Deviation List คืออะไร (Debikura) ตัวอย่างฟอร์แมตและเช็กลิสต์

คุณส่งใบเสนอราคาให้บริษัทแพลนต์ญี่ปุ่น แล้วมีอีเมลตอบกลับมาว่า "กรุณาแนบ debikura มาด้วย" หรือคุณซื้อเครื่องจักรจากผู้ผลิตญี่ปุ่น แล้วใบเสนอราคาที่ได้รับมีตารางชื่อ Deviation List แนบมาด้วย สองกรณีนี้เป็นเอกสารเดียวกัน คือ Deviation List ตารางที่ซัพพลายเออร์ใช้ระบุทุกจุดที่ข้อเสนอของตนต่างจาก Purchase Specification ของผู้ซื้อ และทุกจุดที่ต้องขอทำความเข้าใจให้ตรงกัน

ในโครงการแพลนต์และเครื่องจักรของญี่ปุ่น เมื่อผู้ออกแบบกับซัพพลายเออร์ไล่สเปกร่วมกัน มักถูกขอให้ทำเอกสารนี้แทบทุกครั้ง บทความนี้อธิบายว่า Deviation List คืออะไร ช่วยป้องกันปัญหาอะไร เดินจากใบเสนอราคาไปถึงใบสั่งซื้ออย่างไร และกรอกอย่างไร พร้อมตัวอย่างฟอร์แมตและเช็กลิสต์ที่นำไปใช้ซ้ำได้

สารบัญ

1. Deviation List (debikura) คืออะไร
2. Deviation List ช่วยป้องกันปัญหาอะไร
3. Deviation List เดินจากใบเสนอราคาไปถึงใบสั่งซื้ออย่างไร
4. ฟอร์แมต Deviation List: ตัวอย่าง
5. วิธีกรอกแต่ละคอลัมน์
6. นำไปใช้ได้ทันที: เช็กลิสต์ก่อนส่งหรือก่อนตอบ Deviation List
7. จุดที่แนวปฏิบัติต่างกัน
8. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
9. แหล่งอ้างอิง

Deviation List (debikura) คืออะไร

รูปที่ 1: 1 แถวของ Deviation List บันทึกอะไรบ้าง

ในแต่ละข้อกำหนดของสเปก ตารางจะจับคู่ข้อเสนอหรือคำถามของซัพพลายเออร์กับคำตอบของผู้ซื้อ แล้วบันทึกสิ่งที่ตกลงกัน

ข้อกำหนดในสเปกเลขข้อและเนื้อหาของ Purchase Specification

ซัพพลายเออร์เป็นผู้กรอก

D: Deviationขอทำตามข้อกำหนดด้วยสเปกที่ต่างออกไป

C: Clarificationขอยืนยันว่าข้อกำหนดหมายถึงอะไรหรือครอบคลุมแค่ไหน

ผู้ซื้อเป็นผู้กรอก

คำตอบของผู้ซื้ออนุมัติหรือไม่ ตีความอย่างไร จัดการค่าใช้จ่ายอย่างไร

ตกลงร่วมกัน

บันทึกสิ่งที่ตกลงไว้กลายเป็นเงื่อนไขของใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อ และเป็นหลักฐานอ้างอิงเมื่อมีข้อสงสัยภายหลัง

รหัสประเภท (D และ C) และชื่อคอลัมน์ต่างกันไปตามแต่ละบริษัท

Deviation คือจุดที่สเปกซึ่งซัพพลายเออร์เสนอ ต่างจากที่ Purchase Specification (kobai shiyosho) ของผู้ซื้อกำหนดไว้ ส่วน Clarification คือการขอให้ชัดเจนในข้อกำหนดที่คลุมเครือหรือขอบเขตไม่ชัด Deviation and Clarification List รวมทั้งสองอย่างไว้ในตารางเดียว และบันทึกสิ่งที่ผู้ซื้อกับซัพพลายเออร์ตกลงกัน

วิศวกรญี่ปุ่นเรียกสั้น ๆ ว่า debikura มาจากคำว่า deviation รวมกับ clarification พูดง่าย ๆ คือรายการที่ซัพพลายเออร์เขียนว่า เทียบกับ Purchase Specification แล้ว ทำได้อะไร ทำไม่ได้อะไร และต้องการยืนยันอะไร บางบริษัทหรือบางไซต์อาจเรียกว่า "Deviation List" หรือ "debikura list" ชื่อและฟอร์แมตให้เป็นไปตามที่ผู้ซื้อกำหนดหรือกฎภายในบริษัท

Deviation กับ Clarification ต่างกันอย่างไร

ตารางในรูปที่ 2 เทียบสองอย่างนี้ให้เห็นชัด สรุปสั้น ๆ คือ Deviation เปลี่ยนสเปก ส่วน Clarification ทำให้สองฝ่ายอ่านสเปกตรงกัน

รูปที่ 2: Deviation กับ Clarification

Deviation เปลี่ยนสเปก ส่วน Clarification ทำให้ทั้งสองฝ่ายอ่านสเปกตรงกัน

Deviation (D)

Clarification (C)

ความหมาย

ทำตามข้อกำหนดด้วยสิ่งที่ต่างจากสเปก

ยืนยันหรือทำให้ชัดว่าสเปกหมายถึงอะไร

ตัวอย่าง

สเปกระบุ SUS316 ซัพพลายเออร์เสนอ SUS304

"Inspection Report" รวม Mill Certificate ด้วยหรือไม่

หลังตกลงกันแล้ว

บันทึกเป็นการเปลี่ยนสเปก

บันทึกการตีความ และใช้เป็นเกณฑ์ตัดสินใจต่อไป

ราคาและกำหนดส่งมอบ

อาจทำให้ราคาเพิ่มหรือลด หรือกำหนดส่งมอบเปลี่ยน

ขึ้นกับคำตอบ อาจมีค่าใช้จ่ายหรืองานเพิ่ม

ในเอกสารประมูลมาตรฐานของ World Bank ข้อชี้แจง (Clarification) ที่ผู้ซื้อขอหลังยื่นข้อเสนอ ต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร และต้องไม่เปลี่ยนราคาหรือสาระของข้อเสนอ แต่ใน Deviation List ของงานภาคเอกชน คำตอบของ Clarification อาจเปลี่ยนขอบเขตงานและทำให้ราคาเปลี่ยนได้

เอกสารจัดซื้อจัดจ้างมาตรฐานของ World Bank นิยาม Deviation ว่าเป็นการเบี่ยงเบนจากข้อกำหนดในเอกสารประมูล Deviation ที่กระทบขอบเขต คุณภาพ หรือสมรรถนะของสินค้าอย่างมีนัยสำคัญ หรือจำกัดสิทธิของผู้ซื้ออย่างมาก จะนับเป็น Material Deviation และข้อเสนอนั้นจะถือว่าไม่ตอบสนองเอกสารประมูลโดยสาระสำคัญ

ทำไม Purchase Specification ของญี่ปุ่นจึงมี Deviation เยอะ

แพลนต์มีชิ้นส่วนจำนวนมาก ตั้งแต่ท่อ วาล์ว ไปจนถึงเครื่องมือวัด เพื่อให้สเปกของทั้งหมดไปทางเดียวกัน แต่ละแพลนต์จึงมีมาตรฐานการออกแบบของตัวเอง และผู้รับเหมาแพลนต์นำมาใช้ผ่าน Purchase Specification ของเครื่องจักรแต่ละรายการ

เนื่องจาก มาตรฐานการออกแบบใช้ร่วมกับเครื่องจักรทุกชนิด Purchase Specification จึงละเอียดมาก และมักมีข้อกำหนดที่ไม่เกี่ยวกับของที่ซื้อจริง เช่น ระบุวิธีตรวจหลังเชื่อมกับชิ้นส่วนที่ไม่มีรอยเชื่อม หรือให้ติดป้ายชื่อ (tag) กับชิ้นส่วนเล็กทุกชิ้น Deviation List คือที่ที่ซัพพลายเออร์กับผู้ซื้อมาตัดสินร่วมกันว่า ข้อกำหนดแต่ละข้อจำเป็นจริงหรือไม่

ถ้าเดินหน้าโครงการโดยไม่มีเอกสารนี้ ผู้ซื้ออาจร้องเรียนภายหลังว่าข้อกำหนดละเอียดบางข้อไม่ได้ทำตาม ในกรณีเลวร้ายที่สุดข้อพิพาทอาจไปถึงศาล

Deviation List ช่วยป้องกันปัญหาอะไร

ขอบเขตงาน (Scope of Supply) ไม่ชัดเจน

Deviation List ทำให้ Scope of Supply (shosho: ใครจัดหา ใครติดตั้งอะไร) ชัดเจน ป้องกันกรณีที่พบบ่อย คือวิศวกรฝั่งผู้ซื้อคิดว่า Purchase Specification ครอบคลุมรายการนั้นแล้ว แต่ซัพพลายเออร์ไม่ได้รวมไว้ในใบเสนอราคา

ข้อพิพาทมักเริ่มที่รอยต่อ เช่น หน้าแปลนและท่อที่ Interface (toriai: จุดเชื่อมต่อ) กับเครื่องจักรอื่น งานติดตั้ง และการเข้าร่วมเป็นพยานตอน Commissioning ให้เขียนแต่ละเรื่องเป็นแถวของตัวเอง พร้อมระบุว่าฝ่ายไหนรับผิดชอบ ส่วนที่ตกอยู่ระหว่างขอบเขตของสองฝ่ายจะกลายเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือทำให้กำหนดการเปลี่ยน จึงควรตกลงรอยต่อใน List ก่อนสั่งซื้อ

ปัญหาหลังส่งมอบ

List ช่วยป้องกันปัญหาหลังส่งมอบด้วย เมื่อบันทึกทุกจุดที่ต่างจากสเปกหรือมาตรฐานไว้และจัดการล่วงหน้า ปัญหาหลังเดินเครื่องจะน้อยลง และ ใช้เวลากับค่าใช้จ่ายในการแก้ไขหลังส่งมอบน้อยลง

ข้อตกลงจะได้ผลก็ต่อเมื่อถูกนำไปใส่ใน Approval Drawing และ Delivery Specification แล้ว ว่าด้วยสิ่งที่ต้องตรวจใน Delivery Specification ดูได้ที่บทความอื่น

การตรวจสอบและการทดสอบไม่ชัดเจน

Deviation List ทำให้ขอบเขตการตรวจและเกณฑ์การยอมรับชัดเจนด้วย แม้จะมีสเปกกลางกำหนดเกณฑ์การตรวจไว้แล้ว แต่สิ่งที่โรงงานของซัพพลายเออร์แต่ละรายทำได้จริงไม่เหมือนกัน จึงควร ตกลงขอบเขตและข้อกำหนดการตรวจไว้ล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เข้าใจไม่ตรงกัน

แถวเรื่องการตรวจที่พบบ่อย ได้แก่ มีการให้ผู้ซื้อเข้าร่วมเป็นพยานในการทดสอบหรือไม่ เงื่อนไขการทดสอบ (ความดัน เวลา ฯลฯ) และเอกสารที่ต้องส่ง เช่น Inspection Report และ Mill Certificate (ที่ญี่ปุ่นเรียกว่า "mill sheet")

เมื่อตกลงเรื่องเหล่านี้ไว้แล้ว ถ้าเกิดปัญหาภายหลังก็ไม่ต้องมาเถียงกันว่าการตรวจควรละเอียดหรือกว้างแค่ไหน เรื่องการทดสอบที่โรงงานโดยมีผู้ซื้อเข้าร่วม และการทดสอบรับมอบที่หน้างาน ดูเรื่อง FAT และ SAT

Deviation List เดินจากใบเสนอราคาไปถึงใบสั่งซื้ออย่างไร

ด้านล่างเป็นตัวอย่างการคุยกันทีละข้อ ตั้งแต่ Purchase Specification จนถึงการสั่งซื้อ

รูปที่ 3: ตัวอย่างการคุยเรื่อง Deviation List

ทีละข้อ สองฝ่ายตัดสินว่าซัพพลายเออร์ทำตามได้หรือไม่ และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่

ผู้ซื้อเราอยากซื้อเครื่องจักรนี้ ช่วยเลือกรุ่นตามสเปกของเราให้หน่อยครับ

ซัพพลายเออร์รับทราบครับ บางหัวข้อไม่เกี่ยวข้อง และมีบางจุดที่เราทำตามไม่ได้ เลยจัดทำ Deviation List มาให้ รบกวนตรวจสอบด้วยครับ

ผู้ซื้อวิธีเชื่อมกับวัสดุตามที่ระบุไว้ไม่มีปัญหา แต่ขอให้จัดทำ Inspection Report ด้วย

ซัพพลายเออร์การตรวจนี้อยู่นอกขอบเขตมาตรฐานของเรา จึงมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม รับได้ไหมครับ

ผู้ซื้อได้ครับ ใส่ไว้ในใบเสนอราคาเลย

ในทางปฏิบัติ สองฝ่ายมักใช้ทั้งการเขียนคำตอบในช่องคำตอบและการประชุมร่วมกัน

เทียบกับสเปกที่ละเอียดมาก สองฝ่ายจะแบ่งแต่ละข้อเป็นสิ่งที่ซัพพลายเออร์ทำได้และทำไม่ได้ แล้วแบ่งอีกว่า อะไรมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม อะไรรวมอยู่ในราคาแล้ว และตกลงกันทีละข้อ เมื่อมีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร หากมีปัญหาภายหลังจะชัดว่าใครรับผิดชอบ ข้อพิพาทก็เกิดยากขึ้น นี่คือเหตุผลที่ต้องมี Deviation List

เมื่อดูทั้งโครงการ List นี้ถูกใช้ต่อเนื่องตั้งแต่ขั้นเสนอราคา ขั้นสั่งซื้อ จนถึงขั้นตรวจแบบหลังสั่งซื้อ

รูปที่ 4: ตำแหน่งของ Deviation List ตั้งแต่สเปกจนถึงหลังสั่งซื้อ

สิ่งที่ตกลงกันใน Deviation List ในขั้นเสนอราคา ถูกส่งต่อไปเป็นเงื่อนไขการสั่งซื้อและเอกสารส่งมอบ

ขั้นเสนอราคา

01ออก Purchase Specificationทีมออกแบบฝั่งผู้ซื้อรวบรวมสิ่งที่เครื่องจักรต้องเป็นไปตาม

02ขอใบเสนอราคา (RFQ)ส่งให้ซัพพลายเออร์หลายราย พร้อม Purchase Specification

03ใบเสนอราคา + Deviation Listซัพพลายเออร์ส่งพร้อมใบเสนอราคาและ Quotation Specification

04ตอบกลับและประชุมผู้ซื้อกรอกช่องคำตอบ ข้อที่ยังไม่ลงตัวส่งกลับไปมา

สั่งซื้อ

05ตกลงและสั่งซื้อList ฉบับที่ตกลงกันแล้วเป็นส่วนหนึ่งของเงื่อนไขการสั่งซื้อ

หลังสั่งซื้อ

06Approval Drawing และ Delivery Specificationตรวจว่าข้อที่ตกลงกันปรากฏในแบบและสเปกแล้ว

บางครั้งพบ Deviation ใหม่ในขั้น Approval Drawing และซัพพลายเออร์จะออก List ฉบับแก้ไข

ในมุมของซัพพลายเออร์ Deviation List เป็นส่วนหนึ่งของการตอบ RFQ (hikiai: การสอบถามราคา) ระหว่างพิจารณาว่าผลิตได้หรือไม่ ซัพพลายเออร์จะคัดจุดที่ต่างจากสเปกและคำถามออกมา

List มักส่งพร้อม Quotation Specification (mitsumori shiyosho) ซึ่งเป็นเอกสารที่ซัพพลายเออร์อธิบายเองว่ากำลังเสนอราคาอะไร

หลังสั่งซื้อ ซัพพลายเออร์จะส่ง Approval Drawing (shonin-zu) และเป็นจังหวะที่ต้องตรวจว่าทุกข้อที่ตกลงกันปรากฏอยู่จริง

ฟอร์แมต Deviation List: ตัวอย่าง

หลายบริษัทมีคู่มือหรือกฎของตัวเองสำหรับการทำ Deviation List ก่อนเริ่มให้ตรวจคู่มือของบริษัท หรือถามรุ่นพี่ก่อน ถ้าผู้ซื้อกำหนดฟอร์แมตไว้ ให้ใช้ฟอร์แมตนั้น ด้านล่างคือหน้าตาของ List ทั่วไป คอลัมน์และรูปแบบต่างกันไปตามแต่ละบริษัท

รูปที่ 5: ตัวอย่างฟอร์แมต Deviation List

1 ข้อกำหนดต่อ 1 แถว จากซ้ายไปขวา คือ ข้อกำหนด ข้อเสนอ เหตุผล ผลกระทบ และคำตอบ

No.

ข้อของสเปก

ข้อกำหนดในสเปก

ข้อเสนอ / คำถามของซัพพลายเออร์

เหตุผล

ประเภท

ค่าใช้จ่าย

คำตอบของผู้ซื้อ

1

3.2 วัสดุ

ชิ้นส่วนสัมผัสของเหลว: SUS316

ขอผลิตด้วย SUS304 มาตรฐานของเรา

SUS304 เพียงพอสำหรับเงื่อนไขการใช้งาน และรุ่นมาตรฐานทำให้ส่งมอบเร็วขึ้น

D

ลดลง

อนุมัติ

2

5.1 การตรวจสอบ

ทดสอบความดันด้วยน้ำ 1.5 เท่า

ขอยืนยันว่าหมายถึง 1.5 เท่าของ Design Pressure

สเปกไม่ได้ระบุว่า 1.5 เท่าของความดันตัวไหน

C

ไม่มี

ยืนยัน

3

6.3 ป้ายชื่อ

ติด tag ทุกชิ้นส่วน

ชิ้นส่วนเล็กไม่ติด tag ขอระบุไว้ที่ป้ายชื่อหลักแทน

ชิ้นส่วนเล็กไม่มีที่ติด tag

D

ไม่มี

อนุมัติ

4

7.2 เอกสาร

Inspection Report

ขอยืนยันว่ารวม Mill Certificate หรือไม่

สเปกไม่ได้ระบุขอบเขตเอกสารที่ต้องส่ง

C

เพิ่ม

รวมด้วย

5

8.1 การทาสี

ทาสีตามสีที่กำหนด

ขอทาสีมาตรฐานของเรา

สีมาตรฐานจัดหาสีได้เร็วกว่า

D

ลดลง

ไม่อนุมัติ (ใช้สีที่กำหนด)

ตัวอย่างสมมุติเพื่ออธิบาย ประเภท: D = Deviation, C = Clarification ฟอร์มจริงยังมีช่องชื่อโครงการ เลขที่เครื่องจักร (tag number) Revision วันที่ และผู้จัดทำ ตัวคูณความดันทดสอบและความดันอ้างอิงขึ้นกับกฎหมายและมาตรฐานที่ใช้

SUS316 และ SUS304 เป็นเกรดสแตนเลสตามมาตรฐาน JIS ของญี่ปุ่น เกรดที่ใกล้เคียงในระบบ AISI/ASTM คือ 316 และ 304 แต่ไม่ควรถือว่าเหมือนกันทุกประการ ควรยืนยันกับซัพพลายเออร์ว่าวัสดุที่ส่งมอบรับรองตามมาตรฐานใด

เพราะ Purchase Specification ละเอียดมาก หลายแถวจึงตัดสินได้เฉพาะคนที่รู้วิธีผลิตของซัพพลายเออร์ดี ถ้าเพิ่งเริ่มทำ Deviation List ให้ทำร่วมกับวิศวกรที่มีประสบการณ์และรู้วิธีผลิต จะช่วยป้องกันปัญหาภายหลัง ช่วงแรกคาดว่าจะใช้เวลานาน งานแพลนต์มีกฎรายละเอียดมากเพราะสิ่งอำนวยความสะดวกมีขนาดใหญ่และอันตราย

วิธีกรอกแต่ละคอลัมน์

รูปที่ 6 แยกตัวอย่างข้างต้นเป็นรายคอลัมน์ เป้าหมายหลักคือการย้อนตรวจสอบได้ คือให้ทุกคนดูภายหลังแล้วรู้ว่าข้อเสนอแต่ละข้อตอบข้อกำหนดข้อไหน และตัดสินกันอย่างไร

รูปที่ 6: สิ่งที่ต้องเขียนในแต่ละคอลัมน์ (แถวที่ 1 ของรูปที่ 5)

คัดลอกข้อกำหนดให้ใกล้เคียงถ้อยคำเดิมที่สุด และใส่เหตุผลกับผลกระทบทุกครั้งที่มีข้อเสนอ

คอลัมน์

สิ่งที่ต้องเขียน

ตัวอย่าง

ข้อของสเปก

เลขข้อและหัวข้อใน Purchase Specification ถ้ามีหลาย Revision ให้ใส่ Revision ด้วย

3.2 วัสดุ

ข้อกำหนดในสเปก

ถ้อยคำเดิม ถ้าเรียบเรียงใหม่ อาจทำให้อ่านต่างกัน

ชิ้นส่วนสัมผัสของเหลว: SUS316

ข้อเสนอ / คำถาม

ต้องการเปลี่ยนอะไร หรือถามอะไร ให้ 1 เรื่องต่อ 1 แถว

ขอผลิตด้วย SUS304 มาตรฐานของเรา

เหตุผล

ทำไมจึงอยากเปลี่ยน ผู้ซื้อใช้ข้อนี้ในการตัดสินใจ

SUS304 เพียงพอสำหรับเงื่อนไขการใช้งาน

ผลกระทบ

กระทบสมรรถนะ ราคา กำหนดส่งมอบ การติดตั้ง หรือการตรวจสอบอย่างไร

ราคาลดลง ส่งมอบเร็วขึ้น

คำตอบ / วันที่

คำตอบของผู้ซื้อ วันที่ตอบ และเลขที่บันทึกการประชุม ถ้าตัดสินในที่ประชุม

อนุมัติ (ใส่วันที่ตอบ)

ประเภทของคำตอบ (อนุมัติ อนุมัติแบบมีเงื่อนไข ไม่อนุมัติ ต้องหารือเพิ่ม ฯลฯ) ต่างกันไปตามบริษัทและโครงการ ถ้าผู้ซื้อกำหนดไว้ ให้ใช้ตามนั้น

ถ้าไม่แน่ใจว่าควรใส่หรือไม่ ให้ใส่ทุก Deviation ที่กระทบสมรรถนะ ขอบเขต ราคา กำหนดส่งมอบ หรือการตรวจสอบ ส่วนความต่างเล็กน้อยเรื่องการเขียน ให้รวมไว้ในแถวเดียว ถ้าตัดสินไม่ได้ ใส่ไว้แล้วถามจะปลอดภัยกว่าไม่ใส่

ช่องเหตุผลเป็นข้อโต้แย้งของคุณด้วย จึงควรเขียนโดยนึกถึงคนที่ต้องตัดสินว่าจะอนุมัติหรือไม่

ระหว่างการส่งจนถึงตกลงกัน ให้กำหนดเรื่องต่อไปนี้ไว้ด้วย

• การเขียนกรณีไม่มี Deviation: จะเขียน "No deviation" ทุกข้อ หรือลงเฉพาะข้อที่มี Deviation ให้ทำตามฟอร์แมตของผู้ซื้อ
• การควบคุม Revision: ทุกครั้งที่คำตอบหรือการประชุมทำให้เนื้อหาเปลี่ยน ให้อัปเดตเลข Revision และวันที่ เพื่อให้รู้ว่าฉบับไหนเป็นฉบับล่าสุด
• เอกสารบันทึกทางการ: ตรวจกฎของโครงการว่าอะไรเป็นบันทึกทางการ ระหว่าง Deviation List รายงานการประชุม หรือสเปกฉบับแก้ไข
• การตรวจขั้นสุดท้าย: ในตอนท้าย ยืนยันว่าทุกข้อที่ตกลงกันปรากฏในใบสั่งซื้อ Approval Drawing และ Delivery Specification

สำหรับผู้ซื้อที่ต้องตอบ List นี้ ถือเป็นข้อมูลประกอบการเปรียบเทียบใบเสนอราคาและการตัดสินใจทำสัญญาและสั่งซื้อ

นำไปใช้ได้ทันที: เช็กลิสต์ก่อนส่งหรือก่อนตอบ Deviation List

ถ้าคุณเป็นซัพพลายเออร์ ใช้ลิสต์แรก ถ้าเป็นผู้ซื้อ ใช้ลิสต์ที่สอง และลิสต์ที่สามใช้เมื่อต้องถามฝ่ายญี่ปุ่นเรื่อง List นี้

ซัพพลายเออร์: ก่อนส่ง

• อ่านทุกข้อของ Purchase Specification แล้ว รวมถึงมาตรฐานแนบและ General Specification
• บันทึก Revision และวันที่ของสเปกไว้ใน List
• 1 ข้อกำหนดต่อ 1 แถว และคัดลอกถ้อยคำเดิม
• ระบุประเภทของแต่ละแถวเป็น D (Deviation) หรือ C (Clarification) หรือใช้รหัสของผู้ซื้อเอง
• ทุก Deviation มีเหตุผลและผลกระทบ (สมรรถนะ ราคา กำหนดส่งมอบ การติดตั้ง การตรวจสอบ)
• ระบุรอยต่อของขอบเขตงานแล้ว: หน้าแปลนและท่อที่ Interface งานติดตั้ง การสนับสนุน Commissioning การทดสอบที่มีผู้ซื้อร่วมเป็นพยาน
• ระบุขอบเขตการตรวจและเอกสารแล้ว: มีผู้ซื้อร่วมเป็นพยานหรือไม่ เงื่อนไขการทดสอบ Inspection Report Mill Certificate
• แยกรายการที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มออกจากรายการที่รวมอยู่ในราคาแล้ว
• ราคาและกำหนดการในใบเสนอราคาสอดคล้องกับ List
• วิศวกรที่รู้วิธีผลิตตรวจสอบแล้ว

ผู้ซื้อ: ก่อนตอบ

• ตอบครบทุกแถว โดยใช้ประเภทคำตอบที่ตกลงกันไว้
• เขียนเงื่อนไขของทุกข้อที่ "อนุมัติแบบมีเงื่อนไข"
• เข้าใจผลกระทบด้านค่าใช้จ่ายและกำหนดส่งมอบของทุกข้อที่อนุมัติ
• ข้อที่ตัดสินในที่ประชุม คัดลอกกลับเข้า List พร้อมเลขที่บันทึก
• ระบุ Revision ของ List ที่ตกลงกันแล้วไว้ในใบสั่งซื้อ
• ตรวจข้อที่ตกลงกันเทียบกับ Approval Drawing และ Delivery Specification

คำถามที่ควรถามฝ่ายญี่ปุ่น

ประโยคด้านล่างเป็นภาษาอังกฤษ คัดลอกไปใส่อีเมลหรือใช้ในที่ประชุมได้เลย

• "Do you have a required format for the deviation list (debikura), or may we use our own?" (มีฟอร์แมตที่กำหนดหรือไม่ หรือใช้ฟอร์แมตของเราได้)
• "Should we list only the clauses with deviations, or state 'no deviation' for every clause?" (ลงเฉพาะข้อที่มี Deviation หรือเขียน No deviation ทุกข้อ)
• "Which response categories will you use, for example approved, approved with comments, or rejected?" (จะใช้ประเภทคำตอบแบบไหน)
• "Which document will be the official record of agreed items: the deviation list, meeting minutes, or a revised specification?" (เอกสารไหนเป็นบันทึกทางการของข้อที่ตกลงกัน)
• "Will the agreed revision of the deviation list be referenced in the purchase order?" (ใบสั่งซื้อจะอ้างอิง Revision ที่ตกลงกันหรือไม่)
• "Clause 5.1 specifies a hydrostatic test at 1.5 times. Please confirm which pressure this is based on." (ข้อ 5.1 ระบุ Hydrostatic test 1.5 เท่า ขอยืนยันว่าอ้างอิงความดันตัวไหน)

จุดที่แนวปฏิบัติต่างกัน

แนวปฏิบัติของแต่ละบริษัทและโครงการไม่เหมือนกัน ควรตรวจ 5 เรื่องนี้ก่อนเริ่มทำ

• ฟอร์แมตและชื่อ: รหัสประเภท ชื่อคอลัมน์ และประเภทคำตอบต่างกันตามบริษัทและโครงการ ถ้าผู้ซื้อกำหนดฟอร์แมต ให้ใช้ฟอร์แมตนั้นก่อน
• ใครทำและเมื่อไร: ปกติซัพพลายเออร์ทำในขั้นเสนอราคา แต่ผู้ซื้อบางรายกำหนดฟอร์แมตเอง และอาจออก List ฉบับแก้ไขในขั้น Approval Drawing
• หนึ่ง List หรือสอง List: ผู้ซื้อบางรายต้องการแยก List ของ Deviation กับของคำถาม
• การประมูลของหน่วยงานรัฐ: เอกสารประมูลทางการอาจมีแบบฟอร์มและกฎของตัวเอง เช่น แบบฟอร์มประมูลบางฉบับ (ตัวอย่างคือเอกสารของ BHEL ในอินเดีย) ระบุว่า Deviation ที่ไม่ได้ลงในใบ Deviation จะไม่ถูกพิจารณา ให้ทำตามเอกสารประมูล ไม่ใช่ตามบทความนี้
• ค่าทางเทคนิค: ความดันทดสอบ วัสดุ และข้อกำหนดการตรวจ ขึ้นกับกฎหมาย มาตรฐาน และเงื่อนไขการใช้งานที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างในบทความนี้เป็นตัวอย่างสมมุติเพื่ออธิบายเท่านั้น

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ใครเป็นคนทำ Deviation List และทำตอนไหน

ปกติซัพพลายเออร์ทำในขั้นเสนอราคา และส่งพร้อมใบเสนอราคาและ Quotation Specification ผู้ซื้อกรอกช่องคำตอบ แนวปฏิบัติต่างกันตามบริษัทและโครงการ ซัพพลายเออร์บางรายออก List ฉบับแก้ไขในขั้น Approval Drawing หลังสั่งซื้อ และผู้ซื้อบางรายกำหนดฟอร์แมตและให้ส่งตามนั้น

Deviation List กับ Clarification List เป็นเอกสารคนละฉบับหรือไม่

มักไม่ใช่ ฟอร์แมตที่พบบ่อยรวมทั้งสองไว้ในตารางเดียว และใช้คอลัมน์ประเภทแยก Deviation (D) จาก Clarification (C) ตารางรวมนี้คือที่มาของชื่อ debikura แต่ผู้ซื้อบางรายขอให้แยก Deviation List กับ List ของคำถาม

debikura เรียกเป็นภาษาอังกฤษว่าอะไร

เอกสารภาษาอังกฤษใช้คำเดียวกัน คือ deviation และ clarification ในการประมูลระหว่างประเทศ ผู้ยื่นข้อเสนออาจถูกขอให้ลง Deviation ในแบบฟอร์มชื่อ "Deviation List" หรือ "Schedule of Deviations" เอกสารประมูลมาตรฐานของ World Bank นิยามอีกสองคำควบคู่กับ deviation คือ Reservation (การตั้งเงื่อนไขจำกัด หรือไม่ยอมรับข้อกำหนดทั้งหมด) และ Omission (การไม่ส่งข้อมูลหรือเอกสารที่ต้องการบางส่วนหรือทั้งหมด)

"Deviation" ในการผลิตยามีความหมายเหมือนกันหรือไม่

ไม่เหมือนกัน คำนี้ยังหมายถึงการเบี่ยงเบนอยู่ แต่ในการผลิตยา หมายถึงการเบี่ยงเบนจากขั้นตอนการผลิตที่กำหนดไว้ เช่น ข้อ 15 ของคำสั่งกระทรวง GMP ของญี่ปุ่น กำหนดให้ผู้ผลิตบันทึก Deviation เมื่อเกิดขึ้น ประเมินผลกระทบ และรายงานหน่วยงานประกันคุณภาพ ซึ่งเป็นการใช้คนละแบบกับ Deviation List ด้านจัดซื้อที่ตกลงกันก่อนสั่งซื้อ ส่วนกฎ GMP ในโรงงานยาของไทยให้ตรวจกับข้อกำหนดที่บริษัทใช้โดยตรง

แหล่งอ้างอิง

• นิยามของ deviation, reservation และ omission การชี้แจงข้อเสนอ (clarification of bids) และ material deviation: World Bank, "Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)," มิถุนายน 2021, ITB 27–29
• ตัวอย่างแบบฟอร์ม Deviation ในการประมูลของหน่วยงานรัฐ: BHEL, เอกสารประมูล, Deviation sheet (technical และ commercial deviations)
• การควบคุม Deviation ในการผลิตยา: คำสั่งกระทรวงว่าด้วยมาตรฐานการควบคุมการผลิตและการควบคุมคุณภาพของยาและผลิตภัณฑ์กึ่งยา (คำสั่งกระทรวงสาธารณสุข แรงงานและสวัสดิการ ฉบับที่ 179 ปี 2004) ข้อ 15, e-Gov (ภาษาญี่ปุ่น)