Teklif Şartnamesi (Mitsumori Shiyosho): Örnek Format

Japon bir tesis yüklenicisi size bir satın alma şartnamesi gönderiyor ve fiyat teklifinizi "mitsumori shiyosho ile birlikte" istiyor. Ya da Japon sermayeli bir fabrikanın satın alma tarafındasınız: üç pompa üreticisi cevap verdi, her biri bir fiyat sayfası ve kalın bir teknik doküman yolladı. Fiyatlar birbirinden çok uzak ve pazarlığa başlamadan önce nedenini anlamanız gerekiyor.

Kısa cevap şu: teklif şartnamesi (mitsumori shiyosho), tedarikçinin alıcının satın alma şartnamesine verdiği cevaptır. Tedarikçinin seçtiği ekipmanın teknik özelliklerini ve teklif fiyatının tam olarak neleri kapsadığını gösterir. Fiyatlı teklifle birlikte sunulur; ikisi birlikte teslim edilecek ekipmanı, tedarik kapsamını ve fiyatı belirler. İngilizce ihalelerde ve Türkiye'deki yazışmalarda buna en yakın belgeler genellikle "teknik teklif" veya "teknik ve ticari teklif" olarak anılır.

Bu yazı teklif şartnamesinin kendisine odaklanıyor: içinde neler olur, hangi üç işi görür, madde madde cevap veren örnek bir format nasıl görünür ve hem yazan tedarikçi hem de inceleyen alıcı için kontrol listeleri. Alıcı tarafındaki belgeler için satın alma şartnamesi (kobai shiyosho) yazısına, siparişten sonrası için teslimat şartnamesi (nonyu shiyosho) yazısına bakın.

İçindekiler

1. Teklif Şartnamesi (Mitsumori Shiyosho) Nedir?
2. Teklif Şartnamesinde Neler Bulunur?
3. Teklif Şartnamesinin Üç İşi
4. Nasıl Yazılır: Satın Alma Şartnamesine Madde Madde Cevap
5. Türkiye'deki Tesisler İçin Notlar
6. Tedarikçi ve Alıcı İçin Kontrol Listeleri
7. Karşı Tarafa Gönderilecek Sorular
8. İlgili Terimler: Mitsumori Yoko-sho ve İngilizce Karşılıkları
9. Bu Yazının Geçerli Olmadığı Durumlar
10. Sık Sorulan Sorular
11. Kaynaklar

Teklif Şartnamesi (Mitsumori Shiyosho) Nedir?

Teklif şartnamesi, ekipman tedarikçisinin alıcının satın alma şartnamesine (kobai shiyosho) karşılık hazırladığı belgedir. Tedarikçinin seçtiği ekipmanı tarif eder ve teklif fiyatına nelerin dahil olduğunu yazar. Okuyucusu genellikle satın alma şartnamesini yayımlayan tesis yüklenicisi veya tesis tasarımcısıdır; tedarikçi bunu normalde fiyatlı teklifle (mitsumorisho) birlikte gönderir.

Ekipman seçimi istendikten sonra tedarikçinin geri gönderdiği ilk belgelerden biridir. Alıcı belgeyi kırmızı kalemle işaretleyip (shuki, kırmızı notlar) geri yollar, tedarikçi de revize eder. Özellikler bu gidiş-gelişle netleşince sipariş verilir; aynı inceleme sonra teslimat şartnamesi ve onay çizimleri (shonin-zu) üzerinde tekrarlanır.

Fiyat teklifi ile teklif şartnamesi tedarikçiden aynı anda gelir, ama farklı sorulara cevap verir. Aşağıdaki şekil üç belgeyi yan yana koyuyor.

Şekil 1: Satın Alma Şartnamesi, Fiyat Teklifi ve Teklif Şartnamesi

Fiyat teklifi fiyatı yazar. Teklif şartnamesi o fiyatın neyi satın aldığını yazar.

Satın alma şartnamesi
(kobai shiyosho)

Fiyat teklifi
(mitsumorisho)

Teklif şartnamesi
(mitsumori shiyosho)

Hazırlayan

Alıcı

Tedarikçi

Tedarikçi

Cevapladığı soru

Neye ihtiyacımız var?

Ne kadar?

Tam olarak ne ve kapsamda neler var?

Ana içerik

Performans, koşullar, standartlar

Fiyat, termin, ödeme koşulları, geçerlilik süresi

Ekipman özellikleri, kapsam, varsayımlar

Süreçteki yeri

Alıcı, teklif şartnamesini kırmızı notlarla geri gönderir

Özellikler netleştikten sonra fiyat pazarlığı yapılır

Tedarikçi, notlara göre revize eder ve revizyon numarasını günceller

Dikkat edilecek nokta

Rakamlar, tasarımcının varsaydığı değerlerdir

Kapsamı farklı fiyatlar birbiriyle karşılaştırılamaz

Çözülmemiş sapma veya açık madde kalmamalı

Belge adları ve rol dağılımı firmaya, sektöre ve projeye göre değişir. Bazı tedarikçiler ayrı bir belge yerine fiyat teklifinin içine bir şartname bölümü koyar.

Teklifler ancak aynı kapsamı içeriyorsa fiyat üzerinden karşılaştırılabilir. Bu yüzden fiyat teklifi ile teklif şartnamesi her zaman birlikte okunur.

Teklif Şartnamesinde Neler Bulunur?

İçerik tedarikçiye göre değişir, ama çoğu teklif şartnamesi aşağıdaki başlıkları kapsar. İyi bir belge, ekipman verilerinin ötesinde iddia edilen performansın dayanağını gösterir ve neyin dahil, neyin hariç olduğunu net çizer.

Şekil 2: Teklif Şartnamesinin Ana Başlıkları

Özellikler, performansın dayanağı ve dahil olan ile olmayan arasındaki kapsam çizgisi.

Ekipman özellikleri ve yüklerModel, kapasite, malzeme, ölçüler; ayrıca montaj için gereken ağırlık ve yükler. Temel ve taşıyıcı çerçeve tasarımında kullanılır

Kapasite hesabıİstenen performansın karşılandığının dayanağı. Tedarikçinin satın alma şartnamesindeki rakamlara ne kadar pay bıraktığını gösterir

Garanti koşullarıGaranti edilen performans kalemleri, koşulları ve garanti süresi. Neyin garanti edilmediği de yazılır

Referans çizimlerDış ölçü ve kesit çizimleri. Diğer ekipman ve borulama ile arayüzlerin yerini ve ölçüsünü kontrol etmek için kullanılır

Yedek parça ve opsiyonlarStandart gelenler ve sonradan eklenebilenler. Her birinin teklif fiyatına dahil olup olmadığı yazılır

Sapma listesiSatın alma şartnamesinden farklı olan noktalar ve netleştirilecek noktalar. Japonya'da debikura da denir

Başlık adları ve sıraları firmaya göre değişir. Cevabın madde madde nasıl yazılacağı aşağıdaki Şekil 4'te gösteriliyor.

Yük verileri alıcının temel tasarımına girdi olur. Hangi verinin ne zaman verileceği için ekipman yük verileri yazısına bakın; sapma listesinin kendi formatı ve inceleme süreci ayrı bir yazıda anlatılıyor.

Tedarikçinin ne kadar ayrıntı verebileceği büyük ölçüde ekipmanın standart mı, özel mi olduğuna bağlıdır. Standart ürünlerde kullanım kılavuzu ve ayrıntılı çizimler zaten vardır. Özel ekipmanda birçok ayrıntı detay tasarım başlayınca netleşir; bu yüzden teklif aşamasında çoğu zaman yalnızca referans çizim verilir.

Teklif şartnamesi sipariş garantisi de vermez, bu nedenle tedarikçiler buna ne kadar mühendislik saati ayıracakları konusunda farklı davranır.

Teklif Şartnamesinin Üç İşi

Teklif şartnamesi önce özellikleri hizalamak, sonra kapsamı belirlemek, en son da fiyatta anlaşmak için vardır. Sıra önemlidir; fiyat en sona kalır.

1. Özellikleri Hizalamak

Asıl iş budur. Satın alma şartnamesindeki rakamlar, tesis tasarımcısının hesaplarla varsaydığı değerlerdir. Bunları gerçek bir makineye çevirmek tedarikçiye kalır.

Tipik sorular şunlardır: tedarikçi belirtilen çalışma noktasının üzerine ne kadar kapasite payı ekliyor ve belirtilen malzeme yalnızca sıvıyla temas eden parçalar için mi geçerli, yoksa tüm ünite için mi? Bu tür noktalar fiyatı doğrudan etkilediği için teklif aşamasında netleşmelidir. Geniş pay bırakan bir tedarikçi ile çalışan en küçük üniteyi seçen bir tedarikçi, aynı gereksinim için çok farklı boyut ve fiyat verebilir.

2. Tedarik Kapsamını Belirlemek

Teklif şartnamesi, conta ve vana gibi aksesuarlardan hangilerinin fiyata dahil olduğunu yazar. Alıcı bu belgeye bakarak beklediği her şeyin teklifte olup olmadığını ve sorumluluk kapsamını (shosho) kontrol eder; yani hangi kalemi hangi tarafın temin edeceğini veya monte edeceğini.

Kapsamı "dahil / hariç / alıcı sağlar" olarak üç sütunda yazmak, eksiklikleri ve çift sayımları ortaya çıkarır.

Şekil 3: Kapsamı Üç Sütunda Yazmak

Yalnızca dahil olanları değil, hariç olanları ve alıcının sağladıklarını da yazmak boşlukları ve çakışmaları görünür kılar.

Teklife dahil

Dahil değil (başkası tarafından)

Alıcı tarafından sağlanır

Pompa, elektrik motoru, ortak taban plakası

Montaj işleri, ankraj cıvataları

Sahada kullanılacak elektrik ve su

Karşı flanşlar, contalar, cıvata ve somunlar

Basma hattı borulaması ve vanalar

Tesis yüklenicisinin toplu satın aldığı enstrümanlar

Atölyede performans testi ve test raporu

Sahada devreye almada hazır bulunma

Saha montajı için vinç

Anlatım için uydurulmuş bir örnektir. Hangi kalemin hangi sütuna gireceği her projede alıcıyla belirlenir.

Aynı mantık Japonya'daki kamu yapı işlerinde de kullanılır. Japonya Arazi, Altyapı, Ulaştırma ve Turizm Bakanlığı'nın (MLIT) yayımladığı standart keşif formatlarında, işi isteyen taraf bir teklif koşulları belgesi (mitsumori joken-sho) hazırlar ve iş kapsamına nelerin girdiğini, nelerin girmediğini açıkça yazar. Tesis ekipmanı tekliflerinde de yaklaşım aynıdır.

Her şeyi dahil etmek her zaman en ucuz yol değildir. Bazı parçalarda tesis yüklenicisi daha büyük miktarda alım yaptığı için ekipman üreticisinden daha ucuza alıp sağlayabilir; bu yüzden taraflar kalem kalem görüşür, çoğu zaman geçmiş projeleri referans alır. Sözleşmeden sonra teklif şartnamesinde olmayan bir şey eklenirse ek maliyet çıkar, bu nedenle kapsamın iki tarafta farklı okunması sözleşmeden önce giderilmelidir.

Karşı flanşın kim tarafından sağlanacağı için karşı flanş sorumluluğu yazısına bakın. Atölyede performans testinin ve şahitli muayenenin teklife dahil olup olmadığı da kapsamın parçasıdır; testlerin nasıl yürüdüğünü FAT ve SAT yazısında bulabilirsiniz.

3. Fiyatta Anlaşmak

Fiyat pazarlığı, özellikler üzerinde anlaşıldıktan sonra başlar. Alıcı fiyatı önceden belirlenen bütçeyle karşılaştırır. Bütçenin çok üzerindeyse olağan çözüm kapsamı değiştirmek veya özellikleri yeniden gözden geçirmektir; bu yüzden teklif şartnamesi çoğu zaman birkaç kez revize edilir.

Birkaç tedarikçiyi karşılaştırırken fiyat farkının nereden geldiğini görmek için farkı üç parçaya ayırın:

• Ekipman özellikleri: kapasite payı, malzeme ve model tipi
• Kapsam: aksesuar, test ve saha işlerinin dahil olup olmadığı
• Varsayımlar: termin, teklifin geçerlilik süresi ve teslim noktası

Her revizyonda revizyon numarası ve tarih güncellenir; sipariş, üzerinde anlaşılan son revizyona atıf yapar. Sipariş sonrasında, anlaşılanların teslimat şartnamesine ve onay çizimlerine gerçekten yansıyıp yansımadığını kontrol edin.

Nasıl Yazılır: Satın Alma Şartnamesine Madde Madde Cevap

Standart bir şablon yoktur; her firmanın kendi formatı var. Alıcının kontrol etmesi en kolay format ise satın alma şartnamesinin her maddesine sırayla cevap vermektir. Aşağıdaki şekil, uydurma bir pompa örneğidir ve hiçbir gerçek firmanın formatı değildir.

Şekil 4: Örnek Teklif Şartnamesi (Pompa)

Her madde için gereksinimi ve teklifimizi yan yana yazın, durumu Uygun, Sapma veya Açık olarak işaretleyin.

Madde

Satın alma şartnamesindeki gereksinim

Teklifimiz

Durum

Açıklama

3.1 Kapasite

Debi ve basma yüksekliği, şartnamedeki çalışma koşulları tablosuna göre

Model, çalışma noktasının üzerinde pay bırakılarak seçildi. Kapasite hesabı ekte

Uygun

Performans eğrisi referans çizimlere eklendi

3.2 Malzeme

Sıvıyla temas eden parçalar SUS316

Gövde ve çark SUS316, mil SUS304

Sapma

Sapma listesi No. 1 kapsamında görüşülecek

4.1 Kapsam

Tüm aksesuarlar dahil

Karşı flanşlar, contalar ve cıvatalar dahil. Ankraj cıvataları dahil değil

Sapma

Sapma listesi No. 2. Ankraj cıvataları başkası tarafından

5.2 Muayene

Performans testi tedarikçinin atölyesinde

Performans testi bizim atölyemizde; test raporu sunulur

Açık

Alıcıdan şahit gerekip gerekmediği soruldu (cevap tarihi yazılır)

6.1 Boya

Belirtilen boya şartnamesine göre

Belirtilen boya şartnamesine göre boyanır

Uygun

Yok

Uydurma bir örnektir. Rakamlar ve malzemeler gerçek bir seçim değildir. Gerçek bir formda proje adı, ekipman etiket numarası, revizyon, tarih ve teklif numarası alanları da bulunur.

Her "Sapma" satırı, sapma listesindeki bir kayda numarayla bağlanır. Her "Açık" satıra bir cevap tarihi konur ve son revizyondan önce "Uygun" veya "Sapma" olarak kapatılır.

Madde madde cevap vermek yalnızca Japonya'ya özgü değildir. Örneğin Hindistan kamu sektöründen BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited) ihaleleri, teklif verenden teknik şartname ve ticari koşulları nokta nokta teyit etmesini ve sapmaları madde numarasıyla ayrı bir çizelgede listelemesini ister. Bu ihalelerden bazıları, çizelgede yer almayan sapmaların dikkate alınmayacağını belirtir.

Türkiye'deki bazı ihale şartnamelerinde de benzer bir tablo istenir: teknik şartname maddelerine karşılık, teklifin hangi bölümünde nasıl karşılandığını gösteren bir "Teknik Şartnameye Verilecek Cevaplar" tablosu. Yani Japon alıcı da Türk alıcı da bu formatı rahatlıkla okur.

Türkiye'deki Tesisler İçin Notlar

Japonya'dan gelen şartnamelerde malzemeler çoğunlukla JIS adıyla yazılır. Türkiye'de teklifleri karşılaştırırken standart karşılıklarını ayrıca yazmak işi kolaylaştırır.

• Paslanmaz çelik: SUS304 ve SUS316, TS EN 10088 (EN 10088) kapsamında sırasıyla 1.4301 (X5CrNi18-10) ve 1.4401 (X5CrNiMo17-12-2) ile yakındır. "Birebir aynı" demeyin; kimyasal bileşim ve mekanik değer sınırları için malzeme sertifikasını (örneğin EN 10204 3.1) ve tedarikçinin teyidini isteyin.
• Flanşlar: JIS flanşlar (10K gibi) ile EN 1092-1 (PN sınıfları) flanşlarının delik düzeni ve ölçüleri genellikle birbirinin yerine geçmez. Karşı flanşı kimin, hangi standarda göre sağlayacağını teklif şartnamesinde açıkça yazın.
• Bağlantı elemanları ve boya: Cıvata sınıfı ve boya şartnamesi için de hangi standardın esas alındığını (JIS, EN/TS EN veya müşteri standardı) maddesine yazın.

Bu eşleştirmeler genel bilgidir; her proje için tedarikçiye ve müşteri mühendisliğine teyit ettirin.

Tedarikçi ve Alıcı İçin Kontrol Listeleri

Teklif şartnamesi, bir teklif talebine cevap vermenin yalnızca bir parçasıdır. Teklif talebinden fiyat teklifine kadar tüm sırayı Japon üreticiden teklif isteme (hikiai) yazısında bulabilirsiniz.

Göndermeden Önce (Tedarikçi)

• Satın alma şartnamesinin her maddesine bir cevap verildi
• Standart ve özel parçalar açıkça ayrıldı
• Dahil olanlar, hariç olanlar ve alıcının sağladıkları ayrı ayrı listelendi
• Teklif varsayımları yazıldı: geçerlilik süresi, terminin başlangıç noktası ve teslim noktası
• Belgede kendi revizyonu ve tarihi ile cevap verdiği satın alma şartnamesinin revizyonu yazılı

Teklifi Alınca (Alıcı)

• Performans, malzeme ve standartlar gereksinime uygun; her sapma sapma listesinde yer alıyor
• "Başkası tarafından" işaretli her kalem için bir sorumlu atanmış
• Açık kalan madde yok
• Birkaç tedarikçi karşılaştırılıyorsa kapsam ve varsayımlar tüm tekliflerde aynı hizaya getirilmiş

Karşı Tarafa Gönderilecek Sorular

Alıcıysanız ve bir teklif şartnamesinde boşluklar varsa, aşağıdaki sorular sonradan fiyatı en çok değiştiren noktaları kapsar. Japon bir alıcıya cevap veren tedarikçiler de aynı listeyi göndermeden önce kendi belgelerini kontrol etmek için kullanabilir.

• Bu teklif şartnamesi, bizim satın alma şartnamemizin hangi revizyonuna cevap veriyor?
• Belirtilen çalışma noktasının üzerine ne kadar pay bıraktınız ve bu, kapasite hesabının neresinde görünüyor?
• Belirtilen malzeme yalnızca sıvıyla temas eden parçalar için mi, yoksa tüm ünite için mi geçerli?
• Hangi aksesuarlar (karşı flanşlar, contalar, cıvatalar, ankraj cıvataları, vanalar) fiyata dahil?
• Atölyede performans testi, test raporu ve şahitli muayene dahil mi?
• Hangi kalemleri bizim sağlamamızı veya organize etmemizi bekliyorsunuz?
• Termin hangi tarihten itibaren sayılıyor, teslim noktası neresi ve teklif ne kadar süre geçerli?
• Hangi maddeler hâlâ açık ve ne zaman cevap vereceksiniz?

Eksik parçaları tek seferde isteyen kısa bir e-posta örneği:

Konu: P-101 teklif şartnamesi – açıklama talebi

P-101 pompası için gönderdiğiniz fiyat teklifi ve teklif şartnamesi (Rev. 0) için teşekkür ederiz.

Teklifleri karşılaştırmadan önce, satın alma şartnamemizin Rev. 2 sürümüne göre aşağıdaki noktaları teyit etmenizi rica ederiz:
1. Kapsam: Karşı flanşlar, contalar, cıvatalar ve ankraj cıvataları dahil olmak üzere dahil olanları, hariç olanları ve alıcı tarafından sağlananları ayrı ayrı listeleyiniz.
2. Madde 3.2: SUS316 yalnızca sıvıyla temas eden parçalar için mi geçerlidir?
3. Madde 5.2: Atölyede performans testi fiyata dahil midir ve şahitli muayene mümkün müdür?
4. Lütfen teklifin geçerlilik süresini, terminin başlangıç noktasını ve teslim noktasını belirtiniz.

Lütfen [tarih] tarihine kadar revize teklif şartnamesi (Rev. 1) ve güncel sapma listesi ile birlikte cevap veriniz.

Saygılarımızla,

Pompa etiketi, revizyon numaraları ve madde numaraları örnek değerlerdir. Kendi belgelerinizdekilerle değiştirin.

İlgili Terimler: Mitsumori Yoko-sho ve İngilizce Karşılıkları

Kulağa benzeyen bir belge olan mitsumori yoko-sho (teklif isteme koşulları belgesi) ise karşı taraftan gelir. Alıcının tekliflerin nasıl ve hangi koşullarla verileceğini yazdığı belgenin adlarından biridir: son tarih, sunuş yöntemi, teklif koşulları vb. Şartnamelerle birlikte gönderilir. Örneğin bina inşaatında iş sahibi, teklif için verilen tasarım dokümanlarıyla birlikte bir mitsumori yoko-sho dağıtıp iş kapsamını, teklifin nasıl sunulacağını ve ödeme koşullarını belirleyebilir.

Bazı firmalar bunu "mitsumori yoko-sho" yerine başka bir yazımla da adlandırır. MLIT'in standart formatlarında alıcının belgeleri teklif talep yazısı (mitsumori irai-sho) ve teklif koşulları belgesi (mitsumori joken-sho) olarak geçer.

Şekil 5: Teklif Belgelerini Kim Hazırlar (Bir Örnek)

Alıcı gereksinimleri ve koşulları belirtir. Tedarikçi fiyat ve şartname ile cevap verir.

Alıcı yayımlarSatın alma şartnamesi, ayrıca teklif talebi ve teklif koşulları (mitsumori irai-sho, mitsumori yoko-sho, mitsumori joken-sho vb.)

Teklif talebi

Tedarikçi yayımlar: Fiyat teklifiFiyat, geçerlilik süresi, termin, ödeme koşulları

Tedarikçi yayımlar: Teklif şartnamesiÖzellikler, kapsam, varsayımlar; sapma listesi ile birlikte

Kırmızı notlar ve cevaplar

Alıcı cevap verir; sipariş üzerinde anlaşılan revizyon üzerinden verilirSiparişten sonra teslimat şartnamesine ve onay çizimlerine aktarılır

Bir örnektir. Belge adları ve kombinasyonlar sektöre, tedarik yöntemine ve projeye göre değişir. Japonya'da kamu kurumlarının karşılaştırmalı fiyat teklifi alımında (mitsumori awase) tedarikçiler çoğu zaman yalnızca fiyat teklifi sunar.

"Mitsumori shiyosho" ile bire bir örtüşen tek bir Türkçe veya İngilizce terim yoktur. Ad, sunulan paketin içeriğine göre değişir:

• Teknik teklif (technical offer / technical proposal / technical bid): cevabın teknik kısmı
• Teknik ve ticari teklif (techno-commercial offer / bid): teknik ve ticari koşulları kapsayan tek bir sunum. BHEL gibi Hindistan kamu sektörü ihalelerinde iki bölümlü teklifin birinci bölümüdür; fiyat teklifi ayrı açılır
• Sapma çizelgesi (schedule of deviations): bazı alıcıların sapmaları listelemek için ayrıca istediği form

Bu Yazının Geçerli Olmadığı Durumlar

• Belge adları, içerikleri ve kimin neyi hazırladığı firmaya, sektöre ve projeye göre değişir. Bazı tedarikçiler şartnameyi fiyat teklifinin içine katar.
• Ne kadar ayrıntı verileceği, satın alma şartnamesinin veya teklif talebinin ne istediğine bağlıdır. Kapasite hesabı veya referans çizim açıkça isteniyorsa mutlaka verin.
• Şekil 3'teki kapsam dağılımı ve Şekil 4'teki örnek uydurmadır. Gerçek dağılımı her projede alıcıyla birlikte belirleyin.
• Kamu ihalelerinde, Japonya'da da Türkiye'de de neyin sunulabileceği ve sapmaların nasıl ele alınacağı konusunda kendi kuralları vardır. İhale dokümanlarına uyun.

Sık Sorulan Sorular

Fiyat Teklifi ile Teklif Şartnamesi Arasındaki Fark Nedir?

Fiyat teklifi fiyatı, geçerlilik süresini, ödeme koşullarını ve benzer ticari şartları yazar. Teklif şartnamesi ise o fiyatın neyi teslim ettiğini ve tedarik kapsamının neleri içerdiğini yazar. Bazı firmalar ikisini, içinde şartname bölümü bulunan tek bir belgede birleştirir.

Teklif Şartnamesini Alıcı mı Tedarikçi mi Hazırlar?

Tedarikçi hazırlar. Alıcı satın alma şartnamesini ve bazı durumlarda teklif koşullarını içeren bir belgeyi (mitsumori yoko-sho veya mitsumori joken-sho) hazırlar. Tedarikçi de fiyat teklifi ve teklif şartnamesiyle cevap verir.

Teklif Şartnamesi Ne Kadar Ayrıntılı Olmalı?

Önce satın alma şartnamesinin veya teklif talebinin sizden ne sunmanızı istediğine bakın. Belirtilmemişse standart ürünlerde katalog ve mevcut çizimler çoğu zaman yeterlidir. Özel ekipmanda önce fiyatı belirleyen özellikleri ve kapsamı yazın. Emin olmadığınız kalemleri "açık" olarak işaretleyip sorun ve sipariş sonrası detay tasarımda netleştirin.

Alıcı, Teklif Şartnamesindeki Sapmalarla Ne Yapmalı?

Her birinin sapma listesinde olup olmadığını kontrol edin, kabul edip etmeyeceğinize karar verin ve cevabı kaydedin. Sipariş vermeden önce açık madde kalmadığından emin olun. Cevap sürecini sapma listesi yazısında bulabilirsiniz.

Kaynaklar

• Teklif talebi belgeleri ve teklif koşulları belgesinin rolü (dahil olan ve olmayan kapsam): MLIT, "Kamu Yapı İşleri Standart Keşif Formatları (Bina İşleri), 2012 baskısı (revize), alıntı" (Japonca)
• BHEL ihalelerinde madde madde uygunluk teyidi ve sapmalar: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), "General Terms and Conditions (E-Procurement)," Annexure I
• Teknik ve ticari teklif ile sapma çizelgesi: BHEL ihale dokümanları (teknik ve ticari sapma çizelgesi)
• Türkiye'deki ihalelerde "Teknik Şartnameye Verilecek Cevaplar" tablosu örneği: Law Insider, "Teknik Şartnameye Verilecek Cevaplar" örnek maddeleri