Chu kỳ hiệu chuẩn và chứng chỉ JCSS: sổ quản lý, hồ sơ
Khách hàng Nhật sắp đến đánh giá nhà máy của bạn, hoặc trụ sở công ty mẹ ở Nhật vừa gửi một bảng kiểm chất lượng. Trong đó thường có yêu cầu nộp kosei daicho (校正台帳, sổ quản lý hiệu chuẩn), chứng chỉ hiệu chuẩn "có JCSS" và lý do bằng văn bản cho từng chu kỳ hiệu chuẩn. Nếu bạn mua hàng từ nhà cung cấp Nhật thì những từ này xuất hiện theo chiều ngược lại: chứng chỉ đóng dấu JCSS, nhãn 校正済 (kosei-zumi, đã hiệu chuẩn) và sổ quản lý bằng Excel.
Những yêu cầu này không riêng của Nhật. Đó là yêu cầu liên kết chuẩn đo lường của ISO 9001 (tại Việt Nam là TCVN ISO 9001:2015) cộng với hướng dẫn quốc tế về chu kỳ hiệu chuẩn, được các bộ phận chất lượng Nhật áp dụng theo cách quen thuộc của họ. Bài này giải thích JCSS là gì, các công ty Nhật quyết định chu kỳ hiệu chuẩn như thế nào, sổ quản lý và hồ sơ hiệu chuẩn thường ghi những gì, và cần làm gì khi thiết bị đo không đạt. Cuối bài có bảng kiểm và các câu hỏi để gửi sang phía Nhật.
- Không có quy định nào ấn định một chu kỳ chung cho mọi thiết bị. Đơn vị sử dụng thiết bị tự đặt chu kỳ và lưu lại lý do.
- ILAC-G24 / OIML D 10, hướng dẫn quốc tế, khuyên đặt chu kỳ ban đầu theo rủi ro (độ trôi, mức độ sử dụng, môi trường, độ chính xác yêu cầu) và hiệu chuẩn thiết bị mới với tần suất cao hơn lúc đầu.
- Cách xem xét lại chu kỳ dễ bắt đầu nhất là phương pháp "bậc thang": kéo dài chu kỳ khi sai số nằm trong một tỷ lệ nhất định của dung sai, rút ngắn khi vượt. Đừng để mọi thiết bị mặc định ở "1 năm".
- Chứng chỉ JCSS cho thấy liên kết chuẩn tới các chuẩn đo lường quốc gia của Nhật. Việc kết luận đạt/không đạt theo dung sai của chính bạn vẫn là việc của bạn, và chứng chỉ thường không ghi ngày hiệu chuẩn tiếp theo.
- Sổ quản lý hiệu chuẩn liệt kê mã, chu kỳ, ngày hiệu chuẩn gần nhất, hạn tiếp theo và trạng thái của từng thiết bị. Kết quả được đưa ngược lại vào việc xem xét chu kỳ.
Mục lục
- Hiệu chuẩn, kiểm tra xác nhận và điều chỉnh khác nhau thế nào
- Liên kết chuẩn và cách vận hành của JCSS
- ISO 9001 yêu cầu gì (mục 7.1.5.2)
- Chu trình quản lý hiệu chuẩn sáu bước
- Cách đặt và xem xét lại chu kỳ hiệu chuẩn
- Hồ sơ hiệu chuẩn và nhãn trạng thái
- Khi thiết bị không đạt hiệu chuẩn
- Những lỗ hổng hiệu chuẩn thường bị phát hiện khi đánh giá
- Bảng kiểm: sổ quản lý và hồ sơ hiệu chuẩn
- Câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp Nhật về hiệu chuẩn
- Những trường hợp bài này không áp dụng
- Câu hỏi thường gặp
- Nguồn tham khảo
Hiệu chuẩn, kiểm tra xác nhận và điều chỉnh khác nhau thế nào
Hiệu chuẩn (校正, kosei) là so sánh thiết bị với một chuẩn tham chiếu để biết giá trị chỉ thị lệch bao nhiêu. Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật (METI) theo định nghĩa quốc tế: kết quả hiệu chuẩn đi kèm độ không đảm bảo đo, cho biết giá trị sai số đó đáng tin đến mức nào.
Hiệu chuẩn chỉ cho biết sai số, không sửa thiết bị. Khi đã biết sai số, bạn có thể hiệu chính các giá trị đọc, hoặc đưa thiết bị đi sửa hay điều chỉnh nếu sai số vượt dung sai.
Hai thuật ngữ liên quan hay bị nhầm. Kiểm tra xác nhận (検証, kensho, verification) xem sai số có nằm trong giới hạn quy định hay không, ví dụ dung sai theo JIS (Tiêu chuẩn Công nghiệp Nhật), và cho kết quả đạt hoặc không đạt. Điều chỉnh (調整, chosei) là thao tác trên thiết bị để đưa giá trị chỉ thị về đúng khi sai số quá lớn.
Ba việc này thường được làm nối tiếp nhau, nhưng mỗi việc có mục đích và dạng kết quả khác nhau.
Định nghĩa: Hỏi đáp về chuẩn đo lường (phần chung) của METI và ISO/IEC Guide 99:2007 (VIM).
Nói gọn lại, hiệu chuẩn trả lời câu hỏi "thiết bị này lệch so với chuẩn bao nhiêu?", còn kiểm tra xác nhận trả lời "với sai số đó có dùng tiếp được không?". Bộ phận chất lượng thường cần cả hai: có người đối chiếu các giá trị trên chứng chỉ hiệu chuẩn với dung sai của chính công ty rồi kết luận đạt hay không đạt.
Đối tượng hiệu chuẩn không chỉ có thước cặp và panme. Nhiệt kế, đồng hồ áp suất, cân, cờ lê lực và đồng hồ đo điện đều thuộc phạm vi, miễn là giá trị đo của chúng được dùng để đánh giá chất lượng sản phẩm.
Liên kết chuẩn và cách vận hành của JCSS
Trong đo lường, liên kết chuẩn (traceability) nghĩa là kết quả đo được nối với chuẩn đo lường quốc gia qua một chuỗi hiệu chuẩn không đứt đoạn. Thiết bị tại xưởng được hiệu chuẩn bằng chuẩn nội bộ chính xác hơn, chuẩn đó được một phòng hiệu chuẩn bên ngoài hiệu chuẩn bằng chuẩn còn chính xác hơn nữa, và chuỗi kết thúc ở chuẩn quốc gia. Viện Đo lường Quốc gia Nhật (NMIJ) thuộc AIST (Viện Khoa học và Công nghệ Công nghiệp Tiên tiến Quốc gia) gọi đây là "chuỗi hiệu chuẩn" (calibration chain).
Mỗi cấp được cấp trên hiệu chuẩn, nhờ vậy giá trị đo tại xưởng được nối với chuẩn quốc gia.
Chuỗi này khác nhau theo từng lĩnh vực đo. Nhiều công ty bỏ qua hiệu chuẩn nội bộ và gửi thẳng thiết bị tại xưởng đến phòng hiệu chuẩn bên ngoài.
Mỗi mắt xích trong chuỗi đều cần được đánh giá độ không đảm bảo đo. Giải thích của NMIJ coi việc nêu rõ độ không đảm bảo đo ở từng lần hiệu chuẩn là điều kiện cần của liên kết chuẩn. Chỉ nói "đã hiệu chuẩn bằng chuẩn cấp trên" là chưa đủ: chuỗi chỉ được coi là liền khi hồ sơ cũng cho thấy mỗi lần hiệu chuẩn được thực hiện với độ chính xác bao nhiêu.
Cùng nguyên tắc này áp dụng cho máy đo ba tọa độ (CMM) kết hợp nhiều trục và đầu dò: độ chính xác của máy được kiểm tra bằng chuẩn tham chiếu, và chuẩn đó được nối lên các chuẩn cấp cao hơn.
JCSS và hiệu chuẩn thông thường
JCSS (Japan Calibration Service System) là hệ thống liên kết chuẩn hiệu chuẩn được thiết lập theo Luật Đo lường của Nhật. Hệ thống có hai phần: phần cung cấp các chuẩn đo lường quốc gia, và phần đánh giá, đăng ký các phòng hiệu chuẩn. NITE (Viện Đánh giá Công nghệ và Sản phẩm Quốc gia Nhật) thay mặt chính phủ đánh giá và đăng ký các phòng hiệu chuẩn, trong đó có kiểm tra sự phù hợp với ISO/IEC 17025, tiêu chuẩn quốc tế về năng lực của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn.
Chứng chỉ mang dấu JCSS do phòng hiệu chuẩn đã đăng ký cấp trong phạm vi đăng ký tự nó đã thể hiện liên kết chuẩn tới các chuẩn quốc gia của Nhật. Theo hỏi đáp của METI, khi khách hàng yêu cầu xác nhận liên kết chuẩn tới chuẩn quốc gia, chẳng hạn như một yêu cầu của ISO 9001, thì chỉ cần chứng chỉ JCSS là đủ, không cần đính kèm sơ đồ liên kết chuẩn.
Hiệu chuẩn thông thường không có JCSS, tiếng Nhật hay gọi là ippan kosei (一般校正, hiệu chuẩn thông thường), thì khác. Để chứng minh cùng một liên kết, phòng hiệu chuẩn hoặc nhà cung cấp thường phải đưa thêm sơ đồ liên kết chuẩn và chứng chỉ của các chuẩn đã dùng. Ở Nhật, JCSS là hệ thống tự nguyện: mỗi công ty tự quyết định có dùng hay không.
Chứng chỉ JCSS có được chấp nhận ngoài Nhật không?
Không phải chứng chỉ JCSS nào cũng vậy. JCSS là bên ký kết của ILAC MRA (thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau của Tổ chức Hợp tác Công nhận Phòng thí nghiệm Quốc tế) và thỏa thuận khu vực APAC, nhưng chỉ những phòng hiệu chuẩn đã đăng ký và ký thêm một thỏa thuận tùy chọn mới được cấp chứng chỉ có biểu tượng công nhận JCSS kết hợp với dấu ILAC MRA. Nếu chứng chỉ sẽ dùng ở nước khác, hãy kiểm tra biểu tượng kết hợp này trước khi đặt hàng hoặc nhận chứng chỉ.
Ở Việt Nam: VILAS và các tiêu chuẩn TCVN tương ứng
Phía Việt Nam có hệ thống công nhận riêng: VILAS do Văn phòng Công nhận Chất lượng (BoA) vận hành, dùng tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 làm chuẩn mực công nhận cho phòng thử nghiệm và phòng hiệu chuẩn. Vì vậy một phòng hiệu chuẩn tại Việt Nam được công nhận VILAS ở lĩnh vực phù hợp có cùng nền tảng ISO/IEC 17025 với phòng đăng ký JCSS, nhưng đó là hai hệ thống khác nhau, không thay thế nhau mặc định.
Khách hàng Nhật có chấp nhận chứng chỉ VILAS thay cho JCSS hay không là thỏa thuận giữa hai bên, không phải điều mặc nhiên. Hãy hỏi khách hàng bằng văn bản trước khi gửi thiết bị đi hiệu chuẩn, nhất là với thiết bị loại A (xem Bước 2).
Bảng dưới đây giúp đối chiếu tên gọi các tiêu chuẩn thường gặp. Sự tương ứng chỉ mang tính tham khảo; hãy kiểm tra năm ban hành và nội dung trong bản hiện hành, hoặc hỏi đơn vị cung cấp tiêu chuẩn, trước khi trích dẫn trong hồ sơ.
| Quốc tế | Nhật Bản | Việt Nam | Nội dung |
|---|---|---|---|
| ISO 9001:2015 (mục 7.1.5.2) | JIS Q 9001:2015 | TCVN ISO 9001:2015 | Liên kết chuẩn đo lường |
| ISO/IEC 17025:2017 | JIS Q 17025 | TCVN ISO/IEC 17025:2017 | Năng lực của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn |
| ISO 10012 | JIS Q 10012 | TCVN ISO 10012 | Hệ thống quản lý đo lường (kiểm tra bản hiện hành) |
| ISO/IEC Guide 99 (VIM) | — | TCVN 6165 | Từ vựng đo lường |
ISO 9001 yêu cầu gì (mục 7.1.5.2)
Với nhiều nhà sản xuất, lý do trực tiếp để xây dựng quản lý hiệu chuẩn là mục 7.1.5.2 của ISO 9001, "Liên kết chuẩn đo lường". Mục này áp dụng khi liên kết chuẩn là yêu cầu của khách hàng hoặc luật định, hoặc khi tổ chức cho rằng điều đó là thiết yếu để tạo niềm tin vào kết quả đo. Nhật công bố cùng nội dung này dưới tên JIS Q 9001:2015, còn Việt Nam là TCVN ISO 9001:2015.
Hiệu chuẩn chỉ là một phần. Bạn còn phải nhận biết, bảo vệ và xử lý khi thiết bị được phát hiện không phù hợp.
Tóm tắt các yêu cầu. Xem ISO 9001:2015 (JIS Q 9001:2015, TCVN ISO 9001:2015) để biết nguyên văn.
Mục cuối là mục các đội nhóm hay bỏ sót nhất. Sửa thiết bị không đạt chưa phải là xong việc. Bạn còn phải nói được những sản phẩm đã được chấp nhận bằng thiết bị đó có thật sự đạt hay không. Đó là lý do quản lý hiệu chuẩn nặng như vậy. Phần "Khi thiết bị không đạt hiệu chuẩn" bên dưới nói rõ cách xử lý.
Luật đo lường là một hệ thống riêng: kentei và kiểm định
Trong sổ quản lý của Nhật đôi khi còn có kentei (検定, kiểm định chính thức) hoặc teiki kensa (定期検査, kiểm tra định kỳ). Chúng đến từ Luật Đo lường của Nhật, không phải từ ISO 9001. Một số thiết bị, như cân, đồng hồ nước, máy đo độ rọi và máy đo mức âm, phải có dấu kiểm định chính thức khi dùng trong mua bán hoặc chứng nhận tại Nhật, và một số loại có thời hạn hiệu lực cố định. Cân không tự động và quả cân dùng trong mua bán hoặc chứng nhận còn phải qua kiểm tra định kỳ do chính quyền địa phương thực hiện.
Đây là nghĩa vụ pháp lý trong nước Nhật, có mục đích và thủ tục khác với hiệu chuẩn tự nguyện theo ISO 9001. Nhà máy của bạn ở Việt Nam tuân theo quy định đo lường pháp định của Việt Nam. Theo Luật Đo lường 2011, "kiểm định" là hoạt động pháp định áp dụng cho một số phương tiện đo thuộc danh mục do cơ quan quản lý nhà nước ban hành, khác với "hiệu chuẩn" mà công ty tự thực hiện để quản lý chất lượng. Hãy kiểm tra danh mục hiện hành và các văn bản hướng dẫn để biết thiết bị nào của bạn thuộc diện phải kiểm định, ví dụ cân dùng trong mua bán hoặc đồng hồ đo dùng để tính tiền.
Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 cũng có hệ thống kiểm định kỹ thuật an toàn riêng cho các máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động (như nồi hơi, bình chịu áp lực). Đây là hệ thống khác với hiệu chuẩn nội bộ; nếu đồng hồ áp suất gắn trên các thiết bị như vậy, hãy hỏi cán bộ an toàn xem quy định nào áp dụng. Thiết bị đo chỉ dùng để kiểm soát nội bộ thì không cần dấu kiểm định chính thức. Nếu một nhà cung cấp Nhật lập hóa đơn theo khối lượng, hãy hỏi họ xem cân của họ có thuộc diện Luật Đo lường của Nhật không.
Chu trình quản lý hiệu chuẩn sáu bước
Dù bạn đang xây dựng quản lý hiệu chuẩn lần đầu hay sửa lại sau một phát hiện đánh giá, logic vẫn như nhau. Hãy quyết định lần lượt: hiệu chuẩn thiết bị nào, mỗi thiết bị quan trọng đến đâu, hiệu chuẩn bằng cách nào, bao lâu một lần, thể hiện tình trạng ra sao, và ghi kết quả thế nào. Làm theo thứ tự đó sẽ ít bị sót nhất.
Ba bước để dựng hệ thống. Ba bước lặp lại ở mỗi lần hiệu chuẩn.
Nếu Bước 05 phát hiện thiết bị vượt dung sai, hãy điều tra ảnh hưởng đến các kết quả đo trong quá khứ.
Bước 1 đến 3 hiếm khi thay đổi một khi đã đặt xong. Bước 4 đến 6 lặp lại ở mỗi lần hiệu chuẩn. Nếu không có vòng lặp từ Bước 6 về Bước 4, chu kỳ sẽ mãi ở mức "tạm để 1 năm", và chi phí hiệu chuẩn cứ phát sinh mà không ai kiểm tra chu kỳ có đúng không.
Phạm vi cũng quan trọng. Đưa vào quá nhiều thì hệ thống nặng đến mức không vận hành nổi. Đưa vào quá ít thì người đánh giá sẽ chỉ vào một thiết bị và hỏi vì sao nó không được kiểm soát.
Bước 1: Liệt kê mọi thiết bị vào sổ quản lý hiệu chuẩn
Hãy bắt đầu bằng việc tìm mọi thiết bị đo trong nhà máy, không chỉ những thiết bị ở phòng kiểm tra. Cờ lê lực và nhiệt kế dùng trên chuyền sản xuất, đồng hồ áp suất gắn trong thiết bị cũng là đối tượng. Tiêu chí rất đơn giản: có ai nhìn giá trị đọc này để quyết định sản phẩm hay điều kiện công đoạn có đạt không? Nếu có, nó thuộc phạm vi.
Gán cho mỗi thiết bị một mã duy nhất và đưa vào sổ. Một kosei daicho điển hình của Nhật có ít nhất các cột sau:
- Mã, tên thiết bị, nhà sản xuất, model, số seri
- Dải đo, độ phân giải (vạch chia nhỏ nhất), vị trí và bộ phận sử dụng, người phụ trách
- Loại theo mức độ quan trọng, phương pháp hiệu chuẩn (nội bộ hay bên ngoài), đơn vị thực hiện
- Chu kỳ hiệu chuẩn, ngày hiệu chuẩn gần nhất, hạn hiệu chuẩn tiếp theo, trạng thái hiện tại (được phép dùng, cấm dùng, đang sửa, v.v.)
Dưới đây là ví dụ giả định về ba dòng trong sổ:
| Mã | Thiết bị | Loại | Phương pháp | Chu kỳ | HC gần nhất | Hạn tiếp theo | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| M-0012 | Panme đo ngoài 0–25 mm, kiểm tra cuối | A | Bên ngoài (JCSS) | 12 tháng | 2026-04-10 | 2027-04-10 | Được phép dùng |
| T-0105 | Cờ lê lực, chuyền 2 | B | Nội bộ | 6 tháng | 2026-07-01 | 2027-01-01 | Được phép dùng |
| R-0031 | Nhiệt kế, kho | C | Kiểm tra trước khi dùng | — | — | — | Chỉ để tham khảo |
Thước cặp cá nhân và các thiết bị dự phòng cất trên kệ rất dễ bị bỏ sót. Nếu có khả năng được dùng thì đưa vào sổ. Nếu không, hãy dán nhãn "không thuộc đối tượng hiệu chuẩn" và để xa khu vực làm việc để sau này không bị lẫn vào.
Bước 2: Phân loại thiết bị theo mức độ quan trọng
Kiểm soát mọi thiết bị ở cùng một mức sẽ vừa tốn kém vừa chậm. Vì vậy nhiều nhà máy Nhật phân loại thiết bị theo mức độ ảnh hưởng đến việc quyết định sản phẩm đạt hay không đạt, rồi đổi phương pháp và chu kỳ theo từng loại.
Thiết bị càng trực tiếp quyết định đạt/không đạt thì liên kết chuẩn và hồ sơ càng chặt.
Số lượng và tên các loại khác nhau tùy công ty. Đây là một ví dụ chung.
Nếu giữ các thiết bị không hiệu chuẩn như loại C, người ở hiện trường phải nhận ra chúng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Một dụng cụ "chỉ để tham khảo" mà lặng lẽ bị dùng để kiểm tra là một trong những phát hiện đánh giá phổ biến nhất.
Hãy so cả độ chính xác của thiết bị với dung sai sản phẩm. Dung sai kích thước và dung sai hình học trên bản vẽ càng chặt thì sai số nhỏ của thiết bị đo càng dễ làm đảo ngược kết quả đạt/không đạt.
Bước 3: Chọn hiệu chuẩn nội bộ hay bên ngoài
Hiệu chuẩn nội bộ dùng chuẩn tham chiếu đã được hiệu chuẩn bên ngoài để hiệu chuẩn các thiết bị tại xưởng ngay trong nhà máy. Nhiều nhà máy giữ căn mẫu làm chuẩn nội bộ và tự hiệu chuẩn số lượng lớn thước cặp, panme của mình.
Hiệu chuẩn nội bộ tiết kiệm chi phí và thời gian, nhưng công ty phải kiểm soát quy trình bằng văn bản, năng lực của người thực hiện và điều kiện môi trường như nhiệt độ. Bản thân các chuẩn tham chiếu vẫn phải được hiệu chuẩn bên ngoài định kỳ để chuỗi liên kết chuẩn không bị đứt.
Hiệu chuẩn bên ngoài là gửi thiết bị cho nhà sản xuất hoặc phòng hiệu chuẩn. Thiết bị loại A và những thiết bị không thể hiệu chuẩn nội bộ đi theo đường này. Nếu khách hàng yêu cầu chứng chỉ JCSS, hoặc chứng chỉ sẽ gửi cho khách hàng ngoài Nhật, hãy xác nhận đơn vị thực hiện có phạm vi JCSS cho lĩnh vực hiệu chuẩn đó và, khi cần, có cả ILAC MRA, trước khi đặt hàng. Nếu dùng phòng hiệu chuẩn VILAS trong nước, hãy kiểm tra phạm vi công nhận (đại lượng, dải đo, khả năng đo) có bao trùm thiết bị của bạn không.
Cách đặt và xem xét lại chu kỳ hiệu chuẩn
Bước 4 là chỗ phát sinh nhiều câu hỏi nhất. Điều đầu tiên cần hiểu là JCSS không quy định chu kỳ hiệu chuẩn. Người sử dụng thiết bị quyết định hiệu chuẩn bao lâu một lần.
Hiệp hội các nhà sản xuất thiết bị đo điện Nhật (JEMIMA) chỉ ra rằng theo ISO/IEC 17025, chứng chỉ hoặc nhãn hiệu chuẩn không được kèm khuyến nghị về chu kỳ hiệu chuẩn, trừ khi khách hàng đã đồng ý. Do đó "phòng hiệu chuẩn bảo 1 năm" không phải là lý do hợp lệ. Công ty bạn cần có cơ sở riêng cho từng chu kỳ và phải giải thích được.
Đặt chu kỳ ban đầu theo rủi ro
Tài liệu tham chiếu quốc tế là ILAC-G24 / OIML D 10, "Hướng dẫn xác định khoảng thời gian hiệu chuẩn lại của thiết bị đo". Tài liệu nói rằng chu kỳ ban đầu chủ yếu dựa trên đánh giá rủi ro và liệt kê các yếu tố cần cân nhắc.
Xem xét thiết bị, cách sử dụng và độ chính xác cần có.
Dựa trên các yếu tố ở mục 5.1 của ILAC-G24:2022 / OIML D 10:2022. Danh sách gốc còn có các mục như đào tạo nhân viên.
Hướng dẫn cũng yêu cầu cân bằng hai loại chi phí: chu kỳ ngắn làm tăng chi phí hiệu chuẩn, còn chu kỳ dài làm tăng rủi ro kết quả đo kém tin cậy. Hướng dẫn khuyến nghị hiệu chuẩn thiết bị mới với tần suất cao hơn lúc đầu để xem nó hoạt động ra sao. Cách làm thông thường là bắt đầu ngắn và kéo dài dần khi dữ liệu tích lũy.
Chu kỳ không nhất thiết tính theo thời gian lịch, như mỗi năm một lần. Có thể tính theo số giờ hoặc số lần sử dụng, tương tự sự khác nhau giữa bảo trì theo thời gian và bảo trì theo tình trạng (TBM và CBM).
Xem xét lại chu kỳ bằng dữ liệu hiệu chuẩn
ILAC-G24 không khuyến nghị giữ chu kỳ cố định, trừ khi một tài liệu quy phạm như tiêu chuẩn hay phương pháp quy định ấn định chu kỳ. Tài liệu mô tả năm phương pháp để xem xét lại chu kỳ dựa trên kết quả hiệu chuẩn.
Không có một phương pháp nào phù hợp với mọi thiết bị. Hãy chọn theo đặc tính của thiết bị.
Tóm tắt từ chương 6 của ILAC-G24:2022 / OIML D 10:2022.
Với nhà máy quy mô nhỏ và vừa, phương pháp bậc thang là chỗ dễ bắt đầu nhất. Ví dụ, quy trình có thể ghi: "Nếu sai số nằm trong một nửa dung sai ở ba lần hiệu chuẩn liên tiếp thì kéo dài chu kỳ. Nếu vượt dung sai thì rút ngắn." Khi đã viết thành quy tắc, quyết định vẫn như cũ dù người phụ trách thay đổi. Hãy tự đặt giới hạn quyết định cho từng loại thiết bị hoặc từng nhóm, và ghi vào quy trình.
Phương pháp biểu đồ kiểm soát vẽ sai số tìm được ở mỗi lần hiệu chuẩn theo thời gian và dự đoán khi nào nó chạm dung sai. Nhân viên chất lượng đã quen với biểu đồ kiểm soát có thể thử trước với thiết bị dùng lâu dài như chuẩn tham chiếu.
ILAC-G24 cũng yêu cầu có kiểm tra trung gian giữa các lần hiệu chuẩn. Ví dụ điển hình là kiểm tra điểm không của panme bằng căn mẫu trước ca làm việc, hoặc kiểm tra cân bằng quả cân chuẩn. Kết quả kiểm tra trung gian ổn định cũng là căn cứ để kéo dài chu kỳ.
Hồ sơ hiệu chuẩn và nhãn trạng thái
Bước 5 và 6 diễn ra ở mỗi lần hiệu chuẩn. Trong một cuộc đánh giá, lần hiệu chuẩn không có kết luận đạt/không đạt và không có hồ sơ bị coi như chưa từng làm.
Bước 5: Kết luận kết quả và dán nhãn thiết bị
Khi chứng chỉ từ phòng hiệu chuẩn bên ngoài gửi về, hãy so các giá trị với dung sai của chính bạn và kết luận đạt hay không đạt. Chứng chỉ ghi sai số và độ không đảm bảo đo. Kết luận đạt/không đạt là việc của người sử dụng, dựa trên tiêu chí của chính người sử dụng.
Chỉ lưu chứng chỉ mà không có kết luận thì chưa tính là đã kiểm tra xác nhận. Sau khi kết luận, hãy dán nhãn hiệu chuẩn lên thiết bị hoặc hộp đựng để tình trạng nhìn thấy được tại hiện trường. Nhãn có mã, ngày hiệu chuẩn và hạn tiếp theo giúp người dùng phát hiện ngay thiết bị đã quá hạn. Thiết bị cấm dùng nên gắn thẻ riêng và cất tách khỏi thiết bị dùng được.
Bước 6: Cần lưu gì trong mỗi hồ sơ hiệu chuẩn
Hồ sơ hiệu chuẩn vừa là bằng chứng cho ISO 9001, vừa là lịch sử cần để xem xét lại chu kỳ. ILAC-G24 cũng yêu cầu thu thập và lưu kết quả hiệu chuẩn làm dữ liệu lịch sử cho các quyết định chu kỳ sau này. Với mỗi lần hiệu chuẩn, hãy lưu tối thiểu:
- Mã thiết bị và ngày hiệu chuẩn
- Phương pháp (nội bộ hay bên ngoài), người thực hiện hoặc phòng hiệu chuẩn, và mã của chuẩn tham chiếu đã dùng
- Điều kiện môi trường khi hiệu chuẩn (nhiệt độ, v.v.)
- Giá trị trước khi điều chỉnh (as-found) và, nếu có điều chỉnh, giá trị sau khi điều chỉnh (as-left)
- Dung sai, kết luận đạt/không đạt và người kết luận
- Nếu không đạt: hành động đã thực hiện và kết quả điều tra ảnh hưởng đến các phép đo trong quá khứ
- Hạn hiệu chuẩn tiếp theo và, nếu đổi chu kỳ, lý do
Mục hay thiếu nhất là giá trị trước khi điều chỉnh (as-found) (調整前の値, chosei-mae no atai). Nếu bạn nhờ phòng hiệu chuẩn bên ngoài điều chỉnh luôn thì chứng chỉ có thể chỉ ghi giá trị sau điều chỉnh. Không có giá trị as-found, bạn không biết thiết bị đã trôi bao nhiêu kể từ lần hiệu chuẩn trước, nên không đánh giá được các phép đo cũ có đúng không, cũng như chu kỳ có phù hợp không. Hãy yêu cầu ghi dữ liệu as-found ngay khi đặt hàng.
Sổ giấy hay Excel đều dùng được, nhưng khi số thiết bị tăng thì việc theo dõi hạn khó hơn. Một định dạng có thể liệt kê các thiết bị sắp đến hạn sẽ giúp tránh để thiết bị quá hạn vẫn nằm trong sử dụng.
Khi thiết bị không đạt hiệu chuẩn
Đôi khi hiệu chuẩn cho thấy thiết bị vượt dung sai. Nếu chỉ điều chỉnh rồi bỏ qua, bạn đã bỏ qua điều ISO 9001 yêu cầu: kiểm tra xem các kết quả đo trước đó còn giá trị hay không.
Trước và sau khi sửa thiết bị, luôn kiểm tra ảnh hưởng đến các kết luận đạt/không đạt trong quá khứ.
Khoảng thời gian truy ngược ngắn được đến đâu phụ thuộc vào độ dài chu kỳ và hồ sơ kiểm tra trung gian.
Hồ sơ hằng ngày quyết định bạn phải truy ngược xa đến đâu. Nếu có ngày hiệu chuẩn gần nhất, hồ sơ kiểm tra đã dùng thiết bị và kết quả kiểm tra trung gian, bạn có thể giới hạn việc truy ngược trong khoảng "từ lần kiểm tra trung gian gần nhất không có vấn đề". Nếu không có, mọi kết luận kể từ lần hiệu chuẩn trước đều bị nghi ngờ, và việc đo lại, chọn lọc phình to ra. Nếu hàng đã giao có thể bị ảnh hưởng, có thể bạn phải báo cáo cho khách hàng.
Hãy tổ chức báo cáo theo bốn điểm: nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng, biện pháp tạm thời (containment) và biện pháp khắc phục để ngăn tái diễn. Biểu mẫu báo cáo 8D là một mô hình hữu ích. Hãy đào sâu cả nguyên nhân thuộc về quản lý, ví dụ chu kỳ quá dài hoặc không có cách đơn giản để người vận hành báo khi làm rơi dụng cụ. Đó là cách ngăn lỗi cũ quay lại.
Những lỗ hổng hiệu chuẩn thường bị phát hiện khi đánh giá
Những vấn đề này ít nằm ở chỗ thiếu hệ thống, mà phần nhiều là những sơ suất nhỏ trong thực hành hằng ngày.
- Không có lý do cho chu kỳ. Tất cả đặt "1 năm 1 lần" và không ai giải thích được vì sao. Chu kỳ đồng nhất tự nó không sai, nhưng quy trình phải ghi rõ chu kỳ được chọn sau khi xét mức độ quan trọng và tần suất sử dụng. Một vòng lặp kéo dài hoặc rút ngắn chu kỳ theo kết quả cũng giúp kiểm soát chi phí.
- Lưu chứng chỉ mà không kết luận. Chứng chỉ được cất vào hồ sơ và coi như xong việc. Hãy đưa vào quy trình một bước: điền ô kết luận đạt/không đạt ngay khi chứng chỉ về, và ghi người kết luận.
- Thiết bị không có trong sổ. Thước cặp cá nhân hoặc dụng cụ mượn từ bộ phận khác cuối cùng lại được dùng để kiểm tra. Người đánh giá thường tìm ra những trường hợp này khi đi hiện trường. Hãy đặt quy tắc: thiết bị không có nhãn hiệu chuẩn thì không dùng để quyết định đạt/không đạt, và mọi thiết bị mới phải đăng ký vào sổ và hiệu chuẩn trước khi dùng lần đầu.
- Không hiệu chuẩn sau khi rơi hoặc sửa chữa. Dù còn trong chu kỳ, thiết bị bị rơi hoặc vừa sửa xong có thể đã thay đổi. Yêu cầu của ISO 9001 về bảo vệ thiết bị khỏi hư hỏng và xuống cấp cũng theo hướng đó: hãy kiểm tra hoặc hiệu chuẩn mà không chờ đến hạn. Môi trường làm việc mà mọi người thấy an tâm khi báo đã làm rơi, cùng một quy trình rõ ràng cho bước tiếp theo, sẽ giúp phát hiện nhiều trường hợp hơn.
Bảng kiểm: sổ quản lý và hồ sơ hiệu chuẩn
Dùng danh sách này để tự kiểm tra hệ thống của bạn trước khi khách hàng Nhật đến đánh giá, hoặc để xem xét hồ sơ của nhà cung cấp Nhật.
- Mọi thiết bị dùng để quyết định đạt/không đạt hoặc điều kiện công đoạn đều có mã và có trong sổ
- Mỗi thiết bị có phân loại mức độ quan trọng và phương pháp hiệu chuẩn (nội bộ hay bên ngoài)
- Mỗi chu kỳ đều có cơ sở bằng văn bản, và quy trình nêu rõ cách kéo dài hoặc rút ngắn chu kỳ
- Chứng chỉ thể hiện được liên kết chuẩn: dấu JCSS, hoặc với hiệu chuẩn thông thường thì có sơ đồ liên kết chuẩn và chứng chỉ của các chuẩn đã dùng
- Với chứng chỉ do phòng hiệu chuẩn trong nước cấp: có công nhận VILAS (ISO/IEC 17025) trong phạm vi phù hợp, và khách hàng đã đồng ý chấp nhận
- Với chứng chỉ dùng ngoài Nhật: có dấu kết hợp ILAC MRA khi yêu cầu
- Mỗi chứng chỉ có kết luận đạt/không đạt theo dung sai của người sử dụng, kèm tên người kết luận
- Hồ sơ có giá trị as-found, không chỉ giá trị as-left
- Nhãn trên thiết bị ghi mã, ngày hiệu chuẩn và hạn tiếp theo; thiết bị "cấm dùng" và "chỉ để tham khảo" được đánh dấu rõ
- Hiệu chuẩn nội bộ có quy trình, nhân viên được đào tạo, nhiệt độ được kiểm soát và chuẩn tham chiếu được hiệu chuẩn bên ngoài
- Kiểm tra trung gian được xác định và ghi lại
- Có quy trình bằng văn bản cho kết quả vượt dung sai, bao gồm điều tra truy ngược và thông báo cho khách hàng
Câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp Nhật về hiệu chuẩn
- Anh/chị có thể chia sẻ sổ quản lý hiệu chuẩn (kosei daicho) của các thiết bị dùng để kiểm tra chi tiết của chúng tôi không?
- Thiết bị nào được hiệu chuẩn theo JCSS, thiết bị nào theo hiệu chuẩn thông thường? Với loại thông thường, anh/chị có thể cung cấp sơ đồ liên kết chuẩn không?
- Các chứng chỉ JCSS có mang dấu kết hợp ILAC MRA không?
- Anh/chị đã quyết định từng chu kỳ hiệu chuẩn như thế nào, và xem xét lại ra sao?
- Hồ sơ của anh/chị có lưu giá trị as-found trước khi điều chỉnh không?
- Giữa các lần hiệu chuẩn, anh/chị làm những kiểm tra trung gian nào và bao lâu một lần?
- Nếu một thiết bị dùng cho chi tiết của chúng tôi bị phát hiện vượt dung sai, anh/chị truy ngược đến đâu và khi nào sẽ thông báo cho chúng tôi?
Một mẫu yêu cầu ngắn bạn có thể điều chỉnh (nên dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật trước khi gửi nếu phía Nhật không đọc tiếng Việt):
Tiêu đề: Hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị kiểm tra (Mã chi tiết XXXX)
Trước đợt đánh giá nhà cung cấp vào ngày [ngày], xin gửi cho chúng tôi các tài liệu sau đối với các thiết bị dùng trong kiểm tra cuối chi tiết mã XXXX: (1) sổ quản lý hiệu chuẩn (kosei daicho) kèm chu kỳ và hạn hiệu chuẩn, (2) các chứng chỉ hiệu chuẩn mới nhất, ghi rõ chứng chỉ nào là JCSS và có dấu ILAC MRA hay không, (3) các giá trị as-found của lần hiệu chuẩn gần nhất, và (4) quy trình đặt chu kỳ và xử lý kết quả vượt dung sai. Bản tóm tắt bằng tiếng Anh là đủ nếu bản gốc bằng tiếng Nhật.
Những trường hợp bài này không áp dụng
- Phân loại mức độ quan trọng, các cột của sổ và quy tắc chu kỳ khác nhau theo công ty và ngành. Các ví dụ ở đây mang tính chung, không phải là tiêu chuẩn.
- Khi một quy định pháp luật, một thỏa thuận với khách hàng hoặc một phương pháp tiêu chuẩn ấn định chu kỳ cụ thể, thì chu kỳ đó được ưu tiên. Hãy kiểm tra cả yêu cầu của khách hàng.
- Luật Đo lường của Nhật (kentei và kiểm tra định kỳ) chỉ áp dụng tại Nhật. Tại Việt Nam, hãy theo Luật Đo lường 2011 cùng các văn bản hướng dẫn hiện hành và, với thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động, theo quy định về kiểm định kỹ thuật an toàn của Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.
- Sự tương ứng giữa JIS, ISO và TCVN trong bài chỉ để tham khảo. Hãy kiểm tra bản hiện hành trước khi trích dẫn trong hồ sơ chính thức.
- Với chứng chỉ gửi ra ngoài Nhật, hãy kiểm tra dấu kết hợp ILAC MRA và xác nhận với khách hàng rằng họ sẽ chấp nhận chứng chỉ.
Bộ phận đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng (QA, QC) thường dẫn dắt quản lý hiệu chuẩn, nhưng nhân viên sản xuất và bảo trì sử dụng thiết bị đo trong công đoạn cũng nên biết cách vận hành này, để kiểm tra hằng ngày và để quyết định xử lý khi có điều gì bất thường. Một bước đầu tốt là mở sổ của chính bạn và kiểm tra hai điều: mỗi chu kỳ có lý do bằng văn bản chưa, và giá trị as-found có đang được ghi lại không?
Câu hỏi thường gặp
Thiết bị đo nên hiệu chuẩn bao lâu một lần?
Không có chu kỳ pháp lý chung. Người sử dụng đặt chu kỳ dựa trên rủi ro, như độ trôi, tần suất sử dụng, môi trường và độ chính xác yêu cầu. Nhiều công ty dùng 1 năm 1 lần cho mọi thiết bị, nhưng vẫn cần có lý do bằng văn bản cho chu kỳ đó.
Chứng chỉ hiệu chuẩn có ghi ngày hiệu chuẩn tiếp theo không?
Thường là không. Theo ISO/IEC 17025, chứng chỉ hoặc nhãn hiệu chuẩn không được khuyến nghị chu kỳ hiệu chuẩn trừ khi khách hàng đã đồng ý. Chu kỳ do người sử dụng quyết định.
Chứng chỉ hiệu chuẩn JCSS là gì?
Đó là chứng chỉ mang dấu JCSS, do phòng hiệu chuẩn đăng ký theo Luật Đo lường của Nhật cấp sau khi NITE đánh giá theo ISO/IEC 17025. Chứng chỉ thể hiện liên kết chuẩn tới các chuẩn đo lường quốc gia của Nhật mà không cần sơ đồ liên kết chuẩn riêng.
Hiệu chuẩn JCSS có bắt buộc không?
Không. JCSS là tự nguyện, và mỗi công ty tự quyết định có dùng hay không. Nếu khách hàng yêu cầu chứng chỉ JCSS, hoặc chứng chỉ gửi cho khách hàng ngoài Nhật, hãy kiểm tra phạm vi JCSS và tình trạng ILAC MRA của đơn vị thực hiện trước khi đặt hàng.
Hiệu chuẩn khác kiểm tra hằng ngày thế nào?
Hiệu chuẩn so thiết bị với chuẩn tham chiếu để tìm sai số. Kiểm tra hằng ngày là kiểm tra trung gian giữa các lần hiệu chuẩn bằng dụng cụ đơn giản, như kiểm tra điểm không của panme bằng căn mẫu trước ca làm việc. Kết quả kiểm tra hằng ngày ổn định cũng là cơ sở để kéo dài chu kỳ.
Nguồn tham khảo
- Định nghĩa hiệu chuẩn, kiểm tra xác nhận, điều chỉnh; liên kết chuẩn; chứng chỉ JCSS và sơ đồ liên kết chuẩn: METI, Hỏi đáp về chuẩn đo lường (phần chung) (tiếng Nhật)
- Chuỗi hiệu chuẩn và độ không đảm bảo đo: AIST NMIJ, "Liên kết chuẩn là gì?" (tiếng Nhật)
- Tổng quan JCSS và biểu tượng kết hợp ILAC MRA: NITE IAJapan, Tổng quan JCSS (tiếng Nhật)
- Chu kỳ do người sử dụng quyết định; chứng chỉ không ghi chu kỳ: JEMIMA, Hỏi đáp JCSS (tiếng Nhật)
- Đặt và xem xét lại chu kỳ: ILAC-G24:2022 / OIML D 10:2022, Guidelines for the determination of recalibration intervals of measuring equipment
- Phương tiện đo đặc định, kiểm định chính thức và kiểm tra định kỳ (Nhật): METI, Khi sử dụng phương tiện đo đặc định (tiếng Nhật)
- ISO 9001 mục 7.1.5.2: ISO/IATF School, ISO 9001 7.1.5.2 Liên kết chuẩn đo lường (tiếng Nhật)
- Công nhận phòng hiệu chuẩn tại Việt Nam: Văn phòng Công nhận Chất lượng (BoA), VILAS
Bài gốc tiếng NhậtHướng dẫn này được biên soạn từ một bài viết của MONOSCOPE dành cho độc giả tại Nhật: 計測器の校正周期の決め方｜何年ごと？トレーサビリティ・台帳・記録の残し方
Về biên tập viên
Biên tập viên MONOSCOPEFOUNDER & EDITORKhoảng mười năm làm việc tại một nhà sản xuất thiết bị nhà máy và một công ty kỹ thuật nhà máy, phụ trách đề xuất, thiết kế và chạy thử thiết bị, sau đó chuyển sang tiếp thị trực tuyến. Hiện là tư vấn web cho các nhà sản xuất B2B, giúp họ trình bày rõ sản phẩm và công nghệ. Có chứng chỉ quốc gia Nhật Bản về Quản lý năng lượng (Energy Manager) và Kỹ sư điện trưởng hạng ba.
Viết blog kỹ thuật từ năm 2017 (hơn 500 bài) và có kênh YouTube tiếng Nhật với khoảng 20.000 người đăng ký. Mỗi hướng dẫn được viết từ góc nhìn hiện trường Nhật Bản và đối chiếu với các tiêu chuẩn được trích dẫn.
