Especificação de cotação (mitsumori shiyosho): exemplo e modelo
Uma empreiteira japonesa de plantas industriais envia a você uma especificação de compra e pede a cotação "com a mitsumori shiyosho". Ou você está do lado comprador em uma fábrica de capital japonês, três fabricantes de bombas responderam e cada um mandou uma planilha de preços mais um documento técnico volumoso. Os preços estão muito distantes e você precisa entender o motivo antes de qualquer negociação.
A resposta curta: a especificação de cotação (mitsumori shiyosho) é a resposta do fornecedor à especificação de compra do comprador. Ela descreve o equipamento que o fornecedor selecionou e diz exatamente o que a cotação cobre. É enviada junto com a cotação com preço, e as duas definem o equipamento a ser entregue, o escopo de fornecimento e o preço. Em concorrências em inglês, os documentos mais próximos costumam se chamar technical offer ou techno-commercial offer; no Brasil, o equivalente mais comum é a proposta técnica ou a proposta técnico-comercial.
Este guia trata da especificação de cotação em si: o que ela contém, as três funções que cumpre, um modelo cláusula a cláusula e checklists para o fornecedor que a escreve e para o comprador que a analisa. Para o lado do comprador, veja o guia da especificação de compra (kobai shiyosho). Para o que acontece depois do pedido, veja a especificação de entrega (nonyu shiyosho).
Sumário
- O que é a especificação de cotação (mitsumori shiyosho)?
- O que entra em uma especificação de cotação
- As três funções da especificação de cotação
- Como escrever: responder a especificação de compra cláusula a cláusula
- Checklists para fornecedores e compradores
- Perguntas para enviar à outra parte
- Termos relacionados: mitsumori yoko-sho e equivalentes em português
- Onde este guia não se aplica
- Perguntas frequentes
- Fontes
O que é a especificação de cotação (mitsumori shiyosho)?
A especificação de cotação é um documento que o fornecedor do equipamento prepara em resposta à especificação de compra do comprador (kobai shiyosho). Ela descreve o equipamento selecionado pelo fornecedor e informa o que está incluído no preço cotado. Quem a lê, em geral, é a empreiteira ou o projetista da planta que emitiu a especificação de compra, e o fornecedor normalmente a envia junto com a cotação com preço (mitsumorisho, a "proposta comercial").
É um dos primeiros documentos que o fornecedor devolve depois de ser solicitado a selecionar o equipamento. O comprador faz marcações em vermelho (shuki, comentários em tinta vermelha) e devolve, e o fornecedor revisa. O pedido só é emitido quando as especificações se fecham nessa troca, e a mesma análise se repete depois na especificação de entrega e nos desenhos de aprovação. A especificação de entrega mostra a sequência completa de documentos, da cotação à entrega.
A cotação e a especificação de cotação saem do fornecedor ao mesmo tempo, mas respondem a perguntas diferentes.
A cotação mostra o preço. A especificação de cotação mostra o que esse preço compra.
(kobai shiyosho)
(mitsumorisho)
(mitsumori shiyosho)
Os nomes dos documentos e a divisão de papéis variam conforme a empresa, o setor e o projeto. Alguns fornecedores incluem um capítulo de especificação dentro da própria cotação, em vez de emitir um documento separado.
Só é possível comparar cotações pelo preço quando elas cobrem o mesmo escopo. Por isso a cotação e a especificação de cotação são sempre lidas juntas.
O que entra em uma especificação de cotação
O conteúdo varia de fornecedor para fornecedor, mas a maioria das especificações de cotação cobre os itens abaixo. Além dos dados do equipamento, uma boa especificação mostra a base do desempenho declarado e traça uma linha clara entre o que está e o que não está incluído.
Dados do equipamento, a base do desempenho e a linha de escopo entre o que está incluído e o que não está.
Os nomes e a ordem dos itens mudam de empresa para empresa. A Figura 4, mais adiante, mostra como escrever a resposta cláusula a cláusula.
Os dados de carga alimentam o projeto de fundação do comprador. Veja o conteúdo e o momento de envio em dados de carga de equipamentos para fundações. A lista de desvios tem formato e processo de análise próprios, explicados em Lista de desvios (debikura): formato, exemplo e checklist.
O quanto o fornecedor consegue incluir depende muito de o equipamento ser padrão ou sob encomenda. Para produtos padrão, já existem manuais de instrução e desenhos detalhados. Para equipamentos sob encomenda, muitos detalhes só aparecem quando o projeto detalhado começa; por isso, na fase de cotação, o fornecedor muitas vezes entrega apenas desenhos de referência. Além disso, a especificação de cotação não garante o pedido, e os fornecedores dedicam quantidades de engenharia bem diferentes a ela.
As três funções da especificação de cotação
A especificação de cotação existe para alinhar as especificações, fixar o escopo e só então combinar o preço. A ordem importa: o preço vem por último.
1. Alinhar as especificações
Esta é a função principal. Os valores de uma especificação de compra são os que o projetista da planta presumiu a partir de cálculos. Como transformá-los em uma máquina real fica a cargo do fornecedor.
As dúvidas típicas são: que margem de capacidade o fornecedor adota sobre o ponto de operação especificado, e se o material especificado vale só para as partes molhadas (as que ficam em contato com o líquido) ou para a unidade inteira. Pontos como esses definem o preço e precisam ser resolvidos na fase de cotação. Um fornecedor que adota margem generosa e outro que escolhe a menor unidade que funciona podem oferecer tamanhos e preços muito diferentes para o mesmo requisito.
2. Definir o escopo de fornecimento
A especificação de cotação informa quais acessórios, como juntas e válvulas, estão incluídos no preço. O comprador a usa para conferir se tudo o que espera está na cotação e para confirmar o escopo de fornecimento (shosho): qual parte fornece ou instala cada item.
Listar o que está excluído e o que o comprador fornece, e não só o que está incluído, revela lacunas e sobreposições.
Exemplo fictício, só para ilustração. Em qual coluna cada item entra é definido com o comprador em cada projeto.
O setor de construção pública do Japão usa a mesma ideia. Nos formulários padrão de estimativa publicados pelo Ministério do Território, Infraestrutura, Transportes e Turismo (MLIT), o contratante elabora uma folha de condições da cotação que informa o que está incluído no escopo e o que não está. As cotações de equipamentos de planta funcionam da mesma forma.
Incluir tudo nem sempre é a opção mais barata. Para algumas peças, a empreiteira compra em volume maior e pode fornecê-las por menos do que o fabricante do equipamento pagaria. Por isso as partes discutem item a item, muitas vezes tomando projetos anteriores como referência. O que for acrescentado depois do contrato e não constar da especificação de cotação gera custo extra; portanto, as diferenças de leitura do escopo devem ser resolvidas antes do contrato. Para contraflanges, veja quem fornece o contraflange. Se os testes de desempenho na fábrica e as inspeções com acompanhamento estão na cotação também faz parte do escopo. Para saber como esses testes são conduzidos, veja o guia de FAT e SAT.
3. Combinar o preço
A negociação de preço começa quando as especificações estão acordadas. Em seguida, o comprador confere o preço com o orçamento definido antes. Se estiver muito acima, o caminho usual é mudar o escopo ou rever as especificações, e a especificação de cotação costuma passar por várias revisões.
Ao comparar vários fornecedores, divida a diferença de preço em três partes para ver de onde ela vem:
- Especificações do equipamento: margem, materiais e modelo
- Escopo: se acessórios, testes e serviços no local estão incluídos
- Premissas: prazo de entrega, validade da cotação e local de entrega
Cada revisão recebe novo número e nova data, e o pedido de compra cita a versão final acordada. Depois do pedido, confira se o que foi combinado de fato aparece na especificação de entrega e nos desenhos de aprovação (shonin-zu).
Relacionado: Compras no Japão: negociação de QCD e avaliação de fornecedores
Como escrever: responder a especificação de compra cláusula a cláusula
Não existe modelo padrão; cada empresa tem o seu formato. O formato mais fácil de o comprador conferir, porém, responde uma a uma às cláusulas da especificação de compra. A tabela abaixo é um exemplo fictício de bomba, e não o formato de nenhuma empresa real.
Em cada cláusula, mostre lado a lado o requisito e a oferta e marque Atende, Desvio ou Em aberto.
Exemplo fictício. Os valores e materiais não são seleções reais. SUS é a designação JIS; peça ao fornecedor a equivalência na norma que sua fábrica usa (por exemplo, AISI 316). Um formulário real também tem campos para nome do projeto, tag do equipamento, revisão, data e número da cotação.
Cada linha "Desvio" é ligada, pelo número, a um item da lista de desvios. Cada linha "Em aberto" recebe um prazo de resposta e deve virar "Atende" ou "Desvio" antes da revisão final.
O formato cláusula a cláusula não é exclusivo do Japão. As licitações do setor público indiano da BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited), por exemplo, pedem que os proponentes confirmem ponto a ponto a especificação técnica e as condições comerciais e listem os desvios em uma planilha separada, com o número da cláusula de cada um. Algumas dessas licitações declaram que desvios não listados nessa planilha não serão considerados. Um comprador japonês e um comprador internacional leem esse formato sem dificuldade.
Checklists para fornecedores e compradores
A especificação de cotação é apenas uma parte da resposta a uma consulta. Para a sequência completa, da consulta até a cotação, veja RFQ para fabricante japonês: as 7 etapas do hikiai.
Antes de enviar (fornecedor)
- Todas as cláusulas da especificação de compra têm resposta
- Partes padrão e partes sob encomenda estão claramente distinguidas
- Itens incluídos, excluídos e fornecidos pelo comprador estão listados separadamente
- As premissas da cotação estão escritas: prazo de validade, ponto de partida do prazo de entrega e local de entrega
- O documento mostra a própria revisão e a data, além da revisão da especificação de compra que ele responde
Ao receber (comprador)
- Desempenho, materiais e normas atendem ao requisito, e todo desvio aparece na lista de desvios
- Todo item marcado como "por terceiros" tem um responsável definido
- Nenhum item continua em aberto
- Ao comparar vários fornecedores, escopo e premissas estão alinhados em todas as cotações
Perguntas para enviar à outra parte
Se você é o comprador e a especificação de cotação deixa lacunas, estas perguntas cobrem os pontos que mais costumam mudar o preço depois. Fornecedores que respondem a um comprador japonês podem usar a mesma lista para conferir o próprio documento antes de enviar.
- A qual revisão da nossa especificação de compra esta especificação de cotação responde?
- Que margem vocês adotaram sobre o ponto de operação especificado, e onde isso aparece na memória de cálculo de capacidade?
- O material especificado vale apenas para as partes molhadas ou para a unidade inteira?
- Quais acessórios (contraflanges, juntas, parafusos, chumbadores, válvulas) estão incluídos no preço?
- O teste de desempenho na fábrica, o relatório de ensaio e a inspeção com acompanhamento estão incluídos?
- Quais itens vocês esperam que nós forneçamos ou providenciemos?
- A partir de que data conta o prazo de entrega, onde é o local de entrega e qual é a validade da cotação?
- Quais itens ainda estão em aberto, e quando serão respondidos?
Um e-mail curto que pede de uma só vez as informações que faltam:
Assunto: Especificação de cotação da bomba P-101 – pedido de esclarecimentos
Agradecemos a cotação e a especificação de cotação (Rev. 0) da bomba P-101.
Antes de compararmos as ofertas, pedimos que confirmem os pontos abaixo em relação à nossa especificação de compra Rev. 2:
1. Escopo: listar separadamente os itens incluídos, excluídos e fornecidos pelo comprador, inclusive contraflanges, juntas, parafusos e chumbadores.
2. Cláusula 3.2: o SUS316 se aplica apenas às partes molhadas?
3. Cláusula 5.2: o teste de desempenho na fábrica está incluído no preço, e é possível acompanhá-lo?
4. Informar a validade da cotação, o ponto de partida do prazo de entrega e o local de entrega.
Pedimos resposta até [data], com a especificação de cotação revisada (Rev. 1) e a lista de desvios atualizada.
Atenciosamente,
O tag da bomba, os números de revisão e os números de cláusula são exemplos. Substitua-os pelos dos seus documentos.
Termos relacionados: mitsumori yoko-sho e equivalentes em português
Um documento de nome parecido, o mitsumori yoko-sho, vem do outro lado. É um dos nomes do documento em que o comprador define como e em que condições as cotações devem ser apresentadas: prazo, forma de envio, condições da cotação e assim por diante. Ele segue junto com as especificações. Na construção civil, por exemplo, o contratante pode distribuir um mitsumori yoko-sho com os documentos de projeto para cotação, definindo o escopo da obra, a forma de apresentar a cotação e as condições de pagamento. Algumas empresas o escrevem de outra forma, e os formulários padrão do MLIT chamam os documentos do comprador de solicitação de cotação (mitsumori irai-sho) e folha de condições da cotação (mitsumori joken-sho).
O comprador define requisitos e condições. O fornecedor responde com preço e especificação.
Um exemplo. Os nomes e as combinações de documentos variam conforme o setor, a forma de contratação e o projeto. Nas compras do setor público japonês por cotação comparativa (mitsumori awase), os fornecedores muitas vezes apresentam apenas a cotação.
Nenhum termo em inglês corresponde um a um à mitsumori shiyosho. O nome depende do que a entrega contém:
- Technical offer / technical proposal / technical bid (proposta técnica): a parte técnica da resposta
- Techno-commercial offer ou bid (proposta técnico-comercial): uma única entrega com as condições técnicas e comerciais. Em licitações do setor público indiano como as da BHEL, é a Parte I de uma proposta em duas partes, e a proposta de preço é aberta separadamente
- Schedule of deviations (lista de desvios ou de exceções): formulário separado que alguns compradores exigem para listar os desvios
Onde este guia não se aplica
- Nomes de documentos, conteúdo e quem elabora o quê variam conforme a empresa, o setor e o projeto. Alguns fornecedores incorporam a especificação à própria cotação.
- O nível de detalhe depende do que a especificação de compra ou a solicitação de cotação pede. Se memórias de cálculo de capacidade ou desenhos de referência forem exigidos explicitamente, apresente-os.
- A divisão de escopo da Figura 3 e o exemplo da Figura 4 são fictícios. Acorde a divisão real com o comprador em cada projeto.
- Licitações públicas, no Japão e em outros países (no Brasil, em geral sujeitas à Lei nº 14.133/2021), têm regras próprias sobre o que pode ser apresentado e como os desvios são tratados. Siga o edital.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre a cotação e a especificação de cotação?
A cotação informa o preço, a validade, as condições de pagamento e outras condições comerciais. A especificação de cotação informa o que esse preço entrega e o que o escopo de fornecimento cobre. Algumas empresas reúnem as duas em um só documento, com um capítulo de especificação.
Quem elabora a especificação de cotação, o comprador ou o fornecedor?
O fornecedor. O comprador elabora a especificação de compra e, em alguns casos, um documento com as condições da cotação (mitsumori yoko-sho ou mitsumori joken-sho). O fornecedor responde com a cotação e a especificação de cotação.
Qual deve ser o nível de detalhe da especificação de cotação?
Comece pelo que a especificação de compra ou a solicitação de cotação exige que você apresente. Se nada for especificado, para produtos padrão um catálogo e os desenhos existentes costumam bastar. Para equipamentos sob encomenda, escreva primeiro as especificações e o escopo que determinam o preço. Marque os itens incertos como em aberto, pergunte sobre eles e resolva no projeto detalhado, depois do pedido.
O que o comprador deve fazer com os desvios de uma especificação de cotação?
Conferir se cada um consta da lista de desvios, decidir se o aceita e registrar a resposta. Antes de emitir o pedido, garantir que nenhum item continue em aberto. O guia da lista de desvios cobre o processo de resposta.
Fontes
- Documentos de solicitação de cotação e papel da folha de condições da cotação (escopo incluído e excluído): MLIT, "Formulários padrão de estimativa para obras de edificação pública (obras de edificação), edição de 2012 (revisada), trecho" (em japonês)
- Confirmação de conformidade cláusula a cláusula e desvios em licitações da BHEL: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), "General Terms and Conditions (E-Procurement)," Annexure I (em inglês)
- Techno-commercial offer e schedule of deviations: Documentos de licitação da BHEL (planilha de desvios técnicos e comerciais) (em inglês)
Artigo original em japonêsEste guia se baseia em um artigo do MONOSCOPE escrito para leitores no Japão: 見積仕様書とは？目的と書き方・記載例、購買仕様書との違い
Sobre a redação
Redação do MONOSCOPEFOUNDER & EDITORCerca de dez anos de atuação em um fabricante de equipamentos industriais e em uma empresa de engenharia de plantas, com propostas, projeto e comissionamento de equipamentos, seguidos da migração para o marketing digital. Hoje presta consultoria web a fabricantes B2B, ajudando-os a explicar com clareza seus produtos e tecnologias. Possui as licenças nacionais japonesas de Energy Manager e de Engenheiro-Chefe de Eletricidade de Terceira Classe.
Mantém um blog de engenharia desde 2017 (mais de 500 artigos) e um canal no YouTube em japonês com cerca de 20 mil inscritos. Cada guia é escrito do ponto de vista do chão de fábrica japonês e conferido com as normas citadas.
