Angebotsspezifikation (Mitsumori Shiyosho): Aufbau & Muster

Ein japanischer Anlagenbauer schickt Ihnen eine Einkaufsspezifikation und bittet um Ihr Angebot „mit der 見積仕様書 (Mitsumori Shiyosho)“. Oder Sie sitzen auf der Bestellerseite eines japanischen Werks, drei Pumpenhersteller haben geantwortet, und jeder hat ein Preisblatt plus ein umfangreiches technisches Dokument geschickt. Die Preise liegen weit auseinander, und Sie müssen den Grund kennen, bevor jemand verhandelt.
Kurz gesagt: Die Angebotsspezifikation ist die Antwort des Lieferanten auf die Einkaufsspezifikation des Bestellers. Sie beschreibt die Daten des vom Lieferanten gewählten Geräts und legt fest, was der Angebotspreis umfasst. Sie wird zusammen mit dem Angebot mit Preisen eingereicht; beide zusammen bestimmen Gerät, Lieferumfang und Preis. In englischsprachigen Ausschreibungen heißen die nächstliegenden Dokumente meist „technical offer“ oder „techno-commercial offer“.
Dieser Leitfaden behandelt die Angebotsspezifikation selbst: Inhalt, ihre drei Aufgaben, ein Klauselmuster und Checklisten für den Lieferanten, der sie schreibt, und den Besteller, der sie prüft. Die Seite des Bestellers beschreibt der Leitfaden zur Einkaufsspezifikation (Kobai Shiyosho). Was nach der Bestellung folgt, steht im Leitfaden zur Lieferspezifikation (Nonyu Shiyosho).
Inhalt
- Was ist eine Angebotsspezifikation (Mitsumori Shiyosho)?
- Einordnung: Lastenheft, Pflichtenheft und Angebotsspezifikation
- Was in eine Angebotsspezifikation gehört
- Die drei Aufgaben einer Angebotsspezifikation
- So schreiben Sie sie: Die Einkaufsspezifikation klauselweise beantworten
- Werkstoffe und Normen: Was Sie beim Abgleich mit DIN/EN beachten
- Checklisten für Lieferanten und Besteller
- Fragen an die Gegenseite
- Verwandte Begriffe: Mitsumori Yoko-sho und englische Entsprechungen
- Wo dieser Leitfaden nicht passt
- FAQ
- Quellen
Was ist eine Angebotsspezifikation (Mitsumori Shiyosho)?
Die Angebotsspezifikation ist ein Dokument, das der Gerätelieferant als Antwort auf die Einkaufsspezifikation des Bestellers (Kobai Shiyosho, 購買仕様書) erstellt. Sie beschreibt das vom Lieferanten gewählte Gerät und legt fest, was im Angebotspreis enthalten ist. Gelesen wird sie in der Regel vom Anlagenbauer bzw. Anlagenplaner, der die Einkaufsspezifikation herausgegeben hat; der Lieferant reicht sie normalerweise zusammen mit dem Angebot (Mitsumorisho, 見積書) mit Preisen ein.
Sie gehört zu den ersten Unterlagen, die ein Lieferant nach der Aufforderung zur Gerätauswahl zurückschickt. Der Besteller versieht sie mit Rotvermerken (Shuki, 朱記, Korrekturen in roter Schrift) und schickt sie zurück, der Lieferant überarbeitet sie. Erst wenn die Spezifikation in diesem Hin und Her feststeht, wird bestellt; danach wiederholt sich dieselbe Prüfung bei der Lieferspezifikation und den Freigabezeichnungen. Den vollständigen Dokumentenablauf vom Angebot bis zur Lieferung zeigt unser Leitfaden zur Lieferspezifikation.
Angebot und Angebotsspezifikation kommen gleichzeitig vom Lieferanten, beantworten aber unterschiedliche Fragen.
Das Angebot nennt den Preis. Die Angebotsspezifikation nennt, was dieser Preis abdeckt.
(Kobai Shiyosho)
(Mitsumorisho)
(Mitsumori Shiyosho)
Dokumentnamen und Rollenverteilung unterscheiden sich je nach Unternehmen, Branche und Projekt. Manche Lieferanten nehmen statt eines eigenen Dokuments ein Spezifikationskapitel in das Angebot auf.
Angebote lassen sich nur dann über den Preis vergleichen, wenn sie denselben Lieferumfang abdecken. Deshalb liest man Angebot und Angebotsspezifikation immer zusammen.
Einordnung: Lastenheft, Pflichtenheft und Angebotsspezifikation
Im deutschsprachigen Raum ordnet man die Dokumente gern über Lastenheft und Pflichtenheft ein. Die Einkaufsspezifikation kommt dem Lastenheft nahe, denn der Besteller beschreibt darin seine Anforderungen. Die Angebotsspezifikation erinnert an das Pflichtenheft: Nach DIN 69901-5 sind das die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben auf Grundlage des Lastenhefts des Auftraggebers.
Eine 1:1-Entsprechung ist es nicht. Die Angebotsspezifikation entsteht vor der Bestellung, ist auf ein Gerät und einen Angebotspreis bezogen und wird meist mit Rotvermerken mehrfach überarbeitet. Ein Pflichtenheft ist dagegen oft ein umfassenderes Projektdokument. Verwenden Sie die deutschen Begriffe daher als Orientierung, nicht als Übersetzung der japanischen Dokumentennamen.
Was in eine Angebotsspezifikation gehört
Der Inhalt unterscheidet sich je nach Lieferant, die meisten Angebotsspezifikationen decken aber die folgenden Punkte ab. Eine gute Angebotsspezifikation zeigt über die Gerätedaten hinaus, worauf die zugesagte Leistung beruht, und zieht eine klare Linie zwischen Enthaltenem und Nicht-Enthaltenem.
Gerätedaten, Nachweis der Leistung und die Lieferumfangsgrenze zwischen enthalten und nicht enthalten.
Bezeichnungen und Reihenfolge der Punkte unterscheiden sich je nach Unternehmen. Abbildung 4 unten zeigt, wie die Antwort klauselweise aufgebaut wird.
Die Lastangaben fließen in die Fundamentauslegung des Bestellers ein. Unser Beitrag zu Lastdaten für die Fundamentauslegung erklärt, was wann einzureichen ist. Die Abweichungsliste hat ein eigenes Format und einen eigenen Prüfablauf, beschrieben in Abweichungsliste (Debikura): Format, Muster und Checkliste.
Wie viel ein Lieferant liefern kann, hängt stark davon ab, ob es sich um Standard- oder Sonderausführungen handelt. Für Standardprodukte gibt es Betriebsanleitungen und Detailzeichnungen bereits. Bei Sonderanfertigungen klären sich viele Einzelheiten erst mit Beginn der Detailkonstruktion; zum Angebotszeitpunkt liefert der Lieferant deshalb oft nur Referenzzeichnungen. Eine Angebotsspezifikation garantiert zudem keinen Auftrag, sodass Lieferanten unterschiedlich viel Engineering-Aufwand hineinstecken.
Die drei Aufgaben einer Angebotsspezifikation
Die Angebotsspezifikation dient dazu, die Spezifikation abzustimmen, den Lieferumfang festzulegen und erst dann den Preis zu vereinbaren. Auf die Reihenfolge kommt es an: Der Preis steht am Ende.
1. Die Spezifikation abstimmen
Das ist die Hauptaufgabe. Die Werte in einer Einkaufsspezifikation hat der Anlagenplaner aus Berechnungen angenommen. Wie daraus eine reale Maschine wird, entscheidet der Lieferant.
Typische Fragen sind, wie viel Leistungsreserve der Lieferant über den geforderten Betriebspunkt hinaus einplant und ob ein vorgegebener Werkstoff nur für die medienberührten Teile gilt oder für das ganze Gerät. Solche Punkte bestimmen den Preis und müssen schon in der Angebotsphase geklärt werden. Ein Lieferant mit großzügiger Reserve und einer, der das kleinste noch passende Gerät wählt, bieten für dieselbe Anforderung sehr unterschiedliche Größen und Preise an.
2. Den Lieferumfang festlegen
Die Angebotsspezifikation nennt, welches Zubehör, etwa Dichtungen und Armaturen, im Preis enthalten ist. Der Besteller prüft damit, ob alles Erwartete im Angebot steckt, und klärt den Lieferumfang und die Zuständigkeit (Shosho, 所掌): Wer beschafft oder montiert welchen Teil?
Wer auch Nicht-Enthaltenes und Beistellungen des Bestellers aufführt, deckt Lücken und Überschneidungen auf.
Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung. In welche Spalte ein Punkt gehört, legen Sie mit dem Besteller für jedes Projekt fest.
Dieselbe Idee findet sich im japanischen öffentlichen Bauwesen. In den Standardformularen für Kostenvoranschläge des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus (MLIT) erstellt der Auftraggeber ein Blatt mit Angebotsbedingungen (Mitsumori Joken-sho, 見積条件書), das festhält, was zum Leistungsumfang gehört und was nicht. Bei Angeboten für Anlagenausrüstung ist es nicht anders.
Alles einzuschließen ist nicht immer am günstigsten. Manche Teile kann der Anlagenbauer wegen größerer Einkaufsmengen billiger beschaffen und beistellen als der Gerätehersteller; die Parteien besprechen daher jeden Punkt, oft anhand früherer Projekte. Was nach Vertragsschluss hinzukommt und nicht in der Angebotsspezifikation steht, kostet zusätzlich. Unterschiedliche Auffassungen zum Lieferumfang müssen deshalb vor dem Vertrag ausgeräumt sein. Zu Gegenflanschen siehe Wer liefert den Gegenflansch?. Auch ob Leistungsprüfung im Werk und Prüfungen im Beisein des Bestellers im Angebot stehen, gehört zum Lieferumfang. Wie diese Prüfungen ablaufen, zeigt unser Leitfaden zu FAT und SAT.
3. Den Preis vereinbaren
Die Preisverhandlung beginnt, sobald die Spezifikation abgestimmt ist. Danach prüft der Besteller den Preis gegen das vorab festgelegte Budget. Liegt er deutlich darüber, ändert man üblicherweise den Lieferumfang oder überprüft die Spezifikation; die Angebotsspezifikation durchläuft dabei oft mehrere Revisionen.
Beim Vergleich mehrerer Lieferanten zerlegen Sie die Preisdifferenz in drei Teile, um die Ursache zu erkennen:
- Gerätedaten: Reserve, Werkstoffe und Typ
- Lieferumfang: ob Zubehör, Prüfungen und Arbeiten vor Ort enthalten sind
- Annahmen: Lieferzeit, Gültigkeit des Angebots und Lieferort
Jede Revision erhält einen neuen Revisionsstand und ein neues Datum, und die Bestellung verweist auf die vereinbarte Endfassung. Prüfen Sie nach der Bestellung, ob das Vereinbarte in der Lieferspezifikation und in den Freigabezeichnungen (Shonin-zu) tatsächlich wiederzufinden ist.
So schreiben Sie sie: Die Einkaufsspezifikation klauselweise beantworten
Es gibt keine Standardvorlage; jedes Unternehmen hat sein eigenes Format. Am leichtesten prüfbar ist für den Besteller aber ein Aufbau, der jede Klausel der Einkaufsspezifikation der Reihe nach beantwortet. Die folgende Tabelle ist ein erfundenes Pumpenbeispiel und kein Format eines realen Unternehmens.
Je Klausel stehen Anforderung und Angebot nebeneinander, dazu der Status: Erfüllt, Abweichung oder Offen.
Erfundenes Beispiel. Zahlen und Werkstoffe sind keine realen Auswahlwerte. Ein echtes Formular enthält zusätzlich Felder für Projektname, Gerätekennzeichen, Revisionsstand, Datum und Angebotsnummer.
Jede Zeile „Abweichung“ ist über die Nummer mit einem Eintrag der Abweichungsliste verknüpft. Jede Zeile „Offen“ erhält eine Antwortfrist und muss bis zur Endfassung entweder „Erfüllt“ oder „Abweichung“ werden.
Der klauselweise Aufbau ist keine japanische Besonderheit. Ausschreibungen indischer Staatsunternehmen wie BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited) verlangen zum Beispiel, technische Spezifikation und kaufmännische Bedingungen Punkt für Punkt zu bestätigen und Abweichungen in einem separaten Formblatt mit Klauselnummer aufzulisten. Einige dieser Ausschreibungen halten fest, dass nicht aufgeführte Abweichungen nicht berücksichtigt werden. Ein japanischer Besteller und ein internationaler Besteller lesen dieses Format gleichermaßen ohne Mühe.
Werkstoffe und Normen: Was Sie beim Abgleich mit DIN/EN beachten
Japanische Angebotsspezifikationen nennen Werkstoffe, Flansche und Schrauben meist nach JIS. Für den Abgleich mit europäischen Normen helfen die folgenden Orientierungswerte; „gleichwertig“ sollten Sie nur schreiben, wenn der Lieferant es schriftlich bestätigt.
- Werkstoffe: SUS304 entspricht näherungsweise 1.4301 (X5CrNi18-10), SUS316 näherungsweise 1.4401 (X5CrNiMo17-12-2) nach EN 10088. Die zulässigen Analysegrenzen sind nicht in jedem Element identisch. Verlangen Sie bei Bedarf Werkstoffnummer und Prüfbescheinigung (z. B. EN 10204, 3.1) ausdrücklich.
- Flansche: JIS-Flansche (Nenndruckstufen wie 10K) und Flansche nach EN 1092-1 (PN) sind in Lochkreis und Maßen nicht ohne Weiteres austauschbar. Legen Sie fest, nach welcher Norm Anschlussflansch und Gegenflansch ausgeführt werden.
- Schrauben: Bei Ankerschrauben und Flanschverbindungen die Festigkeitsklasse nach DIN EN ISO 898-1 und Werkstoff angeben, statt nur „Schrauben im Lieferumfang“ zu schreiben.
- Leistungsprüfung: Prüfnorm und Genauigkeitsklasse vereinbaren, etwa nach ISO 9906 bei Kreiselpumpen, und festhalten, ob die Prüfung im Beisein des Bestellers stattfindet.
Checklisten für Lieferanten und Besteller
Die Angebotsspezifikation ist nur ein Teil der Anfragebeantwortung. Den gesamten Ablauf von der Anfrage bis zum Angebot beschreibt Anfrage an einen japanischen Hersteller: Der 7-Schritte-Ablauf Hikiai.
Vor dem Einreichen (Lieferant)
- Jede Klausel der Einkaufsspezifikation ist beantwortet
- Standard- und Sonderteile sind klar unterschieden
- Enthaltenes, Nicht-Enthaltenes und Beistellungen des Bestellers sind getrennt aufgeführt
- Annahmen zum Angebot sind genannt: Gültigkeitsdauer, Startpunkt der Lieferzeit und Lieferort
- Das Dokument nennt seinen eigenen Revisionsstand und sein Datum sowie den Revisionsstand der beantworteten Einkaufsspezifikation
Beim Erhalt (Besteller)
- Leistung, Werkstoffe und Normen erfüllen die Anforderung, und jede Abweichung steht in der Abweichungsliste
- Für jeden Punkt „durch Dritte“ ist ein Verantwortlicher benannt
- Es gibt keine offenen Punkte mehr
- Beim Vergleich mehrerer Lieferanten sind Lieferumfang und Annahmen über alle Angebote angeglichen
Fragen an die Gegenseite
Wenn Sie Besteller sind und eine Angebotsspezifikation Lücken lässt, decken diese Fragen die Punkte ab, die den Preis später am häufigsten verändern. Lieferanten, die an einen japanischen Besteller antworten, können dieselbe Liste nutzen, um ihr Dokument vor dem Versand zu prüfen.
- Auf welchen Revisionsstand unserer Einkaufsspezifikation antwortet diese Angebotsspezifikation?
- Wie viel Reserve haben Sie über den geforderten Betriebspunkt hinaus eingeplant, und wo zeigt das die Auslegungsberechnung?
- Gilt der vorgegebene Werkstoff nur für medienberührte Teile oder für das ganze Gerät?
- Welches Zubehör (Gegenflansche, Dichtungen, Schrauben, Ankerschrauben, Armaturen) ist im Preis enthalten?
- Sind Leistungsprüfung im Werk, Prüfbericht und Prüfung im Beisein des Bestellers enthalten?
- Welche Punkte erwarten Sie von uns als Beistellung oder Beschaffung?
- Ab welchem Datum läuft die Lieferzeit, wo ist der Lieferort, und wie lange gilt das Angebot?
- Welche Punkte sind noch offen, und wann antworten Sie dazu?
Eine kurze E-Mail, die die fehlenden Angaben auf einmal anfordert:
Betreff: Angebotsspezifikation zu P-101 – Rückfragen
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihr Angebot und die Angebotsspezifikation (Rev. 0) zur Pumpe P-101.
Bevor wir die Angebote vergleichen, bitten wir Sie, anhand unserer Einkaufsspezifikation Rev. 2 Folgendes zu bestätigen:
1. Lieferumfang: Bitte führen Sie Enthaltenes, Nicht-Enthaltenes und Beistellungen des Bestellers getrennt auf, einschließlich Gegenflansche, Dichtungen, Schrauben und Ankerschrauben.
2. Klausel 3.2: Gilt SUS316 nur für die medienberührten Teile?
3. Klausel 5.2: Ist die Leistungsprüfung im Werk im Preis enthalten, und ist eine Prüfung in unserem Beisein möglich?
4. Bitte nennen Sie die Gültigkeit des Angebots, den Startpunkt der Lieferzeit und den Lieferort.
Wir bitten um Antwort bis zum [Datum] mit einer überarbeiteten Angebotsspezifikation (Rev. 1) und einer aktualisierten Abweichungsliste.
Mit freundlichen Grüßen
Pumpenkennzeichen, Revisionsstände und Klauselnummern sind Platzhalter. Ersetzen Sie sie durch die Angaben aus Ihren eigenen Dokumenten.
Verwandte Begriffe: Mitsumori Yoko-sho und englische Entsprechungen
Ein ähnlich klingendes Dokument, die Mitsumori Yoko-sho (見積要項書), kommt von der anderen Seite. Es ist eine von mehreren Bezeichnungen für das Dokument, in dem der Besteller festlegt, wie und unter welchen Bedingungen Angebote einzureichen sind: Frist, Art der Einreichung, Angebotsbedingungen und so weiter. Es geht zusammen mit den Spezifikationen hinaus. Im Hochbau verteilt ein Auftraggeber zum Beispiel eine Mitsumori Yoko-sho mit den Planungsunterlagen für die Angebotsabgabe; sie nennt Leistungsumfang, Einreichung des Angebots und Zahlungsbedingungen. Manche Unternehmen schreiben 見積要綱書. In den Standardformularen des MLIT heißen die Dokumente des Auftraggebers Angebotsanfrage (Mitsumori Irai-sho, 見積依頼書) und Angebotsbedingungen (Mitsumori Joken-sho, 見積条件書).
Der Besteller nennt Anforderungen und Bedingungen. Der Lieferant antwortet mit Preis und Spezifikation.
Ein Beispiel. Dokumentnamen und Kombinationen unterscheiden sich je nach Branche, Beschaffungsverfahren und Projekt. Bei der Einholung vergleichender Angebote durch japanische Behörden (Mitsumori Awase) reichen Lieferanten oft nur ein Angebot ein.
Einen einzelnen englischen Begriff, der Mitsumori Shiyosho eins zu eins entspricht, gibt es nicht. Die Bezeichnung hängt vom Inhalt der Einreichung ab:
- Technical offer / technical proposal / technical bid (technisches Angebot): der technische Teil der Antwort
- Techno-commercial offer (oder bid): eine Einreichung, die technische und kaufmännische Bedingungen abdeckt. In Ausschreibungen indischer Staatsunternehmen wie BHEL ist es Teil I eines zweiteiligen Gebots; das Preisgebot wird getrennt geöffnet
- Schedule of deviations (Abweichungsverzeichnis): ein separates Formblatt, in dem manche Besteller Abweichungen verlangen
Wo dieser Leitfaden nicht passt
- Dokumentnamen, Inhalte und Zuständigkeiten unterscheiden sich je nach Unternehmen, Branche und Projekt. Manche Lieferanten führen die Spezifikation im Angebot selbst.
- Wie ausführlich Sie sein müssen, richtet sich danach, was die Einkaufsspezifikation oder die Anfrage verlangt. Sind Auslegungsberechnungen oder Referenzzeichnungen ausdrücklich gefordert, liefern Sie sie.
- Die Aufteilung des Lieferumfangs in Abbildung 3 und das Muster in Abbildung 4 sind erfunden. Die tatsächliche Aufteilung stimmen Sie in jedem Projekt mit dem Besteller ab.
- Öffentliche Ausschreibungen haben in Japan wie anderswo eigene Regeln dazu, was eingereicht werden darf und wie Abweichungen behandelt werden. Maßgeblich sind die Ausschreibungsunterlagen.
- Die Normenzuordnung im Abschnitt zu DIN/EN ist eine Orientierung, kein Gleichwertigkeitsnachweis. Verbindlich ist die schriftliche Bestätigung des Lieferanten.
FAQ
Worin unterscheiden sich Angebot und Angebotsspezifikation?
Das Angebot nennt Preis, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen und ähnliche kaufmännische Bedingungen. Die Angebotsspezifikation nennt, was dieser Preis liefert und was der Lieferumfang abdeckt. Manche Unternehmen fassen beides in einem Dokument mit einem Spezifikationskapitel zusammen.
Wer erstellt die Angebotsspezifikation, der Besteller oder der Lieferant?
Der Lieferant. Der Besteller erstellt die Einkaufsspezifikation und in manchen Fällen ein Dokument mit den Angebotsbedingungen (Mitsumori Yoko-sho oder Mitsumori Joken-sho). Der Lieferant antwortet mit Angebot und Angebotsspezifikation.
Ist die Angebotsspezifikation ein Pflichtenheft?
Sie liegt dem Pflichtenheft nach DIN 69901-5 nahe, denn der Lieferant beschreibt darin, wie er die Anforderungen des Bestellers umsetzt. Eine 1:1-Entsprechung ist sie nicht: Sie entsteht in der Angebotsphase, ist auf einen Angebotspreis bezogen und wird mit Rotvermerken mehrfach überarbeitet.
Wie ausführlich muss eine Angebotsspezifikation sein?
Beginnen Sie mit dem, was die Einkaufsspezifikation oder die Anfrage zur Einreichung verlangt. Ist nichts vorgegeben, genügen bei Standardprodukten oft Katalog und vorhandene Zeichnungen. Bei Sonderanfertigungen schreiben Sie zuerst die Daten und den Lieferumfang auf, die den Preis bestimmen. Unsichere Punkte markieren Sie als „Offen“, fragen nach und klären sie nach der Bestellung in der Detailkonstruktion.
Wie geht der Besteller mit Abweichungen in einer Angebotsspezifikation um?
Prüfen Sie, ob jede Abweichung in der Abweichungsliste steht, entscheiden Sie, ob Sie sie akzeptieren, und halten Sie die Antwort fest. Vor der Bestellung darf kein Punkt mehr offen sein. Der Ablauf der Beantwortung steht im Leitfaden zur Abweichungsliste.
Quellen
- Dokumente bei der Angebotsanfrage und Rolle des Blatts mit Angebotsbedingungen (enthaltener und nicht enthaltener Leistungsumfang): MLIT, „Standardformulare für Kostenvoranschläge im öffentlichen Hochbau (Hochbau), Ausgabe 2012 (überarbeitet), Auszug“ (japanisch)
- Klauselweise Bestätigung und Abweichungen in BHEL-Ausschreibungen: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), „General Terms and Conditions (E-Procurement)“, Annexure I (englisch)
- Techno-commercial offer und Schedule of Deviations: BHEL-Ausschreibungsunterlagen (Formblatt für technische und kommerzielle Abweichungen, englisch)
- Pflichtenheft nach DIN 69901-5 als vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben: REFA-Lexikon, „Pflichtenheft“
Originalartikel auf JapanischDieser Leitfaden beruht auf einem MONOSCOPE-Artikel für Leser in Japan: 見積仕様書とは?目的と書き方・記載例、購買仕様書との違い


