Quotation Specification คืออะไร: ตัวอย่างฟอร์มและเช็กลิสต์

ผู้รับเหมาโรงงานญี่ปุ่น (plant contractor) ส่ง Purchase Specification มาให้คุณ แล้วเขียนมาว่า "ช่วยส่งใบเสนอราคาพร้อม Quotation Specification (mitsumori shiyosho) ด้วย" หรือคุณอยู่ฝั่งผู้ซื้อในโรงงานญี่ปุ่นที่ไทย ปั๊มจากสามบริษัทตอบกลับมาแล้ว แต่ละรายส่งใบเสนอราคาและเอกสารเทคนิคหนา ๆ มาให้ ราคาห่างกันมาก และคุณต้องรู้เหตุผลก่อนเริ่มเจรจา

คำตอบสั้น ๆ คือ Quotation Specification คือคำตอบของซัพพลายเออร์ต่อ Purchase Specification ของผู้ซื้อ ในเอกสารนี้ซัพพลายเออร์ระบุสเป็กของเครื่องจักรที่เลือก และบอกว่าราคาที่เสนอรวมอะไรบ้าง ส่งพร้อมใบเสนอราคา (mitsumorisho) เอกสารสองชุดนี้รวมกันกำหนดว่าจะส่งเครื่องอะไร ขอบเขตงานแค่ไหน และราคาเท่าไร ในการประมูลภาษาอังกฤษ เอกสารที่ใกล้เคียงที่สุดมักเรียกว่า technical offer หรือ techno-commercial offer

บทความนี้เน้นที่ Quotation Specification เอง ได้แก่ เนื้อหาที่ต้องมี หน้าที่ 3 อย่าง ตัวอย่างฟอร์มที่ตอบทีละข้อ และเช็กลิสต์ของทั้งฝั่งซัพพลายเออร์ที่เขียนและฝั่งผู้ซื้อที่ตรวจ สำหรับฝั่งผู้ซื้อ ดูเรื่อง Purchase Specification (kobai shiyosho) ส่วนขั้นตอนหลังสั่งซื้อ ดูเรื่อง Delivery Specification (nonyu shiyosho)

สารบัญ

1. Quotation Specification (Mitsumori Shiyosho) คืออะไร
2. Quotation Specification มีเนื้อหาอะไรบ้าง
3. หน้าที่ 3 อย่างของ Quotation Specification
4. วิธีเขียน: ตอบ Purchase Specification ทีละข้อ
5. เช็กลิสต์สำหรับซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ
6. คำถามที่ควรส่งถึงอีกฝ่าย
7. คำที่เกี่ยวข้อง: Mitsumori Yoko-sho และคำเทียบในภาษาอังกฤษ
8. กรณีที่บทความนี้ใช้ไม่ได้ตรงตัว
9. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
10. แหล่งอ้างอิง

Quotation Specification (Mitsumori Shiyosho) คืออะไร

Quotation Specification คือเอกสารที่ซัพพลายเออร์เครื่องจักรจัดทำเพื่อตอบ Purchase Specification (kobai shiyosho) ของผู้ซื้อ ในเอกสารจะอธิบายเครื่องจักรที่ซัพพลายเออร์เลือก และระบุว่าราคาที่เสนอรวมอะไรบ้าง ผู้อ่านหลักคือผู้รับเหมาหรือนักออกแบบโรงงานที่ออก Purchase Specification โดยปกติซัพพลายเออร์จะส่งพร้อมใบเสนอราคา (mitsumorisho)

เอกสารนี้เป็นหนึ่งในชุดแรกที่ซัพพลายเออร์ส่งกลับหลังถูกขอให้เลือกเครื่องจักร ผู้ซื้อจะขีดแก้สีแดง (shuki) แล้วส่งกลับ ซัพพลายเออร์แก้ไขตาม เมื่อสเป็กลงตัวจากการโต้ตอบนี้แล้วจึงสั่งซื้อ หลังจากนั้นก็ตรวจแบบเดียวกันซ้ำกับ Delivery Specification และ Approval Drawing (shonin-zu) ลำดับเอกสารตั้งแต่เสนอราคาจนส่งมอบดูได้ในบทความ Delivery Specification

ใบเสนอราคากับ Quotation Specification มาจากซัพพลายเออร์พร้อมกัน แต่ตอบคนละคำถาม

รูปที่ 1: Purchase Specification, ใบเสนอราคา และ Quotation Specification

ใบเสนอราคาบอกว่าราคาเท่าไร ส่วน Quotation Specification บอกว่าราคานั้นได้อะไรบ้าง

Purchase Specification
(kobai shiyosho)

ใบเสนอราคา
(mitsumorisho)

Quotation Specification
(mitsumori shiyosho)

ผู้จัดทำ

ผู้ซื้อ

ซัพพลายเออร์

ซัพพลายเออร์

ตอบคำถามว่า

ต้องการอะไร

ราคาเท่าไร

ได้เครื่องอะไรแน่ และขอบเขตรวมอะไรบ้าง

เนื้อหาหลัก

สมรรถนะ เงื่อนไข มาตรฐาน

ราคา ระยะเวลาส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลายืนราคา

สเป็กเครื่องจักร ขอบเขตงาน เงื่อนไขที่ใช้เป็นฐานของราคา

ในการโต้ตอบ

ผู้ซื้อขีดแก้สีแดงแล้วส่ง Quotation Specification กลับ

เจรจาราคาหลังสเป็กลงตัวแล้ว

ซัพพลายเออร์แก้ตามที่ขีด แล้วอัปเดตเลข Revision

ข้อควรระวัง

ตัวเลขเป็นค่าที่นักออกแบบสมมติไว้

ราคาที่ขอบเขตงานต่างกันเทียบกันไม่ได้

อย่าปล่อยให้เหลือข้อที่ต่างหรือยังค้างอยู่

ชื่อเอกสารและการแบ่งหน้าที่ต่างกันไปตามบริษัท อุตสาหกรรม และโครงการ บางซัพพลายเออร์ไม่ออกเป็นเอกสารแยก แต่ใส่หัวข้อสเป็กไว้ในใบเสนอราคาเลย

ราคาจะเทียบกันได้ก็ต่อเมื่อขอบเขตงานเท่ากัน เพราะเหตุนี้จึงต้องอ่านใบเสนอราคาคู่กับ Quotation Specification เสมอ

Quotation Specification มีเนื้อหาอะไรบ้าง

เนื้อหาต่างกันไปตามซัพพลายเออร์ แต่ส่วนใหญ่จะมีหัวข้อตามรูปด้านล่าง นอกจากข้อมูลเครื่องจักรแล้ว ฉบับที่ดียังแสดงหลักฐานของสมรรถนะที่อ้าง และขีดเส้นชัดว่าอะไรรวมและอะไรไม่รวม

รูปที่ 2: หัวข้อหลักใน Quotation Specification

สเป็ก หลักฐานของสมรรถนะ และเส้นแบ่งขอบเขตระหว่างสิ่งที่รวมกับไม่รวม

สเป็กเครื่องจักรและน้ำหนักบรรทุกรุ่น ขนาดความจุ วัสดุ ขนาด รวมถึงน้ำหนักและแรงที่ต้องใช้ตอนติดตั้ง ใช้ออกแบบฐานรากและโครงรองรับ

เอกสารคำนวณสมรรถนะ (Capacity Calculation)หลักฐานว่าเครื่องตรงตามสมรรถนะที่ขอ ดูได้ว่าซัพพลายเออร์เผื่อไว้เท่าไรเทียบกับตัวเลขใน Purchase Specification

เงื่อนไขการรับประกันหัวข้อสมรรถนะที่รับประกัน เงื่อนไข และระยะเวลารับประกัน รวมถึงสิ่งที่ไม่รับประกันด้วย

แบบอ้างอิง (Reference Drawing)แบบรูปร่างภายนอกและแบบภาพตัด ใช้ตรวจตำแหน่งและขนาดของจุดเชื่อมต่อ (Interface / toriai) กับเครื่องอื่นและท่อ

อะไหล่และออปชันสิ่งที่มาตรฐานให้ และสิ่งที่เลือกเพิ่มได้ ระบุให้ชัดว่ารวมอยู่ในราคาที่เสนอหรือไม่

Deviation Listรายการที่ต่างจาก Purchase Specification และข้อที่ขอยืนยัน ที่ญี่ปุ่นเรียกว่า debikura

ชื่อหัวข้อและลำดับต่างกันไปตามบริษัท รูปที่ 4 ด้านล่างแสดงวิธีเขียนคำตอบทีละข้อ

ข้อมูลน้ำหนักบรรทุกจะถูกใช้ในการออกแบบฐานรากของผู้ซื้อ ดูรายละเอียดว่าควรส่งอะไรและเมื่อไรในบทความเรื่อง Equipment Loading Data ส่วน Deviation List มีรูปแบบและขั้นตอนตรวจของตัวเอง อธิบายไว้ในบทความ Deviation List (debikura)

ซัพพลายเออร์จะใส่ข้อมูลได้มากแค่ไหน ขึ้นกับว่าเป็นเครื่องมาตรฐานหรือเครื่องสั่งทำพิเศษ เครื่องมาตรฐานมีคู่มือและแบบรายละเอียดอยู่แล้ว แต่เครื่องสั่งทำหลายเรื่องจะชัดเมื่อเริ่มออกแบบรายละเอียด ช่วงเสนอราคาจึงมักส่งได้แค่แบบอ้างอิง นอกจากนี้ การส่ง Quotation Specification ไม่ได้รับประกันว่าจะได้งาน ซัพพลายเออร์จึงใช้เวลาวิศวกรรมกับเอกสารนี้ไม่เท่ากัน

หน้าที่ 3 อย่างของ Quotation Specification

Quotation Specification มีไว้เพื่อปรับสเป็กให้ตรงกัน กำหนดขอบเขตงาน แล้วจึงตกลงราคา ลำดับนี้สำคัญ และราคาต้องมาเป็นอย่างสุดท้าย

1. ปรับสเป็กให้ตรงกัน

นี่คือหน้าที่หลัก ตัวเลขใน Purchase Specification เป็นค่าที่นักออกแบบโรงงานสมมติจากการคำนวณ ส่วนจะออกแบบเป็นเครื่องจริงอย่างไร ขึ้นกับซัพพลายเออร์

ตัวอย่างคำถามที่พบบ่อยคือ ซัพพลายเออร์เผื่อสมรรถนะไว้เท่าไรเมื่อเทียบกับ duty ที่ระบุ และวัสดุที่ระบุใช้เฉพาะส่วนสัมผัสของเหลว (wetted parts) หรือใช้กับทั้งเครื่อง เรื่องแบบนี้กระทบราคาโดยตรง จึงต้องตกลงให้ได้ตั้งแต่ขั้น Quotation Specification ซัพพลายเออร์ที่เผื่อมากกับที่เลือกรุ่นเล็กสุดที่ใช้ได้ อาจเสนอขนาดและราคาต่างกันมาก ทั้งที่ตอบข้อกำหนดเดียวกัน

2. กำหนดขอบเขตงาน (Scope of Supply)

Quotation Specification ระบุว่าอุปกรณ์ประกอบ เช่น ประเก็นและวาล์ว รวมอยู่ในราคาหรือไม่ ผู้ซื้อใช้ตรวจว่าของที่คาดหวังอยู่ในใบเสนอราคาครบหรือเปล่า และยืนยัน Scope of Supply (shosho) คือฝ่ายไหนเป็นผู้จัดหาหรือติดตั้งอะไร

รูปที่ 3: เขียนขอบเขตงานเป็น 3 คอลัมน์

ถ้าเขียนทั้งสิ่งที่ไม่รวมและสิ่งที่ผู้ซื้อจัดหาเอง ไม่ใช่แค่สิ่งที่รวม จะเห็นช่องว่างและส่วนที่ซ้ำกัน

รวมในราคาที่เสนอ

ไม่รวม (ผู้อื่นทำ)

ผู้ซื้อจัดหาให้

ปั๊ม มอเตอร์ เบสรองรับร่วม

งานติดตั้ง สลักเกลียวฐาน (Anchor Bolt)

ไฟฟ้าและน้ำที่ใช้ที่ไซต์งาน

Companion Flange ประเก็น สลักเกลียวพร้อมน็อต

ท่อและวาล์วด้านขาออก

เครื่องมือวัดที่ผู้รับเหมาโรงงานซื้อรวมทีเดียว

ทดสอบสมรรถนะที่โรงงานและรายงานผลทดสอบ

การเข้าร่วมเป็นพยานตอน commissioning ที่ไซต์

เครน (ยกของ) สำหรับติดตั้งที่ไซต์

ตัวอย่างสมมติเพื่ออธิบาย ว่ารายการไหนอยู่คอลัมน์ไหน ให้ตกลงกับผู้ซื้อเป็นรายโครงการ

งานก่อสร้างภาครัฐของญี่ปุ่นก็ใช้แนวคิดเดียวกัน ในแบบฟอร์มประเมินราคามาตรฐานของกระทรวงที่ดิน โครงสร้างพื้นฐาน การคมนาคมและการท่องเที่ยวของญี่ปุ่น (MLIT) ผู้ว่าจ้างเป็นผู้จัดทำเอกสารเงื่อนไขการเสนอราคา (estimate conditions sheet) ที่ระบุว่าอะไรรวมในขอบเขตและอะไรไม่รวม การเสนอราคาเครื่องจักรโรงงานก็ทำนองเดียวกัน

การให้รวมทุกอย่างไม่ได้ถูกที่สุดเสมอไป ชิ้นส่วนบางอย่างผู้รับเหมาโรงงานซื้อในปริมาณมากแล้วจัดหาให้เอง อาจถูกกว่าที่ซัพพลายเออร์ซื้อเอง ทั้งสองฝ่ายจึงคุยทีละรายการ โดยมักดูโครงการที่ผ่านมาเป็นแนวทาง ของที่ไม่ได้อยู่ใน Quotation Specification แล้วมาเพิ่มหลังทำสัญญา จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ความเข้าใจขอบเขตที่ไม่ตรงกันจึงต้องเคลียร์ก่อนทำสัญญา เรื่อง Companion Flange ดูบทความว่าใครเป็นผู้จัดหา Companion Flange ส่วนการทดสอบสมรรถนะที่โรงงานและการตรวจแบบมีพยานว่ารวมในราคาหรือไม่ ก็เป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตเช่นกัน ขั้นตอนการทดสอบดูได้ในบทความ FAT และ SAT

3. ตกลงราคา

การเจรจาราคาเริ่มหลังตกลงสเป็กได้แล้ว ผู้ซื้อจะเทียบราคากับงบประมาณที่ตั้งไว้ล่วงหน้า ถ้าเกินงบมาก ทางแก้ที่ทำกันทั่วไปคือปรับขอบเขตงานหรือทบทวนสเป็ก และ Quotation Specification มักต้องแก้หลายรอบ

เมื่อเทียบหลายซัพพลายเออร์ ให้แยกส่วนต่างของราคาเป็น 3 ส่วน จะเห็นที่มาของความต่าง

• สเป็กเครื่องจักร: ค่าที่เผื่อไว้ วัสดุ และรุ่น
• ขอบเขตงาน: รวมอุปกรณ์ประกอบ การทดสอบ และงานที่ไซต์หรือไม่
• เงื่อนไขที่ใช้เป็นฐาน: ระยะเวลาส่งมอบ ระยะเวลายืนราคา และจุดส่งมอบ

ทุกครั้งที่แก้ ให้ใส่เลข Revision และวันที่ใหม่ และให้ใบสั่งซื้ออ้างอิงฉบับสุดท้ายที่ตกลงกันแล้ว หลังสั่งซื้อ ให้ตรวจว่าสิ่งที่ตกลงไว้ปรากฏใน Delivery Specification และ Approval Drawing (shonin-zu) จริง

อ่านเพิ่ม: การเจรจา QCD และการประเมินซัพพลายเออร์ของฝ่ายจัดซื้อญี่ปุ่น

วิธีเขียน: ตอบ Purchase Specification ทีละข้อ

ไม่มีเทมเพลตมาตรฐาน แต่ละบริษัทมีฟอร์มของตัวเอง อย่างไรก็ตาม ฟอร์มที่ผู้ซื้อตรวจได้ง่ายที่สุดคือฟอร์มที่ตอบ Purchase Specification ทีละข้อตามลำดับ ตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างปั๊มสมมติ ไม่ใช่ฟอร์มของบริษัทใดจริง

รูปที่ 4: ตัวอย่าง Quotation Specification (ปั๊ม)

ทุกข้อให้วางข้อกำหนดกับสิ่งที่เสนอไว้เทียบกัน แล้วระบุสถานะ: ตรง (Complies), ต่าง (Deviates) หรือยังไม่ปิด (Open)

ข้อ

ข้อกำหนดใน Purchase Specification

สิ่งที่เราเสนอ

สถานะ

หมายเหตุ

3.1 สมรรถนะ

อัตราการไหลและเฮดตามตารางสภาวะการใช้งานในสเป็ก

เลือกรุ่นโดยเผื่อจากจุดใช้งาน แนบเอกสารคำนวณสมรรถนะ

ตรง (Complies)

แนบกราฟสมรรถนะไว้ใน Reference Drawing

3.2 วัสดุ

ส่วนสัมผัสของเหลว SUS316

เคซิ่งและใบพัด SUS316 เพลา SUS304

ต่าง (Deviates)

คุยกันตามข้อ 1 ของ Deviation List

4.1 ขอบเขต

รวมอุปกรณ์ประกอบทั้งหมด

รวม Companion Flange ประเก็น และสลักเกลียว ไม่รวม Anchor Bolt

ต่าง (Deviates)

ข้อ 2 ของ Deviation List Anchor Bolt ผู้อื่นทำ

5.2 การตรวจสอบ

ทดสอบสมรรถนะที่โรงงานของซัพพลายเออร์

ทดสอบสมรรถนะที่โรงงานของเรา และส่งรายงานผลทดสอบ

ยังไม่ปิด (Open)

กำลังถามผู้ซื้อว่าต้องการพยานหรือไม่ (ระบุวันที่ขอคำตอบ)

6.1 การทาสี

ตามสเป็กการทาสีที่กำหนด

ทาสีตามสเป็กการทาสีที่กำหนด

ตรง (Complies)

ไม่มี

ตัวอย่างสมมติ ตัวเลขและวัสดุไม่ใช่ค่าที่เลือกจริง ฟอร์มจริงมักมีช่องชื่อโครงการ แท็กเครื่อง (equipment tag) Revision วันที่ และเลขที่ใบเสนอราคาด้วย

SUS316 และ SUS304 เป็นเกรดสแตนเลสตาม JIS ซึ่งใกล้เคียงกับเกรด 316 และ 304 ของ ASTM/AISI แต่ไม่ควรถือว่าเหมือนกันทุกอย่าง ถ้าสเป็กระบุเกรดแบบ JIS ให้ยืนยันกับซัพพลายเออร์ว่าเสนอเกรดและมาตรฐานใด และขอ Mill Certificate ที่ตรงกับเกรดนั้น

ทุกแถวที่เป็น "ต่าง (Deviates)" ให้โยงด้วยเลขไปที่รายการใน Deviation List ส่วนแถวที่เป็น "ยังไม่ปิด (Open)" ให้กำหนดวันที่ขอคำตอบ และต้องเปลี่ยนเป็น "ตรง" หรือ "ต่าง" ก่อนฉบับสุดท้าย

การตอบทีละข้อไม่ได้มีเฉพาะที่ญี่ปุ่น ตัวอย่างเช่น ในประมูลของ BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited) รัฐวิสาหกิจอินเดีย ผู้เสนอราคาต้องยืนยันสเป็กเทคนิคและเงื่อนไขการค้าทีละประเด็น และต้องลงรายการที่ต่างไว้ในตารางแยกพร้อมเลขข้อ บางประมูลระบุว่าข้อที่ต่างแต่ไม่ได้ลงในตารางนั้นจะไม่ถูกนำมาพิจารณา ผู้ซื้อญี่ปุ่นและผู้ซื้อต่างประเทศอ่านรูปแบบนี้เข้าใจได้ไม่ยาก

เช็กลิสต์สำหรับซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ

Quotation Specification เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการตอบ inquiry ขั้นตอนทั้งหมดตั้งแต่รับ inquiry จนส่งใบเสนอราคา ดูในบทความ RFQ ถึงผู้ผลิตญี่ปุ่น: 7 ขั้นตอนแบบ hikiai

ก่อนส่ง (ฝั่งซัพพลายเออร์)

• ทุกข้อของ Purchase Specification มีคำตอบ
• แยกส่วนที่เป็นมาตรฐานกับส่วนที่สั่งทำพิเศษให้เห็นชัด
• แยกรายการที่รวม ไม่รวม และผู้ซื้อจัดหาเอง ออกจากกัน
• ระบุเงื่อนไขที่ใช้เป็นฐานของราคา ได้แก่ ระยะเวลายืนราคา จุดเริ่มนับระยะเวลาส่งมอบ และจุดส่งมอบ
• เอกสารมีเลข Revision และวันที่ของตัวเอง รวมถึง Revision ของ Purchase Specification ที่ตอบ

เมื่อได้รับเอกสาร (ฝั่งผู้ซื้อ)

• สมรรถนะ วัสดุ และมาตรฐานตรงตามข้อกำหนด และทุกข้อที่ต่างอยู่ใน Deviation List
• ทุกรายการที่ระบุว่า "ผู้อื่นทำ" มีผู้รับผิดชอบแล้ว
• ไม่มีรายการที่ยังค้างอยู่
• เมื่อเทียบหลายซัพพลายเออร์ ขอบเขตงานและเงื่อนไขที่ใช้เป็นฐานเท่ากันทุกใบเสนอราคา

คำถามที่ควรส่งถึงอีกฝ่าย

ถ้าคุณเป็นผู้ซื้อและ Quotation Specification ยังมีช่องว่าง คำถามเหล่านี้ครอบคลุมจุดที่มักทำให้ราคาเปลี่ยนทีหลัง ส่วนซัพพลายเออร์ที่ตอบลูกค้าญี่ปุ่นก็ใช้รายการเดียวกันตรวจเอกสารของตัวเองก่อนส่งได้

• Quotation Specification นี้ตอบ Purchase Specification ของเราฉบับ Revision ไหน
• เผื่อสมรรถนะจากจุดใช้งานที่ระบุไว้เท่าไร และดูได้จากตรงไหนในเอกสารคำนวณ
• วัสดุที่ระบุใช้เฉพาะส่วนสัมผัสของเหลว หรือใช้ทั้งเครื่อง
• อุปกรณ์ประกอบอะไรบ้าง (Companion Flange ประเก็น สลักเกลียว Anchor Bolt วาล์ว) ที่รวมอยู่ในราคา
• การทดสอบสมรรถนะที่โรงงาน รายงานผลทดสอบ และการตรวจแบบมีพยาน รวมอยู่ในราคาหรือไม่
• มีรายการอะไรบ้างที่คาดหวังให้เราจัดหาหรือจัดการเอง
• ระยะเวลาส่งมอบนับจากวันไหน จุดส่งมอบอยู่ที่ไหน และยืนราคานานเท่าไร
• ข้อไหนยังไม่ปิด และจะตอบเมื่อไร

ตัวอย่างอีเมลสั้น ๆ ที่ขอข้อมูลที่ขาดทั้งหมดในครั้งเดียว (ฉบับภาษาไทย)

เรื่อง: ขอทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Quotation Specification ของปั๊ม P-101

เรียน คุณ [ชื่อ]

ขอบคุณสำหรับใบเสนอราคาและ Quotation Specification (Rev. 0) ของปั๊ม P-101 ครับ/ค่ะ

ก่อนที่เราจะเปรียบเทียบข้อเสนอ ขอให้ยืนยันประเด็นต่อไปนี้เทียบกับ Purchase Specification ของเรา Rev. 2
1. ขอบเขตงาน: ช่วยแยกรายการที่รวม ไม่รวม และผู้ซื้อจัดหาเอง เป็นรายการแยกกัน รวมถึง Companion Flange ประเก็น สลักเกลียว และ Anchor Bolt
2. ข้อ 3.2: SUS316 ใช้เฉพาะส่วนสัมผัสของเหลวใช่หรือไม่
3. ข้อ 5.2: การทดสอบสมรรถนะที่โรงงานรวมอยู่ในราคาหรือไม่ และสามารถเข้าตรวจแบบมีพยานได้หรือไม่
4. ขอทราบระยะเวลายืนราคา จุดเริ่มนับระยะเวลาส่งมอบ และจุดส่งมอบ

รบกวนส่ง Quotation Specification ฉบับแก้ไข (Rev. 1) และ Deviation List ที่อัปเดตกลับมาภายใน [วันที่] ครับ/ค่ะ

ขอแสดงความนับถือ

ถ้าต้องส่งให้ซัพพลายเออร์หรือสำนักงานใหญ่ที่ญี่ปุ่น ใช้ฉบับภาษาอังกฤษแบบสั้นนี้ได้

Subject: Quotation specification for P-101 – clarification request

Thank you for your quotation and quotation specification (Rev. 0) for pump P-101. Before we compare offers, please confirm the following against our purchase specification Rev. 2:
1. Scope: please list included, excluded, and buyer-supplied items separately, including companion flanges, gaskets, bolts, and anchor bolts.
2. Clause 3.2: does SUS316 apply to wetted parts only?
3. Clause 5.2: is the shop performance test included in the price, and is a witness inspection possible?
4. Please give the quote validity, the start point for the lead time, and the delivery point.

Please reply by [date] with a revised quotation specification (Rev. 1) and an updated deviation list.

แท็กปั๊ม เลข Revision และเลขข้อในตัวอย่างเป็นค่าสมมติ ให้เปลี่ยนเป็นของเอกสารจริงของคุณ

คำที่เกี่ยวข้อง: Mitsumori Yoko-sho และคำเทียบในภาษาอังกฤษ

เอกสารที่ชื่อคล้ายกันคือ mitsumori yoko-sho แต่มาจากอีกฝั่ง เป็นชื่อหนึ่งของเอกสารที่ผู้ซื้อใช้บอกวิธีและเงื่อนไขการเสนอราคา เช่น กำหนดส่ง วิธีส่ง และเงื่อนไขของใบเสนอราคา โดยส่งไปพร้อมสเป็ก ในงานก่อสร้างอาคาร เจ้าของงานอาจแจก mitsumori yoko-sho พร้อมแบบก่อสร้างสำหรับเสนอราคา เพื่อบอกขอบเขตงาน วิธีส่งใบเสนอราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน บางบริษัทเขียนว่า mitsumori yoko-sho ด้วยตัวอักษรอีกแบบหนึ่ง ส่วนในแบบฟอร์มมาตรฐานของ MLIT เรียกเอกสารฝั่งผู้ซื้อว่า ใบขอเสนอราคา (mitsumori irai-sho) และเอกสารเงื่อนไขการเสนอราคา (mitsumori joken-sho)

รูปที่ 5: ใครออกเอกสารอะไรในการเสนอราคา (ตัวอย่างหนึ่ง)

ผู้ซื้อระบุข้อกำหนดและเงื่อนไข ส่วนซัพพลายเออร์ตอบด้วยราคาและสเป็ก

ผู้ซื้อเป็นผู้ออกPurchase Specification พร้อมใบขอเสนอราคาและเงื่อนไขการเสนอราคา (mitsumori irai-sho, mitsumori yoko-sho, mitsumori joken-sho ฯลฯ)

ขอเสนอราคา

ซัพพลายเออร์ออก: ใบเสนอราคาราคา ระยะเวลายืนราคา ระยะเวลาส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน

ซัพพลายเออร์ออก: Quotation Specificationสเป็ก ขอบเขตงาน เงื่อนไขที่ใช้เป็นฐาน พร้อม Deviation List

ขีดแก้สีแดงและคำตอบ

ผู้ซื้อตอบกลับ และสั่งซื้อตาม Revision ที่ตกลงกันหลังสั่งซื้อ ส่งต่อไปยัง Delivery Specification และ Approval Drawing

เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่ง ชื่อเอกสารและการจับคู่ต่างกันไปตามอุตสาหกรรม วิธีจัดซื้อ และโครงการ ในการจัดซื้อภาครัฐของญี่ปุ่นแบบเทียบใบเสนอราคา (mitsumori awase) ซัพพลายเออร์มักส่งแค่ใบเสนอราคา

ภาษาอังกฤษไม่มีคำเดียวที่ตรงกับ mitsumori shiyosho แบบหนึ่งต่อหนึ่ง ชื่อที่ใช้ขึ้นกับว่าเอกสารที่ส่งมีอะไรอยู่ข้างใน

• Technical offer / technical proposal / technical bid: ส่วนเทคนิคของคำตอบ
• Techno-commercial offer (หรือ bid): เอกสารเดียวที่รวมเงื่อนไขทั้งเทคนิคและการค้า ในประมูลของรัฐวิสาหกิจอินเดียอย่าง BHEL เป็น Part I ของการเสนอราคาแบบสองส่วน และจะเปิดซองราคา (price bid) แยกต่างหาก
• Schedule of deviations: แบบฟอร์มแยกที่ผู้ซื้อบางรายกำหนดให้ลงรายการที่ต่างจากข้อกำหนด

กรณีที่บทความนี้ใช้ไม่ได้ตรงตัว

• ชื่อเอกสาร เนื้อหา และใครเป็นผู้จัดทำต่างกันไปตามบริษัท อุตสาหกรรม และโครงการ บางซัพพลายเออร์รวมสเป็กไว้ในใบเสนอราคาเลย
• จะละเอียดแค่ไหนขึ้นกับสิ่งที่ Purchase Specification หรือ RFQ ขอให้ส่ง ถ้าระบุชัดว่าต้องส่งเอกสารคำนวณสมรรถนะหรือแบบอ้างอิง ให้ส่งตามนั้น
• การแบ่งขอบเขตในรูปที่ 3 และตัวอย่างในรูปที่ 4 เป็นตัวอย่างสมมติ ให้ตกลงการแบ่งจริงกับผู้ซื้อในแต่ละโครงการ
• งานประมูลภาครัฐ ทั้งในญี่ปุ่นและที่อื่น มีกฎของตัวเองว่าส่งอะไรได้และปฏิบัติต่อข้อที่ต่างอย่างไร ให้ทำตามเอกสารประมูล

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ใบเสนอราคากับ Quotation Specification ต่างกันอย่างไร

ใบเสนอราคาระบุราคา ระยะเวลายืนราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และเงื่อนไขทางการค้าอื่น ๆ ส่วน Quotation Specification ระบุว่าราคานั้นได้อะไร และขอบเขตงานครอบคลุมอะไร บางบริษัทรวมสองอย่างไว้ในเอกสารเดียวโดยมีบทสเป็ก

ใครเป็นผู้จัดทำ Quotation Specification ผู้ซื้อหรือซัพพลายเออร์

ซัพพลายเออร์เป็นผู้จัดทำ ผู้ซื้อเป็นผู้จัดทำ Purchase Specification และบางกรณีมีเอกสารเงื่อนไขการเสนอราคา (mitsumori yoko-sho หรือ mitsumori joken-sho) ซัพพลายเออร์ตอบกลับด้วยใบเสนอราคาและ Quotation Specification

ควรเขียน Quotation Specification ละเอียดแค่ไหน

เริ่มจากสิ่งที่ Purchase Specification หรือ RFQ ขอให้ส่ง ถ้าไม่ได้ระบุ เครื่องมาตรฐานมักใช้แค่แคตตาล็อกกับแบบที่มีอยู่แล้ว ส่วนเครื่องสั่งทำ ให้เขียนสเป็กและขอบเขตที่กระทบราคาก่อน รายการที่ไม่แน่ใจให้ระบุว่า "ยังไม่ปิด (Open)" แล้วถามผู้ซื้อ และไปตกลงให้จบในการออกแบบรายละเอียดหลังสั่งซื้อ

ผู้ซื้อควรทำอย่างไรกับข้อที่ต่างใน Quotation Specification

ตรวจว่าทุกข้อลงอยู่ใน Deviation List แล้ว ตัดสินใจว่ารับได้หรือไม่ และบันทึกคำตอบไว้ ก่อนสั่งซื้อต้องแน่ใจว่าไม่มีรายการค้างอยู่ ขั้นตอนการตอบดูได้ในบทความ Deviation List

แหล่งอ้างอิง

• เอกสารประกอบการขอเสนอราคาและบทบาทของเอกสารเงื่อนไขการเสนอราคา (สิ่งที่รวมและไม่รวมในขอบเขต): MLIT, "Standard Estimate Formats for Public Building Works (Building Works), 2012 edition (revised), excerpt" (ภาษาญี่ปุ่น)
• การยืนยันทีละข้อและข้อที่ต่างในประมูลของ BHEL: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), "General Terms and Conditions (E-Procurement)," Annexure I
• Techno-commercial offer และ schedule of deviations: BHEL tender documents (schedule of technical and commercial deviations)