কোটেশন স্পেসিফিকেশন (Mitsumori Shiyosho): মানে, নমুনা ফরম্যাট ও চেকলিস্ট
ধরুন, একটি জাপানি প্ল্যান্ট কন্ট্রাক্টর আপনাকে পারচেজ স্পেসিফিকেশন (kobai shiyosho) পাঠিয়ে বলল, "কোটেশনের সঙ্গে mitsumori shiyosho-ও দিন।" অথবা আপনি জাপানি মালিকানার কারখানায় ক্রেতার দিকে আছেন। তিনটি পাম্প নির্মাতা উত্তর দিয়েছে, প্রত্যেকে একটি দামের শিট আর একটি মোটা টেকনিক্যাল ডকুমেন্ট পাঠিয়েছে। দামের ফারাক অনেক বড়, আর দরদাম শুরুর আগে কারণটা জানা দরকার।
সংক্ষেপে: কোটেশন স্পেসিফিকেশন হলো ক্রেতার পারচেজ স্পেসিফিকেশনের বিপরীতে সরবরাহকারীর উত্তর। সরবরাহকারী কোন যন্ত্র বেছেছে এবং কোটেশনের দামে ঠিক কী কী ধরা আছে, তা এতে লেখা থাকে। এটি দামসহ কোটেশনের সঙ্গে জমা দেওয়া হয়। দুটো মিলে ঠিক হয় কোন যন্ত্র আসবে, সরবরাহের পরিধি কতটুকু এবং দাম কত। ইংরেজি টেন্ডারে এর কাছাকাছি নথিকে সাধারণত technical offer বা techno-commercial offer বলা হয়।
এই লেখায় মূলত কোটেশন স্পেসিফিকেশন নিয়েই কথা বলা হয়েছে। এতে কী থাকে, এর তিনটি কাজ কী, ধারা ধরে লেখার নমুনা কেমন, আর যিনি লেখেন (সরবরাহকারী) ও যিনি পড়েন (ক্রেতা), দুজনের চেকলিস্ট কী। ক্রেতার দিকের নথির জন্য দেখুন । অর্ডারের পরের ধাপের জন্য দেখুন ।
সূচিপত্র
- কোটেশন স্পেসিফিকেশন (Mitsumori Shiyosho) কী?
- কোটেশন স্পেসিফিকেশনে কী কী থাকে
- কোটেশন স্পেসিফিকেশনের তিনটি কাজ
- কীভাবে লিখবেন: পারচেজ স্পেসিফিকেশনের প্রতিটি ধারার উত্তর দিন
- সরবরাহকারী ও ক্রেতার চেকলিস্ট
- অপর পক্ষকে পাঠানোর প্রশ্ন
- সম্পর্কিত শব্দ: Mitsumori Yoko-sho ও ইংরেজি সমতুল্য
- যেখানে এই লেখা প্রযোজ্য নয়
- প্রশ্নোত্তর (FAQ)
- তথ্যসূত্র
কোটেশন স্পেসিফিকেশন (Mitsumori Shiyosho) কী?
কোটেশন স্পেসিফিকেশন হলো যন্ত্রের সরবরাহকারীর তৈরি নথি, যা ক্রেতার পারচেজ স্পেসিফিকেশনের (kobai shiyosho) উত্তরে দেওয়া হয়। এতে সরবরাহকারী কোন যন্ত্র বেছেছে তা লেখা থাকে, আর কোটেশনের দামে কী কী ধরা আছে তাও বলা থাকে। সাধারণ পাঠক হলেন পারচেজ স্পেসিফিকেশন যিনি দিয়েছেন সেই প্ল্যান্ট কন্ট্রাক্টর বা প্ল্যান্ট ডিজাইনার। সরবরাহকারী সাধারণত দামসহ কোটেশনের (mitsumorisho) সঙ্গেই এটি জমা দেয়।
যন্ত্র বাছাইয়ের অনুরোধ পাওয়ার পর সরবরাহকারী যে প্রথম নথিগুলো ফেরত দেয়, এটি তার একটি। ক্রেতা এতে লাল কালিতে মন্তব্য (shuki) লিখে ফেরত পাঠায়, সরবরাহকারী তা সংশোধন করে। এভাবে আসা-যাওয়ার মধ্য দিয়ে স্পেসিফিকেশন ঠিক হলে অর্ডার দেওয়া হয়। অর্ডারের পর ডেলিভারি স্পেসিফিকেশন ও অ্যাপ্রুভাল ড্রয়িংয়েও একই যাচাই হয়। কোটেশন থেকে ডেলিভারি পর্যন্ত নথির পুরো ক্রম দেখতে পারবেন লেখায়।
কোটেশন আর কোটেশন স্পেসিফিকেশন দুটোই একই সময়ে সরবরাহকারীর কাছ থেকে আসে। কিন্তু দুটো আলাদা প্রশ্নের উত্তর দেয়।
কোটেশনে থাকে দাম। কোটেশন স্পেসিফিকেশনে থাকে সেই দামে কী পাওয়া যাবে।
(kobai shiyosho)
(mitsumorisho)
(mitsumori shiyosho)
নথির নাম ও দায়িত্বের ভাগ কোম্পানি, শিল্পখাত ও প্রকল্পভেদে আলাদা হয়। কিছু সরবরাহকারী আলাদা নথি না দিয়ে কোটেশনের ভেতরেই একটি স্পেসিফিকেশন অধ্যায় রাখে।
দাম তুলনা করা যায় তখনই, যখন সব কোটেশনের পরিধি এক। সে কারণে কোটেশন আর কোটেশন স্পেসিফিকেশন সবসময় একসঙ্গে পড়তে হয়।
কোটেশন স্পেসিফিকেশনে কী কী থাকে
কোন সরবরাহকারী কী লেখে তা আলাদা হয়, তবে বেশিরভাগ কোটেশন স্পেসিফিকেশনে নিচের বিষয়গুলো থাকে। যন্ত্রের তথ্যের বাইরে ভালো নথিতে দাবি করা পারফরম্যান্সের ভিত্তি দেখানো থাকে, আর কোনটা দামে ধরা আছে এবং কোনটা নেই, তার স্পষ্ট সীমারেখা থাকে।
স্পেসিফিকেশন, পারফরম্যান্সের ভিত্তি, আর কোনটা দামে ধরা আছে ও কোনটা নেই তার সীমারেখা।
বিষয়ের নাম ও ক্রম কোম্পানিভেদে আলাদা। ধারা ধরে কীভাবে উত্তর লিখতে হয়, তা নিচে চিত্র 4-এ দেখানো হয়েছে।
লোডের তথ্য ক্রেতার ফাউন্ডেশন ডিজাইনে কাজে লাগে। কী জমা দিতে হয় ও কখন, তা লেখায় আছে। ডেভিয়েশন লিস্টের নিজস্ব ফরম্যাট ও রিভিউ পদ্ধতি আছে, তা লেখায় ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
সরবরাহকারী কতটা দিতে পারবে, তা অনেকটাই নির্ভর করে যন্ত্র স্ট্যান্ডার্ড না কাস্টম তার ওপর। স্ট্যান্ডার্ড পণ্যের ইনস্ট্রাকশন ম্যানুয়াল ও বিস্তারিত ড্রয়িং আগে থেকেই থাকে। কাস্টম যন্ত্রে ডিটেইল ডিজাইন শুরু না হলে অনেক কিছু স্পষ্ট হয় না, তাই কোটেশনের ধাপে সরবরাহকারী প্রায়ই শুধু রেফারেন্স ড্রয়িং দেয়। কোটেশন স্পেসিফিকেশন দিলেই অর্ডার পাওয়া যায় না, তাই এর পেছনে কতটা ইঞ্জিনিয়ারিং সময় দেওয়া হবে, সেটা সরবরাহকারীভেদে আলাদা।
কোটেশন স্পেসিফিকেশনের তিনটি কাজ
কোটেশন স্পেসিফিকেশন তৈরি হয় স্পেসিফিকেশন মেলাতে, সরবরাহের পরিধি ঠিক করতে, এবং তারপরই দামে সম্মত হতে। ক্রমটা গুরুত্বপূর্ণ, দাম আসে সবার শেষে।
1. স্পেসিফিকেশন মেলানো
এটাই প্রধান কাজ। পারচেজ স্পেসিফিকেশনের সংখ্যাগুলো প্ল্যান্ট ডিজাইনার হিসাব করে ধরে নেওয়া মান। সেগুলো থেকে আসল যন্ত্র কেমন হবে, তা সরবরাহকারীর ওপর নির্ভর করে।
সাধারণ প্রশ্ন হলো, নির্ধারিত ডিউটির ওপর সরবরাহকারী কতটা ক্যাপাসিটি মার্জিন রেখেছে। আরেকটি হলো, নির্দিষ্ট ম্যাটেরিয়াল কি শুধু ওয়েটেড পার্টসে (যে অংশ তরলের সংস্পর্শে আসে) প্রযোজ্য, নাকি পুরো ইউনিটে। এ ধরনের বিষয় দামকে সরাসরি প্রভাবিত করে, তাই কোটেশনের ধাপেই মীমাংসা করতে হয়। একই চাহিদার বিপরীতে একজন সরবরাহকারী বড় মার্জিন রাখলে আর আরেকজন কাজ চলে এমন সবচেয়ে ছোট ইউনিট বাছলে, যন্ত্রের আকার ও দামে বড় ফারাক হয়।
2. সরবরাহের পরিধি ঠিক করা
গ্যাসকেট বা ভালভের মতো কোন অ্যাকসেসরিজ দামে ধরা আছে, তা কোটেশন স্পেসিফিকেশনে লেখা থাকে। ক্রেতা এটি দেখে যাচাই করে, যা যা আশা করছে সবই কোটেশনে আছে কিনা। সেই সঙ্গে সরবরাহের পরিধি (scope of supply, shosho) নিশ্চিত করে, অর্থাৎ কোন আইটেম কে সরবরাহ বা ইনস্টল করবে।
শুধু কী ধরা আছে তা নয়, কী ধরা নেই আর ক্রেতা কী দেবে তাও লিখলে ফাঁক ও দ্বৈততা ধরা পড়ে।
বোঝানোর জন্য বানানো একটি কাল্পনিক উদাহরণ। কোন আইটেম কোন কলামে যাবে, তা প্রতিটি প্রকল্পে ক্রেতার সঙ্গে ঠিক করতে হয়।
জাপানের সরকারি নির্মাণ খাতেও একই ধারণা চলে। জাপানের ভূমি, অবকাঠামো, পরিবহন ও পর্যটন মন্ত্রণালয়ের (MLIT) প্রকাশিত স্ট্যান্ডার্ড এস্টিমেট ফরম্যাটে ক্লায়েন্ট একটি এস্টিমেট কন্ডিশন শিট তৈরি করে। তাতে কাজের পরিধিতে কী পড়ে আর কী পড়ে না, তা স্পষ্ট লেখা থাকে। প্ল্যান্ট যন্ত্রের কোটেশনেও একই পদ্ধতি।
সবকিছু দামে ধরিয়ে নেওয়া সবসময় সবচেয়ে সস্তা পথ নয়। কিছু পার্টস প্ল্যান্ট কন্ট্রাক্টর বেশি পরিমাণে কেনে, ফলে যন্ত্র নির্মাতার কেনার চেয়ে কম দামে সরবরাহ করতে পারে। তাই পক্ষগুলো প্রতিটি আইটেম নিয়ে আলোচনা করে, প্রায়ই আগের প্রকল্পকে নজির ধরে। চুক্তির পর কোটেশন স্পেসিফিকেশনে নেই এমন কিছু যোগ হলে বাড়তি খরচ লাগে, তাই পরিধি নিয়ে দুই পক্ষের বোঝাপড়ার ফারাক চুক্তির আগেই মিটিয়ে নিতে হয়। কম্প্যানিয়ন ফ্ল্যাঞ্জ কে সরবরাহ করবে, তা নিয়ে দেখুন । ওয়ার্কশপে পারফরম্যান্স টেস্ট ও উইটনেস ইন্সপেকশন কোটেশনে ধরা আছে কিনা, তাও পরিধির অংশ। সেই টেস্ট কীভাবে চলে, তা দেখুন ।
3. দামে সম্মত হওয়া
স্পেসিফিকেশনে সম্মতি হলেই দামের দরদাম শুরু হয়। তখন ক্রেতা আগে থেকে ঠিক করা বাজেটের সঙ্গে দাম মিলিয়ে দেখে। দাম বাজেটের অনেক ওপরে হলে সাধারণত পরিধি বদলানো বা স্পেসিফিকেশন নতুন করে দেখা হয়। কোটেশন স্পেসিফিকেশন তাই প্রায়ই কয়েকবার রিভিশনের মধ্য দিয়ে যায়।
কয়েকজন সরবরাহকারীর তুলনা করার সময় দামের ফারাককে তিন ভাগে ভাগ করলে উৎস বোঝা সহজ হয়:
- যন্ত্রের স্পেসিফিকেশন: মার্জিন, ম্যাটেরিয়াল ও মডেলের ধরন
- পরিধি: অ্যাকসেসরিজ, টেস্ট ও সাইটের কাজ ধরা আছে কিনা
- ধরে নেওয়া শর্ত: লিড টাইম, কোটেশনের মেয়াদ ও ডেলিভারির স্থান
প্রতিটি রিভিশনে নতুন রিভিশন নম্বর ও তারিখ বসে, আর পারচেজ অর্ডারে সম্মত চূড়ান্ত সংস্করণের উল্লেখ থাকে। অর্ডারের পর দেখে নিন, সম্মত বিষয়গুলো সত্যিই ও নথিতে এসেছে কিনা।
কীভাবে লিখবেন: পারচেজ স্পেসিফিকেশনের প্রতিটি ধারার উত্তর দিন
কোনো স্ট্যান্ডার্ড টেমপ্লেট নেই, প্রতিটি কোম্পানির নিজস্ব ফরম্যাট আছে। তবে ক্রেতার জন্য যাচাই করা সবচেয়ে সহজ ফরম্যাট হলো পারচেজ স্পেসিফিকেশনের প্রতিটি ধারার পর পর উত্তর দেওয়া। নিচের টেবিলটি পাম্পের একটি কাল্পনিক উদাহরণ, কোনো বাস্তব কোম্পানির ফরম্যাট নয়।
প্রতিটি ধারায় চাহিদা ও আমাদের অফার পাশাপাশি দেখান, আর Complies (মানা হয়েছে), Deviates (ভিন্নতা আছে) বা Open (এখনো খোলা) চিহ্ন দিন।
কাল্পনিক উদাহরণ। সংখ্যা ও ম্যাটেরিয়াল বাস্তব নির্বাচন নয়। আসল ফর্মে প্রকল্পের নাম, ইকুইপমেন্ট ট্যাগ নম্বর, রিভিশন, তারিখ ও কোটেশন নম্বরের ঘরও থাকে।
প্রতিটি "Deviates" সারি নম্বর দিয়ে ডেভিয়েশন লিস্টের একটি এন্ট্রির সঙ্গে জুড়ে দিন। প্রতিটি "Open" সারিতে উত্তরের শেষ তারিখ দিন, আর চূড়ান্ত রিভিশনের আগে সেটিকে "Complies" বা "Deviates"-এ আনতে হবে।
ধারা ধরে উত্তর দেওয়ার পদ্ধতি শুধু জাপানের নয়। উদাহরণস্বরূপ, ভারতের BHEL (Bharat Heavy Electricals Limited)-এর সরকারি টেন্ডারে দরদাতাদের টেকনিক্যাল স্পেসিফিকেশন ও কমার্শিয়াল শর্ত পয়েন্ট ধরে ধরে নিশ্চিত করতে বলা হয়। ডেভিয়েশন আলাদা শিডিউলে ধারা নম্বরসহ তালিকাভুক্ত করতে হয়। এসব টেন্ডারের কোনো কোনোটিতে বলা আছে, ওই শিডিউলে না থাকা ডেভিয়েশন বিবেচনা করা হবে না। জাপানি ক্রেতা ও আন্তর্জাতিক ক্রেতা, দুজনেই এই ফরম্যাট সহজে পড়তে পারেন।
সরবরাহকারী ও ক্রেতার চেকলিস্ট
কোটেশন স্পেসিফিকেশন হলো ইনকোয়ারির উত্তর দেওয়ার একটি অংশ মাত্র। ইনকোয়ারি থেকে কোটেশন পর্যন্ত পুরো ক্রমের জন্য দেখুন ।
জমা দেওয়ার আগে (সরবরাহকারী)
- পারচেজ স্পেসিফিকেশনের প্রতিটি ধারার উত্তর আছে
- স্ট্যান্ডার্ড অংশ আর কাস্টম অংশ স্পষ্টভাবে আলাদা করা আছে
- দামে ধরা, ধরা নেই ও ক্রেতা সরবরাহ করবে, এই তিনটি আইটেম আলাদা তালিকায় আছে
- কোটেশনের ধরে নেওয়া শর্ত লেখা আছে: মেয়াদ, লিড টাইম কোন তারিখ থেকে গোনা হবে, আর ডেলিভারির স্থান
- নথিতে নিজের রিভিশন ও তারিখ আছে, আর কোন রিভিশনের পারচেজ স্পেসিফিকেশনের উত্তর, তাও লেখা আছে
হাতে পেলে (ক্রেতা)
- পারফরম্যান্স, ম্যাটেরিয়াল ও স্ট্যান্ডার্ড চাহিদা পূরণ করছে, আর প্রতিটি ডেভিয়েশন ডেভিয়েশন লিস্টে আছে
- "অন্য পক্ষ করবে" চিহ্নিত প্রতিটি আইটেমের দায়িত্ব কারও ওপর দেওয়া আছে
- কোনো আইটেম খোলা পড়ে নেই
- কয়েকজন সরবরাহকারীর তুলনায় সব কোটেশনের পরিধি ও ধরে নেওয়া শর্ত এক সারিতে মেলানো হয়েছে
অপর পক্ষকে পাঠানোর প্রশ্ন
আপনি ক্রেতা হলে এবং কোটেশন স্পেসিফিকেশনে ফাঁক থাকলে, নিচের প্রশ্নগুলো সেই বিষয়গুলো ধরে, যা পরে সবচেয়ে বেশি দাম বদলে দেয়। জাপানি ক্রেতাকে উত্তর দেওয়া সরবরাহকারীও পাঠানোর আগে এই তালিকা দিয়ে নিজের নথি মিলিয়ে নিতে পারেন।
- এই কোটেশন স্পেসিফিকেশন আমাদের পারচেজ স্পেসিফিকেশনের কোন রিভিশনের উত্তর?
- নির্ধারিত ডিউটি পয়েন্টের ওপর কতটা মার্জিন রেখেছেন, আর ক্যাপাসিটি ক্যালকুলেশনের কোথায় তা দেখা যায়?
- নির্ধারিত ম্যাটেরিয়াল কি শুধু ওয়েটেড পার্টসে, নাকি পুরো ইউনিটে?
- কোন কোন অ্যাকসেসরিজ (কম্প্যানিয়ন ফ্ল্যাঞ্জ, গ্যাসকেট, বোল্ট, অ্যাংকর বোল্ট, ভালভ) দামে ধরা আছে?
- ওয়ার্কশপ পারফরম্যান্স টেস্ট, টেস্ট রিপোর্ট ও উইটনেস ইন্সপেকশন কি দামে ধরা আছে?
- কোন আইটেম আমাদের সরবরাহ বা ব্যবস্থা করতে হবে বলে আপনারা ধরে নিয়েছেন?
- লিড টাইম কোন তারিখ থেকে গোনা হবে, ডেলিভারির স্থান কোথায়, আর কোটেশনের মেয়াদ কত দিন?
- কোন আইটেম এখনো খোলা, আর কবে উত্তর দেবেন?
জাপানি পক্ষের সঙ্গে যোগাযোগ সাধারণত ইংরেজিতে হয়। তাই নিচে একটি ছোট ইমেইল ইংরেজিতেই দেওয়া হলো, যা একবারেই সব ঘাটতি চেয়ে নেয়:
Subject: Quotation specification for P-101 – clarification request
Thank you for your quotation and quotation specification (Rev. 0) for pump P-101.
Before we compare offers, please confirm the following against our purchase specification Rev. 2:
1. Scope: please list included, excluded, and buyer-supplied items separately, including mating flanges, gaskets, bolts, and anchor bolts.
2. Clause 3.2: does SUS316 apply to wetted parts only?
3. Clause 5.2: is the shop performance test included in the price, and is a witness inspection possible?
4. Please give the quote validity, the start point for the lead time, and the delivery point.
Please reply by [date] with a revised quotation specification (Rev. 1) and an updated deviation list.
Best regards,
পাম্পের ট্যাগ, রিভিশন নম্বর ও ধারা নম্বর শুধু উদাহরণ। নিজের নথির নম্বর দিয়ে বদলে নিন।
সম্পর্কিত শব্দ: Mitsumori Yoko-sho ও ইংরেজি সমতুল্য
শুনতে কাছাকাছি আরেকটি নথি হলো mitsumori yoko-sho, যা আসে উল্টো দিক থেকে। কোটেশন কীভাবে ও কোন শর্তে জমা দিতে হবে, ক্রেতা যে নথিতে তা জানায়, এটি তার বিভিন্ন নামের একটি। এতে জমার শেষ তারিখ, জমার পদ্ধতি, কোটেশনের শর্ত ইত্যাদি থাকে, আর এটি স্পেসিফিকেশনের সঙ্গেই পাঠানো হয়। যেমন ভবন নির্মাণে ক্লায়েন্ট কোটেশনের জন্য ডিজাইন ডকুমেন্টের সঙ্গে একটি mitsumori yoko-sho দিতে পারে। তাতে কাজের পরিধি, কোটেশন জমার পদ্ধতি ও পেমেন্টের শর্ত লেখা থাকে। কেউ কেউ এর আরেকটি লিখিত রূপ ব্যবহার করে, mitsumori yoko-sho-র বদলে mitsumori yoko-sho (অন্য বানানের নাম)। MLIT-এর স্ট্যান্ডার্ড ফরম্যাটে ক্রেতার নথিগুলোকে বলা হয় এস্টিমেট রিকোয়েস্ট (mitsumori irai-sho) ও এস্টিমেট কন্ডিশন শিট (mitsumori joken-sho)।
ক্রেতা চাহিদা ও শর্ত জানায়। সরবরাহকারী দাম ও স্পেসিফিকেশন দিয়ে উত্তর দেয়।
একটি উদাহরণ মাত্র। নথির নাম ও সংমিশ্রণ শিল্পখাত, ক্রয়ের পদ্ধতি ও প্রকল্পভেদে আলাদা। জাপানের সরকারি ক্রয়ে কোটেশন তুলনা পদ্ধতিতে (mitsumori awase) সরবরাহকারীরা প্রায়ই শুধু কোটেশন জমা দেয়।
mitsumori shiyosho-র সঙ্গে একে একে মেলে এমন কোনো একক ইংরেজি শব্দ নেই। জমা দেওয়া নথিতে কী আছে তার ওপর নাম নির্ভর করে:
- Technical offer / technical proposal / technical bid: উত্তরের টেকনিক্যাল অংশ
- Techno-commercial offer (বা bid): টেকনিক্যাল ও কমার্শিয়াল শর্ত নিয়ে একটি জমা। BHEL-এর মতো ভারতের সরকারি টেন্ডারে এটি দুই-অংশের বিডের Part I, আর দামের বিড আলাদাভাবে খোলা হয়
- Schedule of deviations: কিছু ক্রেতা ডেভিয়েশন তালিকাভুক্ত করতে যে আলাদা ফর্ম চায়
যেখানে এই লেখা প্রযোজ্য নয়
- নথির নাম, বিষয়বস্তু ও কে কী তৈরি করে, তা কোম্পানি, শিল্পখাত ও প্রকল্পভেদে আলাদা। কিছু সরবরাহকারী স্পেসিফিকেশনটি কোটেশনের ভেতরেই রেখে দেয়।
- কতটা বিস্তারিত দেবেন, তা নির্ভর করে পারচেজ স্পেসিফিকেশন বা কোটেশনের অনুরোধে কী চাওয়া হয়েছে তার ওপর। ক্যাপাসিটি ক্যালকুলেশন বা রেফারেন্স ড্রয়িং স্পষ্ট করে চাওয়া হলে তা দিতে হবে।
- চিত্র 3-এর পরিধির ভাগ ও চিত্র 4-এর নমুনা কাল্পনিক। বাস্তব ভাগ প্রতিটি প্রকল্পে ক্রেতার সঙ্গে ঠিক করুন।
- বাংলাদেশসহ জাপান ও অন্য দেশের সরকারি টেন্ডারে কী জমা দেওয়া যাবে এবং ডেভিয়েশন কীভাবে দেখা হবে, তার নিজস্ব নিয়ম আছে। সেখানে টেন্ডার ডকুমেন্টের নিয়মই মানতে হবে।
প্রশ্নোত্তর (FAQ)
কোটেশন আর কোটেশন স্পেসিফিকেশনের পার্থক্য কী?
কোটেশনে থাকে দাম, মেয়াদ, পেমেন্টের শর্তের মতো বাণিজ্যিক বিষয়। কোটেশন স্পেসিফিকেশনে থাকে সেই দামে কী সরবরাহ হবে এবং সরবরাহের পরিধি কতটুকু। কিছু কোম্পানি দুটোকে একটি নথিতে স্পেসিফিকেশন অধ্যায়সহ একত্র করে।
কোটেশন স্পেসিফিকেশন কে তৈরি করে, ক্রেতা না সরবরাহকারী?
সরবরাহকারী। ক্রেতা তৈরি করে পারচেজ স্পেসিফিকেশন, আর কিছু ক্ষেত্রে কোটেশনের শর্তের নথি (mitsumori yoko-sho বা mitsumori joken-sho)। সরবরাহকারী উত্তর দেয় কোটেশন ও কোটেশন স্পেসিফিকেশন দিয়ে।
কোটেশন স্পেসিফিকেশন কতটা বিস্তারিত হওয়া উচিত?
প্রথমে দেখুন পারচেজ স্পেসিফিকেশন বা কোটেশনের অনুরোধে কী জমা দিতে বলা হয়েছে। কিছু নির্দিষ্ট করা না থাকলে স্ট্যান্ডার্ড পণ্যের ক্ষেত্রে ক্যাটালগ ও বিদ্যমান ড্রয়িংই প্রায়ই যথেষ্ট। কাস্টম যন্ত্রে আগে দামকে প্রভাবিত করে এমন স্পেসিফিকেশন ও পরিধি লিখুন। অনিশ্চিত আইটেম "Open" চিহ্নিত করে প্রশ্ন করুন, আর অর্ডারের পর ডিটেইল ডিজাইনে মীমাংসা করুন।
কোটেশন স্পেসিফিকেশনের ডেভিয়েশন নিয়ে ক্রেতার কী করা উচিত?
প্রতিটি ডেভিয়েশন ডেভিয়েশন লিস্টে আছে কিনা দেখুন, গ্রহণ করবেন কিনা সিদ্ধান্ত নিন, আর উত্তর লিখে রাখুন। অর্ডারের আগে নিশ্চিত করুন কোনো আইটেম খোলা নেই। উত্তর দেওয়ার প্রক্রিয়া লেখায় আছে।
তথ্যসূত্র
- এস্টিমেটের অনুরোধের নথি এবং এস্টিমেট কন্ডিশন শিটের ভূমিকা (পরিধিতে কী ধরা, কী ধরা নয়): MLIT, "Standard Estimate Formats for Public Building Works (Building Works), 2012 edition (revised), excerpt" (জাপানি ভাষায়)
- BHEL টেন্ডারে ধারা ধরে কমপ্লায়েন্স নিশ্চিতকরণ ও ডেভিয়েশন: BHEL Seamless Steel Tube Plant (Trichy), "General Terms and Conditions (E-Procurement)," Annexure I
- Techno-commercial offer ও schedule of deviations: BHEL tender documents (schedule of technical and commercial deviations)
জাপানি ভাষায় মূল লেখাএই গাইডটি জাপানের পাঠকদের জন্য লেখা একটি MONOSCOPE লেখা থেকে তৈরি: 見積仕様書とは？目的と書き方・記載例、購買仕様書との違い
সম্পাদক সম্পর্কে
MONOSCOPE সম্পাদকFOUNDER & EDITORকারখানার যন্ত্রপাতি নির্মাতা ও প্ল্যান্ট প্রকৌশল প্রতিষ্ঠানে প্রায় দশ বছর যন্ত্রপাতির প্রস্তাব, নকশা ও চালু করার কাজ করার পর ডিজিটাল মার্কেটিংয়ে আসেন। এখন B2B উৎপাদকদের ওয়েব পরামর্শক হিসেবে তাদের পণ্য ও প্রযুক্তি সহজভাবে তুলে ধরতে সাহায্য করেন। জাপানের জাতীয় লাইসেন্স Energy Manager এবং তৃতীয় শ্রেণির প্রধান বৈদ্যুতিক প্রকৌশলীর অধিকারী।
২০১৭ সাল থেকে একটি প্রকৌশল ব্লগ (৫০০টির বেশি লেখা) এবং প্রায় ২০,০০০ গ্রাহকের একটি জাপানি ইউটিউব চ্যানেল চালাচ্ছেন। প্রতিটি গাইড জাপানি কারখানার দৃষ্টিকোণ থেকে লেখা এবং উদ্ধৃত মানের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা।
