Nabídková specifikace (mitsumori shiyosho): vzor a postup

Japonský generální dodavatel závodu vám pošle nákupní specifikaci (kobai shiyosho) a požádá o nabídku „s mitsumori shiyosho“. Nebo jste na straně nákupu v závodě japonské firmy, tři výrobci čerpadel odpověděli a každý poslal cenový list a objemný technický dokument. Ceny se výrazně liší a vy potřebujete vědět proč, než začnou jednání.

Stručná odpověď: nabídková specifikace je odpověď dodavatele na nákupní specifikaci odběratele. Uvádí parametry zařízení, které dodavatel vybral, a přesně to, co nabídka zahrnuje. Předkládá se spolu s cenovou nabídkou a společně určují dodávané zařízení, rozsah dodávky a cenu. V anglicky vedených výběrových řízeních se nejbližší dokumenty obvykle jmenují technical offer (technická nabídka) nebo techno-commercial offer (technicko-obchodní nabídka).

Tento text se věnuje samotné nabídkové specifikaci: co v ní je, jaké tři úkoly plní, jak vypadá vzor po článcích a jaké kontrolní seznamy použít na straně dodavatele i odběratele. Pohled odběratele vysvětluje nákupní specifikace. Co následuje po objednávce, popisuje dodací specifikace.

Obsah

1. Co je nabídková specifikace (mitsumori shiyosho)
2. Co nabídková specifikace obsahuje
3. Tři úkoly nabídkové specifikace
4. Jak ji napsat: odpovídat na nákupní specifikaci článek po článku
5. Materiály a normy: na co si dát pozor v Evropě
6. Kontrolní seznamy pro dodavatele a odběratele
7. Otázky, které poslat druhé straně
8. Související pojmy: mitsumori yoko-sho a anglické ekvivalenty
9. Kdy tento návod neplatí
10. Časté otázky
11. Zdroje

Co je nabídková specifikace (mitsumori shiyosho)

Nabídková specifikace je dokument, který dodavatel zařízení zpracuje jako odpověď na nákupní specifikaci odběratele (kobai shiyosho). Popisuje vybrané zařízení a uvádí, co je v nabídnuté ceně zahrnuto. Čtenářem je obvykle generální dodavatel nebo projektant závodu, který nákupní specifikaci vydal, a dodavatel ji běžně předkládá spolu s cenovou nabídkou (mitsumorisho).

Je to jeden z prvních dokumentů, které dodavatel po žádosti o výběr zařízení vrací. Odběratel do něj vepíše červené připomínky (shuki) a pošle ho zpět a dodavatel dokument upraví. Objednávka následuje, až se parametry tímto kolečkem ustálí, a stejná kontrola se pak opakuje na dodací specifikaci a schvalovacích výkresech. Celý sled dokumentů od nabídky po dodání ukazuje článek o dodací specifikaci.

Cenová nabídka i nabídková specifikace přicházejí od dodavatele současně, ale odpovídají na různé otázky.

Obrázek 1: Nákupní specifikace, cenová nabídka a nabídková specifikace

Cenová nabídka uvádí cenu. Nabídková specifikace uvádí, co za tuto cenu dostanete.

Nákupní specifikace
(kobai shiyosho)

Cenová nabídka
(mitsumorisho)

Nabídková specifikace
(mitsumori shiyosho)

Zpracovává

Odběratel

Dodavatel

Dodavatel

Odpovídá na otázku

Co potřebujeme?

Kolik to stojí?

Co přesně a v jakém rozsahu dodávky?

Hlavní obsah

Výkon, podmínky, normy

Cena, dodací lhůta, platební podmínky, platnost

Parametry zařízení, rozsah dodávky, předpoklady

V průběhu jednání

Odběratel vrací nabídkovou specifikaci s červenými připomínkami

Cena se jedná až po ustálení parametrů

Dodavatel upraví dokument podle připomínek a aktualizuje číslo revize

Na co dát pozor

Hodnoty jsou předpoklady projektanta

Ceny s různým rozsahem nelze porovnávat

Nezůstávají neřešené odchylky ani otevřené položky

Názvy dokumentů a rozdělení rolí se liší podle firmy, odvětví i projektu. Někteří dodavatelé vkládají specifikaci jako kapitolu přímo do cenové nabídky a nevydávají samostatný dokument.

Nabídky lze podle ceny porovnávat jen tehdy, když zahrnují stejný rozsah. Proto se cenová nabídka a nabídková specifikace vždy čtou společně.

Co nabídková specifikace obsahuje

Obsah se u jednotlivých dodavatelů liší, ale většina nabídkových specifikací pokrývá položky uvedené níže. Dobrý dokument kromě údajů o zařízení ukazuje, na čem stojí deklarovaný výkon, a jasně vymezuje, co je a co není zahrnuto.

Obrázek 2: Hlavní položky nabídkové specifikace

Parametry, podklady k deklarovanému výkonu a hranice mezi zahrnutým a nezahrnutým.

Parametry zařízení a zatíženíTyp, kapacita, materiály, rozměry a také hmotnosti a zatížení potřebné pro instalaci. Slouží k návrhu základů a podpůrných konstrukcí

Výpočet výkonuPodklad, že zařízení splní požadovaný výkon. Ukazuje, jakou rezervu dodavatel přidal k hodnotám z nákupní specifikace

Záruční podmínkyZaručované parametry, jejich podmínky a záruční doba. Uvádí také to, co zaručeno není

Informativní výkresyObrysové a řezové výkresy. Slouží ke kontrole polohy a rozměrů rozhraní (toriai) na navazující zařízení a potrubí

Náhradní díly a volitelné příslušenstvíCo je ve standardu a co lze doplnit. U každé položky je uvedeno, zda je v nabídnuté ceně

Seznam odchylekBody odlišné od nákupní specifikace a body k vyjasnění. V Japonsku se mu říká debikura

Názvy a pořadí položek se liší podle firmy. Obrázek 4 níže ukazuje, jak odpovídat po jednotlivých článcích.

Údaje o zatížení vstupují do návrhu základů na straně odběratele. Co a kdy předat, popisuje článek o zatěžovacích údajích zařízení. Seznam odchylek má vlastní formát a postup posouzení, vysvětlené v článku o seznamu odchylek.

Kolik toho dodavatel může uvést, závisí hodně na tom, zda jde o standardní, nebo zakázkové zařízení. U standardních výrobků návody k obsluze a podrobné výkresy už existují. U zakázkového zařízení se mnohé detaily ukážou až v detailní konstrukci, takže ve fázi nabídky dodavatel často dodá jen informativní výkresy. Nabídková specifikace také nezaručuje, že dodavatel zakázku získá, a proto se firmy liší v tom, kolik inženýrské práce do ní vloží.

Tři úkoly nabídkové specifikace

Nabídková specifikace slouží k tomu, aby se sjednotily parametry, určil rozsah dodávky a teprve potom se dohodla cena. Na pořadí záleží, cena přichází jako poslední.

1. Sjednotit parametry

Toto je hlavní úkol. Hodnoty v nákupní specifikaci jsou předpoklady, které projektant závodu odvodil výpočtem. Jak z nich vznikne skutečný stroj, je na dodavateli.

Typické otázky: jakou rezervu výkonu dodavatel přidá nad zadaný pracovní bod a zda se předepsaný materiál týká jen smáčených částí (částí ve styku s kapalinou), nebo celého zařízení. Takové body ovlivňují cenu, a proto se musejí ujasnit už ve fázi nabídky. Dodavatel, který přidá velkou rezervu, a dodavatel, který zvolí nejmenší vyhovující stroj, mohou na stejný požadavek nabídnout velmi odlišnou velikost i cenu.

2. Vymezit rozsah dodávky

Nabídková specifikace uvádí, které příslušenství, například těsnění a armatury, je v ceně zahrnuto. Odběratel podle ní kontroluje, zda je v nabídce všechno, co očekává, a potvrzuje rozsah dodávky (shosho): která strana co zajišťuje nebo instaluje.

Obrázek 3: Rozsah dodávky ve třech sloupcích

Když se uvede i to, co zahrnuto není a co dodá odběratel, vyjdou najevo mezery i duplicity.

Zahrnuto v nabídce

Nezahrnuto (zajistí jiná strana)

Dodá odběratel

Čerpadlo, elektromotor, společný základový rám

Montážní práce, kotevní šrouby

Elektřina a voda spotřebované na místě

Protipřírubý, těsnění, šrouby a matice

Výtlačné potrubí a armatury

Přístroje nakupované hromadně generálním dodavatelem

Tovární výkonová zkouška a protokol o zkoušce

Účast při uvádění do provozu na místě

Jeřáb pro montáž na místě

Fiktivní příklad pro ilustraci. Do kterého sloupce položka patří, se u každého projektu dohodne s odběratelem.

Stejnou myšlenku používá japonské veřejné stavebnictví. Ve standardních formulářích pro rozpočty, které vydává japonské ministerstvo pozemních komunikací, infrastruktury, dopravy a cestovního ruchu (MLIT), zpracovává objednatel dokument s podmínkami nabídky, který uvádí, co je v rozsahu zahrnuto a co ne. Nabídky na zařízení závodů fungují stejně.

Zahrnout všechno nemusí být nejlevnější řešení. Některé díly nakupuje generální dodavatel ve větších objemech a může je dodat levněji, než by je pořídil výrobce zařízení, takže strany probírají jednotlivé položky, často podle zkušeností z dřívějších projektů. Cokoli, co není v nabídkové specifikaci a přidá se po uzavření smlouvy, se platí navíc, a proto je třeba rozdílné chápání rozsahu vyjasnit před smlouvou.

U protipříruby (a také u šroubů a těsnění) uvádějte normu příruby. Japonská zařízení mohou mít příruby podle JIS, které nemusejí být zaměnitelné s přírubami podle EN 1092-1, na které je evropský závod zvyklý. Zda je dodáte vy, nebo dodavatel, rozhodněte výslovně; podrobnosti viz článek o dodávce protipříruby. Do rozsahu patří i to, zda nabídka zahrnuje tovární výkonové zkoušky a kontroly za účasti odběratele; průběh zkoušek popisuje návod k FAT a SAT.

3. Dohodnout cenu

Jednání o ceně začíná, až jsou parametry odsouhlaseny. Odběratel pak porovná cenu s předem stanoveným rozpočtem. Pokud ho výrazně překračuje, obvyklým řešením je změnit rozsah nebo přehodnotit parametry, a nabídková specifikace proto často projde několika revizemi.

Při porovnání více dodavatelů rozdělte cenový rozdíl na tři části a uvidíte, odkud pochází:

• Parametry zařízení: rezerva, materiály a typ
• Rozsah: zda jsou zahrnuty příslušenství, zkoušky a práce na místě
• Předpoklady: dodací lhůta, platnost nabídky a místo dodání

Každá revize dostane nové číslo a datum a objednávka odkazuje na odsouhlasenou konečnou verzi. Po objednávce zkontrolujte, zda se dohodnuté skutečně objevilo v dodací specifikaci a ve schvalovacích výkresech (shonin-zu).

Jak ji napsat: odpovídat na nákupní specifikaci článek po článku

Jednotná šablona neexistuje, každá firma má svůj formát. Odběratel ale nejsnáz kontroluje dokument, který postupně odpovídá na každý článek nákupní specifikace. Tabulka níže je fiktivní příklad čerpadla, nikoli formulář konkrétní firmy.

Obrázek 4: Vzor nabídkové specifikace (čerpadlo)

U každého článku uveďte vedle sebe požadavek a nabídku a označte stav: Vyhovuje, Odchylka nebo Otevřeno.

Článek

Požadavek nákupní specifikace

Naše nabídka

Stav

Poznámky

3.1 Výkon

Průtok a dopravní výška podle tabulky provozních podmínek ve specifikaci

Typ vybrán s rezervou nad pracovním bodem. Přiložen výpočet výkonu

Vyhovuje

Charakteristika čerpadla je přiložena k informativním výkresům

3.2 Materiály

Smáčené části SUS316

Skříň a oběžné kolo SUS316, hřídel SUS304

Odchylka

K projednání pod č. 1 seznamu odchylek

4.1 Rozsah

Včetně veškerého příslušenství

Zahrnuje protipříruby, těsnění a šrouby. Kotevní šrouby nejsou zahrnuty

Odchylka

Seznam odchylek č. 2. Kotevní šrouby zajistí jiná strana

5.2 Zkoušky

Výkonová zkouška v závodě dodavatele

Výkonová zkouška v naší továrně; předložíme protokol o zkoušce

Otevřeno

Ptáme se odběratele, zda je požadována jeho účast (uveden termín odpovědi)

6.1 Nátěr

Podle předepsané specifikace nátěru

Nátěr podle předepsané specifikace

Vyhovuje

Žádné

Fiktivní příklad. Hodnoty a materiály nejsou skutečný výběr. Skutečný formulář má také pole pro název projektu, výrobní (značkové) číslo zařízení, revizi, datum a číslo nabídky.

Každý řádek „Odchylka“ se číslem propojí se záznamem v seznamu odchylek. Každý řádek „Otevřeno“ dostane termín odpovědi a do konečné revize se musí změnit buď na „Vyhovuje“, nebo na „Odchylka“.

Odpovídání po článcích není jen japonská věc. Například indické veřejné tendry společnosti BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited) žádají uchazeče o potvrzení technické specifikace a obchodních podmínek bod po bodu a o výčet odchylek na samostatném formuláři s číslem článku u každé z nich. Některé z těchto tendrů uvádějí, že odchylky nevedené na tomto formuláři se nezohlední. Japonský i zahraniční odběratel si takový formát přečtou bez potíží.

Materiály a normy: na co si dát pozor v Evropě

Japonské označení materiálu se v nabídce často liší od označení, které znáte z evropských výkresů. SUS304 odpovídá přibližně jakosti 1.4301 a SUS316 přibližně 1.4401 podle EN 10088, jde však o nejbližší ekvivalent, nikoli o totožný materiál. Chcete-li evropskou jakost, napište ji do nákupní specifikace a nechte si ji potvrdit v nabídkové specifikaci.

Totéž platí pro doklady o materiálu a zkouškách. Pokud požadujete inspekční certifikát (v dílně „atest“), uveďte jeho typ podle EN 10204, například 3.1, a v nabídkové specifikaci ověřte, že ho dodavatel zahrnul. Shodu s konkrétní normou ČSN EN vždy ověřte u dodavatele; v tomto textu ji nepředpokládáme.

Kontrolní seznamy pro dodavatele a odběratele

Nabídková specifikace je jen jednou částí odpovědi na poptávku. Celý sled od poptávky po nabídku popisuje návod k poptávce u japonského výrobce (hikiai).

Před odesláním (dodavatel)

• Každý článek nákupní specifikace má odpověď
• Standardní a zakázkové části jsou jasně odlišeny
• Zahrnuté položky, nezahrnuté položky a položky dodané odběratelem jsou uvedeny zvlášť
• Jsou uvedeny předpoklady nabídky: doba platnosti, výchozí bod dodací lhůty a místo dodání
• Dokument uvádí vlastní revizi a datum a také revizi nákupní specifikace, na kterou odpovídá

Po přijetí (odběratel)

• Výkon, materiály a normy splňují požadavek a každá odchylka je v seznamu odchylek
• U každé položky označené „zajistí jiná strana“ je určeno, kdo ji zajistí
• Žádná položka není stále otevřená
• Při porovnávání více dodavatelů jsou rozsah a předpoklady ve všech nabídkách sladěny

Otázky, které poslat druhé straně

Jste-li odběratel a nabídková specifikace má mezery, tyto otázky pokrývají body, které nejčastěji později mění cenu. Dodavatelé odpovídající japonskému odběrateli mohou stejný seznam použít ke kontrole vlastního dokumentu před odesláním.

• Na kterou revizi naší nákupní specifikace tato nabídková specifikace odpovídá?
• Jakou rezervu jste přidali nad zadaný pracovní bod a kde je to vidět ve výpočtu výkonu?
• Týká se předepsaný materiál pouze smáčených částí, nebo celého zařízení?
• Které příslušenství (protipříruby, těsnění, šrouby, kotevní šrouby, armatury) je v ceně zahrnuto?
• Jsou v ceně tovární výkonová zkouška, protokol o zkoušce a kontrola za naší účasti?
• Které položky od nás očekáváte, že dodáme nebo zajistíme?
• Od kdy se počítá dodací lhůta, kde je místo dodání a jak dlouho nabídka platí?
• Které položky jsou ještě otevřené a kdy na ně odpovíte?

Krátký e-mail, který chybějící údaje vyžádá najednou:

Předmět: Nabídková specifikace pro P-101 – žádost o upřesnění

Vážení,

děkujeme za cenovou nabídku a nabídkovou specifikaci (Rev. 0) pro čerpadlo P-101.

Než nabídky porovnáme, potvrďte prosím následující vůči naší nákupní specifikaci Rev. 2:
1. Rozsah: uveďte prosím zvlášť zahrnuté položky, nezahrnuté položky a položky dodané odběratelem, včetně protipřírub, těsnění, šroubů a kotevních šroubů.
2. Článek 3.2: týká se SUS316 pouze smáčených částí?
3. Článek 5.2: je tovární výkonová zkouška v ceně a je možná kontrola za naší účasti?
4. Uveďte prosím dobu platnosti nabídky, výchozí bod dodací lhůty a místo dodání.

Odpovězte prosím do [datum] revidovanou nabídkovou specifikací (Rev. 1) a aktualizovaným seznamem odchylek.

S pozdravem,

Označení čerpadla, čísla revizí a čísla článků jsou zástupné. Nahraďte je údaji ze svých dokumentů.

Související pojmy: mitsumori yoko-sho a anglické ekvivalenty

Podobně znějící dokument mitsumori yoko-sho přichází z opačné strany. Je to jeden z několika názvů pro dokument, v němž odběratel stanoví, jak a za jakých podmínek se mají nabídky předkládat: termín, způsob podání, podmínky nabídky a podobně. Odesílá se spolu se specifikacemi. Například ve stavebnictví může objednatel rozdat mitsumori yoko-sho spolu s projektovou dokumentací pro nabídky a stanovit v něm rozsah prací, způsob podání nabídky a platební podmínky. Některé firmy používají pro tentýž dokument jiný, stejně se čtoucí zápis a standardní formuláře MLIT nazývají dokumenty odběratele poptávka (mitsumori irai-sho) a podmínky nabídky (mitsumori joken-sho).

Obrázek 5: Kdo vydává které dokumenty nabídkového řízení (jeden příklad)

Odběratel stanoví požadavky a podmínky. Dodavatel odpoví cenou a specifikací.

Vydává odběratelNákupní specifikace, dále poptávka a podmínky nabídky (mitsumori irai-sho, mitsumori yoko-sho, mitsumori joken-sho apod.)

Poptávka

Vydává dodavatel: cenová nabídkaCena, platnost, dodací lhůta, platební podmínky

Vydává dodavatel: nabídková specifikaceParametry, rozsah, předpoklady, se seznamem odchylek

Červené připomínky a odpovědi

Odběratel odpoví; objednávka se vystaví na odsouhlasenou reviziPo objednávce se přenáší do dodací specifikace a schvalovacích výkresů

Jeden příklad. Názvy dokumentů a jejich kombinace se liší podle odvětví, způsobu nákupu a projektu. V japonských veřejných nákupech formou srovnání nabídek (mitsumori awase) dodavatelé často předkládají pouze cenovou nabídku.

Žádný jednotný anglický výraz nekryje mitsumori shiyosho jedna ku jedné. Název závisí na tom, co předložení obsahuje:

• Technical offer / technical proposal / technical bid (technická nabídka): technická část odpovědi
• Techno-commercial offer nebo bid (technicko-obchodní nabídka): jedno předložení s technickými i obchodními podmínkami. V indických veřejných tendrech, například BHEL, je to část I dvoudílné nabídky a cenová nabídka se otevírá zvlášť
• Schedule of deviations (seznam odchylek): samostatný formulář, který někteří odběratelé vyžadují pro výčet odchylek

Kdy tento návod neplatí

• Názvy dokumentů, jejich obsah i to, kdo co zpracovává, se liší podle firmy, odvětví a projektu. Někteří dodavatelé zapracují specifikaci přímo do cenové nabídky.
• Míra podrobnosti závisí na tom, co požaduje nákupní specifikace nebo poptávka. Pokud se výslovně žádají výpočty výkonu nebo informativní výkresy, dodejte je.
• Rozdělení rozsahu na obrázku 3 a vzor na obrázku 4 jsou fiktivní. Skutečné rozdělení si u každého projektu dohodněte s odběratelem.
• Veřejné zakázky, v Japonsku i jinde, mají vlastní pravidla pro to, co lze předložit a jak se nakládá s odchylkami. V Česku se řiďte zadávací dokumentací a pravidly zadavatele (včetně zákona o zadávání veřejných zakázek); tento text je nenahrazuje.

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi cenovou nabídkou a nabídkovou specifikací?

Cenová nabídka uvádí cenu, platnost, platební podmínky a podobné obchodní podmínky. Nabídková specifikace uvádí, co za tuto cenu dostanete a co zahrnuje rozsah dodávky. Některé firmy obojí spojují do jednoho dokumentu s kapitolou specifikace.

Kdo nabídkovou specifikaci zpracovává, odběratel, nebo dodavatel?

Dodavatel. Odběratel zpracovává nákupní specifikaci a někdy také dokument s podmínkami nabídky (mitsumori yoko-sho nebo mitsumori joken-sho). Dodavatel odpovídá cenovou nabídkou a nabídkovou specifikací.

Jak podrobná má nabídková specifikace být?

Začněte tím, co od vás nákupní specifikace nebo poptávka žádá předložit. Není-li nic určeno, u standardních výrobků často stačí katalog a stávající výkresy. U zakázkového zařízení nejdřív popište parametry a rozsah, které ovlivňují cenu. Nejisté položky označte jako otevřené, zeptejte se na ně a doladíte je v detailní konstrukci po objednávce.

Co má odběratel dělat s odchylkami v nabídkové specifikaci?

Ověřte, že je každá zapsána v seznamu odchylek, rozhodněte, zda ji přijmete, a zapište odpověď. Před vystavením objednávky se ujistěte, že nezůstala žádná otevřená položka. Postup odpovědí popisuje článek o seznamu odchylek.

Zdroje

• Dokumenty k poptávce a role dokumentu s podmínkami nabídky (zahrnutý a nezahrnutý rozsah): MLIT, „Standardní formuláře rozpočtů pro veřejné stavby (stavební práce), vydání 2012 (revidované), výňatek“ (japonsky)
• Potvrzování shody po článcích a odchylky v tendrech BHEL: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), „General Terms and Conditions (E-Procurement)“, Annexure I (anglicky)
• Techno-commercial offer a schedule of deviations: Tendrové dokumenty BHEL (seznam technických a obchodních odchylek) (anglicky)