता है, वहाँ कोई भी डॉक्यूमेंट नहीं माना जाएगा। एक आसान कसौटी: क्या मैनेजर कह सकता है, "अगर आपने स्टैंडर्ड के हिसाब से किया और पीछे रह गए, तो उसे हम स्टैंडर्ड की कमी मानेंगे"?

इलाज 1: मौजूदा सबसे अच्छे तरीक़े से स्टैंडर्ड बनाएँ

शुरुआत यहाँ से करें कि डॉक्यूमेंट की बात फ़्लोर पर होने वाले सबसे अच्छे तरीक़े से मिल जाए। MHLW ने अपने मॉडल सेफ्टी-और-हेल्थ नियमों के साथ वर्क प्रोसीजर लिखने की एक गाइड छापी है (वह होम-केयर सेवाओं के लिए लिखी है, पर तरीक़ा हर कार्यस्थल पर चलता है)। उसमें देखने से लेकर बनाए रखने तक छह स्टेप बताए गए हैं:

चित्र 4: वर्क प्रोसीजर बनाने के छह स्टेप

ऑफ़िस से नहीं, काम को देखने से शुरू करें, और सिखाने व बनाए रखने को उसी काम का हिस्सा मानें।

बनाएँ

01काम को समझेंअसली काम देखें और उसके प्रोसेस व टास्क-ग्रुप का नक़्शा बनाएँ

02काम को तोड़ेंउसे बड़े, मध्यम और छोटे हिस्सों में बाँटें और दायरा तय करें

03ड्राफ़्ट लिखेंसफलता, सेफ्टी और आसानी के ज़रूरी पॉइंट जोड़ें; ऑपरेटरों की राय लें

टिकाएँ

04मंज़ूरीतय अप्रूवल रास्ते से इसे आधिकारिक स्टैंडर्ड बनाएँ

05ट्रेनिंगवह काम करने वाले ऑपरेटरों को सिखाएँ और रिकॉर्ड रखें

06बनाए रखेंतरीक़ा या टूल बदलने पर दोबारा देखें और रिवाइज़ करें

MHLW की वर्क प्रोसीजर गाइड (होम-केयर सेवाओं के लिए लिखी गई) के स्टेप को मैन्युफ़ैक्चरिंग के हिसाब से ढाला गया है।

मौजूदा तरीक़े को जस का तस मत उतारिए

उसी गाइड में चेतावनी है कि ख़ामी वाले तरीक़े को स्टैंडर्ड बना देने से हालत और बिगड़ती है। जो देखा उसे लिखने से पहले जाँचें कि उसमें वेस्ट (muda), ज़रूरत से ज़्यादा बोझ (muri) या असमानता (mura) तो नहीं है। साथ ही स्टेप का क्रम देखें और ऐसे स्टेप ढूँढें जिन्हें हटाया जा सकता है।

यही वह मौक़ा है जब अनुभवी ऑपरेटर जो अच्छा करते हैं उसे पकड़ें। जो गुर वे बिना सोचे करते हैं, वही ज़रूरी पॉइंट बनने के सबसे अच्छे उम्मीदवार हैं, और उन्हें लिख लेने से डॉक्यूमेंट काम करने वालों के लिए सचमुच काम का बन जाता है।

ज़रूरी पॉइंट चुनें: सफलता, सेफ्टी और आसानी

अगर हर हरकत पर चेतावनी लगा दी जाए, तो ज़रूरी वाली दब जाती हैं। ज़रूरी पॉइंट सिर्फ़ तीन तरह के रखें:

• जहाँ क्वालिटी बनती या बिगड़ती है
• जहाँ चोट लग सकती है
• जहाँ काम आसान हो जाता है

इन्हें चुनते समय पुराने रिजेक्शन के रिकॉर्ड और नियर मिस (hiyari-hatto, हादसा होते-होते बचा) की रिपोर्ट पास रखें। अगर इस प्रोसेस की process FMEA बनी है, तो उसमें जिन आइटम को ऊँची प्राथमिकता मिली है उन्हें ज़रूरी पॉइंट में ले आएँ, ताकि क्वालिटी की प्राथमिकता और वर्क इंस्ट्रक्शन एक साथ चलें।

ड्राफ़्ट को वही लोग आज़माएँ जो काम करते हैं

जो ऑपरेटर वह काम करता है, उससे ड्राफ़्ट पढ़वाएँ और काम को एक बार ठीक वैसे ही करवाएँ जैसा लिखा है। लिखने वाले को हमेशा लगता है कि टेक्स्ट साफ़ है; पहली बार पढ़ने वाले को कोई न कोई जगह ज़रूर अटकाती है। जब ऑपरेटर डॉक्यूमेंट लिखने में शामिल होते हैं, तो वह ऊपर से थमाया काग़ज़ नहीं रहता, बल्कि उनका अपना तय किया तरीक़ा बन जाता है। इंस्ट्रक्शन माना जाएगा या नहीं, इसका बड़ा हिस्सा इसी स्टेज पर तय हो जाता है।

इलाज 2: ऐसा लिखें जिसे लोग कर सकें

सही बात लिखी हो, तब भी अगर पढ़ने वाला हरकत नहीं दोहरा पाता तो उसे नहीं माना जाएगा। शुरुआत इससे करें कि धुँधले शब्दों की जगह ऐसी बातें लिखें जो ऑपरेटर देख या नाप सकता है।

चित्र 5: जो लिखावट अनदेखी हो जाती है बनाम जो मानी जाती है

जिन शब्दों का हर पढ़ने वाला अलग मतलब निकालता है, उनकी जगह हरकत और कसौटी लिखें।

अनदेखी हो जाती है

• बोल्ट अच्छे से कसें
• बाहरी हालत देखें कि कोई गड़बड़ी तो नहीं
• पार्ट को ध्यान से हैंडल करें
• jig लगाएँ, अलाइन करें, क्लैंप करें और मशीनिंग शुरू करें (एक वाक्य में कई हरकतें)
• सारी सावधानियाँ आख़िर में एक साथ

मानी जाती है

• टॉर्क रेंच से तय टॉर्क तक कसें, क्लिक की आवाज़ पक्की करें, फिर टॉर्क मार्क लगाएँ
• बाउंड्री सैंपल से मिलाकर देखें कि खरोंच या डेंट तो नहीं (पास/रिजेक्ट की फ़ोटो के साथ)
• एक बार में एक पार्ट उठाएँ और ट्रे के खाने में रखें (ऊपर-नीचे न रखें)
• एक लाइन में एक हरकत: "jig लगाएँ", "अलाइन करें", "क्लैंप करें" अलग-अलग लाइन में
• ज़रूरी पॉइंट और उसका कारण उसी स्टेप के बग़ल में

ये सामान्य उदाहरण हैं। असली टॉर्क वैल्यू और पास/रिजेक्ट की कसौटी ड्रॉइंग और क्वालिटी स्टैंडर्ड से लें।

तीन कॉलम रखें: स्टेप, ज़रूरी पॉइंट, कारण

जो वर्क इंस्ट्रक्शन सचमुच इस्तेमाल होते हैं, उनमें से ज़्यादातर बाएँ से दाएँ तीन कॉलम की टेबल में होते हैं: मुख्य स्टेप, ज़रूरी पॉइंट, और ज़रूरी पॉइंट का कारण। हर पंक्ति में एक ही हरकत होती है। ज़रूरी पॉइंट वह है जो उस स्टेप में छूटना नहीं चाहिए, और कारण बताता है कि क्यों।

कारण वाला कॉलम लोग छोड़ देते हैं, पर जिन स्टेप के साथ कारण लिखा होता है वही व्यस्त शिफ़्ट में भी बचे रहते हैं। अगर ऑपरेटर जानता है कि टॉर्क मार्क इसलिए लगता है कि अगला प्रोसेस बिना कसे बोल्ट को एक नज़र में पकड़ ले, तो वह स्टेप का मक़सद ख़ुद समझ सकता है। यही तीन कॉलम का ढाँचा TWI में job breakdown कहलाता है; नीचे टेम्पलेट देखें।

पैराग्राफ़ नहीं, फ़ोटो से दिखाएँ

पार्ट की दिशा, टूल कहाँ रखना है, और पास/रिजेक्ट के सैंपल, ये सब एक फ़ोटो में पैराग्राफ़ से बेहतर पहुँचते हैं। एक अच्छा और एक बुरा उदाहरण साथ-साथ रखकर फ़र्क़ पर गोला लगा दें, तो पढ़ने का समय बहुत घट जाता है।

अब कई प्लांट काम की छोटी वीडियो बनाकर टैबलेट पर दिखाते हैं। वीडियो से हाथ की रफ़्तार और ज़ोर कितना लगाना है यह दिखता है, पर ज़रूरी पॉइंट कहाँ है यह हमेशा समझ नहीं आता, इसलिए उसे कैप्शन या स्टिल फ़्रेम से चिह्नित करें।

पढ़ने वालों के हिसाब से लिखें

लंबे टेक्स्ट के ब्लॉक उन सबको बाहर कर देते हैं जो उस भाषा को धीरे पढ़ते हैं। पन्ने फ़ोटो के इर्द-गिर्द बनाएँ, जहाँ ज़रूरत हो वहाँ पढ़ने की मदद जोड़ें (जापान में कांजी के ऊपर furigana लिखा जाता है), और फ़्लोर पर बोली जाने वाली मुख्य भाषाओं में अनुवाद तैयार रखें। भारत के प्लांट में भी यही दिक़्क़त आती है जब डॉक्यूमेंट सिर्फ़ जापानी या अंग्रेज़ी में हो। सादा लेआउट उन नए लोगों के भी काम आता है जिनकी अंग्रेज़ी ठीक है।

इसे वहीं रखें जहाँ काम होता है

ऑफ़िस की अलमारी में रखा डॉक्यूमेंट काम के बीच में देखा नहीं जा सकता। हर प्रोसेस के लिए ज़रूरी पन्ने निकालकर वर्कस्टेशन पर आँखों की ऊँचाई पर लगाएँ, या किसी टर्मिनल पर उपलब्ध कराएँ। हर लगी हुई कॉपी पर रिवीज़न नंबर और तारीख़ डालें, और हर रिवीज़न के बाद पुरानी कॉपी वापस लेने का नियम बनाएँ, ताकि लगी हुई कॉपी कंट्रोल्ड कॉपी से अलग न हो।

इलाज 3: स्टैंडर्ड सिखाएँ और जाँचें

अच्छा डॉक्यूमेंट तब तक कुछ नहीं बदलता जब तक लोग उसे सीख न लें। तीसरा इलाज यह है कि सिखाने को हर किसी की मर्ज़ी पर छोड़ने के बजाय एक तय प्रोसीजर बना दें।

TWI Job Instruction को सिखाने का तरीक़ा बनाएँ

कई जापानी प्लांट जो तरीक़ा इस्तेमाल करते हैं वह TWI (Training Within Industry) का Job Instruction (JI) है। यह दूसरे विश्व युद्ध के दौरान अमेरिका में बना और 1950 में जापान के श्रम मंत्रालय तक पहुँचा। JI सिखाने के काम को ही चार स्टेप में स्टैंडर्ड कर देता है:

चित्र 6: TWI Job Instruction के चार स्टेप

सिखाना समझाने पर ख़त्म नहीं होता: करवाएँ, जाँचें और बाद में भी देखते रहें।

STEP 1सीखने वाले को तैयार करेंउसे सहज करें, बताएँ कि काम क्या है और क्यों ज़रूरी है, और ऐसी जगह खड़ा करें जहाँ से साफ़ दिखे

STEP 2काम करके दिखाएँमुख्य स्टेप एक-एक करके दिखाएँ, हर ज़रूरी पॉइंट पर ज़ोर दें

STEP 3उससे करवाकर देखेंउससे करवाएँ, ग़लती सुधारें, और स्टेप, ज़रूरी पॉइंट व कारण उसके मुँह से बुलवाएँ

STEP 4बाद में फ़ॉलो-अप करेंबताएँ कि सवाल किससे पूछना है, बार-बार देखें, और धीरे-धीरे मदद घटाएँ

स्टेप के नाम TWI के आम इस्तेमाल के अनुसार हैं। शब्दावली और ब्योरे ट्रेनिंग देने वाली संस्था के हिसाब से अलग हो सकते हैं।

JI को वर्क इंस्ट्रक्शन के साथ जोड़ते समय असली बात STEP 3 में है: ऑपरेटर से ज़रूरी पॉइंट और उनके कारण उसी के शब्दों में बुलवाएँ। इसी से सिखाने वाला पक्का करता है कि बात सचमुच पहुँची। स्टेप / ज़रूरी पॉइंट / कारण वाली टेबल ही JI की ट्रेनिंग सामग्री का भी काम करती है। पूरा तरीक़ा, तैयारी कैसे करें और नया आदमी अकेले काम कब करे, इसके लिए यह लिंक देखें:

जाँच को स्टेप में ही शामिल करें

"पालन नहीं हो पाता" वाली चूकें घटाने के लिए सिर्फ़ ध्यान पर भरोसा न करें; जाँच को प्रोसीजर में एक हरकत की तरह लिख दें। सबसे जाना-माना उदाहरण shisa kosho (उंगली दिखाकर बोलना, pointing and calling) है: चीज़ की ओर उंगली से इशारा करें और उसका नाम और हालत ज़ोर से बोलें। MHLW के बताए 1994 के एक प्रयोग में बटन दबाने में ग़लती की दर तब 2.38% थी जब दोनों में से कुछ नहीं किया गया, और इशारा व बोलना दोनों करने पर 0.38% रह गई, यानी लगभग छठा हिस्सा। सिर्फ़ बोलने पर 1.0% और सिर्फ़ इशारे पर 0.75% रही। इसका और ब्योरा KY (kiken yochi, ख़तरे को पहले से पहचानना) ट्रेनिंग वाले लेख में है।

इंसानी चूक रोकने के लिए MHLW चार तरीक़े गिनाता है:

• लोगों को सिखाएँ कि ग़लती न हो
• ग़लती करना मुश्किल बना दें
• ग़लती तुरंत पकड़ में आ जाए, ऐसा इंतज़ाम करें
• ग़लती हो भी जाए तो उसका असर छोटा रखें

डॉक्यूमेंट में जाँच के स्टेप, और साथ में jig व पोका-योके (poka-yoke), जो ग़लत हरकत को हाथ से ही रोक दें, सिर्फ़ ट्रेनिंग से ज़्यादा काम करते हैं।

जाकर काम देखें

ट्रेनिंग के बाद टीम लीडर और सुपरवाइज़र नियमित रूप से काम देखें और डॉक्यूमेंट से मिलाएँ। जब कोई फ़र्क़ मिले, तो उसी वक़्त ऑपरेटर को दोष देने के बजाय पूछें कि काम इस तरह क्यों होता है।

पूछने पर अक्सर निकलता है कि डॉक्यूमेंट पुराना है या jig चलाने में अटपटा है। अगर देखने को पुलिसिंग नहीं, बल्कि डॉक्यूमेंट सुधारने की जानकारी जुटाना कहा जाए, तो ऑपरेटर असली बात बताते हैं। कौन सा प्रोसेस कौन स्टैंडर्ड के हिसाब से कर सकता है, यह एक स्किल मैट्रिक्स (rikiryo-hyo) में दर्ज करें, ताकि कोई छूट न जाए।

इलाज 4: रिवीज़न चलते रहें

चौथा इलाज ऐसा सिस्टम है जो फ़्लोर के बदलने के साथ डॉक्यूमेंट को अपडेट करता रहे। ज़्यादातर वर्क इंस्ट्रक्शन इसलिए पुराने पड़ते हैं कि लिखते समय वे सही थे, फिर पीछे छूट गए।

चित्र 8: SDCA स्टैंडर्ड को बनाए रखता है; PDCA उसे बेहतर करता है

स्टैंडर्ड चलाने वाले चक्र को उसे सुधारने वाले चक्र से जोड़ें, और हर सुधार को वापस डॉक्यूमेंट में लिखें।

बनाए रखने वाला चक्र: SDCA (स्टैंडर्ड को बनाए रखें)

SStandardizeमौजूदा सबसे अच्छा तरीक़ा डॉक्यूमेंट में लिखें

DDoजैसा सिखाया गया, उसी प्रोसीजर से काम करें

CCheckकाम देखकर और क्वालिटी डेटा से स्टैंडर्ड से फ़र्क़ पकड़ें

AActतय करें कि फ़र्क़ आदमी की वजह से है या स्टैंडर्ड की, और उसी हिसाब से क़दम उठाएँ

अगर कमी स्टैंडर्ड में है, तो सुधार वाले चक्र में जाएँ

सुधार वाला चक्र: PDCA (स्टैंडर्ड को बेहतर करें)

PPlanरिजेक्शन, नियर मिस और सुझावों से सुधार की योजना बनाएँ

DDoएक प्रोसेस या शिफ़्ट में आज़माएँ

CCheckक्वालिटी, सेफ्टी और काम के समय में बदलाव जाँचें

AAct (standardize)अगर फ़ायदा हो, तो डॉक्यूमेंट रिवाइज़ करें और SDCA में लौट आएँ

जो सुधार डॉक्यूमेंट तक नहीं पहुँचता, वह अगले ट्रांसफ़र या नए आदमी के आने पर खो जाता है।

जापानी क्वालिटी कंट्रोल सोसाइटी की डेली मैनेजमेंट गाइडलाइन (JSQC-Std 32-001) SDCA चक्र को डेली मैनेजमेंट का तरीक़ा मानती है।

तय करें कि रिवीज़न कब शुरू होगा

"जब किसी को दिखे तब ठीक कर देंगे" का मतलब है कि कोई ठीक नहीं करेगा। पहले से तय कर लें कि किन घटनाओं पर रिव्यू होगा, जैसे:

• मशीन, jig या मटीरियल में बदलाव
• कोई रिजेक्शन या कस्टमर कंप्लेंट
• नियर मिस की रिपोर्ट
• किसी ऑपरेटर का सुधार सुझाव

साथ में साल में एक बार जैसा तय समय का रिव्यू भी रखें, ताकि स्थिर प्रोसेस के डॉक्यूमेंट भी पुराने न पड़ें। अगर रिजेक्शन की जाँच में seven QC tools या 5 Why (क्यों-क्यों विश्लेषण) काम करने के तरीक़े की ओर इशारा करें, तो उसे भी रिवीज़न का कारण मानें।

ऑपरेटर को "यह ग़लत है" बोलने की जगह दें

ऑपरेटर को डॉक्यूमेंट में कोई कमी दिखे तो उसे पता होना चाहिए कि किसे बताना है। एक चलने लायक रास्ता यह है: टीम लीडर रिपोर्ट लेता है, प्रोडक्शन इंजीनियरिंग या QA के साथ मिलकर तय करता है, और तय तारीख़ तक डॉक्यूमेंट रिवाइज़ हो जाता है।

अगर कोई सुझाव नहीं माना गया, तो ऑपरेटर को कारण बताएँ। जिस जगह बोलने से कुछ नहीं बदलता, वहाँ ऑपरेटर चुपचाप अपने तरीक़े अपना लेते हैं, और अनदेखे वर्क इंस्ट्रक्शन की ज़्यादातर कहानियाँ इसी चुप्पी से शुरू होती हैं। जापानी प्लांट में इसके लिए एक रास्ता काइज़ेन तेइआन (teian, सुधार सुझाव) की व्यवस्था है।

रिवाइज़ करें, फिर दोबारा सिखाएँ

अक्सर प्लांट डॉक्यूमेंट दोबारा लिख देते हैं और ऑपरेटरों को बताते ही नहीं। इसे एक ही प्रोसीजर बना दें: बदलाव चिह्नित करके नया वर्ज़न जारी करें, असर पड़ने वाले ऑपरेटरों को थोड़े समय के लिए ही सही दोबारा सिखाएँ, और ट्रेनिंग का रिकॉर्ड रखें।

डिजिटल वर्क इंस्ट्रक्शन सिस्टम और फ़ोटो-वीडियो से प्रोसीजर का ड्राफ़्ट बनाने वाला generative AI फैल रहे हैं। ये काम के औज़ार हैं, पर जिन प्लांट को नतीजे मिलते हैं उन्होंने पहले वर्कफ़्लो और ज़िम्मेदारियाँ तय की होती हैं। रिवीज़न के सिस्टम के बिना डिजिटल कर देने से पुरानी बातें बस स्क्रीन पर आ जाती हैं।

कहाँ से शुरू करें और आम ग़लतियाँ

चारों इलाज हर प्रोसेस पर एक साथ आज़माना व्यावहारिक नहीं है। छोटे से शुरू करें और नतीजे दिखाएँ; फ़्लोर ज़्यादा आसानी से साथ आएगी।

उन प्रोसेस से शुरू करें जिनमें रिजेक्शन या नियर मिस ज़्यादा हैं, जिनमें चोट का जोखिम ज़्यादा है, और जो प्रोडक्ट की अहम ख़ासियतें तय करते हैं। सेफ्टी की प्राथमिकता अपनी साइट के हादसों के रिकॉर्ड और बुनियादी सेफ्टी मैनेजमेंट से परखें, ताकि वह बाक़ी सेफ्टी उपायों से मेल खाए। ऑपरेटर, टीम लीडर और प्रोडक्शन इंजीनियरिंग व QA के एक आदमी की छोटी टीम बनाएँ और एक पूरा चक्र चलाएँ: देखना, रिवाइज़ करना, दोबारा सिखाना। जब एक प्रोसेस में रिजेक्शन और अटकना घटता दिखे, तो उसे बाक़ी प्रोसेस तक फैलाना आसान हो जाता है।

तीन ग़लतियाँ बार-बार दिखती हैं:

• सारे डॉक्यूमेंट एक साथ दोबारा लिखना। काम का बोझ लोगों को ऑफ़िस में बैठकर लिखने पर मजबूर करता है, और फिर फ़्लोर से मेल न खाने वाले नए डॉक्यूमेंट का ढेर लग जाता है।
• न मानने का जवाब सिर्फ़ सज़ा और माफ़ीनामे से देना। नियम तोड़ने वालों को छोड़ देना ठीक नहीं, पर अकेली सख़्त सज़ा फ़र्क़ को नज़रों से छिपा देती है। जब फ़र्क़ की रिपोर्ट आनी बंद हो जाती है, तो डॉक्यूमेंट सुधारने के सुराग़ भी चले जाते हैं।
• ऑडिट के लिए लिखना। सजे हुए डॉक्यूमेंट की शेल्फ़ का कोई मतलब नहीं अगर ऑपरेटर उन्हें इस्तेमाल नहीं करते। रोज़ के काम में तय करें कि हर डॉक्यूमेंट कब खुलेगा, जैसे शिफ़्ट शुरू होने पर जाँच के समय या changeover (सेटअप बदलना) के दौरान।

Work Instruction टेम्पलेट (Sagyo Hyojunsho का लेआउट)

नीचे एक आम लेआउट है जिसमें हेडर ब्लॉक के साथ स्टेप / ज़रूरी पॉइंट / कारण की टेबल जुड़ी है। फ़ील्ड के नाम और क्रम कंपनी के हिसाब से बदलते हैं, इसलिए इसे शुरुआत मानें, और अगर आपका कस्टमर अपना फ़ॉर्मेट तय करता है तो वही अपनाएँ।

हेडर ब्लॉक

फ़ील्ड	क्या लिखें
डॉक्यूमेंट नंबर / रिवीज़न / तारीख़	कंट्रोल्ड नंबर, रिवीज़न का अक्षर या नंबर, इस रिवीज़न की तारीख़
प्रोसेस / वर्कस्टेशन	प्रोसेस फ़्लो चार्ट वाला प्रोसेस का नाम और स्टेशन नंबर
प्रोडक्ट / पार्ट नंबर	जिन मॉडल या पार्ट नंबर पर लागू है
तैयार किया / जाँचा / मंज़ूर किया	नाम या मुहर (जापानी डॉक्यूमेंट में अक्सर तीन अप्रूवल बॉक्स होते हैं)
टूल, jig, गेज	स्टेप में बताए गए टूल की ID और सेटिंग
PPE	इस काम के लिए ज़रूरी सुरक्षा उपकरण
क्वालिटी की ख़ासियतें	इस प्रोसेस में जो ख़ासियतें कंट्रोल होती हैं, ड्रॉइंग या कंट्रोल प्लान के हवाले के साथ
संबंधित डॉक्यूमेंट	ड्रॉइंग, इंस्पेक्शन स्टैंडर्ड, बाउंड्री सैंपल
रिवीज़न का इतिहास	क्या बदला, क्यों बदला, और किसे दोबारा सिखाया गया

मुख्य हिस्सा: स्टेप / ज़रूरी पॉइंट / कारण (काल्पनिक उदाहरण: पंप कवर लगाना)

क्र.	मुख्य स्टेप (एक हरकत)	ज़रूरी पॉइंट	कारण	फ़ोटो
1	हाउज़िंग को jig में रखें	पोर्ट jig के लोकेटिंग पिन की तरफ़ रहे	दिशा ग़लत हुई तो पोर्ट ग़लत तरफ़ आ जाएगा	सही / ग़लत उदाहरण
2	गैस्केट लगाएँ	बाउंड्री सैंपल से मिलाएँ कि कट-फट या मरोड़ न हो	ख़राब गैस्केट से लीकेज होता है	बाउंड्री सैंपल की फ़ोटो
3	कवर लगाएँ और सारे बोल्ट हाथ से अंदर डालें	पहले सारे बोल्ट हाथ से कसें	क्रॉस-थ्रेडिंग और कवर के तिरछा होने से बचाव	—
4	टॉर्क रेंच से बोल्ट कसें	तय टॉर्क (ड्रॉइंग देखें), क्रॉसवाइज़ क्रम, क्लिक की आवाज़ पक्की करें	असमान टॉर्क सील को टेढ़ा कर देता है	क्रम का डायग्राम
5	टॉर्क मार्क (ai-mark) लगाएँ	कसने के बाद हर बोल्ट पर मार्क लगाएँ	अगला प्रोसेस बिना कसा बोल्ट एक नज़र में पकड़ ले	मार्क लगे बोल्ट की फ़ोटो

चेकलिस्ट: क्या आपका वर्क इंस्ट्रक्शन इस्तेमाल लायक है?

• ऑफ़िस से नहीं, मौजूदा सबसे अच्छे तरीक़े को देखकर लिखा गया है
• हर पंक्ति में एक हरकत है; "अच्छे से", "ठीक से" या "गड़बड़ी देखें" बिना कसौटी के नहीं लिखा
• ज़रूरी पॉइंट सिर्फ़ क्वालिटी, सेफ्टी और आसानी के हैं, और हर एक के साथ कारण है
• दिशा, टूल की जगह और पास/रिजेक्ट के लिए सही और ग़लत उदाहरणों की फ़ोटो हैं
• उस स्टेशन का हर ऑपरेटर इसे पढ़ सकता है (भाषा, शब्द, शॉर्ट-फ़ॉर्म)
• वर्कस्टेशन पर लगा है, और रिवीज़न नंबर व तारीख़ कंट्रोल्ड कॉपी से मेल खाती है
• जारी करने से पहले किसी ऑपरेटर ने ड्राफ़्ट आज़माया है
• सीखने वाले ज़रूरी पॉइंट और कारण अपने शब्दों में बता सकते हैं
• सुपरवाइज़र नियमित रूप से काम देखते हैं और डॉक्यूमेंट से मिलाते हैं
• रिवीज़न शुरू करने के कारण, एक मालिक, और ऑपरेटर की राय का रास्ता तय हैं
• हर रिवीज़न के बाद रिकॉर्ड के साथ दोबारा ट्रेनिंग होती है

जापानी साथियों से पूछने के सवाल

• जब आप sagyo hyojunsho कहते हैं, तो क्या मतलब स्टेप-दर-स्टेप वर्क इंस्ट्रक्शन है, स्टैंडर्ड वर्क चार्ट है, या दोनों? क्या आप अपने फ़ॉर्मेट का एक सैंपल दे सकते हैं?
• किन प्रोसेस के वर्क इंस्ट्रक्शन आपको जमा करने हैं, और कौन से अंदर ही रह सकते हैं?
• क्या आपको हर स्टेप के ज़रूरी पॉइंट और कारण चाहिए, या एक तय स्तर की फ़ोटो?
• आप किन ख़ासियतों या स्टेप को क्रिटिकल मानते हैं, और क्या उन्हें डॉक्यूमेंट में चिह्नित करना ज़रूरी है?
• डॉक्यूमेंट बदलने से पहले किन बदलावों की सूचना आपको देनी होगी (जैसे 4M बदलाव: आदमी, मशीन, मटीरियल, तरीक़ा)?
• रिवीज़न के बाद आप ट्रेनिंग का कौन सा रिकॉर्ड देखना चाहेंगे?
• डॉक्यूमेंट किस भाषा में रखा जाए, और क्या दो भाषाओं वाला वर्ज़न चलेगा?

इस गाइड की सीमाएँ

• डॉक्यूमेंट के नाम, लेआउट और अप्रूवल का रास्ता कंपनी और उद्योग के हिसाब से अलग होते हैं। कस्टमर का अपना फ़ॉर्मेट और माँग सबसे ऊपर है।
• हादसों के आँकड़े और उंगली दिखाकर बोलने का प्रयोग जापानी स्रोतों (MHLW) से हैं। आपकी साइट पर नतीजे अलग हो सकते हैं।
• यह गाइड सेफ्टी प्रोसीजर की जगह नहीं लेती। सेफ्टी के अहम स्टेप और क़ानूनी ट्रेनिंग की ज़रूरतें अपनी साइट के सेफ्टी नियमों और स्थानीय क़ानून के हिसाब से चलें। जापान में Industrial Safety and Health Act की धारा 59 और उसके आदेश (Ordinance on Industrial Safety and Health) की धारा 35 नौकरी पर रखते समय और काम बदलने पर, वर्क प्रोसीजर समेत, सेफ्टी और हेल्थ ट्रेनिंग माँगती हैं।
• भारत में सेफ्टी और ट्रेनिंग से जुड़े नियम Factories Act 1948 और 2020 की Occupational Safety, Health and Working Conditions Code (OSH Code) में आते हैं। आपकी फ़ैक्ट्री पर इनमें से क्या और किस राज्य में कब से लागू है, यह अपने HR या सेफ्टी अफ़सर से पक्का करें।
• TPS वाला स्टैंडर्ड वर्क (टैक्ट टाइम और हरकतों का क्रम) एक अलग औज़ार है, जिसे यहाँ सिर्फ़ संक्षेप में छुआ गया है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQ)

Sagyo Hyojunsho क्या होता है?

यह जापानी वर्क स्टैंडर्ड डॉक्यूमेंट है: किसी काम का तय किया हुआ तरीक़ा, स्टेप और ज़रूरी पॉइंट के रूप में लिखा हुआ, ताकि जो भी वह काम करे उसकी क्वालिटी और सेफ्टी का स्तर वही रहे। English में यह standardized work instruction या SOP के सबसे क़रीब है।

स्टैंडर्ड वर्क और वर्क इंस्ट्रक्शन में क्या फ़र्क़ है?

Toyota Production System का स्टैंडर्ड वर्क (hyojun sagyo) ऑपरेटर की हरकतों का क्रम टैक्ट टाइम के हिसाब से तय करता है और काइज़ेन की बुनियाद बनता है। वर्क इंस्ट्रक्शन (sagyo hyojunsho या sagyo tejunsho) लिखता है कि काम कैसे करना है: स्टेप, ज़रूरी पॉइंट और कारण। बहुत से प्लांट दोनों इस्तेमाल करते हैं।

वर्कर वर्क इंस्ट्रक्शन क्यों नहीं मानते?

आम तौर पर इसलिए कि डॉक्यूमेंट अब काम से मेल नहीं खाता, लिखे शब्दों से हाथ का काम समझ नहीं आता, सिखाना हर किसी पर छोड़ दिया गया, या रिवीज़न का कोई मालिक नहीं। अनजाने की चूक ("पालन नहीं हो पाता") और जान-बूझकर किए शॉर्टकट ("जान-बूझकर पालन नहीं करते") को अलग रखें; दोनों के इलाज अलग हैं।

वर्क इंस्ट्रक्शन टेम्पलेट में क्या होना चाहिए?

ऊपर एक हेडर, जिसमें डॉक्यूमेंट नंबर, रिवीज़न, प्रोसेस, टूल, PPE, क्वालिटी की ख़ासियतें और अप्रूवल हों, और नीचे एक टेबल जिसमें हर पंक्ति में एक हरकत, ज़रूरी पॉइंट, कारण और फ़ोटो हो। ऊपर दिया गया टेम्पलेट देखें।

SDCA क्या है?

SDCA (Standardize, Do, Check, Act) किसी स्टैंडर्ड को बनाए रखने का चक्र है। जापानी क्वालिटी प्रैक्टिस इसे PDCA के साथ जोड़ती है: SDCA मौजूदा स्टैंडर्ड को चलाए रखता है, PDCA उसे बेहतर करता है, और हर सुधार वापस स्टैंडर्ड में लिखा जाता है।

स्रोत

• Unsafe acts और 2010 का हादसा-कारण विश्लेषण: MHLW Workplace Safety Site, "Unsafe Acts" (जापानी भाषा में)
• Human error बनाम violation, रोकथाम के चार तरीक़े: MHLW Workplace Safety Site, "Human Error" (जापानी भाषा में)
• उंगली दिखाकर बोलने (pointing and calling) का प्रयोग: MHLW Workplace Safety Site, "Pointing and Calling" (जापानी भाषा में)
• होम-केयर सेवाओं के लिए मॉडल सेफ्टी-और-हेल्थ नियम, वर्क प्रोसीजर गाइड समेत: Fukuoka Labour Bureau, MHLW (जापानी भाषा में)
• डेली मैनेजमेंट गाइडलाइन (SDCA): Japanese Society for Quality Control, JSQC-Std 32-001, जिसे JIS Q 9026, "Performance improvement of management systems — Guidelines for daily management" के रूप में अपनाया गया