DRBFM là gì? Cách làm Design Review, mẫu DRBFM và ví dụ
Nhà máy của bạn ở Việt Nam đang giao linh kiện cho một hãng xe Nhật hoặc một nhà cung cấp Tier 1 của họ. Công ty định làm một thay đổi nhỏ: đổi sang mác nhựa khác, chuyển một phần sản lượng từ nhà máy bên Nhật sang Việt Nam, hay dùng vật liệu của nhà cung cấp trong nước thay cho hàng nhập. Phía khách hàng trả lời rằng phải có DRBFM trước khi phê duyệt, và mời bên bạn vào một buổi "DR". Nếu hệ thống chất lượng của công ty vốn xây quanh FMEA, bạn sẽ có vài câu hỏi ngay: sao lại thêm một bảng nữa, khách hàng muốn thấy gì trong bảng đó, và buổi họp diễn ra như thế nào?
Bài viết này giải thích cả hai phần. Design Review (DR), tiếng Nhật là sekkei shinsa (設計審査), là buổi xem xét thiết kế có kế hoạch, do những người ngoài nhóm thiết kế cùng tham gia. DRBFM (Design Review Based on Failure Mode) là một cách làm DR xuất phát từ Toyota, tập trung vào những gì đã thay đổi và những phần chịu ảnh hưởng của thay đổi đó. Bạn sẽ đọc được: DR nằm ở đâu trong quá trình phát triển, 6 bước để chạy một buổi DR, cần xem gì ở từng giai đoạn, DRBFM khác FMEA ra sao, một ví dụ bảng DRBFM đã điền (giả định), hướng dẫn điền mẫu DRBFM và danh sách câu hỏi nên thống nhất với khách hàng Nhật.
- Design Review (DR) là buổi xem xét có kế hoạch và có hồ sơ, trong đó sản xuất, đảm bảo chất lượng (QA), mua hàng và các bộ phận khác cùng xem thiết kế để quyết định có được chuyển sang giai đoạn tiếp theo hay không.
- Đặt một buổi DR ở mỗi mốc chuyển giai đoạn. Kể cả dự án nhỏ, hãy coi 3 buổi là bắt buộc: trước khi bắt đầu thiết kế, trước khi phát hành bản vẽ, và trước khi vào sản xuất hàng loạt.
- Mỗi buổi DR gồm 6 bước: (1) định mục đích và tiêu chí đạt, (2) gửi tài liệu trước, (3) mời đúng người, (4) thảo luận đúng trọng tâm, (5) kết luận và ghi lại từng điểm bị chỉ ra, (6) theo dõi xử lý và triển khai ngang (yokoten) sang sản phẩm khác.
- DRBFM thu hẹp thảo luận vào những thay đổi so với thiết kế đã có kết quả tốt. Bảng DRBFM đi theo thứ tự: thay đổi → điều đáng lo → xảy ra khi nào → ảnh hưởng đến khách hàng → đối sách thiết kế → cách đánh giá xác nhận.
- Để DR không bị hình thức hóa, hãy coi "đạt có điều kiện" và "xem xét lại" là kết luận chính thức, yêu cầu mỗi điểm chỉ ra phải có căn cứ, và giao người phụ trách cùng thời hạn cho từng điểm.
Mục lục
- Design Review (DR) là gì?
- Khi nào tổ chức Design Review?
- 6 bước chạy một buổi Design Review
- Checklist Design Review theo từng giai đoạn
- Ai tham gia Design Review và mỗi người xem gì?
- DRBFM là gì?
- DRBFM và FMEA khác nhau thế nào?
- Ví dụ DRBFM: đổi giá đỡ thép sang nhựa (giả định)
- Mẫu DRBFM: các cột và cách điền
- Vì sao Design Review bị hình thức hóa và cách phòng tránh
- Dùng ngay: câu hỏi cho khách hàng Nhật và checklist trước DR
- Những gì bài này không bao quát
- Câu hỏi thường gặp
Design Review (DR) là gì?
Tiêu chuẩn thuật ngữ độ tin cậy của Nhật, JIS Z 8115, định nghĩa Design Review là việc xem xét các hoạt động thiết kế một cách có kế hoạch và được lập thành văn bản. Đây không phải buổi họp tụ tập lúc ai đó nảy ra câu hỏi. DR được đưa vào kế hoạch từ trước, và kết quả được lưu lại thành hồ sơ.
Phần chú thích của cùng tiêu chuẩn nói rằng DR bao gồm mọi hoạt động xem xét nhằm tìm và sửa vấn đề trong yêu cầu hoặc trong quá trình thiết kế. Vì vậy DR không chỉ để soi lỗi bản vẽ. Nó còn kiểm tra xem ngay từ đầu, yêu cầu của khách hàng có bị hiểu sai hay không.
Mục đích của DR là dùng con mắt của các bộ phận khác (sản xuất, QA, mua hàng, kinh doanh) để tìm ra những vấn đề mà người thiết kế phụ trách khó tự thấy. J-Net21, trang hỗ trợ doanh nghiệp do Tổ chức Doanh nghiệp vừa và nhỏ và Đổi mới vùng của Nhật (SMRJ) vận hành, mô tả DR là quá trình trong đó người của nhiều bộ phận kiểm tra cả chất lượng thiết kế lẫn chất lượng sản xuất.
DR và ISO 9001 (TCVN ISO 9001:2015)
Điều 8.3.4 "Kiểm soát thiết kế và phát triển" của ISO 9001 yêu cầu thực hiện xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng, có hành động với vấn đề phát hiện được, và lưu hồ sơ. Ở Việt Nam, TCVN ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc gia tương đương với ISO 9001:2015, nên số điều khoản giống nhau. Các công ty có chứng nhận ISO 9001 vì thế thường có quy trình DR chính thức.
Ba hoạt động này dễ bị nhầm với nhau, nhưng mục đích của chúng khác nhau. Cách đơn giản nhất để nhớ: DR quyết định xem thiết kế có được đi tiếp sang giai đoạn sau với hiện trạng như vậy hay không.
Cả ba đều là "kiểm tra", nhưng mỗi hoạt động trả lời một câu hỏi khác nhau.
ISO 9001 cho phép thực hiện các hoạt động này riêng rẽ hoặc kết hợp. Xem kết quả kiểm tra xác nhận ngay trong buổi DR là cách làm phổ biến.
Khi nào tổ chức Design Review?
DR không phải sự kiện làm một lần ở cuối dự án. Cách làm cơ bản là đặt một buổi DR ở mỗi mốc chuyển giai đoạn, từ lập kế hoạch đến khởi động sản xuất, và coi nó là cửa mà dự án phải qua. Cách chia và gọi tên giai đoạn khác nhau tùy công ty. Một mô hình hay gặp gồm 6 giai đoạn như sau.
Đặt DR ở mỗi mốc. Dự án chỉ đi tiếp khi đã đạt.
Số giai đoạn và tên gọi khác nhau tùy công ty và sản phẩm. MONOSCOPE tổng hợp từ giải thích của Skillnote và Koto Online (tiếng Nhật).
Các giai đoạn này đi khá sát với dòng công việc của người thiết kế. Một cách làm là khớp mốc thiết kế với mốc DR: DR2 khi xong thiết kế ý tưởng, DR3 khi xong bộ bản vẽ. Khi đó DR trở thành một phần của quy trình, không còn là việc làm thêm.
Phát hiện càng sớm thì sửa càng rẻ. Một vấn đề thấy ở giai đoạn ý tưởng có khi chỉ cần đổi hướng tiếp cận. Cùng vấn đề đó, nếu thấy sau khi đã làm khuôn thì phải sửa hoặc làm lại khuôn, còn nếu thấy sau khi đã sản xuất hàng loạt thì có thể thành chuyện xử lý hàng ngoài thị trường. Làm nghiêm túc DR1 đến DR3 là con đường ngắn nhất để giảm làm lại.
Dự án nhỏ cần bao nhiêu buổi DR?
Với thay đổi linh kiện nhỏ hay sản phẩm phái sinh, tổ chức đủ 6 buổi họp chính thức là không thực tế. J-Net21 nêu 3 thời điểm làm DR: trước khi bắt đầu thiết kế, trước khi phát hành bản vẽ và trước khi vào sản xuất hàng loạt. Cách dễ bắt đầu là coi 3 buổi này là bắt buộc, rồi chỉ thêm buổi cho những dự án có nhiều nội dung mới.
Dù thay đổi nhỏ đến đâu, đừng bỏ buổi DR trước khi phát hành bản vẽ. Một khi bản vẽ đã đến tay nhà cung cấp bên ngoài hay xưởng sản xuất, chi phí sửa và số người bị kéo vào đều tăng vọt.
6 bước chạy một buổi Design Review
Đặt DR ở mọi mốc cũng không có tác dụng nếu từng buổi được làm qua loa. 6 bước dưới đây đưa một buổi DR đi từ chuẩn bị đến đóng các hạng mục cần xử lý. Bản thân buổi họp chỉ là 1 trong 6 bước, và phần lớn kết quả được quyết định trước và sau buổi họp.
Buổi họp chỉ là bước ở giữa. Chuẩn bị và theo dõi sau họp mới quyết định kết quả.
Với thay đổi nhỏ có thể làm gọn bước 1–3, nhưng không nên bỏ bước 5 và 6.
Bước 1: Định mục đích và tiêu chí đạt
Trước hết, xác định buổi DR này cần đưa ra quyết định gì. Hãy gắn nó với việc làm tiếp theo, chẳng hạn "Có phát hành bản vẽ làm mẫu được không?" hay "Có đặt mua thiết bị cho line sản xuất được không?".
Sau đó đặt điều kiện để được coi là đạt. Ví dụ: "Kết quả tính toán cho thấy đủ biên an toàn so với mục tiêu tính năng", hoặc "Mọi điểm chỉ ra quan trọng đã đóng, hoặc kế hoạch xử lý đã được duyệt". Không có tiêu chí thì kết luận dễ đi theo người nói to nhất.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu và gửi trước
Đừng chỉ chất bản vẽ và thông số kỹ thuật lên bàn. Hãy mở đầu bộ tài liệu bằng những gì đã thay đổi so với sản phẩm trước và những chỗ đang lo, để người xem tìm ra vấn đề nhanh trong thời gian có hạn.
Gửi tài liệu vài ngày trước buổi họp và nhờ mọi người đọc trước. Nếu nhiều người lần đầu thấy tài liệu ngay trong phòng họp, thời gian sẽ hết vào việc giải thích, và các điểm chỉ ra chỉ dừng ở bề mặt.
Bước 3: Mời người phù hợp với nội dung
Thay vì lần nào cũng mời đúng một nhóm người, hãy chọn theo nội dung cần xem. Vật liệu mới thì cần chuyên gia vật liệu hoặc xử lý bề mặt; phương pháp chế tạo mới thì cần kỹ thuật sản xuất (seisan gijutsu) và xưởng sản xuất. Luôn có ít nhất một người hiểu rõ phần bị thay đổi. Phần vai trò ở dưới nói rõ mỗi bộ phận cần xem gì.
Bước 4: Giữ thảo luận đúng trọng tâm
Mở đầu buổi họp bằng việc nhắc lại mục đích và tiêu chí đạt. Người thiết kế trình bày chủ yếu về điểm thay đổi và điều đang lo. Nếu phần giới thiệu tổng quan kéo dài, sẽ không còn thời gian cho phần thảo luận quan trọng.
Nguyên tắc là mỗi điểm chỉ ra phải kèm căn cứ, như một lỗi đã từng xảy ra, một kết quả tính toán hay một kết quả thử, chứ không chỉ là cảm giác lo chung chung. Nếu một vấn đề không thể kết luận ngay trong phòng, hãy thống nhất ai sẽ điều tra gì và lần sau sẽ quyết định ra sao, rồi chuyển sang nội dung khác.
Bước 5: Kết luận và ghi lại các điểm bị chỉ ra
Kết thúc buổi họp bằng một kết luận rõ ràng: đạt, đạt có điều kiện, hoặc xem xét lại. Nếu đi tiếp sang giai đoạn sau với một kết luận mơ hồ thì tổ chức DR cũng mất ý nghĩa.
Đừng để các điểm bị chỉ ra chìm trong biên bản họp. Hãy ghi từng điểm vào một sổ theo dõi điểm chỉ ra (action item log) với các cột sau:
- STT
- Nội dung
- Mức độ quan trọng
- Người phụ trách
- Thời hạn
- Biện pháp đã làm và kết quả
ISO 9001 cũng yêu cầu có hành động với vấn đề phát hiện trong xem xét và lưu giữ hồ sơ.
Bước 6: Theo dõi xử lý và triển khai ngang
DR chỉ có giá trị khi các điểm chỉ ra được xử lý thật. Đến hạn, hãy kiểm tra tình trạng từng mục trong sổ theo dõi. Chỉ đóng mục khi người đã nêu ra vấn đề, hoặc QA, xác nhận biện pháp là đủ.
Tiếp theo, lấy những điểm chỉ ra áp dụng được cho sản phẩm khác và đưa vào tiêu chuẩn thiết kế, checklist. Doanh nghiệp Nhật gọi việc này là Yokoten (横展, triển khai ngang). Bước này quyết định buổi DR nào cũng lặp lại đúng những điểm cũ, hay chất lượng thiết kế của cả tổ chức được nâng lên dần.
Checklist Design Review theo từng giai đoạn
Nội dung DR thay đổi theo giai đoạn. Bàn về dung sai ở giai đoạn kế hoạch là quá sớm, còn tranh luận lại ý tưởng sản phẩm ngay trước sản xuất hàng loạt là quá muộn. Để dùng tốt thời gian có hạn, hãy tập trung vào những gì chỉ có thể quyết định ở giai đoạn đó.
Dự án càng đi xa, trọng tâm càng chuyển từ ý tưởng sang chi tiết và công đoạn.
- Mục tiêu phát triển có phản ánh yêu cầu khách hàng không?
- Hướng tiếp cận được chọn có khả thi về kỹ thuật không?
- Đã xác định các yêu cầu về pháp luật, tiêu chuẩn và an toàn chưa?
- Chi phí mục tiêu và tiến độ có thực tế không?
- Căn cứ của tính toán, phân tích bền, tuổi thọ, nhiệt
- Dung sai, độ dễ lắp ráp, hình dạng có chế tạo được không
- Lựa chọn vật liệu, linh kiện mua ngoài và khả năng cung ứng
- BOM khớp với bản vẽ; đã phản ánh lỗi trong quá khứ
- Kết quả có đạt mục tiêu không, biên dư bao nhiêu?
- Điều kiện thử có đại diện cho cách dùng thực tế không?
- Đã xác định nguyên nhân lỗi và đưa biện pháp vào bản vẽ chưa?
- Những khó khăn khi làm mẫu
- Năng lực công đoạn, phương pháp kiểm tra, đồ gá và thiết bị
- Hướng dẫn công việc và đào tạo công nhân
- Mức sẵn sàng sản xuất của nhà cung cấp, kiểm tra hàng đầu tiên
- Xu hướng lỗi giai đoạn đầu và phản hồi thị trường
MONOSCOPE tổng hợp từ giải thích của J-Net21, Skillnote và Koto Online (tiếng Nhật). Thêm các lỗi đã từng xảy ra ở công ty bạn sẽ làm checklist này mạnh hơn.
Kế hoạch và ý tưởng: xác nhận yêu cầu và hướng đi
DR ở giai đoạn kế hoạch và ý tưởng diễn ra khi chưa có bản vẽ. Buổi xem xét tập trung vào việc làm cái gì và làm bằng cách nào. Câu hỏi chính là yêu cầu của khách hàng đã được chuyển đúng thành mục tiêu phát triển chưa, và hướng tiếp cận được chọn có khả thi về kỹ thuật không.
Yêu cầu về pháp luật, tiêu chuẩn và an toàn rất dễ bị bỏ sót ở giai đoạn này, và nếu phát hiện muộn có thể phải sửa cả kết cấu cơ bản. MONOSCOPE khuyên nên liệt kê các quy định và tiêu chuẩn áp dụng ngay từ giai đoạn ý tưởng. Ý kiến của kinh doanh và QA đặc biệt có giá trị ở giai đoạn này.
Trước khi phát hành bản vẽ: làm được không, chạy được không?
Buổi DR trước khi phát hành bản vẽ thường có nhiều điểm chỉ ra nhất. Hãy kiểm tra xem kết quả tính bền, tính tuổi thọ và kết quả CAE có đủ biên dư so với mục tiêu không, và các giả định dùng trong tính toán có hợp lý không.
Từ phía sản xuất, cần kiểm tra:
- Hình dạng này có chế tạo được không?
- Chi tiết có lắp ráp được không?
- Dung sai có phù hợp cả về chức năng lẫn chi phí gia công không?
Hiểu rõ khi nào dùng dung sai kích thước, khi nào dùng dung sai hình học sẽ giúp các điểm chỉ ra sắc hơn.
Hãy xem cả danh mục vật tư (BOM), không chỉ bản vẽ. Nếu mã linh kiện hay số lượng trong BOM thiết kế (E-BOM) không khớp với bản vẽ, sai lệch sẽ bị chuyển tiếp sang BOM sản xuất (M-BOM). Hãy để ý ranh giới E-BOM/M-BOM và kiểm tra toàn bộ dữ liệu giao cho sản xuất có nhất quán không.
Đánh giá mẫu: xem cả kết quả lẫn điều kiện thử
Ở buổi DR đánh giá mẫu, không chỉ xem kết quả có đạt mục tiêu không, mà còn xem điều kiện thử có đại diện cho cách sản phẩm được dùng thật không. Nếu nhiệt độ, rung động hay số chu kỳ thử quá nhẹ, kết quả "đạt" cũng không nói lên được nhiều.
Đi qua từng lỗi phát sinh khi làm mẫu: đã xác định nguyên nhân chưa, biện pháp đã được đưa vào bản vẽ hoặc thông số chưa? Hãy hỏi thêm nhóm làm mẫu xem chỗ nào khó lắp và kích thước nào hay bị dao động.
Trước sản xuất hàng loạt: công đoạn có làm ổn định được không?
Ở buổi DR trước sản xuất hàng loạt, trọng tâm chuyển từ sản phẩm sang công đoạn. Các hạng mục chính gồm:
- Mức sẵn sàng của thiết bị và đồ gá
- Năng lực công đoạn
- Phương pháp kiểm tra
- Hướng dẫn công việc và đào tạo
- Mức sẵn sàng của nhà cung cấp linh kiện mua ngoài
Phần lớn công việc chuẩn bị này trùng với việc của bộ phận kỹ thuật sản xuất.
Ở giai đoạn đầu sau khi khởi động sản xuất, mà nhà máy Nhật gọi là shoki ryudo (初期流動, quản lý giai đoạn đầu sản xuất), hãy theo dõi xu hướng lỗi ban đầu và phản hồi từ thị trường, rồi chuyển sang quản lý bình thường khi không còn vấn đề. Hãy đặt tiêu chí kết thúc giai đoạn đầu ngay từ trước, nếu không chế độ quản lý đặc biệt sẽ dễ kéo dài mãi.
Ai tham gia Design Review và mỗi người xem gì?
Thành phần tham gia ảnh hưởng lớn đến chất lượng buổi DR. J-Net21 mô tả cách tổ chức trong đó trưởng các bộ phận kinh doanh, kỹ thuật, sản xuất, kỹ thuật sản xuất, quản lý chất lượng và mua hàng cùng tham gia, và ban lãnh đạo tham gia khi rủi ro kỹ thuật cao.
Điều quan trọng là mỗi người biết mình cần xem gì từ vị trí của mình, chứ không ngồi đó chỉ vì được mời. Các vai trò được chia như sau.
Chia người tham gia thành nhóm điều hành, nhóm trình bày và nhóm xem xét thì vai trò của mỗi người sẽ rõ.
MONOSCOPE tổng hợp từ giải thích của J-Net21 và Skillnote (tiếng Nhật). Tùy dự án, mời thêm chuyên gia vật liệu, điện, phần mềm hoặc ban lãnh đạo.
QA thường là đầu mối tổ chức và điều phối quy trình DR (chuẩn bị, quản lý hồ sơ, theo dõi xử lý sau họp), kể cả các buổi DR trước sản xuất hàng loạt.
Nhiều công ty để trưởng bộ phận thiết kế làm chủ trì, nhưng khi đó áp lực tiến độ và ngân sách dễ làm kết luận bị nới lỏng. Với dự án quan trọng, có thể để trưởng bộ phận QA hoặc một bộ phận khác chủ trì. Để người có vị trí độc lập với bộ phận thiết kế làm chủ trì giúp kết luận khách quan hơn.
DRBFM là gì?
Buổi DR hay bị loãng vì cố xem mọi thứ với mức chú ý như nhau. Một lời giải cho vấn đề này là DRBFM (Design Review Based on Failure Mode), ra đời tại Toyota Motor Corporation. Phương pháp được biết đến là do ông Tatsuhiko Yoshimura, người từng làm ở Toyota và cũng từng là giáo sư Đại học Kyushu, hệ thống hóa.
Điểm xuất phát của DRBFM là: vấn đề thường phát sinh khi ta thay đổi một thiết kế đã có kết quả tốt. Nhóm liệt kê những gì đã khác so với thiết kế hiện có, rồi dồn thảo luận vào các điều đáng lo mà những thay đổi đó gây ra.
DRBFM nay không còn giới hạn ở Nhật. SAE International ban hành SAE J2886 "Design Review Based on Failure Modes (DRBFM)" vào tháng 3/2013 (bản hiện hành: tháng 4/2023), và AIAG phát hành hướng dẫn DRBFM mang mã CQI-24 vào tháng 9/2014. Nếu ngoài khách hàng Nhật, bạn còn giao hàng cho khách Mỹ và khách đó nhắc đến DRBFM, nhiều khả năng họ dựa trên một trong hai tài liệu này. Hãy hỏi khách hàng cụ thể là tài liệu nào.
Điểm thay đổi (henkoten) và điểm biến đổi (henkaten)
Tài liệu DRBFM của Nhật tách thay đổi thành hai loại. Henkoten (変更点, điểm thay đổi) là những gì bạn chủ động thay đổi. Henkaten (変化点, điểm biến đổi) là điều kiện hoặc môi trường đã đổi khác mà không ai chủ ý. Phải liệt kê cả hai, theo 4 góc nhìn trong Hình 6.
Không chỉ liệt kê những gì bạn đã đổi, mà cả những gì đã đổi xung quanh thiết kế.
MONOSCOPE tổng hợp từ Nikkei xTECH, "4 góc nhìn cần có khi quản lý điểm thay đổi, điểm biến đổi trong DRBFM kiểu Toyota" (tiếng Nhật).
Chuyển sản xuất sang Việt Nam và nội địa hóa cũng là thay đổi
Ở các nhà máy Nhật tại Việt Nam, những thay đổi hay gặp nhất thường không nằm trên bản vẽ. Chuyển sản xuất một chi tiết từ nhà máy bên Nhật sang Việt Nam là thay đổi về nhà máy, thiết bị và người làm. Thay nhựa hay thép nhập khẩu bằng hàng của nhà cung cấp trong nước (nội địa hóa) là thay đổi nguồn cung, dù mác vật liệu trên bản vẽ vẫn giữ nguyên. Khi đó cần so sánh đặc tính vật liệu, cách nhà cung cấp chế tạo và điều kiện cung ứng để biết thực sự có gì thay đổi.
Môi trường cũng là một góc nhìn: nóng ẩm quanh năm ở miền Nam, mùa nồm ẩm ở miền Bắc có thể khác với điều kiện mà thiết kế gốc bên Nhật đã giả định, cả khi bảo quản linh kiện lẫn khi sản phẩm được dùng. Bản vẽ không đổi không có nghĩa là không có gì để đưa vào DRBFM. Thay đổi nào cần DRBFM, thay đổi nào cần báo và xin phê duyệt thay đổi 4M (người, máy, vật liệu, phương pháp), hay cần cả hai, là tùy quy định của từng khách hàng, nên hãy hỏi trước.
GD3: Good Design, Good Discussion, Good Dissection
DRBFM coi trọng 3 điều gọi là GD3: Good Design (thiết kế tốt), Good Discussion (thảo luận tốt) và Good Dissection (quan sát tốt). "Dissection" ở đây là tháo rời hàng thật sau khi thử và xem xét thật kỹ.
Trong thực tế, điều này có nghĩa là: giữ thay đổi ở mức nhỏ và khoanh vùng rõ, để những người liên quan thảo luận cụ thể về từng thay đổi, và quan sát kỹ các chi tiết sau thử để tìm điểm yếu.
Bạn có thể đưa cách nghĩ này vào cả buổi DR thông thường, chỉ cần đặt danh sách điểm thay đổi và điểm biến đổi ở đầu bộ tài liệu. Khi người xem thấy ngay thiết kế khác sản phẩm hiện có ở đâu, họ sẽ dành thời gian có hạn cho những chỗ thật sự cần bàn.
DRBFM và FMEA khác nhau thế nào?
Đúng như tên gọi, DRBFM đưa tư duy dạng lỗi (failure mode) vào buổi xem xét thiết kế, nên thường được so sánh với FMEA (phân tích dạng lỗi và ảnh hưởng). Khác biệt chính nằm ở phạm vi: DRBFM chỉ bàn về các thay đổi và những gì chúng chạm tới.
| FMEA | DRBFM | |
|---|---|---|
| Phạm vi | Liệt kê dạng lỗi một cách toàn diện trên toàn bộ thiết kế hoặc công đoạn | Chỉ các thay đổi so với thiết kế đã có kết quả tốt và vùng chúng ảnh hưởng |
| Phù hợp nhất với | Thiết kế mới, nội dung mới | Thiết kế kế thừa có một số thay đổi cụ thể |
| Đầu ra chính | Phân tích có hệ thống về dạng lỗi, ảnh hưởng và biện pháp | Điều đáng lo của từng thay đổi, đối sách thiết kế và cách đánh giá xác nhận, được thống nhất trong buổi xem xét |
| Quan hệ giữa hai bên | FMEA đã có là đầu vào hữu ích để đánh giá thay đổi lan đến đâu. AIAG mô tả DRBFM tập trung vào thay đổi kỹ thuật khi đã có thiết kế nền, và DRBFM không bắt buộc phải có FMEA. SAE J2886 nêu rằng DRBFM không nhằm thay thế FMEA. Trong hệ thống AIAG, DRBFM (CQI-24) là tài liệu riêng, tách khỏi Sổ tay FMEA của AIAG & VDA. | |
Một cách chia việc thực tế để giảm khối lượng: dùng FMEA để phủ kín phần thiết kế mới, dùng DRBFM để tập trung vào các thay đổi trong thiết kế kế thừa. Nếu khách hàng yêu cầu cả hai, hãy hỏi họ muốn hai tài liệu liên kết với nhau thế nào.
Ví dụ DRBFM: đổi giá đỡ thép sang nhựa (giả định)
Với mỗi thay đổi, bảng DRBFM ghi lại điều đáng lo là gì, xảy ra trong trường hợp nào, ảnh hưởng đến khách hàng ra sao, và đối sách thiết kế nào sẽ xử lý nó.
Người thiết kế điền bảng trước. Đến ngày DR, người của các bộ phận khác bổ sung những điều đáng lo và nguyên nhân mà người thiết kế bỏ sót, rồi cả nhóm thống nhất đối sách thiết kế và cách đánh giá xác nhận.
Dưới đây là ví dụ bảng DRBFM cho việc đổi giá đỡ (bracket) từ thép sang nhựa.
| Cột | Ví dụ nội dung |
|---|---|
| Điểm thay đổi / điểm biến đổi | Để giảm khối lượng, đổi vật liệu giá đỡ lắp gần động cơ từ thép tấm cán nguội (JIS SPCC) sang nylon gia cường 30% sợi thủy tinh (PA66-GF30) |
| Điều đáng lo (dạng lỗi) | (1) Mối ghép bu lông bị lỏng. (2) Lỗ lắp bị lệch, không lắp được chi tiết. |
| Xảy ra khi nào? (nguyên nhân) | (1) Ở vùng luôn nóng, lực kẹp của mối ghép bu lông tác động liên tục lên nhựa; nhựa biến dạng chậm (creep) và lực kẹp giảm dần. (2) Trong môi trường ẩm, nhựa hút ẩm và kích thước thay đổi. |
| Ảnh hưởng đến khách hàng | Phát ra tiếng kêu và rung. Trường hợp xấu nhất, chi tiết bị rơi ra. |
| Đối sách thiết kế để loại bỏ điều đáng lo | Gắn chìm ống lót kim loại (collar) vào chỗ bắt bu lông để phần kim loại chịu lực kẹp. Làm lỗ lắp dạng lỗ ô van để hấp thụ giãn nở nhiệt và thay đổi kích thước do hút ẩm. |
| Đánh giá và xác nhận | Thử khả năng giữ lực kẹp sau khi để ở nhiệt độ cao; đo kích thước sau khi để ở nhiệt độ cao, độ ẩm cao; thử rung trên thiết bị thật |
| Người phụ trách và thời hạn | Kỹ sư thiết kế (thử nghiệm do kỹ sư thử nghiệm làm). Báo cáo kết quả trước buổi DR tiếp theo. |
Cột quan trọng nhất là "Xảy ra khi nào?", và cột này phải viết cụ thể. Ghi "không đủ bền" thì cuộc thảo luận không đi đến đâu. Ghi "khi lực kẹp tác động liên tục ở vùng luôn nóng" là đã nêu được điều kiện, nhờ đó cũng dễ quyết định cách thử hơn.
Kể cả khi thay đổi là về vật liệu, hãy xem nó cùng với môi trường mà chi tiết sẽ gặp, như nhiệt độ và độ ẩm. Như vậy sẽ không bỏ sót điều đáng lo.
Mẫu DRBFM: các cột và cách điền
Hãy dùng bố cục này làm điểm xuất phát khi khách hàng chưa đưa biểu mẫu. Nếu khách hàng có biểu mẫu DRBFM riêng, hãy dùng của họ, vì tên và thứ tự cột khác nhau tùy công ty. Mẫu này dùng các cột của ví dụ ở trên, thêm cột STT và cột kết quả, tình trạng để theo dõi đến khi đóng.
| Cột | Cần ghi gì | Cách ghi yếu thường gặp |
|---|---|---|
| STT | Mỗi điều đáng lo một dòng, để theo dõi được đến khi đóng | Gộp nhiều điều đáng lo vào một dòng |
| Điểm thay đổi / điểm biến đổi | Đã khác gì so với thiết kế hiện có: thiết kế, vật liệu, công đoạn, hay cách dùng và môi trường, và vì sao | "Thay đổi nhỏ" mà không so với chi tiết hiện có |
| Điều đáng lo (dạng lỗi) | Chi tiết có thể hỏng thế nào do thay đổi này | "Không có gì đáng lo" mà không giải thích lý do |
| Xảy ra khi nào? (nguyên nhân) | Điều kiện cụ thể: nhiệt độ, độ ẩm, tải trọng, thời gian, cách dùng hoặc cách lắp | "Không đủ bền" mà không có điều kiện |
| Ảnh hưởng đến khách hàng | Người dùng cuối hoặc công đoạn lắp ráp tiếp theo sẽ gặp gì | Chỉ ghi ảnh hưởng lên bản thân chi tiết |
| Đối sách thiết kế | Thay đổi thiết kế để loại bỏ hoặc giảm điều đáng lo | "Sẽ chú ý" hoặc "sẽ kiểm tra" thay cho đối sách thiết kế |
| Đánh giá và xác nhận | Thử nghiệm hoặc phân tích chứng minh đối sách có hiệu quả, kèm điều kiện | Điều kiện thử nhẹ hơn điều kiện dùng thật |
| Người phụ trách và thời hạn | Một người cụ thể và một ngày, thường là trước buổi DR tiếp theo | Ghi tên bộ phận thay vì tên người; không có ngày |
| Kết quả và tình trạng | Kết quả thử, kết luận và ngày đóng mục | Để trống sau buổi họp |
Vì sao Design Review bị hình thức hóa và cách phòng tránh
Kể cả ở công ty đã có quy trình DR, vẫn hay nghe than: "Họp thì có họp, nhưng chẳng tìm ra vấn đề gì", hoặc "Có điểm chỉ ra nhưng không ai sửa". J-Net21 cũng lưu ý không để DR thành cuộc họp hình thức. Người Nhật gọi hiện tượng này là keigaika (形骸化, hình thức hóa): quy trình vẫn còn nhưng đã mất thực chất. Hiện tượng này có những dạng điển hình, và lần từ triệu chứng ngược về nguyên nhân sẽ thấy cách sửa.
Phần lớn triệu chứng đến từ việc thiếu các bước trước và sau buổi họp.
MONOSCOPE tổng hợp từ giải thích của J-Net21, Koto Online và Skillnote (tiếng Nhật).
Tổ chức họp đã trở thành mục đích
Gốc của vấn đề là việc tổ chức DR đã trở thành mục đích tự thân. Nếu lịch dự án chỉ chốt ngày DR, còn không ai chia sẻ buổi họp cần quyết định điều gì, thì buổi họp sẽ biến thành buổi thuyết trình, và kết luận lúc nào cũng là "đạt".
Cách sửa đầu tiên là coi đạt có điều kiện và xem xét lại là kết luận chính đáng, không phải thất bại. Nếu lịch dự án đã tính trước khả năng phải xem xét lại, sẽ không còn lý do để nới lỏng kết luận.
Điểm chỉ ra không có căn cứ
Koto Online nêu 3 nguyên nhân khiến Design Review bị hình thức hóa:
- Điểm chỉ ra kiểu nghĩ đâu nói đấy
- Người tham gia không đọc tài liệu trước
- Quy tắc không thống nhất
Khi những ý kiến nghĩ đâu nói đấy cứ liên tục được đưa ra, người thiết kế mất thời gian trả lời từng ý, và những điểm thật sự quan trọng bị chìm mất.
Hãy đặt quy tắc: điểm chỉ ra phải kèm căn cứ, là lỗi đã từng xảy ra, kết quả tính toán hoặc kết quả thử. Một điều đáng lo chưa chứng minh được ngay thì xếp vào mục cần điều tra. Chốt ai kiểm tra gì, trước ngày nào, và cuộc thảo luận sẽ tiếp tục đi được.
DR đã trở thành nơi quy trách nhiệm
Khi DR trở thành nơi bới lỗi người thiết kế, người thiết kế sẽ thôi ghi điều mình lo vào tài liệu. Đó là tình trạng nghiêm trọng nhất: một buổi DR không ai nêu điều đáng lo là đã tự bỏ đi cơ hội tìm ra vấn đề.
Skillnote cũng nhấn mạnh điểm chỉ ra phải mang tính xây dựng, kèm đề xuất cải tiến thay vì chỉ phê bình. Người chủ trì có thể thay đổi không khí bằng cách ghi nhận những người thiết kế tự nêu điều đáng lo, và đề nghị người xem đưa kèm phương án thay thế hoặc cách xác nhận với mỗi điểm chỉ ra.
Hồ sơ không được dùng cho lần sau
Những điểm chỉ ra và biện pháp được ghi lại ở DR là tri thức quý cho dự án tiếp theo. J-Net21 cũng nêu rằng kết quả DR cần được ghi lại, sắp xếp và dùng khi phát triển sản phẩm sau.
Đừng cất sổ theo dõi vào kho theo từng sản phẩm rồi thôi. Hãy thống kê điểm chỉ ra theo loại, đưa những điểm lặp lại vào checklist và tiêu chuẩn thiết kế, và xem xét lại chính quy trình DR, dù chỉ mỗi năm một lần. Quy trình DR sẽ tốt lên từng bước.
Dùng ngay: câu hỏi cho khách hàng Nhật và checklist trước DR
Khi khách hàng Nhật (hãng xe hoặc Tier 1) hay công ty mẹ yêu cầu DRBFM hoặc mời vào buổi DR, hãy có câu trả lời cho các câu hỏi dưới đây trước khi bắt đầu điền bảng.
Câu hỏi nên thống nhất với phía Nhật
- Trong dự án này, thay đổi nào cần DRBFM: thiết kế, vật liệu, công đoạn, nhà máy, hay thay đổi ở nhà cung cấp cấp dưới?
- Chuyển sản xuất từ Nhật sang Việt Nam, hoặc nội địa hóa vật liệu, cần DRBFM, cần báo và xin phê duyệt thay đổi 4M, hay cần cả hai? Thứ tự và hồ sơ phải nộp là gì?
- Có biểu mẫu DRBFM bắt buộc không, và điền bằng tiếng gì (tiếng Nhật, tiếng Anh)?
- Bên quý công ty dựa theo tài liệu nào: quy định nội bộ, SAE J2886 hay AIAG CQI-24?
- Có cần cập nhật DFMEA hoặc PFMEA không, và liên kết với DRBFM thế nào?
- Bên quý công ty ai sẽ tham dự (bộ phận nào ở Nhật), và kỹ sư sản xuất, chất lượng của chúng tôi có cần tham gia không?
- Cần gửi bảng DRBFM trước buổi họp bao lâu, và ý kiến sẽ được gửi lại bằng cách nào?
- Thế nào là đạt: các mục còn mở nhưng đã có hạn xử lý thì có chấp nhận không?
- Cần những thử nghiệm và điều kiện thử nào để xác nhận, có cần nộp dữ liệu gốc không?
- Thay đổi này có cần thông báo hoặc phê duyệt thay đổi chính thức bên quý công ty không, và theo thứ tự nào?
Checklist trước buổi DR
- Đã viết rõ mục đích buổi DR và tiêu chí đạt
- Danh sách điểm thay đổi và điểm biến đổi (thiết kế, vật liệu, công đoạn, cách dùng và môi trường) nằm ở đầu tài liệu
- Mỗi thay đổi đều có so sánh với thiết kế hiện có đã có kết quả tốt
- Mọi ô "Xảy ra khi nào?" đều có điều kiện cụ thể
- Mỗi điều đáng lo đều có đối sách thiết kế, không chỉ là kiểm tra
- Điều kiện thử đại diện cho cách dùng thật (kể cả nhiệt độ, độ ẩm ở Việt Nam nếu liên quan)
- Đã gửi tài liệu vài ngày trước buổi họp
- Đã mời người hiểu rõ phần bị thay đổi
- Sổ theo dõi điểm chỉ ra đã sẵn sàng, có cột người phụ trách và thời hạn
Những gì bài này không bao quát
- Cách làm mỗi nơi một khác. Số buổi DR, tên gọi, biểu mẫu DRBFM và tiêu chí đạt khác nhau tùy công ty, ngành và khách hàng. Yêu cầu của khách hàng luôn được ưu tiên.
- Đây không phải bản tóm tắt SAE J2886 hay AIAG CQI-24. MONOSCOPE chưa đọc toàn văn hai tài liệu này. Nếu khách hàng chỉ định một trong hai, hãy làm theo tài liệu đó.
- Ví dụ bảng DRBFM là giả định. Vật liệu, nguyên nhân và thử nghiệm chỉ để minh họa cách điền cột, không phải hướng dẫn thiết kế cho một giá đỡ nhựa thật.
- Quyết định về an toàn và pháp luật thuộc về người có trách nhiệm. DR có thể chỉ ra quy định và tiêu chuẩn nào áp dụng, nhưng việc tuân thủ do bộ phận kỹ thuật, an toàn và pháp chế của công ty quyết định theo quy định áp dụng cho sản phẩm.
Câu hỏi thường gặp
DRBFM là viết tắt của gì?
DRBFM là Design Review Based on Failure Mode, tạm hiểu là xem xét thiết kế dựa trên dạng lỗi. Đây là phương pháp DR xuất phát từ Toyota, tập trung thảo luận vào các thay đổi so với thiết kế đã có kết quả tốt. SAE ban hành phương pháp này thành SAE J2886, còn AIAG có hướng dẫn DRBFM mang mã CQI-24.
DRBFM khác FMEA ở điểm nào?
FMEA liệt kê dạng lỗi một cách toàn diện, còn DRBFM chỉ bàn về các thay đổi so với thiết kế hiện có và vùng chúng ảnh hưởng. Cách chia thực tế là dùng FMEA cho phần thiết kế mới và DRBFM cho các thay đổi trong thiết kế kế thừa. FMEA đã có là đầu vào hữu ích để đánh giá thay đổi lan đến đâu.
Ai nên chủ trì Design Review?
Tốt nhất là người đứng ngoài bộ phận thiết kế. Nhiều công ty để trưởng bộ phận thiết kế chủ trì, nhưng khi đó áp lực tiến độ và ngân sách dễ làm kết luận bị nới lỏng. Với dự án quan trọng, để trưởng bộ phận QA hoặc một bộ phận khác chủ trì sẽ giữ kết luận độc lập.
ISO 9001 có bắt buộc Design Review không?
ISO 9001 không quy định tên gọi hay hình thức cuộc họp, nhưng điều 8.3.4 (TCVN ISO 9001:2015 ở Việt Nam là bản tương đương) yêu cầu thực hiện xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng trong thiết kế và phát triển, có hành động với vấn đề phát hiện và lưu hồ sơ. Ba hoạt động này có thể làm riêng hoặc kết hợp, và xem kết quả kiểm tra xác nhận ngay trong buổi DR là cách làm phổ biến.
Chuyển sản xuất sang Việt Nam mà không đổi bản vẽ thì có cần DRBFM không?
Có thể cần. Đổi nhà máy, thiết bị, người làm hay nguồn vật liệu đều là thay đổi về công đoạn hoặc vật liệu theo cách nhìn của DRBFM, dù bản vẽ giữ nguyên. Việc có bắt buộc làm DRBFM hay chỉ cần báo thay đổi 4M tùy quy định của từng khách hàng, nên hãy hỏi trước khi bắt đầu.
Nguồn tham khảo
- Định nghĩa Design Review: JIS Z 8115:2019 Thuật ngữ độ tin cậy, mục 192-12-09 "design review" (tiếng Nhật)
- Thời điểm DR, thành phần tham gia và lưu ý: J-Net21 (SMRJ), "Design Review trong quá trình phát triển sản phẩm" (tiếng Nhật)
- Yêu cầu của điều 8.3.4 ISO 9001: pdcatovision.com, "Yêu cầu về xem xét thiết kế và phát triển" (tiếng Nhật)
- TCVN ISO 9001:2015 tương đương ISO 9001:2015: Thư viện Pháp luật, TCVN ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
- DR theo giai đoạn và cách tổ chức: Skillnote, "Design Review (DR) là gì?" (tiếng Nhật)
- Cách tổ chức DR và lý do bị hình thức hóa: Koto Online, "Design Review là gì?" (tiếng Nhật)
- Tổng quan DRBFM: Toyota Enterprise, khóa học phương pháp DRBFM (tiếng Nhật); Wikipedia, "Design review based on failure mode" (tiếng Anh)
- 4 góc nhìn về điểm thay đổi: Nikkei xTECH, "4 góc nhìn cần có khi quản lý điểm thay đổi, điểm biến đổi trong DRBFM kiểu Toyota" (tiếng Nhật)
- SAE J2886: SAE International, J2886_202304 Design Review Based on Failure Modes (DRBFM) (tiếng Anh)
- AIAG CQI-24: AIAG, CQI-24 DRBFM Reference Guide (tiếng Anh)
Bài gốc tiếng NhậtHướng dẫn này được biên soạn từ một bài viết của MONOSCOPE dành cho độc giả tại Nhật: デザインレビュー（DR）の進め方｜段階別のチェック観点・DRBFMの記入例と形骸化の防ぎ方
Về biên tập viên
Biên tập viên MONOSCOPEFOUNDER & EDITORKhoảng mười năm làm việc tại một nhà sản xuất thiết bị nhà máy và một công ty kỹ thuật nhà máy, phụ trách đề xuất, thiết kế và chạy thử thiết bị, sau đó chuyển sang tiếp thị trực tuyến. Hiện là tư vấn web cho các nhà sản xuất B2B, giúp họ trình bày rõ sản phẩm và công nghệ. Có chứng chỉ quốc gia Nhật Bản về Quản lý năng lượng (Energy Manager) và Kỹ sư điện trưởng hạng ba.
Viết blog kỹ thuật từ năm 2017 (hơn 500 bài) và có kênh YouTube tiếng Nhật với khoảng 20.000 người đăng ký. Mỗi hướng dẫn được viết từ góc nhìn hiện trường Nhật Bản và đối chiếu với các tiêu chuẩn được trích dẫn.
