Liste des écarts (debikura) : format, exemple, check-list

Vous remettez une offre à un maître d'œuvre japonais, et la demande précise : « merci de joindre le debikura ». Ou bien vous achetez un équipement auprès d'un fabricant japonais, et son offre arrive avec un tableau intitulé « debieshon risuto » à côté du prix. Dans les deux cas, il s'agit du même document : une liste des écarts, le tableau où le fournisseur recense chaque point sur lequel son offre diffère du cahier des charges d'achat de l'acheteur, ainsi que chaque point qu'il souhaite faire clarifier.

Dans les projets d'usines et d'équipements japonais, ce tableau est demandé presque systématiquement dès qu'un concepteur et un fournisseur mettent au point une spécification ensemble. Ce guide explique ce qu'est la liste des écarts, ce qu'elle permet d'éviter, comment elle circule de l'offre à la commande et comment la remplir, avec un exemple de format et une check-list réutilisable.

Qu'est-ce que la liste des écarts (debikura) ?

Un écart (deviation en anglais) est un point où la spécification proposée par le fournisseur diffère de ce que demande le cahier des charges d'achat de l'acheteur (kobai shiyosho). Une clarification est une demande visant à préciser une exigence vague ou dont le périmètre n'est pas clair. La liste des écarts et clarifications réunit les deux dans un seul tableau et garde la trace de ce que l'acheteur et le fournisseur ont convenu.

Les ingénieurs japonais abrègent le nom en debikura, à partir des premières syllabes de debieshon (deviation) et de kurarifikeshon (clarification). Autrement dit, c'est la liste, établie par le fournisseur, de ce qu'il peut et ne peut pas faire par rapport au cahier des charges d'achat, plus ce qu'il doit faire confirmer. Selon l'entreprise ou le site, vous entendrez aussi « debieshon risuto » ou « liste debikura » ; le nom et le format suivent les instructions de l'acheteur ou les règles internes de l'entreprise.

Écart et clarification : quelle différence ?

Les documents types de passation de marchés de la Banque mondiale définissent l'écart comme une différence par rapport aux exigences du dossier d'appel d'offres. Un écart qui affecte substantiellement le périmètre, la qualité ou les performances des fournitures, ou qui limite substantiellement les droits de l'acheteur, est un écart substantiel (material deviation) : l'offre n'est alors plus considérée comme substantiellement conforme.

Pourquoi les cahiers des charges d'achat japonais produisent autant d'écarts

Une usine comporte un très grand nombre de composants, des tuyauteries aux vannes et à l'instrumentation. Pour garder des spécifications cohérentes, chaque usine a ses propres normes de conception, que le maître d'œuvre applique à travers un cahier des charges d'achat pour chaque équipement.

Comme ces normes de conception sont communes à tous les équipements, le cahier des charges est très détaillé et contient souvent des exigences sans rapport avec l'article acheté. Il peut par exemple imposer un contrôle après soudage pour une pièce qui n'a aucune soudure, ou exiger un repère (tag) sur chaque petite pièce. La liste des écarts est l'endroit où le fournisseur et l'acheteur décident si chacune de ces exigences est vraiment nécessaire.

Si le projet avance sans cette liste, l'acheteur peut reprocher plus tard que des exigences de détail n'ont pas été respectées. Dans le pire des cas, le désaccord peut finir devant un tribunal.

Ce que la liste des écarts permet d'éviter

Un périmètre de fourniture flou

La liste des écarts définit explicitement le périmètre de fourniture (shosho : qui approvisionne et qui installe quoi). Elle évite le cas fréquent où l'ingénieur de l'acheteur pensait que le cahier des charges couvrait un article, alors que le fournisseur ne l'avait jamais inclus dans son offre.

Les litiges naissent en général aux frontières : brides et tuyauteries à l'interface (toriai) avec l'équipement voisin, travaux d'installation, présence aux essais de mise en service. Mettez chacun de ces points sur une ligne distincte, avec la partie responsable. Tout ce qui tombe entre les deux périmètres entraîne un surcoût ou une révision du planning ; fixez donc ces frontières dans la liste avant la commande. Pour les brides d'interface, voir .

Les problèmes après la livraison

La liste prévient aussi les problèmes après livraison. Quand chaque écart par rapport à la spécification ou aux normes est consigné et traité en amont, il y a moins de défauts une fois l'équipement en service, et vous dépensez moins de temps et d'argent en reprises après la livraison.

L'accord n'a d'effet que s'il apparaît dans les plans pour approbation et dans la spécification de livraison. Pour savoir quoi vérifier dans la spécification de livraison (nonyu shiyosho), voir .

Des contrôles et essais mal définis

La liste précise aussi le périmètre des contrôles et les critères d'acceptation. Même lorsqu'une spécification commune fixe les critères de contrôle, ce que chaque usine de fournisseur sait réellement faire diffère ; convenez donc à l'avance du périmètre et des exigences de contrôle pour éviter les malentendus.

Les lignes de contrôle typiques portent sur la présence ou non de l'acheteur aux essais, les conditions d'essai (pression, durée, etc.) et les documents remis : rapports de contrôle et certificats matière (« mill sheets » au Japon). En France, on précise souvent le type de certificat par référence à la NF EN 10204 (par exemple le certificat de réception 3.1).

Une fois ces points convenus, un problème ultérieur ne se transforme pas en discussion sur la précision ou l'étendue du contrôle prévu. Pour les contrôles en présence de l'acheteur en usine (FAT) et les essais de réception sur site (SAT), voir .

De l'offre à la commande : le parcours de la liste des écarts

Voici comment se déroule en général l'échange sur un seul point, du cahier des charges d'achat jusqu'à la commande.

Face à un cahier des charges détaillé, les deux parties classent chaque point entre ce que le fournisseur peut faire et ne peut pas faire, puis entre ce qui est facturé en supplément et ce qui est inclus, et s'accordent point par point. Quand l'accord est écrit, les responsabilités sont claires en cas de problème et les litiges deviennent moins probables. C'est pour cela que la liste des écarts est nécessaire.

À l'échelle du projet, la liste reste utilisée de l'offre à la commande, puis pendant l'examen des plans après la commande.

Du côté du fournisseur, la liste des écarts fait partie de la réponse à une demande d'offre (hikiai). Pendant qu'il évalue s'il peut fabriquer l'équipement, il relève les écarts et les questions. Pour le processus complet, voir . La liste est en général remise avec une spécification d'offre (mitsumori shiyosho), la description par le fournisseur de ce qu'il a chiffré.

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Après la commande, le fournisseur remet des plans pour approbation (shonin-zu) ; c'est là qu'il faut vérifier que chaque point convenu y figure réellement.

Format de la liste des écarts : un exemple

Beaucoup d'entreprises ont leur propre manuel ou leurs propres règles pour établir une liste des écarts : consultez les vôtres, ou demandez à un collègue expérimenté, avant de commencer. Si l'acheteur impose un format, utilisez-le. Voici à quoi ressemble une liste typique ; les colonnes et la mise en page varient selon les entreprises.

SUS316 et SUS304 sont des nuances d'acier inoxydable de la norme japonaise JIS. Leurs équivalents européens les plus proches sont l'1.4401 (X5CrNiMo17-12-2) et l'1.4301 (X5CrNi18-10) de la NF EN 10088 ; la correspondance n'est pas exacte (les limites de composition diffèrent légèrement) et doit être confirmée avec le fournisseur. Voir aussi .

Les cahiers des charges d'achat étant très détaillés, de nombreuses lignes ne peuvent être jugées que par quelqu'un qui connaît bien les méthodes de fabrication du fournisseur. Si vous débutez, établissez la liste avec des ingénieurs expérimentés qui les connaissent : cela évite des problèmes plus tard. Comptez du temps pour les premières listes ; le travail sur les usines est riche en règles de détail parce que les installations sont grandes et dangereuses.

Comment remplir chaque colonne

La figure 6 décompose l'exemple colonne par colonne. L'objectif principal est la traçabilité : chacun doit pouvoir voir plus tard à quelle exigence répondait chaque proposition et comment elle a été tranchée.

Si vous hésitez à inscrire un point, listez toujours les écarts qui touchent aux performances, au périmètre, au prix, au délai ou aux contrôles. Regroupez sur une seule ligne les différences mineures de formulation. En cas de doute, inscrivez le point et posez la question : c'est plus sûr que de l'omettre.

La colonne « motif » est aussi votre argumentaire en faveur de la proposition : écrivez-la pour la personne qui devra l'approuver.

Entre la remise de la liste et l'accord, convenez également des points suivants :

• Comment noter « sans écart » : écrire « sans écart » en face de chaque clause, ou ne lister que les clauses concernées. Suivez le format de l'acheteur.
• Gestion des indices : mettez à jour l'indice et la date chaque fois qu'une réponse ou une réunion modifie le contenu, afin que chacun sache quelle version est en vigueur.
• Document de référence : vérifiez dans les règles du projet quel document fait foi : la liste des écarts, le compte rendu de réunion ou une spécification révisée.
• Vérification finale : à la fin, confirmez que chaque point convenu figure dans la commande, les plans pour approbation et la spécification de livraison.

Pour l'acheteur qui répond à la liste, c'est un élément pour comparer les offres et décider du contrat et de la commande.

À lire aussi :

Check-list : avant de remettre ou de répondre à une liste des écarts

Utilisez la première liste si vous êtes le fournisseur, la deuxième si vous êtes l'acheteur, et la troisième lorsque vous devez interroger votre interlocuteur japonais sur la liste.

Fournisseur : avant la remise

• Toutes les clauses du cahier des charges d'achat revues, y compris les normes jointes et les spécifications générales
• Indice et date du cahier des charges inscrits sur la liste
• Une exigence par ligne, citée dans sa formulation d'origine
• Chaque ligne typée É (écart) ou C (clarification), ou avec les codes de l'acheteur
• Un motif et un impact (performances, prix, délai, installation, contrôle) pour chaque écart
• Frontières de périmètre listées : brides et tuyauteries d'interface, installation, assistance à la mise en service, essais en présence de l'acheteur
• Périmètre des contrôles et des documents listé : présence ou non aux essais, conditions d'essai, rapports de contrôle, certificats matière (type de certificat, par exemple NF EN 10204 3.1)
• Postes facturés en supplément distingués de ceux inclus dans le prix
• Prix et planning de l'offre cohérents avec la liste
• Liste relue par les ingénieurs qui connaissent les méthodes de fabrication

Acheteur : avant de répondre

• Chaque ligne a reçu une réponse, avec les catégories de réponse convenues
• Conditions écrites pour chaque « approuvé sous conditions »
• Impact sur le coût et le délai de chaque approbation compris
• Décisions prises en réunion reportées dans la liste avec le numéro du compte rendu
• Indice convenu de la liste référencé dans la commande
• Points convenus vérifiés dans les plans pour approbation et la spécification de livraison

Questions à poser au côté japonais

• « Avez-vous un format imposé pour la liste des écarts (debikura), ou pouvons-nous utiliser le nôtre ? »
• « Faut-il lister uniquement les clauses avec écart, ou indiquer “sans écart” pour chaque clause ? »
• « Quelles catégories de réponse utiliserez-vous, par exemple approuvé, approuvé avec commentaires ou refusé ? »
• « Quel document fera foi pour les points convenus : la liste des écarts, le compte rendu de réunion ou une spécification révisée ? »
• « L'indice convenu de la liste des écarts sera-t-il référencé dans la commande ? »
• « La clause 5.1 spécifie une épreuve hydraulique à 1,5 fois. Pouvez-vous confirmer à quelle pression ce coefficient s'applique ? »

Là où les pratiques varient

• Format et noms : les codes de type, les noms de colonnes et les catégories de réponse diffèrent selon les entreprises et les projets. Le format de l'acheteur, s'il en impose un, prévaut.
• Qui l'établit et quand : en général le fournisseur au stade de l'offre, mais certains acheteurs prescrivent le format, et des indices révisés peuvent être émis au stade des plans pour approbation.
• Une liste ou deux : certains acheteurs veulent séparer les écarts et les questions.
• Appels d'offres publics : les dossiers d'appel d'offres formels peuvent fixer leurs propres formulaires et règles. Certains formulaires indiquent par exemple que les écarts non inscrits sur la feuille d'écarts ne seront pas pris en compte. Suivez le dossier d'appel d'offres, pas ce guide.
• Valeurs techniques : pressions d'essai, matériaux et exigences de contrôle dépendent de la réglementation, des codes et des conditions de service applicables (pour un équipement sous pression en Europe, par exemple la directive 2014/68/UE et la NF EN 13445 ; au Maroc ou en Algérie, la réglementation locale). Les exemples de ce guide sont fictifs et donnés à titre d'illustration.

FAQ

Qui établit la liste des écarts, et quand ?

En général, le fournisseur l'établit au stade de l'offre et la remet avec l'offre et la spécification d'offre. L'acheteur remplit la colonne de réponse. La pratique varie selon l'entreprise et le projet : certains fournisseurs émettent un indice révisé au stade des plans pour approbation après la commande, et certains acheteurs prescrivent le format et exigent sa remise.

La liste des écarts et la liste des clarifications sont-elles deux documents distincts ?

Souvent non. Un format courant réunit les deux dans un seul tableau, avec une colonne « type » qui distingue les écarts des clarifications ; c'est de ce tableau combiné que vient le nom debikura. Certains formats d'acheteurs demandent toutefois une liste des écarts et une liste de questions séparées.

Comment dit-on debikura en français ou en anglais ?

On parle de « liste des écarts et clarifications », ou simplement de « liste des écarts ». En anglais, les documents emploient les mêmes mots : deviation et clarification. Dans les appels d'offres internationaux, il peut être demandé de lister les écarts dans un formulaire intitulé « Deviation List » ou « Schedule of Deviations ». Les documents types de la Banque mondiale définissent deux autres termes à côté de l'écart : la réserve (poser des conditions limitatives ou ne pas accepter pleinement les exigences) et l'omission (ne pas remettre tout ou partie des informations ou documents exigés).

« Déviation » a-t-il le même sens en fabrication pharmaceutique ?

Non. Le mot garde l'idée d'un éloignement, mais en fabrication pharmaceutique il désigne un écart par rapport à une procédure de fabrication établie (en France, on parle plutôt d'« écart » dans le cadre des BPF). L'ordonnance japonaise sur les BPF (article 15) impose par exemple d'enregistrer l'écart lorsqu'il survient, d'en évaluer l'impact et d'en rendre compte à l'unité d'assurance qualité. C'est un autre usage que la liste des écarts d'achat, qui est convenue avant la commande.

Sources

• Définitions de l'écart, de la réserve et de l'omission ; éclaircissements sur les offres ; écarts substantiels : Banque mondiale, « Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process) », juin 2021, ITB 27–29 (en anglais)
• Exemple de formulaire d'écarts dans un appel d'offres public : BHEL, dossier d'appel d'offres, feuille d'écarts (écarts techniques et commerciaux) (en anglais)
• Gestion des écarts en fabrication pharmaceutique : Ordonnance ministérielle sur les normes de contrôle de fabrication et de contrôle qualité des médicaments et quasi-médicaments (ordonnance n° 179 du MHLW, 2004), article 15, e-Gov (en japonais)