Spécification d’offre (mitsumori shiyosho) : modèle
Un contractant général (EPC) japonais vous transmet un cahier des charges d'achat (kobai shiyosho) et vous demande votre offre « avec la mitsumori shiyosho ». Ou bien vous êtes acheteur dans une usine à capitaux japonais : trois fabricants de pompes ont répondu, chacun avec un bordereau de prix et un épais dossier technique. Les prix sont très éloignés, et il faut comprendre pourquoi avant d'ouvrir la négociation.
La réponse courte : la spécification d'offre est la réponse du fournisseur au cahier des charges d'achat de l'acheteur. Elle décrit les spécifications de l'équipement choisi par le fournisseur et précise exactement ce que couvre l'offre. Elle est remise avec l'offre commerciale chiffrée, et ensemble elles définissent l'équipement livré, le périmètre de fourniture et le prix. Dans les appels d'offres en anglais, les documents les plus proches s'appellent en général technical offer (offre technique) ou techno-commercial offer (offre technico-commerciale).
Ce guide porte sur la spécification d'offre elle-même : son contenu, ses trois fonctions, un modèle clause par clause, et des listes de contrôle pour le fournisseur qui la rédige comme pour l'acheteur qui la relit. Pour le côté acheteur de l'échange, voyez notre guide sur le cahier des charges d'achat (kobai shiyosho) . Pour ce qui se passe après la commande, voyez la spécification de livraison (nonyu shiyosho) .
Sommaire
- Qu'est-ce qu'une spécification d'offre (mitsumori shiyosho) ?
- Ce que contient une spécification d'offre
- Les trois fonctions de la spécification d'offre
- Comment la rédiger : répondre au cahier des charges clause par clause
- Listes de contrôle pour le fournisseur et pour l'acheteur
- Questions à adresser à l'autre partie
- Termes voisins : mitsumori yoko-sho et équivalents
- Limites de ce guide
- FAQ
- Sources
Qu'est-ce qu'une spécification d'offre (mitsumori shiyosho) ?
La spécification d'offre est un document que le fournisseur d'équipement établit en réponse au cahier des charges d'achat de l'acheteur. Elle décrit l'équipement retenu par le fournisseur et indique ce que le prix proposé comprend. Son lecteur habituel est le contractant général ou le bureau d'études qui a émis le cahier des charges, et le fournisseur la remet normalement avec l'offre commerciale chiffrée (mitsumorisho).
C'est l'un des premiers documents que renvoie un fournisseur après qu'on lui a demandé de choisir un équipement. L'acheteur l'annote en rouge (shuki, annotations en rouge) et la renvoie, puis le fournisseur la révise. La commande est passée une fois les spécifications arrêtées au fil de ces allers-retours, et la même vérification se répète ensuite sur la spécification de livraison et sur les plans pour approbation. Notre guide de la spécification de livraison présente toute la suite des documents, de l'offre à la livraison.
L'offre commerciale et la spécification d'offre partent en même temps du fournisseur, mais elles répondent à des questions différentes.
L'offre commerciale donne le prix. La spécification d'offre dit ce que ce prix permet d'obtenir.
(kobai shiyosho)
(mitsumorisho)
(mitsumori shiyosho)
Les noms de documents et la répartition des rôles varient selon l'entreprise, le secteur et le projet. Certains fournisseurs intègrent un chapitre de spécifications dans l'offre commerciale au lieu d'émettre un document séparé.
Deux offres ne sont comparables sur le prix que si elles couvrent le même périmètre. C'est pourquoi l'offre commerciale et la spécification d'offre se lisent toujours ensemble.
Ce que contient une spécification d'offre
Le contenu varie selon les fournisseurs, mais la plupart des spécifications d'offre couvrent les points ci-dessous. Au-delà des données de l'équipement, une bonne spécification montre sur quoi reposent les performances annoncées et trace une limite nette entre ce qui est compris et ce qui ne l'est pas.
Les spécifications, la base des performances, et la limite du périmètre entre ce qui est compris et ce qui est exclu.
Les intitulés et l'ordre diffèrent selon l'entreprise. La figure 4 ci-dessous montre comment rédiger la réponse clause par clause.
Les données de charges alimentent le dimensionnement des fondations côté acheteur. Notre guide sur les données de charges d'un équipement pour le dimensionnement des fondations détaille ce qu'il faut transmettre et quand. La liste des écarts a son propre format et son propre circuit de revue, expliqués dans Liste des écarts (debikura) : format, exemple et liste de contrôle .
Ce qu'un fournisseur peut inclure dépend beaucoup du caractère standard ou spécifique de l'équipement. Pour un produit standard, les notices et les plans détaillés existent déjà. Pour un équipement spécifique, beaucoup de détails n'apparaissent qu'au début de l'étude détaillée ; à l'étape de l'offre, le fournisseur se limite donc souvent à des plans pour information. Une spécification d'offre ne garantit pas non plus la commande, et les fournisseurs n'y consacrent pas tous le même temps d'ingénierie.
Les trois fonctions de la spécification d'offre
Une spécification d'offre sert à aligner les spécifications, à fixer le périmètre, et seulement ensuite à convenir du prix. L'ordre compte : le prix vient en dernier.
1. Aligner les spécifications
C'est la fonction principale. Les valeurs d'un cahier des charges d'achat sont celles que le bureau d'études de l'installation a supposées d'après ses calculs. La façon de les traduire en machine réelle relève du fournisseur.
Les questions typiques : quelle marge de performance le fournisseur ajoute-t-il au point de fonctionnement demandé, et la matière imposée s'applique-t-elle seulement aux parties mouillées (les parties en contact avec le liquide) ou à l'ensemble de la machine ? Ces points pèsent sur le prix et doivent être réglés dès l'étape de l'offre. Un fournisseur qui prend une marge généreuse et un autre qui choisit la plus petite machine possible peuvent proposer des tailles et des prix très différents pour le même besoin.
2. Définir le périmètre de fourniture
La spécification d'offre indique quels accessoires, comme les joints ou les vannes, sont compris dans le prix. L'acheteur s'en sert pour vérifier que tout ce qu'il attend figure bien dans l'offre, et pour confirmer le périmètre de fourniture (shosho) : quelle partie fournit ou installe chaque élément.
Lister aussi ce qui est exclu et ce que l'acheteur fournit, et pas seulement ce qui est compris, fait apparaître les oublis et les doublons.
Exemple fictif, à titre d'illustration. La colonne de chaque élément se décide avec l'acheteur, projet par projet.
Le secteur japonais de la construction publique applique la même logique. Dans les formulaires types d'estimation publiés par le ministère du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme (MLIT), le maître d'ouvrage établit une fiche des conditions d'offre (mitsumori joken-sho) qui indique ce qui entre dans le périmètre et ce qui n'y entre pas. Les offres d'équipements industriels fonctionnent de la même manière.
Tout inclure n'est pas toujours l'option la moins chère. Pour certaines pièces, le contractant général achète en plus grande quantité et peut les fournir à un coût inférieur à celui du fabricant de l'équipement ; les parties examinent donc chaque élément, souvent à l'aide de projets précédents. Tout ce qui s'ajoute après le contrat sans figurer dans la spécification d'offre est facturé en plus : les divergences de lecture du périmètre doivent donc être levées avant le contrat. Pour les contre-brides (ai-furanji), voyez qui fournit la contre-bride . L'essai de performance en usine et les contrôles en présence de l'acheteur relèvent aussi du périmètre ; pour leur déroulement, voyez notre guide FAT et SAT .
3. Convenir du prix
La négociation du prix commence quand les spécifications sont convenues. L'acheteur compare alors le prix au budget fixé au préalable. S'il le dépasse largement, la solution habituelle consiste à modifier le périmètre ou à revoir les spécifications, et la spécification d'offre connaît souvent plusieurs révisions.
Pour comparer plusieurs fournisseurs, décomposez l'écart de prix en trois parties afin de voir d'où il vient :
- Spécifications de l'équipement : marge, matières et type de modèle
- Périmètre : accessoires, essais et travaux sur site compris ou non
- Hypothèses : délai, durée de validité de l'offre et lieu de livraison
Chaque révision reçoit un nouvel indice et une nouvelle date, et la commande cite la dernière version convenue. Après la commande, vérifiez que ce qui a été convenu figure bien dans la spécification de livraison et dans les plans pour approbation (shonin-zu) .
Comment la rédiger : répondre au cahier des charges clause par clause
Il n'existe pas de modèle standard ; chaque entreprise a son format. Le format le plus facile à vérifier pour l'acheteur répond pourtant à chaque clause du cahier des charges d'achat, dans l'ordre. Le tableau ci-dessous est un exemple fictif de pompe, qui ne reproduit le format d'aucune entreprise réelle.
Pour chaque clause, présentez l'exigence et la proposition côte à côte, et indiquez Conforme, Écart ou En suspens.
Exemple fictif. Les valeurs et les matières ne correspondent pas à un choix réel. Un formulaire réel comporte aussi des champs pour le nom du projet, le repère de l'équipement, l'indice, la date et le numéro d'offre.
Chaque ligne « Écart » est reliée par son numéro à une entrée de la liste des écarts. Chaque ligne « En suspens » reçoit une date limite de réponse et doit devenir « Conforme » ou « Écart » avant la dernière révision.
Un point de matière : SUS316 et SUS304 sont des nuances d'acier inoxydable de la norme JIS. Leurs équivalents européens usuels sont 1.4401 (X5CrNiMo17-12-2) et 1.4301 (X5CrNi18-10) dans l'EN 10088, mais les correspondances sont proches sans être strictement identiques. Demandez au fournisseur de préciser la nuance exacte et le type de certificat matière (par exemple EN 10204 type 3.1).
Ce format clause par clause n'est pas propre au Japon. Les appels d'offres du secteur public indien de BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited), par exemple, demandent aux soumissionnaires de confirmer point par point la spécification technique et les conditions commerciales, et de lister leurs écarts sur un bordereau séparé en indiquant le numéro de clause. Certains de ces appels d'offres précisent que les écarts non portés sur ce bordereau ne seront pas pris en compte. Un acheteur japonais comme un acheteur international lira ce format sans difficulté.
Listes de contrôle pour le fournisseur et pour l'acheteur
La spécification d'offre n'est qu'une partie de la réponse à une consultation. Pour toute la séquence, de la demande à l'offre, voyez Demande d'offre à un fabricant japonais : le processus hikiai en 7 étapes .
Avant l'envoi (fournisseur)
- Chaque clause du cahier des charges d'achat a une réponse
- Les parties standard et les parties spécifiques sont clairement distinguées
- Les éléments compris, exclus et fournis par l'acheteur sont listés séparément
- Les hypothèses de l'offre sont indiquées : durée de validité, point de départ du délai et lieu de livraison
- Le document porte son propre indice et sa date, ainsi que l'indice du cahier des charges d'achat auquel il répond
À la réception (acheteur)
- Les performances, les matières et les normes répondent à l'exigence, et chaque écart figure dans la liste des écarts
- Un responsable est désigné pour chaque élément marqué « par d'autres »
- Aucun point n'est encore en suspens
- Pour comparer plusieurs fournisseurs, le périmètre et les hypothèses sont alignés dans toutes les offres
Questions à adresser à l'autre partie
Si vous êtes acheteur et que la spécification d'offre laisse des vides, ces questions couvrent les points qui font le plus souvent varier le prix par la suite. Le fournisseur qui répond à un acheteur japonais peut utiliser la même liste pour contrôler son propre document avant l'envoi.
- À quel indice de notre cahier des charges d'achat cette spécification d'offre répond-elle ?
- Quelle marge avez-vous prise par rapport au point de fonctionnement demandé, et où apparaît-elle dans le calcul de performance ?
- La matière imposée s'applique-t-elle aux seules parties mouillées, ou à l'ensemble de la machine ?
- Quels accessoires (contre-brides, joints, boulons, boulons d'ancrage, vannes) sont compris dans le prix ?
- L'essai de performance en usine, son rapport et le contrôle en présence de l'acheteur sont-ils compris ?
- Quels éléments attendez-vous que nous fournissions ou organisions ?
- À partir de quelle date le délai court-il, où se situe le lieu de livraison, et quelle est la durée de validité de l'offre ?
- Quels points restent en suspens, et quand y répondrez-vous ?
Un court e-mail qui réclame d'un coup les éléments manquants :
Objet : Spécification d'offre pour P-101 – demande de précisions
Nous vous remercions de votre offre et de votre spécification d'offre (Ind. 0) pour la pompe P-101.
Avant de comparer les offres, merci de confirmer les points suivants par rapport à notre cahier des charges d'achat Ind. 2 :
1. Périmètre : merci de lister séparément les éléments compris, exclus et fournis par l'acheteur, y compris les contre-brides, joints, boulons et boulons d'ancrage.
2. Clause 3.2 : le SUS316 s'applique-t-il aux seules parties mouillées ?
3. Clause 5.2 : l'essai de performance en usine est-il compris dans le prix, et un contrôle en notre présence est-il possible ?
4. Merci d'indiquer la durée de validité de l'offre, le point de départ du délai et le lieu de livraison.
Merci de répondre avant le [date] avec une spécification d'offre révisée (Ind. 1) et une liste des écarts mise à jour.
Cordialement,
Le repère de la pompe, les indices et les numéros de clause sont des exemples. Remplacez-les par ceux de vos propres documents.
Termes voisins : mitsumori yoko-sho et équivalents
Un document au nom proche, la mitsumori yoko-sho, vient de l'autre côté. C'est l'un des noms donnés au document par lequel l'acheteur indique comment et à quelles conditions les offres doivent être remises : date limite, mode de remise, conditions de l'offre, etc. Il part avec les spécifications. Dans le bâtiment, par exemple, un maître d'ouvrage peut distribuer une mitsumori yoko-sho avec les pièces de conception, pour fixer l'étendue des travaux, le mode de remise de l'offre et les conditions de paiement. Pour un lecteur français, il se rapproche du règlement de consultation (RC) des marchés publics, sans lui être identique. Certaines entreprises écrivent mitsumori yoko-sho sous une autre graphie (mitsumori yoko-sho se dit aussi « mitsumori yoko ») ; les formulaires types du MLIT parlent, côté acheteur, de demande d'offre (mitsumori irai-sho) et de fiche des conditions d'offre (mitsumori joken-sho).
L'acheteur énonce ses exigences et ses conditions. Le fournisseur répond par un prix et une spécification.
Un exemple parmi d'autres. Les noms et les combinaisons de documents diffèrent selon le secteur, le mode d'achat et le projet. Dans les achats publics japonais par comparaison d'offres (mitsumori awase), les fournisseurs ne remettent souvent qu'une offre de prix.
Aucun terme français ou anglais ne correspond exactement à mitsumori shiyosho ; le nom dépend du contenu de la remise. En français, on parle le plus souvent d'offre technique ou de mémoire technique, accompagné d'un tableau de conformité point par point.
- Offre technique (technical offer, technical proposal, technical bid) : la partie technique de la réponse
- Offre technico-commerciale (techno-commercial offer ou bid) : une seule remise couvrant les conditions techniques et commerciales. Dans les appels d'offres du secteur public indien comme ceux de BHEL, c'est la partie I d'une offre en deux parties, et l'offre de prix est ouverte séparément
- Bordereau des écarts (schedule of deviations) : un formulaire distinct que certains acheteurs exigent pour lister les écarts
Limites de ce guide
- Les noms de documents, leur contenu et la répartition des tâches varient selon l'entreprise, le secteur et le projet. Certains fournisseurs intègrent la spécification dans l'offre commerciale elle-même.
- Le niveau de détail dépend de ce que demandent le cahier des charges d'achat ou la demande d'offre. Si les calculs de performance ou les plans pour information sont explicitement exigés, fournissez-les.
- La répartition du périmètre de la figure 3 et l'exemple de la figure 4 sont fictifs. Convenez de la répartition réelle avec l'acheteur, projet par projet.
- Les appels d'offres publics, au Japon comme ailleurs, ont leurs propres règles sur ce qui peut être remis et sur le traitement des écarts. Suivez les documents de l'appel d'offres.
FAQ
Quelle différence entre l'offre commerciale et la spécification d'offre ?
L'offre commerciale indique le prix, la validité, les conditions de paiement et les autres conditions commerciales. La spécification d'offre indique ce que ce prix permet d'obtenir et ce que couvre le périmètre de fourniture. Certaines entreprises réunissent les deux dans un seul document comportant un chapitre de spécifications.
Qui établit la spécification d'offre : l'acheteur ou le fournisseur ?
Le fournisseur. L'acheteur établit le cahier des charges d'achat et, parfois, un document fixant les conditions de l'offre (mitsumori yoko-sho ou mitsumori joken-sho). Le fournisseur répond par l'offre commerciale et la spécification d'offre.
Quel niveau de détail pour une spécification d'offre ?
Commencez par ce que le cahier des charges d'achat ou la demande d'offre vous demande de remettre. Sans indication, pour un produit standard, un catalogue et des plans existants suffisent souvent. Pour un équipement spécifique, écrivez d'abord les spécifications et le périmètre qui déterminent le prix. Marquez « en suspens » les points incertains, posez la question et réglez-les dans l'étude détaillée, après la commande.
Que doit faire l'acheteur des écarts d'une spécification d'offre ?
Vérifier que chacun figure dans la liste des écarts, décider de l'accepter ou non, et consigner la réponse. Avant de passer commande, s'assurer qu'aucun point n'est encore en suspens. Le guide de la liste des écarts décrit le processus de réponse.
Sources
- Documents de demande d'offre et rôle de la fiche des conditions d'offre (périmètre compris et exclu) : MLIT, « Formulaires types d'estimation pour les travaux de bâtiments publics (travaux de bâtiment), édition 2012 (révisée), extrait » (en japonais)
- Confirmation de conformité clause par clause et écarts dans les appels d'offres BHEL : BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), « General Terms and Conditions (E-Procurement) », Annexure I (en anglais)
- Offre technico-commerciale et bordereau des écarts : Documents d'appel d'offres BHEL (bordereau des écarts techniques et commerciaux) (en anglais)
Article original en japonaisCe guide est adapté d’un article de MONOSCOPE écrit pour les lecteurs au Japon : 見積仕様書とは？目的と書き方・記載例、購買仕様書との違い
À propos de la rédaction
Rédaction de MONOSCOPEFOUNDER & EDITORUne dizaine d’années chez un fabricant d’équipements industriels et dans une société d’ingénierie d’usines, à la proposition, à la conception et à la mise en service d’équipements, puis un passage au marketing numérique. Aujourd’hui, conseil web auprès de fabricants B2B pour les aider à expliquer clairement leurs produits et leurs technologies. Titulaire des licences nationales japonaises d’Energy Manager et d’ingénieur électricien en chef de troisième classe.
Un blog d’ingénierie tenu depuis 2017 (plus de 500 articles) et une chaîne YouTube en japonais d’environ 20 000 abonnés. Chaque guide est rédigé du point de vue de l’atelier japonais et vérifié au regard des normes citées.
