Lista de desviaciones (debikura): formato y checklist

Usted envía una cotización a un contratista japonés de plantas, y en su respuesta le piden un "debikura" junto con la oferta. O bien compra un equipo a un fabricante japonés y la cotización llega con una tabla titulada "lista de desviaciones" al lado del precio. Son el mismo documento: una lista de desviaciones, la tabla donde el proveedor anota cada punto en que su oferta difiere de la especificación de compra del cliente, más cada punto que necesita aclarar.

En los proyectos japoneses de plantas y equipos, esta lista se pide casi siempre que un diseñador y un proveedor revisan juntos una especificación. Esta guía explica qué es, qué problemas evita, cómo pasa de la cotización a la orden de compra y cómo llenarla, con un formato de ejemplo y checklists que puede reutilizar.

¿Qué es una lista de desviaciones (debikura)?

Una desviación es un punto donde la especificación que propone el proveedor difiere de lo que exige la especificación de compra del comprador (kobai shiyosho). Una aclaración es la solicitud de precisar un requisito que es vago o cuyo alcance no está claro. La lista de desviaciones y aclaraciones pone ambas en una sola tabla y registra lo que acordaron comprador y proveedor. Los ingenieros japoneses acortan el nombre a debikura, de las primeras sílabas de debieshon (desviación) y kurarifikeshon (aclaración).

Dicho de forma simple, es la lista en la que el proveedor indica qué puede y qué no puede cumplir de la especificación de compra, y qué necesita confirmar. Según la empresa o la planta, también la llaman "lista de desviaciones" o "lista debikura". El nombre y el formato siguen las instrucciones del comprador o las reglas internas de la empresa.

Desviación vs. aclaración

Los documentos estándar de adquisiciones del Banco Mundial definen la desviación como una separación de los requisitos especificados en el documento de licitación. Una desviación que afecte de forma sustancial el alcance, la calidad o el desempeño de los bienes, o que limite de forma sustancial los derechos del comprador, cuenta como desviación sustancial, y entonces la oferta no se considera sustancialmente conforme.

Por qué las especificaciones de compra japonesas generan tantas desviaciones

Una planta tiene una cantidad enorme de componentes, desde tuberías hasta válvulas e instrumentos. Para mantener uniformes sus especificaciones, cada planta tiene sus propias normas de diseño, y el contratista las aplica mediante una especificación de compra para cada equipo.

Como las normas de diseño son comunes a todos los equipos, la especificación de compra es muy detallada y a menudo incluye requisitos que nada tienen que ver con lo que se compra. Puede pedir, por ejemplo, inspección posterior a la soldadura en una pieza sin soldaduras, o una etiqueta de identificación (tag) en cada pieza pequeña. En la lista de desviaciones, proveedor y comprador deciden si cada uno de esos requisitos realmente hace falta.

Si el proyecto avanza sin esta lista, el comprador puede reclamar después que no se cumplieron requisitos detallados. En el peor caso, el desacuerdo puede terminar en un litigio.

Qué problemas evita una lista de desviaciones

Alcance de suministro poco claro

La lista deja por escrito el alcance de suministro (shosho: quién compra y quién instala qué). Evita el caso típico en que el ingeniero del comprador creyó que la especificación de compra cubría un elemento, pero el proveedor nunca lo incluyó en la cotización.

Las disputas casi siempre empiezan en las fronteras: las bridas y tuberías en la interfaz (toriai) con otros equipos, los trabajos de instalación y la presencia del proveedor en la puesta en marcha. Anote cada uno en su propio renglón con el responsable. Lo que cae entre los dos alcances termina en costos extra o en un programa modificado, así que conviene resolver esas fronteras en la lista antes de la orden. Para el caso de las bridas en la interfaz, vea .

Problemas después de la entrega

La lista también adelanta los problemas posteriores a la entrega. Cuando cada separación de la especificación o de las normas queda registrada y resuelta desde el principio, aparecen menos fallas con el equipo en operación y se gasta menos tiempo y dinero en correcciones después de la entrega.

El acuerdo solo funciona cuando queda reflejado en los planos aprobados y en la especificación de entrega. Sobre qué revisar en la especificación de entrega (nonyu shiyosho), vea .

Inspección y pruebas poco claras

La lista de desviaciones también aclara el alcance de la inspección y los criterios de aceptación. Aunque una especificación común fije los criterios de inspección, lo que cada fábrica de proveedor puede hacer es distinto, por lo que conviene acordar de antemano el alcance y los requisitos de la inspección para evitar malentendidos.

Los renglones típicos de inspección cubren si las pruebas se presencian o no, las condiciones de prueba (presión, duración, etc.) y los documentos que se entregan, como reportes de inspección y certificados de material (mill certificates, llamados "mill sheets" en Japón).

Con estos puntos acordados, un problema posterior no se convierte en una discusión sobre qué tan preciso o qué tan amplio debía ser el control. Sobre las pruebas presenciadas en fábrica y las pruebas de aceptación en sitio, vea .

Cómo avanza la lista de desviaciones de la cotización a la orden

Así suele ir el intercambio sobre un solo punto, desde la especificación de compra hasta la orden.

Frente a una especificación detallada, las dos partes clasifican cada punto en lo que el proveedor puede y no puede cumplir, y luego en lo que tiene costo extra y lo que está incluido, y acuerdan cada uno. Una vez que el acuerdo está por escrito, la responsabilidad queda clara si algo falla después y es menos probable que haya disputas. Por eso hace falta la lista de desviaciones.

Vista en todo el proyecto, la lista se sigue usando desde la cotización, pasando por la orden, hasta la revisión de planos después de la orden.

Desde el lado del proveedor, la lista de desviaciones forma parte de la respuesta a una solicitud de cotización (RFQ; en Japón, hikiai). Mientras evalúa si puede fabricar el equipo, el proveedor identifica las desviaciones y las preguntas. Para el proceso completo de la RFQ, vea . La lista suele entregarse junto con una especificación de cotización (mitsumori shiyosho), la descripción propia del proveedor de lo que está cotizando.

Relacionado:

Después de la orden, el proveedor entrega los , y ahí se verifica que cada punto acordado realmente aparezca.

Formato de la lista de desviaciones: un ejemplo

Muchas empresas tienen su propio manual o sus reglas para preparar estas listas, así que revise el suyo, o pregunte a un compañero con experiencia, antes de empezar. Si el comprador especifica un formato, úselo. Así se ve una lista típica; las columnas y la presentación cambian según la empresa.

SUS316 y SUS304 son designaciones japonesas (JIS) de acero inoxidable. Sus equivalentes más cercanos en AISI/ASTM son el 316 y el 304, pero la composición y las propiedades exactas se confirman con el proveedor.

Como las especificaciones de compra son tan detalladas, muchos renglones solo los puede juzgar quien conoce bien los métodos de fabricación del proveedor. Si es nuevo con estas listas, elabórela junto con ingenieros con experiencia en esos métodos; eso ayuda a evitar problemas después. Las primeras listas llevan tiempo, y es normal. El trabajo en plantas tiene muchas reglas detalladas porque las instalaciones son grandes y peligrosas.

Cómo llenar cada columna

La Figura 6 desglosa el ejemplo columna por columna. El objetivo principal es la trazabilidad: cualquiera debe poder ver después a qué requisito respondía cada propuesta y cómo se decidió.

Si no sabe si incluir algo, incluya siempre las desviaciones que afecten el desempeño, el alcance, el precio, la entrega o la inspección. Agrupe en un solo renglón las diferencias menores de redacción. Cuando no pueda decidir, anote el punto y pregunte: es más seguro que omitirlo.

La columna de motivo es también su argumento para que la propuesta se acepte, así que escríbala pensando en quien tiene que aprobarla.

Entre la entrega de la lista y el acuerdo, defina también estos puntos:

• Cómo escribir "sin desviación": si se anota "sin desviación" en cada cláusula o solo se listan las cláusulas con desviaciones. Siga el formato del comprador.
• Control de revisiones: actualice el número de revisión y la fecha cada vez que una respuesta o una junta cambie el contenido, para que todos sepan cuál es la versión vigente.
• Registro oficial: verifique en las reglas del proyecto cuál documento es el registro oficial: la lista de desviaciones, las minutas de las juntas o una especificación revisada.
• Revisión final: al final, confirme que cada punto acordado aparece en la orden de compra, en los planos aprobados y en la especificación de entrega.

Para el comprador que responde, la lista es un insumo para comparar cotizaciones y decidir el contrato y la orden.

Relacionado:

Checklist: antes de entregar o responder una lista de desviaciones

Use la primera lista si es el proveedor, la segunda si es el comprador y la tercera cuando necesite preguntar algo a su contraparte japonesa sobre la lista.

Proveedor: antes de entregar

• Se revisaron todas las cláusulas de la especificación de compra, incluidas las normas anexas y las especificaciones generales
• Se anotaron en la lista la revisión y la fecha de la especificación
• Un requisito por renglón, citado con su redacción original
• Cada renglón tiene tipo D (desviación) o C (aclaración), o los códigos propios del comprador
• Cada desviación tiene un motivo y un impacto (desempeño, precio, entrega, instalación, inspección)
• Se listaron las fronteras del alcance: bridas y tuberías de la interfaz, instalación, apoyo en la puesta en marcha, pruebas presenciadas
• Se listaron el alcance de inspección y de documentos: con presencia del cliente o no, condiciones de prueba, reportes de inspección, certificados de material
• Los puntos con costo extra están marcados aparte de los incluidos en el precio
• El precio y el programa de la cotización son congruentes con la lista
• La revisaron los ingenieros que conocen los métodos de fabricación

Comprador: antes de responder

• Todos los renglones están respondidos con las categorías de respuesta acordadas
• Cada "aprobado con condiciones" tiene sus condiciones por escrito
• Se entiende el impacto en costo y entrega de cada aprobación
• Las decisiones tomadas en juntas se copiaron a la lista con el número de minuta
• La revisión acordada de la lista está referenciada en la orden de compra
• Los puntos acordados se verificaron contra los planos aprobados y la especificación de entrega

Preguntas para el lado japonés

• "¿Tienen un formato obligatorio para la lista de desviaciones (debikura) o podemos usar el nuestro?"
• "¿Debemos listar solo las cláusulas con desviaciones o indicar 'sin desviación' en cada cláusula?"
• "¿Qué categorías de respuesta van a usar, por ejemplo aprobado, aprobado con comentarios o rechazado?"
• "¿Qué documento será el registro oficial de los puntos acordados: la lista de desviaciones, las minutas o una especificación revisada?"
• "¿La revisión acordada de la lista de desviaciones se va a referenciar en la orden de compra?"
• "La cláusula 5.1 especifica una prueba hidrostática a 1.5 veces. ¿Nos pueden confirmar en qué presión se basa?"

Dónde cambia la práctica

• Formato y nombres: los códigos de tipo, los nombres de las columnas y las categorías de respuesta cambian según la empresa y el proyecto. Si el comprador especifica un formato, ese tiene prioridad.
• Quién la prepara y cuándo: normalmente el proveedor en la etapa de cotización, pero algunos compradores prescriben el formato, y pueden emitirse listas revisadas en la etapa de planos aprobados.
• Una lista o dos: algunos compradores piden las desviaciones y las preguntas en listas separadas.
• Licitaciones públicas: los documentos formales de licitación pueden fijar sus propios formatos y reglas. Algunos formatos de licitación, por ejemplo, establecen que las desviaciones no anotadas en la hoja de desviaciones no se tomarán en cuenta. Siga las bases de la licitación, no esta guía.
• Valores técnicos: las presiones de prueba, los materiales y los requisitos de inspección dependen de los reglamentos, códigos y condiciones de servicio aplicables. En equipos a presión, consulte con su área de seguridad y con el proveedor qué normas aplican (por ejemplo, la NOM-020-STPS-2011 para recipientes sujetos a presión y el código de diseño del equipo). Los ejemplos de esta guía son ficticios y solo ilustrativos.

Preguntas frecuentes

¿Quién prepara la lista de desviaciones y cuándo?

Normalmente la prepara el proveedor en la etapa de cotización y la entrega con la cotización y la especificación de cotización. El comprador llena la columna de respuesta. La práctica varía según la empresa y el proyecto: algunos proveedores emiten una lista revisada en la etapa de planos aprobados, después de la orden, y algunos compradores prescriben el formato y exigen su entrega.

¿La lista de desviaciones y la lista de aclaraciones son documentos separados?

Con frecuencia no. Un formato común pone ambas en una sola tabla y usa una columna de tipo para separar las desviaciones (D) de las aclaraciones (C). De esa tabla combinada viene el nombre debikura. Sin embargo, algunos formatos de compradores piden por separado una lista de desviaciones y una lista de preguntas.

¿Cómo se dice debikura en inglés?

Los documentos en inglés usan las mismas palabras: deviation y clarification. En licitaciones internacionales, a veces se pide a los licitantes que enumeren las desviaciones en un formato llamado "Deviation List" o "Schedule of Deviations". Los documentos estándar de licitación del Banco Mundial definen dos términos más junto con la desviación: la reserva (imponer condiciones limitantes o no aceptar por completo los requisitos) y la omisión (no presentar parte o la totalidad de la información o los documentos requeridos).

¿"Desviación" significa lo mismo en la fabricación de medicamentos?

No. La palabra sigue significando "separación", pero en la fabricación de medicamentos se refiere a una separación de un procedimiento de fabricación establecido. La ordenanza japonesa de buenas prácticas de fabricación (GMP, artículo 15), por ejemplo, exige que el fabricante registre la desviación cuando ocurre, evalúe su impacto y la reporte al área de aseguramiento de calidad. En México, las buenas prácticas de fabricación de medicamentos (NOM-059-SSA1) también tratan las desviaciones del proceso. En ambos casos es un uso distinto al de la lista de desviaciones de compras, que se acuerda antes de la orden.

Fuentes

• Definiciones de desviación, reserva y omisión; aclaración de ofertas; desviaciones sustanciales: Banco Mundial, "Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)", junio de 2021, ITB 27–29 (en inglés)
• Ejemplo de formato de desviaciones en una licitación pública: BHEL, documentos de licitación, hoja de desviaciones (técnicas y comerciales) (en inglés)
• Control de desviaciones en la fabricación de medicamentos: Ordenanza ministerial sobre las normas de control de fabricación y control de calidad de medicamentos y cuasi-medicamentos (Ordenanza No. 179 del MHLW, 2004), artículo 15, e-Gov (en japonés)