Specyfikacja ofertowa (mitsumori shiyōsho): wzór i zakres

Japoński generalny wykonawca instalacji przysyła specyfikację zakupową i prosi o ofertę „wraz z mitsumori shiyōsho”. Albo jesteś po stronie zakupów w zakładzie z japońskim kapitałem: trzy firmy dostarczające pompy odpowiedziały, każda przysłała arkusz cenowy i gruby dokument techniczny. Ceny różnią się mocno i zanim ktokolwiek zacznie negocjować, trzeba zrozumieć dlaczego.

Krótko: specyfikacja ofertowa (mitsumori shiyōsho) to odpowiedź dostawcy na specyfikację zakupową kupującego. Opisuje wybrane przez dostawcę urządzenie i mówi dokładnie, co obejmuje oferta. Składa się ją razem z ofertą cenową, a oba dokumenty razem określają urządzenie, zakres dostawy i cenę. W zapytaniach w języku angielskim najbliższe odpowiedniki to zwykle „technical offer” lub „techno-commercial offer”, po polsku: oferta techniczna lub oferta techniczno-handlowa.

Ten artykuł dotyczy samej specyfikacji ofertowej: co w niej jest, jakie trzy zadania spełnia, jak wygląda wzór wypełniany punkt po punkcie oraz listy kontrolne dla dostawcy, który ją pisze, i kupującego, który ją sprawdza. O stronie kupującego pisze artykuł o specyfikacji zakupowej (kōbai shiyōsho), a o tym, co dzieje się po zamówieniu, artykuł o specyfikacji dostawy (nōnyū shiyōsho).

Spis treści

1. Czym jest specyfikacja ofertowa (mitsumori shiyōsho)?
2. Co zawiera specyfikacja ofertowa
3. Trzy zadania specyfikacji ofertowej
4. Jak ją napisać: odpowiedź na specyfikację zakupową punkt po punkcie
5. Listy kontrolne dla dostawcy i kupującego
6. Pytania do drugiej strony
7. Pokrewne pojęcia: mitsumori yōkō-sho i odpowiedniki w innych językach
8. Kiedy ten artykuł nie ma zastosowania
9. FAQ
10. Źródła

Czym jest specyfikacja ofertowa (mitsumori shiyōsho)?

Specyfikacja ofertowa to dokument, który dostawca urządzeń przygotowuje w odpowiedzi na specyfikację zakupową (kōbai shiyōsho) kupującego. Opisuje wybrane przez dostawcę urządzenie i wskazuje, co zawiera podana cena. Zwykłym adresatem jest generalny wykonawca instalacji lub biuro projektowe, które wydało specyfikację zakupową, a dostawca składa ją razem z ofertą cenową (mitsumorisho).

To jeden z pierwszych dokumentów, które dostawca odsyła po prośbie o dobór urządzenia. Kupujący nanosi na niego czerwone uwagi (shuki) i odsyła, a dostawca poprawia dokument. Zamówienie następuje dopiero po ustaleniu specyfikacji w tej wymianie, a potem ta sama weryfikacja powtarza się na specyfikacji dostawy i rysunkach zatwierdzonych. Pełną kolejność dokumentów od oferty do dostawy pokazuje artykuł o specyfikacji dostawy.

Oferta cenowa i specyfikacja ofertowa wychodzą od dostawcy w tym samym czasie, ale odpowiadają na różne pytania.

Rys. 1: Specyfikacja zakupowa, oferta cenowa i specyfikacja ofertowa

Oferta cenowa podaje cenę. Specyfikacja ofertowa mówi, co za tę cenę dostaniesz.

Specyfikacja zakupowa
(kōbai shiyōsho)

Oferta cenowa
(mitsumorisho)

Specyfikacja ofertowa
(mitsumori shiyōsho)

Kto przygotowuje

Kupujący

Dostawca

Dostawca

Odpowiada na pytanie

Czego potrzebujemy?

Ile to kosztuje?

Co dokładnie i w jakim zakresie?

Główna treść

Parametry, warunki, normy

Cena, termin realizacji, warunki płatności, ważność oferty

Dane urządzenia, zakres, założenia

W obiegu dokumentów

Kupujący odsyła specyfikację ofertową z czerwonymi uwagami

Cenę negocjuje się po ustaleniu specyfikacji

Dostawca poprawia dokument wg uwag i zmienia numer rewizji

Na co uważać

Wartości to założenia projektanta

Cen o różnym zakresie nie da się porównywać

Nie zostawiać odstępstw ani punktów otwartych bez rozstrzygnięcia

Nazwy dokumentów i podział ról zależą od firmy, branży i projektu. Część dostawców zamiast osobnego dokumentu dodaje do oferty rozdział ze specyfikacją.

Oferty można porównywać cenowo tylko wtedy, gdy obejmują ten sam zakres. Dlatego ofertę cenową i specyfikację ofertową zawsze czyta się razem.

Co zawiera specyfikacja ofertowa

Zawartość zależy od dostawcy, ale większość specyfikacji ofertowych obejmuje pozycje z poniższego rysunku. Poza danymi urządzenia dobry dokument pokazuje podstawę deklarowanych parametrów i wyraźnie rozdziela to, co jest w ofercie, od tego, czego w niej nie ma.

Rys. 2: Główne pozycje specyfikacji ofertowej

Dane urządzenia, podstawa parametrów i granica zakresu: co wchodzi, a co nie.

Dane urządzenia i obciążeniaTyp, wydajność, materiały, wymiary oraz masy i obciążenia potrzebne do montażu. Służą do projektu fundamentów i konstrukcji wsporczych

Obliczenia wydajności (nōryoku keisan-sho)Podstawa spełnienia wymaganych parametrów. Pokazują, jaki zapas dostawca przyjął względem wartości ze specyfikacji zakupowej

Warunki gwarancjiGwarantowane parametry, warunki ich spełnienia i okres gwarancji. Podaje się też, czego gwarancja nie obejmuje

Rysunki poglądoweRysunki gabarytowe i konstrukcyjne. Służą do sprawdzenia położenia i wymiarów styków (toriai) z innymi urządzeniami i rurociągami

Części zamienne i opcjeCo jest w wyposażeniu standardowym, a co można dodać. Dla każdej pozycji podaje się, czy jest w cenie oferty

Lista odstępstwPunkty różniące się od specyfikacji zakupowej oraz punkty do wyjaśnienia. W Japonii mówi się na nią debikura

Nazwy pozycji i ich kolejność różnią się w zależności od firmy. Rys. 4 poniżej pokazuje, jak odpowiadać punkt po punkcie.

Dane o obciążeniach trafiają do projektu fundamentów po stronie kupującego. Lista odstępstw ma własny format i tryb weryfikacji, opisane w osobnym artykule.

Ile dostawca może wpisać, zależy w dużej mierze od tego, czy urządzenie jest standardowe, czy wykonywane na zamówienie. Dla wyrobów standardowych istnieją już instrukcje obsługi i rysunki szczegółowe. Przy urządzeniach specjalnych wiele szczegółów wyjaśnia się dopiero w projekcie wykonawczym, więc na etapie oferty dostawca często daje tylko rysunki poglądowe. Złożenie specyfikacji ofertowej nie gwarantuje też zamówienia, dlatego dostawcy różnie dobierają nakład pracy inżynierskiej.

Trzy zadania specyfikacji ofertowej

Specyfikacja ofertowa służy do tego, by najpierw uzgodnić dane techniczne, potem ustalić zakres, a dopiero na końcu zgodzić się na cenę. Kolejność ma znaczenie: cena jest ostatnia.

1. Ujednolicenie specyfikacji

To zadanie główne. Wartości w specyfikacji zakupowej to założenia projektanta instalacji, oparte na obliczeniach. To, jak przełożyć je na konkretną maszynę, zależy od dostawcy.

Typowe pytania: jaki zapas wydajności dostawca dodaje względem zadanego punktu pracy oraz czy wskazany materiał dotyczy tylko części zwilżanych (mających kontakt z medium), czy całego urządzenia. Takie punkty wpływają na cenę, więc trzeba je rozstrzygnąć już na etapie oferty. Dostawca, który przyjmie duży zapas, i ten, który dobierze najmniejsze działające urządzenie, zaproponują przy tym samym wymaganiu zupełnie różne gabaryty i ceny.

Przy materiałach pamiętaj, że SUS316 i SUS304 to oznaczenia wg JIS. Bliskie odpowiedniki w PN-EN 10088 to odpowiednio 1.4401 (X5CrNiMo17-12-2) i 1.4301 (X5CrNi18-10), ale skład chemiczny nie jest identyczny. Dlatego w specyfikacji ofertowej warto podać oba oznaczenia oraz rodzaj świadectwa odbioru wg PN-EN 10204 (np. 3.1) i uzgodnić to z odbiorcą.

2. Określenie zakresu dostawy

Specyfikacja ofertowa podaje, które elementy osprzętu, np. uszczelki i zawory, są w cenie. Kupujący sprawdza na jej podstawie, czy wszystko, czego oczekuje, jest w ofercie, i potwierdza zakres dostawy i wykonania (shosho): która strona dostarcza lub montuje daną pozycję.

Rys. 3: Zakres w trzech kolumnach

Wypisanie tego, co wyłączone i co dostarcza kupujący, a nie tylko tego, co wchodzi w ofertę, ujawnia braki i dublowanie.

W cenie oferty

Poza ofertą (po stronie innych)

Dostarcza kupujący

Pompa, silnik, wspólna rama podstawy

Montaż, śruby fundamentowe

Energia i woda zużywane na miejscu

Kołnierze przeciwległe, uszczelki, śruby i nakrętki

Rurociąg i zawory po stronie tłocznej

Przyrządy pomiarowe kupowane zbiorczo przez generalnego wykonawcę

Próba wydajności w zakładzie i protokół z próby

Obecność przy rozruchu na miejscu

Dźwig do montażu na miejscu

Przykład fikcyjny, tylko do zilustrowania. W którą kolumnę trafia dana pozycja, ustala się z kupującym osobno w każdym projekcie.

Podobne podejście stosuje japoński sektor budownictwa publicznego. We wzorcowych formularzach kosztorysowych ministerstwa MLIT (Ministerstwo Gruntu, Infrastruktury, Transportu i Turystyki) zamawiający przygotowuje zestawienie warunków wyceny (mitsumori jōken-sho), które określa, co wchodzi w zakres prac, a co nie. W ofertach na urządzenia instalacji działa to tak samo.

Wliczenie wszystkiego nie zawsze jest najtańsze. Niektóre części generalny wykonawca kupuje w większych ilościach i może je dostarczyć taniej, niż kupiłby producent urządzenia, więc strony omawiają każdą pozycję, często na podstawie wcześniejszych projektów. Wszystko, co po zawarciu umowy zostanie dodane, a nie ma tego w specyfikacji ofertowej, kosztuje dodatkowo, dlatego różnice w rozumieniu zakresu trzeba usunąć przed umową.

Przy kołnierzach przeciwległych sprawdź nie tylko, kto je dostarcza, ale też według jakiej normy są wykonane (np. JIS 10K czy PN-EN 1092-1). Kołnierze z różnych systemów nie zawsze do siebie pasują, więc dopasowanie ustal z dostawcą. Do zakresu należy także to, czy próby wydajności w zakładzie i odbiory z udziałem klienta są w ofercie. O przebiegu tych prób pisze artykuł o FAT i SAT.

3. Uzgodnienie ceny

Negocjacje cenowe zaczynają się po uzgodnieniu specyfikacji. Kupujący sprawdza wtedy, czy cena mieści się w z góry ustalonym budżecie. Jeśli go mocno przekracza, zwykle zmienia się zakres lub wraca do specyfikacji, więc specyfikacja ofertowa często przechodzi kilka rewizji.

Przy porównywaniu kilku dostawców rozłóż różnicę cen na trzy części, aby zobaczyć, skąd się bierze:

• Dane urządzenia: zapas, materiały i typ
• Zakres: czy osprzęt, próby i prace na miejscu są wliczone
• Założenia: termin realizacji, ważność oferty i miejsce dostawy

Każda rewizja dostaje nowy numer i datę, a zamówienie powołuje się na uzgodnioną wersję końcową. Po złożeniu zamówienia sprawdź, czy to, co uzgodniono, rzeczywiście trafiło do specyfikacji dostawy i rysunków zatwierdzonych (shōnin-zu).

Zobacz też:

Jak ją napisać: odpowiedź na specyfikację zakupową punkt po punkcie

Nie ma jednego wzoru, każda firma ma własny format. Dla kupującego najłatwiej sprawdzić dokument, który odpowiada po kolei na każdy punkt specyfikacji zakupowej. Poniższa tabela to fikcyjny przykład dla pompy, a nie format żadnej istniejącej firmy.

Rys. 4: Przykład specyfikacji ofertowej (pompa)

Przy każdym punkcie zestaw wymaganie z ofertą i oznacz je jako Zgodne, Odstępstwo lub Otwarte.

Punkt

Wymaganie ze specyfikacji zakupowej

Nasza oferta

Status

Uwagi

3.1 Wydajność

Wydajność i wysokość podnoszenia wg tabeli warunków pracy w specyfikacji

Typ dobrany z zapasem względem punktu pracy. Obliczenia wydajności w załączeniu

Zgodne

Charakterystyka pompy w załączonych rysunkach poglądowych

3.2 Materiały

Części zwilżane SUS316

Korpus i wirnik SUS316, wał SUS304

Odstępstwo

Do omówienia jako pozycja nr 1 listy odstępstw

4.1 Zakres

Cały osprzęt w cenie

W cenie kołnierze przeciwległe, uszczelki i śruby. Śruby fundamentowe nie są w cenie

Odstępstwo

Lista odstępstw nr 2. Śruby fundamentowe po stronie innych

5.2 Kontrola

Próba wydajności w zakładzie dostawcy

Próba wydajności w naszym zakładzie, protokół z próby w dokumentacji

Otwarte

Pytamy kupującego, czy wymagana jest obecność przy odbiorze (podany termin odpowiedzi)

6.1 Malowanie

Wg wskazanej specyfikacji malowania

Malowanie wg wskazanej specyfikacji

Zgodne

Brak

Przykład fikcyjny. Wartości i materiały nie są rzeczywistym doborem. Rzeczywisty formularz ma też pola: nazwa projektu, numer pozycji (tag), rewizja, data i numer oferty.

Każdy wiersz „Odstępstwo” łączy się numerem z pozycją listy odstępstw. Każdy wiersz „Otwarte” dostaje termin odpowiedzi i do ostatniej rewizji musi zmienić się na „Zgodne” albo „Odstępstwo”.

Format odpowiedzi punkt po punkcie nie jest tylko japoński. Przetargi indyjskiego koncernu BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited) wymagają na przykład potwierdzenia specyfikacji technicznej i warunków handlowych punkt po punkcie oraz wykazania odstępstw na osobnym formularzu z numerem punktu. W części z nich zaznaczono, że odstępstwa niewpisane na ten formularz nie będą brane pod uwagę. Taki format bez trudu przeczyta zarówno japoński, jak i międzynarodowy kupujący.

Listy kontrolne dla dostawcy i kupującego

Specyfikacja ofertowa to tylko jeden element odpowiedzi na zapytanie. Całą ścieżkę od zapytania do oferty opisuje artykuł o 7 krokach obsługi zapytania w Japonii (hikiai).

Przed wysłaniem (dostawca)

• Każdy punkt specyfikacji zakupowej ma odpowiedź
• Części standardowe i wykonane na zamówienie są wyraźnie odróżnione
• Pozycje wliczone, wyłączone i dostarczane przez kupującego są wypisane osobno
• Założenia oferty są podane: termin ważności, punkt startowy terminu realizacji i miejsce dostawy
• Dokument ma własną rewizję i datę oraz rewizję specyfikacji zakupowej, na którą odpowiada

Po otrzymaniu (kupujący)

• Parametry, materiały i normy spełniają wymaganie, a każde odstępstwo jest na liście odstępstw
• Do każdej pozycji oznaczonej „po stronie innych” przypisano osobę odpowiedzialną
• Nie ma punktów, które nadal są otwarte
• Przy porównywaniu kilku dostawców zakres i założenia są ujednolicone we wszystkich ofertach

Pytania do drugiej strony

Jeśli jesteś kupującym i specyfikacja ofertowa ma luki, te pytania obejmują punkty, które najczęściej zmieniają cenę później. Dostawcy odpowiadający japońskiemu kupującemu mogą użyć tej samej listy, by sprawdzić własny dokument przed wysłaniem.

• Na którą rewizję naszej specyfikacji zakupowej odpowiada ta specyfikacja ofertowa?
• Jaki zapas przyjęli Państwo względem zadanego punktu pracy i gdzie widać to w obliczeniach wydajności?
• Czy wskazany materiał dotyczy tylko części zwilżanych, czy całego urządzenia?
• Które elementy osprzętu (kołnierze przeciwległe, uszczelki, śruby, śruby fundamentowe, zawory) są w cenie?
• Czy próba wydajności w zakładzie, protokół z próby i odbiór z udziałem klienta są w cenie?
• Które pozycje mamy dostarczyć lub zorganizować po naszej stronie?
• Od kiedy liczy się termin realizacji, gdzie jest miejsce dostawy i jak długo ważna jest oferta?
• Które punkty są nadal otwarte i kiedy zostaną wyjaśnione?

Krótka wiadomość e-mail, która prosi o brakujące informacje za jednym razem:

Temat: Specyfikacja ofertowa dla P-101 – prośba o wyjaśnienia

Dziękujemy za ofertę cenową i specyfikację ofertową (Rev. 0) dla pompy P-101.

Zanim porównamy oferty, prosimy o potwierdzenie poniższych punktów w odniesieniu do naszej specyfikacji zakupowej Rev. 2:
1. Zakres: prosimy o osobne wypisanie pozycji w cenie, wyłączonych i dostarczanych przez kupującego, w tym kołnierzy przeciwległych, uszczelek, śrub i śrub fundamentowych.
2. Punkt 3.2: czy SUS316 dotyczy wyłącznie części zwilżanych?
3. Punkt 5.2: czy próba wydajności w zakładzie jest w cenie i czy możliwy jest odbiór z udziałem klienta?
4. Prosimy o podanie ważności oferty, punktu startowego terminu realizacji i miejsca dostawy.

Prosimy o odpowiedź do [data] wraz ze zaktualizowaną specyfikacją ofertową (Rev. 1) i aktualną listą odstępstw.

Z poważaniem,

Oznaczenie pompy, numery rewizji i numery punktów są przykładowe. Zastąp je danymi z własnych dokumentów.

Pokrewne pojęcia: mitsumori yōkō-sho i odpowiedniki w innych językach

Podobnie brzmiący dokument, mitsumori yōkō-sho, pochodzi od drugiej strony. To jedna z kilku nazw dokumentu, w którym kupujący określa, jak i na jakich warunkach należy złożyć ofertę: termin, sposób złożenia, warunki wyceny itd. Wysyła się go razem ze specyfikacjami; po polsku najbliższe są „warunki zapytania ofertowego”. W budownictwie zamawiający może na przykład rozdać mitsumori yōkō-sho razem z dokumentacją projektową do wyceny, podając zakres robót, sposób złożenia oferty i warunki płatności. Niektóre firmy piszą to inaczej (mitsumori yōkō-sho bywa zapisywane także jako mitsumori yōkō-sho w innym zapisie znakowym), a formularze MLIT nazywają dokumenty kupującego zapytaniem ofertowym (mitsumori irai-sho) i zestawieniem warunków wyceny (mitsumori jōken-sho).

Rys. 5: Kto wydaje który dokument ofertowy (jeden z przykładów)

Kupujący podaje wymagania i warunki. Dostawca odpowiada ceną i specyfikacją.

Wydaje kupującySpecyfikacja zakupowa oraz zapytanie ofertowe i warunki wyceny (mitsumori irai-sho, mitsumori yōkō-sho, mitsumori jōken-sho itp.)

Zapytanie ofertowe

Wydaje dostawca: oferta cenowaCena, ważność, termin realizacji, warunki płatności

Wydaje dostawca: specyfikacja ofertowaDane techniczne, zakres, założenia, z listą odstępstw

Czerwone uwagi i odpowiedzi

Kupujący odpowiada; zamówienie na uzgodnionej rewizjiPo zamówieniu treść przechodzi do specyfikacji dostawy i rysunków zatwierdzonych

Jeden z przykładów. Nazwy dokumentów i ich zestawy różnią się w zależności od branży, trybu zakupu i projektu. W japońskich zakupach publicznych metodą porównania ofert (mitsumori awase) dostawcy często składają samą ofertę cenową.

Żaden pojedynczy termin angielski nie odpowiada wprost mitsumori shiyōsho. Nazwa zależy od tego, co zawiera złożony dokument. W polskich zapytaniach spotkasz zwykle tłumaczenia tych samych pojęć: ofertę techniczną, ofertę techniczno-handlową i listę lub zestawienie odstępstw, ale ich zakres definiuje każdy zamawiający we własnym zapytaniu.

• Technical offer / technical proposal / technical bid (oferta techniczna): techniczna część odpowiedzi
• Techno-commercial offer (oferta techniczno-handlowa): jedno zgłoszenie obejmujące warunki techniczne i handlowe. W indyjskich przetargach sektora publicznego, takich jak BHEL, jest to część I oferty dwuczęściowej, a oferta cenowa otwierana jest osobno
• Schedule of deviations (zestawienie odstępstw): osobny formularz, którego wymagają niektórzy kupujący do wykazania odstępstw

Kiedy ten artykuł nie ma zastosowania

• Nazwy dokumentów, ich treść i to, kto co przygotowuje, zależą od firmy, branży i projektu. Część dostawców włącza specyfikację do samej oferty.
• Poziom szczegółowości zależy od tego, czego wymaga specyfikacja zakupowa lub zapytanie ofertowe. Jeśli wprost wymagane są obliczenia wydajności lub rysunki poglądowe, trzeba je dostarczyć.
• Podział zakresu z Rys. 3 i wzór z Rys. 4 są fikcyjne. Rzeczywisty podział ustal z kupującym w każdym projekcie.
• Przetargi publiczne, w Japonii i gdzie indziej, mają własne zasady dotyczące tego, co można złożyć i jak traktuje się odstępstwa. Stosuj dokumentację przetargową.
• Odpowiedniki materiałów i norm (JIS ↔ PN-EN) są orientacyjne. Zgodność w danym projekcie potwierdza dostawca i odbiorca.

FAQ

Czym różni się oferta cenowa od specyfikacji ofertowej?

Oferta cenowa podaje cenę, ważność, warunki płatności i podobne warunki handlowe. Specyfikacja ofertowa mówi, co ta cena obejmuje i jaki jest zakres dostawy. Niektóre firmy łączą oba dokumenty w jeden, z rozdziałem ze specyfikacją.

Kto przygotowuje specyfikację ofertową: kupujący czy dostawca?

Dostawca. Kupujący przygotowuje specyfikację zakupową i, w niektórych przypadkach, dokument z warunkami wyceny (mitsumori yōkō-sho lub mitsumori jōken-sho). Dostawca odpowiada ofertą cenową i specyfikacją ofertową.

Jak szczegółowa powinna być specyfikacja ofertowa?

Zacznij od tego, co specyfikacja zakupowa lub zapytanie ofertowe każe złożyć. Jeśli nic nie wskazano, dla wyrobów standardowych często wystarczą katalog i istniejące rysunki. Przy urządzeniach na zamówienie wpisz najpierw dane i zakres, które wpływają na cenę. Niepewne punkty oznacz jako otwarte, zapytaj o nie i wyjaśnij w projekcie wykonawczym po zamówieniu.

Co kupujący powinien zrobić z odstępstwami w specyfikacji ofertowej?

Sprawdzić, czy każde z nich jest na liście odstępstw, zdecydować, czy je przyjmuje, i zapisać odpowiedź. Przed złożeniem zamówienia upewnić się, że żaden punkt nie jest już otwarty. Tryb odpowiedzi opisuje artykuł o liście odstępstw.

Źródła

• Dokumenty zapytania o wycenę i rola zestawienia warunków wyceny (zakres objęty i nieobjęty): MLIT, „Standardowe formularze kosztorysowe dla publicznych robót budowlanych (roboty budowlane), wydanie 2012 (zmienione), fragment” (po japońsku)
• Potwierdzanie zgodności punkt po punkcie i odstępstwa w przetargach BHEL: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), „General Terms and Conditions (E-Procurement)”, Annexure I
• Oferta techniczno-handlowa i zestawienie odstępstw: dokumenty przetargowe BHEL (zestawienie odstępstw technicznych i handlowych)