견적 사양서(Mitsumori Shiyosho)란? 구성·작성 예시·체크리스트
일본 플랜트 업체(EPC)에서 구매 사양서를 보내며 "견적 사양서(見積仕様書, mitsumori shiyosho)를 붙여 견적을 내 달라"고 요청하는 경우가 있습니다. 반대로 일본계 공장의 구매·설계 담당자로서 펌프 업체 세 곳의 회신을 받았는데, 각 사가 가격표와 두꺼운 기술 문서를 함께 보냈고 가격 차이가 크게 나는 경우도 있습니다. 협상에 들어가기 전에 그 이유부터 알아야 합니다.
결론부터 말하면, 견적 사양서는 구매자의 구매 사양서에 대한 공급자의 회신 문서입니다. 공급자가 선정한 기기의 사양과 견적에 포함되는 범위를 적고, 금액이 적힌 견적서와 함께 제출합니다. 이 두 문서가 갖춰져야 납품할 기기, 공급 범위, 금액이 정해집니다. 영어권 입찰에서 가장 가까운 문서는 보통 기술 제안서(technical offer) 또는 기술·상업 제안서(techno-commercial offer)입니다.
이 글은 견적 사양서 자체를 다룹니다. 어떤 내용이 들어가는지, 어떤 세 가지 역할을 하는지, 조항별 작성 예시, 작성하는 공급자와 검토하는 구매자를 위한 체크리스트를 순서대로 정리했습니다. 구매자 쪽 문서는 구매 사양서 해설에서, 발주 이후의 문서는 납품 사양서 해설에서 확인할 수 있습니다.
목차
견적 사양서(Mitsumori Shiyosho)란?
견적 사양서는 기기 공급자가 구매자의 구매 사양서(kobai shiyosho, 구매 사양서)에 대응해 작성하는 문서입니다. 공급자가 선정한 기기를 설명하고, 견적 금액에 무엇이 포함되는지를 밝힙니다. 주된 독자는 구매 사양서를 발행한 플랜트 업체나 플랜트 설계 담당자이며, 공급자는 보통 금액이 적힌 견적서(mitsumorisho)와 함께 제출합니다.
기기 선정을 의뢰받은 공급자가 가장 먼저 돌려보내는 문서 중 하나입니다. 구매자가 적색 코멘트(shuki, 붉은 글씨 수정)를 달아 돌려보내면 공급자가 수정합니다. 이렇게 오가며 사양이 확정된 뒤에 발주하고, 발주 후에는 납품 사양서와 승인도(shonin-zu)에서 같은 확인을 반복합니다. 견적부터 납품까지의 문서 순서는 납품 사양서 해설에 정리되어 있습니다.
견적서와 견적 사양서는 같은 시점에 공급자가 내지만, 답하는 질문이 다릅니다.
견적서는 금액을, 견적 사양서는 그 금액으로 무엇을 사는지를 보여 줍니다.
(kobai shiyosho)
(mitsumorisho)
(mitsumori shiyosho)
문서 이름과 역할 분담은 회사·업종·프로젝트마다 다릅니다. 별도 문서를 만들지 않고 견적서 안에 사양 장을 두는 공급자도 있습니다.
공급 범위가 같아야 금액을 비교할 수 있습니다. 그래서 견적서와 견적 사양서는 항상 함께 읽습니다.
견적 사양서에 들어가는 내용
내용은 공급자마다 다르지만, 대부분 아래 항목을 다룹니다. 좋은 견적 사양서는 기기 데이터뿐 아니라 성능의 근거를 보여 주고, 포함되는 것과 포함되지 않는 것의 경계를 분명히 긋습니다.
사양, 성능의 근거, 그리고 포함·제외의 경계선입니다.
항목 이름과 순서는 회사마다 다릅니다. 조항별 작성 방법은 아래 그림 4에서 보여 드립니다.
하중 데이터는 구매자의 기초 설계에 쓰입니다. 기기 하중 데이터 해설에서 무엇을 언제 제출해야 하는지 다룹니다. 편차 리스트는 별도의 서식과 검토 절차가 있으며, 편차 리스트 해설에 정리했습니다.
공급자가 어디까지 담을 수 있는지는 표준품인지 특주품인지에 따라 크게 달라집니다. 표준품은 취급 설명서와 상세 도면이 이미 있습니다. 특주품은 상세 설계에 들어가야 알 수 있는 사항이 많아서, 견적 단계에서는 참고 도면까지만 내는 경우가 많습니다. 견적 사양서를 냈다고 수주가 보장되는 것도 아니므로 공급자마다 투입하는 공수가 다릅니다.
견적 사양서의 세 가지 역할
견적 사양서는 사양을 맞추고, 공급 범위를 정하고, 그다음에 금액에 합의하기 위한 문서입니다. 순서가 중요하며, 금액은 마지막입니다.
1. 사양을 맞춘다
가장 중요한 역할입니다. 구매 사양서의 수치는 플랜트 설계자가 계산으로 가정한 값입니다. 그 값을 실제 기기로 구현하는 방법은 공급자에게 달려 있습니다.
대표적인 질문은 지정된 운전 조건에 대해 능력 여유를 얼마나 두는가, 지정 재질이 접액부(액체에 닿는 부분)에만 적용되는가 기기 전체에 적용되는가 하는 것입니다. 이런 항목은 가격을 좌우하므로 견적 단계에서 정해야 합니다. 여유를 넉넉하게 잡은 공급자와 가능한 가장 작은 기종을 고른 공급자는 같은 요구에도 크기와 가격이 크게 달라집니다.
2. 공급 범위를 정한다
견적 사양서에는 가스켓, 밸브 같은 부속품이 어디까지 금액에 포함되는지가 적힙니다. 구매자는 이를 보고 기대한 품목이 견적에 들어 있는지, 그리고 공급 범위(shosho, 所掌: 어느 쪽이 조달하고 시공하는가)를 확인합니다.
포함되는 것만이 아니라 제외되는 것과 구매자가 지급하는 것까지 적으면 누락과 중복이 드러납니다.
설명을 위해 만든 가상의 예입니다. 어떤 품목을 어느 칸에 넣을지는 프로젝트마다 구매자와 정합니다.
일본 공공 건축 분야에서도 같은 생각을 씁니다. 일본 국토교통성(MLIT)이 공표한 표준 견적 서식에서는 의뢰자가 견적 조건서를 작성하고, 공사 범위에 포함하는 사항과 포함하지 않는 사항을 분명히 하도록 되어 있습니다. 플랜트 기기 견적도 같은 방식으로 움직입니다.
모든 것을 포함시키는 것이 항상 가장 싼 것은 아닙니다. 어떤 부품은 구매량이 많은 플랜트 업체가 사서 지급하는 편이 기기 제조사가 사는 것보다 쌉니다. 그래서 양측이 품목별로 협의하고, 과거 프로젝트를 참고하기도 합니다. 계약 후에 견적 사양서에 없는 것을 추가하면 추가 비용이 들기 때문에, 공급 범위에 대한 인식 차이는 계약 전에 없애야 합니다. 상대 플랜지에 대해서는 상대 플랜지 공급 범위 해설을 참고하세요. 공장 성능 시험과 입회 검사를 견적에 포함하는지도 공급 범위의 일부이며, 시험 진행은 FAT·SAT 해설에서 다룹니다.
3. 금액에 합의한다
금액 협상은 사양에 합의한 뒤에 시작합니다. 그다음 구매자는 미리 정해 둔 예산에 맞는지 확인합니다. 예산을 크게 넘으면 공급 범위를 바꾸거나 사양을 재검토하는 것이 일반적이며, 견적 사양서는 여러 번 개정되는 경우가 많습니다.
여러 공급자를 비교할 때는 가격 차이를 다음 세 가지로 나누어 보면 이유를 파악하기 쉽습니다.
- 기기 사양: 여유, 재질, 형식
- 공급 범위: 부속품, 시험, 현장 작업의 포함 여부
- 전제 조건: 납기, 견적 유효기간, 인도 장소
개정할 때마다 개정 번호와 날짜를 새로 붙이고, 발주서에는 합의한 최종본을 인용합니다. 발주 후에는 합의한 내용이 납품 사양서와 승인도에 실제로 반영되었는지 확인합니다.
작성 방법: 구매 사양서의 조항에 하나씩 답한다
정해진 표준 서식은 없고 회사마다 자체 서식이 있습니다. 다만 구매자가 가장 확인하기 쉬운 형식은 구매 사양서의 조항 순서대로 답하는 것입니다. 아래 표는 펌프를 예로 든 가상의 서식이며 실제 회사의 서식이 아닙니다.
조항마다 요구 사항과 당사 제안을 나란히 적고, 적합·편차·확인 중 중 하나를 표시합니다.
가상의 예이며, 수치와 재질은 실제 선정값이 아닙니다. 실제 서식에는 프로젝트명, 기기 번호(tag), 개정 번호, 날짜, 견적 번호 칸도 들어갑니다.
"편차" 행은 번호로 편차 리스트의 항목과 연결합니다. "확인 중" 행은 회신 기한을 정해 두고, 최종본까지 "적합" 또는 "편차" 중 하나로 정리해야 합니다.
한국 독자를 위한 참고로, 위 예의 SUS316·SUS304는 JIS 표기입니다. 한국 KS 표기로는 보통 STS316·STS304로 쓰며, KS에도 스테인리스강 관련 규격(예: 열간·냉간 압연 강판, 봉 등)이 있고 JIS를 바탕으로 한 것이 많습니다. 다만 화학 성분과 기계적 성질, 시험 요건이 완전히 같다고 단정할 수 없으므로, 일본 구매자가 요구하는 재질 규격(JIS)과 한국산 재료의 KS 성적서를 어떻게 대응시킬지는 반드시 구매자와 확인하고 편차 리스트에 남기세요.
조항별로 답하는 방식은 일본만의 것이 아닙니다. 예를 들어 인도의 BHEL(Bharat Heavy Electricals Limited) 같은 공기업 입찰에서는 기술 사양과 상업 조건을 항목별로 확인하게 하고, 편차는 조항 번호와 함께 별도 양식에 적게 합니다. 이 입찰 중에는 그 양식에 적히지 않은 편차는 인정하지 않는다고 밝힌 것도 있습니다. 일본 구매자도 해외 구매자도 이 형식은 어렵지 않게 읽습니다.
공급자와 구매자를 위한 체크리스트
견적 사양서는 引合(hikiai, 견적 의뢰) 회신 작업의 일부일 뿐입니다. 의뢰를 받고 견적을 회신하기까지의 전체 순서는 견적 의뢰 대응 7단계 해설에서 확인할 수 있습니다.
제출 전 확인(공급자)
- 구매 사양서의 모든 조항에 답이 있다
- 표준품과 특주 부분이 구분되어 있다
- 포함·제외·구매자 지급 품목이 따로 적혀 있다
- 견적의 전제가 적혀 있다: 유효기간, 납기의 기산점, 인도 장소
- 문서 자체의 개정 번호와 날짜, 그리고 답하는 대상인 구매 사양서의 개정 번호가 적혀 있다
수령 시 확인(구매자)
- 성능·재질·규격이 요구에 맞고, 모든 편차가 편차 리스트에 실려 있다
- "별도"로 표시된 모든 품목에 담당자가 정해져 있다
- 확인 중으로 남은 항목이 없다
- 여러 공급자를 비교할 때 공급 범위와 전제 조건이 모든 견적에서 맞춰져 있다
상대방에게 보낼 질문
구매자 입장에서 견적 사양서에 빈틈이 있다면, 아래 질문이 나중에 가격을 바꾸는 요인을 가장 자주 짚어 줍니다. 일본 구매자에게 회신하는 공급자도 같은 목록으로 제출 전에 자기 문서를 점검할 수 있습니다.
- 이 견적 사양서는 저희 구매 사양서의 어느 개정본에 대한 회신입니까?
- 지정 운전점에 대해 여유를 얼마나 두었고, 능력 계산서의 어디에 나와 있습니까?
- 지정 재질은 접액부에만 적용됩니까, 기기 전체에 적용됩니까?
- 어떤 부속품(상대 플랜지, 가스켓, 볼트, 기초 볼트, 밸브)이 가격에 포함되어 있습니까?
- 공장 성능 시험, 시험 성적서, 입회 검사가 포함되어 있습니까?
- 저희가 지급하거나 조달해 주기를 기대하는 품목은 무엇입니까?
- 납기는 언제부터 계산하고, 인도 장소는 어디이며, 견적 유효기간은 얼마입니까?
- 아직 확인 중인 항목은 무엇이고, 언제 회신 주시겠습니까?
부족한 정보를 한 번에 요청하는 짧은 이메일 예시입니다. 일본 거래처에는 이 내용을 일본어나 영어로 옮겨 보내세요.
제목: 펌프 P-101 견적 사양서 관련 확인 요청
펌프 P-101의 견적서와 견적 사양서(Rev. 0)를 보내 주셔서 감사합니다.
각 사의 제안을 비교하기 전에, 저희 구매 사양서 Rev. 2를 기준으로 아래 사항을 확인 부탁드립니다.
1. 공급 범위: 상대 플랜지, 가스켓, 볼트, 기초 볼트를 포함해 포함·제외·구매자 지급 품목을 나누어 기재해 주십시오.
2. 3.2항: SUS316은 접액부에만 적용됩니까?
3. 5.2항: 공장 성능 시험이 가격에 포함되어 있습니까? 입회 검사는 가능합니까?
4. 견적 유효기간, 납기 기산점, 인도 장소를 알려 주십시오.
[날짜]까지 개정된 견적 사양서(Rev. 1)와 갱신된 편차 리스트를 회신해 주시기 바랍니다.
감사합니다.
펌프 번호, 개정 번호, 조항 번호는 예시입니다. 실제 문서의 번호로 바꿔서 사용하세요.
관련 용어: 견적 요항서(Mitsumori Yoko-sho)와 영어 표현
이름이 비슷한 견적 요항서(見積要項書, mitsumori yoko-sho)는 반대편에서 나오는 문서입니다. 구매자(발주자)가 견적을 어떤 방식과 조건으로 제출해야 하는지를 정리해 알리는 문서의 이름 중 하나이며, 제출 기한, 제출 방법, 견적 조건 등을 적고 사양서와 함께 건넵니다. 예컨대 건축 공사에서는 발주자가 견적용 설계 도서와 함께 견적 요항서를 배포하고, 공사 범위, 견적서 제출 방법, 지불 조건을 알리기도 합니다. 견적 요강서(見積要綱書)라고 쓰는 회사도 있고, MLIT 표준 서식은 구매자 쪽 문서를 견적 의뢰서(mitsumori irai-sho)와 견적 조건서(mitsumori joken-sho)로 부릅니다. 한국어로는 견적 요청서(RFQ), 견적 조건서 정도가 가까우며, 모두 발주자가 작성한다는 점이 핵심입니다.
구매자가 요구와 조건을 제시하면, 공급자가 금액과 사양으로 답합니다.
한 예입니다. 문서 이름과 조합은 업종, 조달 방식, 프로젝트마다 다릅니다. 일본 공공 조달의 견적 비교(mitsumori awase, 비교 견적에 의한 조달)에서는 공급자가 견적서만 내는 경우도 많습니다.
"견적 사양서"에 일대일로 대응하는 정해진 영어 용어는 없습니다. 제출물에 무엇이 들어 있느냐에 따라 이름이 달라집니다.
- 기술 제안서(technical offer / technical proposal / technical bid): 회신 중 기술 부분
- 기술·상업 제안서(techno-commercial offer, 또는 bid): 기술 조건과 상업 조건을 한꺼번에 담은 제출물. BHEL 같은 인도 공기업 입찰에서는 2부 입찰의 Part I에 해당하며, 가격 입찰은 따로 개봉
- 편차 일람표(schedule of deviations): 일부 구매자가 편차를 적도록 따로 요구하는 양식
이 글이 맞지 않는 경우
- 문서 이름, 내용, 누가 무엇을 작성하는지는 회사·업종·프로젝트마다 다릅니다. 견적 사양서를 견적서 안에 통합하는 공급자도 있습니다.
- 얼마나 자세히 쓸지는 구매 사양서나 견적 요청이 무엇을 요구하는지에 달려 있습니다. 능력 계산서나 참고 도면이 명시적으로 요구되었다면 반드시 제출하세요.
- 그림 3의 공급 범위 구분과 그림 4의 예시는 가상입니다. 실제 구분은 프로젝트마다 구매자와 합의하세요.
- 일본 안팎의 공공 입찰에는 제출 가능한 문서와 편차 취급에 대한 자체 규칙이 있습니다. 그 경우에는 입찰 문서를 따르세요.
자주 묻는 질문(FAQ)
견적서와 견적 사양서는 무엇이 다릅니까?
견적서는 금액, 유효기간, 지불 조건 같은 상업 조건을 적습니다. 견적 사양서는 그 금액으로 무엇을 공급하는지와 공급 범위가 어디까지인지를 적습니다. 회사에 따라서는 사양 장을 둔 하나의 문서로 합치기도 합니다.
견적 사양서는 구매자와 공급자 중 누가 작성합니까?
공급자입니다. 구매자는 구매 사양서를 작성하고, 경우에 따라 견적 조건을 담은 문서(견적 요항서나 견적 조건서)도 냅니다. 공급자는 견적서와 견적 사양서로 답합니다.
견적 사양서는 어느 정도까지 자세히 써야 합니까?
먼저 구매 사양서나 견적 의뢰에서 제출을 요구한 것부터 확인하세요. 지정이 없으면 표준품은 카탈로그와 기존 도면으로 충분한 경우가 많습니다. 특주품은 가격을 좌우하는 사양과 공급 범위부터 쓰세요. 불확실한 항목은 "확인 중"으로 표시해 질문하고, 수주 후 상세 설계에서 확정합니다.
견적 사양서에 편차가 있으면 구매자는 어떻게 해야 합니까?
각 편차가 편차 리스트에 올라 있는지 확인하고, 수용할지 결정해 답을 기록합니다. 발주 전에 확인 중인 항목이 남아 있지 않은지 점검하세요. 회신 절차는 편차 리스트 해설에서 다룹니다.
출처
- 견적 의뢰 시 서류와 견적 조건서의 역할(포함·제외 범위): 일본 국토교통성(MLIT) 「공공건축공사 견적 표준 서식(건축공사편)」 2012년판(개정) 발췌(일본어)
- BHEL 입찰의 조항별 적합 확인과 편차: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), "General Terms and Conditions (E-Procurement)," Annexure I
- 기술·상업 제안서와 편차 일람표: BHEL 입찰 문서(기술·상업 편차 양식)
일본어 원문 기사이 가이드는 일본 독자를 위해 쓴 MONOSCOPE 기사를 바탕으로 했습니다: 見積仕様書とは？目的と書き方・記載例、購買仕様書との違い
편집자 소개
MONOSCOPE 편집자FOUNDER & EDITOR플랜트 설비 제조사와 플랜트 엔지니어링 회사에서 약 10년간 설비 제안, 설계, 시운전을 맡은 뒤 디지털 마케팅으로 옮겼습니다. 현재는 B2B 제조기업의 웹 컨설턴트로서 기업이 제품과 기술을 알기 쉽게 설명하도록 돕고 있습니다. 일본 국가자격인 에너지관리사(Energy Manager)와 제3종 전기주임기술자를 보유하고 있습니다.
2017년부터 엔지니어링 블로그를 운영해 500편 이상의 글을 썼고, 구독자 약 2만 명의 일본어 YouTube 채널을 운영합니다. 모든 가이드는 일본 생산 현장의 시각으로 쓰고, 인용한 규격과 대조해 검증합니다.
