Quotation Specification (Mitsumori Shiyosho): Contoh Format

Kontraktor plant Jepang mengirim purchase specification dan meminta penawaran Anda "disertai mitsumori shiyosho (見積仕様書)". Atau Anda di sisi pembelian pabrik milik Jepang: tiga pembuat pompa sudah membalas, masing-masing mengirim lembar harga dan dokumen teknis yang tebal. Harganya jauh berbeda, dan Anda perlu tahu sebabnya sebelum negosiasi dimulai.

Jawaban singkatnya: quotation specification adalah jawaban pemasok atas purchase specification dari pembeli. Dokumen ini memuat spesifikasi peralatan yang dipilih pemasok dan apa saja yang termasuk dalam penawaran. Dokumen ini diserahkan bersama quotation yang berisi harga, dan keduanya menentukan peralatan yang dikirim, scope of supply, dan harganya. Pada tender berbahasa Inggris, dokumen yang paling mendekati biasanya disebut technical offer atau techno-commercial offer, dan di tender berbahasa Indonesia biasanya disebut penawaran teknis.

Artikel ini berfokus pada quotation specification itu sendiri: isinya, tiga fungsinya, contoh format per klausul, dan checklist untuk pemasok yang menulisnya maupun pembeli yang memeriksanya. Untuk sisi pembeli, lihat panduan purchase specification (kobai shiyosho). Untuk tahap setelah order, lihat delivery specification (nonyu shiyosho).

Daftar isi

1. Quotation Specification (Mitsumori Shiyosho) Adalah
2. Isi Quotation Specification
3. Tiga Fungsi Quotation Specification
4. Cara Menulisnya: Jawab Purchase Spec Klausul demi Klausul
5. Checklist untuk Pemasok dan Pembeli
6. Pertanyaan untuk Dikirim ke Pihak Lain
7. Istilah Terkait: Mitsumori Yoko-sho dan Padanannya dalam Bahasa Inggris
8. Kapan Panduan Ini Tidak Berlaku
9. FAQ
10. Sumber

Quotation Specification (Mitsumori Shiyosho) Adalah

Quotation specification adalah dokumen yang dibuat pemasok peralatan sebagai jawaban atas purchase specification (kobai shiyosho, 購買仕様書) dari pembeli. Dokumen ini menjelaskan peralatan yang dipilih pemasok dan menyatakan apa saja yang termasuk dalam harga penawaran. Pembaca utamanya adalah kontraktor plant atau perancang plant yang menerbitkan purchase specification, dan pemasok biasanya menyerahkannya bersama quotation berisi harga (mitsumorisho, 見積書).

Dokumen ini termasuk yang pertama dikembalikan pemasok setelah diminta memilih peralatan. Pembeli memberi coretan merah (shuki, 朱記, red markup) lalu mengembalikannya, dan pemasok merevisinya. Order dikeluarkan setelah spesifikasi mantap lewat bolak-balik ini, lalu pemeriksaan yang sama diulang pada delivery specification dan approval drawing. Urutan lengkap dokumen dari penawaran sampai pengiriman ada di panduan delivery specification.

Quotation dan quotation specification datang dari pemasok pada saat yang sama, tetapi menjawab pertanyaan yang berbeda.

Gambar 1: Purchase Spec, Quotation, dan Quotation Spec

Quotation menyatakan harga. Quotation specification menyatakan apa yang didapat dengan harga itu.

Purchase specification
(kobai shiyosho)

Quotation
(mitsumorisho)

Quotation specification
(mitsumori shiyosho)

Dibuat oleh

Pembeli

Pemasok

Pemasok

Menjawab

Apa yang kami butuhkan?

Berapa harganya?

Persisnya apa, dan apa saja yang termasuk dalam scope?

Isi utama

Performa, kondisi, standar

Harga, lead time, syarat pembayaran, masa berlaku

Spesifikasi peralatan, scope, asumsi

Dalam pertukaran dokumen

Pembeli mengembalikan quotation spec dengan coretan merah

Harga dinegosiasikan setelah spesifikasi mantap

Pemasok merevisi sesuai coretan dan menaikkan nomor revisi

Perhatikan

Angkanya adalah nilai asumsi perancang

Harga dengan scope berbeda tidak bisa dibandingkan

Tidak ada deviasi atau item open yang dibiarkan

Nama dokumen dan pembagian peran berbeda menurut perusahaan, industri, dan proyek. Sebagian pemasok memasukkan bab spesifikasi ke dalam quotation, tanpa dokumen terpisah.

Penawaran hanya bisa dibandingkan harganya bila scope-nya sama. Karena itu quotation dan quotation specification selalu dibaca bersama.

Isi Quotation Specification

Isinya berbeda-beda menurut pemasok, tetapi kebanyakan quotation specification memuat item di bawah ini. Selain data peralatan, dokumen yang baik menunjukkan dasar performa yang diklaim dan menarik garis yang jelas antara yang termasuk dan yang tidak termasuk.

Gambar 2: Item Utama dalam Quotation Specification

Spesifikasi, dasar performa, dan garis scope antara yang termasuk dan yang tidak.

Spesifikasi peralatan dan bebanModel, kapasitas, material, dimensi, serta berat dan beban yang diperlukan untuk instalasi. Dipakai untuk mendesain pondasi dan rangka penyangga

Perhitungan kapasitasDasar bahwa performa yang diminta terpenuhi. Menunjukkan berapa margin yang ditambahkan pemasok terhadap angka di purchase spec

Kondisi garansiItem performa yang digaransi, kondisinya, dan masa garansi. Juga menyebut apa yang tidak digaransi

Gambar referensiGambar outline dan gambar potongan. Dipakai untuk memeriksa posisi dan ukuran interface dengan peralatan dan pipa lain

Spare part dan opsiApa yang standar dan apa yang bisa ditambah. Menyatakan apakah masing-masing sudah termasuk dalam harga

Daftar deviasiPoin yang berbeda dari purchase spec, ditambah poin yang perlu diklarifikasi. Di Jepang disebut debikura

Nama dan urutan item berbeda menurut perusahaan. Gambar 4 di bawah menunjukkan cara menulis jawaban per klausul.

Data beban dipakai pembeli untuk mendesain pondasi. Panduan data beban peralatan untuk pondasi menjelaskan apa yang diserahkan dan kapan. Daftar deviasi punya format dan proses pemeriksaan sendiri, dibahas di Deviation List (Debikura): Format, Contoh, dan Checklist.

Seberapa banyak yang bisa dicantumkan pemasok sangat bergantung pada apakah peralatannya standar atau custom. Untuk produk standar, buku manual dan gambar detail sudah ada. Untuk peralatan custom, banyak detail baru jelas setelah desain detail dimulai, sehingga pada tahap penawaran pemasok sering hanya memberi gambar referensi. Quotation specification juga tidak menjamin order, jadi besarnya jam engineering yang dicurahkan berbeda dari satu pemasok ke pemasok lain.

Tiga Fungsi Quotation Specification

Quotation specification ada untuk menyamakan spesifikasi, menetapkan scope, dan baru kemudian menyepakati harga. Urutannya penting, dan harga datang paling akhir.

1. Menyamakan Spesifikasi

Ini fungsi utamanya. Angka di purchase specification adalah nilai yang diasumsikan perancang plant dari perhitungan. Bagaimana angka itu diwujudkan menjadi mesin adalah urusan pemasok.

Pertanyaan yang khas: berapa margin kapasitas yang ditambahkan pemasok di atas duty yang ditentukan, dan apakah material yang ditentukan hanya berlaku untuk bagian yang bersentuhan dengan fluida (wetted parts) atau untuk seluruh unit. Poin seperti ini menentukan harga, jadi harus diselesaikan pada tahap penawaran. Pemasok yang memberi margin besar dan pemasok yang memilih unit terkecil yang cukup bisa menawarkan ukuran dan harga yang jauh berbeda untuk kebutuhan yang sama.

Satu hal lagi yang perlu dicek: material pada purchase spec Jepang biasanya ditulis dengan tipe JIS seperti SUS316 atau SUS304. Jika pemasok memakai tipe ASTM/AISI atau standar lain, minta ia menuliskan tipe yang dipakai dan padanannya, lalu konfirmasikan kecocokannya, jangan menganggapnya identik.

2. Menetapkan Scope of Supply

Quotation specification menyatakan aksesori mana, misalnya gasket dan valve, yang sudah termasuk dalam harga. Pembeli memakainya untuk memeriksa bahwa semua yang diharapkan ada dalam penawaran, dan untuk memastikan scope of supply (shosho, 所掌), yaitu pihak mana yang menyediakan atau memasang tiap item.

Gambar 3: Menulis Scope dalam Tiga Kolom

Mencantumkan yang tidak termasuk dan yang disediakan pembeli, bukan hanya yang termasuk, akan menampakkan celah dan tumpang tindih.

Termasuk dalam penawaran

Tidak termasuk (oleh pihak lain)

Disediakan pembeli

Pompa, motor, common baseplate

Pekerjaan instalasi, anchor bolt

Listrik dan air yang dipakai di lokasi

Flange pasangan, gasket, baut dan mur

Pipa dan valve sisi discharge

Instrumen yang dibeli kontraktor plant secara massal

Performance test di workshop dan laporan ujinya

Kehadiran saat commissioning di lokasi

Crane untuk instalasi di lokasi

Contoh fiktif untuk ilustrasi. Item masuk ke kolom mana ditentukan bersama pembeli untuk tiap proyek.

Sektor konstruksi publik Jepang memakai gagasan yang sama. Dalam format estimasi standar yang diterbitkan Kementerian Pertanahan, Infrastruktur, Transportasi, dan Pariwisata Jepang (MLIT), pemberi tugas membuat lembar kondisi estimasi yang menyatakan apa yang termasuk dan apa yang tidak termasuk dalam scope. Penawaran peralatan plant bekerja dengan cara yang sama.

Memasukkan semuanya tidak selalu paling murah. Untuk beberapa komponen, kontraktor plant membeli dalam volume besar dan bisa menyediakannya lebih murah daripada harga yang didapat pembuat peralatan, sehingga kedua pihak membahas tiap item, sering dengan proyek terdahulu sebagai acuan. Apa pun yang ditambahkan setelah kontrak dan tidak ada di quotation specification akan dikenai biaya tambahan, jadi perbedaan pembacaan scope harus dibereskan sebelum kontrak. Untuk flange pasangan, lihat siapa yang menyediakan flange pasangan. Apakah performance test di workshop dan witness inspection termasuk dalam penawaran juga bagian dari scope. Cara pengujian itu berjalan ada di panduan FAT dan SAT.

3. Menyepakati Harga

Negosiasi harga dimulai setelah spesifikasi disepakati. Pembeli lalu memeriksa harga terhadap budget yang sudah ditetapkan sebelumnya. Jika jauh di atas budget, cara yang lazim adalah mengubah scope atau meninjau ulang spesifikasi, dan quotation specification sering mengalami beberapa kali revisi.

Saat membandingkan beberapa pemasok, pecah selisih harga menjadi tiga bagian untuk melihat asalnya:

• Spesifikasi peralatan: margin, material, dan tipe model
• Scope: apakah aksesori, pengujian, dan pekerjaan di lokasi termasuk
• Asumsi: lead time, masa berlaku penawaran, dan titik penyerahan

Setiap revisi diberi nomor revisi dan tanggal baru, dan purchase order merujuk ke revisi final yang disepakati. Setelah order, periksa bahwa hasil kesepakatan benar-benar muncul di delivery specification dan approval drawing (shonin-zu).

Terkait: Pengadaan Gaya Jepang: Negosiasi QCD dan Penilaian Pemasok

Cara Menulisnya: Jawab Purchase Spec Klausul demi Klausul

Tidak ada template baku, dan tiap perusahaan punya format sendiri. Namun format yang paling mudah diperiksa pembeli adalah yang menjawab tiap klausul purchase specification secara berurutan. Tabel di bawah adalah contoh fiktif untuk pompa, bukan format perusahaan mana pun.

Gambar 4: Contoh Quotation Specification (Pompa)

Untuk tiap klausul, tampilkan persyaratan dan penawaran berdampingan, lalu beri status Sesuai, Deviasi, atau Open.

Klausul

Persyaratan purchase spec

Penawaran kami

Status

Keterangan

3.1 Kapasitas

Flow dan head sesuai tabel kondisi operasi di spec

Model dipilih dengan margin di atas duty point. Perhitungan kapasitas dilampirkan

Sesuai

Kurva performa dilampirkan pada gambar referensi

3.2 Material

Wetted parts SUS316

Casing dan impeller SUS316, shaft SUS304

Deviasi

Dibahas di daftar deviasi No. 1

4.1 Scope

Semua aksesori termasuk

Termasuk flange pasangan, gasket, dan baut. Anchor bolt tidak termasuk

Deviasi

Daftar deviasi No. 2. Anchor bolt oleh pihak lain

5.2 Inspeksi

Performance test di workshop pemasok

Performance test di workshop kami; laporan uji diserahkan

Open

Menanyakan kepada pembeli apakah perlu witness (batas waktu jawaban dicantumkan)

6.1 Pengecatan

Sesuai spesifikasi pengecatan yang ditentukan

Dicat sesuai spesifikasi pengecatan yang ditentukan

Sesuai

Tidak ada

Contoh fiktif. Angka dan material bukan hasil pemilihan sungguhan. Formulir sebenarnya juga memiliki kolom nama proyek, nomor tag peralatan, revisi, tanggal, dan nomor penawaran.

Setiap baris "Deviasi" dihubungkan lewat nomor ke satu entri di daftar deviasi. Setiap baris "Open" diberi batas waktu jawaban dan harus menjadi "Sesuai" atau "Deviasi" sebelum revisi final.

Format per klausul ini bukan khas Jepang saja. Tender sektor publik India dari BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited), misalnya, meminta peserta mengonfirmasi spesifikasi teknis dan kondisi komersial poin demi poin, serta mendaftar deviasi pada jadwal terpisah dengan nomor klausul untuk tiap deviasi. Sebagian tender itu menyatakan deviasi yang tidak dicantumkan pada jadwal tersebut tidak akan dipertimbangkan. Pembeli Jepang maupun pembeli internasional dapat membaca format ini tanpa kesulitan.

Checklist untuk Pemasok dan Pembeli

Quotation specification hanyalah satu bagian dari menjawab permintaan penawaran. Untuk urutan lengkap dari inquiry sampai penawaran, lihat RFQ ke Pabrikan Jepang: 7 Langkah Proses Hikiai.

Sebelum Menyerahkan (Pemasok)

• Setiap klausul purchase specification sudah ada jawabannya
• Bagian standar dan bagian custom dibedakan dengan jelas
• Item yang termasuk, tidak termasuk, dan disediakan pembeli ditulis terpisah
• Asumsi penawaran dinyatakan: masa berlaku, titik awal hitungan lead time, dan titik penyerahan
• Dokumen mencantumkan revisi dan tanggalnya sendiri, serta revisi purchase specification yang dijawabnya

Saat Menerimanya (Pembeli)

• Performa, material, dan standar memenuhi persyaratan, dan setiap deviasi tercantum di daftar deviasi
• Setiap item bertanda "oleh pihak lain" sudah punya PIC (penanggung jawab)
• Tidak ada item yang masih open
• Saat membandingkan beberapa pemasok, scope dan asumsi sudah disejajarkan di semua penawaran

Pertanyaan untuk Dikirim ke Pihak Lain

Jika Anda pembeli dan quotation specification masih berlubang, pertanyaan berikut mencakup poin yang paling sering mengubah harga di kemudian hari. Pemasok yang menjawab pembeli Jepang bisa memakai daftar yang sama untuk memeriksa dokumennya sendiri sebelum dikirim.

• Quotation specification ini menjawab purchase specification kami revisi yang mana?
• Berapa margin yang Anda tambahkan di atas duty point yang ditentukan, dan di mana hal itu terlihat di perhitungan kapasitas?
• Apakah material yang ditentukan hanya berlaku untuk wetted parts, atau untuk seluruh unit?
• Aksesori mana (flange pasangan, gasket, baut, anchor bolt, valve) yang termasuk dalam harga?
• Apakah performance test di workshop, laporan uji, dan witness inspection termasuk?
• Item mana yang Anda harapkan kami sediakan atau urus?
• Lead time dihitung sejak tanggal berapa, di mana titik penyerahannya, dan berapa lama penawaran berlaku?
• Item mana yang masih open, dan kapan akan dijawab?

Berikut contoh email singkat yang meminta bagian yang kurang sekaligus. Jika lawan bicara Anda pemasok asing atau Jepang, terjemahkan ke bahasa Inggris.

Subjek: Quotation specification pompa P-101 – permintaan klarifikasi

Terima kasih atas quotation dan quotation specification (Rev. 0) untuk pompa P-101.

Sebelum kami membandingkan penawaran, mohon konfirmasi hal berikut terhadap purchase specification kami Rev. 2:
1. Scope: mohon daftar secara terpisah item yang termasuk, tidak termasuk, dan disediakan pembeli, termasuk flange pasangan, gasket, baut, dan anchor bolt.
2. Klausul 3.2: apakah SUS316 hanya berlaku untuk wetted parts?
3. Klausul 5.2: apakah performance test di workshop termasuk dalam harga, dan apakah witness inspection dimungkinkan?
4. Mohon cantumkan masa berlaku penawaran, titik awal hitungan lead time, dan titik penyerahan.

Mohon balas paling lambat [tanggal] dengan quotation specification revisi (Rev. 1) dan daftar deviasi yang diperbarui.

Hormat kami,

Tag pompa, nomor revisi, dan nomor klausul di atas hanyalah placeholder. Ganti dengan yang ada di dokumen Anda sendiri.

Istilah Terkait: Mitsumori Yoko-sho dan Padanannya dalam Bahasa Inggris

Dokumen yang namanya mirip, mitsumori yoko-sho (見積要項書), datang dari sisi sebaliknya. Itu salah satu nama untuk dokumen tempat pembeli menyatakan cara dan syarat penyerahan penawaran: batas waktu, cara penyerahan, kondisi penawaran, dan sebagainya. Dokumen ini dikirim bersama spesifikasi. Dalam konstruksi gedung, misalnya, pemberi tugas dapat membagikan mitsumori yoko-sho bersama dokumen desain untuk penawaran, yang menetapkan lingkup pekerjaan, cara menyerahkan penawaran, dan syarat pembayaran. Sebagian perusahaan menulisnya 見積要綱書, dan format standar MLIT menyebut dokumen dari sisi pembeli sebagai permintaan estimasi (mitsumori irai-sho, 見積依頼書) dan lembar kondisi estimasi (mitsumori joken-sho, 見積条件書).

Gambar 5: Siapa Menerbitkan Dokumen Penawaran yang Mana (Satu Contoh)

Pembeli menyatakan persyaratan dan kondisi. Pemasok menjawab dengan harga dan spesifikasi.

Pembeli menerbitkanPurchase specification, ditambah permintaan penawaran dan kondisi penawaran (mitsumori irai-sho, mitsumori yoko-sho, mitsumori joken-sho, dsb.)

Permintaan penawaran

Pemasok menerbitkan: QuotationHarga, masa berlaku, lead time, syarat pembayaran

Pemasok menerbitkan: Quotation specSpesifikasi, scope, asumsi, disertai daftar deviasi

Coretan merah dan jawaban

Pembeli menjawab; order dikeluarkan pada revisi yang disepakatiSetelah order, diteruskan ke delivery specification dan approval drawing

Satu contoh. Nama dokumen dan kombinasinya berbeda menurut industri, metode pengadaan, dan proyek. Pada pengadaan sektor publik Jepang lewat perbandingan penawaran (mitsumori awase), pemasok sering hanya menyerahkan quotation.

Tidak ada satu istilah Inggris yang tepat satu lawan satu dengan mitsumori shiyosho. Namanya bergantung pada isi dokumen yang diserahkan:

• Technical offer / technical proposal / technical bid (penawaran teknis): bagian teknis dari jawaban
• Techno-commercial offer (atau bid): satu dokumen yang memuat syarat teknis dan komersial. Pada tender sektor publik India seperti milik BHEL, ini adalah Part I dari two-part bid, dan price bid dibuka terpisah
• Schedule of deviations: formulir terpisah yang diminta sebagian pembeli untuk mendaftar deviasi

Kapan Panduan Ini Tidak Berlaku

• Nama dokumen, isi, dan siapa yang menyiapkan apa berbeda menurut perusahaan, industri, dan proyek. Sebagian pemasok melebur spesifikasi ke dalam quotation itu sendiri.
• Seberapa rinci dokumennya bergantung pada apa yang diminta purchase specification atau permintaan penawaran. Jika perhitungan kapasitas atau gambar referensi diminta secara eksplisit, sediakan.
• Pembagian scope di Gambar 3 dan contoh di Gambar 4 bersifat fiktif. Sepakati pembagian sebenarnya dengan pembeli pada tiap proyek.
• Tender publik, di Jepang maupun di tempat lain, punya aturan sendiri tentang apa yang boleh diserahkan dan bagaimana deviasi diperlakukan. Ikuti dokumen tender.

FAQ

Apa Bedanya Quotation dan Quotation Specification?

Quotation menyatakan harga, masa berlaku, syarat pembayaran, dan syarat komersial sejenis. Quotation specification menyatakan apa yang diterima dengan harga itu dan apa yang dicakup scope of supply. Sebagian perusahaan menggabungkan keduanya dalam satu dokumen yang memiliki bab spesifikasi.

Siapa yang Membuat Quotation Specification, Pembeli atau Pemasok?

Pemasok. Pembeli membuat purchase specification dan, pada beberapa kasus, dokumen berisi kondisi penawaran (mitsumori yoko-sho atau mitsumori joken-sho). Pemasok menjawab dengan quotation dan quotation specification.

Seberapa Rinci Quotation Specification Harus Dibuat?

Mulailah dari apa yang diminta purchase specification atau permintaan penawaran untuk diserahkan. Jika tidak ditentukan, untuk produk standar katalog dan gambar yang sudah ada sering cukup. Untuk peralatan custom, tulis dahulu spesifikasi dan scope yang menentukan harga. Tandai item yang belum pasti sebagai open, tanyakan, dan selesaikan di desain detail setelah order.

Apa yang Harus Dilakukan Pembeli terhadap Deviasi di Quotation Specification?

Periksa bahwa tiap deviasi tercantum di daftar deviasi, putuskan apakah diterima, dan catat jawabannya. Sebelum order dikeluarkan, pastikan tidak ada item yang masih open. Panduan daftar deviasi membahas proses jawabannya.

Sumber

• Dokumen permintaan estimasi dan peran lembar kondisi estimasi (lingkup yang termasuk dan tidak termasuk): MLIT, "Standard Estimate Formats for Public Building Works (Building Works), 2012 edition (revised), excerpt" (dalam bahasa Jepang)
• Konfirmasi kepatuhan per klausul dan deviasi pada tender BHEL: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), "General Terms and Conditions (E-Procurement)," Annexure I
• Techno-commercial offer dan schedule of deviations: Dokumen tender BHEL (schedule of technical and commercial deviations)