Deviation List (Debikura) Adalah: Format, Contoh, Checklist

Anda mengirim penawaran harga ke kontraktor plant Jepang, lalu balasannya meminta "debikura" dilampirkan. Atau Anda membeli paket peralatan dari pabrikan Jepang, dan di samping harga penawarannya ada tabel berjudul deviation list. Keduanya adalah dokumen yang sama, yaitu deviation list (daftar deviasi). Isinya setiap poin di mana penawaran supplier berbeda dari spesifikasi pembelian pembeli, ditambah setiap poin yang perlu diklarifikasi.

Dalam proyek plant dan peralatan di Jepang, daftar ini hampir selalu diminta ketika desainer dan supplier membahas spesifikasi bersama. Panduan ini menjelaskan apa itu deviation list, masalah apa yang dicegahnya, bagaimana alurnya dari penawaran sampai purchase order, dan cara mengisinya. Ada contoh format dan checklist yang bisa dipakai ulang.

Daftar isi

1. Deviation List (Debikura) Adalah
2. Masalah yang Dicegah Deviation List
3. Alur Deviation List dari Penawaran sampai Pesanan
4. Format Deviation List: Contoh
5. Cara Mengisi Setiap Kolom
6. Checklist: Sebelum Menyerahkan atau Menjawab Deviation List
7. Praktik yang Berbeda-beda
8. FAQ
9. Sumber

Deviation List (Debikura) Adalah

Gambar 1: Apa yang dicatat dalam satu baris deviation list

Untuk setiap persyaratan dalam spesifikasi, daftar ini memasangkan usulan atau pertanyaan supplier dengan respons pembeli, lalu mencatat apa yang disepakati.

Persyaratan spesifikasiNomor pasal dan isi spesifikasi pembelian

Diisi supplier

D: DeviasiIngin memenuhi persyaratan dengan spesifikasi yang berbeda

C: KlarifikasiIngin memastikan arti atau cakupan persyaratan

Diisi pembeli

Respons pembeliDisetujui atau tidak, cara membacanya, cara penanganan biaya

Kesepakatan

Hasil kesepakatan tercatatMenjadi syarat penawaran dan pesanan, serta acuan jika ada pertanyaan di kemudian hari

Kode tipe (D dan C) dan nama kolom berbeda di tiap perusahaan.

Deviasi adalah poin di mana spesifikasi yang diusulkan supplier berbeda dari yang diminta purchase specification pembeli (kobai shiyosho). Klarifikasi adalah permintaan untuk memperjelas persyaratan yang samar atau yang cakupannya belum jelas. Deviation and clarification list memuat keduanya dalam satu tabel dan mencatat kesepakatan pembeli dan supplier.

Para engineer di Jepang menyingkatnya menjadi debikura, dari suku kata awal debieshon (deviation) dan kurarifikeshon (clarification). Singkatnya, ini daftar dari pihak supplier tentang apa yang bisa dan tidak bisa dipenuhi terhadap purchase specification, ditambah hal yang perlu dikonfirmasi.

Di perusahaan atau lokasi tertentu, Anda juga akan mendengar "deviation list" atau "debikura list". Nama dan formatnya mengikuti instruksi pembeli atau aturan internal perusahaan.

Deviasi vs. Klarifikasi

Gambar 2: Deviasi vs. klarifikasi

Deviasi mengubah spesifikasi. Klarifikasi menyamakan cara kedua pihak membacanya.

Deviasi (D)

Klarifikasi (C)

Arti

Memenuhi persyaratan dengan sesuatu yang berbeda dari spesifikasi

Memastikan atau memperjelas isi spesifikasi

Contoh

Spesifikasi meminta SUS316; supplier mengusulkan SUS304

Apakah "inspection report" juga mencakup sertifikat material?

Setelah disepakati

Dicatat sebagai perubahan spesifikasi

Interpretasi dicatat dan menjadi dasar keputusan berikutnya

Harga dan pengiriman

Bisa menaikkan atau menurunkan harga, atau mengubah jadwal pengiriman

Tergantung jawabannya, bisa muncul biaya atau pekerjaan tambahan

Dalam dokumen tender standar World Bank, klarifikasi yang diminta pembeli setelah penawaran masuk harus tertulis dan tidak boleh mengubah harga atau substansi penawaran. Dalam deviation list di sektor swasta, jawaban atas klarifikasi bisa mengubah cakupan dan karena itu harga.

Dokumen pengadaan standar World Bank mendefinisikan deviasi sebagai penyimpangan dari persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen tender. Deviasi yang berpengaruh besar pada cakupan, kualitas, atau kinerja barang, atau yang sangat membatasi hak pembeli, dianggap material deviation. Penawaran tersebut kemudian dinilai tidak responsif secara substansial.

Mengapa Spesifikasi Pembelian Jepang Menghasilkan Banyak Deviasi

Sebuah plant berisi komponen dalam jumlah sangat besar, dari pipa sampai valve dan instrumen. Agar spesifikasinya seragam, tiap plant punya design standard sendiri, dan kontraktor plant menerapkannya lewat purchase specification untuk setiap peralatan.

Karena design standard berlaku untuk semua peralatan, purchase specification menjadi sangat rinci dan sering memuat persyaratan yang tidak ada hubungannya dengan barang yang dibeli. Contohnya inspeksi setelah pengelasan untuk komponen yang tidak punya sambungan las, atau kewajiban memasang tag nama pada setiap komponen kecil. Deviation list adalah tempat supplier dan pembeli memutuskan apakah setiap persyaratan itu benar-benar diperlukan.

Jika proyek berjalan tanpa daftar ini, pembeli bisa mengeluh di kemudian hari bahwa persyaratan rinci tidak dipenuhi. Dalam kasus terburuk, perselisihan itu bisa berakhir di pengadilan.

Masalah yang Dicegah Deviation List

Scope of Supply yang Tidak Jelas

Deviation list menjabarkan scope of supply (shosho: siapa yang mengadakan dan siapa yang memasang apa). Ini mencegah kasus yang sering terjadi: engineer pembeli mengira purchase specification sudah mencakup suatu item, tetapi supplier tidak memasukkannya ke penawaran.

Perselisihan biasanya dimulai di batas pekerjaan. Contohnya flange dan pipa di interface (toriai) dengan peralatan lain, pekerjaan instalasi, dan saksi (witness) saat commissioning. Tulis tiap hal itu pada barisnya sendiri beserta pihak yang bertanggung jawab. Item yang jatuh di antara dua scope akan berujung pada biaya tambahan atau perubahan jadwal, jadi tetapkan batas-batas itu dalam daftar sebelum pesanan dibuat. Soal flange di interface, lihat artikel tentang siapa yang menyediakan flange pasangan (companion flange).

Masalah Setelah Pengiriman

Daftar ini juga mencegah masalah setelah barang dikirim. Jika setiap penyimpangan dari spesifikasi atau standar dicatat dan ditangani sejak awal, masalah setelah peralatan beroperasi akan berkurang. Waktu dan biaya untuk perbaikan setelah pengiriman juga lebih kecil.

Kesepakatan baru berguna jika sudah tercermin di approval drawing dan delivery specification. Hal yang perlu dicek pada delivery specification (nonyu shiyosho) dibahas di artikel tersendiri.

Persyaratan Inspeksi dan Pengujian yang Tidak Jelas

Deviation list juga memperjelas cakupan inspeksi dan kriteria penerimaan. Meskipun spesifikasi umum sudah menetapkan kriteria inspeksi, kemampuan tiap pabrik supplier berbeda. Karena itu, sepakati cakupan dan persyaratan inspeksi lebih dulu agar tidak ada salah paham.

Baris inspeksi yang umum mencakup apakah pengujian disaksikan pembeli (witness), kondisi uji (tekanan, durasi, dan seterusnya), serta dokumen yang diserahkan. Dokumen itu misalnya inspection report dan mill certificate (sertifikat hasil uji material; di Jepang disebut "mill sheet").

Dengan poin-poin ini disepakati, masalah di kemudian hari tidak berubah menjadi debat soal seberapa teliti atau seberapa luas inspeksi seharusnya. Untuk uji di pabrik yang disaksikan (FAT) dan uji penerimaan di lokasi (SAT), ada artikel tersendiri.

Alur Deviation List dari Penawaran sampai Pesanan

Berikut alur pembahasan satu item, dari purchase specification sampai pesanan.

Gambar 3: Contoh percakapan seputar deviation list

Item demi item, kedua pihak memutuskan apakah supplier bisa memenuhinya dan apakah ada biaya tambahan.

PembeliKami ingin membeli peralatan ini. Mohon pilihkan modelnya berdasarkan spesifikasi kami.

SupplierBaik. Ada beberapa bagian yang tidak relevan dan beberapa poin yang tidak bisa kami penuhi, jadi kami sudah menyusun deviation list. Mohon dicek.

PembeliMetode pengelasan dan materialnya tidak masalah sesuai daftar. Tapi tolong siapkan inspection report.

SupplierInspeksi itu di luar lingkup standar kami, jadi ada biaya tambahan. Apakah bisa diterima?

PembeliBisa. Tolong masukkan ke penawaran.

Dalam praktik, kedua pihak biasanya menggabungkan jawaban tertulis di kolom respons dengan rapat.

Terhadap spesifikasi yang rinci, kedua pihak memilah setiap item menjadi yang bisa dan tidak bisa dipenuhi supplier, lalu menjadi yang berbiaya tambahan dan yang sudah termasuk harga, dan menyepakati masing-masing. Setelah kesepakatan tertulis, tanggung jawab jelas jika ada masalah dan perselisihan lebih kecil kemungkinannya. Karena itulah deviation list diperlukan.

Dalam satu proyek utuh, daftar ini dipakai terus dari penawaran, pesanan, sampai pemeriksaan gambar setelah pesanan.

Gambar 4: Posisi deviation list, dari spesifikasi sampai setelah pesanan

Hasil kesepakatan dalam deviation list pada tahap penawaran berlanjut ke syarat pesanan dan dokumen pengiriman.

Tahap penawaran

01Purchase spec diterbitkanTim desain pembeli menyusun apa yang harus dipenuhi peralatan

02Permintaan penawaranDikirim ke beberapa supplier bersama purchase specification

03Penawaran + deviation listDiserahkan supplier bersama penawaran dan quotation specification

04Respons dan rapatPembeli mengisi kolom respons; item yang belum selesai dibahas bolak-balik

Pesanan

05Kesepakatan dan pesananRevisi daftar yang disepakati menjadi bagian syarat pesanan

Setelah pesanan

06Approval drawing, delivery specCek apakah butir yang disepakati muncul di gambar dan spesifikasi

Kadang deviasi baru muncul pada tahap approval drawing, dan supplier menerbitkan daftar revisi.

Dari sisi supplier, deviation list adalah bagian dari menjawab permintaan penawaran (RFQ; di Jepang disebut hikiai). Saat menilai apakah peralatan bisa dibuat, supplier mengumpulkan deviasi dan pertanyaannya. Alur lengkap RFQ ke pabrikan Jepang dibahas di artikel tersendiri.

Deviation list biasanya diserahkan bersama quotation specification (mitsumori shiyosho), yaitu uraian supplier sendiri tentang apa yang ditawarkannya.

Setelah pesanan, supplier menyerahkan approval drawing (shonin-zu). Di sinilah Anda mengecek bahwa setiap butir kesepakatan benar-benar muncul.

Format Deviation List: Contoh

Banyak perusahaan punya manual atau aturan sendiri untuk menyusun deviation list. Cek dulu aturan di perusahaan Anda atau tanyakan kepada senior sebelum mulai. Jika pembeli menentukan format, pakai format itu. Berikut gambaran daftar yang umum. Kolom dan tata letaknya berbeda di tiap perusahaan.

Gambar 5: Contoh format deviation list

Satu persyaratan per baris. Dari kiri ke kanan: persyaratan, usulan, alasan, dampak, dan respons.

No.

Pasal spek

Persyaratan spesifikasi

Usulan / pertanyaan supplier

Alasan

Tipe

Biaya

Respons pembeli

1

3.2 Material

Bagian yang terkena fluida: SUS316

Dibuat dengan SUS304 standar kami

SUS304 cukup untuk kondisi pemakaian, dan model standar mempersingkat pengiriman

D

Turun

Disetujui

2

5.1 Inspeksi

Uji hidrostatik 1,5×

Mohon konfirmasi bahwa maksudnya 1,5× tekanan desain

Spesifikasi tidak menyebut 1,5× dari tekanan yang mana

C

Tidak ada

Dikonfirmasi

3

6.3 Name plate

Tag pada semua komponen

Komponen kecil tanpa tag; dicantumkan di name plate utama

Komponen kecil tidak punya tempat untuk tag

D

Tidak ada

Disetujui

4

7.2 Dokumen

Inspection report

Mohon konfirmasi apakah mill certificate termasuk

Spesifikasi tidak menentukan cakupan dokumen

C

Tambah

Disertakan

5

8.1 Pengecatan

Cat dengan warna yang ditentukan

Cat dengan warna standar kami

Cat warna standar bisa diadakan lebih cepat

D

Turun

Ditolak (pakai warna yang ditentukan)

Contoh fiktif untuk ilustrasi. Tipe: D = deviasi, C = klarifikasi. Formulir sebenarnya juga punya kolom nama proyek, nomor tag peralatan, revisi, tanggal, dan penyusun. Pengali tekanan uji dan tekanan acuannya ditentukan oleh peraturan dan code yang berlaku.

SUS316 dan SUS304 adalah tipe baja tahan karat (stainless steel) menurut standar JIS. Untuk padanannya di AISI/ASTM, lihat artikel tersendiri. Padanan ke standar lain, termasuk SNI, tetap perlu dikonfirmasi ke supplier atau pembeli untuk tiap proyek.

Purchase specification sangat rinci, sehingga banyak baris yang hanya bisa dinilai oleh orang yang paham metode produksi supplier. Jika Anda baru pertama kali membuat deviation list, susunlah bersama engineer berpengalaman yang menguasai metode itu. Cara ini membantu mencegah masalah di kemudian hari. Wajar bila beberapa daftar pertama memakan waktu. Pekerjaan plant punya banyak aturan rinci karena fasilitasnya besar dan berbahaya.

Cara Mengisi Setiap Kolom

Gambar 6 menguraikan contoh tadi kolom demi kolom. Tujuan utamanya adalah keterlacakan: siapa pun bisa melihat kemudian persyaratan mana yang dijawab tiap usulan dan bagaimana keputusannya.

Gambar 6: Isi tiap kolom (baris 1 pada Gambar 5)

Salin persyaratan sedekat mungkin dengan kalimat aslinya, dan selalu beri alasan dan dampak untuk setiap usulan.

Kolom

Yang ditulis

Contoh

Pasal spek

Nomor pasal dan judul di purchase spec; sertakan revisinya jika ada lebih dari satu

3.2 Material

Persyaratan spesifikasi

Kalimat aslinya. Jika diparafrasekan, pembacaan bisa bergeser

Bagian yang terkena fluida: SUS316

Usulan / pertanyaan

Satu perubahan atau satu pertanyaan per baris

Dibuat dengan SUS304 standar kami

Alasan

Mengapa perubahan diinginkan. Ini dasar keputusan pembeli

SUS304 cukup untuk kondisi pemakaian

Dampak

Pengaruh pada kinerja, harga, pengiriman, instalasi, atau inspeksi

Harga turun, pengiriman lebih singkat

Respons / tanggal

Respons pembeli, tanggal respons, dan nomor notulen jika diputuskan dalam rapat

Disetujui (isi tanggal respons)

Kategori respons (disetujui, disetujui bersyarat, ditolak, perlu dibahas lagi, dan lain-lain) berbeda di tiap perusahaan dan proyek. Jika pembeli menentukan kategorinya, ikuti.

Jika ragu apakah sesuatu perlu dicantumkan, selalu cantumkan deviasi yang memengaruhi kinerja, cakupan, harga, pengiriman, atau inspeksi. Perbedaan kecil dalam penulisan cukup digabung dalam satu baris. Jika tidak bisa memutuskan, cantumkan dan tanyakan. Itu lebih aman daripada tidak menuliskannya.

Kolom alasan juga berfungsi sebagai argumen untuk usulan Anda, jadi tulislah untuk orang yang harus menyetujuinya.

Antara penyerahan dan kesepakatan, tentukan juga hal-hal berikut:

• Cara menulis "tidak ada deviasi": apakah menulis "no deviation" pada setiap pasal, atau hanya mencantumkan pasal yang ada deviasinya. Ikuti format pembeli.
• Kontrol revisi: perbarui nomor revisi dan tanggal setiap kali jawaban atau rapat mengubah isi, supaya semua orang tahu versi terbaru.
• Catatan resmi: cek aturan proyek tentang dokumen mana yang menjadi catatan resmi: deviation list, notulen rapat, atau spesifikasi yang direvisi.
• Cek akhir: di akhir, pastikan setiap butir yang disepakati muncul di purchase order, approval drawing, dan delivery specification.

Bagi pembeli yang menjawab daftar ini, isinya menjadi bahan untuk membandingkan penawaran dan memutuskan kontrak serta pesanan.

Checklist: Sebelum Menyerahkan atau Menjawab Deviation List

Pakai daftar pertama jika Anda supplier, daftar kedua jika Anda pembeli, dan daftar ketiga saat perlu bertanya kepada pihak Jepang tentang daftarnya.

Supplier: Sebelum Menyerahkan

• Setiap pasal purchase specification sudah ditinjau, termasuk standar terlampir dan spesifikasi umum
• Revisi dan tanggal spesifikasi dicatat pada daftar
• Satu persyaratan per baris, dikutip sesuai kalimat aslinya
• Setiap baris diberi tipe D (deviasi) atau C (klarifikasi), atau kode milik pembeli
• Setiap deviasi punya alasan dan dampak (kinerja, harga, pengiriman, instalasi, inspeksi)
• Batas scope tercantum: flange dan pipa di interface, instalasi, dukungan commissioning, uji yang disaksikan
• Cakupan inspeksi dan dokumen tercantum: disaksikan atau tidak, kondisi uji, inspection report, mill certificate
• Item berbiaya tambahan ditandai terpisah dari item yang sudah termasuk harga
• Harga dan jadwal dalam penawaran konsisten dengan daftar
• Sudah ditinjau oleh engineer yang menguasai metode produksi

Pembeli: Sebelum Menjawab

• Setiap baris dijawab dengan kategori respons yang disepakati
• Syarat ditulis lengkap untuk setiap "disetujui bersyarat"
• Dampak biaya dan pengiriman dari setiap persetujuan sudah dipahami
• Keputusan rapat disalin kembali ke daftar beserta nomor notulen
• Revisi daftar yang disepakati dirujuk di purchase order
• Butir yang disepakati dicek terhadap approval drawing dan delivery specification

Pertanyaan untuk Pihak Jepang

Pertanyaan berikut ditulis dalam bahasa Inggris agar bisa langsung disalin ke email.

• "Do you have a required format for the deviation list (debikura), or may we use our own?"
• "Should we list only the clauses with deviations, or state 'no deviation' for every clause?"
• "Which response categories will you use, for example approved, approved with comments, or rejected?"
• "Which document will be the official record of agreed items: the deviation list, meeting minutes, or a revised specification?"
• "Will the agreed revision of the deviation list be referenced in the purchase order?"
• "Clause 5.1 specifies a hydrostatic test at 1.5 times. Please confirm which pressure this is based on."

Praktik yang Berbeda-beda

• Format dan nama: kode tipe, nama kolom, dan kategori respons berbeda di tiap perusahaan dan proyek. Format pembeli, jika ditentukan, diutamakan.
• Siapa yang menyusun dan kapan: biasanya supplier pada tahap penawaran, tetapi sebagian pembeli menentukan formatnya, dan daftar revisi bisa terbit pada tahap approval drawing.
• Satu daftar atau dua: sebagian pembeli menginginkan deviasi dan pertanyaan dalam daftar terpisah.
• Tender resmi: dokumen tender formal bisa punya formulir dan aturan sendiri. Sebagian formulir tender, misalnya, menyatakan bahwa deviasi yang tidak tercantum di lembar deviasi tidak akan dipertimbangkan. Ikuti dokumen tender, bukan panduan ini.
• Nilai teknis: tekanan uji, material, dan persyaratan inspeksi bergantung pada peraturan, code, dan kondisi pemakaian yang berlaku. Contoh di sini fiktif dan hanya untuk ilustrasi.

FAQ

Siapa yang Menyusun Deviation List, dan Kapan?

Biasanya supplier menyusunnya pada tahap penawaran dan menyerahkannya bersama penawaran dan quotation specification. Pembeli mengisi kolom respons. Praktiknya berbeda di tiap perusahaan dan proyek. Sebagian supplier menerbitkan daftar revisi pada tahap approval drawing setelah pesanan, dan sebagian pembeli menentukan format serta mewajibkan penyerahannya.

Apakah Deviation List dan Clarification List Dokumen yang Terpisah?

Sering kali tidak. Format yang umum menaruh keduanya dalam satu tabel dan memakai kolom tipe untuk memisahkan deviasi (D) dari klarifikasi (C). Tabel gabungan itulah asal nama debikura. Namun, format sebagian pembeli meminta deviation list dan daftar pertanyaan secara terpisah.

Apa Padanan Debikura dalam Bahasa Inggris?

Dokumen berbahasa Inggris memakai kata yang sama: deviation dan clarification. Dalam tender internasional, peserta tender bisa diminta mencantumkan deviasi dalam formulir bernama "Deviation List" atau "Schedule of Deviations". Dokumen tender standar World Bank mendefinisikan dua istilah lain di samping deviation. Yang pertama reservation (memberi syarat pembatas, atau tidak menerima persyaratan sepenuhnya). Yang kedua omission (tidak menyerahkan sebagian atau seluruh informasi atau dokumen yang diminta).

Apakah "Deviation" Berarti Sama di Manufaktur Farmasi?

Tidak. Kata itu tetap berarti penyimpangan, tetapi di manufaktur farmasi yang dimaksud adalah penyimpangan dari prosedur produksi yang telah ditetapkan. Peraturan Menteri GMP Jepang (Pasal 15), misalnya, mewajibkan produsen mencatat deviasi saat terjadi, menilai dampaknya, dan melaporkannya ke unit jaminan mutu. Itu penggunaan yang berbeda dari deviation list dalam pengadaan, yang disepakati sebelum pesanan dibuat.

Sumber

• Definisi deviation, reservation, dan omission; klarifikasi penawaran; material deviation: World Bank, "Standard Procurement Document – Request for Bids: Goods (One-Envelope Bidding Process)," Juni 2021, ITB 27–29
• Contoh formulir deviasi dalam tender publik: BHEL, dokumen tender, deviation sheet (deviasi teknis dan komersial)
• Pengendalian deviasi dalam manufaktur farmasi: Ministerial Ordinance on Standards for Manufacturing Control and Quality Control for Drugs and Quasi-drugs (MHLW Ordinance No. 179 of 2004), Pasal 15, e-Gov (dalam bahasa Jepang)