Sapma Listesi (Debikura): Format, Örnek, Kontrol Listesi
Japon bir otomotiv fabrikasının yeni hattı için ekipman teklifi veriyorsunuz ve gelen yazıda tekliften yanında bir "debikura" göndermeniz isteniyor. Ya da Japon bir üreticiden makine alıyorsunuz ve fiyat teklifinin yanında "デビエーションリスト" başlıklı bir tablo geliyor. İkisi de aynı belgedir: sapma listesi (deviation list). Tedarikçinin teklifinin alıcının satın alma şartnamesinden ayrıldığı her noktayı ve netleştirmek istediği her konuyu listelediği tablodur.
Japonya'daki tesis ve ekipman projelerinde tasarımcı ile tedarikçi şartnameyi birlikte gözden geçirirken bu liste neredeyse her seferinde istenir. Bu rehber listenin ne olduğunu, neyi önlediğini, tekliften siparişe nasıl ilerlediğini ve nasıl doldurulduğunu anlatır. Örnek bir format ve yeniden kullanabileceğiniz kontrol listeleri de içerir.
- Sapma (deviation), tedarikçinin teklifinin satın alma şartnamesinden ayrıldığı noktadır. Açıklama (clarification), şartnamenin ne anlama geldiğini veya neyi kapsadığını teyit etme ihtiyacıdır.
- İkisini tek tabloda toplayıp alıcı ile tedarikçinin üzerinde anlaştığı içeriği kaydeden belge sapma ve açıklama listesidir. Japonya'da kısaca debikura denir.
- Listeyi genellikle tedarikçi teklif aşamasında hazırlar ve teklifle birlikte sunar. Yanıt sütununu alıcı doldurur.
- Her satıra tek bir gereksinim yazılır: şartname maddesi, gereksinimin orijinal metni, öneri veya soru, gerekçe, etki (fiyat, teslimat vb.) ve yanıt. Örnek için Şekil 5'e bakın.
- Amaç, tedarik kapsamı ve muayene gibi konulardaki yanlış anlamaları önlemektir. Üzerinde anlaşılan her maddenin siparişe, onay çizimlerine ve teslimat şartnamesine yansıdığını kontrol edin.
İçindekiler
Sapma Listesi (Debikura) Nedir?
Şartnamedeki her gereksinim için tedarikçinin önerisi veya sorusu ile alıcının yanıtı yan yana yazılır ve üzerinde anlaşılan içerik kayda geçer.
Tip kodları (D ve C) ile sütun adları firmaya göre değişir.
Sapma, tedarikçinin önerdiği spesifikasyonun alıcının satın alma şartnamesinde (kobai shiyosho) istenenden farklı olduğu noktadır. Açıklama ise belirsiz veya kapsamı net olmayan bir gereksinimi netleştirme talebidir. Sapma ve açıklama listesi ikisini tek tabloya koyar ve alıcı ile tedarikçinin üzerinde anlaştığı içeriği kaydeder. Japon mühendisler adı kısaltıp debikura der: debieshon (deviation) ve kurarifikeshon (clarification) sözcüklerinin ilk hecelerinden gelir.
Kısaca, tedarikçinin satın alma şartnamesi karşısında "neyi karşılayabilirim, neyi karşılayamam, neyi teyit etmem gerek" listesidir. Firmaya veya sahaya göre "deviation list" ya da "debikura listesi" dendiğini de duyabilirsiniz. Adı ve formatı alıcının talimatı veya firmanın iç kuralları belirler.
Sapma ile Açıklama Arasındaki Fark
İki kavram listede yan yana durur ama sonuçları farklıdır. Aşağıdaki şekil farkı örnekle gösterir.
Sapma şartnameyi değiştirir. Açıklama ise iki tarafın şartnameyi aynı şekilde okumasını sağlar.
Dünya Bankası'nın standart ihale dokümanlarında, teklif sunulduktan sonra alıcının istediği açıklamalar yazılı olmalı ve teklifin fiyatını ya da özünü değiştirmemelidir. Özel sektördeki sapma listelerinde ise bir açıklamanın yanıtı kapsamı, dolayısıyla fiyatı değiştirebilir.
Dünya Bankası'nın standart tedarik dokümanları sapmayı "ihale dokümanında belirtilen gereksinimlerden ayrılma" olarak tanımlar. Malların kapsamını, kalitesini veya performansını esaslı biçimde etkileyen ya da alıcının haklarını esaslı biçimde sınırlayan bir sapma esaslı sapma (material deviation) sayılır ve teklif esasa uygun kabul edilmez.
Japon Satın Alma Şartnameleri Neden Bu Kadar Çok Sapma Doğurur?
Bir tesiste borulardan vanalara ve enstrümanlara kadar çok sayıda bileşen bulunur. Bunların spesifikasyonlarını tutarlı tutmak için her tesisin kendi tasarım standartları vardır ve tesis müteahhidi bunları her ekipman için ayrı bir satın alma şartnamesiyle uygular.
Tasarım standartları tüm ekipman için ortak olduğundan şartname ayrıntılıdır ve satın alınan kalemle ilgisi olmayan gereksinimler de içerebilir. Örneğin kaynağı olmayan bir parça için kaynak sonrası muayene istenebilir veya her küçük parçaya isim etiketi (tag) takılması şart koşulabilir. Sapma listesi, tedarikçi ile alıcının bu gereksinimlerin gerçekten gerekli olup olmadığına karar verdiği yerdir.
Liste olmadan ilerlenirse alıcı sonradan ayrıntılı gereksinimlerin karşılanmadığından şikâyet edebilir. En kötü durumda anlaşmazlık mahkemeye bile taşınabilir.
Sapma Listesi Neleri Önler?
Belirsiz Tedarik Kapsamı
Sapma listesi tedarik kapsamını (shosho: kimin neyi satın alıp kimin neyi monte edeceği) açıkça yazar. Alıcının mühendisi bir kalemin satın alma şartnamesinde olduğunu düşünürken tedarikçinin onu teklife hiç dahil etmemesi gibi sık görülen durumu önler.
Anlaşmazlıklar genellikle sınırlarda başlar: bağlantılı ekipmanla arayüzdeki (toriai) flanşlar ve borular, montaj işi ve devreye alma sırasındaki şahitli testler. Her birini sorumlu tarafla birlikte ayrı bir satıra yazın. İki kapsamın arasında kalan her kalem ek maliyete veya program değişikliğine yol açar, bu yüzden sınırları siparişten önce listede netleştirin. Arayüzdeki flanşlar için bkz.
Teslimattan Sonraki Sorunlar
Liste teslimattan sonra çıkacak sorunları da baştan azaltır. Şartnameden veya standartlardan her ayrılma kayıt altına alınıp önceden ele alınırsa ekipman devreye girdikten sonra daha az sorun çıkar ve teslimattan sonraki düzeltme işlerine harcanan zaman ve para azalır.
Anlaşma, ancak onay çizimlerinde ve teslimat şartnamesinde (nonyu shiyosho) yer aldığında işe yarar. Teslimat şartnamesinde nelere bakılacağı için bkz.
Belirsiz Muayene ve Test Gereksinimleri
Sapma listesi muayene kapsamını ve kabul kriterlerini de netleştirir. Ortak bir şartname muayene kriterlerini belirlemiş olsa bile her tedarikçinin fabrikasının fiilen yapabildikleri farklıdır. Bu yüzden yanlış anlamaları önlemek için muayene kapsamı ve gereksinimleri önceden kararlaştırılmalıdır.
Muayeneyle ilgili tipik satırlar şunlardır: testlerin müşteri şahitli olup olmadığı, test koşulları (basınç, süre vb.) ve sunulacak belgeler. Belgeler arasında muayene raporları ve malzeme sertifikaları vardır; Japonya'da bunlara "mill sheet" (miru shito) denir ve çoğu zaman EN 10204 3.1 tipi muayene sertifikasına denk gelir.
Bunlar kararlaştırılmışsa sonradan çıkan bir sorun, muayenenin ne kadar hassas veya ne kadar kapsamlı olması gerektiği tartışmasına dönüşmez. Fabrikada şahitli testler ve sahada kabul testleri için bkz.
Sapma Listesi Tekliften Siparişe Nasıl İlerler?
Aşağıdaki şekil, tek bir kalem üzerinden satın alma şartnamesinden siparişe kadar tipik yazışmayı gösterir.
İki taraf kalem kalem, tedarikçinin gereksinimi karşılayıp karşılayamayacağına ve ek ücret gerekip gerekmediğine karar verir.
Uygulamada iki taraf genellikle yanıt sütununa yazılı cevapları toplantılarla birlikte yürütür.
Ayrıntılı bir şartname karşısında iki taraf her kalemi tedarikçinin karşılayabildikleri ve karşılayamadıkları olarak, ardından da ek ücretli olanlar ve fiyata dahil olanlar olarak ayırıp her biri üzerinde anlaşır. Anlaşma yazıya geçirilirse sonradan bir sorun çıktığında sorumluluk net olur ve anlaşmazlık ihtimali azalır. Sapma listesine bu yüzden ihtiyaç vardır.
Projenin bütününde liste, tekliften siparişe ve siparişten sonraki çizim incelemesine kadar kullanılmaya devam eder.
Teklif aşamasında sapma listesinde üzerinde anlaşılanlar, sipariş koşullarına ve teslimat dokümanlarına taşınır.
Onay çizimi aşamasında bazen yeni sapmalar ortaya çıkar ve tedarikçi listenin revize halini yayımlar.
Tedarikçi tarafından bakıldığında sapma listesi, fiyat talebine (RFQ, Japonca hikiai) yanıt vermenin bir parçasıdır. Tedarikçi ekipmanı üretip üretemeyeceğini değerlendirirken sapmaları ve soruları ayıklar. RFQ sürecinin tamamı için bkz. . Sapma listesi genellikle teklif şartnamesi (mitsumori shiyosho) ile birlikte sunulur; bu, tedarikçinin neyi teklif ettiğini kendi ifadesiyle anlatan belgedir.
Siparişten sonra tedarikçi onay çizimlerini (shonin-zu) sunar ve anlaşılan her maddenin gerçekten çizimde görünüp görünmediğini kontrol edeceğiniz yer burasıdır.
Sapma Listesi Formatı: Örnek
Birçok firmanın sapma listesi hazırlamak için kendi kılavuzu veya kuralları vardır. Başlamadan önce kendi firmanızınkini kontrol edin veya kıdemli bir meslektaşınıza sorun. Alıcı bir format belirtmişse onu kullanın. Tipik bir liste aşağıdaki gibi görünür; sütunlar ve düzen firmaya göre değişir.
Her satırda tek bir gereksinim vardır. Soldan sağa: gereksinim, öneri, gerekçe, etki ve yanıt.
Açıklama amacıyla uydurulmuş bir örnektir. Tip: D = sapma (deviation), C = açıklama (clarification). Gerçek bir formda proje adı, ekipman numarası, revizyon, tarih ve hazırlayan alanları da bulunur. Test basıncı katsayısını ve hangi basınca göre alınacağını geçerli mevzuat ve standartlar belirler.
SUS316 ve SUS304, Japon (JIS) paslanmaz çelik kaliteleridir. Avrupa standartlarındaki yakın karşılıkları sırasıyla 1.4401 ve 1.4301'dir (EN 10088; Türkiye'de TS EN 10088 olarak yayımlanır). "Yakın karşılık" tam eşdeğerlik demek değildir: kimyasal bileşim sınırları farklı olabilir, bu yüzden her projede tedarikçinin sertifikasına bakın. Japon şartnamesi JIS belirtmişken yerel tedarikçi EN veya TS EN malzeme öneriyorsa bu da bir sapmadır ve listeye yazılmalıdır.
Satın alma şartnameleri çok ayrıntılı olduğundan, birçok satır ancak tedarikçinin üretim yöntemlerini iyi bilen biri tarafından değerlendirilebilir. Sapma listesinde yeniyseniz listeyi bu yöntemleri bilen deneyimli mühendislerle birlikte hazırlayın; bu, sonradan çıkacak sorunları önler. İlk birkaç listenin zaman alacağını bilin. Tesis işlerinde çok sayıda ayrıntılı kural vardır, çünkü tesisler büyük ve tehlikelidir.
Her Sütun Nasıl Doldurulur?
Şekil 6, örneği sütun sütun açıklar. Asıl amaç izlenebilirliktir: herkes sonradan her önerinin hangi gereksinime ait olduğunu ve nasıl karara bağlandığını görebilmelidir.
Gereksinimi orijinal ifadesine yakın kopyalayın; her öneri için mutlaka bir gerekçe ve bir etki yazın.
Yanıt kategorileri (onaylandı, şartlı onaylandı, reddedildi, görüşülecek vb.) firmaya ve projeye göre değişir. Alıcı kategorileri belirtmişse onları kullanın.
Bir şeyi listeye yazıp yazmamakta tereddüt ediyorsanız, performansı, kapsamı, fiyatı, teslimatı veya muayeneyi etkileyen sapmaları her zaman yazın. Küçük ifade farklarını tek satırda toplayın. Karar veremediğiniz kalemi listeye koyup sormak, dışarıda bırakmaktan daha güvenlidir.
Gerekçe sütunu aynı zamanda önerinizin savunmasıdır, bu yüzden onu onaylayacak kişi için yazın. Basınç testi veya koruyucu donanım gibi güvenlikle ilgili gereksinimlerde sapma önerirken, Türkiye'deki mevzuata (6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili yönetmelikler) aykırı düşmediğini de kontrol edin. Bu yazı bir iş talimatı değildir; kesin karar için ilgili uzmana ve mevzuata başvurun.
Sunumdan anlaşmaya kadar şu noktaları da baştan belirleyin:
- "Sapma yok" yazımı: Her maddeye "sapma yok" yazılacak mı, yoksa yalnızca sapma olan maddeler mi listelenecek? Alıcının formatına uyun.
- Revizyon kontrolü: Bir yanıt veya toplantı içeriği her değiştirdiğinde revizyon numarasını ve tarihi güncelleyin, böylece herkes güncel sürümü bilir.
- Resmî kayıt: Resmî kaydın sapma listesi, toplantı tutanağı veya revize şartname olduğunu proje kurallarından kontrol edin.
- Son kontrol: En sonda anlaşılan her maddenin sipariş formunda, onay çizimlerinde ve teslimat şartnamesinde yer aldığını doğrulayın.
Listeyi yanıtlayan alıcı için bu belge, teklifleri karşılaştırma ve sözleşme ile sipariş kararını verme girdisidir.
Kontrol Listesi: Sapma Listesini Sunmadan veya Yanıtlamadan Önce
Tedarikçiyseniz birinci listeyi, alıcıysanız ikinciyi kullanın. Japon tarafa liste hakkında soru soracağınız zaman üçüncü listeye bakın.
Tedarikçi: Sunmadan Önce
- Satın alma şartnamesinin her maddesi incelendi; ekli standartlar ve genel şartnameler dahil
- Şartname revizyonu ve tarihi listeye yazıldı
- Her satırda tek gereksinim var ve orijinal ifadesiyle alıntılandı
- Her satır D (sapma) veya C (açıklama) olarak işaretlendi ya da alıcının kendi kodları kullanıldı
- Her sapma için gerekçe ve etki (performans, fiyat, teslimat, montaj, muayene) yazıldı
- Kapsam sınırları listelendi: arayüz flanşları ve boruları, montaj, devreye alma desteği, şahitli testler
- Muayene ve doküman kapsamı listelendi: şahitli olup olmadığı, test koşulları, muayene raporları, malzeme sertifikaları
- Ek ücretli kalemler fiyata dahil olanlardan ayrı işaretlendi
- Teklifteki fiyat ve program liste ile tutarlı
- Üretim yöntemlerini bilen mühendisler tarafından gözden geçirildi
Alıcı: Yanıtlamadan Önce
- Her satır, üzerinde anlaşılan yanıt kategorileriyle yanıtlandı
- Her "şartlı onay" için koşullar yazıldı
- Her onayın maliyet ve teslimat etkisi anlaşıldı
- Toplantılarda alınan kararlar kayıt numarasıyla listeye geri işlendi
- Üzerinde anlaşılan revizyon sipariş formunda referans gösterildi
- Anlaşılan maddeler onay çizimleri ve teslimat şartnamesiyle karşılaştırıldı
Japon Tarafa Sorulacak Sorular
Japon muhatapla yazışma çoğu zaman İngilizce yürüdüğü için sorular iki dilde verilmiştir.
- "Sapma listesi (debikura) için zorunlu bir formatınız var mı, yoksa kendi formatımızı kullanabilir miyiz?"
Do you have a required format for the deviation list (debikura), or may we use our own? - "Yalnızca sapma olan maddeleri mi listeleyelim, yoksa her madde için 'sapma yok' mu yazalım?"
Should we list only the clauses with deviations, or state "no deviation" for every clause? - "Hangi yanıt kategorilerini kullanacaksınız? Örneğin onaylandı, yorumlarla onaylandı, reddedildi."
Which response categories will you use, for example approved, approved with comments, or rejected? - "Üzerinde anlaşılan maddelerin resmî kaydı hangi belge olacak: sapma listesi, toplantı tutanağı veya revize şartname?"
Which document will be the official record of agreed items: the deviation list, meeting minutes, or a revised specification? - "Sapma listesinin üzerinde anlaşılan revizyonu sipariş formunda referans gösterilecek mi?"
Will the agreed revision of the deviation list be referenced in the purchase order? - "5.1 maddesi 1,5 katında hidrostatik test istiyor. Bunun hangi basınca göre olduğunu teyit eder misiniz?"
Clause 5.1 specifies a hydrostatic test at 1.5 times. Please confirm which pressure this is based on.
Uygulamanın Değiştiği Yerler
Sapma listesi için tek bir evrensel kural yoktur. Aşağıdaki noktalarda uygulama firmadan firmaya ve projeden projeye değişir.
- Format ve adlar: Tip kodları, sütun adları ve yanıt kategorileri firmaya ve projeye göre farklıdır. Alıcı bir format belirtmişse o öncelikli olur.
- Kim ne zaman hazırlar: Genellikle tedarikçi teklif aşamasında hazırlar. Ancak bazı alıcılar formatı kendisi belirler ve onay çizimi aşamasında revize listeler yayımlanabilir.
- Bir liste mi iki liste mi: Bazı alıcılar sapmaları ve soruları ayrı listelerde ister.
- Kamu ihaleleri: Resmî ihale dokümanları kendi form ve kurallarını koyabilir. Örneğin bazı ihale formları, sapma sayfasında listelenmeyen sapmaların dikkate alınmayacağını belirtir. Bu rehberi değil, ihale dokümanını izleyin.
- Teknik değerler: Test basınçları, malzemeler ve muayene gereksinimleri geçerli mevzuata, standartlara ve işletme koşullarına bağlıdır. Buradaki örnekler uydurmadır ve yalnızca açıklama içindir.
Sıkça Sorulan Sorular
Sapma Listesini Kim, Ne Zaman Hazırlar?
Genellikle tedarikçi teklif aşamasında hazırlar ve teklifle ve teklif şartnamesiyle birlikte sunar. Yanıt sütununu alıcı doldurur. Uygulama firmaya ve projeye göre değişir: bazı tedarikçiler siparişten sonra onay çizimi aşamasında revize bir liste yayımlar, bazı alıcılar da formatı belirleyip sunulmasını zorunlu tutar.
Sapma Listesi ile Açıklama Listesi Ayrı Belgeler mi?
Çoğunlukla hayır. Yaygın bir format ikisini tek tabloda toplar ve sapmaları (D) açıklamalardan (C) bir tip sütunuyla ayırır. Debikura adı bu birleşik tablodan gelir. Yine de bazı alıcıların formatları sapma listesini ve soru listesini ayrı ayrı ister.
Debikura İngilizcede Ne Denir?
İngilizce belgelerde de aynı sözcükler kullanılır: deviation ve clarification. Uluslararası ihalelerde teklif verenlerden sapmaları "Deviation List" veya "Schedule of Deviations" adlı bir formda listelemeleri istenebilir. Dünya Bankası'nın standart ihale dokümanları sapmanın yanında iki terimi daha tanımlar: çekince (reservation), yani gereksinimlere sınırlayıcı koşullar koymak ya da onları tam olarak kabul etmemek, ve eksiklik (omission), yani istenen bilgi veya belgelerin bir kısmını ya da tamamını sunmamak.
"Sapma" İlaç Üretiminde de Aynı Anlama mı Gelir?
Hayır. Sözcük yine "ayrılma" demektir ama ilaç üretiminde yerleşik bir üretim prosedüründen ayrılmayı ifade eder. Örneğin Japonya'nın GMP Bakanlık Yönetmeliği (15. madde), üreticilerin bir sapma meydana geldiğinde onu kaydetmesini, etkisini değerlendirmesini ve kalite güvence birimine bildirmesini şart koşar. Bu, siparişten önce üzerinde anlaşılan tedarik sapma listesinden farklı bir kullanımdır.
Kaynaklar
- Sapma, çekince ve eksiklik tanımları; tekliflerde açıklama; esaslı sapmalar: World Bank, "Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)," Haziran 2021, ITB 27–29
- Kamu ihalesinde sapma formu örneği: BHEL, ihale dokümanları, sapma sayfası (teknik ve ticari sapmalar)
- İlaç üretiminde sapma yönetimi: İlaç ve yarı ilaçlar için üretim kontrolü ve kalite kontrolü standartları hakkında Bakanlık Yönetmeliği (MHLW Yönetmelik No. 179, 2004), madde 15, e-Gov (Japonca; adı doğrudan çeviridir)
Japonca orijinal makaleBu rehber, Japonya’daki okurlar için yazılmış bir MONOSCOPE makalesinden uyarlanmıştır: デビエーションとは？意味とデビクラ（デビエーションリスト）の書き方・目的・見本
Editör hakkında
MONOSCOPE editörüFOUNDER & EDITORBir tesis ekipmanı üreticisinde ve bir tesis mühendisliği firmasında yaklaşık on yıl boyunca ekipman teklifi, tasarımı ve devreye alma işlerinde çalıştıktan sonra dijital pazarlamaya geçti. Bugün B2B üreticilerine web danışmanlığı yapıyor ve ürünlerini ve teknolojilerini anlaşılır biçimde anlatmalarına yardımcı oluyor. Japonya’nın Enerji Yöneticisi (Energy Manager) ve Üçüncü Sınıf Baş Elektrik Mühendisi ulusal lisanslarına sahip.
2017’den beri bir mühendislik blogu (500’den fazla yazı) ve yaklaşık 20.000 abonesi olan Japonca bir YouTube kanalı yürütüyor. Her rehber Japon atölyesinin bakış açısıyla yazılır ve atıf yapılan standartlarla karşılaştırılır.
