ডেভিয়েশন লিস্ট (Debikura): ফরম্যাট, নমুনা ও চেকলিস্ট

আপনি একটি জাপানি প্ল্যান্ট কন্ট্রাক্টরকে কোটেশন পাঠিয়েছেন, আর উত্তরে লেখা এসেছে: "কোটেশনের সঙ্গে debikura দিন।" অথবা আপনি জাপানি প্রস্তুতকারকের কাছ থেকে মেশিন কিনছেন, আর দামের পাশে তাদের কোটেশনে "debieshon risuto" নামে একটি টেবিল এসেছে। দুটোই একই নথি: ডেভিয়েশন লিস্ট। এতে সরবরাহকারী (supplier) জানায়, ক্রেতার পারচেজ স্পেসিফিকেশনের কোন কোন জায়গায় তার অফার আলাদা, আর কোন কোন বিষয় তার পরিষ্কার করে নেওয়া দরকার।

জাপানের প্ল্যান্ট ও যন্ত্রপাতির প্রকল্পে ডিজাইনার আর সরবরাহকারী স্পেসিফিকেশন নিয়ে আলোচনা করলে প্রায় প্রতিবারই এই লিস্ট চাওয়া হয়। এই লেখায় আছে ডেভিয়েশন লিস্ট কী, এটি কোন সমস্যা ঠেকায়, কোটেশন থেকে অর্ডার পর্যন্ত এটি কীভাবে চলে, এবং কীভাবে পূরণ করতে হয়। সঙ্গে আছে নমুনা ফরম্যাট ও পুনরায় ব্যবহারযোগ্য চেকলিস্ট।

সূচিপত্র

1. ডেভিয়েশন লিস্ট (Debikura) কী?
2. ডেভিয়েশন লিস্ট কোন সমস্যা ঠেকায়
3. কোটেশন থেকে অর্ডার পর্যন্ত ডেভিয়েশন লিস্ট কীভাবে চলে
4. ডেভিয়েশন লিস্টের ফরম্যাট: একটি নমুনা
5. প্রতিটি কলাম কীভাবে পূরণ করবেন
6. বাংলাদেশের সরকারি টেন্ডারে কী দেখবেন
7. চেকলিস্ট: ডেভিয়েশন লিস্ট জমা বা উত্তর দেওয়ার আগে
8. যেখানে চর্চা আলাদা হয়
9. প্রশ্নোত্তর (FAQ)
10. সূত্র

ডেভিয়েশন লিস্ট (Debikura) কী?

ফিগার 1: ডেভিয়েশন লিস্টের একটি সারিতে কী লেখা থাকে

স্পেসিফিকেশনের প্রতিটি প্রয়োজনীয়তার পাশে সরবরাহকারীর প্রস্তাব বা প্রশ্ন এবং ক্রেতার উত্তর বসে, আর যা সম্মত হলো তা লিখে রাখা হয়।

স্পেসিফিকেশনের প্রয়োজনীয়তাপারচেজ স্পেসিফিকেশনের ক্লজ নম্বর ও বিষয়বস্তু

সরবরাহকারী লেখে

D: ডেভিয়েশনআলাদা স্পেক দিয়ে প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে চায়

C: ক্ল্যারিফিকেশনপ্রয়োজনীয়তার অর্থ বা পরিধি নিশ্চিত করতে চায়

ক্রেতা লেখে

ক্রেতার উত্তরঅনুমোদিত কি না, কীভাবে পড়তে হবে, খরচ কীভাবে ধরা হবে

সম্মতি

সম্মত বিষয় লিখিত থাকেকোটেশন ও অর্ডারের শর্ত হয়, পরে প্রশ্ন উঠলে এটিই ভিত্তি

টাইপ কোড (D ও C) এবং কলামের নাম কোম্পানিভেদে আলাদা হয়।

ডেভিয়েশন হলো সেই জায়গা, যেখানে সরবরাহকারীর প্রস্তাবিত স্পেসিফিকেশন ক্রেতার পারচেজ স্পেসিফিকেশন (kobai shiyosho) থেকে আলাদা। ক্ল্যারিফিকেশন হলো অস্পষ্ট বা পরিধি অনিশ্চিত কোনো প্রয়োজনীয়তা পরিষ্কার করে নেওয়ার অনুরোধ। ডেভিয়েশন ও ক্ল্যারিফিকেশন লিস্টে দুটোই এক টেবিলে থাকে, আর ক্রেতা ও সরবরাহকারী যা মেনে নিয়েছে তা লিখে রাখা হয়। জাপানের ইঞ্জিনিয়াররা নামটি ছোট করে বলেন debikura। এটি debieshon (deviation) ও kurarifikeshon (clarification) শব্দ দুটির শুরুর অংশ জুড়ে তৈরি।

সহজ করে বললে, পারচেজ স্পেসিফিকেশনের বিপরীতে সরবরাহকারী কী পারবে, কী পারবে না এবং কী নিশ্চিত করতে চায়, তার তালিকা এটি। কোম্পানি বা সাইটভেদে "ডেভিয়েশন লিস্ট" বা "debikura list" নামও শোনা যায়। নাম ও ফরম্যাট ক্রেতার নির্দেশ বা কোম্পানির অভ্যন্তরীণ নিয়মে ঠিক হয়।

ডেভিয়েশন বনাম ক্ল্যারিফিকেশন

দুটোর পার্থক্য সহজে দেখা যায় নিচের তুলনায়।

ফিগার 2: ডেভিয়েশন বনাম ক্ল্যারিফিকেশন

ডেভিয়েশন স্পেসিফিকেশন বদলায়। ক্ল্যারিফিকেশন দুই পক্ষকে একই অর্থে স্পেসিফিকেশন পড়াতে সাহায্য করে।

ডেভিয়েশন (D)

ক্ল্যারিফিকেশন (C)

অর্থ

স্পেসিফিকেশন থেকে আলাদা কিছু দিয়ে প্রয়োজনীয়তা পূরণ করা

স্পেসিফিকেশনে কী বলা আছে তা নিশ্চিত করা বা পরিষ্কার করা

উদাহরণ

SUS316 চাওয়া হয়েছে; সরবরাহকারী SUS304 প্রস্তাব করছে

"inspection report"-এ কি material certificate-ও পড়ে?

সম্মতির পর

স্পেসিফিকেশন পরিবর্তন হিসেবে লিখে রাখা হয়

ব্যাখ্যাটি লিখে রাখা হয় এবং পরের সিদ্ধান্তের ভিত্তি হয়

দাম ও ডেলিভারি

দাম বাড়তে বা কমতে পারে, ডেলিভারিও বদলাতে পারে

উত্তরের ওপর নির্ভর করে বাড়তি খরচ বা কাজ আসতে পারে

World Bank-এর স্ট্যান্ডার্ড বিডিং ডকুমেন্টে বিড জমার পর ক্রেতার চাওয়া clarification লিখিত হতে হয় এবং তাতে বিডের দাম বা মূল বিষয় বদলানো যায় না। বেসরকারি খাতের ডেভিয়েশন লিস্টে ক্ল্যারিফিকেশনের উত্তরে পরিধি বদলাতে পারে, ফলে দামও বদলাতে পারে।

World Bank-এর স্ট্যান্ডার্ড প্রকিউরমেন্ট ডকুমেন্টে ডেভিয়েশনের সংজ্ঞা হলো বিডিং ডকুমেন্টে নির্দিষ্ট করা প্রয়োজনীয়তা থেকে সরে যাওয়া। যে ডেভিয়েশন মালের পরিধি, মান বা পারফরম্যান্সে বড় প্রভাব ফেলে, কিংবা ক্রেতার অধিকার উল্লেখযোগ্যভাবে সীমিত করে, তা material deviation (গুরুতর ডেভিয়েশন)। তখন বিডটি মূলত প্রয়োজনীয়তা পূরণকারী (substantially responsive) বলে গণ্য হয় না।

জাপানি পারচেজ স্পেসিফিকেশনে এত ডেভিয়েশন কেন আসে

একটি প্ল্যান্টে পাইপিং থেকে ভাল্ব ও ইনস্ট্রুমেন্ট পর্যন্ত অসংখ্য উপাদান থাকে। এগুলোর স্পেসিফিকেশন এক রাখতে প্রতিটি প্ল্যান্টের নিজস্ব ডিজাইন স্ট্যান্ডার্ড থাকে, আর প্ল্যান্ট কন্ট্রাক্টর প্রতিটি যন্ত্রের পারচেজ স্পেসিফিকেশনের মাধ্যমে তা প্রয়োগ করে।

যেহেতু ডিজাইন স্ট্যান্ডার্ড সব যন্ত্রের জন্য একই, তাই পারচেজ স্পেসিফিকেশন খুব বিস্তারিত হয় এবং অনেক সময় এমন শর্তও ঢোকে যা কেনা জিনিসটির সঙ্গে সম্পর্কহীন। যেমন, যে যন্ত্রাংশে ওয়েল্ডিংই নেই তার জন্য ওয়েল্ডিং-পরবর্তী ইন্সপেকশনের পদ্ধতি লেখা থাকতে পারে, কিংবা প্রতিটি ছোট পার্টসে নাম-ট্যাগ চাওয়া হতে পারে। ডেভিয়েশন লিস্টে সরবরাহকারী ও ক্রেতা ঠিক করে নেয় এই শর্তগুলো সত্যিই দরকার কি না।

লিস্ট ছাড়া প্রকল্প এগোলে ক্রেতা পরে অভিযোগ করতে পারে যে খুঁটিনাটি শর্ত মানা হয়নি। সবচেয়ে খারাপ ক্ষেত্রে বিরোধ আদালত পর্যন্ত যেতে পারে।

ডেভিয়েশন লিস্ট কোন সমস্যা ঠেকায়

অস্পষ্ট scope of supply

ডেভিয়েশন লিস্ট scope of supply (shosho: কে কী সংগ্রহ করবে আর কে কী ইনস্টল করবে) স্পষ্ট লিখে দেয়। ক্রেতার ইঞ্জিনিয়ার ভেবেছিলেন একটি আইটেম পারচেজ স্পেসিফিকেশনেই আছে, কিন্তু সরবরাহকারী তা কোটেশনে ধরেনি। এই পরিচিত সমস্যা লিস্ট ঠেকায়।

বিরোধ সাধারণত সীমানায় শুরু হয়: সংযুক্ত যন্ত্রের সঙ্গে ইন্টারফেসে (toriai) ফ্ল্যাঞ্জ ও পাইপিং, ইনস্টলেশনের কাজ, আর কমিশনিংয়ের সময় সাক্ষী হিসেবে উপস্থিতি। প্রতিটি আইটেম আলাদা সারিতে লিখুন এবং কে দায়ী তাও লিখুন। দুই পক্ষের মাঝখানে পড়ে থাকা আইটেম বাড়তি খরচ বা সময়সূচি বদলের কারণ হয়, তাই অর্ডারের আগেই লিস্টে এই সীমানা ঠিক করে ফেলুন।

ডেলিভারির পরের সমস্যা

স্পেসিফিকেশন বা স্ট্যান্ডার্ড থেকে সরে যাওয়া প্রতিটি বিষয় আগেই লিখে সামলে নিলে যন্ত্র চালুর পর সমস্যা কমে। এতে ডেলিভারির পর রিওয়ার্ক ও সংশোধনে সময় ও টাকা কম লাগে।

তবে সম্মতি কাজ করে তখনই, যখন তা অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িং ও ডেলিভারি স্পেসিফিকেশনে (nonyu shiyosho) উঠে আসে। ডেলিভারি স্পেসিফিকেশনে কী কী দেখতে হয়, সে বিষয়ে আলাদা লেখা থাকলে সেটি দেখে নিন।

অস্পষ্ট ইন্সপেকশন ও টেস্টের শর্ত

ডেভিয়েশন লিস্ট ইন্সপেকশনের পরিধি ও গ্রহণযোগ্যতার মানদণ্ডও স্পষ্ট করে। সাধারণ স্পেসিফিকেশনে ইন্সপেকশনের মান ঠিক করা থাকলেও প্রতিটি সরবরাহকারীর কারখানা বাস্তবে যা করতে পারে তা আলাদা। তাই ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে ইন্সপেকশনের পরিধি ও শর্ত আগে থেকেই সম্মত করে নিন।

ইন্সপেকশন-সংক্রান্ত সারিতে সাধারণত থাকে: টেস্টে ক্রেতার সাক্ষী থাকা হবে কি না, টেস্টের শর্ত (প্রেসার, সময় ইত্যাদি), এবং কোন কোন নথি জমা দেওয়া হবে, যেমন ইন্সপেকশন রিপোর্ট ও মিল সার্টিফিকেট (জাপানে একে "mill sheet" বলা হয়)।

এগুলো সম্মত থাকলে পরে সমস্যা হলে ইন্সপেকশন কতটা নির্ভুল বা কতটা ব্যাপক হওয়ার কথা ছিল, তা নিয়ে তর্ক হয় না। কারখানায় সাক্ষী-টেস্ট (FAT) ও সাইটে গ্রহণযোগ্যতা টেস্টের (SAT) বিষয়ে আলাদা লেখা থাকলে সেটি দেখুন।

কোটেশন থেকে অর্ডার পর্যন্ত ডেভিয়েশন লিস্ট কীভাবে চলে

পারচেজ স্পেসিফিকেশন থেকে অর্ডার পর্যন্ত একটি আইটেম নিয়ে যোগাযোগ সাধারণত এভাবে চলে।

ফিগার 3: ডেভিয়েশন লিস্ট নিয়ে আলাপের একটি নমুনা

আইটেম ধরে ধরে দুই পক্ষ ঠিক করে, সরবরাহকারী মানতে পারবে কি না এবং তাতে বাড়তি খরচ হবে কি না।

ক্রেতাআমরা এই যন্ত্রটি কিনতে চাই। আমাদের স্পেসিফিকেশন দেখে একটি মডেল বেছে দিন।

সরবরাহকারীবুঝেছি। কিছু ক্লজ এই যন্ত্রের জন্য প্রযোজ্য নয়, আর কয়েকটি শর্ত আমরা মানতে পারছি না। তাই একটি ডেভিয়েশন লিস্ট তৈরি করেছি। দয়া করে দেখুন।

ক্রেতাওয়েল্ডিং পদ্ধতি আর ম্যাটেরিয়াল লিস্টে যেভাবে লেখা আছে, সেভাবেই ঠিক আছে। তবে ইন্সপেকশন রিপোর্ট অবশ্যই তৈরি করে দিতে হবে।

সরবরাহকারীএই ইন্সপেকশন আমাদের স্ট্যান্ডার্ডের বাইরে, তাই বাড়তি খরচ লাগবে। এতে কি আপনারা রাজি?

ক্রেতাহ্যাঁ। কোটেশনে ধরে দিন।

বাস্তবে সাধারণত লিস্টের "Response" কলামে লিখিত উত্তর আর মিটিং একসঙ্গে চলে।

বিস্তারিত স্পেসিফিকেশনের প্রতিটি আইটেম দুই পক্ষ বাছাই করে: সরবরাহকারী কোনটি পারবে, কোনটি পারবে না। তারপর কোনটির জন্য বাড়তি খরচ লাগবে আর কোনটি দামের মধ্যেই আছে, তা ঠিক করে প্রতিটিতে সম্মত হয়। সম্মতি লিখিত থাকলে পরে কিছু ঘটলে দায়িত্ব কার তা পরিষ্কার থাকে, বিরোধের সম্ভাবনা কমে। এ কারণেই ডেভিয়েশন লিস্ট দরকার।

পুরো প্রকল্পে লিস্টটি কোটেশন থেকে অর্ডার, তারপর অর্ডারের পরে ড্রয়িং রিভিউ পর্যন্ত কাজে লাগে।

ফিগার 4: স্পেসিফিকেশন থেকে অর্ডারের পর পর্যন্ত ডেভিয়েশন লিস্ট কোথায় বসে

কোটেশনের পর্যায়ে ডেভিয়েশন লিস্টে যা সম্মত হয়, তা অর্ডারের শর্ত ও ডেলিভারির নথিতে চলে যায়।

কোটেশনের পর্যায়

01পারচেজ স্পেসিফিকেশন ইস্যুক্রেতার ডিজাইন টিম যন্ত্রটির কী কী শর্ত পূরণ করতে হবে তা লেখে

02কোটেশন চাওয়া (RFQ)পারচেজ স্পেসিফিকেশনসহ কয়েকটি সরবরাহকারীকে পাঠানো হয়

03কোটেশন + ডেভিয়েশন লিস্টসরবরাহকারী কোটেশন ও কোটেশন স্পেসিফিকেশনের সঙ্গে জমা দেয়

04উত্তর ও মিটিংক্রেতা "Response" কলাম পূরণ করে; অমীমাংসিত আইটেম দুই পক্ষে আসা-যাওয়া করে

অর্ডার

05সম্মতি ও অর্ডারসম্মত রিভিশনটি অর্ডারের শর্তের অংশ হয়

অর্ডারের পর

06অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িং, ডেলিভারি স্পেকসম্মত আইটেমগুলো ড্রয়িং ও স্পেসিফিকেশনে এসেছে কি না মিলিয়ে দেখা হয়

অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িংয়ের পর্যায়ে মাঝে মাঝে নতুন ডেভিয়েশন ধরা পড়ে, তখন সরবরাহকারী লিস্টের সংশোধিত রিভিশন দেয়।

সরবরাহকারীর দিক থেকে ডেভিয়েশন লিস্ট কোটেশন-অনুরোধ (hikiai, RFQ) এর উত্তর দেওয়ার অংশ। যন্ত্রটি বানানো সম্ভব কি না যাচাই করার সময় সরবরাহকারী ডেভিয়েশন ও প্রশ্নগুলো বের করে আনে।

লিস্টটি সাধারণত কোটেশন স্পেসিফিকেশন (mitsumori shiyosho) সহ জমা দেওয়া হয়। এটি সরবরাহকারীর নিজের লেখা বর্ণনা: সে ঠিক কী কোট করছে।

অর্ডারের পর সরবরাহকারী অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িং (shonin-zu) জমা দেয়। সম্মত প্রতিটি আইটেম সত্যিই সেখানে এসেছে কি না, তা এই ধাপে মিলিয়ে দেখতে হয়।

ডেভিয়েশন লিস্টের ফরম্যাট: একটি নমুনা

অনেক কোম্পানির ডেভিয়েশন লিস্ট তৈরির নিজস্ব ম্যানুয়াল বা নিয়ম আছে। শুরুর আগে নিজের কোম্পানির নিয়ম দেখে নিন, বা কোনো সিনিয়র সহকর্মীকে জিজ্ঞেস করুন। ক্রেতা ফরম্যাট নির্দিষ্ট করে দিলে সেটিই ব্যবহার করুন। নিচে একটি সাধারণ লিস্টের চেহারা দেওয়া হলো; কলাম ও বিন্যাস কোম্পানিভেদে আলাদা।

ফিগার 5: ডেভিয়েশন লিস্টের নমুনা ফরম্যাট

প্রতি সারিতে একটি প্রয়োজনীয়তা। বাঁ থেকে ডানে: প্রয়োজনীয়তা, প্রস্তাব, কারণ, প্রভাব ও উত্তর।

No.

স্পেক ক্লজ

স্পেকের প্রয়োজনীয়তা

সরবরাহকারীর প্রস্তাব / প্রশ্ন

কারণ

টাইপ

খরচ

ক্রেতার উত্তর

1

3.2 Materials

Wetted parts: SUS316

আমাদের স্ট্যান্ডার্ড SUS304 দিয়ে বানাতে চাই

সার্ভিস কন্ডিশনের জন্য SUS304 যথেষ্ট, আর স্ট্যান্ডার্ড মডেলে ডেলিভারি কম লাগে

D

কম

অনুমোদিত

2

5.1 Inspection

Hydrostatic test at 1.5×

এটি কি ডিজাইন প্রেসারের 1.5 গুণ, তা নিশ্চিত করুন

স্পেকে লেখা নেই কোন প্রেসারের 1.5 গুণ

C

নেই

নিশ্চিত

3

6.3 Nameplates

Tags on all parts

ছোট পার্টসে ট্যাগ নয়; মূল নেমপ্লেটে তালিকা দেব

ছোট পার্টসে ট্যাগ লাগানোর জায়গা নেই

D

নেই

অনুমোদিত

4

7.2 Documents

Inspection report

মিল সার্টিফিকেট এর মধ্যে পড়ে কি না নিশ্চিত করুন

নথির পরিধি স্পেকে বলা নেই

C

বাড়তি

অন্তর্ভুক্ত হবে

5

8.1 Painting

Paint in specified color

আমাদের স্ট্যান্ডার্ড রঙে রং করতে চাই

স্ট্যান্ডার্ড রঙের পেইন্ট দ্রুত পাওয়া যায়

D

কম

প্রত্যাখ্যাত (নির্দিষ্ট রঙই হবে)

উদাহরণটি বোঝানোর জন্য বানানো। টাইপ: D = ডেভিয়েশন, C = ক্ল্যারিফিকেশন। বাস্তব ফর্মে প্রকল্পের নাম, যন্ত্রের ট্যাগ নম্বর, রিভিশন, তারিখ ও প্রস্তুতকারীর ঘরও থাকে। টেস্ট প্রেসারের গুণক ও কোন প্রেসারের ওপর ভিত্তি করে তা ধরা হবে, তা প্রযোজ্য আইন ও কোড দিয়ে ঠিক হয়।

SUS316 ও SUS304 জাপানি (JIS) স্টেইনলেস স্টিল গ্রেড। এগুলোর ASTM/AISI-এ সমতুল্য গ্রেড, এবং BSTI-র কোনো সংশ্লিষ্ট মান থাকলে তা কতটা কাছাকাছি, তা সরবরাহকারীর সঙ্গে নিশ্চিত করে নিন। "একই" ধরে নেবেন না।

পারচেজ স্পেসিফিকেশন এত বিস্তারিত যে অনেক সারি সরবরাহকারীর উৎপাদন পদ্ধতি ভালো জানা লোকই বিচার করতে পারেন। ডেভিয়েশন লিস্টে নতুন হলে সেই অভিজ্ঞ ইঞ্জিনিয়ারদের সঙ্গে বসে তৈরি করুন; এতে পরের সমস্যা কমে। প্রথম কয়েকটি লিস্টে সময় লাগবে, সেটাই স্বাভাবিক। প্ল্যান্টের কাজে খুঁটিনাটি নিয়ম বেশি, কারণ সুবিধাগুলো বড় আর ঝুঁকিপূর্ণ।

প্রতিটি কলাম কীভাবে পূরণ করবেন

ফিগার 6-এ নমুনাটিকে কলাম ধরে ভাগ করা হয়েছে। মূল লক্ষ্য হলো পরে যে-কেউ যেন দেখতে পারেন, কোন প্রস্তাব কোন প্রয়োজনীয়তার জন্য ছিল এবং সিদ্ধান্ত কীভাবে হলো।

ফিগার 6: প্রতিটি কলামে কী লিখবেন (ফিগার 5-এর সারি 1)

প্রয়োজনীয়তা মূল ভাষার কাছাকাছি রেখে টুকুন, আর প্রতিটি প্রস্তাবের সঙ্গে কারণ ও প্রভাব দিন।

কলাম

কী লিখবেন

উদাহরণ

স্পেক ক্লজ

পারচেজ স্পেসিফিকেশনের ক্লজ নম্বর ও শিরোনাম; একাধিক রিভিশন থাকলে রিভিশনও

3.2 Materials

স্পেকের প্রয়োজনীয়তা

মূল শব্দগুলোই। নিজের ভাষায় বদলালে পড়ার ভিন্নতা তৈরি হয়

Wetted parts: SUS316

প্রস্তাব / প্রশ্ন

প্রতি সারিতে একটি পরিবর্তন বা একটি প্রশ্ন

আমাদের স্ট্যান্ডার্ড SUS304 দিয়ে বানাতে চাই

কারণ

কেন পরিবর্তন চান। ক্রেতা এর ওপর ভিত্তি করেই সিদ্ধান্ত নেয়

সার্ভিস কন্ডিশনের জন্য SUS304 যথেষ্ট

প্রভাব

পারফরম্যান্স, দাম, ডেলিভারি, ইনস্টলেশন বা ইন্সপেকশনে কী প্রভাব

দাম কম, ডেলিভারি কম সময়ে

উত্তর / তারিখ

ক্রেতার উত্তর, উত্তরের তারিখ, আর মিটিংয়ে ঠিক হলে মিটিং রেকর্ডের নম্বর

অনুমোদিত (উত্তরের তারিখ লিখুন)

উত্তরের ধরন (অনুমোদিত, শর্তসাপেক্ষে অনুমোদিত, প্রত্যাখ্যাত, পুনরায় আলোচনা ইত্যাদি) কোম্পানি ও প্রকল্পভেদে আলাদা। ক্রেতা নির্দিষ্ট করে দিলে সেটিই মানুন।

কোনটি লিস্টে রাখবেন তা নিয়ে সন্দেহ থাকলে, পারফরম্যান্স, পরিধি, দাম, ডেলিভারি বা ইন্সপেকশনে প্রভাব ফেলে এমন প্রতিটি ডেভিয়েশন অবশ্যই লিস্টে রাখুন। শব্দের সামান্য পার্থক্য এক সারিতে জড়ো করুন। বুঝতে না পারলে লিস্টে রেখে জিজ্ঞেস করুন; বাদ দেওয়ার চেয়ে তা নিরাপদ।

"Reason" কলাম আসলে আপনার প্রস্তাবের পক্ষে যুক্তিও। তাই এমনভাবে লিখুন যেন যিনি অনুমোদন দেবেন তাঁর সিদ্ধান্ত নিতে সুবিধা হয়।

জমা থেকে সম্মতি পর্যন্ত এই বিষয়গুলোও ঠিক করে নিন:

• "No deviation" কীভাবে লিখবেন: প্রতিটি ক্লজের পাশে "no deviation" লিখবেন, না শুধু ডেভিয়েশনযুক্ত ক্লজগুলো তুলবেন। ক্রেতার ফরম্যাট মানুন।
• রিভিশন নিয়ন্ত্রণ: উত্তর বা মিটিংয়ে বিষয়বস্তু বদলালেই রিভিশন নম্বর ও তারিখ হালনাগাদ করুন, যাতে সবাই জানে সর্বশেষ সংস্করণ কোনটি।
• অফিসিয়াল রেকর্ড: ডেভিয়েশন লিস্ট, মিটিং মিনিটস, নাকি সংশোধিত স্পেসিফিকেশন, কোনটি অফিসিয়াল রেকর্ড হবে, তা প্রকল্পের নিয়মে দেখে নিন।
• শেষ যাচাই: শেষে নিশ্চিত করুন, সম্মত প্রতিটি আইটেম পারচেজ অর্ডার, অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িং ও ডেলিভারি স্পেসিফিকেশনে এসেছে।

যিনি লিস্টের উত্তর দেন, সেই ক্রেতার কাছে এটি কোটেশন তুলনা এবং চুক্তি ও অর্ডারের সিদ্ধান্তের একটি উপকরণ।

বাংলাদেশের সরকারি টেন্ডারে কী দেখবেন

বাংলাদেশের সরকারি ক্রয়ে e-GP-এর স্ট্যান্ডার্ড টেন্ডার ডকুমেন্টে (পণ্য ক্রয়ের e-PG3, BPPA-র প্রকাশিত নমুনা) ডেভিয়েশনের ধারণা আছে। সেখানে প্রতিক্রিয়াশীল (responsive) টেন্ডার বলতে বোঝায় এমন টেন্ডার, যাতে material deviation, reservation বা omission নেই। যে ডেভিয়েশন মালের পরিধি, মান বা পারফরম্যান্সে উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলে, তা material বলে গণ্য হয়।

একই ডকুমেন্টে টেকনিক্যাল স্পেসিফিকেশন থেকে ডেভিয়েশন ও ব্যতিক্রমের বিবৃতি দেওয়ার জন্য একটি ফর্মও আছে (Form e-PG3-4)। তাই সরকারি টেন্ডারে নিজের ডেভিয়েশন লিস্ট বানানোর আগে টেন্ডার ডকুমেন্টের নিজস্ব ফর্ম ও নিয়ম দেখুন। এই লেখার নমুনা নয়, টেন্ডার ডকুমেন্টই এখানে চূড়ান্ত।

চেকলিস্ট: ডেভিয়েশন লিস্ট জমা বা উত্তর দেওয়ার আগে

আপনি সরবরাহকারী হলে প্রথম তালিকা, ক্রেতা হলে দ্বিতীয়টি, আর জাপানি পক্ষকে কিছু জিজ্ঞেস করতে হলে তৃতীয়টি দেখুন।

সরবরাহকারী: জমা দেওয়ার আগে

• সংযুক্ত স্ট্যান্ডার্ড ও জেনারেল স্পেসিফিকেশনসহ পারচেজ স্পেসিফিকেশনের প্রতিটি ক্লজ পড়া হয়েছে
• লিস্টে স্পেকের রিভিশন ও তারিখ লেখা আছে
• প্রতি সারিতে একটি প্রয়োজনীয়তা, মূল শব্দে টোকা
• প্রতিটি সারি D (deviation) বা C (clarification) হিসেবে চিহ্নিত, বা ক্রেতার নিজস্ব কোডে
• প্রতিটি ডেভিয়েশনে কারণ ও প্রভাব (পারফরম্যান্স, দাম, ডেলিভারি, ইনস্টলেশন, ইন্সপেকশন) লেখা আছে
• scope-এর সীমানা লেখা আছে: ইন্টারফেস ফ্ল্যাঞ্জ ও পাইপিং, ইনস্টলেশন, কমিশনিং সহায়তা, সাক্ষী-টেস্ট
• ইন্সপেকশন ও নথির পরিধি লেখা আছে: সাক্ষী থাকবে কি না, টেস্টের শর্ত, ইন্সপেকশন রিপোর্ট, মিল সার্টিফিকেট
• বাড়তি খরচের আইটেম দামের মধ্যে থাকা আইটেম থেকে আলাদা করে চিহ্নিত
• কোটেশনের দাম ও সময়সূচি লিস্টের সঙ্গে মেলে
• উৎপাদন পদ্ধতি জানা ইঞ্জিনিয়ার লিস্টটি দেখেছেন

ক্রেতা: উত্তর দেওয়ার আগে

• সম্মত উত্তরের ধরন ব্যবহার করে প্রতিটি সারির উত্তর দেওয়া হয়েছে
• প্রতিটি "শর্তসাপেক্ষে অনুমোদিত"-এর শর্ত লেখা আছে
• প্রতিটি অনুমোদনের খরচ ও ডেলিভারিতে প্রভাব বোঝা হয়েছে
• মিটিংয়ের সিদ্ধান্ত রেকর্ডের নম্বরসহ লিস্টে তোলা হয়েছে
• পারচেজ অর্ডারে লিস্টের সম্মত রিভিশন উল্লেখ আছে
• সম্মত আইটেম অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িং ও ডেলিভারি স্পেসিফিকেশনের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা হয়েছে

জাপানি পক্ষকে যা জিজ্ঞেস করবেন

• "Do you have a required format for the deviation list (debikura), or may we use our own?" (ডেভিয়েশন লিস্টের জন্য আপনাদের নির্দিষ্ট ফরম্যাট আছে, নাকি আমরা নিজেদেরটা ব্যবহার করতে পারি?)
• "Should we list only the clauses with deviations, or state 'no deviation' for every clause?" (শুধু ডেভিয়েশনযুক্ত ক্লজ লিখব, নাকি প্রতিটি ক্লজে "no deviation" লিখব?)
• "Which response categories will you use, for example approved, approved with comments, or rejected?" (উত্তরের কোন কোন ধরন ব্যবহার করবেন?)
• "Which document will be the official record of agreed items: the deviation list, meeting minutes, or a revised specification?" (সম্মত বিষয়ের অফিসিয়াল রেকর্ড কোনটি হবে?)
• "Will the agreed revision of the deviation list be referenced in the purchase order?" (পারচেজ অর্ডারে কি লিস্টের সম্মত রিভিশনের উল্লেখ থাকবে?)
• "Clause 5.1 specifies a hydrostatic test at 1.5 times. Please confirm which pressure this is based on." (ক্লজ 5.1-এ হাইড্রোস্ট্যাটিক টেস্ট 1.5 গুণ লেখা আছে। এটি কোন প্রেসারের ওপর ভিত্তি করে, দয়া করে নিশ্চিত করুন।)

যেখানে চর্চা আলাদা হয়

• ফরম্যাট ও নাম: টাইপ কোড, কলামের নাম ও উত্তরের ধরন কোম্পানি ও প্রকল্পভেদে আলাদা। ক্রেতা ফরম্যাট দিলে সেটিই অগ্রাধিকার পায়।
• কে, কখন বানায়: সাধারণত সরবরাহকারী কোটেশনের পর্যায়ে। তবে কিছু ক্রেতা ফরম্যাট বেঁধে দেয়, আর অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িংয়ের পর্যায়ে সংশোধিত লিস্ট দেওয়া হতে পারে।
• একটি লিস্ট, নাকি দুটি: কিছু ক্রেতা ডেভিয়েশন আর প্রশ্ন আলাদা লিস্টে চায়।
• সরকারি টেন্ডার: আনুষ্ঠানিক বিডিং ডকুমেন্টের নিজস্ব ফর্ম ও নিয়ম থাকতে পারে। যেমন ভারতের একটি টেন্ডারের ডেভিয়েশন শিটে লেখা আছে, তালিকায় না থাকা ডেভিয়েশন বিবেচনা করা হবে না। এই লেখা নয়, বিডিং ডকুমেন্ট মানুন।
• প্রযুক্তিগত মান: টেস্ট প্রেসার, ম্যাটেরিয়াল ও ইন্সপেকশনের শর্ত প্রযোজ্য আইন, কোড ও সার্ভিস কন্ডিশনের ওপর নির্ভর করে। এখানকার উদাহরণগুলো কাল্পনিক, শুধু বোঝানোর জন্য।

প্রশ্নোত্তর (FAQ)

ডেভিয়েশন লিস্ট কে বানায়, আর কখন?

সাধারণত সরবরাহকারী কোটেশনের পর্যায়ে বানিয়ে কোটেশন ও কোটেশন স্পেসিফিকেশনের সঙ্গে জমা দেয়। "Response" কলাম ক্রেতা পূরণ করে। চর্চা কোম্পানি ও প্রকল্পভেদে আলাদা: কোনো সরবরাহকারী অর্ডারের পর অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িংয়ের পর্যায়ে সংশোধিত লিস্ট দেয়, আর কোনো ক্রেতা ফরম্যাট বেঁধে দিয়ে জমা দিতে বলে।

ডেভিয়েশন লিস্ট ও ক্ল্যারিফিকেশন লিস্ট কি আলাদা নথি?

প্রায়ই আলাদা নয়। প্রচলিত ফরম্যাটে দুটোই এক টেবিলে থাকে, আর "টাইপ" কলামে ডেভিয়েশন (D) ও ক্ল্যারিফিকেশন (C) আলাদা করা হয়। এই সম্মিলিত টেবিল থেকেই debikura নামটি এসেছে। তবে কিছু ক্রেতার ফরম্যাটে ডেভিয়েশন লিস্ট ও প্রশ্নের তালিকা আলাদা করে চাওয়া হয়।

ইংরেজিতে debikura-কে কী বলে?

ইংরেজি নথিতেও একই শব্দ: deviation ও clarification। আন্তর্জাতিক টেন্ডারে বিডারদের "Deviation List" বা "Schedule of Deviations" নামের ফর্মে ডেভিয়েশন লিখতে বলা হতে পারে। World Bank-এর স্ট্যান্ডার্ড বিডিং ডকুমেন্টে ডেভিয়েশনের পাশে আরও দুটি শব্দের সংজ্ঞা আছে: reservation (শর্ত জুড়ে দেওয়া, বা প্রয়োজনীয়তা পুরোপুরি মেনে না নেওয়া) এবং omission (প্রয়োজনীয় তথ্য বা নথির সবটুকু বা কিছু অংশ জমা না দেওয়া)।

ওষুধ তৈরির "deviation"-এর সঙ্গে কি এর অর্থ এক?

না। শব্দটির মূল অর্থ "সরে যাওয়া" একই থাকলেও ওষুধ উৎপাদনে এটি নির্ধারিত উৎপাদন পদ্ধতি থেকে সরে যাওয়া বোঝায়। যেমন জাপানের GMP মন্ত্রী-আদেশের (ধারা 15) নিয়মে ডেভিয়েশন ঘটলে তা লিখে রাখতে, প্রভাব যাচাই করতে এবং কোয়ালিটি অ্যাশিওরেন্স বিভাগকে জানাতে হয়। এটি ক্রয়ের ডেভিয়েশন লিস্ট থেকে আলাদা ব্যবহার, কারণ ক্রয়ের লিস্ট অর্ডারের আগেই সম্মত করা হয়।

সূত্র

• ডেভিয়েশন, reservation ও omission-এর সংজ্ঞা; বিডের clarification; material deviation: World Bank, "Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)," June 2021, ITB 27–29
• বাংলাদেশের সরকারি ক্রয়ে responsive টেন্ডার ও ডেভিয়েশন-বিবৃতির ফর্ম: BPPA, Standard e-Tender Document e-PG3 (পণ্য ক্রয়), অনুচ্ছেদ 42
• সরকারি টেন্ডারে ডেভিয়েশন ফর্মের উদাহরণ: BHEL, tender documents, deviation sheet (technical and commercial deviations)
• ওষুধ উৎপাদনে ডেভিয়েশন নিয়ন্ত্রণ: Ministerial Ordinance on Standards for Manufacturing Control and Quality Control for Drugs and Quasi-drugs (MHLW Ordinance No. 179 of 2004), Article 15, e-Gov (জাপানি ভাষায়)