Instrucciones de trabajo estandarizadas: plantilla japonesa
Su matriz o su cliente japonés le pide el sagyo hyojunsho (documento de estándar de trabajo) de un proceso. Usted envía la carpeta de instructivos y la respuesta es: "esto no es lo que pedimos". O pasa lo contrario en su propia planta: las instrucciones de trabajo existen, pasaron la auditoría y nadie las abre. Cada turno hace el trabajo a su manera y, cuando aparece un defecto, nadie puede decir en qué paso se salió el proceso.
En la mayoría de las plantas, la causa no son operadores descuidados. Las instrucciones de trabajo dejan de usarse cuando el contenido ya no coincide con el trabajo real, cuando el texto no se puede convertir en acciones, cuando la capacitación queda en manos de quien esté cerca y cuando nadie es dueño de las revisiones. La solución está en cómo se construye y se mantiene vivo el documento, no en una disciplina más estricta.
Esta guía aclara primero los términos japoneses: hyojun sagyo (trabajo estandarizado), sagyo hyojunsho y sagyo tejunsho. Después cubre las señales de alerta, la diferencia entre "no pueden seguirla" y "no quieren seguirla", cuatro capas de causa raíz y cuatro soluciones. Termina con una plantilla que puede copiar, una lista de verificación y preguntas para su contraparte japonesa.
Contenido
- Hyojun sagyo, sagyo hyojunsho y sagyo tejunsho: qué es cada uno
- Señales de que nadie usa las instrucciones de trabajo
- "No pueden seguirla" vs. "no quieren seguirla"
- Cuatro capas de causa raíz
- Solución 1: construir el estándar con el mejor método actual
- Solución 2: escribir instrucciones que la gente pueda seguir
- Solución 3: enseñar el estándar y verificarlo
- Solución 4: mantener las revisiones en movimiento
- Por dónde empezar y errores comunes
- Plantilla de instrucción de trabajo (formato sagyo hyojunsho)
- Lista de verificación: ¿su instrucción de trabajo se puede usar?
- Preguntas para su contraparte japonesa
- Alcance y límites de esta guía
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Hyojun sagyo, sagyo hyojunsho y sagyo tejunsho: qué es cada uno
Las plantas japonesas usan varios términos parecidos, y ninguno equivale uno a uno a "SOP" o "instrucción de trabajo". La distinción central es entre el método y el documento:
- Sagyo hyojun (estándar de trabajo) es la forma acordada de hacer un trabajo: el método en sí.
- Sagyo hyojunsho (documento de estándar de trabajo) es ese método por escrito: los pasos y los kyusho (puntos clave), es decir, aquellos donde un error rompe la calidad o la seguridad. Su propósito es que cualquier persona que haga el trabajo lo termine con la misma calidad y el mismo nivel de seguridad.
- Hyojun sagyo (trabajo estandarizado) es el término del Sistema de Producción Toyota (TPS). Fija la secuencia de movimientos del operador de acuerdo con el tiempo takt y sirve como base para el kaizen. Sus tres elementos (tiempo takt, secuencia de trabajo e inventario estándar en proceso) se explican en el artículo sobre kaizen en empresas japonesas.
Según la planta, el documento también se llama sagyo tejunsho (procedimiento de trabajo), sagyo yoryosho (guía de trabajo) o sagyo shijisho (instrucción de trabajo). Los nombres cambian, pero el papel es el mismo: una herramienta para reproducir en el piso de producción el método acordado.
| Término japonés | Significado literal | Equivalente más cercano | Qué suele contener |
|---|---|---|---|
| Hyojun sagyo | Trabajo estándar | Trabajo estandarizado (TPS) | Secuencia de movimientos ajustada al tiempo takt, inventario estándar en proceso |
| Sagyo hyojun | Estándar de trabajo | Estándar de trabajo / método estándar | El método acordado en sí (no necesariamente un solo documento) |
| Sagyo hyojunsho | Documento de estándar de trabajo | Instrucción de trabajo estandarizada / SOP | Pasos, puntos clave, razones, herramientas, verificaciones de calidad |
| Sagyo tejunsho | Documento de procedimiento de trabajo | Instrucción o procedimiento de trabajo | Procedimiento paso a paso, a menudo con puntos clave de seguridad |
| Sagyo yoryosho / sagyo shijisho | Guía de trabajo / instrucción de trabajo | Instrucción de trabajo | Varía según la empresa |
En las plantas automotrices, esto se cruza con los requisitos que ya conoce. La cláusula 8.5.1.2 de IATF 16949 se titula "Trabajo estandarizado: instrucciones del operador y estándares visuales", y ISO 9001:2015 (en México, NMX-CC-9001-IMNC-2015) exige controlar la información documentada. Tanto el requisito como el método japonés apuntan a lo mismo, pero el cliente japonés suele esperar más detalle: puntos clave y razones, no solo la lista de pasos. Confirme con su cliente qué formato acepta.
Sea cual sea el nombre, una instrucción de trabajo pierde su valor en cuanto se aleja de lo que la gente realmente hace. Cuando eso pasa y aparece un defecto, no se puede rastrear en qué punto el trabajo se salió del estándar, porque el análisis de causa raíz y la prevención de recurrencia necesitan una base contra la cual comparar.
Señales de que nadie usa las instrucciones de trabajo
Las instrucciones de trabajo casi nunca fallan de golpe. Se vuelven un trámite (keigaika) poco a poco, y las señales se acumulan:
Si se cumplen dos o más, el documento probablemente ya no funciona como herramienta en el piso de producción.
"No pueden seguirla" vs. "no quieren seguirla"
Antes de elegir una solución, divida las desviaciones del estándar en dos tipos. Las causas son distintas, y también las soluciones que funcionan.
El Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón (MHLW) define el error humano como un acto que produce un resultado no intencional. Dejar de hacer deliberadamente lo que se debe hacer, o hacer lo que no se debe, es una violación, y el MHLW trata ambos casos por separado.
Ambos son desviaciones del estándar, pero las causas y las soluciones son completamente distintas.
Definiciones basadas en las entradas "Error humano" y "Actos inseguros" del glosario del sitio de seguridad en el trabajo del MHLW.
El MHLW describe los actos inseguros, el lado de "no quieren seguirla", como hacer deliberadamente algo que puede comprometer la seguridad. Suelen originarse por poner primero el ahorro de esfuerzo o de tiempo, por ir con la corriente porque "todos lo hacen" o por exceso de confianza tras años de experiencia. En su análisis de 2010 sobre las causas de accidentes, en 94.7% de los accidentes intervinieron tanto actos inseguros como condiciones inseguras, y en 1.7% solo actos inseguros. En conjunto, los actos inseguros participaron en 96.4% de los accidentes.
La misma guía del MHLW dice que los actos inseguros no se previenen solo con actitud: una gestión y una supervisión débiles, o defectos en el equipo y el entorno de trabajo, a menudo los provocan. También menciona accidentes en los que el estándar de trabajo nunca se definió con claridad, o se definió pero no se enseñó bien. Si culpa solo a la actitud de los operadores, las causas reales en el documento y en el sistema quedan intactas.
Cuatro capas de causa raíz
Normalmente se juntan varias causas. Conviene ordenarlas en cuatro capas: el documento, la enseñanza, los sistemas del lugar de trabajo y la postura de la organización.
Las capas de arriba son más fáciles de ver; las de abajo son más profundas.
El MHLW enumera cinco tipos de factores que provocan actos inseguros (el trabajador, el trabajo, el entorno de trabajo, la gestión de la seguridad y la organización) y señala que normalmente se combinan varios.
El documento no coincide con el trabajo real
Es la causa más común. Ingeniería de manufactura (seisan gijutsu) o aseguramiento de calidad escribe la instrucción en la oficina durante el arranque de producción. Después llegan cambios de equipo y mejoras al fixture, el piso se adapta y el documento se queda atrás. Seguirlo ahora hace más lento el trabajo o exige una herramienta equivocada. Los operadores no rechazan el estándar: seguirlo detendría el trabajo.
El texto no se puede convertir en acciones
"Apretar bien", "revisar que no haya anomalías" y "manejar con cuidado" tienen sentido para quien los escribió, pero cada lector los interpreta distinto. Si el documento no dice qué tan apretado es "bien" ni qué cuenta como anomalía, los operadores llenan el hueco con su experiencia. Otros problemas comunes:
- Solo texto, sin fotos
- Varias acciones amontonadas en una sola oración
- Términos técnicos y siglas internas sin explicación
Para el personal de nuevo ingreso, y para quien lee con dificultad el idioma del documento, la instrucción puede ser simplemente ilegible.
La capacitación queda en manos de quien esté cerca
Si el operador con más experiencia que capacita a una persona de nuevo ingreso le enseña su propia forma, esa es la que se propaga, haya documento o no. Cuando la gente aprende los pasos pero no las razones, los pasos son lo primero que se omite en un día de mucha carga. Además, en muchas plantas nunca se verifica si la persona capacitada realmente puede hacer el trabajo. "Ya se lo expliqué una vez" no es "ya lo sabe hacer", y esa diferencia aparece después como desviación del estándar.
Nada cambia si la siguen o no
En la capa de los sistemas, las causas habituales son:
- No hay un proceso de revisión definido ni un responsable del documento
- Nadie verifica si se sigue el estándar
- Seguirlo o no seguirlo no influye en cómo se evalúa a la gente
Si los operadores encuentran un paso equivocado y no tienen a quién avisar, cambian en silencio a su propio método.
La capa más profunda es la postura de la organización. Donde la presión por producción y por entregas es alta y se reconoce a quien se salta pasos para cumplir el número, ningún documento se va a seguir. Una buena prueba: ¿puede el gerente decir "si siguió el estándar y se atrasó, lo tratamos como un problema del estándar"?
Solución 1: construir el estándar con el mejor método actual
Empiece por ajustar el contenido del documento a la mejor forma en que se hace el trabajo en el piso. El MHLW publicó, como parte de sus reglamentos modelo de seguridad y salud, una guía para redactar procedimientos de trabajo (escrita para servicios de atención domiciliaria, pero el método sirve en cualquier lugar de trabajo). Describe seis pasos, de la observación al mantenimiento:
Parta de observar el trabajo, no de la oficina, y trate la capacitación y el mantenimiento como parte del mismo trabajo.
Adaptado a manufactura a partir de los pasos de la guía de procedimientos de trabajo del MHLW (escrita para servicios de atención domiciliaria).
No copie tal cual el método actual
La misma guía advierte que adoptar como estándar un método defectuoso empeora las cosas. Antes de escribir lo que observó, revise si tiene desperdicio, sobrecarga y desnivel (muda, muri, mura), verifique el orden de los pasos y busque pasos que se puedan eliminar.
Esta también es la etapa para capturar lo que los operadores con experiencia hacen bien. Los trucos que los veteranos aplican sin pensar son los mejores candidatos a puntos clave, y escribirlos es lo que vuelve útil el documento para quienes hacen el trabajo.
Elija los puntos clave: éxito, seguridad y facilidad
Si cada movimiento lleva una advertencia, las importantes se pierden. Limite los puntos clave a tres tipos:
- Puntos que hacen o rompen la calidad
- Puntos que pueden causar lesiones
- Puntos que facilitan el trabajo
Tenga a la mano los registros de defectos anteriores y los reportes de cuasi accidentes (hiyari-hatto) mientras los elige. Si el proceso tiene un AMEF de proceso (PFMEA), lleve a los puntos clave los elementos que clasificó como de alta prioridad, para que las prioridades de calidad y la instrucción de trabajo coincidan.
Que quienes hacen el trabajo prueben el borrador
Pida a un operador que hace el trabajo que lea el borrador y lo ejecute una vez exactamente como está escrito. Quien lo escribió siempre piensa que el texto es claro; quien lo lee por primera vez siempre encuentra un punto donde tropieza. Cuando los operadores ayudan a redactar el documento, deja de ser un papel impuesto desde arriba y se vuelve el método que ellos mismos acordaron. En buena medida, en esta etapa se decide si una instrucción de trabajo se va a seguir.
Solución 2: escribir instrucciones que la gente pueda seguir
Aunque el contenido sea correcto, no se seguirá si el lector no puede reproducir el movimiento. Empiece por sustituir las palabras vagas por cosas que el operador pueda ver o medir.
Reemplace las palabras que cada lector interpreta distinto por acciones y criterios.
- Apretar bien los tornillos
- Revisar que la apariencia no tenga anomalías
- Manejar las piezas con cuidado
- Colocar el fixture, alinear, sujetar e iniciar el maquinado (varias acciones en una oración)
- Todas las precauciones juntas al final
- Apretar con el torquímetro al torque especificado, confirmar el clic y aplicar la marca de torque
- Comparar con la muestra límite para ver rayones y golpes (fotos de aceptado/rechazado)
- Tomar una pieza a la vez y colocarla en la ranura de la charola (sin apilar)
- Una acción por renglón: "Colocar fixture", "Alinear" y "Sujetar" en renglones separados
- Punto clave y razón escritos junto al paso al que pertenecen
Ejemplos genéricos. Tome los valores reales de torque y los criterios de aceptación del plano y de los estándares de calidad.
Use tres columnas: paso, punto clave y razón
La mayoría de las instrucciones de trabajo que sí se usan tienen forma de tabla con tres columnas, de izquierda a derecha: paso principal, punto clave y razón del punto clave. Cada renglón contiene una sola acción. El punto clave es lo que no debe pasarse por alto en ese paso, y la razón explica por qué.
La columna de razones es la que la gente omite, pero los pasos con una razón escrita son los que sobreviven a un turno pesado. Si los operadores saben que la marca de torque está ahí para que el siguiente proceso detecte de un vistazo un tornillo sin apretar, pueden juzgar por sí mismos el propósito del paso. Esta distribución de tres columnas es la misma que TWI llama desglose del trabajo (job breakdown); vea la plantilla más abajo.
Muéstrelo con fotos, no con párrafos
La orientación de la pieza, la posición de la herramienta y las muestras de aceptado/rechazado se entienden mejor con una foto que con un párrafo. Poner un ejemplo bueno y uno malo lado a lado y encerrar en un círculo la diferencia reduce mucho el tiempo de lectura.
Cada vez más plantas filman videos cortos del trabajo y los muestran en tabletas. El video enseña qué tan rápido moverse y cuánta fuerza aplicar, pero quien lo ve no siempre distingue dónde está el punto clave, así que márquelo con subtítulos o con imágenes fijas.
Escriba para quienes lo van a leer
Los bloques largos de texto dejan fuera a quien lee con lentitud. Construya las páginas alrededor de fotos, use oraciones cortas y un español sencillo, y explique las siglas internas y los términos en inglés o japonés la primera vez que aparecen. En Japón se agrega furigana (la lectura escrita sobre los kanji); el equivalente en su planta es el vocabulario simple. Si hay personal japonés o clientes que auditan, prepare una versión bilingüe; también le sirve a quien se incorpora y está aprendiendo el trabajo.
Póngalo donde se hace el trabajo
Un documento guardado en el archivero de la oficina no se puede consultar durante el trabajo. Saque las páginas que necesita cada proceso y colóquelas a la altura de los ojos en la estación de trabajo, o póngalas disponibles en una terminal. Ponga número y fecha de revisión en cada copia publicada, y establezca la regla de recoger las versiones viejas después de cada revisión, para que la copia publicada nunca difiera de la controlada.
Solución 3: enseñar el estándar y verificarlo
Un buen documento no cambia nada hasta que la gente lo aprende. La tercera solución es hacer de la enseñanza un procedimiento definido, en lugar de dejarla a criterio de cada persona. En México, además, la Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a proporcionar capacitación y adiestramiento (arts. 132, fracción XV, y 153-A), así que el registro de la capacitación sobre el estándar también sirve para demostrarlo.
Use la Instrucción del Trabajo de TWI como método de enseñanza
El método que usan muchas plantas japonesas es la Instrucción del Trabajo (Job Instruction, JI) de TWI (Training Within Industry). Se desarrolló en Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial y se introdujo en el Ministerio del Trabajo de Japón en 1950. JI estandariza la enseñanza misma en cuatro pasos:
Enseñar no termina con la explicación: haga que lo ejecuten, verifíquelo y siga dando seguimiento.
Los nombres de los pasos siguen el uso común de TWI. La redacción de los pasos y los detalles varía entre proveedores de capacitación.
Al combinar JI con la instrucción de trabajo, la clave está en el Paso 3: pida al operador que diga con sus propias palabras los puntos clave y sus razones. Así el instructor confirma que el contenido realmente se entendió. La tabla de paso, punto clave y razón sirve también como material de capacitación para JI. Para ver el método completo, incluida la preparación y cuándo una persona de nuevo ingreso puede trabajar sola, consulte el artículo sobre TWI Job Instruction y OJT en plantas japonesas.
Integre la confirmación en los pasos
Para reducir los errores de "no pueden seguirla", no dependa solo de la atención: escriba la confirmación en el procedimiento como una acción. El ejemplo más conocido es el shisa kosho (señalar y nombrar): se señala el objetivo con el dedo y se dice en voz alta su nombre y su estado. En un experimento de 1994 citado por el MHLW, la tasa de error al presionar un botón bajó de 2.38% sin ninguna de las dos acciones a 0.38% con ambas, aproximadamente una sexta parte. Solo nombrar dio 1.0% y solo señalar, 0.75%. Hay más detalle en el artículo sobre capacitación Kiken Yochi (KY).
El MHLW enumera cuatro enfoques para prevenir el error humano:
- Capacitar a las personas para que no cometan el error
- Hacer que el error sea difícil de cometer
- Hacer que el error se detecte de inmediato
- Mantener pequeño el impacto de un error
Los pasos de confirmación escritos en el documento, combinados con fixtures (dispositivos de sujeción y posicionamiento) y poka-yoke (a prueba de errores) que bloquean físicamente la acción equivocada, funcionan mejor que la capacitación sola.
Vaya y mire el trabajo
Después de capacitar, los líderes de grupo y los supervisores deben observar el trabajo con regularidad y compararlo con el documento. Cuando encuentren una diferencia, deben preguntar por qué el trabajo se hace así, en lugar de reprender al operador en el momento.
Al preguntar, a menudo se descubre que el documento está desactualizado o que el fixture es incómodo. Si la observación se plantea como recolección de información para corregir el documento, y no como vigilancia, los operadores cuentan lo que realmente pasa. Registre quién puede hacer qué proceso conforme al estándar en una matriz de habilidades (rikiryo-hyo) para que nadie se quede sin verificar.
Solución 4: mantener las revisiones en movimiento
La cuarta solución es un sistema que mantenga actualizado el documento a medida que cambia el piso de producción. La mayoría de las instrucciones de trabajo se vuelven obsoletas porque estaban correctas cuando se escribieron y después se quedaron atrás.
Conecte el ciclo que opera el estándar con el ciclo que lo mejora, y registre siempre las mejoras en el documento.
Ciclo de mantenimiento: SDCA (mantener el estándar)
Ciclo de mejora: PDCA (mejorar el estándar)
La guía de gestión diaria de la Sociedad Japonesa de Control de Calidad (JSQC-Std 32-001) sitúa el ciclo SDCA como el método de la gestión diaria.
Defina qué dispara una revisión
"Se corrige cuando alguien lo note" significa que nadie lo corrige. Decida de antemano qué eventos disparan una revisión, por ejemplo:
- Un cambio de equipo, de fixture o de materiales
- Un defecto o una queja del cliente
- Un reporte de cuasi accidente
- Una sugerencia de mejora de un operador
Agregue una revisión programada, por ejemplo una vez al año, para que incluso los procesos estables no se queden obsoletos. Si una investigación de defectos con las siete herramientas de calidad o un análisis de los 5 porqués apunta al método de trabajo, trate eso también como un disparador de revisión.
Dé a los operadores un lugar donde decir "esto está mal"
Los operadores necesitan saber a quién avisar cuando encuentran un problema en el documento. Un flujo que funciona: el líder de grupo recibe el reporte, decide junto con ingeniería de manufactura o aseguramiento de calidad, y se revisa el documento antes de una fecha compromiso.
Cuando una sugerencia no se adopta, explique al operador por qué. En un lugar donde hablar no cambia nada, los operadores pasan en silencio a sus propios métodos, y en ese silencio empiezan casi todas las instrucciones de trabajo que se ignoran. El sistema de sugerencias de kaizen (kaizen teian) es un canal que usan las plantas japonesas para esto.
Revisar y volver a capacitar
Es frecuente que una planta reescriba el documento y nunca avise a los operadores. Conviértalo en un solo procedimiento: emita la nueva versión con los cambios marcados, vuelva a capacitar a los operadores afectados, aunque sea brevemente, y registre la capacitación.
Se están extendiendo los sistemas digitales de instrucciones de trabajo y la inteligencia artificial generativa que redacta procedimientos a partir de fotos y videos. Son herramientas útiles, pero las plantas que obtienen resultados primero definen el flujo de trabajo y quién es responsable de qué. Digitalizar sin un sistema de revisión solo traslada contenido obsoleto a una pantalla.
Por dónde empezar y errores comunes
Probar las cuatro soluciones en todos los procesos a la vez no es realista. Empiece en pequeño y muestre resultados; el piso cooperará con más facilidad.
Comience por los procesos con muchos defectos o cuasi accidentes, los de alto riesgo de lesión y los que definen características críticas del producto. Juzgue la prioridad de seguridad con el historial de accidentes de su planta y con su gestión básica de seguridad, para que quede alineada con sus otras medidas. Forme un equipo pequeño con los operadores, el líder de grupo y alguien de ingeniería de manufactura y de aseguramiento de calidad, y complete un ciclo entero: observar, revisar y volver a capacitar. Cuando un proceso muestre menos defectos y menos tropiezos, será más fácil extenderlo a otros.
Hay tres errores que se repiten:
- Reescribir todos los documentos a la vez. La carga de trabajo obliga a escribir en la oficina y se termina con un nuevo lote de documentos que no coinciden con el piso.
- Responder al incumplimiento solo con sanciones y actas administrativas. Las violaciones no deben ignorarse, pero endurecer solo las sanciones empuja las desviaciones fuera de la vista. Cuando dejan de reportarse, se pierden las pistas que se necesitan para corregir el documento.
- Escribir para la auditoría. Un estante de documentos ordenados no sirve de nada si los operadores no los usan. Decida exactamente en qué momento de la rutina diaria se abre cada documento, por ejemplo en la revisión de arranque de turno o durante un cambio de modelo.
Plantilla de instrucción de trabajo (formato sagyo hyojunsho)
A continuación se muestra una distribución típica que combina un encabezado con la tabla de paso, punto clave y razón. Los nombres y el orden de los campos varían según la empresa; tómela como punto de partida y use el formato de su cliente si lo especifica.
Encabezado
| Campo | Qué escribir |
|---|---|
| Número de documento / revisión / fecha | Número controlado, letra o número de revisión y fecha de esta revisión |
| Proceso / estación de trabajo | Nombre del proceso y número de estación como aparecen en el diagrama de flujo |
| Producto / número de parte | Modelos o números de parte a los que aplica |
| Elaboró / revisó / aprobó | Nombres o sellos (los documentos japoneses suelen traer tres casillas de aprobación) |
| Herramientas, fixtures, calibres | Identificación de las herramientas y ajustes a los que se refieren los pasos |
| EPP | Equipo de protección personal requerido para este trabajo |
| Características de calidad | Características que controla este proceso, con referencia al plano o al plan de control |
| Documentos relacionados | Plano, estándar de inspección, muestras límite |
| Historial de revisiones | Qué cambió, por qué y a quién se volvió a capacitar |
Cuerpo: paso, punto clave y razón (ejemplo ficticio: colocar la tapa de una bomba)
| N.º | Paso principal (una acción) | Punto clave | Razón | Foto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Colocar la carcasa en el fixture | Puerto orientado hacia el pin de localización del fixture | Si se coloca al revés, el puerto queda del lado equivocado | Ejemplo bueno / malo |
| 2 | Colocar el empaque | Comparar con la muestra límite: sin cortes ni torceduras | Un empaque dañado causa fugas | Foto de la muestra límite |
| 3 | Colocar la tapa y enroscar todos los tornillos a mano | Primero apriete a mano, todos los tornillos | Evita cruzar la cuerda e inclinar la tapa | — |
| 4 | Apretar los tornillos con el torquímetro | Torque especificado (ver plano), secuencia en cruz, confirmar el clic | Un torque desigual deforma el sello | Diagrama de la secuencia |
| 5 | Aplicar las marcas de torque | Marcar todos los tornillos después de apretarlos | Permite que el siguiente proceso vea de un vistazo un tornillo sin apretar | Foto de un tornillo marcado |
Lista de verificación: ¿su instrucción de trabajo se puede usar?
- Se escribió a partir de la observación del mejor método actual, no desde la oficina
- Una acción por renglón; sin "bien", "correctamente" ni "revisar anomalías" sin un criterio
- Puntos clave limitados a calidad, seguridad y facilidad, cada uno con su razón
- Fotos de ejemplos buenos y malos para orientación, posición de la herramienta y aceptado/rechazado
- Legible para todos los operadores de esa estación (idioma, términos, siglas)
- Publicada en la estación de trabajo, con número y fecha de revisión iguales a los de la copia controlada
- Borrador probado por un operador antes de liberarlo
- Las personas capacitadas pueden decir con sus propias palabras los puntos clave y las razones
- Los supervisores observan el trabajo con regularidad y lo comparan con el documento
- Están definidos los disparadores de revisión, un responsable y un canal para la retroalimentación de los operadores
- Cada revisión va seguida de una nueva capacitación, con registro
Preguntas para su contraparte japonesa
- Cuando dicen sagyo hyojunsho, ¿se refieren a una instrucción de trabajo paso a paso, a una hoja de trabajo estandarizado o a ambas? ¿Pueden compartir un ejemplo del formato que esperan?
- ¿Qué procesos requieren que les enviemos una instrucción de trabajo y cuáles pueden quedarse internos?
- ¿Exigen puntos clave y razones en cada paso, o fotos con un nivel de detalle determinado?
- ¿Qué características o pasos consideran críticos, y deben marcarse en el documento?
- ¿Qué cambios requieren avisarles antes de revisar el documento (por ejemplo, un cambio de 4M: hombre, máquina, material, método)?
- ¿Qué registro de capacitación esperan ver después de una revisión?
- ¿En qué idioma debe mantenerse el documento y es aceptable una versión bilingüe?
Alcance y límites de esta guía
- Los nombres de los documentos, sus formatos y las rutas de aprobación cambian según la empresa y la industria. El formato y los requisitos propios de su cliente tienen prioridad.
- Las estadísticas de accidentes y el experimento de señalar y nombrar provienen de fuentes japonesas (MHLW). Los resultados en su planta pueden ser distintos.
- Esta guía no sustituye los procedimientos de seguridad. Los pasos críticos para la seguridad y la capacitación exigida por la ley se rigen por las reglas de su planta y por la normatividad aplicable; en México, la Ley Federal del Trabajo y las Normas Oficiales Mexicanas de la STPS (por ejemplo, la NOM-004-STPS sobre protecciones de maquinaria). En Japón, el artículo 59 de la Ley de Seguridad y Salud Industrial y el artículo 35 de su reglamento exigen capacitación en seguridad y salud, incluidos los procedimientos de trabajo, al contratar y cuando cambia el contenido del trabajo.
- La correspondencia con IATF 16949 y con NMX-CC-9001-IMNC-2015 es orientativa: confirme los requisitos exactos con su organismo certificador y con su cliente.
- El trabajo estandarizado en el sentido del TPS (tiempo takt y secuencia de movimientos) es una herramienta distinta que aquí se cubre solo brevemente.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sagyo hyojunsho?
Es un documento japonés de estándar de trabajo: el método acordado para un trabajo, escrito en pasos y puntos clave para que cualquier persona que lo haga llegue al mismo nivel de calidad y de seguridad. En español, lo más cercano es una instrucción de trabajo estandarizada o un SOP.
¿Cuál es la diferencia entre trabajo estandarizado e instrucción de trabajo?
El trabajo estandarizado (hyojun sagyo) del Sistema de Producción Toyota fija la secuencia de movimientos del operador al tiempo takt y sirve como base para el kaizen. Una instrucción de trabajo (sagyo hyojunsho o sagyo tejunsho) documenta cómo hacer el trabajo: pasos, puntos clave y razones. Muchas plantas usan ambos.
¿Por qué los trabajadores no siguen las instrucciones de trabajo?
Por lo general, porque el documento ya no coincide con el trabajo, el texto no se puede convertir en acciones, la capacitación quedó en manos de cada persona o nadie es responsable de las revisiones. Separe los errores no intencionales ("no pueden seguirla") de los atajos deliberados ("no quieren seguirla"); requieren soluciones distintas.
¿Qué debe incluir una plantilla de instrucción de trabajo?
Un encabezado con número de documento, revisión, proceso, herramientas, EPP, características de calidad y aprobaciones, más una tabla con una acción por renglón, el punto clave, la razón y una foto. Vea la plantilla más arriba.
¿Qué es SDCA?
SDCA (estandarizar, hacer, verificar, actuar; en inglés Standardize, Do, Check, Act) es el ciclo para mantener un estándar. La práctica japonesa de calidad lo combina con PDCA: SDCA mantiene vigente el estándar actual, PDCA lo mejora y cada mejora se vuelve a escribir en el estándar.
Fuentes
- Actos inseguros y análisis de causas de accidentes de 2010: MHLW, sitio de seguridad en el trabajo, "Actos inseguros" (en japonés)
- Error humano vs. violación, cuatro enfoques de prevención: MHLW, sitio de seguridad en el trabajo, "Error humano" (en japonés)
- Experimento de señalar y nombrar: MHLW, sitio de seguridad en el trabajo, "Señalar y nombrar" (en japonés)
- Reglamentos modelo de seguridad y salud para servicios de atención domiciliaria, con la guía de procedimientos de trabajo: Oficina Laboral de Fukuoka, MHLW (en japonés)
- Guía de gestión diaria (SDCA): Sociedad Japonesa de Control de Calidad, JSQC-Std 32-001, adoptada como JIS Q 9026, "Performance improvement of management systems — Guidelines for daily management" (en inglés)
- Equivalente mexicano de ISO 9001:2015: DOF, declaratoria de vigencia de la NMX-CC-9001-IMNC-2015
Artículo original en japonésEsta guía se basa en un artículo de MONOSCOPE escrito para lectores en Japón: 作業標準書が守られない原因と対策｜現場で使われる手順書の作り方
Acerca del editor
Editor de MONOSCOPEFOUNDER & EDITORTrabajó unos diez años en un fabricante de equipos para plantas y en una empresa de ingeniería de plantas, a cargo de propuestas, diseño y puesta en marcha de equipos, y luego se pasó al marketing digital. Hoy es consultor web para fabricantes B2B y los ayuda a explicar sus productos y su tecnología. Cuenta con licencias nacionales de Japón como Energy Manager e Ingeniero Eléctrico Jefe de Tercera Clase.
Escribe un blog de ingeniería desde 2017 (más de 500 artículos) y tiene un canal de YouTube en japonés con unos 20,000 suscriptores. Cada guía se escribe desde el punto de vista de la planta japonesa y se verifica con las normas citadas.
