Thông số kỹ thuật báo giá (mitsumori shiyosho): mẫu viết

Một nhà thầu chính của nhà máy Nhật gửi cho bạn thông số kỹ thuật mua hàng và yêu cầu báo giá "kèm 見積仕様書 (mitsumori shiyosho)". Hoặc bạn làm mua hàng tại một nhà máy Nhật ở Việt Nam: ba hãng bơm đã trả lời, mỗi hãng gửi một bảng giá và một tập tài liệu kỹ thuật dày. Giá chênh nhau rất xa, và bạn cần biết vì sao trước khi bắt đầu đàm phán.

Câu trả lời ngắn gọn: thông số kỹ thuật báo giá là phần trả lời của nhà cung cấp đối với thông số kỹ thuật mua hàng của bên đặt hàng. Tài liệu này nêu thông số của thiết bị mà nhà cung cấp đã chọn và phạm vi mà báo giá bao gồm. Nó được nộp cùng bảng báo giá có ghi giá, và hai tài liệu cùng xác định thiết bị giao, phạm vi cung cấp và giá. Trong hồ sơ chào hàng bằng tiếng Anh, tài liệu gần nghĩa nhất thường được gọi là technical offer hoặc techno-commercial offer.

Bài này tập trung vào chính tài liệu thông số kỹ thuật báo giá: nội dung gồm gì, ba việc nó phải làm, mẫu viết theo từng điều khoản, và checklist cho cả bên lập lẫn bên xem xét. Về phía bên đặt hàng, xem bài về thông số kỹ thuật mua hàng (kobai shiyosho). Về những gì xảy ra sau khi đặt hàng, xem bài về thông số kỹ thuật giao hàng (nonyu shiyosho).

Mục lục

1. Thông số kỹ thuật báo giá (mitsumori shiyosho) là gì?
2. Thông số kỹ thuật báo giá gồm những gì
3. Ba việc của thông số kỹ thuật báo giá
4. Cách viết: trả lời thông số mua hàng theo từng điều khoản
5. Checklist cho nhà cung cấp và bên đặt hàng
6. Các câu hỏi gửi cho phía bên kia
7. Thuật ngữ liên quan: mitsumori yoko-sho và cách gọi tiếng Anh
8. Khi nào bài này không áp dụng
9. Câu hỏi thường gặp
10. Nguồn tham khảo

Thông số kỹ thuật báo giá (mitsumori shiyosho) là gì?

Thông số kỹ thuật báo giá là tài liệu do nhà cung cấp thiết bị lập để trả lời thông số kỹ thuật mua hàng (kobai shiyosho, 購買仕様書) của bên đặt hàng. Nó mô tả thiết bị nhà cung cấp đã chọn và nêu rõ giá báo đã bao gồm những gì. Người đọc thường là nhà thầu chính hoặc bộ phận thiết kế nhà máy đã phát hành thông số mua hàng, và nhà cung cấp thường nộp nó cùng bảng báo giá có ghi giá (mitsumorisho, 見積書).

Đây là một trong những tài liệu đầu tiên nhà cung cấp gửi lại sau khi được nhờ chọn thiết bị. Bên đặt hàng ghi chú bằng mực đỏ (shuki, 朱記) rồi trả lại, và nhà cung cấp sửa. Khi thông số đã chốt qua vòng trao đổi này thì mới đặt hàng, sau đó việc xem xét tương tự lặp lại với thông số kỹ thuật giao hàng và bản vẽ phê duyệt. Bài về thông số kỹ thuật giao hàng cho thấy toàn bộ chuỗi tài liệu từ báo giá đến giao hàng.

Bảng báo giá và thông số kỹ thuật báo giá cùng do nhà cung cấp gửi một lúc, nhưng trả lời hai câu hỏi khác nhau. Trong tiếng Việt, cả hai thường bị gọi gộp là "báo giá", nên dễ nhầm.

Hình 1: Thông số mua hàng, bảng báo giá và thông số báo giá

Bảng báo giá nêu giá. Thông số kỹ thuật báo giá nêu giá đó mua được những gì.

Thông số kỹ thuật mua hàng
(kobai shiyosho)

Bảng báo giá
(mitsumorisho)

Thông số kỹ thuật báo giá
(mitsumori shiyosho)

Bên lập

Bên đặt hàng

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp

Trả lời câu hỏi

Chúng tôi cần gì?

Bao nhiêu tiền?

Chính xác là thiết bị gì, và phạm vi cung cấp gồm những gì?

Nội dung chính

Tính năng, điều kiện, tiêu chuẩn

Giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, hiệu lực báo giá

Thông số thiết bị, phạm vi, các giả định

Trong vòng trao đổi

Bên đặt hàng ghi chú bằng mực đỏ rồi trả lại thông số báo giá

Đàm phán giá sau khi thông số đã chốt

Nhà cung cấp sửa theo ghi chú và cập nhật số phiên bản (Rev.)

Cần lưu ý

Các con số là giá trị người thiết kế giả định

Các báo giá có phạm vi khác nhau thì không so sánh được

Không để sót điểm sai khác hay hạng mục chưa chốt

Tên tài liệu và cách phân chia vai trò khác nhau tùy công ty, ngành và dự án. Có nhà cung cấp đưa một chương thông số vào ngay trong bảng báo giá thay vì lập tài liệu riêng.

Các báo giá chỉ so sánh được về giá khi cùng một phạm vi. Vì vậy bảng báo giá và thông số kỹ thuật báo giá luôn phải đọc cùng nhau.

Thông số kỹ thuật báo giá gồm những gì

Nội dung khác nhau tùy nhà cung cấp, nhưng hầu hết thông số kỹ thuật báo giá có các hạng mục dưới đây. Ngoài dữ liệu thiết bị, một bản tốt còn cho thấy căn cứ của tính năng được chào và vạch rõ ranh giới giữa phần có và phần không có trong báo giá.

Hình 2: Các hạng mục chính trong thông số kỹ thuật báo giá

Thông số, căn cứ của tính năng, và ranh giới phạm vi giữa phần có và phần không có.

Thông số thiết bị và tải trọngModel, công suất, vật liệu, kích thước, cùng khối lượng và tải trọng cần cho lắp đặt. Dùng để thiết kế móng và khung đỡ

Bản tính năng lựcCăn cứ để đạt tính năng yêu cầu. Cho thấy nhà cung cấp đã để dư bao nhiêu so với số liệu trong thông số mua hàng

Điều kiện bảo đảmCác hạng mục tính năng được bảo đảm, điều kiện đi kèm và thời hạn bảo hành. Cũng ghi rõ những gì không được bảo đảm

Bản vẽ tham khảoBản vẽ ngoại hình và bản vẽ kết cấu. Dùng để kiểm tra vị trí và kích thước các điểm đấu nối (interface) với thiết bị và đường ống khác

Phụ tùng dự phòng và tùy chọnPhần nào đi kèm tiêu chuẩn, phần nào có thể mua thêm. Ghi rõ từng mục đã nằm trong giá báo hay chưa

Danh sách sai khác (deviation list)Các điểm khác với thông số mua hàng, cùng các điểm cần làm rõ. Ở Nhật gọi là debikura

Tên và thứ tự hạng mục khác nhau tùy công ty. Hình 4 bên dưới cho thấy cách trả lời theo từng điều khoản.

Dữ liệu tải trọng đi vào thiết kế móng của bên đặt hàng. Bài về dữ liệu tải trọng thiết bị cho thiết kế móng nêu rõ cần nộp gì và khi nào. Danh sách sai khác có mẫu và quy trình xem xét riêng, được giải thích trong bài về danh sách sai khác (debikura).

Nhà cung cấp đưa được bao nhiêu thông tin phụ thuộc nhiều vào việc thiết bị là hàng tiêu chuẩn hay hàng đặt riêng. Với sản phẩm tiêu chuẩn, sách hướng dẫn và bản vẽ chi tiết đã có sẵn. Với thiết bị đặt riêng, nhiều chi tiết chỉ rõ khi bắt đầu thiết kế chi tiết, nên ở giai đoạn báo giá nhà cung cấp thường chỉ đưa bản vẽ tham khảo. Nộp thông số báo giá cũng không bảo đảm sẽ nhận được đơn hàng, nên mỗi nhà cung cấp đầu tư công sức kỹ thuật một khác.

Ba việc của thông số kỹ thuật báo giá

Thông số kỹ thuật báo giá có mục đích là thống nhất thông số, chốt phạm vi, rồi mới đồng ý về giá. Thứ tự này quan trọng, và giá luôn đến sau cùng.

1. Thống nhất thông số

Đây là việc chính. Các con số trong thông số mua hàng là giá trị người thiết kế nhà máy giả định từ tính toán. Việc biến chúng thành một thiết bị cụ thể là do nhà cung cấp quyết định.

Hai câu hỏi điển hình: nhà cung cấp để dư bao nhiêu công suất so với điều kiện vận hành đã nêu, và vật liệu được chỉ định chỉ áp dụng cho bộ phận tiếp xúc chất lỏng (wetted parts) hay cho cả thiết bị. Những điểm như vậy quyết định giá, nên phải chốt ngay ở giai đoạn báo giá. Một nhà cung cấp để dư rộng và một nhà cung cấp chọn cỡ nhỏ nhất vẫn chạy được có thể chào kích thước và giá rất khác nhau cho cùng một yêu cầu.

2. Chốt phạm vi cung cấp

Thông số kỹ thuật báo giá nêu phụ kiện nào, chẳng hạn gioăng và van, đã nằm trong giá. Bên đặt hàng dùng nó để kiểm tra mọi thứ mình mong đợi đã có trong báo giá, và để xác nhận phạm vi phụ trách (shosho, 所掌): bên nào cung cấp hoặc thi công từng hạng mục.

Hình 3: Ghi phạm vi thành ba cột

Liệt kê cả phần không có và phần bên đặt hàng cấp, không chỉ phần có, sẽ lộ ra chỗ thiếu và chỗ trùng.

Có trong báo giá

Không có (bên khác lo)

Bên đặt hàng cấp

Bơm, động cơ, bệ chung

Thi công lắp đặt, bu lông neo

Điện và nước dùng tại hiện trường

Mặt bích đối ứng, gioăng, bu lông và đai ốc

Đường ống và van phía đầu ra

Thiết bị đo do nhà thầu chính mua gộp

Thử tính năng tại xưởng và biên bản thử

Cử người có mặt khi chạy thử tại hiện trường

Cần cẩu dùng khi lắp đặt tại hiện trường

Ví dụ giả định để minh họa. Hạng mục nào vào cột nào được thống nhất với bên đặt hàng cho từng dự án.

Lĩnh vực xây dựng công của Nhật cũng dùng cùng ý tưởng này. Trong các mẫu biểu báo giá tiêu chuẩn do Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (MLIT) ban hành, bên yêu cầu lập một bảng điều kiện báo giá (mitsumori joken-sho) nêu rõ phần nằm trong phạm vi và phần không. Báo giá thiết bị nhà máy cũng vận hành theo cách đó.

Gộp mọi thứ vào báo giá không phải lúc nào cũng rẻ nhất. Với một số bộ phận, nhà thầu chính mua số lượng lớn hơn nên có thể cấp với giá thấp hơn giá nhà sản xuất thiết bị tự mua, vì thế hai bên bàn từng hạng mục, thường lấy các dự án trước làm tham chiếu. Thứ gì không có trong thông số báo giá mà thêm vào sau hợp đồng thì phát sinh chi phí, nên khác biệt trong cách hiểu phạm vi phải được giải quyết trước khi ký hợp đồng. Về mặt bích đối ứng, xem bài về việc ai cung cấp mặt bích đối ứng. Việc báo giá có gồm thử tính năng tại xưởng và kiểm tra có chứng kiến hay không cũng thuộc phạm vi. Cách các phép thử này diễn ra được nêu trong bài về FAT và SAT.

3. Đồng ý về giá

Đàm phán giá bắt đầu sau khi thông số đã được thống nhất. Bên đặt hàng khi đó đối chiếu giá với ngân sách đã đặt từ trước. Nếu giá vượt xa ngân sách, cách xử lý thông thường là đổi phạm vi hoặc xem lại thông số, và thông số kỹ thuật báo giá thường qua nhiều lần sửa.

Khi so sánh nhiều nhà cung cấp, hãy chia chênh lệch giá thành ba phần để thấy nó đến từ đâu:

• Thông số thiết bị: mức dư, vật liệu và kiểu model
• Phạm vi: có hay không có phụ kiện, thử nghiệm và công việc tại hiện trường
• Giả định: thời gian giao hàng, hiệu lực của báo giá và địa điểm giao hàng

Mỗi lần sửa có số phiên bản (Rev.) và ngày mới, và đơn đặt hàng dẫn chiếu phiên bản cuối đã thống nhất. Sau khi đặt hàng, hãy kiểm tra những gì đã thỏa thuận có thật sự xuất hiện trong thông số kỹ thuật giao hàng và bản vẽ phê duyệt (shonin-zu) hay không.

Cách viết: trả lời thông số mua hàng theo từng điều khoản

Không có mẫu chuẩn chung, mỗi công ty có biểu mẫu riêng. Nhưng dạng bên đặt hàng dễ kiểm tra nhất là trả lời lần lượt từng điều khoản của thông số mua hàng. Bảng dưới đây là ví dụ giả định về một máy bơm, không phải biểu mẫu của công ty nào có thật.

Hình 4: Mẫu thông số kỹ thuật báo giá (máy bơm)

Với mỗi điều khoản, đặt yêu cầu và phần chào cạnh nhau, rồi đánh dấu Đáp ứng, Sai khác hoặc Đang xác nhận.

Điều khoản

Yêu cầu của thông số mua hàng

Phần chào của chúng tôi

Trạng thái

Ghi chú

3.1 Công suất

Lưu lượng và cột áp theo bảng điều kiện vận hành trong thông số

Chọn model có dư so với điểm làm việc. Đính kèm bản tính năng lực

Đáp ứng

Đường đặc tính đính kèm bản vẽ tham khảo

3.2 Vật liệu

Bộ phận tiếp xúc chất lỏng bằng SUS316

Vỏ bơm và cánh bơm SUS316, trục SUS304

Sai khác

Bàn trong danh sách sai khác số 1

4.1 Phạm vi

Bao gồm toàn bộ phụ kiện

Gồm mặt bích đối ứng, gioăng và bu lông. Không gồm bu lông neo

Sai khác

Danh sách sai khác số 2. Bu lông neo do bên khác lo

5.2 Kiểm tra

Thử tính năng tại xưởng nhà cung cấp

Thử tính năng tại xưởng chúng tôi; nộp biên bản thử

Đang xác nhận

Đang hỏi bên đặt hàng có cần cử người chứng kiến không (ghi hạn trả lời)

6.1 Sơn

Theo thông số sơn đã chỉ định

Sơn theo thông số sơn đã chỉ định

Đáp ứng

Không

Ví dụ giả định. Các con số và vật liệu không phải kết quả chọn thật. Biểu mẫu thật còn có các ô cho tên dự án, số hiệu thiết bị (tag), số phiên bản, ngày và số báo giá.

Mỗi dòng "Sai khác" được nối bằng số với một mục trong danh sách sai khác. Mỗi dòng "Đang xác nhận" phải có hạn trả lời và phải chuyển thành "Đáp ứng" hoặc "Sai khác" trước phiên bản cuối cùng.

Cách trả lời theo từng điều khoản không chỉ có ở Nhật. Ví dụ, các hồ sơ mời thầu của BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited, Ấn Độ) yêu cầu nhà thầu xác nhận từng điểm của thông số kỹ thuật và điều kiện thương mại, và liệt kê các sai khác vào một biểu riêng có kèm số điều khoản. Một số hồ sơ như vậy nêu rằng sai khác không ghi trong biểu đó sẽ không được xem xét. Bên mua Nhật và bên mua quốc tế đều đọc được dạng này mà không khó khăn.

Checklist cho nhà cung cấp và bên đặt hàng

Thông số kỹ thuật báo giá chỉ là một phần của việc trả lời yêu cầu báo giá. Về toàn bộ trình tự từ yêu cầu đến báo giá, xem bài về quy trình 7 bước hikiai khi gửi RFQ cho nhà sản xuất Nhật.

Trước khi nộp (nhà cung cấp)

• Mọi điều khoản của thông số mua hàng đều có câu trả lời
• Phần tiêu chuẩn và phần đặt riêng được phân biệt rõ
• Hạng mục có, không có và bên đặt hàng cấp được liệt kê riêng
• Các giả định của báo giá được nêu: thời hạn hiệu lực, mốc bắt đầu tính thời gian giao hàng và địa điểm giao hàng
• Tài liệu ghi số phiên bản và ngày của chính nó, cùng phiên bản của thông số mua hàng mà nó trả lời

Khi nhận được (bên đặt hàng)

• Tính năng, vật liệu và tiêu chuẩn đáp ứng yêu cầu, và mọi điểm sai khác đều nằm trong danh sách sai khác
• Mỗi hạng mục ghi "bên khác lo" đều đã có người được giao
• Không còn hạng mục nào chưa chốt
• Khi so sánh nhiều nhà cung cấp, phạm vi và giả định đã được đưa về cùng một mặt bằng ở mọi báo giá

Các câu hỏi gửi cho phía bên kia

Nếu bạn là bên đặt hàng và thông số kỹ thuật báo giá còn chỗ trống, các câu hỏi dưới đây bao quát những điểm hay làm giá thay đổi về sau. Nhà cung cấp trả lời bên mua Nhật cũng có thể dùng danh sách này để tự kiểm tra tài liệu trước khi gửi.

• Thông số kỹ thuật báo giá này trả lời phiên bản nào của thông số mua hàng của chúng tôi?
• Quý công ty để dư bao nhiêu so với điểm làm việc đã nêu, và điều đó thể hiện ở đâu trong bản tính năng lực?
• Vật liệu được chỉ định chỉ áp dụng cho bộ phận tiếp xúc chất lỏng hay cho cả thiết bị?
• Những phụ kiện nào (mặt bích đối ứng, gioăng, bu lông, bu lông neo, van) đã nằm trong giá?
• Thử tính năng tại xưởng, biên bản thử và kiểm tra có chứng kiến đã gồm trong giá chưa?
• Quý công ty mong chúng tôi cấp hoặc tự sắp xếp những hạng mục nào?
• Thời gian giao hàng tính từ ngày nào, địa điểm giao hàng ở đâu, và báo giá có hiệu lực bao lâu?
• Hạng mục nào còn chưa chốt, và khi nào quý công ty trả lời?

Dưới đây là mẫu email ngắn để hỏi hết các phần còn thiếu trong một lần:

Tiêu đề: Thông số kỹ thuật báo giá cho P-101 – đề nghị làm rõ

Kính gửi Quý công ty,

Cảm ơn Quý công ty đã gửi bảng báo giá và thông số kỹ thuật báo giá (Rev. 0) cho bơm P-101.

Trước khi so sánh các chào giá, xin Quý công ty xác nhận các điểm sau đối chiếu với thông số kỹ thuật mua hàng Rev. 2 của chúng tôi:
1. Phạm vi: xin liệt kê riêng các hạng mục có trong giá, không có trong giá và do bên đặt hàng cấp, bao gồm mặt bích đối ứng, gioăng, bu lông và bu lông neo.
2. Điều khoản 3.2: SUS316 có chỉ áp dụng cho bộ phận tiếp xúc chất lỏng không?
3. Điều khoản 5.2: thử tính năng tại xưởng đã gồm trong giá chưa, và có thể cử người chứng kiến không?
4. Xin cho biết hiệu lực của báo giá, mốc bắt đầu tính thời gian giao hàng và địa điểm giao hàng.

Xin Quý công ty trả lời trước [ngày] kèm thông số kỹ thuật báo giá đã sửa (Rev. 1) và danh sách sai khác cập nhật.

Trân trọng,

Số tag của bơm, số phiên bản và số điều khoản chỉ là ví dụ. Hãy thay bằng thông tin trong tài liệu của bạn.

Thuật ngữ liên quan: mitsumori yoko-sho và cách gọi tiếng Anh

Có một tài liệu tên nghe giống, mitsumori yoko-sho (見積要項書), nhưng do phía ngược lại lập. Đây là một trong nhiều tên gọi của tài liệu mà bên đặt hàng dùng để nêu cách nộp và điều kiện của báo giá: hạn nộp, cách nộp, điều kiện báo giá và các mục tương tự, và nó được gửi cùng các thông số kỹ thuật. Ví dụ trong xây dựng dân dụng, chủ đầu tư có thể phát bản mitsumori yoko-sho cùng hồ sơ thiết kế để báo giá, nêu phạm vi công việc, cách nộp báo giá và điều kiện thanh toán. Có công ty viết là 見積要綱書, còn các mẫu biểu tiêu chuẩn của MLIT gọi các tài liệu của bên đặt hàng là phiếu yêu cầu báo giá (mitsumori irai-sho, 見積依頼書) và bảng điều kiện báo giá (mitsumori joken-sho, 見積条件書).

Hình 5: Bên nào phát hành tài liệu báo giá nào (một ví dụ)

Bên đặt hàng nêu yêu cầu và điều kiện. Nhà cung cấp trả lời bằng giá và thông số.

Bên đặt hàng phát hànhThông số kỹ thuật mua hàng, cùng phiếu yêu cầu báo giá và điều kiện báo giá (mitsumori irai-sho, mitsumori yoko-sho, mitsumori joken-sho, v.v.)

Yêu cầu báo giá

Nhà cung cấp phát hành: Bảng báo giáGiá, hiệu lực, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán

Nhà cung cấp phát hành: Thông số báo giáThông số, phạm vi, giả định, kèm danh sách sai khác

Ghi chú mực đỏ và trả lời

Bên đặt hàng trả lời; đặt hàng theo phiên bản đã thống nhấtSau khi đặt hàng, nội dung được chuyển sang thông số kỹ thuật giao hàng và bản vẽ phê duyệt

Chỉ là một ví dụ. Tên tài liệu và cách kết hợp khác nhau tùy ngành, hình thức mua sắm và dự án. Trong mua sắm công của Nhật theo hình thức so sánh báo giá (mitsumori awase), nhà cung cấp thường chỉ nộp bảng báo giá.

Không có một thuật ngữ tiếng Anh nào tương ứng một-một với mitsumori shiyosho. Tên gọi phụ thuộc vào nội dung của hồ sơ nộp:

• Technical offer / technical proposal / technical bid: phần kỹ thuật của hồ sơ trả lời. Trong tiếng Việt, gần với "đề xuất kỹ thuật"
• Techno-commercial offer (hoặc bid): một hồ sơ nộp gồm cả điều kiện kỹ thuật và thương mại. Trong các gói thầu khu vực công của Ấn Độ như BHEL, đây là Phần I của hồ sơ hai phần, và hồ sơ giá được mở riêng
• Schedule of deviations: biểu riêng mà một số bên mua yêu cầu để liệt kê các điểm sai khác

Khi nào bài này không áp dụng

• Tên tài liệu, nội dung và bên nào lập gì khác nhau tùy công ty, ngành và dự án. Có nhà cung cấp gộp thông số vào chính bảng báo giá.
• Mức độ chi tiết cần đưa phụ thuộc vào những gì thông số mua hàng hoặc yêu cầu báo giá đòi hỏi. Nếu bản tính năng lực hay bản vẽ tham khảo được yêu cầu rõ ràng thì phải nộp.
• Cách chia phạm vi ở Hình 3 và mẫu ở Hình 4 đều là giả định. Hãy thống nhất cách chia thực tế với bên đặt hàng ở từng dự án.
• Đấu thầu công, ở Nhật cũng như nơi khác, có quy định riêng về những gì được nộp và cách xử lý sai khác. Ở Việt Nam, Luật Đấu thầu 2023 (số 22/2023/QH15) có khái niệm hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất, và hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được tách khỏi đề xuất về tài chính. Với gói thầu thuộc phạm vi luật này, hãy làm theo hồ sơ mời thầu, không theo bài này.

Câu hỏi thường gặp

Bảng báo giá khác thông số kỹ thuật báo giá ở đâu?

Bảng báo giá nêu giá, hiệu lực, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại tương tự. Thông số kỹ thuật báo giá nêu mức giá đó giao những gì và phạm vi cung cấp bao gồm gì. Có công ty gộp hai thứ vào một tài liệu có thêm một chương thông số.

Ai lập thông số kỹ thuật báo giá, bên đặt hàng hay nhà cung cấp?

Nhà cung cấp. Bên đặt hàng lập thông số kỹ thuật mua hàng và, trong một số trường hợp, một tài liệu nêu điều kiện báo giá (mitsumori yoko-sho hoặc mitsumori joken-sho). Nhà cung cấp trả lời bằng bảng báo giá và thông số kỹ thuật báo giá.

Thông số kỹ thuật báo giá cần chi tiết đến mức nào?

Hãy bắt đầu từ những gì thông số mua hàng hoặc yêu cầu báo giá đòi nộp. Nếu không nêu gì, với sản phẩm tiêu chuẩn thì catalog và bản vẽ hiện có thường đủ. Với thiết bị đặt riêng, hãy viết trước các thông số và phạm vi quyết định giá. Hạng mục nào chưa chắc thì đánh dấu là chưa chốt, đặt câu hỏi, và chốt trong thiết kế chi tiết sau khi đặt hàng.

Bên đặt hàng nên xử lý các điểm sai khác trong thông số báo giá thế nào?

Kiểm tra từng điểm đã có trong danh sách sai khác chưa, quyết định có chấp nhận không và ghi lại câu trả lời. Trước khi đặt hàng, bảo đảm không còn hạng mục nào chưa chốt. Bài về danh sách sai khác trình bày quy trình trả lời.

Nguồn tham khảo

• Các tài liệu khi yêu cầu báo giá và vai trò của bảng điều kiện báo giá (phần có và không có trong phạm vi): MLIT, "Standard Estimate Formats for Public Building Works (Building Works), bản 2012 (sửa đổi), trích đoạn" (tiếng Nhật)
• Xác nhận tuân thủ theo từng điều khoản và sai khác trong hồ sơ mời thầu của BHEL: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), "General Terms and Conditions (E-Procurement)," Annexure I
• Techno-commercial offer và schedule of deviations: Hồ sơ mời thầu của BHEL (biểu sai khác kỹ thuật và thương mại)
• Khái niệm hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất trong đấu thầu tại Việt Nam: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (Điều 4)