Lista de desvios (debikura): modelo, exemplo e checklist

A matriz japonesa envia a especificação de compra de uma máquina, e o pedido de cotação traz uma exigência: “mande também a debikura”. Ou o contrário: você compra de um fabricante japonês e a cotação chega com uma tabela chamada “lista de desvios” ao lado do preço. É o mesmo documento: a lista de desvios, em que o fornecedor registra cada ponto em que sua proposta difere da especificação de compra do cliente, além de cada ponto que precisa ser esclarecido.

Em projetos japoneses de plantas e equipamentos, esse documento é pedido quase sempre que o projetista e o fornecedor revisam uma especificação juntos. Este guia explica o que é a lista de desvios, o que ela evita, como ela percorre o caminho da cotação até o pedido de compra e como preenchê-la, com um modelo de formato e um checklist para reaproveitar.

O que é a lista de desvios (debikura)?

Um desvio é um ponto em que a especificação proposta pelo fornecedor difere do que exige a especificação de compra (kobai shiyosho) do comprador. Um esclarecimento é um pedido para definir melhor uma exigência vaga ou de alcance incerto. A lista de desvios e esclarecimentos reúne os dois numa só tabela e registra o que comprador e fornecedor acordaram.

Os engenheiros japoneses abreviam o nome para debikura, das primeiras sílabas de debieshon (deviation) e kurarifikeshon (clarification). Na prática, é a lista em que o fornecedor diz o que consegue e o que não consegue atender na especificação de compra, mais o que precisa confirmar.

Dependendo da empresa ou da obra, você também pode ouvir “lista de desvios” ou “debikura list”. O nome e o formato seguem as instruções do comprador ou as regras internas da empresa.

Desvio × esclarecimento

Os documentos-padrão de aquisição do Banco Mundial definem desvio como um afastamento dos requisitos do documento de licitação. Um desvio que afete de forma substancial o escopo, a qualidade ou o desempenho dos bens, ou que limite substancialmente os direitos do comprador, é um desvio relevante (material deviation), e a proposta deixa de ser considerada substancialmente responsiva.

Por que as especificações de compra japonesas geram tantos desvios

Uma planta tem um número enorme de componentes, de tubulações a válvulas e instrumentos. Para manter a consistência, cada planta tem seus próprios padrões de projeto, e a empresa responsável pela planta os aplica por meio de uma especificação de compra para cada equipamento.

Como os padrões de projeto valem para todos os equipamentos, a especificação de compra é detalhada e muitas vezes traz exigências que nada têm a ver com o item comprado. Ela pode, por exemplo, pedir inspeção pós-soldagem numa peça sem solda, ou exigir etiqueta de identificação em todas as peças pequenas. A lista de desvios é onde fornecedor e comprador decidem se cada uma dessas exigências é realmente necessária.

Se o projeto avança sem essa lista, o comprador pode reclamar depois que exigências detalhadas não foram atendidas. No pior caso, a discordância pode acabar na Justiça.

O que a lista de desvios evita

Escopo de fornecimento indefinido

A lista de desvios deixa explícito o escopo de fornecimento (shosho: quem providencia e quem instala o quê). Ela evita o caso comum em que o engenheiro do comprador achava que a especificação de compra cobria um item, mas o fornecedor nunca o incluiu na cotação.

As disputas costumam começar nas fronteiras: flanges e tubulações na interface (toriai) com o equipamento vizinho, serviços de instalação e acompanhamento do comissionamento. Coloque cada um em sua própria linha, com o responsável. O que cai entre os dois escopos vira custo extra ou replanejamento de prazo, então defina essas fronteiras na lista antes do pedido. Sobre os flanges de interface, veja quem fornece o contraflange.

Problemas após a entrega

A lista também antecipa problemas depois da entrega. Quando cada afastamento da especificação ou das normas é registrado e tratado logo no início, aparecem menos falhas com o equipamento em operação, e você gasta menos tempo e dinheiro com correções após a entrega.

O acordo só funciona quando aparece nos desenhos de aprovação e na especificação de entrega. Sobre o que conferir na especificação de entrega (nonyu shiyosho), veja o artigo dedicado.

Inspeções e ensaios indefinidos

A lista de desvios também deixa claros o escopo da inspeção e os critérios de aceitação. Mesmo que uma especificação geral defina os critérios de inspeção, o que a fábrica de cada fornecedor consegue fazer é diferente, por isso acorde antes o escopo e os requisitos da inspeção, para evitar mal-entendidos.

As linhas típicas de inspeção tratam de ensaios testemunhados (com a presença do cliente), condições de ensaio (pressão, duração etc.) e documentos entregues, como relatórios de inspeção e certificados de usina (no Japão, mill sheet).

Com esses pontos acordados, um problema posterior não vira discussão sobre quão preciso ou amplo deveria ser o ensaio. Sobre inspeção testemunhada na fábrica e ensaio de aceitação no local, veja o artigo sobre FAT e SAT com fornecedores japoneses.

Como a lista de desvios vai da cotação ao pedido

Veja como costuma correr a troca em torno de um único item, da especificação de compra até o pedido.

Diante de uma especificação detalhada, os dois lados classificam cada item entre o que o fornecedor consegue e o que não consegue atender, e depois entre o que tem custo extra e o que está incluído, e acordam cada ponto. Com o acordo por escrito, a responsabilidade fica clara se algo der errado depois, e as disputas ficam menos prováveis. É por isso que a lista de desvios é necessária.

Olhando o projeto como um todo, a lista continua em uso da cotação ao pedido, e depois na análise dos desenhos após o pedido.

Do lado do fornecedor, a lista de desvios faz parte da resposta a uma solicitação de cotação (hikiai). Ao avaliar se consegue fabricar o equipamento, o fornecedor levanta os desvios e as dúvidas. Para o processo completo de RFQ, veja o artigo sobre o hikiai com fabricantes japoneses.

A lista costuma ser enviada com a especificação de cotação (mitsumori shiyosho), a descrição que o próprio fornecedor faz do que está cotando.

Depois do pedido, o fornecedor envia os desenhos de aprovação (shonin-zu), e é neles que você confere se cada item acordado realmente aparece.

Formato da lista de desvios: um modelo

Muitas empresas têm manual ou regras próprias para elaborar a lista de desvios. Antes de começar, consulte o seu ou pergunte a um colega mais experiente. Se o comprador especificar um formato, use-o. Abaixo está o aspecto de uma lista típica; colunas e layout variam de empresa para empresa.

SUS316 e SUS304 são classes de aço inoxidável da norma japonesa JIS. No Brasil, costumam ser tratadas como próximas dos aços inoxidáveis 316 e 304 (AISI/ASTM), mas confirme a correspondência na norma do material e com o fornecedor.

Como as especificações de compra são tão detalhadas, muitas linhas só podem ser avaliadas por quem conhece bem os métodos de fabricação do fornecedor. Se você é novo em listas de desvios, monte a sua junto com engenheiros experientes que conheçam esses métodos; isso ajuda a evitar problemas depois. Espere que as primeiras listas levem tempo. O trabalho em plantas tem muitas regras detalhadas porque as instalações são grandes e perigosas.

Como preencher cada coluna

A Figura 6 detalha o modelo coluna por coluna. O principal objetivo é a rastreabilidade: qualquer pessoa deve conseguir ver depois a que exigência cada proposta respondeu e como foi decidida.

Se estiver em dúvida se deve listar algo, liste sempre os desvios que afetam desempenho, escopo, preço, prazo ou inspeção. Agrupe numa única linha as diferenças pequenas de redação. Quando não tiver certeza, liste o item e pergunte; é mais seguro do que deixá-lo de fora.

A coluna de motivo é também o seu argumento a favor da proposta, então escreva-a pensando em quem vai aprová-la.

Entre o envio e o acordo, defina também estes pontos:

• Como escrever “sem desvio”: escrever “sem desvio” em todas as cláusulas ou listar só as que têm desvio. Siga o formato do comprador.
• Controle de revisões: atualize o número da revisão e a data sempre que uma resposta ou reunião mudar o conteúdo, para que todos saibam qual é a versão vigente.
• Registro oficial: confirme nas regras do projeto qual documento é o registro oficial: a lista de desvios, a ata de reunião ou uma especificação revisada.
• Conferência final: no fim, confirme que cada item acordado aparece no pedido de compra, nos desenhos de aprovação e na especificação de entrega.

Para o comprador que responde à lista, ela é insumo para comparar cotações e decidir o contrato e o pedido.

Checklist: antes de enviar ou responder uma lista de desvios

Use a primeira lista se você é o fornecedor, a segunda se é o comprador e a terceira quando precisar perguntar algo à contraparte japonesa sobre a lista.

Fornecedor: antes de enviar

• Todas as cláusulas da especificação de compra analisadas, inclusive normas anexas e especificações gerais
• Revisão e data da especificação registradas na lista
• Uma exigência por linha, citada com o texto original
• Cada linha classificada como D (desvio) ou C (esclarecimento), ou com os códigos do próprio comprador
• Motivo e impacto (desempenho, preço, prazo, instalação, inspeção) para cada desvio
• Fronteiras de escopo listadas: flanges e tubulações de interface, instalação, apoio ao comissionamento, ensaios testemunhados
• Escopo de inspeção e documentos listado: testemunhado ou não, condições de ensaio, relatórios de inspeção, certificados de usina
• Itens com custo extra marcados separadamente dos itens incluídos no preço
• Preço e prazo da cotação coerentes com a lista
• Análise feita pelos engenheiros que conhecem os métodos de fabricação

Comprador: antes de responder

• Todas as linhas respondidas, com as categorias de resposta combinadas
• Condições escritas para cada “aprovado com condições”
• Impacto de custo e de prazo de cada aprovação compreendido
• Decisões tomadas em reunião copiadas para a lista com o número da ata
• Revisão acordada da lista citada no pedido de compra
• Itens acordados conferidos nos desenhos de aprovação e na especificação de entrega

Perguntas para a contraparte japonesa

• “Vocês têm um formato obrigatório para a lista de desvios (debikura, ou podemos usar o nosso?”
• “Devemos listar só as cláusulas com desvio ou declarar ‘sem desvio’ em todas as cláusulas?”
• “Quais categorias de resposta serão usadas, por exemplo aprovado, aprovado com comentários ou rejeitado?”
• “Qual documento será o registro oficial dos itens acordados: a lista de desvios, a ata de reunião ou uma especificação revisada?”
• “A revisão acordada da lista de desvios será citada no pedido de compra?”
• “A cláusula 5.1 especifica teste hidrostático a 1,5 vez. Favor confirmar em qual pressão isso se baseia.”
• “Em que idioma (inglês, japonês ou português) e com quais unidades a lista deve ser preenchida?”

Onde a prática varia

• Formato e nomes: códigos de tipo, nomes de colunas e categorias de resposta mudam conforme a empresa e o projeto. O formato do comprador, se houver, tem prioridade.
• Quem elabora e quando: em geral o fornecedor, na fase de cotação, mas alguns compradores definem o formato, e listas revisadas podem ser emitidas na fase dos desenhos de aprovação.
• Uma lista ou duas: alguns compradores querem os desvios e as perguntas em listas separadas.
• Licitações públicas: os editais formais podem ter formulários e regras próprios. Alguns formulários de licitação, por exemplo, dizem que desvios não listados na folha de desvios não serão considerados. Siga o edital, não este guia.
• Valores técnicos: pressões de ensaio, materiais e requisitos de inspeção dependem dos regulamentos, normas e condições de serviço aplicáveis. Os exemplos aqui são fictícios e servem só para ilustrar.

Perguntas frequentes

Quem elabora a lista de desvios, e quando?

Em geral, o fornecedor a elabora na fase de cotação e a envia com a cotação e a especificação de cotação. O comprador preenche a coluna de resposta. A prática varia: alguns fornecedores emitem uma lista revisada na fase dos desenhos de aprovação, após o pedido, e alguns compradores definem o formato e exigem o envio.

A lista de desvios e a lista de esclarecimentos são documentos separados?

Muitas vezes não. Um formato comum reúne os dois numa tabela e usa uma coluna de tipo para separar desvios (D) de esclarecimentos (C). É dessa tabela combinada que vem o nome debikura. Alguns compradores, porém, pedem uma lista de desvios e uma lista de perguntas separadas.

Como se diz debikura em inglês?

Os documentos em inglês usam as mesmas palavras: deviation e clarification. Em licitações internacionais, pode-se pedir que os desvios sejam listados num formulário chamado “Deviation List” ou “Schedule of Deviations”. Os documentos-padrão do Banco Mundial definem mais dois termos ao lado de deviation: reservation (impor condições limitantes ou não aceitar integralmente os requisitos) e omission (deixar de apresentar parte ou a totalidade das informações ou documentos exigidos).

“Desvio” tem o mesmo sentido na fabricação de medicamentos?

Não. A palavra ainda significa afastamento, mas na fabricação de medicamentos ela se refere a um afastamento de um procedimento de fabricação estabelecido. A portaria japonesa de BPF (Boas Práticas de Fabricação), no artigo 15, por exemplo, exige que o fabricante registre o desvio quando ocorre, avalie seu impacto e o comunique à unidade de garantia da qualidade. É um uso diferente da lista de desvios de compras, que é acordada antes do pedido.

Fontes

• Definições de deviation, reservation e omission; esclarecimento de propostas; desvios relevantes: World Bank, “Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)”, junho de 2021, ITB 27–29
• Exemplo de formulário de desvios numa licitação pública: BHEL, documentos de licitação, folha de desvios (desvios técnicos e comerciais)
• Controle de desvios na fabricação de medicamentos: Portaria sobre os padrões de controle de fabricação e controle de qualidade de medicamentos e quase-medicamentos (Portaria MHLW nº 179 de 2004), artigo 15, e-Gov (em japonês)