Abweichungsliste (Debikura): Format, Muster und Checkliste

Sie schicken ein Angebot an einen japanischen Anlagenbauer, und in der Anfrage steht: „Bitte mit Debikura einreichen“. Oder Sie kaufen eine Maschine bei einem japanischen Hersteller, und neben dem Preis liegt dem Angebot eine Tabelle mit dem Titel „Deviation List“ bei. Beides ist dasselbe Dokument: eine Abweichungsliste, in der der Lieferant jede Stelle aufführt, an der sein Angebot von der Einkaufsspezifikation des Bestellers abweicht, und zusätzlich jeden Punkt, den er geklärt haben möchte.

In japanischen Anlagen- und Maschinenprojekten wird diese Liste fast immer verlangt, wenn Konstrukteur und Lieferant eine Spezifikation gemeinsam durchgehen. Dieser Leitfaden erklärt, was die Liste ist, was sie verhindert, wie sie von der Anfrage bis zur Bestellung läuft und wie Sie sie ausfüllen. Mit Musterformat und Checklisten zum Wiederverwenden.

Was ist eine Abweichungsliste (Debikura)?

Eine Abweichung (Deviation) liegt vor, wenn die vom Lieferanten angebotene Ausführung von dem abweicht, was die Einkaufsspezifikation (kobai shiyosho) des Bestellers verlangt. Sie entspricht im Sinn in etwa einem Lastenheft, ist aber nicht 1:1 gleichzusetzen. Eine Klärung (Clarification) ist die Bitte, eine unklare oder im Umfang offene Anforderung zu präzisieren.

Die Abweichungs- und Klärungsliste fasst beides in einer Tabelle zusammen und hält fest, worauf sich Besteller und Lieferant geeinigt haben. Japanische Ingenieure kürzen sie zu Debikura ab: aus den ersten Silben von debieshon (Deviation) und kurarifikeshon (Clarification).

Vereinfacht ist es die Liste des Lieferanten, was er gegenüber der Einkaufsspezifikation leisten kann und was nicht, plus alles, was er bestätigt haben möchte. Je nach Firma oder Standort hören Sie auch „Deviation List“ oder „Debikura-Liste“. Name und Format richten sich nach den Vorgaben des Bestellers oder den internen Regeln der Firma.

Abweichung und Klärung im Vergleich

Die Standard-Beschaffungsunterlagen der Weltbank definieren eine Abweichung als Abweichung von den in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Anforderungen. Eine Abweichung, die Umfang, Qualität oder Leistung der Ware wesentlich beeinflusst oder die Rechte des Auftraggebers wesentlich einschränkt, gilt als wesentliche Abweichung (material deviation). Das Angebot gilt dann nicht mehr als im Wesentlichen den Anforderungen entsprechend (substantially responsive).

Warum japanische Einkaufsspezifikationen so viele Abweichungen erzeugen

Eine Anlage enthält eine riesige Zahl von Komponenten, von Rohrleitungen über Armaturen bis zur MSR-Technik. Damit deren Spezifikationen einheitlich bleiben, hat jede Anlage eigene Konstruktionsstandards, die der Anlagenbauer über eine Einkaufsspezifikation je Ausrüstung anwendet.

Weil die Konstruktionsstandards für alle Ausrüstungen gemeinsam gelten, ist die Einkaufsspezifikation sehr detailliert und enthält oft Anforderungen, die mit dem gekauften Teil nichts zu tun haben. Beispiele: eine Prüfung nach dem Schweißen für ein Teil ohne Schweißnaht oder ein Kennzeichnungsschild an jedem Kleinteil. In der Abweichungsliste klären Lieferant und Besteller, ob jede dieser Anforderungen wirklich nötig ist.

Läuft das Projekt ohne Liste an, kann der Besteller später reklamieren, dass Detailanforderungen nicht erfüllt wurden. Im schlimmsten Fall landet der Streit vor Gericht.

Was eine Abweichungsliste verhindert

Unklarer Lieferumfang

Eine Abweichungsliste hält den Lieferumfang und die Zuständigkeit (shosho: wer beschafft, wer montiert was) ausdrücklich fest. Sie verhindert den häufigen Fall, dass der Konstrukteur des Bestellers einen Posten durch die Einkaufsspezifikation für abgedeckt hielt, der Lieferant ihn aber nie ins Angebot aufgenommen hat.

Streit entsteht meist an den Grenzen: Flansche und Rohrleitungen an der Schnittstelle (toriai) zur angeschlossenen Ausrüstung, Montagearbeiten und die Teilnahme an der Inbetriebnahme. Führen Sie jeden dieser Punkte in einer eigenen Zeile mit dem Verantwortlichen auf. Was zwischen beiden Umfängen liegt, führt zu Mehrkosten oder Terminverschiebungen, deshalb gehören diese Grenzen vor der Bestellung in die Liste. Bei Flanschen an der Schnittstelle nennen Sie die Norm ausdrücklich: JIS-Flansche (Nenndruckstufe in K, z. B. 10K) und EN-1092-1-Flansche (PN) sind nicht ohne Weiteres kompatibel.

Probleme nach der Lieferung

Die Liste beugt auch Problemen nach der Lieferung vor. Wenn jede Abweichung von Spezifikation oder Standards vorab dokumentiert und behandelt ist, treten nach Inbetriebnahme weniger Störungen auf, und Sie sparen Zeit und Kosten für Nacharbeit nach der Lieferung.

Die Vereinbarung wirkt aber erst, wenn sie in den Freigabezeichnungen und in der Lieferspezifikation (nonyu shiyosho) auftaucht.

Unklare Prüfungen und Prüfumfänge

Eine Abweichungsliste macht auch Prüfumfang und Abnahmekriterien klar. Selbst wenn eine gemeinsame Spezifikation die Prüfkriterien vorgibt, kann jedes Werk eines Lieferanten etwas anderes tatsächlich leisten. Vereinbaren Sie Prüfumfang und Anforderungen daher vorab.

Typische Zeilen betreffen, ob Prüfungen im Beisein des Bestellers stattfinden, die Prüfbedingungen (Druck, Dauer usw.) und die einzureichenden Dokumente, etwa Prüfberichte und die Prüfbescheinigung des Herstellwerks (in Japan „Mill-Sheet“, mirushito). In Europa ist dafür das Abnahmeprüfzeugnis 3.1 nach EN 10204 üblich. Die Bezeichnung allein legt die Art der Bescheinigung nicht fest, nennen Sie also die gewünschte Art ausdrücklich.

Sind diese Punkte vereinbart, wird aus einem späteren Problem kein Streit darüber, wie genau oder wie umfassend die Prüfung sein sollte.

Von der Anfrage bis zur Bestellung: der Ablauf

So läuft der Austausch zu einem einzelnen Punkt typischerweise ab, von der Einkaufsspezifikation bis zur Bestellung.

Bei einer detaillierten Spezifikation sortieren beide Seiten jeden Punkt danach, was der Lieferant leisten kann und was nicht, und dann danach, was extra kostet und was enthalten ist. Jeder Punkt wird vereinbart. Ist die Einigung schriftlich festgehalten, ist die Verantwortung bei späteren Problemen klar, und Streit wird unwahrscheinlicher. Deshalb braucht man die Abweichungsliste.

Über das ganze Projekt gesehen begleitet die Liste den Weg vom Angebot über die Bestellung bis zur Prüfung der Zeichnungen nach der Bestellung.

Aus Sicht des Lieferanten ist die Abweichungsliste Teil der Beantwortung einer Anfrage (hikiai, englisch RFQ). Während er prüft, ob er die Ausrüstung bauen kann, sammelt er die Abweichungen und Fragen. Eingereicht wird die Liste meist zusammen mit einer Angebotsspezifikation (mitsumori shiyosho), der eigenen Beschreibung des Lieferanten, was er anbietet.

Nach der Bestellung reicht der Lieferant Freigabezeichnungen (shonin-zu) ein. Dort prüfen Sie, ob jeder vereinbarte Punkt tatsächlich erscheint.

Format der Abweichungsliste: ein Muster

Viele Firmen haben ein eigenes Handbuch oder eigene Regeln für Abweichungslisten. Schauen Sie dort nach oder fragen Sie einen erfahrenen Kollegen, bevor Sie anfangen. Gibt der Besteller ein Format vor, verwenden Sie dieses. So sieht eine typische Liste aus; Spalten und Layout unterscheiden sich von Firma zu Firma.

SUS316 und SUS304 sind japanische (JIS-)Sorten für nichtrostenden Stahl. Näherungsweise entsprechen ihnen in EN 10088 die Werkstoffe 1.4401 (X5CrNiMo17-12-2) und 1.4301 (X5CrNi18-10). Sie sind aber nicht identisch, bestätigen Sie die Entsprechung deshalb für Ihre Anwendung beim Lieferanten.

Einkaufsspezifikationen sind so detailliert, dass sich viele Zeilen nur von jemandem beurteilen lassen, der die Fertigungsverfahren des Lieferanten gut kennt. Wenn Sie neu mit Abweichungslisten arbeiten, erstellen Sie Ihre gemeinsam mit erfahrenen Ingenieuren, die diese Verfahren kennen. Das verhindert spätere Probleme. Rechnen Sie bei den ersten Listen mit etwas Zeitaufwand: Im Anlagenbau gibt es viele detaillierte Regeln, weil die Anlagen groß und gefährlich sind.

So füllen Sie die Spalten aus

Abbildung 6 zerlegt das Muster Spalte für Spalte. Wichtigstes Ziel ist die Nachvollziehbarkeit: Jeder soll später sehen können, auf welche Anforderung sich ein Vorschlag bezog und wie entschieden wurde.

Wenn Sie unsicher sind, ob ein Punkt aufgenommen werden soll: Abweichungen, die Leistung, Umfang, Preis, Liefertermin oder Prüfung betreffen, führen Sie immer auf. Rein formale Wortlautunterschiede fassen Sie in einer Zeile zusammen. Können Sie es nicht beurteilen, nehmen Sie den Punkt auf und fragen nach. Das ist sicherer, als ihn wegzulassen.

Die Spalte „Begründung“ ist zugleich Ihr Argument für den Vorschlag. Schreiben Sie sie so, dass die Person, die freigeben muss, damit entscheiden kann.

Zwischen Einreichung und Einigung legen Sie noch folgende Punkte fest:

• Umgang mit „keine Abweichung“: Schreiben Sie bei jedem Abschnitt „keine Abweichung“ oder führen Sie nur die Abschnitte mit Abweichungen auf? Folgen Sie dem Format des Bestellers.
• Revisionsverwaltung: Aktualisieren Sie Revisionsnummer und Datum jedes Mal, wenn eine Antwort oder Besprechung den Inhalt ändert, damit alle wissen, welcher Stand gilt.
• Verbindliche Dokumentation: Klären Sie anhand der Projektregeln, welches Dokument gilt: die Abweichungsliste, das Besprechungsprotokoll oder eine überarbeitete Spezifikation.
• Abschlusskontrolle: Bestätigen Sie am Ende, dass jeder vereinbarte Punkt in Bestellung, Freigabezeichnungen und Lieferspezifikation steht.

Für den Besteller, der die Liste beantwortet, ist sie eine Entscheidungsgrundlage für Angebotsvergleich, Vertrag und Bestellung.

Checkliste: vor dem Einreichen oder Beantworten einer Abweichungsliste

Nutzen Sie die erste Liste als Lieferant, die zweite als Besteller und die dritte, wenn Sie bei Ihrem japanischen Gegenüber zur Liste nachfragen müssen.

Lieferant: vor dem Einreichen

• Jeder Abschnitt der Einkaufsspezifikation geprüft, einschließlich mitgeltender Normen und allgemeiner Spezifikationen
• Revision und Datum der Spezifikation auf der Liste vermerkt
• Eine Anforderung pro Zeile, im Originalwortlaut übernommen
• Jede Zeile als D (Abweichung) oder C (Klärung) gekennzeichnet, oder mit den Kennzeichen des Bestellers
• Zu jeder Abweichung Begründung und Auswirkung (Leistung, Preis, Liefertermin, Montage, Prüfung) angegeben
• Abgrenzung des Lieferumfangs aufgeführt: Anschlussflansche und Rohrleitungen an der Schnittstelle, Montage, Unterstützung bei der Inbetriebnahme, Prüfungen im Beisein des Bestellers
• Prüf- und Dokumentenumfang aufgeführt: mit oder ohne Besteller, Prüfbedingungen, Prüfberichte, Prüfbescheinigungen des Herstellwerks (Art, z. B. EN 10204 3.1)
• Posten mit Mehrkosten getrennt von den im Preis enthaltenen Posten gekennzeichnet
• Preis und Terminplan im Angebot stimmen mit der Liste überein
• Von den Ingenieuren geprüft, die die Fertigungsverfahren kennen

Besteller: vor dem Antworten

• Jede Zeile beantwortet, mit den vereinbarten Antwortkategorien
• Für jedes „mit Auflagen freigegeben“ die Auflagen ausgeschrieben
• Kosten- und Terminfolgen jeder Freigabe verstanden
• In Besprechungen getroffene Entscheidungen mit Protokollnummer in die Liste übernommen
• Vereinbarte Revision der Liste in der Bestellung referenziert
• Vereinbarte Punkte mit Freigabezeichnungen und Lieferspezifikation abgeglichen

Fragen an die japanische Seite

Die Korrespondenz läuft meist auf Englisch. Die folgenden Formulierungen können Sie direkt übernehmen.

• "Do you have a required format for the deviation list (debikura), or may we use our own?"
• "Should we list only the clauses with deviations, or state 'no deviation' for every clause?"
• "Which response categories will you use, for example approved, approved with comments, or rejected?"
• "Which document will be the official record of agreed items: the deviation list, meeting minutes, or a revised specification?"
• "Will the agreed revision of the deviation list be referenced in the purchase order?"
• "Clause 5.1 specifies a hydrostatic test at 1.5 times. Please confirm which pressure this is based on."
• "Which flange standard applies at the interface: JIS (K rating) or EN 1092-1 (PN)?"

Wo die Praxis abweicht

• Format und Bezeichnungen: Typkennzeichen, Spaltennamen und Antwortkategorien unterscheiden sich je nach Firma und Projekt. Das Format des Bestellers hat Vorrang, wenn es vorgegeben ist.
• Wer sie erstellt und wann: In der Regel der Lieferant in der Angebotsphase. Manche Besteller schreiben das Format vor, und überarbeitete Listen können bei den Freigabezeichnungen folgen.
• Eine Liste oder zwei: Manche Besteller wollen Abweichungen und Fragen in getrennten Listen.
• Öffentliche Ausschreibungen: Förmliche Ausschreibungsunterlagen können eigene Formulare und Regeln vorgeben. In Deutschland kann zum Beispiel ein Angebot, das Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen enthält, auszuschließen sein (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen, nicht dieser Leitfaden.
• Technische Werte und Regelwerke: Prüfdrücke, Werkstoffe und Prüfanforderungen hängen von den anzuwendenden Vorschriften, Normen und Betriebsbedingungen ab. Bei druckbeaufschlagten Anlagen, die in der EU in Verkehr gebracht werden, klären Sie früh, welche Regelwerke gelten (z. B. Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU und die harmonisierten EN-Normen), weil sich Prüfdrücke und Dokumentation daraus ergeben können. Die Beispiele in diesem Beitrag sind fiktiv und dienen nur der Veranschaulichung.

FAQ

Wer erstellt die Abweichungsliste, und wann?

Üblicherweise erstellt sie der Lieferant in der Angebotsphase und reicht sie mit Angebot und Angebotsspezifikation ein. Die Antwortspalte füllt der Besteller aus. Die Praxis unterscheidet sich je nach Firma und Projekt: Mancher Lieferant gibt nach der Bestellung bei den Freigabezeichnungen eine überarbeitete Liste aus, und manche Besteller schreiben das Format vor und verlangen die Einreichung.

Sind Abweichungsliste und Klärungsliste getrennte Dokumente?

Oft nicht. Üblich ist eine gemeinsame Tabelle, in der eine Typspalte Abweichungen (D) von Klärungen (C) trennt. Aus dieser kombinierten Tabelle stammt der Name Debikura. Manche Besteller verlangen allerdings eine Abweichungsliste und eine Fragenliste getrennt.

Wie heißt die Debikura auf Englisch?

Englische Dokumente verwenden dieselben Begriffe: Deviation und Clarification. In internationalen Ausschreibungen sollen Bieter Abweichungen teils in einem Formular mit dem Namen „Deviation List“ oder „Schedule of Deviations“ aufführen. Die Standard-Ausschreibungsunterlagen der Weltbank definieren neben der Abweichung zwei weitere Begriffe: den Vorbehalt (Reservation: Anforderungen werden unter einschränkende Bedingungen gestellt oder nicht vollständig akzeptiert) und die Auslassung (Omission: geforderte Angaben oder Unterlagen werden ganz oder teilweise nicht eingereicht).

Bedeutet „Abweichung“ in der Pharmaherstellung dasselbe?

Nein. Das Wort bedeutet zwar auch dort „Abweichen“, bezeichnet in der Pharmaherstellung aber die Abweichung von einem festgelegten Herstellungsverfahren. Die japanische GMP-Ministerialverordnung (Artikel 15) verlangt zum Beispiel, eine Abweichung bei ihrem Auftreten zu dokumentieren, ihre Auswirkung zu bewerten und an die Qualitätssicherung zu melden. Das ist eine andere Verwendung als bei der Abweichungsliste der Beschaffung, die vor der Bestellung vereinbart wird.

Ist die Debikura dasselbe wie eine Abweichgenehmigung (Sonderfreigabe) in der Serienfertigung?

Nein. Eine Abweichgenehmigung betrifft üblicherweise bereits gefertigte Teile, die von Zeichnung oder Spezifikation abweichen, und wird vom Kunden für diese Teile erteilt. Die Debikura dagegen wird vor der Bestellung vereinbart und legt fest, in welcher Ausführung der Lieferant liefert. Beide dokumentieren Abweichungen, gehören aber zu verschiedenen Zeitpunkten und Prozessen.

Quellen

• Definitionen von Deviation, Reservation und Omission, Klärung von Angeboten, wesentliche Abweichungen: World Bank, „Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)“, Juni 2021, ITB 27–29 (Englisch)
• Angebotsausschluss bei Änderungen an den Vergabeunterlagen: vergabe24, „Angebotsausschluss nur bei inhaltlichen Änderungen“ (zu § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV)
• Abweichungsmanagement in der Pharmaherstellung (Japan): Ministerialverordnung über Standards für Herstellungs- und Qualitätskontrolle von Arzneimitteln und Quasi-Arzneimitteln (MHLW-Verordnung Nr. 179 von 2004), Artikel 15, e-Gov (Japanisch)