Nhà tích hợp hệ thống robot Nhật: RFP, báo giá, nghiệm thu
Nhà máy của bạn ở vùng Hà Nội, Bắc Ninh hay Bình Dương cần một robot cell, và phía Nhật giới thiệu một nhà tích hợp hệ thống robot của Nhật. Trước khi báo giá, họ đòi RFP, chi tiết thật và một bản NDA đã ký. Rồi báo giá về thành hai tài liệu, trong đó nhiều dòng ghi 一式 (isshiki, "trọn gói") hoặc 別途 (betto, "báo giá riêng").
Nhìn từ phía nhà tích hợp, những yêu cầu này hoàn toàn hợp lý: dự án robot thành hay bại phụ thuộc vào việc bên đặt hàng chuẩn bị tốt đến đâu, không kém gì việc chọn đúng nhà tích hợp. Khi mục tiêu và chi tiết cần xử lý còn mơ hồ, mỗi nhà tích hợp báo giá theo một giả định riêng và không thể đem ra so sánh. Các tài liệu hướng dẫn của Nhật khi truy lại những dự án robot không thành công cũng thường thấy nguyên nhân nằm ở phía đặt hàng.
Bài này đi theo quy trình do Hiệp hội Nhà tích hợp hệ thống robot Nhật Bản (Japan Robot System Integrator Association) công bố, gồm sáu bước: chuẩn bị nội bộ, tìm ứng viên, viết RFP, so sánh báo giá, hợp đồng và nghiệm thu, khởi động vận hành. Cuối bài có các lỗi thường gặp, checklist, danh sách câu hỏi và mẫu thư gửi nhà tích hợp Nhật.
Mục lục
- Nhà tích hợp hệ thống robot (SIer) làm gì
- Sáu bước từ chọn SIer đến sản xuất
- Bước 1: Quyết định những gì trong nội bộ trước khi liên hệ SIer
- Bước 2: Tìm và chọn ra các SIer ứng viên
- Bước 3: Truyền đạt thông số bằng RFP
- Bước 4: So sánh đề xuất và báo giá
- Bước 5: Hợp đồng, chốt thông số và tiêu chí nghiệm thu
- Bước 6: Khởi động và xây dựng đội vận hành
- Các lỗi thường gặp trong dự án robot và cách phòng tránh
- Checklist: Trước khi gửi RFP cho SIer Nhật
- Câu hỏi nên hỏi SIer Nhật
- Những chỗ bài này có thể không áp dụng
- FAQ
- Nguồn tham khảo
Nhà tích hợp hệ thống robot (SIer) làm gì
Ở Nhật, nhà tích hợp hệ thống robot thường được gọi là SIer (viết tắt của "system integrator"). SIer ghép cánh tay robot với tay gắp (gripper, end effector), bệ đỡ, hàng rào an toàn, cảm biến, băng tải và hệ điều khiển, rồi biến chúng thành một hệ thống robot chạy được trên xưởng của bạn.
Robot thường được gọi là "bán thành phẩm". Đứng một mình nó không làm được việc gì, chỉ khi SIer thiết kế, chế tạo và tinh chỉnh cả hệ thống xung quanh thì nó mới thành thiết bị sản xuất.
Trang tìm kiếm SIer của Hiệp hội Nhà tích hợp hệ thống robot Nhật Bản chia dịch vụ của SIer thành các nhóm như lập kế hoạch ý tưởng, thiết kế cơ khí, thiết kế điện, điều khiển hệ thống bằng PLC hoặc PC, và xử lý ảnh (machine vision). Đánh giá rủi ro, dịch vụ sau bán hàng và bảo trì cũng là các nhóm riêng.
Không phải SIer nào cũng tự làm hết các việc này. Hãy hỏi từng ứng viên phần nào họ tự làm, phần nào thuê ngoài.
Tổ chức đại diện cho các SIer bắt đầu từ năm 2018 với tên "FA/Robot System Integrator Association" nằm trong Hiệp hội Robot Nhật Bản (JARA). Tháng 4/2023, tổ chức này trở thành một hiệp hội độc lập, Japan Robot System Integrator Association. Trong bài này, "Hiệp hội SIer" là tổ chức đó.
Bốn loại SIer Nhật
Thế mạnh và cách đề xuất của SIer khác nhau tùy xuất thân. Bốn loại dưới đây không phải cách phân loại chặt chẽ, nhưng giúp bạn quyết định nên tìm đến ai.
Xuất thân của SIer quyết định thế mạnh của họ và những điểm bạn cần kiểm tra.
Các loại này chỉ là hướng dẫn tham khảo. Nhiều công ty thuộc nhiều loại cùng lúc. Kinh nghiệm với cùng ứng dụng quan trọng hơn loại hình.
Không loại nào hơn loại nào. Điều quan trọng nhất là SIer đã làm các ứng dụng gần với ứng dụng của bạn chưa, và có hỗ trợ hệ thống đến cùng không.
Sáu bước từ chọn SIer đến sản xuất
Chọn SIer nghe như bắt đầu từ việc tìm ứng viên. Thực tế đó là một dòng chảy liền mạch, từ chuẩn bị nội bộ trước khi gọi ai, đến hợp đồng và nghiệm thu sau khi đã chọn. Tài liệu đào tạo dành cho bên đặt hàng của Hiệp hội SIer chia các giai đoạn thành hỏi hàng, đề xuất, hợp đồng, chế tạo và bảo trì, trong đó bên đặt hàng và SIer cùng đi qua từng giai đoạn.
Ba bước trước khi đặt hàng được làm tốt đến đâu quyết định phần lớn thành bại của dự án.
Dựa trên quy trình cơ bản trong tài liệu "Cách triển khai dự án robot" của Hiệp hội SIer, sắp xếp lại thành các việc của bên đặt hàng.
Cũng nên tính trước thời gian. RFP mẫu của Hiệp hội SIer đưa ra một lịch ví dụ: khảo sát hiện trường và phỏng vấn 2 tháng; đề xuất và báo giá 1 tháng; thiết kế, chế tạo và tinh chỉnh 6 tháng; lắp đặt và tinh chỉnh tại chỗ 1 tháng. Từ đó có thể thấy nên dự trù khoảng một năm từ lần trao đổi đầu tiên đến khi sản xuất đầy đủ. Biết sớm điều này giúp bạn tránh được mùa cao điểm và thời điểm chốt năm tài chính.
Bước 1: Quyết định những gì trong nội bộ trước khi liên hệ SIer
Trong một nghiên cứu cho Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản (METI), Hiệp hội SIer đã công bố một sổ tay triển khai robot cho các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, kèm một checklist trước khi triển khai. Checklist chấm từng hạng mục, như mục tiêu hay sản phẩm đích, theo năm mức. Đạt đến một mức nhất định là dấu hiệu bạn đã sẵn sàng trao đổi với SIer.
Nói ngược lại, nếu liên hệ SIer khi chưa đạt mức đó, SIer không có cơ sở nào để đề xuất. Có bốn việc chuẩn bị quan trọng nhất.
Đừng dừng ở "chúng tôi đang gặp vấn đề", hãy đạt trạng thái nói được bằng con số và tên chi tiết cụ thể.
Dựa trên các hạng mục trong "Checklist trước khi triển khai robot, có chú giải" của Hiệp hội SIer (bản ngày 15/3/2024).
Nêu mục tiêu bằng con số
Câu "không tuyển đủ người" hay "muốn tăng năng suất" không cho SIer biết nên tự động hóa ở đâu và đến mức nào.
Một câu trả lời mẫu trong checklist như sau: trong một năm muốn tăng sản lượng 20% nhưng không tuyển được người, nên muốn việc hiện do ba người làm chuyển thành hai người làm. Hãy đưa mục tiêu của bạn đến mức đó, và viết cả hiện trạng lẫn mục tiêu bằng con số.
Nếu khó đặt con số, một mục tiêu định tính cụ thể cũng được, ví dụ "bỏ việc nâng tay các chi tiết nặng để giảm gánh nặng cho công nhân". Mấu chốt là cho SIer một thước đo để tự đánh giá đề xuất của mình có tốt không.
Thu hẹp sản phẩm và công đoạn
Ở xưởng, người ta hay gọi chi tiết bằng biệt danh. Với SIer, hãy dùng tên chính thức và mã hiệu. Phần chú giải của checklist cảnh báo rằng một tên sản phẩm có thể hóa ra gồm hàng chục biến thể khi tính cả khác màu và khác chi tiết gắn kèm.
Càng nhiều biến thể thì càng phải đổi tay gắp nhiều, việc chuyển đổi càng phức tạp, và chi phí tăng theo. Một cách làm là lúc đầu tránh các công đoạn nhiều biến thể, bắt đầu từ chi tiết có hình dạng đồng nhất. Người của kỹ thuật sản xuất (seisan gijutsu) nên dẫn dắt việc chọn công đoạn.
Kéo người phê duyệt vào và lập nhóm nội bộ
Một robot cell kéo theo những thay đổi mà một phòng ban không thể tự quyết: thay đổi bố trí các công đoạn trước và sau, cách cấp chi tiết mới, đào tạo người vận hành. Vì vậy checklist coi việc người có thẩm quyền phê duyệt tham gia là hạng mục trọng yếu.
Nếu giao hết cho một kỹ sư dự án, các quyết định về thay đổi thông số và chi phí phát sinh sẽ bị đình trệ, dự án kéo dài. Trong công ty Nhật, các quyết định này thường phải chờ quy trình phê duyệt chính thức (xem cách vận hành phê duyệt ringi). Hãy chỉ định trước đầu mối của kỹ thuật sản xuất, sản xuất, an toàn, bảo trì và đảm bảo chất lượng.
Tính ngân sách ngược từ thời gian hoàn vốn
Theo tài liệu giải thích của Epson Sales Japan (đơn vị bán hàng của hãng robot Epson), các dự án nhằm giảm chi phí hoặc tăng năng suất thường lên kế hoạch hoàn vốn trong khoảng hai năm. Có công ty tính năm đến sáu năm khi mục tiêu là ổn định chất lượng, và dài hơn nữa khi robot thay cho công việc nguy hiểm hoặc nặng nhọc.
Thời gian hoàn vốn chấp nhận được tùy theo mục tiêu, nên hợp lý nhất là đặt trần ngân sách cùng lúc với mục tiêu.
Bước 2: Tìm và chọn ra các SIer ứng viên
Khi đã chuẩn bị xong, hãy đi tìm ứng viên. Trong một khảo sát năm 2021 với các SIer hội viên, Hiệp hội SIer thấy nguồn hỏi hàng phổ biến nhất là hoạt động bán hàng tự thân và hội chợ triển lãm của SIer, tiếp theo là giới thiệu từ công ty thương mại, rồi giới thiệu từ hãng robot. Với bên đặt hàng, ba kênh đó cũng chính là ba cửa vào.
Có nhiều cửa vào, nhưng cuối cùng bạn thu hẹp còn 2–3 SIer theo cùng ba tiêu chí.
Trong khảo sát năm 2021 của Hiệp hội SIer, các nguồn hỏi hàng của SIer theo thứ tự là: bán hàng tự thân và triển lãm, giới thiệu từ công ty thương mại, giới thiệu từ hãng robot.
Dùng công cụ tìm kiếm của Hiệp hội SIer
Một điểm khởi đầu tốt là trang tìm SIer mà hiệp hội công bố cho các công ty hội viên (bằng tiếng Nhật). Bạn có thể lọc theo địa chỉ trụ sở và văn phòng kinh doanh, và theo khu vực SIer có thể thực hiện công việc tích hợp. Bạn cũng lọc được theo ứng dụng như xử lý chi tiết (handling), hàn, mài bavia, sơn, đóng gói và kiểm tra, theo ứng dụng nâng cao như gắp bằng cảm biến 3D, và theo dịch vụ như thiết kế cơ khí hay xử lý ảnh.
Các sự kiện như "SIer's Day" do hiệp hội tổ chức theo vùng và triển lãm robot cũng hữu ích. Nói chuyện với kỹ sư ngay trước một bản demo thật cho bạn thấy công ty giỏi việc gì và giải thích rõ ràng đến đâu.
Ba tiêu chí để lập danh sách rút gọn
Thứ nhất, tìm kinh nghiệm với cùng ứng dụng và chi tiết tương tự. "Handling" bao gồm những việc rất khác nhau: thùng carton, thực phẩm mềm và chi tiết kim loại dính dầu mỗi loại cần một thiết kế tay gắp riêng và có độ khó riêng. Khi SIer cho xem một dự án cũ, hãy hỏi vật liệu, khối lượng chi tiết và cycle time.
Thứ hai, kiểm tra khu vực phục vụ. Robot cell nào sau khi khởi động cũng cần điều chỉnh và sửa chữa. Dù trụ sở ở xa, hãy xác nhận SIer có văn phòng hoặc đối tác gần nhà máy bạn. Với nhà máy ở ngoài Nhật như Việt Nam, hãy hỏi ai sẽ đến, từ đâu và nhanh đến mức nào.
Thứ ba, kiểm tra phần SIer tự làm. Việc thuê ngoài khâu nào trong thiết kế cơ khí, thiết kế điện, điều khiển, lắp đặt và bảo trì ảnh hưởng đến việc ai chịu trách nhiệm khi có sự cố và sự cố được xử lý nhanh đến đâu. Nếu cell phải liên động với thiết bị sẵn có qua PLC, việc SIer tự viết được logic điều khiển hay không là điều rất quan trọng.
Hãy xác định trước rằng SIer cũng thiếu kỹ sư
Trong cùng khảo sát năm 2021, hơn 90% SIer trả lời là "thiếu" hoặc "rất thiếu" kỹ sư. Một yêu cầu chuẩn bị kém có thể bị hoãn lại hoặc từ chối. Ngược lại, yêu cầu có mục tiêu và điều kiện rõ ràng dễ báo giá hơn và hấp dẫn hơn để nhận, đó là thêm một lý do để viết RFP.
Bước 3: Truyền đạt thông số bằng RFP
RFP (Request for Proposal), tiếng Nhật là 提案依頼書 (teian irai-sho, "thư yêu cầu đề xuất"), là tài liệu trong đó bên đặt hàng nêu điều muốn SIer đề xuất và các điều kiện đi kèm. SIer dựa vào đó để sắp xếp yêu cầu rồi lập báo giá và thông số kỹ thuật báo giá. Tài liệu đào tạo của Hiệp hội SIer nói thẳng rằng viết một RFP đầy đủ là việc của bên đặt hàng. Về quy trình hỏi hàng chung với nhà sản xuất Nhật, xem thêm bài về RFQ gửi nhà sản xuất Nhật.
Một tài liệu chi tiết đến mức SIer có thể viết thẳng thông số từ đó được gọi là 要求仕様書 (yokyu shiyosho, thông số yêu cầu). Bạn không cần bắt đầu ở mức đó. Trước hết, hãy dùng RFP để đưa mọi SIer về cùng một điều kiện.
Nên đưa gì vào RFP
Hiệp hội SIer công bố một RFP mẫu dạng PowerPoint và PDF (bằng tiếng Nhật). Nội dung chia thành năm phần: mục tiêu dự án, ngân sách, lịch trình, yêu cầu, và những gì bạn muốn SIer đề xuất.
Một tài liệu trả lời: vì sao, cái gì, trong điều kiện nào, và bạn muốn đề xuất gì.
Dựa trên mục lục và các trường nhập trong RFP mẫu của Hiệp hội SIer.
Với nhà máy ở Việt Nam, hãy ghi thêm điện áp và tần số nguồn điện tại nhà máy, cùng các quy định an toàn của Việt Nam mà cell phải đáp ứng. SIer Nhật không thể tự giả định những điều này. Về robot công nghiệp, Việt Nam có hai tiêu chuẩn quốc gia ban hành năm 2020 tương ứng với ISO 10218:2011: TCVN 13229-1:2020 (ISO 10218-1:2011, yêu cầu an toàn cho robot) và TCVN 13229-2:2020 (ISO 10218-2:2011, hệ thống robot và sự tích hợp). Nếu muốn dùng chúng làm căn cứ, hãy ghi tên tiêu chuẩn vào RFP và hỏi SIer cách họ đáp ứng, vì phiên bản đang áp dụng có thể thay đổi. (Về điện áp công nghiệp ở Nhật, xem bài về điện áp công nghiệp Nhật.)
Gửi chi tiết thật, đừng gửi chi tiết mô phỏng
Tài liệu đào tạo của Hiệp hội SIer mô tả một dự án trong đó bên đặt hàng đưa chi tiết mô phỏng (mock-up) cho SIer ở giai đoạn báo giá. Khi hệ thống đã lắp xong và chạy chi tiết thật, robot không gắp được.
Lớp dầu hoặc hơi ẩm trên bề mặt, chỗ nào được phép gắp, mặt nào không được xước đều quyết định thiết kế tay gắp, và thông tin đó thường chỉ chi tiết thật mới truyền đạt được.
Hãy ký thỏa thuận bảo mật (NDA) trước khi đưa chi tiết hoặc bản vẽ. Tài liệu đào tạo nói NDA được ký trước khi cung cấp chi tiết mẫu hoặc tham quan nhà máy. NDA ràng buộc cả hai bên, nên bí quyết nằm trong bản đề xuất của SIer cũng được bảo vệ.
Quyết định sớm cell có phải kiểm tra chi tiết hay không
Ở phần năng suất, RFP mẫu ghi chú rằng bạn cần quyết định thiết bị hay nhân viên của bạn sẽ kiểm tra chất lượng. RFP cũng cảnh báo rằng yêu cầu kiểm tra chất lượng tích hợp sẵn trong thiết bị có thể làm hệ thống đắt lên. Nếu bạn còn muốn tự động hóa cả kiểm tra bằng hình ảnh, hãy ghi nó thành một yêu cầu riêng để các báo giá vẫn so sánh được.
Bước 4: So sánh đề xuất và báo giá
Đưa cùng một RFP cho hai hoặc ba SIer, bạn sẽ nhận được các đề xuất dựa trên cùng giả định. Cái bẫy thường gặp ở giai đoạn này là chỉ so tổng giá. Hệ thống robot thường được làm riêng theo từng hiện trường, nên phạm vi bao gồm trong báo giá khác nhau giữa các SIer.
Biết tiền đi vào đâu
Tài liệu giải thích của Epson dẫn một ví dụ từ tập sách nhỏ của Hiệp hội Robot Nhật Bản năm 2017: một hệ thống tháo lắp chi tiết gia công trên máy công cụ, tổng cộng 9,8 triệu JPY. Phần lớn nhất, 5,2 triệu JPY, là chi phí tích hợp hệ thống: thiết kế ý tưởng, đánh giá rủi ro, thiết kế chi tiết, chế tạo và lắp ráp, lắp đặt và tinh chỉnh.
Trong ví dụ hệ thống cấp và lấy chi tiết cho máy công cụ (tổng 9,8 triệu JPY), hơn một nửa chi phí là tích hợp hệ thống.
Ví dụ từ tập sách của Hiệp hội Robot Nhật Bản về kiến thức cơ bản về robot (2017), được dẫn trong tài liệu giải thích chi phí triển khai robot của Epson Sales Japan.
Cũng tài liệu đó nêu các ví dụ khác: hệ thống đóng thùng với hai robot parallel-link và một băng tải giá 50,5 triệu JPY, và công đoạn lắp ráp bốn robot giá 60 triệu JPY. Số lượng robot và thiết bị ngoại vi có thể làm giá chênh cả một bậc độ lớn, nên đừng lấy chi phí dự án của công ty khác làm ngân sách của bạn.
Cách so sánh đề xuất
Đề xuất của SIer Nhật thường gồm hai phần: 見積書 (mitsumorisho, báo giá) có giá tiền, và 見積仕様書 (mitsumori shiyosho, thông số kỹ thuật báo giá) có bố trí, danh sách thiết bị, luồng công đoạn, cách vận hành dự kiến và lịch trình. Hãy đặt các thông số kỹ thuật báo giá cạnh nhau và so sánh theo các điểm dưới đây.
Trước khi so giá, hãy kiểm tra giả định và phạm vi có khớp nhau không.
Cấu trúc hai phần báo giá và thông số kỹ thuật báo giá theo tài liệu "Cách triển khai dự án robot" của Hiệp hội SIer. Các điểm so sánh được sắp xếp thành checklist cho bên đặt hàng.
An toàn cần chú ý đặc biệt. Cell có cần hàng rào hay không, và con người có làm việc cạnh robot được hay không, thay đổi cả chi phí lẫn cách vận hành.
Bước 5: Hợp đồng, chốt thông số và tiêu chí nghiệm thu
Sau khi chọn SIer, bạn ký hợp đồng và chốt thông số. Tài liệu đào tạo của Hiệp hội SIer nói việc xây dựng hệ thống thường dùng hợp đồng 請負 (ukeoi), trong đó SIer được trả tiền khi giao một kết quả đã xác định, vì sản phẩm bàn giao rõ ràng.
Khi SIer giúp chẩn đoán nhà máy hoặc viết RFP và thông số yêu cầu, không có sản phẩm bàn giao cố định, nên công việc dùng hợp đồng 委任 (inin), trong đó SIer được trả tiền cho chính công việc. Tài liệu cũng lưu ý giúp viết RFP thường là công việc có tính phí. Các loại hợp đồng này áp dụng thế nào ở Việt Nam phụ thuộc vào luật hợp đồng của Việt Nam, vì vậy hãy hỏi bộ phận pháp chế hoặc mua hàng của công ty.
Biết các tài liệu sẽ trao đổi
Sau khi đặt hàng, SIer mở rộng thông số kỹ thuật báo giá thành 納入仕様書 (nonyu shiyosho, thông số kỹ thuật giao hàng). Hệ thống được chế tạo theo thông số này, và nghiệm thu cũng được đánh giá theo nó. Xem thêm những điểm cần kiểm tra trong thông số kỹ thuật giao hàng.
Khi thiết kế tiến triển, SIer nộp 承認図 (shonin-zu, bản vẽ phê duyệt; xem cách xem xét và trả lại bản vẽ). Sau đó bạn tham dự kiểm tra có chứng kiến (tachiai) hệ thống đã lắp ráp tại xưởng của SIer. Rồi hệ thống được lắp đặt và tinh chỉnh tại nhà máy của bạn, và 検収 (kenshu, nghiệm thu chính thức) diễn ra khi hệ thống đạt bài thử của người dùng. Về cách các bài thử có chứng kiến tại xưởng nhà cung cấp và tại hiện trường thường được tiến hành với nhà cung cấp Nhật, xem bài về FAT và SAT với nhà cung cấp Nhật.
| Tài liệu (tiếng Nhật) | Là gì | Khi nào |
|---|---|---|
| RFP / 提案依頼書 (teian irai-sho) | Mục tiêu, điều kiện của bên đặt hàng và nội dung muốn được đề xuất | Trước khi báo giá |
| NDA / 秘密保持契約書 (himitsu hoji keiyakusho) | Thỏa thuận bảo mật ràng buộc cả hai bên | Trước khi gửi chi tiết mẫu hoặc tham quan nhà máy |
| 見積書 (mitsumorisho) | Báo giá có giá tiền | Giai đoạn đề xuất |
| 見積仕様書 (mitsumori shiyosho) | Thông số kỹ thuật báo giá: bố trí, danh sách thiết bị, luồng công đoạn, cách vận hành dự kiến, lịch trình | Giai đoạn đề xuất |
| 納入仕様書 (nonyu shiyosho) | Thông số kỹ thuật giao hàng: thông số để chế tạo và nghiệm thu hệ thống | Sau khi đặt hàng |
| 承認図 (shonin-zu) | Bản vẽ phê duyệt nộp cho bên đặt hàng xem xét | Trong lúc thiết kế |
| Thông số kỹ thuật bài thử của người dùng (user test shiyosho) | Thông số bài thử của người dùng, đi cặp với thông số kỹ thuật giao hàng | Quyết định cùng lúc với thông số kỹ thuật giao hàng |
| 検収完了書 (kenshu kanryosho) | Văn bản ghi nhận đã hoàn tất nghiệm thu | Sau khi đạt bài thử của người dùng |
Tài liệu đào tạo cảnh báo rằng thay đổi lớn đối với hệ thống sau khi đặt hàng có thể phát sinh phí, nên hãy xem xét kỹ đề xuất trước khi đặt hàng. Hãy ghi lại bằng văn bản những gì mỗi cuộc họp quyết định, để sau này không ai có thể nói "đã nói rồi" hay "chưa nghe nói".
Tài liệu cũng giới thiệu quy trình "mô hình W", trong đó mỗi giai đoạn thiết kế đi cặp với một bài thử: định nghĩa thông số với bài thử của người dùng, thiết kế cơ bản với bài thử tổng hợp, thiết kế chi tiết với bài thử trước khi xuất xưởng. Với bên đặt hàng, điểm mấu chốt là quyết định sẽ kiểm tra gì và kiểm tra thế nào khi nghiệm thu ngay trong lúc chốt thông số kỹ thuật giao hàng. Để đến sau, rất dễ xảy ra tranh cãi thế nào mới là đạt khi hệ thống đã làm xong.
Dành thời gian và tiền cho kiểm chứng
Tài liệu đào tạo khuyến nghị "front-loading": dồn công sức vào các giai đoạn đầu để ít vấn đề lọt sang giai đoạn sau. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là đặt SIer làm mô phỏng và thử khả thi bằng chi tiết thật (yoso gijutsu kensho, kiểm chứng công nghệ thành phần), dù tốn thêm phí, để xác nhận trước rằng robot gắp được chi tiết và đạt cycle time.
Tài liệu cũng nêu một phương án là tách phần việc đến hết thông số kỹ thuật giao hàng, gồm thử chi tiết và mô phỏng, sang một hợp đồng inin riêng so với phần xây dựng hệ thống. Trả tiền cho kiểm chứng có thể thấy lãng phí, nhưng rẻ hơn rất nhiều so với việc làm lại hệ thống sau khi đã hoàn thành.
Bước 6: Khởi động và xây dựng đội vận hành
Dự án chưa kết thúc khi robot đã được lắp đặt và nghiệm thu. Sau khi khởi động, người chăm sóc cell là nhân viên tại xưởng của bạn, không phải SIer.
Huấn luyện bắt buộc và người vận hành nội bộ
Ở Nhật, người dạy robot công nghiệp (teaching, tức lập trình chuyển động) hoặc kiểm tra robot công nghiệp trước hết phải hoàn thành khóa huấn luyện an toàn đặc biệt (tokubetsu kyoiku) theo Điều 36, mục 31 và 32 của Quy tắc An toàn và Vệ sinh Lao động (Nhật). Theo Hiệp hội Robot Nhật Bản, khóa này do các hãng robot và trung tâm robot theo vùng tổ chức.
Ở Việt Nam, Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 (Điều 14) quy định huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo nhóm đối tượng, trong đó nhóm 3 dành cho người làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động. Chi tiết nằm trong Nghị định 44/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 140/2018/NĐ-CP). Chúng tôi chưa xác nhận được việc dạy robot hoặc bảo trì robot có thuộc danh mục công việc đó hay không, nên hãy hỏi bộ phận an toàn lao động của công ty. Dù theo bên nào, hãy đưa việc huấn luyện những người cụ thể vào lịch khởi động.
Tài liệu đào tạo của Hiệp hội SIer mô tả một nhà máy gọi SIer mỗi lần robot dừng ngắn. Xưởng thấy việc đó quá phiền nên quay lại làm tay. Có hay không người vận hành tự sửa được một lỗi lệch vị trí nhỏ hoặc tự khởi động lại cell quyết định phần lớn việc robot có tiếp tục được dùng hay không.
Nếu định chạy robot cộng tác (cobot) không có hàng rào, ngoài huấn luyện bạn còn cần hiểu các điều kiện vận hành cộng tác và cách áp dụng đánh giá rủi ro.
Kéo xưởng vào từ sớm
Tài liệu đào tạo dẫn một câu cách ngôn: hệ thống làm khi chưa được xưởng chấp nhận sẽ bị từ chối dù đúng đến 95%, còn hệ thống làm cùng xưởng sẽ được ủng hộ dù mới đúng 80%. Khi chỉ kỹ sư dự án và SIer quyết định thông số, xưởng thường phản ứng ngay khi bắt đầu vận hành.
Những người làm việc này hằng ngày hiểu rõ nhất cách đặt chi tiết và cách chuyển đổi. Hãy cho công nhân tham gia từ giai đoạn RFP, như vậy ít yêu cầu bị sót hơn và cell mới sớm trở thành một phần công việc hằng ngày.
Các lỗi thường gặp trong dự án robot và cách phòng tránh
Tài liệu đào tạo của Hiệp hội SIer liệt kê những vấn đề thường thấy trong các dự án robot. Phần lớn xuất phát từ khâu chuẩn bị và truyền đạt của bên đặt hàng, không phải từ trình độ kỹ thuật của SIer.
- Thông số và bản vẽ trông đúng, nhưng hệ thống hoàn thành hoàn toàn khác với hình dung của bên đặt hàng.
- Bên đặt hàng nhớ ra một yêu cầu sau khi đã bắt đầu chế tạo và bị tính một khoản phụ phí lớn.
- Báo giá dựa trên chi tiết mô phỏng, và robot không gắp được chi tiết thật.
- Không ghi gì ra giấy, nên một yêu cầu mà bên đặt hàng tưởng đã nói dẫn đến tranh cãi "đã nói rồi" và "chưa nghe nói".
- Khi chi tiết thay đổi, robot không còn xử lý được nữa.
- Robot làm phát sinh các việc phụ và làm giảm hiệu suất chung.
- Mỗi lần dừng ngắn đều phải gọi SIer đến, nên nhà máy quay lại làm tay.
Điều khiến các vấn đề này tốn kém là vấn đề phát hiện càng muộn thì chi phí sửa càng cao. Một sơ đồ minh họa trong tài liệu đào tạo đặt chi phí sửa một vấn đề là 1–5 ở giai đoạn yêu cầu, từ 10 lần trở lên ở giai đoạn chế tạo, và từ 100 lần trở lên ở giai đoạn lắp đặt và vận hành.
Thông số mơ hồ càng đi xuống hạ nguồn càng tốn kém.
Dựa trên một sơ đồ minh họa trong "Cách triển khai dự án robot" của Hiệp hội SIer. Các con số chỉ mang tính tham khảo.
Cách phòng tránh chính là sáu bước ở trên: nêu mục tiêu và chi tiết bằng con số và mẫu thật, so sánh các SIer trên cùng một RFP, đặt tiêu chí nghiệm thu sớm, đầu tư cho kiểm chứng, kéo xưởng và người vận hành vào từ đầu. Tất cả đều là việc bên đặt hàng phải dẫn dắt.
Lỗi "phát sinh thêm việc phụ" hay xảy ra khi nhà máy tự động hóa một công đoạn mà không nhìn các công đoạn trước và sau nó. Hãy coi robot là một cách giảm lao động, và đánh giá hiệu quả của nó trên dòng chảy của cả chuyền.
Checklist: Trước khi gửi RFP cho SIer Nhật
- Mục tiêu được nêu bằng con số (số người, sản lượng, cycle time) hoặc là một mục tiêu định tính cụ thể
- Chi tiết đích được liệt kê theo tên chính thức và mã hiệu, kèm mọi biến thể về màu, kích thước và tùy chọn
- Đã có sẵn chi tiết mẫu thật và bản vẽ, và NDA đã ký trước khi chúng rời khỏi nhà máy
- Đã chọn công đoạn tự động hóa, và đã mô tả việc bàn giao với công đoạn trước và sau
- Người phê duyệt cuối cùng có tham gia, và đã có đầu mối của kỹ thuật sản xuất, sản xuất, an toàn, bảo trì và chất lượng
- Đã đặt trần ngân sách và thời gian hoàn vốn mục tiêu, và đã rõ trần đó bao gồm những gì (lắp đặt, khởi động, đào tạo)
- Dữ liệu hiện trường: diện tích, tải trọng sàn, môi trường, điện áp và tần số nguồn điện tại nhà máy, khí nén, kích thước cửa vào, ngày đưa thiết bị vào
- Đã quyết định cell có phải kiểm tra chi tiết hay không
- Đính kèm quy định an toàn của Việt Nam cần áp dụng (ví dụ TCVN 13229-1 và 13229-2) và tiêu chuẩn thiết bị của công ty
- Yêu cầu SIer liệt kê các sai khác, hạng mục loại trừ và mọi thứ ghi 別途 hoặc 一式
- Lịch mục tiêu cho phép khoảng một năm từ lần trao đổi đầu tiên đến sản xuất đầy đủ
Câu hỏi nên hỏi SIer Nhật
- Dự án nào trước đây của anh/chị giống ứng dụng của chúng tôi? Vật liệu, khối lượng chi tiết và cycle time là bao nhiêu?
- Phần việc nào anh/chị tự làm, phần nào thuê ngoài (cơ khí, điện, điều khiển, lắp đặt, bảo trì)?
- Ai sẽ bảo trì cell tại nhà máy chúng tôi, xuất phát từ đâu, và phản hồi nhanh đến mức nào?
- Hạng mục nào trong báo giá là trọn gói (一式) hoặc báo giá riêng (別途)? Cái gì bị loại trừ?
- Anh/chị có thử bằng chi tiết thật của chúng tôi, hoặc chạy mô phỏng, trước khi chốt thông số không? Đó có phải hợp đồng riêng có tính phí không?
- Anh/chị đã thực hiện đánh giá rủi ro thế nào, và bố trí giả định những thiết bị an toàn nào?
- Bài thử của người dùng sẽ kiểm tra gì, và tiêu chí đạt là gì?
- Anh/chị đào tạo gì cho người vận hành và nhân viên bảo trì, bằng ngôn ngữ nào, và tài liệu có bản tiếng Việt hoặc tiếng Anh không?
- Thời hạn bảo hành là bao lâu, và sau khi hết hạn thì thế nào?
Bạn có thể điều chỉnh bức thư ngắn dưới đây khi gửi RFP. Hãy gửi qua trưởng bộ phận người Nhật, hoặc dịch sang tiếng Anh hay tiếng Nhật trước khi gửi.
Tiêu đề: RFP robot cell – [tên công đoạn], [tên nhà máy]
Kính gửi [Tên],
Đính kèm là RFP của chúng tôi về việc tự động hóa [công đoạn] tại nhà máy ở [tỉnh/thành phố]. Mục tiêu của chúng tôi là [mục tiêu bằng con số, ví dụ: vận hành công đoạn bằng hai công nhân thay vì ba với cùng sản lượng]. Chi tiết mẫu sẽ được gửi sau khi hai bên ký NDA.
Trong đề xuất, xin anh/chị gồm báo giá và thông số kỹ thuật báo giá (bố trí, danh sách thiết bị, luồng công đoạn, lịch trình). Xin cũng liệt kê các yêu cầu trong RFP mà anh/chị không đáp ứng được, các phương án thay thế, và mọi hạng mục bị loại trừ, trọn gói hoặc báo giá riêng. Chúng tôi cũng muốn nhận đề xuất về thử chi tiết hoặc mô phỏng trước khi chốt thông số, và về bộ máy bảo trì gần nhà máy chúng tôi.
Chúng tôi mong nhận được đề xuất trước ngày [ngày].
Trân trọng,
[Tên]
Những chỗ bài này có thể không áp dụng
- Quy trình, tài liệu và loại hợp đồng ở đây theo hướng dẫn của Hiệp hội Nhà tích hợp hệ thống robot Nhật Bản. Mỗi SIer và mỗi bên đặt hàng có tên tài liệu và thủ tục riêng.
- Các số liệu chi phí và thời gian hoàn vốn là ví dụ được công bố tại Nhật. Đó không phải giá thị trường và không phản ánh nước của bạn, đồng tiền của bạn hay năm hiện tại.
- Các loại hợp đồng ukeoi và inin xuất phát từ thực tiễn của Nhật. Hợp đồng áp dụng cho nhà máy của bạn, hãy theo bộ phận pháp chế và mua hàng của công ty.
- Huấn luyện an toàn và yêu cầu an toàn với robot phụ thuộc vào nước nơi lắp đặt cell. Bài này không thay thế quy định tại chỗ hay việc đánh giá rủi ro. Số hiệu TCVN nêu ở trên đã được đối chiếu với trang tra cứu tiêu chuẩn, nhưng bạn nên kiểm tra phiên bản đang hiệu lực.
FAQ
SIer ở Nhật là gì?
SIer (nhà tích hợp hệ thống) là công ty xây dựng hệ thống robot chạy được bằng cách ghép robot với tay gắp, hàng rào, cảm biến, băng tải và hệ điều khiển. Ở Nhật, SIer gồm từ công ty trực thuộc hãng robot và bộ phận kỹ thuật của công ty thương mại, đến các công ty chuyên biệt độc lập và nhà chế tạo máy.
Một robot cell tốn bao nhiêu so với giá bản thân robot?
Theo tài liệu giải thích của Epson, tổng chi phí thường gấp nhiều lần giá robot. Trong một ví dụ được công bố ở Nhật, hệ thống cấp và lấy chi tiết cho máy công cụ có tổng 9,8 triệu JPY, trong đó robot 3,0 triệu JPY và tích hợp hệ thống 5,2 triệu JPY.
Một dự án hệ thống robot kéo dài bao lâu?
Hãy dự trù khoảng một năm từ lần trao đổi đầu tiên đến khi sản xuất đầy đủ. Lịch mẫu của Hiệp hội SIer riêng phần thiết kế, chế tạo và tinh chỉnh đã khoảng sáu tháng.
Vì sao SIer Nhật tính phí khi giúp viết RFP?
Hiệp hội SIer coi việc viết RFP là việc của bên đặt hàng. Khi SIer giúp, không có sản phẩm bàn giao cố định, nên công việc thường được trả phí theo một hợp đồng dịch vụ riêng (inin).
Nên xin báo giá của bao nhiêu SIer?
Hai hoặc ba là phổ biến. Hãy đưa cùng một RFP cho tất cả để so sánh được sai khác, phạm vi, an toàn và hỗ trợ, không chỉ giá.
Nguồn tham khảo
- Dòng chảy dự án, lỗi thường gặp, tài liệu và loại hợp đồng: Japan Robot System Integrator Association, khóa đào tạo cho bên đặt hàng phần 2, "Cách triển khai dự án robot" (tiếng Nhật)
- Sổ tay triển khai, checklist trước khi triển khai và RFP mẫu: Japan Robot System Integrator Association, "Sổ tay hỗ trợ triển khai robot và checklist", bản ngày 15/3/2024, từ khảo sát năm tài chính 2023 của METI (tiếng Nhật)
- Thành lập và mục đích của hiệp hội: Japan Robot System Integrator Association, "Giới thiệu về hiệp hội" (tiếng Nhật)
- Hiệp hội ra đời năm 2018: Aperza News, ra mắt FA/Robot System Integrator Association (tiếng Nhật)
- Điều kiện lọc của trang tìm SIer: Robot Katsuyo Navi, "Tìm SIer robot" (tiếng Nhật)
- Kênh hỏi hàng và tình trạng thiếu kỹ sư (khảo sát 2021): Automation Shimbun, khảo sát robot SI của Hiệp hội SIer (tiếng Nhật)
- Cơ cấu chi phí và thời gian hoàn vốn: Epson Sales Japan, "Chi phí triển khai robot công nghiệp" (tiếng Nhật, PDF)
- Yêu cầu huấn luyện đặc biệt và đơn vị tổ chức tại Nhật: Japan Robot Association, "Huấn luyện đặc biệt về robot" (tiếng Nhật)
- Tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam về an toàn robot: TCVN 13229-1:2020 (ISO 10218-1:2011) và TCVN 13229-2:2020 (ISO 10218-2:2011), Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam
- Huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động ở Việt Nam: Điều 14 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và Nghị định 44/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 140/2018/NĐ-CP)
Bài gốc tiếng NhậtHướng dẫn này được biên soạn từ một bài viết của MONOSCOPE dành cho độc giả tại Nhật: ロボットSIerの選び方｜見積依頼前の準備から発注・検収まで6ステップ
Về biên tập viên
Biên tập viên MONOSCOPEFOUNDER & EDITORKhoảng mười năm làm việc tại một nhà sản xuất thiết bị nhà máy và một công ty kỹ thuật nhà máy, phụ trách đề xuất, thiết kế và chạy thử thiết bị, sau đó chuyển sang tiếp thị trực tuyến. Hiện là tư vấn web cho các nhà sản xuất B2B, giúp họ trình bày rõ sản phẩm và công nghệ. Có chứng chỉ quốc gia Nhật Bản về Quản lý năng lượng (Energy Manager) và Kỹ sư điện trưởng hạng ba.
Viết blog kỹ thuật từ năm 2017 (hơn 500 bài) và có kênh YouTube tiếng Nhật với khoảng 20.000 người đăng ký. Mỗi hướng dẫn được viết từ góc nhìn hiện trường Nhật Bản và đối chiếu với các tiêu chuẩn được trích dẫn.
