Lista odstępstw (debikura): wzór, przykład i lista kontrolna

Wysyłasz ofertę do japońskiego generalnego wykonawcy instalacji, a w odpowiedzi czytasz prośbę o dołączenie „debikura”. Albo kupujesz urządzenie od japońskiego producenta, a razem z wyceną przychodzi tabela zatytułowana „debieshon risuto”. W obu przypadkach chodzi o ten sam dokument: listę odstępstw (deviation list). To tabela, w której dostawca wypisuje każdy punkt, w którym jego oferta różni się od specyfikacji zakupowej kupującego, oraz każdy punkt wymagający wyjaśnienia.

W japońskich projektach instalacji i maszyn taką listę prawie zawsze zamawia się, gdy projektant i dostawca wspólnie przechodzą przez specyfikację. Ten przewodnik wyjaśnia, czym jest lista, przed czym chroni i jak przechodzi od oferty do zamówienia. Pokazuje też, jak ją wypełnić, na przykładowym wzorze i z listami kontrolnymi do ponownego użycia.

Czym jest lista odstępstw (debikura)?

Odstępstwo to punkt, w którym specyfikacja proponowana przez dostawcę różni się od wymagań specyfikacji zakupowej kupującego (kōbai shiyōsho). Wyjaśnienie to prośba o doprecyzowanie wymagania, które jest niejasne albo ma niejasny zakres. Lista odstępstw i wyjaśnień łączy oba rodzaje punktów w jednej tabeli i zapisuje, co uzgodnili kupujący i dostawca. Japońscy inżynierowie skracają jej nazwę do debikura, od pierwszych sylab słów debieshon (deviation) i kurarifikeshon (clarification).

Mówiąc prosto, jest to lista dostawcy: co może, a czego nie może spełnić względem specyfikacji zakupowej, plus to, co chce potwierdzić. W zależności od firmy czy zakładu usłyszysz też „lista odstępstw” (debieshon risuto) albo „lista debikura”. Nazwa i format wynikają z instrukcji kupującego lub z wewnętrznych zasad firmy.

Odstępstwo a wyjaśnienie

Standardowe dokumenty zamówieniowe Banku Światowego definiują odstępstwo jako „odejście od wymagań określonych w dokumentach przetargowych”. Odstępstwo, które istotnie wpływa na zakres, jakość lub parametry dostawy albo istotnie ogranicza prawa zamawiającego, jest istotnym odstępstwem (material deviation). Oferta nie jest wtedy uznawana za zasadniczo zgodną z dokumentami przetargowymi.

Dlaczego japońskie specyfikacje zakupowe generują tyle odstępstw

Instalacja przemysłowa składa się z ogromnej liczby elementów, od rurociągów po zawory i aparaturę. Aby ujednolicić ich parametry, każda instalacja ma własne normy projektowe, a wykonawca stosuje je w specyfikacji zakupowej każdego urządzenia.

Ponieważ normy projektowe są wspólne dla wszystkich urządzeń, specyfikacja jest szczegółowa i często zawiera wymagania, które nie mają nic wspólnego z kupowanym wyrobem. Może na przykład wymagać kontroli po spawaniu dla części bez żadnego spoiny albo tabliczki identyfikacyjnej na każdej drobnej części. Lista odstępstw służy właśnie do tego, aby dostawca i kupujący ustalili, czy dane wymaganie jest naprawdę potrzebne.

Gdy projekt rusza bez takiej listy, kupujący może później zgłosić reklamację, że szczegółowe wymagania nie zostały spełnione. W najgorszym razie spór kończy się w sądzie.

Przed czym chroni lista odstępstw

Niejasny zakres dostawy

Lista wprost określa zakres dostawy i wykonania (shosho): kto zaopatruje i kto montuje poszczególne elementy. Chroni przed częstym przypadkiem, w którym inżynier kupującego uważał, że specyfikacja zakupowa obejmuje dany element, a dostawca nie ujął go w ofercie.

Spory zwykle zaczynają się na granicach: kołnierze i rurociągi w miejscu przyłączenia (toriai) do współpracującego urządzenia, prace montażowe oraz obecność przy rozruchu. Każdą z tych pozycji wpisz w osobny wiersz, z wyraźnie wskazaną stroną odpowiedzialną. Wszystko, co wypada między dwoma zakresami, kończy się dodatkowymi kosztami albo zmianą harmonogramu, dlatego granice ustal na liście przed zamówieniem.

Problemy po dostawie

Lista zapobiega też problemom po dostawie. Gdy każde odejście od specyfikacji lub norm jest zapisane i rozstrzygnięte z góry, po uruchomieniu urządzenia pojawia się mniej kłopotów, a po dostawie tracisz mniej czasu i pieniędzy na poprawki.

Uzgodnienie działa dopiero wtedy, gdy trafi do rysunków zatwierdzonych i do specyfikacji dostawy (nōnyū shiyōsho). Na co zwrócić uwagę w specyfikacji dostawy, opisuje osobny artykuł.

Niejasny zakres kontroli i badań

Lista wyjaśnia także zakres kontroli i kryteria odbioru. Nawet gdy wspólna specyfikacja ustala kryteria kontroli, to, co może faktycznie wykonać fabryka danego dostawcy, bywa różne. Dlatego zakres i wymagania kontroli uzgodnij z wyprzedzeniem, aby uniknąć nieporozumień.

Typowe wiersze dotyczące kontroli obejmują to, czy badania odbywają się w obecności klienta, warunki badań (ciśnienie, czas itd.) oraz zakres składanych dokumentów, takich jak protokół z kontroli i atest hutniczy (w Japonii „mill sheet”, mirushīto). Sama nazwa „atest” nie określa jeszcze rodzaju dokumentu. Jeśli klient oczekuje świadectwa odbioru 3.1 wg PN-EN 10204, wpisz to wprost.

Gdy te punkty są uzgodnione, późniejszy problem nie zamieni się w spór o to, jak dokładna lub jak szeroka miała być kontrola. Badania w fabryce z udziałem klienta i odbiór na miejscu (FAT i SAT) opisuje osobny artykuł.

Jak lista odstępstw przechodzi od oferty do zamówienia

Tak zwykle wygląda wymiana ustaleń w sprawie jednej pozycji, od specyfikacji zakupowej do zamówienia.

Przy szczegółowej specyfikacji obie strony sortują każdą pozycję na to, co dostawca może i czego nie może spełnić, a potem na to, co jest płatne dodatkowo, i to, co wchodzi w cenę, i uzgadniają każdą z nich. Gdy uzgodnienie jest zapisane, w razie problemu odpowiedzialność jest jasna i spory zdarzają się rzadziej. Dlatego potrzebna jest lista odstępstw.

W całym projekcie lista jest używana od oferty, przez zamówienie, aż po sprawdzanie rysunków po zamówieniu.

Z perspektywy dostawcy lista odstępstw jest częścią odpowiedzi na zapytanie ofertowe (hikiai). Oceniając, czy urządzenie da się wykonać, dostawca wyławia odstępstwa i pytania. Cały proces opisuje osobny artykuł o zapytaniu ofertowym do japońskiego producenta. Listę zwykle składa się razem ze specyfikacją ofertową (mitsumori shiyōsho), czyli własnym opisem tego, co dostawca wycenia.

Po zamówieniu dostawca przekazuje rysunki do zatwierdzenia (shōnin-yō-zu), a po zatwierdzeniu — rysunki zatwierdzone (shōnin-zu). Właśnie tam sprawdzasz, czy każdy uzgodniony punkt faktycznie się znalazł.

Format listy odstępstw: przykładowy wzór

Wiele firm ma własną instrukcję lub zasady przygotowania takiej listy, więc zanim zaczniesz, sprawdź je albo zapytaj starszego kolegę. Jeśli kupujący narzuca format, użyj go. Poniżej typowy wygląd listy; kolumny i układ różnią się w zależności od firmy.

SUS316 i SUS304 to japońskie (JIS) gatunki stali nierdzewnej. Najbliższe odpowiedniki w PN-EN 10088 to zwykle 1.4401 (X5CrNiMo17-12-2) dla SUS316 i 1.4301 (X5CrNi18-10) dla SUS304. Skład i wymagania nie są jednak identyczne, więc zgodność potwierdź z dostawcą lub klientem w konkretnym zamówieniu.

Ponieważ specyfikacje zakupowe są tak szczegółowe, wiele wierszy może ocenić tylko ktoś, kto dobrze zna metody produkcji dostawcy. Jeśli dopiero zaczynasz z takimi listami, przygotuj ją razem z doświadczonymi inżynierami, którzy te metody znają. To pomaga uniknąć problemów później. Spodziewaj się, że pierwsze listy zajmą sporo czasu. W projektach instalacji jest wiele szczegółowych reguł, bo obiekty są duże i niebezpieczne.

Jak wypełnić poszczególne kolumny

Rysunek 6 rozkłada wzór na kolumny. Głównym celem jest możliwość prześledzenia: każdy ma móc później zobaczyć, do którego wymagania odnosiła się dana propozycja i jak ją rozstrzygnięto.

Gdy nie wiesz, czy coś wpisać, zawsze wpisuj odstępstwa wpływające na parametry, zakres, cenę, termin lub kontrolę. Drobne różnice w zapisie zbierz w jednym wierszu. Gdy nie potrafisz ocenić, wpisz pozycję i zapytaj. To bezpieczniejsze niż jej pominięcie.

Kolumna z uzasadnieniem jest też Twoim argumentem za propozycją, więc pisz ją dla osoby, która ma ją zatwierdzić. Odstępstwa dotyczące bezpieczeństwa (BHP, bezpieczeństwo maszyn, oznakowanie CE) wymagają odrębnej decyzji i nie nadają się do zbywania jednym wierszem.

Między złożeniem listy a uzgodnieniem ustal jeszcze te kwestie:

• Zapis „brak odstępstw”: czy przy każdym punkcie pisać „brak odstępstw”, czy wpisywać tylko punkty z odstępstwami. Stosuj format kupującego.
• Zarządzanie wersjami: przy każdej zmianie treści po odpowiedzi lub spotkaniu zaktualizuj numer wersji i datę, aby było jasne, która wersja jest aktualna.
• Dokument obowiązujący: sprawdź w zasadach projektu, który dokument jest zapisem obowiązującym: lista odstępstw, protokół ze spotkania czy poprawiona specyfikacja.
• Kontrola końcowa: na koniec potwierdź, że każdy uzgodniony punkt znalazł się w zamówieniu, rysunkach zatwierdzonych i specyfikacji dostawy.

Dla kupującego, który odpowiada na listę, jest to materiał do porównania ofert oraz do decyzji o umowie i zamówieniu.

Lista kontrolna: przed złożeniem listy lub odpowiedzią na nią

Pierwsza lista jest dla dostawcy, druga dla kupującego, a trzecia to pytania do japońskiej strony.

Dostawca: przed złożeniem

• Przejrzany każdy punkt specyfikacji zakupowej, razem z załączonymi normami i specyfikacjami ogólnymi
• Wersja i data specyfikacji wpisane na liście
• Jedno wymaganie w wierszu, w oryginalnym brzmieniu
• Każdy wiersz oznaczony jako D (odstępstwo) lub C (wyjaśnienie) albo własnymi kodami kupującego
• Uzasadnienie i skutki (parametry, cena, termin, montaż, kontrola) przy każdym odstępstwie
• Wpisane granice zakresu: kołnierze i rurociągi w miejscu przyłączenia, montaż, wsparcie przy rozruchu, badania z udziałem klienta
• Wpisany zakres kontroli i dokumentów: z udziałem klienta lub bez, warunki badań, protokoły z kontroli, atesty hutnicze (rodzaj świadectwa wg PN-EN 10204)
• Pozycje płatne dodatkowo oznaczone osobno od pozycji wliczonych w cenę
• Cena i harmonogram w ofercie zgodne z listą
• Lista sprawdzona przez inżynierów znających metody produkcji

Kupujący: przed odpowiedzią

• Odpowiedź w każdym wierszu, z użyciem uzgodnionych kategorii odpowiedzi
• Warunki wypisane przy każdym „zatwierdzone warunkowo”
• Znane skutki kosztowe i terminowe każdego zatwierdzenia
• Decyzje ze spotkań przeniesione na listę z numerem notatki
• Uzgodniona wersja listy przywołana w zamówieniu
• Uzgodnione punkty sprawdzone z rysunkami zatwierdzonymi i specyfikacją dostawy

Pytania do japońskiej strony

• „Czy macie wymagany format listy odstępstw (debikura, debieshon risuto), czy możemy użyć własnego?”
• „Czy wpisywać tylko punkty z odstępstwami, czy przy każdym punkcie pisać »brak odstępstw«?”
• „Jakich kategorii odpowiedzi użyjecie, np. zatwierdzone, zatwierdzone z uwagami, odrzucone?”
• „Który dokument będzie obowiązującym zapisem uzgodnień: lista odstępstw, protokół ze spotkania czy poprawiona specyfikacja?”
• „Czy uzgodniona wersja listy odstępstw zostanie przywołana w zamówieniu?”
• „Punkt 5.1 wymaga próby hydrostatycznej 1,5×. Prosimy potwierdzić, od jakiego ciśnienia ją liczyć.”

Gdzie praktyka bywa inna

• Format i nazwy: kody typów, nazwy kolumn i kategorie odpowiedzi różnią się w zależności od firmy i projektu. Format kupującego, jeśli go narzuca, ma pierwszeństwo.
• Kto przygotowuje i kiedy: zwykle dostawca na etapie oferty, ale niektórzy kupujący narzucają format, a poprawione listy mogą się pojawić na etapie rysunków zatwierdzonych.
• Jedna lista czy dwie: niektórzy kupujący chcą osobnych list odstępstw i pytań.
• Przetargi publiczne: formalne dokumenty przetargowe mogą mieć własne formularze i zasady. Niektóre formularze przetargowe, na przykład, stanowią, że odstępstwa niewpisane do arkusza odstępstw nie będą rozpatrywane. W polskich postępowaniach publicznych treść oferty niezgodna z warunkami zamówienia zasadniczo prowadzi do jej odrzucenia. Stosuj się do dokumentów przetargowych, a nie do tego przewodnika.
• Wartości techniczne: ciśnienia prób, materiały i wymagania kontroli zależą od obowiązujących przepisów, norm i warunków pracy. Przykłady tutaj są fikcyjne i służą tylko do ilustracji.

FAQ

Kto przygotowuje listę odstępstw i kiedy?

Zwykle dostawca na etapie oferty, który składa ją razem z ofertą i specyfikacją ofertową. Kolumnę z odpowiedzią wypełnia kupujący. Praktyka zależy od firmy i projektu: niektórzy dostawcy wydają poprawioną listę na etapie rysunków zatwierdzonych po zamówieniu, a niektórzy kupujący narzucają format i wymagają jej złożenia.

Czy lista odstępstw i lista wyjaśnień to osobne dokumenty?

Często nie. Typowy format łączy oba rodzaje w jednej tabeli, a kolumna „typ” oddziela odstępstwa (D) od wyjaśnień (C). Stąd właśnie nazwa debikura. Formaty niektórych kupujących wymagają jednak osobnej listy odstępstw i osobnej listy pytań.

Jak debikura nazywa się po angielsku?

Dokumenty angielskie używają tych samych słów: deviation i clarification. W przetargach międzynarodowych oferenci mogą być proszeni o wypisanie odstępstw w formularzu zatytułowanym „Deviation List” lub „Schedule of Deviations”. Standardowe dokumenty przetargowe Banku Światowego definiują obok odstępstwa jeszcze dwa pojęcia: zastrzeżenie (reservation: ustawienie warunków ograniczających wymagania lub niepełne ich przyjęcie) oraz pominięcie (omission: niezłożenie części lub całości wymaganych informacji albo dokumentów).

Czy „odstępstwo” znaczy to samo w produkcji farmaceutycznej?

Nie. Słowo wciąż oznacza „odejście”, ale w produkcji farmaceutycznej chodzi o odejście od ustalonej procedury wytwarzania. Japońskie rozporządzenie GMP (art. 15) wymaga na przykład, aby wytwórca zapisał odstępstwo w chwili jego wystąpienia, ocenił jego skutki i zgłosił je jednostce zapewnienia jakości. To inne użycie niż lista odstępstw w zakupach, którą uzgadnia się przed zamówieniem. W polskich zakładach farmaceutycznych odpowiada temu pojęcie odchylenia w systemie jakości GMP.

Źródła

• Definicje odstępstwa, zastrzeżenia i pominięcia; wyjaśnienia ofert; istotne odstępstwa: World Bank, „Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)”, czerwiec 2021, ITB 27–29
• Przykład formularza odstępstw w przetargu publicznym: BHEL, dokumenty przetargowe, arkusz odstępstw (techniczne i handlowe)
• Zarządzanie odstępstwami w produkcji farmaceutycznej: Rozporządzenie ministra w sprawie norm kontroli wytwarzania i kontroli jakości leków i wyrobów quasi-farmaceutycznych (rozporządzenie MHLW nr 179 z 2004 r.), art. 15, e-Gov (po japońsku)