Seznam odchylek (debikura): formát, vzor a kontrolní seznam

Posíláte nabídku japonskému dodavateli technologických celků a v odpovědi stojí, že k nabídce máte přiložit „debikura“. Nebo kupujete zařízení od japonského výrobce a k ceně dostanete tabulku nazvanou „deviation list“. Oba případy se týkají stejného dokumentu: seznamu odchylek. Dodavatel do něj zapíše každé místo, kde se jeho nabídka liší od nákupní specifikace objednatele, a také každou věc, kterou si potřebuje upřesnit.

V japonských projektech výroben a zařízení se tento seznam požaduje téměř vždy, když konstruktér s dodavatelem prochází specifikaci bod po bodu. Tento průvodce vysvětluje, co seznam odchylek je, čemu předchází, jak se vede od nabídky k objednávce a jak se vyplňuje. Najdete v něm vzorový formát a kontrolní seznamy, které můžete použít znovu.

Obsah

1. Co je seznam odchylek (debikura)?
2. Čemu seznam odchylek předchází
3. Jak seznam odchylek postupuje od nabídky k objednávce
4. Formát seznamu odchylek: vzor
5. Jak vyplnit jednotlivé sloupce
6. Kontrolní seznam: před odevzdáním nebo zodpovězením seznamu odchylek
7. Kde se praxe liší
8. Časté dotazy
9. Zdroje

Co je seznam odchylek (debikura)?

Obrázek 1: Co zaznamenává jeden řádek seznamu odchylek

Ke každému požadavku specifikace seznam přiřadí návrh nebo dotaz dodavatele a odpověď objednatele a zaznamená, na čem se strany dohodly.

Požadavek specifikaceČíslo článku a obsah nákupní specifikace

Vyplňuje dodavatel

D: odchylkaChce splnit požadavek jinou specifikací

C: upřesněníChce potvrdit, co požadavek znamená nebo co pokrývá

Vyplňuje objednatel

Odpověď objednateleSchváleno či ne, jak požadavek vykládat, jak se naloží s náklady

Dohoda

Dohodnutý obsah je zaznamenánStává se podmínkou nabídky a objednávky a podkladem, pokud se později objeví spor

Kódy typů (D a C) a názvy sloupců se liší podle firmy.

Odchylka je místo, kde specifikace, kterou dodavatel navrhuje, nesouhlasí s požadavkem nákupní specifikace objednatele (kobai shiyosho). Upřesnění je žádost o vyjasnění požadavku, který je nejasný nebo u něhož není zřejmý rozsah. Seznam odchylek a upřesnění dává obojí do jedné tabulky a zaznamenává, na čem se objednatel s dodavatelem dohodli. Japonští inženýři název zkracují na debikura, z počátečních slabik slov debieshon (deviation) a kurarifikeshon (clarification).

Zjednodušeně jde o dodavatelův přehled toho, co vůči nákupní specifikaci splní a co ne, a co si potřebuje potvrdit. V různých firmách nebo na různých pracovištích uslyšíte také „deviation list“ nebo „debikura list“. Název i formát se řídí pokyny objednatele nebo interními pravidly firmy.

Odchylka a upřesnění: rozdíl

Obrázek 2: Odchylka a upřesnění

Odchylka mění specifikaci. Upřesnění sjednocuje, jak ji obě strany čtou.

Odchylka (D)

Upřesnění (C)

Význam

Splnění požadavku něčím jiným, než předepisuje specifikace

Potvrzení nebo vyjasnění toho, co specifikace říká

Příklad

Předepsána SUS316, dodavatel navrhuje SUS304

Zahrnuje „protokol o kontrole“ také materiálové certifikáty?

Po dohodě

Zaznamenáno jako změna specifikace

Výklad se zaznamená a slouží jako podklad pro další rozhodování

Cena a termín

Může cenu zvýšit či snížit nebo změnit termín dodání

Podle odpovědi může vzniknout příplatek nebo práce navíc

Ve standardních zadávacích dokumentech Světové banky musí být upřesnění, která zadavatel požaduje po podání nabídky, písemná a nesmějí měnit cenu ani podstatu nabídky. V seznamech odchylek v soukromém sektoru může odpověď na upřesnění změnit rozsah, a tedy i cenu.

Standardní zadávací dokumenty Světové banky definují odchylku jako rozpor s požadavky uvedenými v zadávacích podkladech. Odchylka, která podstatně ovlivňuje rozsah, jakost nebo parametry zboží nebo podstatně omezuje práva zadavatele, je podstatná odchylka (material deviation) a nabídka pak není považována za v zásadě vyhovující.

Proč japonské nákupní specifikace vyvolávají tolik odchylek

Provoz obsahuje obrovské množství komponent, od potrubí po armatury a přístroje. Aby byly jejich specifikace jednotné, má každý závod vlastní konstrukční standardy a dodavatel technologického celku je uplatňuje v nákupní specifikaci pro každé zařízení.

Protože konstrukční standardy platí pro všechna zařízení, bývá nákupní specifikace podrobná a často obsahuje požadavky, které s kupovanou položkou nesouvisejí. Může například předepisovat kontrolu po svařování u dílu, který žádný svar nemá, nebo požadovat označení (tag) na každém malém dílu. Právě v seznamu odchylek se dodavatel s objednatelem rozhoduje, zda je každý takový požadavek skutečně potřeba.

Pokud se projekt rozjede bez seznamu, může objednatel později reklamovat, že podrobné požadavky nebyly splněny. V nejhorším případě může spor skončit u soudu.

Čemu seznam odchylek předchází

Nejasný rozsah dodávky

Seznam odchylek jasně vymezí rozsah dodávky (shosho: kdo co zajišťuje a kdo co instaluje). Předchází častému případu, kdy konstruktér objednatele věří, že nákupní specifikace nějakou položku pokrývá, ale dodavatel ji do nabídky nezahrnul.

Spory obvykle vznikají na hranicích: u přírub a potrubí na rozhraní (toriai) s navazujícím zařízením, u montáže a u účasti při uvádění do provozu. Každou takovou věc uveďte na samostatném řádku s určením odpovědné strany. Cokoli, co spadne mezi oba rozsahy, vede k dodatečným nákladům nebo ke změně harmonogramu, proto hranice dohodněte v seznamu ještě před objednávkou. K příruba­m na rozhraní viz .

Problémy po dodání

Seznam také zabraňuje problémům po dodání. Když je každá odchylka od specifikace nebo norem předem zaznamenána a vyřešena, objeví se po spuštění zařízení méně potíží a strávíte méně času a peněz opravami po dodání.

Dohoda ale funguje, až když se projeví ve schvalovacích výkresech (shonin-zu) a v dodací specifikaci (nonyu shiyosho). Co v dodací specifikaci kontrolovat, popisuje .

Nejasný rozsah kontrol a zkoušek

Seznam odchylek také objasňuje rozsah kontrol a kritéria přejímky. I když společná specifikace kritéria kontrol stanoví, to, co dokáže zajistit továrna konkrétního dodavatele, se liší. Rozsah a požadavky na kontroly proto dohodněte předem, abyste se vyhnuli nedorozuměním.

Typické řádky o kontrolách se týkají toho, zda se zkoušky provádějí za účasti zákazníka, podmínek zkoušek (tlak, doba apod.) a předávaných dokumentů, například protokolů o kontrole a inspekčních certifikátů materiálu (v Japonsku „mill sheet“, u nás často „atest“; typ podle EN 10204, např. 3.1, je třeba uvést výslovně).

Když jsou tyto body dohodnuty, pozdější potíž se nezvrhne ve spor o to, jak přesná nebo rozsáhlá kontrola měla být. K zkouškám za účasti zákazníka v továrně a přejímkám na místě viz .

Jak seznam odchylek postupuje od nabídky k objednávce

Takto obvykle probíhá výměna k jedné položce, od nákupní specifikace po objednávku.

Obrázek 3: Příklad komunikace nad seznamem odchylek

Položku po položce se obě strany rozhodují, zda dodavatel může vyhovět a zda to stojí příplatek.

ObjednatelRádi bychom koupili toto zařízení. Vyberte prosím typ podle naší specifikace.

DodavatelRozumíme. Některé články se nás netýkají a několik bodů nesplníme, proto jsme připravili seznam odchylek. Prosíme o kontrolu.

ObjednatelZpůsob svařování a materiály jsou v pořádku tak, jak jsou uvedeny. Protokol o kontrole ale prosím zpracujte.

DodavatelTaková kontrola je mimo náš standardní rozsah, takže je za příplatek. Je to přijatelné?

ObjednatelAno. Zahrňte ji prosím do nabídky.

V praxi strany obvykle kombinují písemné odpovědi ve sloupci odpovědí s jednáními.

U podrobné specifikace obě strany roztřídí každou položku podle toho, co dodavatel může a nemůže splnit, a poté podle toho, co je za příplatek a co je v ceně, a každou dohodnou. Když je dohoda písemně zaznamenána, je při pozdějším problému jasné, kdo za co odpovídá, a spory jsou méně pravděpodobné. Proto je seznam odchylek potřeba.

V rámci celého projektu se seznam používá od nabídky přes objednávku až po kontrolu výkresů po objednávce.

Obrázek 4: Místo seznamu odchylek od specifikace po fázi po objednávce

Co se dohodne v seznamu odchylek ve fázi nabídky, přechází do podmínek objednávky a dodávané dokumentace.

Fáze nabídky

01Vydání nákupní specifikaceKonstrukce objednatele stanoví, čemu má zařízení vyhovovat

02PoptávkaOdesílá se několika dodavatelům spolu s nákupní specifikací

03Nabídka + seznam odchylekDodavatel je odevzdá spolu s nabídkovou specifikací

04Odpověď a jednáníObjednatel vyplní sloupec odpovědí, nevyřešené položky se vracejí tam a zpět

Objednávka

05Dohoda a objednávkaDohodnutá revize seznamu se stane součástí podmínek objednávky

Po objednávce

06Schvalovací výkresy, dodací specifikaceOvěřte, že se dohodnuté položky objevily ve výkresech a ve specifikaci

Při schvalování výkresů se někdy objeví nové odchylky a dodavatel vydá revidovaný seznam.

Z pohledu dodavatele je seznam odchylek součástí odpovědi na poptávku (hikiai). Při posuzování, zda zařízení dokáže vyrobit, vyhledá odchylky a otázky. Celý postup zpracování poptávky popisuje . Seznam odchylek se obvykle odevzdává s nabídkovou specifikací (mitsumori shiyosho), tedy dodavatelovým vlastním popisem toho, co nabízí.

Související:

Po objednávce dodavatel předkládá , a právě v nich ověřujete, že se každá dohodnutá položka skutečně projevila.

Formát seznamu odchylek: vzor

Mnoho firem má vlastní příručku nebo pravidla pro tvorbu seznamu odchylek, takže než začnete, zkontrolujte je nebo se zeptejte zkušenějšího kolegy. Pokud objednatel předepisuje formát, použijte ho. Takto vypadá typický seznam; sloupce a uspořádání se liší podle firmy.

Obrázek 5: Vzorový formát seznamu odchylek

Jeden požadavek na řádek. Zleva doprava: požadavek, návrh, důvod, dopad a odpověď.

Č.

Článek spec.

Požadavek specifikace

Návrh / dotaz dodavatele

Důvod

Typ

Cena

Odpověď objednatele

1

3.2 Materiál

Smáčené části: SUS316

Vyrobit z naší standardní SUS304

SUS304 vyhovuje provozním podmínkám a standardní provedení zkracuje dodací lhůtu

D

Nižší

Schváleno

2

5.1 Kontrola

Tlaková zkouška vodou 1,5×

Potvrďte prosím, že jde o 1,5násobek návrhového tlaku

Specifikace neuvádí, 1,5násobek kterého tlaku

C

Žádná

Potvrzeno

3

6.3 Štítky

Označení (tag) na všech dílech

Bez tagu na malých dílech; uvést je na hlavním štítku

Na malých dílech není místo pro tag

D

Žádná

Schváleno

4

7.2 Dokumenty

Protokol o kontrole

Potvrďte prosím, zda jsou zahrnuty i materiálové certifikáty (mill sheet)

Specifikace nedefinuje rozsah dokumentů

C

Příplatek

Zahrnout

5

8.1 Lakování

Nátěr v předepsaném odstínu

Nátěr v našem standardním odstínu

Barvu standardního odstínu lze obstarat rychleji

D

Nižší

Zamítnuto (použít předepsaný odstín)

Fiktivní příklad pro ilustraci. Typ: D = odchylka, C = upřesnění. Skutečný formulář má také pole pro název projektu, číslo zařízení, revizi, datum a autora. Násobek zkušebního tlaku a tlak, ke kterému se vztahuje, stanoví použitelné předpisy a normy.

SUS316 a SUS304 jsou japonské (JIS) korozivzdorné oceli. Nejbližšími ekvivalenty v EN 10088 bývají obvykle 1.4401 (X5CrNiMo17-12-2) a 1.4301 (X5CrNi18-10), shodu složení a vlastností je ale nutné ověřit u dodavatele. Podrobněji viz .

Protože jsou nákupní specifikace tak podrobné, mnoho řádků dokáže posoudit jen ten, kdo dobře zná výrobní postupy dodavatele. Pokud s seznamy odchylek teprve začínáte, připravujte je společně se zkušenými inženýry, kteří tyto postupy znají; pomůže to předejít pozdějším problémům. Počítejte s tím, že první seznamy zaberou čas. V projektech výroben a zařízení je mnoho podrobných pravidel, protože jde o rozsáhlá a nebezpečná zařízení.

Jak vyplnit jednotlivé sloupce

Obrázek 6 rozebírá vzor sloupec po sloupci. Hlavním cílem je dohledatelnost: kdokoli má později poznat, k jakému požadavku se který návrh vztahoval a jak se o něm rozhodlo.

Obrázek 6: Co patří do jednotlivých sloupců (řádek 1 z obrázku 5)

Požadavek opište co nejblíže původnímu znění a u každého návrhu vždy uveďte důvod a dopad.

Sloupec

Co napsat

Příklad

Článek specifikace

Číslo a nadpis článku nákupní specifikace; u více revizí také revizi

3.2 Materiál

Požadavek specifikace

Původní znění. Parafráze vede k odlišnému výkladu

Smáčené části: SUS316

Návrh / dotaz

Jedna změna nebo jeden dotaz na řádek

Vyrobit z naší standardní SUS304

Důvod

Proč změnu chcete. Podle toho se objednatel rozhoduje

SUS304 vyhovuje provozním podmínkám

Dopad

Vliv na parametry, cenu, termín, montáž nebo kontroly

Nižší cena, kratší dodací lhůta

Odpověď / datum

Odpověď objednatele, datum odpovědi a číslo zápisu, pokud se rozhodlo na jednání

Schváleno (doplňte datum odpovědi)

Kategorie odpovědí (schváleno, schváleno s podmínkou, zamítnuto, k dalšímu projednání apod.) se liší podle firmy a projektu. Pokud je objednatel předepisuje, držte se jich.

Pokud váháte, zda něco uvést, vždy uveďte odchylky, které ovlivňují parametry, rozsah, cenu, termín nebo kontroly. Drobné rozdíly v zápisu sloučte do jednoho řádku. Když si nejste jisti, položku raději uveďte a zeptejte se; je to bezpečnější než ji vynechat.

Sloupec s důvodem je zároveň vaše argumentace pro návrh, proto ho pište pro toho, kdo ho bude schvalovat.

Mezi odevzdáním a dohodou je třeba ujasnit i tyto body:

• Zápis „bez odchylky“: zda se ke každému článku píše „bez odchylky“, nebo se uvádějí jen články s odchylkou. Řiďte se formátem objednatele.
• Řízení revizí: při každé změně obsahu po odpovědi nebo jednání aktualizujte číslo revize a datum, aby bylo jasné, která verze je platná.
• Závazný záznam: v pravidlech projektu ověřte, který dokument je závazným záznamem: seznam odchylek, zápis z jednání, nebo revidovaná specifikace.
• Závěrečná kontrola: na konci ověřte, že se každá dohodnutá položka objevila v objednávce, ve schvalovacích výkresech a v dodací specifikaci.

Pro objednatele, který na seznam odpovídá, je to podklad pro porovnání nabídek a pro rozhodnutí o smlouvě a objednávce.

Související:

Kontrolní seznam: před odevzdáním nebo zodpovězením seznamu odchylek

První seznam použijte, pokud jste dodavatel, druhý, pokud jste objednatel, a třetí, když se potřebujete japonské strany na seznam zeptat.

Dodavatel: před odevzdáním

• Prošly se všechny články nákupní specifikace včetně odkazovaných norem a všeobecných specifikací
• V seznamu je uvedena revize a datum specifikace
• Jeden požadavek na řádek, v původním znění
• Každý řádek je označen jako D (odchylka) nebo C (upřesnění), případně kódy objednatele
• U každé odchylky je důvod a dopad (parametry, cena, termín, montáž, kontroly)
• Jsou uvedeny hranice rozsahu: příruby a potrubí na rozhraní, montáž, podpora uvedení do provozu, zkoušky za účasti zákazníka
• Jsou uvedeny rozsah kontrol a dokumentů: s účastí zákazníka nebo bez, podmínky zkoušek, protokoly o kontrole, inspekční certifikáty materiálu
• Položky za příplatek jsou odlišeny od položek zahrnutých v ceně
• Cena a harmonogram v nabídce odpovídají seznamu
• Seznam zkontrolovali inženýři, kteří znají výrobní postupy

Objednatel: před odpovědí

• Na každý řádek je odpověď podle dohodnutých kategorií
• U každého „schváleno s podmínkou“ jsou podmínky vypsány
• Je pochopen dopad každého schválení na cenu a termín
• Rozhodnutí z jednání jsou přepsána do seznamu s číslem zápisu
• Dohodnutá revize seznamu je uvedena v objednávce
• Dohodnuté položky jsou porovnány se schvalovacími výkresy a s dodací specifikací

Otázky pro japonskou stranu

• „Máte pro seznam odchylek (debikura) předepsaný formát, nebo můžeme použít vlastní?“
• „Máme uvést jen články s odchylkou, nebo ke každému článku napsat ‚bez odchylky‘?“
• „Jaké kategorie odpovědí budete používat, například schváleno, schváleno s připomínkami, zamítnuto?“
• „Který dokument bude závazným záznamem dohodnutých položek: seznam odchylek, zápis z jednání, nebo revidovaná specifikace?“
• „Bude dohodnutá revize seznamu odchylek uvedena v objednávce?“
• „Článek 5.1 předepisuje tlakovou zkoušku vodou 1,5násobkem. Potvrďte prosím, k jakému tlaku se násobek vztahuje.“

Kde se praxe liší

• Formát a názvy: kódy typů, názvy sloupců a kategorie odpovědí se liší podle firmy a projektu. Formát objednatele, je-li předepsán, má přednost.
• Kdo ho připravuje a kdy: obvykle dodavatel ve fázi nabídky, ale někteří objednatelé předepisují formát a revidované seznamy se mohou vydávat při schvalování výkresů.
• Jeden seznam, nebo dva: někteří objednatelé chtějí odchylky a dotazy v oddělených seznamech.
• Veřejné zakázky: formální zadávací dokumentace může stanovit vlastní formuláře a pravidla. Některé formuláře například uvádějí, že odchylky neuvedené na listu odchylek nebudou brány v úvahu. Řiďte se zadávací dokumentací, ne tímto průvodcem.
• Technické hodnoty: zkušební tlaky, materiály a požadavky na kontroly závisejí na použitelných předpisech, normách a provozních podmínkách (u tlakových zařízení například na směrnici 2014/68/EU a navazujících normách). Příklady zde jsou fiktivní a jen ilustrační.

Časté dotazy

Kdo seznam odchylek připravuje a kdy?

Obvykle ho připravuje dodavatel ve fázi nabídky a odevzdává ho spolu s nabídkou a nabídkovou specifikací. Sloupec s odpovědí vyplňuje objednatel. Praxe se liší podle firmy a projektu: někteří dodavatelé vydávají po objednávce revidovaný seznam při schvalování výkresů a někteří objednatelé předepisují formát a vyžadují jeho předložení.

Jsou seznam odchylek a seznam upřesnění samostatné dokumenty?

Často ne. Běžný formát dává obojí do jedné tabulky a sloupec typu odděluje odchylky (D) od upřesnění (C). Z této společné tabulky pochází název debikura. Formáty některých objednatelů ale žádají seznam odchylek a seznam dotazů zvlášť.

Jak se debikura říká anglicky?

Anglické dokumenty používají stejná slova: deviation a clarification. V mezinárodních výběrových řízeních mohou být uchazeči požádáni o uvedení odchylek ve formuláři nazvaném „Deviation List“ nebo „Schedule of Deviations“. Standardní zadávací dokumenty Světové banky vedle odchylky definují ještě dva pojmy: výhrada (reservation: stanovení omezujících podmínek nebo nepřijetí požadavků v plném rozsahu) a opomenutí (omission: nepředložení části nebo všech požadovaných informací či dokumentů).

Znamená „odchylka“ totéž ve farmaceutické výrobě?

Ne. Slovo sice stále znamená „vybočení“, ale ve farmaceutické výrobě označuje vybočení z ustaleného výrobního postupu. Japonská vyhláška o GMP (článek 15) například ukládá výrobcům odchylku při jejím vzniku zaznamenat, posoudit její dopad a nahlásit ji útvaru zajištění jakosti. To je jiné použití než u nákupního seznamu odchylek, který se dohodne ještě před objednávkou.

Zdroje

• Definice odchylky, výhrady a opomenutí; upřesnění nabídek; podstatné odchylky: World Bank, „Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)“, červen 2021, ITB 27–29 (anglicky)
• Příklad formuláře odchylek ve veřejné zakázce: BHEL, zadávací dokumentace, list odchylek (technické a obchodní odchylky) (anglicky)
• Řízení odchylek ve farmaceutické výrobě: Japonská vyhláška MHLW č. 179/2004 o standardech řízení výroby a řízení jakosti léčiv a léčivých přípravků, článek 15, e-Gov (japonsky)