Deviation List là gì? Debikura: mẫu và checklist

Công ty Nhật gửi yêu cầu báo giá và dặn: "Nhớ đính kèm debikura". Hoặc bạn nhận báo giá thiết bị từ nhà cung cấp Nhật, và bên cạnh bảng giá có một bảng tên là deviation list. Cả hai là cùng một tài liệu: deviation list (danh sách sai khác). Đó là bảng nhà cung cấp dùng để liệt kê mọi điểm mà đề xuất của mình khác với thông số mua hàng của bên đặt hàng, cùng các điểm cần làm rõ.

Trong các dự án nhà máy và thiết bị của Nhật, bảng này gần như lần nào cũng được yêu cầu khi người thiết kế và nhà cung cấp cùng rà soát thông số kỹ thuật. Bài này giải thích deviation list là gì, giúp tránh được rắc rối nào, đi từ báo giá đến đơn đặt hàng ra sao và cách điền. Cuối bài có mẫu bảng và checklist dùng lại được.

Deviation list (debikura) là gì?

Deviation là điểm mà thông số nhà cung cấp đề xuất khác với yêu cầu trong thông số kỹ thuật mua hàng (kobai shiyosho) của bên đặt hàng. Clarification là yêu cầu làm rõ một điểm còn mơ hồ hoặc chưa rõ phạm vi. Deviation and clarification list đặt cả hai vào một bảng và ghi lại điều hai bên đã thống nhất. Kỹ sư Nhật gọi tắt là debikura, ghép từ phần đầu của debieshon (deviation) và kurarifikeshon (clarification).

Nói đơn giản, đó là danh sách nhà cung cấp nêu những gì mình làm được, không làm được so với thông số mua hàng, cộng với những gì cần xác nhận. Tùy công ty hoặc công trường, bạn cũng có thể nghe "deviation list" hay "debikura list". Tên gọi và biểu mẫu theo hướng dẫn của bên đặt hàng hoặc quy định nội bộ của công ty.

Deviation và clarification khác nhau thế nào

Hồ sơ mua sắm mẫu của Ngân hàng Thế giới định nghĩa deviation là "a departure from the requirements specified in the bidding document" (sự khác biệt so với yêu cầu trong hồ sơ mời thầu). Deviation làm ảnh hưởng đáng kể đến phạm vi, chất lượng hoặc tính năng của hàng hóa, hoặc hạn chế đáng kể quyền của bên mua, được coi là sai khác trọng yếu (material deviation), và hồ sơ dự thầu khi đó không được coi là đáp ứng cơ bản yêu cầu.

Vì sao thông số mua hàng của Nhật hay sinh ra nhiều deviation

Một nhà máy có vô số bộ phận, từ đường ống đến van và thiết bị đo. Để thống nhất thông số của chúng, mỗi nhà máy có tiêu chuẩn thiết kế riêng, và nhà thầu nhà máy áp dụng chúng qua thông số mua hàng cho từng thiết bị.

Vì tiêu chuẩn thiết kế dùng chung cho mọi thiết bị, thông số mua hàng rất chi tiết và thường có cả những yêu cầu không liên quan đến món hàng đang mua. Ví dụ, thông số có thể yêu cầu kiểm tra sau hàn cho một chi tiết không có mối hàn, hoặc yêu cầu gắn thẻ tên lên mọi chi tiết nhỏ. Deviation list là nơi nhà cung cấp và bên đặt hàng quyết định từng yêu cầu như vậy có thật sự cần hay không.

Nếu dự án chạy mà không có bảng này, sau đó bên đặt hàng có thể phàn nàn rằng các yêu cầu chi tiết chưa được đáp ứng. Trường hợp xấu nhất, tranh chấp có thể phải ra tòa.

Deviation list giúp tránh những gì

Phạm vi cung cấp không rõ ràng

Deviation list làm rõ phạm vi cung cấp (shosho: bên nào mua sắm, bên nào lắp đặt hạng mục nào). Nó tránh tình huống hay gặp: kỹ sư bên đặt hàng nghĩ thông số mua hàng đã bao gồm một hạng mục, nhưng nhà cung cấp không đưa hạng mục đó vào báo giá.

Tranh chấp thường bắt đầu ở ranh giới: mặt bích và đường ống tại điểm đấu nối (toriai, interface) với thiết bị khác, công việc lắp đặt và việc chứng kiến lúc chạy thử (commissioning). Hãy ghi từng hạng mục vào một dòng riêng, kèm bên chịu trách nhiệm. Phần nào rơi vào khoảng giữa hai phạm vi sẽ dẫn đến chi phí phát sinh hoặc phải đổi tiến độ, nên cần chốt các ranh giới này trong bảng trước khi đặt hàng.

Sự cố sau khi giao hàng

Bảng này cũng giúp ngăn sự cố sau khi giao hàng. Khi mọi điểm lệch khỏi thông số hoặc tiêu chuẩn được ghi lại và xử lý từ trước, thiết bị đưa vào vận hành sẽ ít trục trặc hơn, và bạn tốn ít thời gian và tiền cho việc sửa lại sau khi giao.

Nội dung thống nhất chỉ có hiệu lực khi nó xuất hiện trong bản vẽ phê duyệt và thông số kỹ thuật giao hàng.

Nội dung kiểm tra và thử nghiệm không rõ ràng

Deviation list cũng làm rõ phạm vi kiểm tra và tiêu chí chấp nhận. Dù thông số chung đã đặt tiêu chí kiểm tra, mỗi nhà máy của nhà cung cấp làm được những việc khác nhau, nên cần thống nhất trước phạm vi và yêu cầu kiểm tra để không hiểu lệch nhau.

Các dòng về kiểm tra thường gặp gồm: có kiểm tra có chứng kiến (tachiai kensa) hay không, điều kiện thử (áp suất, thời gian...) và hồ sơ nộp kèm, như báo cáo kiểm tra (kensa seisekisho) và mill sheet (chứng chỉ vật liệu của nhà máy thép, cũng gọi là MTC).

Khi các điểm này đã thống nhất, nếu sau đó có vấn đề thì hai bên không phải cãi nhau về độ chính xác hay phạm vi kiểm tra lẽ ra là thế nào.

Deviation list đi từ báo giá đến đơn hàng như thế nào

Dưới đây là cách hai bên trao đổi về một hạng mục, từ thông số mua hàng đến lúc đặt hàng.

Với một thông số chi tiết, hai bên phân loại từng hạng mục thành phần nhà cung cấp làm được và không làm được. Sau đó phân loại tiếp thành hạng mục tính thêm phí và hạng mục đã nằm trong giá, rồi thống nhất từng cái. Khi thỏa thuận đã được ghi bằng văn bản, trách nhiệm của mỗi bên rõ ràng nếu về sau có sự cố, và tranh chấp ít xảy ra hơn. Đó là lý do cần có deviation list.

Nhìn toàn dự án, bảng này được dùng liên tục từ báo giá, qua đặt hàng, đến lúc duyệt bản vẽ sau khi đặt hàng.

Về phía nhà cung cấp, deviation list là một phần của việc trả lời yêu cầu báo giá (RFQ, hikiai). Trong lúc đánh giá xem có chế tạo được thiết bị không, nhà cung cấp tìm ra các điểm sai khác và các câu hỏi. Bảng thường được nộp kèm thông số kỹ thuật báo giá (mitsumori shiyosho), tức mô tả của chính nhà cung cấp về thứ họ đang báo giá.

Sau khi đặt hàng, nhà cung cấp nộp bản vẽ phê duyệt (shonin-zu), và đó là lúc bạn kiểm tra từng mục đã thống nhất có thật sự xuất hiện hay không.

Mẫu deviation list

Nhiều công ty có sổ tay hoặc quy định riêng để lập deviation list, nên hãy xem quy định của công ty mình, hoặc hỏi người đi trước, trước khi bắt đầu. Nếu bên đặt hàng chỉ định biểu mẫu thì dùng biểu mẫu đó. Dưới đây là hình dạng thường gặp của một bảng; cột và cách trình bày khác nhau tùy công ty.

SUS316 và SUS304 là mác thép không gỉ theo JIS của Nhật. Ở Việt Nam chúng thường được gọi là inox 316 và inox 304, và gần với mác AISI/ASTM cùng số. Mác tương đương theo TCVN thì hãy hỏi nhà cung cấp hoặc đối chiếu với chứng chỉ vật liệu, đừng tự suy ra.

Vì thông số mua hàng rất chi tiết, nhiều dòng chỉ người hiểu rõ phương pháp chế tạo của nhà cung cấp mới đánh giá được. Nếu bạn mới làm deviation list, hãy lập cùng các kỹ sư có kinh nghiệm hiểu phương pháp đó, để tránh rắc rối về sau. Vài bảng đầu tiên sẽ mất nhiều thời gian, đó là bình thường. Công việc nhà máy có nhiều quy tắc chi tiết vì thiết bị lớn và có nhiều nguy hiểm.

Một lưu ý về an toàn: nếu thiết bị thuộc loại có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động, như nồi hơi hay bình chịu áp lực, thì áp suất thử và việc kiểm định phải theo quy định hiện hành (xem Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và văn bản hướng dẫn). Không dùng deviation list để tự thay đổi những điều đó.

Cách điền từng cột

Hình 6 phân tích bảng mẫu theo từng cột. Mục tiêu chính là truy vết được: về sau ai cũng thấy mỗi đề xuất trả lời cho yêu cầu nào và đã được quyết định ra sao.

Nếu phân vân có nên ghi một điểm hay không, thì luôn ghi những sai khác ảnh hưởng đến tính năng, phạm vi, giá, thời gian giao hoặc kiểm tra. Những khác biệt nhỏ về cách ghi có thể gộp vào một dòng. Khi chưa chắc, hãy ghi ra và hỏi, như vậy an toàn hơn là bỏ sót.

Cột lý do cũng chính là lập luận để đề xuất được chấp nhận, nên hãy viết cho người sẽ phải phê duyệt nó.

Từ lúc nộp đến lúc thống nhất, cũng cần chốt những điểm sau:

• Cách ghi khi "không có sai khác": ghi "không sai khác" cho mọi điều khoản, hay chỉ liệt kê điều khoản có sai khác. Theo biểu mẫu của bên đặt hàng.
• Quản lý phiên bản: mỗi lần câu trả lời hoặc cuộc họp làm nội dung thay đổi, hãy cập nhật số phiên bản và ngày để ai cũng biết bản nào là bản mới nhất.
• Bản ghi chính thức: kiểm tra quy định dự án xem tài liệu nào là bản ghi chính thức: deviation list, biên bản họp hay thông số đã sửa đổi.
• Kiểm tra cuối: cuối cùng, xác nhận mọi mục đã thống nhất đều xuất hiện trong đơn đặt hàng, bản vẽ phê duyệt và thông số kỹ thuật giao hàng.

Với bên đặt hàng đang trả lời bảng, đây là dữ liệu để so sánh báo giá và quyết định hợp đồng, đặt hàng.

Checklist: trước khi nộp hoặc trả lời deviation list

Danh sách đầu dành cho nhà cung cấp, danh sách thứ hai dành cho bên đặt hàng, danh sách thứ ba dùng khi cần hỏi phía Nhật về bảng này.

Nhà cung cấp: trước khi nộp

• Đã xem mọi điều khoản của thông số mua hàng, kể cả tiêu chuẩn đính kèm và thông số chung
• Đã ghi phiên bản và ngày của thông số vào bảng
• Mỗi dòng một yêu cầu, chép theo nguyên văn
• Mỗi dòng được phân loại D (deviation) hoặc C (clarification), hoặc theo ký hiệu riêng của bên đặt hàng
• Mọi deviation đều có lý do và ảnh hưởng (tính năng, giá, thời gian giao, lắp đặt, kiểm tra)
• Đã liệt kê các ranh giới phạm vi: mặt bích và đường ống tại điểm đấu nối, lắp đặt, hỗ trợ chạy thử, thử nghiệm có chứng kiến
• Đã liệt kê phạm vi kiểm tra và hồ sơ: có chứng kiến hay không, điều kiện thử, báo cáo kiểm tra, mill sheet
• Hạng mục tính thêm phí được đánh dấu riêng với hạng mục đã nằm trong giá
• Giá và tiến độ trong báo giá khớp với bảng
• Đã được các kỹ sư hiểu phương pháp chế tạo xem lại

Bên đặt hàng: trước khi trả lời

• Mọi dòng đều có trả lời, dùng các loại trả lời đã thống nhất
• Mọi mục "chấp thuận có điều kiện" đều ghi rõ điều kiện
• Đã hiểu ảnh hưởng đến chi phí và thời gian giao của từng mục chấp thuận
• Các quyết định trong cuộc họp đã được chép lại vào bảng kèm số biên bản
• Phiên bản đã thống nhất của bảng được nêu trong đơn đặt hàng
• Các mục đã thống nhất được đối chiếu với bản vẽ phê duyệt và thông số kỹ thuật giao hàng

Câu hỏi dành cho phía Nhật

• "Bên anh chị có biểu mẫu bắt buộc cho deviation list (debikura) không, hay chúng tôi dùng biểu mẫu của mình được?"
• "Chúng tôi chỉ liệt kê các điều khoản có sai khác, hay phải ghi 'không sai khác' cho mọi điều khoản?"
• "Bên anh chị dùng những loại trả lời nào, ví dụ chấp thuận, chấp thuận có góp ý, từ chối?"
• "Tài liệu nào sẽ là bản ghi chính thức của các mục đã thống nhất: deviation list, biên bản họp hay thông số đã sửa đổi?"
• "Phiên bản đã thống nhất của deviation list có được nêu trong đơn đặt hàng không?"
• "Điều khoản 5.1 yêu cầu thử thủy lực 1,5 lần. Xin xác nhận là 1,5 lần của áp suất nào."

Những điểm thực tế khác nhau tùy nơi

• Biểu mẫu và tên gọi: ký hiệu loại, tên cột và loại trả lời khác nhau tùy công ty và dự án. Nếu bên đặt hàng chỉ định biểu mẫu thì biểu mẫu đó được ưu tiên.
• Ai lập và khi nào: thường là nhà cung cấp ở giai đoạn báo giá. Một số bên đặt hàng quy định sẵn biểu mẫu, và bản sửa đổi có thể được phát hành ở giai đoạn bản vẽ phê duyệt.
• Một bảng hay hai bảng: một số bên đặt hàng muốn tách riêng danh sách sai khác và danh sách câu hỏi.
• Đấu thầu công: hồ sơ mời thầu chính thức có thể có biểu mẫu và quy tắc riêng. Ví dụ, một số biểu mẫu thầu ghi rằng deviation không được liệt kê trong bảng deviation sẽ không được xem xét. Hãy theo hồ sơ mời thầu, không theo bài này.
• Giá trị kỹ thuật: áp suất thử, vật liệu và yêu cầu kiểm tra phụ thuộc vào quy định, tiêu chuẩn áp dụng và điều kiện sử dụng. Các ví dụ ở đây là giả định, chỉ để minh họa.

Câu hỏi thường gặp

Ai lập deviation list, và lập khi nào?

Thường nhà cung cấp lập ở giai đoạn báo giá và nộp cùng báo giá và thông số kỹ thuật báo giá. Bên đặt hàng điền cột trả lời. Cách làm khác nhau tùy công ty và dự án: có nhà cung cấp phát hành bản sửa đổi ở giai đoạn bản vẽ phê duyệt sau khi đặt hàng, và có bên đặt hàng quy định biểu mẫu và yêu cầu nộp.

Deviation list và clarification list là hai tài liệu riêng?

Thường là không. Biểu mẫu phổ biến đặt cả hai vào một bảng và dùng cột loại để phân biệt deviation (D) với clarification (C). Bảng gộp đó chính là nguồn gốc của tên debikura. Tuy vậy, biểu mẫu của một số bên đặt hàng yêu cầu tách riêng danh sách sai khác và danh sách câu hỏi.

Debikura gọi bằng tiếng Anh là gì?

Tài liệu tiếng Anh dùng đúng các từ đó: deviation và clarification. Trong đấu thầu quốc tế, nhà thầu có thể được yêu cầu liệt kê deviation trong biểu mẫu tên "Deviation List" hoặc "Schedule of Deviations". Hồ sơ mời thầu mẫu của Ngân hàng Thế giới còn định nghĩa thêm hai thuật ngữ cạnh deviation: reservation (đặt điều kiện hạn chế hoặc không chấp nhận đầy đủ yêu cầu) và omission (không nộp một phần hoặc toàn bộ thông tin, tài liệu bắt buộc).

"Deviation" trong sản xuất dược có cùng nghĩa không?

Không. Từ vẫn mang nghĩa "lệch khỏi", nhưng trong sản xuất dược nó chỉ việc lệch khỏi quy trình sản xuất đã được thiết lập. Ví dụ, Pháp lệnh GMP của Nhật (Điều 15) yêu cầu nhà sản xuất ghi lại deviation khi xảy ra, đánh giá ảnh hưởng và báo cáo cho bộ phận đảm bảo chất lượng. Đó là cách dùng khác với deviation list trong mua sắm, vốn được thống nhất trước khi đặt hàng. Nếu bạn làm trong ngành dược, hãy xem quy định GMP đang áp dụng tại cơ sở của mình.

Nguồn

• Định nghĩa deviation, reservation, omission; làm rõ hồ sơ dự thầu; sai khác trọng yếu: World Bank, "Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)", tháng 6/2021, ITB 27–29
• Ví dụ biểu mẫu deviation trong một gói thầu công: BHEL, hồ sơ mời thầu, deviation sheet (sai khác kỹ thuật và thương mại)
• Kiểm soát deviation trong sản xuất dược: Ministerial Ordinance on Standards for Manufacturing Control and Quality Control for Drugs and Quasi-drugs (MHLW Ordinance No. 179 of 2004), Điều 15, e-Gov (tiếng Nhật)