Especificación de cotización (Mitsumori Shiyosho): ejemplo
Una contratista japonesa de plantas le envía una especificación de compra y le pide su cotización "con la especificación de cotización (mitsumori shiyosho)". O usted está del lado del comprador en una planta de capital japonés, ya respondieron tres fabricantes de bombas y cada uno mandó una hoja de precios más un documento técnico grueso. Los precios están muy separados y hay que entender por qué antes de empezar a negociar.
La respuesta corta: la especificación de cotización es la respuesta del proveedor a la especificación de compra del cliente. Describe las características del equipo que el proveedor eligió y deja claro qué incluye exactamente la cotización. Se entrega junto con la cotización con precios, y entre las dos definen el equipo a entregar, el alcance de suministro y el precio. En licitaciones en inglés, los documentos más cercanos suelen llamarse technical offer (oferta técnica) o techno-commercial offer (oferta técnico-comercial).
Esta guía se centra en la especificación de cotización en sí: qué lleva, las tres funciones que cumple, un formato de ejemplo cláusula por cláusula y listas de revisión para el proveedor que la redacta y para el comprador que la revisa. Para el lado del comprador, vea la guía de la especificación de compra (kobai shiyosho). Para lo que pasa después del pedido, vea la especificación de entrega (nonyu shiyosho).
Contenido
- ¿Qué es la especificación de cotización (mitsumori shiyosho)?
- Qué lleva una especificación de cotización
- Las tres funciones de la especificación de cotización
- Cómo redactarla: responder la especificación de compra cláusula por cláusula
- Listas de verificación para proveedores y compradores
- Preguntas para enviar a la otra parte
- Términos relacionados: mitsumori yoko-sho y equivalentes en inglés
- Dónde no aplica esta guía
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
¿Qué es la especificación de cotización (mitsumori shiyosho)?
La especificación de cotización es un documento que prepara el proveedor del equipo en respuesta a la especificación de compra del cliente (kobai shiyosho). Describe el equipo que el proveedor eligió y establece qué incluye el precio cotizado. Quien la lee normalmente es la contratista o el diseñador de planta que emitió la especificación de compra, y el proveedor suele entregarla junto con la cotización con precios (mitsumorisho).
Es uno de los primeros documentos que regresa un proveedor cuando se le pide seleccionar un equipo. El comprador la revisa con marcas en rojo (shuki, comentarios en tinta roja) y la devuelve, y el proveedor la corrige. El pedido se coloca cuando las especificaciones quedan definidas en este ir y venir, y la misma revisión se repite después con la especificación de entrega y los planos aprobados. La guía de la especificación de entrega muestra la secuencia completa de documentos, de la cotización a la entrega.
La cotización y la especificación de cotización salen del proveedor al mismo tiempo, pero responden preguntas distintas.
La cotización indica el precio. La especificación de cotización indica qué se obtiene con ese precio.
(kobai shiyosho)
(mitsumorisho)
(mitsumori shiyosho)
Los nombres de los documentos y el reparto de funciones varían según la empresa, la industria y el proyecto. Algunos proveedores incluyen un capítulo de especificaciones dentro de la cotización en lugar de emitir un documento aparte.
Las cotizaciones solo se pueden comparar por precio cuando cubren el mismo alcance. Por eso la cotización y la especificación de cotización siempre se leen juntas.
Qué lleva una especificación de cotización
El contenido cambia según el proveedor, pero la mayoría de las especificaciones de cotización cubren los puntos de abajo. Además de los datos del equipo, una buena especificación muestra el sustento del desempeño que se declara y traza una línea clara entre lo que está incluido y lo que no.
Especificaciones, sustento del desempeño y la línea de alcance entre lo incluido y lo excluido.
Los nombres y el orden de los puntos cambian según la empresa. La Figura 4 más abajo muestra cómo redactar la respuesta cláusula por cláusula.
Los datos de cargas alimentan el diseño de la cimentación del comprador. La guía de datos de cargas del equipo para el diseño de cimentaciones explica qué entregar y cuándo. La lista de desviaciones tiene su propio formato y proceso de revisión, que se explican en Lista de desviaciones (debikura): formato, ejemplo y lista de verificación.
Cuánto puede incluir un proveedor depende mucho de si el equipo es estándar o especial. En los productos estándar ya existen manuales de instrucciones y planos de detalle. En los equipos especiales muchos detalles solo se aclaran cuando empieza el diseño de detalle, así que en la etapa de cotización el proveedor a menudo entrega solo planos de referencia. Además, una especificación de cotización no garantiza el pedido, por lo que los proveedores difieren en cuántas horas de ingeniería le dedican.
Las tres funciones de la especificación de cotización
La especificación de cotización existe para alinear las especificaciones, fijar el alcance y solo después acordar el precio. El orden importa: el precio va al final.
1. Alinear las especificaciones
Es la función principal. Las cifras de una especificación de compra son valores que el diseñador de la planta supuso a partir de cálculos. Cómo convertirlas en una máquina real queda a criterio del proveedor.
Las preguntas típicas son cuánto margen de capacidad agrega el proveedor sobre el punto de operación especificado, y si un material especificado aplica solo a las partes en contacto con el líquido (partes húmedas) o a todo el equipo. Estos puntos mueven el precio, así que deben resolverse en la etapa de cotización. Un proveedor que agrega un margen generoso y otro que elige la unidad más pequeña que funciona pueden ofrecer tamaños y precios muy distintos para el mismo requerimiento.
2. Definir el alcance de suministro
La especificación de cotización indica qué accesorios, como juntas y válvulas, están incluidos en el precio. El comprador la usa para verificar que todo lo que espera esté en la cotización y para confirmar el alcance de suministro (shosho): qué parte proporciona o instala cada elemento.
Listar lo excluido y lo que suministra el comprador, no solo lo incluido, deja ver faltantes y duplicidades.
Ejemplo ficticio con fines ilustrativos. En qué columna va cada elemento se decide con el comprador en cada proyecto.
La construcción pública en Japón usa la misma idea. En los formatos estándar de cotización que publica el Ministerio de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo (MLIT), el cliente prepara una hoja de condiciones de cotización que indica qué está incluido en el alcance y qué no. Las cotizaciones de equipo de planta funcionan igual.
Incluirlo todo no siempre es lo más barato. En algunas piezas, la contratista compra en mayor volumen y puede suministrarlas a menor costo que el fabricante del equipo, así que las partes discuten cada elemento, muchas veces tomando proyectos anteriores como guía. Lo que se agregue después del contrato y no esté en la especificación de cotización tiene costo extra, por lo que las diferencias en cómo cada parte lee el alcance deben aclararse antes del contrato. Sobre las bridas contraparte, vea quién suministra la brida contraparte. Que las pruebas de desempeño en taller y las inspecciones con testigo estén en la cotización también es parte del alcance. Para saber cómo se hacen esas pruebas, vea la guía de FAT y SAT.
3. Acordar el precio
La negociación del precio empieza cuando las especificaciones ya están acordadas. Entonces el comprador verifica el precio contra el presupuesto fijado de antemano. Si rebasa mucho el presupuesto, lo habitual es cambiar el alcance o revisar las especificaciones, y la especificación de cotización suele pasar por varias revisiones.
Cuando compare varios proveedores, divida la diferencia de precio en tres partes para ver de dónde viene:
- Especificaciones del equipo: margen, materiales y tipo de modelo
- Alcance: si incluye accesorios, pruebas y trabajos en sitio
- Supuestos: tiempo de entrega, vigencia de la cotización y punto de entrega
Cada revisión recibe un nuevo número de revisión y fecha, y la orden de compra cita la versión final acordada. Después del pedido, verifique que lo acordado realmente aparezca en la especificación de entrega y en los planos aprobados (shonin-zu).
Relacionado: Compras japonesas: negociación QCD y evaluación de proveedores
Cómo redactarla: responder la especificación de compra cláusula por cláusula
No hay una plantilla estándar; cada empresa tiene su formato. Aun así, el formato que más fácil le resulta revisar al comprador es el que responde cada cláusula de la especificación de compra en orden. La tabla de abajo es un ejemplo ficticio de una bomba, no el formato de ninguna empresa real.
Para cada cláusula, muestre el requerimiento y la oferta lado a lado, y márquela como Cumple, Desviación o Abierto.
Ejemplo ficticio. Las cifras y los materiales no son selecciones reales. Un formato real también tiene campos para nombre del proyecto, tag del equipo, revisión, fecha y número de cotización.
Cada renglón con "Desviación" se vincula por número con una entrada de la lista de desviaciones. Cada renglón "Abierto" recibe una fecha límite de respuesta y debe pasar a "Cumple" o "Desviación" antes de la revisión final.
SUS316 y SUS304 son designaciones de la norma japonesa JIS. Sus equivalentes cercanos en México son los aceros inoxidables AISI/UNS 316 y 304, pero la equivalencia exacta (composición, certificados) debe confirmarse con el proveedor y no darse por hecha.
El formato cláusula por cláusula no es exclusivo de Japón. Las licitaciones del sector público indio de BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited), por ejemplo, piden a los licitantes confirmar punto por punto la especificación técnica y las condiciones comerciales, y listar las desviaciones en un formato aparte con el número de cláusula de cada una. Algunas de esas licitaciones indican que las desviaciones que no estén en ese formato no se considerarán. En México, la ley de adquisiciones del sector público, en la versión que consultamos, también pide entregar por separado la propuesta técnica y la propuesta económica; la ley se ha actualizado recientemente, así que revise el texto vigente y la convocatoria. Tanto un comprador japonés como uno internacional leerán este formato sin dificultad.
Listas de verificación para proveedores y compradores
La especificación de cotización es solo una parte de la respuesta a una solicitud. Para la secuencia completa de la solicitud a la cotización, vea Solicitud de cotización a un fabricante japonés: los 7 pasos del hikiai.
Antes de entregarla (proveedor)
- Cada cláusula de la especificación de compra tiene respuesta
- Las partes estándar y las especiales están claramente diferenciadas
- Los elementos incluidos, los excluidos y los suministrados por el comprador están listados por separado
- Se indican los supuestos de la cotización: periodo de vigencia, punto de partida del tiempo de entrega y punto de entrega
- El documento muestra su propia revisión y fecha, y la revisión de la especificación de compra a la que responde
Al recibirla (comprador)
- El desempeño, los materiales y las normas cumplen el requerimiento, y toda desviación aparece en la lista de desviaciones
- Cada elemento marcado "por otros" tiene un responsable asignado
- No quedan puntos abiertos
- Al comparar varios proveedores, el alcance y los supuestos están alineados en todas las cotizaciones
- Para equipo que se instalará en México: la oferta indica qué normas oficiales mexicanas (NOM) aplican y cómo se cumplen. Por ejemplo, NOM-001-SEDE para instalaciones eléctricas, NOM-004-STPS para protecciones de maquinaria y NOM-020-STPS para recipientes sujetos a presión; confirme cuáles aplican a su equipo con su área de seguridad y con el proveedor
Preguntas para enviar a la otra parte
Si usted es el comprador y la especificación de cotización deja huecos, estas preguntas cubren los puntos que con más frecuencia cambian el precio más adelante. Los proveedores que responden a un cliente japonés pueden usar la misma lista para revisar su propio documento antes de enviarlo.
- ¿A qué revisión de nuestra especificación de compra responde esta especificación de cotización?
- ¿Cuánto margen agregaron sobre el punto de operación especificado y dónde se muestra en los cálculos de capacidad?
- ¿El material especificado aplica solo a las partes húmedas o a todo el equipo?
- ¿Qué accesorios (bridas contraparte, juntas, tornillos, pernos de anclaje, válvulas) están incluidos en el precio?
- ¿Están incluidos la prueba de desempeño en taller, el informe de pruebas y la inspección con testigo?
- ¿Qué elementos esperan que nosotros suministremos o gestionemos?
- ¿Desde qué fecha cuenta el tiempo de entrega, dónde está el punto de entrega (por ejemplo, según el Incoterm acordado) y cuánto tiempo es vigente la cotización?
- ¿Qué puntos siguen abiertos y cuándo los responderán?
Un correo breve que pide en una sola vez lo que falta:
Asunto: Especificación de cotización de la bomba P-101 – solicitud de aclaraciones
Gracias por su cotización y su especificación de cotización (Rev. 0) de la bomba P-101.
Antes de comparar las ofertas, les pedimos confirmar lo siguiente respecto a nuestra especificación de compra Rev. 2:
1. Alcance: favor de listar por separado lo incluido, lo excluido y lo suministrado por el comprador, incluyendo bridas contraparte, juntas, tornillos y pernos de anclaje.
2. Cláusula 3.2: ¿el SUS316 aplica solo a las partes húmedas?
3. Cláusula 5.2: ¿la prueba de desempeño en taller está incluida en el precio y es posible una inspección con testigo?
4. Favor de indicar la vigencia de la cotización, el punto de partida del tiempo de entrega y el punto de entrega.
Les agradeceremos responder a más tardar el [fecha] con una especificación de cotización corregida (Rev. 1) y una lista de desviaciones actualizada.
Saludos cordiales,
El tag de la bomba, los números de revisión y los números de cláusula son ejemplos. Sustitúyalos por los de sus propios documentos.
Términos relacionados: mitsumori yoko-sho y equivalentes en inglés
Un documento de nombre parecido, el mitsumori yoko-sho (instructivo de cotización), viene del otro lado. Es uno de varios nombres del documento en que el comprador indica cómo y bajo qué condiciones deben presentarse las cotizaciones: fecha límite, forma de entrega, condiciones de la cotización, etc. Se envía junto con las especificaciones. En la construcción de edificios, por ejemplo, el cliente puede entregar un mitsumori yoko-sho con los documentos de diseño para cotizar, donde fija el alcance de la obra, cómo presentar la cotización y las condiciones de pago. Algunas empresas lo escriben con otro nombre equivalente, y los formatos estándar del MLIT llaman a los documentos del comprador solicitud de cotización (mitsumori irai-sho) y hoja de condiciones de cotización (mitsumori joken-sho).
El comprador plantea requerimientos y condiciones. El proveedor responde con un precio y una especificación.
Un ejemplo. Los nombres de los documentos y sus combinaciones cambian según la industria, el método de compra y el proyecto. En las compras del sector público japonés por comparación de cotizaciones (mitsumori awase), los proveedores muchas veces entregan solo una cotización.
Ningún término en inglés equivale uno a uno a mitsumori shiyosho. El nombre depende de lo que contenga la entrega:
- Technical offer / technical proposal / technical bid (oferta técnica, propuesta técnica): la parte técnica de la respuesta
- Techno-commercial offer o bid (oferta técnico-comercial): una sola entrega que cubre los términos técnicos y comerciales. En licitaciones del sector público indio como las de BHEL, es la Parte I de una oferta en dos partes, y la oferta de precios se abre por separado
- Schedule of deviations (formato de desviaciones): un formato aparte que algunos compradores exigen para listar las desviaciones
Dónde no aplica esta guía
- Los nombres de los documentos, su contenido y quién prepara qué varían según la empresa, la industria y el proyecto. Algunos proveedores integran la especificación dentro de la propia cotización.
- Cuánto detalle entregar depende de lo que pida la especificación de compra o la solicitud de cotización. Si se exigen expresamente cálculos de capacidad o planos de referencia, entréguelos.
- El reparto de alcance de la Figura 3 y el ejemplo de la Figura 4 son ficticios. Acuerde el reparto real con el comprador en cada proyecto.
- Las licitaciones públicas, en Japón y en otros países, tienen reglas propias sobre qué se puede presentar y cómo se tratan las desviaciones. Siga los documentos de la licitación.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre la cotización y la especificación de cotización?
La cotización indica el precio, la vigencia, las condiciones de pago y otros términos comerciales. La especificación de cotización indica qué se entrega por ese precio y qué cubre el alcance de suministro. Algunas empresas juntan ambas en un solo documento con un capítulo de especificaciones.
¿Quién prepara la especificación de cotización, el comprador o el proveedor?
El proveedor. El comprador prepara la especificación de compra y, en algunos casos, un documento con las condiciones de la cotización (mitsumori yoko-sho o mitsumori joken-sho). El proveedor responde con la cotización y la especificación de cotización.
¿Qué tan detallada debe ser la especificación de cotización?
Empiece por lo que la especificación de compra o la solicitud de cotización pide entregar. Si no se especifica nada, en productos estándar suelen bastar un catálogo y los planos existentes. En equipo especial, escriba primero las especificaciones y el alcance que mueven el precio. Marque como abiertos los puntos inciertos, pregunte por ellos y defínalos en el diseño de detalle después del pedido.
¿Qué debe hacer el comprador con las desviaciones de una especificación de cotización?
Verificar que cada una esté en la lista de desviaciones, decidir si la acepta y registrar la respuesta. Antes de colocar el pedido, asegurarse de que no quede ningún punto abierto. La guía de la lista de desviaciones cubre el proceso de respuesta.
Fuentes
- Documentos de solicitud de cotización y función de la hoja de condiciones de cotización (alcance incluido y excluido): MLIT, "Formatos estándar de cotización para obras de edificación pública (obras de edificación), edición 2012 (revisada), extracto" (en japonés)
- Confirmación de cumplimiento por cláusula y desviaciones en licitaciones de BHEL: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), "General Terms and Conditions (E-Procurement)", Annexure I (en inglés)
- Oferta técnico-comercial y formato de desviaciones: Documentos de licitación de BHEL (formato de desviaciones técnicas y comerciales) (en inglés)
- Propuesta técnica y propuesta económica por separado en compras públicas de México: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (consulte el texto vigente)
Artículo original en japonésEsta guía se basa en un artículo de MONOSCOPE escrito para lectores en Japón: 見積仕様書とは？目的と書き方・記載例、購買仕様書との違い
Acerca del editor
Editor de MONOSCOPEFOUNDER & EDITORTrabajó unos diez años en un fabricante de equipos para plantas y en una empresa de ingeniería de plantas, a cargo de propuestas, diseño y puesta en marcha de equipos, y luego se pasó al marketing digital. Hoy es consultor web para fabricantes B2B y los ayuda a explicar sus productos y su tecnología. Cuenta con licencias nacionales de Japón como Energy Manager e Ingeniero Eléctrico Jefe de Tercera Clase.
Escribe un blog de ingeniería desde 2017 (más de 500 artículos) y tiene un canal de YouTube en japonés con unos 20,000 suscriptores. Cada guía se escribe desde el punto de vista de la planta japonesa y se verifica con las normas citadas.
