System Integrator Robot Jepang: RFP, Penawaran, Akseptansi

Pabrik Anda di Karawang, Bekasi, atau Cikarang butuh sebuah robot cell, lalu pihak Jepang memperkenalkan sebuah system integrator robot dari Jepang. Sebelum membuat penawaran, SIer tersebut meminta RFP, sampel komponen asli, dan NDA yang sudah ditandatangani. Penawarannya kemudian datang dalam dua dokumen, dengan banyak baris bertuliskan isshiki ("satu paket") atau betto ("ditawarkan terpisah").

Permintaan-permintaan itu masuk akal dari sisi SIer. Berhasil atau gagalnya proyek robot ditentukan oleh persiapan pihak pembeli sama besarnya dengan pilihan SIer. Kalau tujuan dan komponen yang akan ditangani masih kabur, setiap SIer menawar dengan asumsi berbeda dan penawarannya tidak bisa dibandingkan. Panduan industri di Jepang yang menelusuri proyek robot yang tidak berjalan baik sering menemukan penyebabnya di sisi pembeli.

Panduan ini mengikuti proses yang diterbitkan Japan Robot System Integrator Association dalam enam langkah: persiapan internal, mencari kandidat, menulis RFP, membandingkan penawaran, kontrak dan akseptansi, serta start-up. Di bagian akhir ada kegagalan yang umum, checklist, dan daftar pertanyaan yang bisa Anda kirim ke SIer Jepang.

Daftar isi

1. Apa yang Dikerjakan Robot System Integrator (SIer)
2. Enam Langkah dari Memilih SIer sampai Produksi
3. Langkah 1: Putuskan Hal-hal Ini Secara Internal Sebelum Menghubungi SIer
4. Langkah 2: Cari dan Persempit Kandidat SIer
5. Langkah 3: Sampaikan Spesifikasi lewat RFP
6. Langkah 4: Bandingkan Proposal dan Penawaran
7. Langkah 5: Kontrak, Spesifikasi Akhir, dan Kriteria Akseptansi
8. Langkah 6: Start-up dan Membangun Tim Operasi
9. Kegagalan Umum Proyek Robot dan Cara Mencegahnya
10. Checklist: Sebelum Mengirim RFP ke SIer Jepang
11. Pertanyaan untuk Diajukan ke SIer Jepang
12. Batasan Panduan Ini
13. FAQ
14. Sumber

Apa yang Dikerjakan Robot System Integrator (SIer)

Di Jepang, robot system integrator biasanya disebut SIer (singkatan dari "system integrator"). SIer menggabungkan lengan robot dengan gripper (end effector), dudukan, pagar pengaman, sensor, conveyor, dan kontrol, lalu menjadikannya sistem robot yang benar-benar bekerja di lantai produksi Anda.

Robot sering disebut "barang setengah jadi". Robot tidak menghasilkan apa-apa sendirian, dan baru menjadi peralatan produksi setelah SIer mendesain, membuat, dan menyetel sistem di sekelilingnya.

Pencarian SIer yang dikelola Japan Robot System Integrator Association membagi layanan SIer menjadi kategori seperti perencanaan konsep, desain mekanik, desain elektrik, kontrol sistem berbasis PLC atau PC, dan machine vision. Risk assessment serta layanan purna jual dan maintenance juga termasuk kategori tersebut.

Tidak semua SIer mengerjakan semuanya sendiri. Tanyakan kepada setiap kandidat bagian mana yang dikerjakan sendiri dan mana yang di-subkontrakkan.

Organisasi industri para SIer ini dimulai pada 2018 sebagai FA/Robot System Integrator Association di dalam Japan Robot Association (JARA). Pada April 2023 organisasi tersebut berdiri sendiri sebagai asosiasi berbadan hukum umum (general incorporated association) bernama Japan Robot System Integrator Association. Dalam panduan ini, "Asosiasi SIer" merujuk pada organisasi tersebut.

Empat Tipe SIer Jepang

Kekuatan dan kebiasaan SIer dalam membuat proposal berbeda-beda tergantung dari mana mereka berasal. Empat tipe di bawah ini bukan klasifikasi yang ketat, tetapi cukup membantu untuk memutuskan siapa yang akan dihubungi.

Gambar 1: Empat Tipe SIer Robot di Jepang

Latar belakang SIer membentuk kekuatannya dan hal yang perlu Anda periksa.

Latar belakang umum

Kekuatan yang biasanya dimiliki

Yang perlu diperiksa

Afiliasi produsen robot

Anak perusahaan grup produsen robot, atau SIer mitra yang terikat erat dengan satu produsen

Paham mendalam fungsi dan kontrol robot produsen tersebut

Proposal cenderung condong ke robot produsen itu

Berbasis trading company

Divisi engineering dari trading company FA atau mesin

Pilihan peralatan luas dan satu pintu kontak untuk pembelian

Seberapa banyak desain dan pembuatan dikerjakan sendiri

Spesialis independen

Perusahaan yang bisnis intinya membangun sistem robot

Sering punya know-how untuk aplikasi atau industri tertentu

Banyak yang kecil, jadi cek berapa proyek yang bisa ditangani sekaligus

Berbasis pembuat mesin

Pembuat mesin khusus atau peralatan konveyor yang juga mengintegrasikan robot

Bisa mendesain mekanisme non-robot dan robotnya sebagai satu sistem

Rekam jejaknya dengan robot, dan siapa yang menangani maintenance

Tipe-tipe ini hanya panduan kasar. Banyak perusahaan masuk lebih dari satu tipe. Rekam jejak pada aplikasi yang sama lebih penting daripada tipenya.

Tidak ada tipe yang lebih baik dari yang lain. Yang paling menentukan adalah apakah SIer sudah pernah menangani aplikasi yang dekat dengan kebutuhan Anda dan mau mendukung sistemnya sampai akhir.

Enam Langkah dari Memilih SIer sampai Produksi

Memilih SIer terlihat seperti dimulai dari mencari kandidat. Pada kenyataannya ini satu alur yang berkesinambungan, dari persiapan internal sebelum menghubungi siapa pun sampai kontrak dan akseptansi setelah SIer dipilih. Materi pelatihan Asosiasi SIer untuk pembeli menyusun tahapannya sebagai inquiry, proposal, kontrak, manufaktur, dan maintenance, yang dijalani pembeli dan SIer bersama-sama.

Gambar 2: Enam Langkah dari Memilih SIer sampai Produksi

Seberapa baik Anda menangani tiga langkah sebelum pemesanan sangat menentukan berhasil tidaknya proyek.

Sebelum pemesanan (dipimpin pembeli)

STEP 01Persiapan internalTentukan tujuan, produk target, proses, pengambil keputusan, dan budget

STEP 02Cari kandidatPilih 2–3 SIer berdasarkan rekam jejak pada aplikasi yang sama dan wilayah layanan

STEP 03Tulis RFPBerikan kondisi yang sama secara tertulis ke setiap SIer

Seleksi sampai pengiriman (pembeli dan SIer bersama)

STEP 04Bandingkan proposalLihat deviasi dari requirement dan dukungan purna jual, bukan hanya harga

STEP 05Kontrak dan spesifikasi akhirSepakati delivery specification dan kriteria akseptansi sebelum pembuatan dimulai

STEP 06Start-up dan operasiLatih operator agar pabrik Anda bisa menjalankan cell sendiri

Berdasarkan alur dasar dalam "How to Run a Robot Implementation Project" dari Asosiasi SIer, disusun sebagai tugas pembeli.

Rencanakan juga jadwalnya. RFP contoh dari Asosiasi SIer menunjukkan jadwal sebagai berikut: survei lokasi dan wawancara 2 bulan, proposal dan penawaran 1 bulan, desain, pembuatan, dan penyetelan 6 bulan, instalasi dan penyetelan di lokasi 1 bulan. Berdasarkan itu, sediakan waktu sekitar satu tahun dari konsultasi pertama sampai produksi penuh. Dengan mengetahuinya sejak awal, proyek lebih mudah dijauhkan dari musim sibuk dan akhir tahun fiskal.

Langkah 1: Putuskan Hal-hal Ini Secara Internal Sebelum Menghubungi SIer

Sebagai bagian dari studi untuk Kementerian Ekonomi, Perdagangan, dan Industri Jepang (METI), Asosiasi SIer menerbitkan panduan penerapan robot untuk lembaga yang mendukung manufaktur kecil dan menengah, bersama checklist pra-penerapan. Checklist itu menilai tiap item, misalnya tujuan dan produk target, dalam lima level. Mencapai level tertentu adalah tanda bahwa Anda siap berkonsultasi dengan SIer.

Sebaliknya, kalau Anda menghubungi SIer sebelum mencapai level itu, SIer tidak punya dasar untuk membuat proposal. Ada empat persiapan yang paling penting.

Gambar 3: Cek Kesiapan Sebelum Menghubungi SIer

Jangan berhenti di "kami punya masalah"; capailah kondisi di mana Anda bisa menyebut angka dan nama komponen yang spesifik.

Tujuan dinyatakan dengan angkaContoh: pekerjaan tiga orang dikerjakan dua orang dan output naik 20%

Produk target dicatat dengan nama resmi dan nomor modelGambar, foto, dan komponen aktual tersedia, termasuk varian warna dan tinggi

Proses yang akan diotomasi sudah ditentukanProses sudah dianalisis dan Anda bisa menjelaskan mengapa proses ini

Pengambil keputusan akhir terlibatPresiden direktur atau kepala pabrik memahami tujuannya dan menerima laporan berkala

PIC internal sudah ditunjukProduction engineering, produksi, K3, maintenance, dan quality assurance masing-masing punya kontak

Ada pandangan soal budget dan paybackAda target kasar payback period dan batas atas pengeluaran

Berdasarkan item dalam "Robot Implementation Pre-Check List, with Commentary" dari Asosiasi SIer (edisi 15 Maret 2024).

Nyatakan Tujuan dengan Angka

"Kami kekurangan tenaga kerja" atau "kami ingin produktivitas lebih tinggi" tidak memberi tahu SIer di mana harus mengotomasi dan seberapa jauh.

Salah satu contoh jawaban di checklist berbunyi: output ingin naik 20% dalam setahun, tetapi tidak bisa merekrut, jadi pekerjaan yang kini dilakukan tiga orang ingin dijalankan dua orang. Bawalah tujuan Anda sampai sejauh itu, dan nyatakan kondisi saat ini maupun target dengan angka.

Kalau angka sulit ditetapkan, tujuan kualitatif yang spesifik juga bisa, misalnya "hilangkan pengangkatan manual komponen berat untuk mengurangi beban pekerja". Intinya adalah memberi SIer tolok ukur untuk menilai apakah proposalnya sendiri bagus.

Persempit Produk dan Proses

Tim di lapangan (genba) sering menyebut komponen dengan nama panggilan. Berikan ke SIer nama resmi dan nomor model komponen. Komentar pada checklist memperingatkan bahwa satu nama produk bisa ternyata mencakup puluhan varian setelah perbedaan warna dan komponen tambahan dihitung.

Semakin banyak varian, semakin banyak pergantian gripper dan changeover yang rumit, dan biayanya ikut naik. Salah satu pendekatannya adalah menghindari proses dengan banyak varian di awal dan mulai dari komponen yang bentuknya seragam. Pemilihan proses sebaiknya dipimpin oleh tim production engineering (seisan gijutsu) Anda.

Libatkan Pengambil Keputusan dan Bentuk Tim

Robot cell membawa perubahan yang tidak bisa diputuskan satu departemen saja: perubahan layout pada proses sebelum dan sesudahnya, cara baru memasok komponen, dan pelatihan operator. Karena itulah checklist menilai keterlibatan orang yang berwenang memutuskan sebagai item kunci.

Kalau semuanya diserahkan ke satu engineer proyek, keputusan soal perubahan spesifikasi dan biaya tambahan macet dan proyek berlarut-larut. Di perusahaan Jepang, keputusan semacam itu sering menunggu proses persetujuan formal (ringi). Tunjuk PIC dari awal untuk production engineering, produksi, K3, maintenance, dan quality assurance.

Hitung Budget Mundur dari Payback Period

Menurut penjelasan dari Epson Sales Japan, anak perusahaan penjualan produsen robot Epson di Jepang, proyek yang bertujuan menekan biaya atau menaikkan produktivitas sering merencanakan payback dalam sekitar dua tahun. Sebagian perusahaan merencanakan lima sampai enam tahun bila tujuannya kualitas yang stabil, dan lebih lama lagi bila robot menggantikan pekerjaan berbahaya atau berat secara fisik.

Payback period yang bisa diterima bergantung pada tujuannya, jadi masuk akal untuk menetapkan batas atas budget bersama dengan tujuannya.

Langkah 2: Cari dan Persempit Kandidat SIer

Setelah siap, mulailah mencari kandidat. Dalam survei tahun 2021 terhadap SIer anggotanya, Asosiasi SIer menemukan bahwa sumber inquiry baru yang paling umum adalah penjualan sendiri dan pameran dagang, disusul rujukan dari trading company, lalu rujukan dari produsen robot. Bagi pembeli, ketiga jalur itu juga merupakan pintu masuknya.

Gambar 4: Cara Mencari dan Mempersempit Daftar SIer

Ada beberapa pintu masuk, tetapi daftar dipersempit menjadi 2–3 SIer dengan tiga kriteria yang sama.

DirektoriPencarian SIer dari Asosiasi SIer (dalam bahasa Jepang) dan daftar SIer regional

RujukanTrading company dan produsen robot yang sudah menjadi pemasok Anda, serta lembaga riset publik dan organisasi pendukung di Jepang

Pameran dan acaraPameran robot dan acara regional "SIer's Day" untuk melihat sistem nyata dan bertemu engineer

Daftar kandidat

Tiga kriteria seleksi(1) Rekam jejak pada aplikasi yang sama atau komponen yang mirip (2) Bisa menjangkau pabrik Anda untuk servis (3) Lingkup yang dikerjakan sendiri, dari desain sampai instalasi dan maintenance

2–3 SIer

Tanda tangani NDA, lalu kunjungan pabrik dan kirim komponen sampelSerahkan RFP setelah mereka melihat komponen aslinya

Dalam survei Asosiasi SIer 2021, sumber inquiry teratas SIer adalah penjualan sendiri dan pameran dagang, rujukan trading company, lalu rujukan produsen robot, berurutan.

Gunakan Alat Pencarian Asosiasi SIer

Tempat mulai yang baik adalah pencarian SIer yang diterbitkan asosiasi untuk perusahaan anggotanya (dalam bahasa Jepang). Anda bisa menyaring berdasarkan lokasi kantor pusat dan kantor penjualan, serta berdasarkan wilayah tempat SIer dapat mengerjakan integrasi. Anda juga bisa menyaring berdasarkan aplikasi, seperti handling, pengelasan, deburring, pengecatan, pengemasan, dan inspeksi, berdasarkan penggunaan lanjutan seperti picking dengan sensor 3D, dan berdasarkan layanan seperti desain mekanik dan machine vision.

Acara seperti "SIer's Day" regional dari asosiasi dan pameran dagang robot juga membantu. Berbincang dengan engineer di depan demo langsung menunjukkan keahlian perusahaan dan seberapa jelas mereka menjelaskan.

Tiga Kriteria untuk Daftar Pendek

Pertama, cari rekam jejak pada aplikasi yang sama dengan komponen yang mirip. "Handling" mencakup pekerjaan yang sangat berbeda: kardus, makanan lunak, dan komponen logam berminyak masing-masing butuh desain gripper berbeda dan membawa kesulitan berbeda. Saat SIer menunjukkan proyek terdahulu, tanyakan material komponen, berat, dan cycle time.

Kedua, periksa wilayah layanan. Setiap robot cell butuh penyetelan dan perbaikan setelah start-up. Walaupun kantor pusatnya jauh, pastikan SIer punya kantor atau mitra lokal dekat pabrik Anda. Untuk pabrik di luar Jepang seperti di Indonesia, tanyakan siapa yang akan datang, dari mana, dan seberapa cepat.

Ketiga, periksa apa yang dikerjakan SIer sendiri. Bagian mana dari desain mekanik, desain elektrik, kontrol, instalasi, dan maintenance yang di-outsource memengaruhi siapa yang bertanggung jawab saat ada masalah dan secepat apa masalah diperbaiki. Kalau cell harus ter-interlock dengan peralatan yang sudah ada lewat PLC, kemampuan SIer menulis logika kontrol sendiri sangat penting.

Perkirakan SIer Kekurangan Engineer

Dalam survei 2021 yang sama, lebih dari 90% SIer menjawab "kurang" atau "sangat kurang" engineer. Permintaan yang kurang matang bisa ditunda atau ditolak. Sebaliknya, permintaan dengan tujuan dan kondisi yang jelas lebih mudah ditawar dan lebih menarik untuk diambil, dan ini satu alasan lagi untuk menulis RFP.

Langkah 3: Sampaikan Spesifikasi lewat RFP

Request for proposal (RFP), atau teian irai-sho dalam bahasa Jepang, adalah dokumen tempat pembeli menyatakan apa yang diminta untuk diusulkan SIer beserta kondisi di baliknya. SIer memakainya untuk merapikan requirement, lalu menyiapkan penawaran dan quotation specification. Materi pelatihan Asosiasi SIer menyatakan dengan jelas bahwa menulis RFP yang memadai adalah tugas pembeli. Untuk alur inquiry umum ke produsen Jepang, lihat artikel tentang RFQ ke produsen Jepang.

Dokumen yang cukup rinci sehingga SIer bisa langsung menulis spesifikasi darinya disebut yokyu shiyosho (requirements specification). Anda tidak perlu langsung mulai dari sana. Pertama, pakai RFP untuk menempatkan semua SIer pada kondisi yang sama.

Apa yang Dimasukkan ke RFP

Asosiasi SIer menerbitkan contoh RFP dalam PowerPoint dan PDF (dalam bahasa Jepang). Isinya terbagi dalam lima bagian: tujuan proyek, budget, jadwal, requirement, dan apa yang Anda minta untuk diusulkan SIer.

Gambar 5: Item Utama dalam RFP Sistem Robot

Satu dokumen yang menjawab mengapa, apa, dalam kondisi apa, dan apa yang Anda minta diusulkan.

Tujuan dan target

MengapaMasalah yang ingin diselesaikan, latar belakang, efek yang diharapkan, dan target fase 1

Budget dan jadwal

MengapaApa saja yang dicakup batas budget (instalasi, start-up, pelatihan) dan kapan produksi penuh diinginkan

Komponen target

ApaNama resmi dan nomor model, rentang ukuran dan berat, variasi bentuk, kemungkinan varian di masa depan

Throughput

ApaOutput per jam, cycle time, frekuensi changeover, jam operasi, serah terima dari dan ke proses sebelum dan sesudahnya

Kondisi lokasi dan batasan

KondisiRuang lantai dan daya dukung lantai, suhu, kelembapan, debu, proteksi ledakan, orang yang bergerak di sekitar, kebutuhan pagar pengaman

Utilitas dan akses

KondisiTegangan dan kapasitas listrik, tekanan dan debit udara, dimensi pintu masuk, hari dan jam untuk memasukkan mesin

Aturan perusahaan

KondisiApakah ada standar K3 atau standar peralatan, dan merek peralatan yang diwajibkan

Yang diminta diusulkan

ProposalKonsep proses, konfigurasi sistem, gambar layout, pendekatan maintenance, tim proyek, tanggal pengiriman, penawaran kasar

Deviasi yang dinyatakan

ProposalMinta SIer mencantumkan requirement yang tidak bisa dipenuhi dan alternatif yang lebih baik, beserta perbedaannya

Berdasarkan daftar isi dan kolom pada contoh RFP Asosiasi SIer.

Untuk pabrik di luar Jepang, cantumkan juga tegangan dan frekuensi listrik setempat serta aturan keselamatan lokal yang harus dipenuhi cell. SIer Jepang tidak bisa mengasumsikannya. Di Indonesia frekuensi listrik industri umumnya 50 Hz, tetapi tegangan dan sistem distribusinya tetap sebaiknya Anda tulis dari data pabrik sendiri, karena di Jepang sendiri frekuensinya berbeda antara wilayah timur dan barat.

Kirim Komponen Asli, Bukan Tiruan

Materi pelatihan Asosiasi SIer menggambarkan satu proyek di mana pembeli memberi SIer komponen tiruan (mock-up) pada tahap penawaran. Setelah sistem terpasang dan komponen asli dialirkan, robot tidak bisa mencengkeramnya.

Minyak atau kelembapan di permukaan, bagian yang boleh dicengkeram, dan sisi yang tidak boleh tergores semuanya membentuk desain gripper, dan sering kali hanya komponen asli yang menyampaikan informasi itu.

Tanda tangani perjanjian kerahasiaan (NDA) sebelum menyerahkan komponen atau gambar. Materi pelatihan menyebut NDA ditandatangani sebelum komponen sampel diberikan atau pabrik dikunjungi. NDA mengikat kedua pihak, sehingga know-how dalam proposal SIer pun terlindungi.

Putuskan Sejak Awal Apakah Cell Harus Menginspeksi Komponen

Di bagian throughput, contoh RFP mencatat bahwa Anda perlu memutuskan apakah peralatan atau staf Anda sendiri yang memeriksa kualitas. RFP itu juga memperingatkan bahwa meminta inspeksi kualitas terpasang di dalam sistem bisa membuat sistem mahal. Kalau Anda juga ingin mengotomasi inspeksi vision, tulis sebagai requirement terpisah agar penawarannya tetap bisa dibandingkan.

Langkah 4: Bandingkan Proposal dan Penawaran

Berikan RFP yang sama ke dua atau tiga SIer, dan Anda mendapat proposal yang dibangun di atas asumsi yang sama. Jebakan yang umum di tahap ini adalah membandingkan total harga saja. Sistem robot biasanya dibuat khusus untuk tiap lokasi, jadi apa yang tercakup dalam penawaran berbeda dari satu SIer ke SIer lain.

Ketahui ke Mana Uang Mengalir

Penjelasan Epson mengutip contoh dari buklet Japan Robot Association tahun 2017: sistem yang memasang dan melepas benda kerja pada mesin perkakas, dengan total JPY 9,8 juta. Porsi terbesarnya, JPY 5,2 juta, adalah system integration: desain konsep, risk assessment, desain detail, pembuatan dan perakitan, instalasi, dan penyetelan.

Gambar 6: Contoh Rincian Biaya Sistem Robot

Pada contoh sistem loading mesin perkakas ini (total JPY 9,8 juta), lebih dari separuh biaya adalah system integration.

System integrationDesain konsep, risk assessment, desain detail, pembuatan dan perakitan, instalasi, penyetelan

JPY 5,2 jt

Robot dan peralatan pendukungRobot JPY 3,0 jt; dudukan dan gripper JPY 0,7 jt; pagar pengaman dan stoker komponen JPY 0,9 jt (total JPY 4,6 jt)

JPY 4,6 jt

Penjelasan Epson mencatat bahwa total biaya umumnya beberapa kali lipat harga robotnya. Budget yang hanya dihitung dari robot akan jauh kurang. Pastikan penawaran merinci biaya system integration.

Contoh dari buklet Japan Robot Association tentang dasar-dasar robot (2017), seperti dikutip dalam penjelasan Epson Sales Japan tentang biaya penerapan robot.

Penjelasan yang sama memuat contoh lain: sistem case-packing dengan dua robot parallel-link dan sebuah conveyor sebesar JPY 50,5 juta, dan proses perakitan dengan empat robot sebesar JPY 60 juta. Jumlah robot dan peralatan pendukung bisa mengubah harga hingga satu orde besaran, jadi jangan jadikan biaya proyek perusahaan lain sebagai budget Anda.

Cara Membandingkan Proposal

Proposal SIer Jepang biasanya terdiri dari dua bagian: mitsumorisho (penawaran harga) yang memuat harga, dan mitsumori shiyosho (quotation specification) yang memuat layout, daftar peralatan, alur proses, rencana operasi, dan jadwal. Letakkan quotation specification berdampingan dan bandingkan pada poin-poin di bawah ini.

Gambar 7: Yang Dibandingkan dari Proposal SIer

Sebelum membandingkan harga, pastikan asumsi dan lingkupnya sama.

Poin

Yang diperiksa

Tanda peringatan

Deviasi dari requirement

Apakah proposal menyatakan kondisi RFP mana yang tidak dipenuhi dan menawarkan alternatif

Hanya "bisa dikerjakan", tanpa penjelasan perbedaan

Lingkup penawaran

Apakah instalasi, start-up, pelatihan, dokumentasi, dan perubahan pada peralatan yang sudah ada termasuk

Banyak baris bertuliskan betto (ditawarkan terpisah) atau isshiki (satu paket), tanpa pengecualian yang jelas

Proses dan layout

Dasar cycle time, sambungan ke proses sebelum dan sesudahnya, jalur gerak operator

Hanya gerakan robot yang digambarkan, tanpa memikirkan pekerjaan tambahan di sekitarnya

Keselamatan

Apakah risk assessment dilakukan, dan pendekatan terhadap pagar dan perangkat pengaman

Keselamatan tidak muncul di item biaya maupun jadwal

Verifikasi

Kapan uji dengan komponen asli atau simulasi dilakukan

Spesifikasi akhir dan harga ditetapkan tanpa verifikasi

Maintenance dan pelatihan

Susunan field service, masa garansi, pelatihan operasi dan teaching

Tidak ada kontak dukungan atau jam layanan setelah start-up

Struktur dua bagian berupa penawaran dan quotation specification mengikuti "How to Run a Robot Implementation Project" dari Asosiasi SIer. Poin perbandingan disusun sebagai checklist pembeli.

Keselamatan perlu perhatian khusus. Apakah cell butuh pagar dan apakah orang boleh bekerja berdampingan dengan robot mengubah biaya sekaligus cara cell dioperasikan. Di Indonesia, dasar umum K3 adalah Undang-Undang No. 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja beserta peraturan turunannya, termasuk yang mengatur pesawat tenaga dan produksi. Minta tim K3 pabrik Anda memastikan aturan mana yang berlaku, dan acuan standar mana (misalnya seri ISO 10218 untuk robot industri dan padanan SNI-nya, bila ada) yang akan dipakai SIer.

Langkah 5: Kontrak, Spesifikasi Akhir, dan Kriteria Akseptansi

Setelah memilih SIer, Anda menandatangani kontrak dan memfinalkan spesifikasi. Materi pelatihan Asosiasi SIer menyebut bahwa pembangunan sistem biasanya memakai kontrak ukeoi, di mana SIer dibayar untuk menyerahkan hasil yang terdefinisi, karena deliverable-nya jelas.

Bila SIer membantu asesmen pabrik atau penulisan RFP atau requirements specification, tidak ada deliverable yang pasti, sehingga pekerjaannya memakai kontrak inin, di mana SIer dibayar untuk pekerjaannya itu sendiri. Materi itu juga mencatat bahwa bantuan menulis RFP pada dasarnya berbayar. Bagaimana jenis kontrak ini berlaku di Indonesia bergantung pada hukum kontrak Indonesia, jadi konfirmasikan dengan tim legal atau purchasing Anda.

Kenali Dokumen yang Akan Dipertukarkan

Setelah pemesanan, SIer menguraikan quotation specification menjadi nonyu shiyosho (delivery specification). Sistem dibuat sesuai spesifikasi ini, dan akseptansi dinilai terhadap spesifikasi ini. Lihat artikel tentang apa yang perlu dicek dalam delivery specification.

Seiring desain berjalan, SIer mengajukan shonin-zu (approval drawing). Setelah itu Anda menghadiri inspeksi yang disaksikan (tachiai) atas sistem yang sudah dirakit di pabrik SIer. Kemudian sistem dipasang dan disetel di lokasi Anda, dan kenshu (akseptansi resmi) yang final terjadi ketika sistem lulus user test. Untuk cara uji yang disaksikan di pabrik dan di lokasi biasanya berjalan dengan pemasok Jepang, lihat artikel tentang FAT dan SAT.

Dokumen (istilah Jepang)	Isinya	Kapan
RFP / teian irai-sho	Tujuan pembeli, kondisi, dan apa yang diminta untuk diusulkan	Sebelum penawaran
NDA / himitsu hoji keiyakusho	Perjanjian kerahasiaan yang mengikat kedua pihak	Sebelum komponen sampel atau kunjungan pabrik
Mitsumorisho	Penawaran dengan harga	Tahap proposal
Mitsumori shiyosho	Quotation specification: layout, daftar peralatan, alur proses, rencana operasi, jadwal	Tahap proposal
Nonyu shiyosho	Delivery specification: spesifikasi tempat sistem dibuat dan diterima	Setelah pemesanan
Shonin-zu	Approval drawing yang diajukan untuk direview pembeli	Selama desain
Yuza tesuto shiyosho	Spesifikasi user test, berpasangan dengan delivery specification	Ditetapkan bersama delivery specification
Kenshu kanryo-sho	Catatan bahwa akseptansi telah selesai	Setelah user test lulus

Materi pelatihan memperingatkan bahwa perubahan besar pada sistem setelah pemesanan bisa dikenai biaya tambahan, jadi tinjau proposal secara menyeluruh sebelum memesan. Catat secara tertulis hasil keputusan setiap rapat, supaya tidak ada yang kemudian berkata "sudah kami sampaikan" melawan "kami tidak pernah dengar".

Materi itu juga memperkenalkan proses "W-model", di mana setiap tahap desain dipasangkan dengan satu pengujian: spesifikasi dengan user test, desain dasar dengan integrated test, dan desain detail dengan uji sebelum pengiriman. Bagi pembeli, intinya adalah memutuskan apa yang akan diperiksa pada akseptansi, dan bagaimana, saat Anda memfinalkan delivery specification. Kalau ini ditunda, besar kemungkinan Anda berdebat soal apa yang dianggap lulus setelah sistem selesai dibuat.

Sediakan Waktu dan Uang untuk Verifikasi

Materi pelatihan merekomendasikan front-loading: mencurahkan upaya pada tahap awal agar lebih sedikit masalah sampai ke tahap berikutnya. Dalam praktik, artinya meminta simulasi dan uji kelayakan dengan komponen asli (yoso gijutsu kensho), walau berbiaya tambahan, untuk memastikan lebih dulu bahwa robot bisa mencengkeram komponen dan memenuhi cycle time.

Materi itu juga menjelaskan opsi menempatkan pekerjaan sampai delivery specification, termasuk uji komponen dan simulasi, di bawah kontrak inin terpisah dari pembangunan sistem. Membayar verifikasi mungkin terasa sia-sia, tetapi biayanya jauh lebih kecil daripada membangun ulang sistem setelah selesai.

Langkah 6: Start-up dan Membangun Tim Operasi

Proyek belum selesai ketika robot terpasang dan diterima. Setelah start-up, yang merawat cell adalah staf lapangan Anda sendiri, bukan SIer.

Pelatihan yang Diwajibkan dan Operator Internal

Di Jepang, siapa pun yang melakukan teaching (memprogram gerakan) atau inspeksi robot industri wajib lebih dulu mengikuti pelatihan khusus keselamatan (tokubetsu kyoiku) menurut Pasal 36 butir 31 dan 32 peraturan keselamatan dan kesehatan industri Jepang. Menurut Japan Robot Association, pelatihan ini diselenggarakan oleh produsen robot dan pusat robot regional. Persyaratan itu aturan Jepang, bukan aturan Indonesia. Untuk cell yang dipasang di Indonesia, tanyakan kepada tim K3 dan Disnaker syarat kompetensi apa yang berlaku bagi staf yang memprogram dan merawat robot, dan minta SIer atau produsen robot menyediakan pelatihan di lokasi. Dalam kedua kasus, masukkan pelatihan staf yang sudah ditunjuk ke dalam jadwal start-up.

Materi pelatihan Asosiasi SIer menggambarkan sebuah pabrik yang memanggil SIer setiap kali robot berhenti sebentar. Karena repot, lapangan akhirnya kembali mengerjakan pekerjaan itu dengan tangan. Ada tidaknya operator yang bisa mengoreksi kesalahan posisi kecil atau me-restart cell sendiri sangat menentukan apakah robot tetap dipakai.

Kalau Anda berencana menjalankan robot kolaboratif tanpa pagar, selain pelatihan Anda juga perlu memahami syarat operasi kolaboratif dan bagaimana risk assessment diterapkan.

Libatkan Lapangan Sejak Dini

Materi pelatihan mengutip sebuah pepatah: sistem yang dibangun tanpa persetujuan lapangan (genba) akan ditolak walau 95% benar, sedangkan sistem yang dibangun dengan melibatkan lapangan akan didukung walau baru 80% benar. Bila hanya engineer proyek dan SIer yang menentukan spesifikasi, lapangan cenderung menolak begitu operasi dimulai.

Orang yang mengerjakan pekerjaan itu setiap hari paling tahu bagaimana komponen diletakkan dan bagaimana changeover berjalan. Libatkan operator sejak tahap RFP, maka lebih sedikit requirement yang terlewat dan cell baru lebih cepat menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.

Kegagalan Umum Proyek Robot dan Cara Mencegahnya

Materi pelatihan Asosiasi SIer mendaftar masalah yang sering terlihat dalam proyek robot. Sebagian besar berasal dari persiapan dan komunikasi di sisi pembeli, bukan dari kemampuan teknis SIer.

• Spesifikasi dan gambar terlihat benar, tetapi sistem yang jadi sama sekali berbeda dari bayangan pembeli.
• Pembeli teringat suatu requirement setelah pembuatan dimulai dan dikenai biaya tambahan besar.
• Penawaran dibuat dengan komponen tiruan, dan robot tidak bisa mencengkeram komponen asli.
• Tidak ada yang dicatat, sehingga requirement yang menurut pembeli sudah disampaikan berujung pada perdebatan "sudah kami sampaikan" lawan "kami tidak pernah dengar".
• Ketika komponen berubah, robot tidak lagi bisa menanganinya.
• Robot menambah pekerjaan pendukung (ancillary tasks) dan menurunkan efisiensi secara keseluruhan.
• Setiap berhenti singkat butuh kunjungan SIer, sehingga pabrik kembali ke pekerjaan manual.

Yang membuat masalah ini mahal adalah semakin lambat ditemukan, semakin mahal memperbaikinya. Bagan konseptual dalam materi pelatihan menempatkan biaya perbaikan sebesar 1–5 pada tahap requirement, 10 kali atau lebih pada tahap pembuatan, dan 100 kali atau lebih pada tahap instalasi dan operasi.

Gambar 8: Kapan Masalah Ditemukan vs. Biaya Memperbaikinya

Spesifikasi yang kabur makin mahal semakin jauh ke hilir.

1–5Review dan definisi requirementDiselesaikan dengan memikirkan ulang requirement atau spesifikasi

10× atau lebihPembuatan peralatan dan sistemRevisi spesifikasi plus pemesanan ulang komponen dan pengerjaan ulang

100× atau lebihInstalasi dan operasiPengerjaan ulang plus dampak ke produksi dan pengiriman

Berdasarkan bagan konseptual dalam "How to Run a Robot Implementation Project" dari Asosiasi SIer. Angkanya hanya indikatif.

Pencegahannya mencerminkan keenam langkah tadi: jelaskan tujuan dan komponen dengan angka dan sampel asli, bandingkan SIer dengan RFP yang sama, tetapkan kriteria akseptansi sejak awal, investasikan waktu dan biaya pada verifikasi, dan libatkan lapangan serta operator sejak awal. Semuanya adalah tugas yang harus dipimpin pembeli.

Kegagalan "pekerjaan pendukung bertambah" cenderung terjadi ketika pabrik mengotomasi satu proses tanpa melihat proses sebelum dan sesudahnya. Perlakukan robot sebagai salah satu cara mengurangi tenaga kerja, dan nilai dampaknya terhadap aliran seluruh lini.

Checklist: Sebelum Mengirim RFP ke SIer Jepang

• Tujuan dinyatakan dengan angka (orang, output, cycle time) atau sebagai target kualitatif yang spesifik
• Komponen target dicatat dengan nama resmi dan nomor model, termasuk semua varian warna, ukuran, dan opsi
• Komponen sampel asli dan gambar siap, dan NDA sudah ada sebelum keduanya keluar dari pabrik Anda
• Proses yang akan diotomasi sudah dipilih, dengan serah terima dari dan ke proses sebelum dan sesudahnya dijelaskan
• Pengambil keputusan akhir terlibat, dan kontak untuk production engineering, produksi, K3, maintenance, dan kualitas sudah ditunjuk
• Batas atas budget dan target payback period sudah ditetapkan, beserta apa yang dicakup batas itu (instalasi, start-up, pelatihan)
• Data lokasi: ruang lantai, daya dukung lantai, lingkungan, tegangan dan frekuensi listrik setempat, suplai udara, ukuran pintu masuk, tanggal memasukkan mesin
• Keputusan apakah cell harus menginspeksi komponen
• Aturan K3 setempat yang berlaku dan standar peralatan perusahaan dilampirkan
• Permintaan agar SIer mencantumkan deviasi, pengecualian, dan apa pun yang bertuliskan betto atau isshiki
• Target jadwal yang memberi waktu sekitar satu tahun dari konsultasi pertama sampai produksi penuh

Pertanyaan untuk Diajukan ke SIer Jepang

1. Proyek terdahulu mana yang cocok dengan aplikasi kami? Apa material, berat, dan cycle time komponennya?
2. Pekerjaan apa yang Anda kerjakan sendiri, dan apa yang Anda subkontrakkan (mekanik, elektrik, kontrol, instalasi, maintenance)?
3. Siapa yang akan menservis cell di pabrik kami, dari lokasi mana, dan seberapa cepat mereka bisa merespons?
4. Item mana dalam penawaran yang berupa isshiki (satu paket) atau betto (ditawarkan terpisah)? Apa yang dikecualikan?
5. Apakah Anda akan menguji dengan komponen asli kami, atau menjalankan simulasi, sebelum spesifikasi ditetapkan? Apakah itu kontrak berbayar terpisah?
6. Bagaimana Anda melakukan risk assessment, dan perangkat pengaman apa yang diasumsikan layout?
7. Apa yang akan diperiksa user test, dan apa kriteria lulusnya?
8. Pelatihan apa yang Anda berikan untuk operator dan staf maintenance, dan dalam bahasa apa (Indonesia, Inggris, atau Jepang)?
9. Berapa masa garansinya, dan apa yang terjadi setelah garansi berakhir?

Anda bisa menyesuaikan pesan singkat berikut saat mengirim RFP. Kirimlah dalam bahasa Inggris atau bahasa Jepang, atau lewat koordinator di pihak Jepang, sesuai kesepakatan dengan SIer.

Subjek: RFP robot cell – [nama proses], [nama pabrik]

Yth. [Nama],

Terlampir RFP kami untuk mengotomasi [proses] di pabrik kami di [kota]. Target kami adalah [tujuan dengan angka, misalnya menjalankan proses dengan dua operator, bukan tiga, pada output yang sama]. Komponen sampel akan kami kirim setelah NDA ditandatangani.

Dalam proposal, mohon sertakan penawaran harga dan quotation specification (layout, daftar peralatan, alur proses, jadwal). Mohon cantumkan juga requirement RFP yang tidak dapat dipenuhi, alternatifnya, serta semua item yang dikecualikan, berupa isshiki, atau ditawarkan terpisah (betto). Kami juga ingin mengetahui usulan Anda untuk uji komponen atau simulasi sebelum spesifikasi difinalkan, dan susunan layanan purna jual di dekat pabrik kami.

Kami berharap menerima proposal Anda paling lambat [tanggal].

Hormat kami,
[Nama]

Batasan Panduan Ini

• Proses, dokumen, dan jenis kontrak di sini mengikuti panduan Japan Robot System Integrator Association. Setiap SIer dan setiap pembeli memakai nama dokumen dan prosedurnya sendiri.
• Angka biaya dan payback adalah contoh yang diterbitkan di Jepang. Angka itu bukan harga pasar dan tidak mencerminkan negara, mata uang, atau tahun saat ini.
• Jenis kontrak ukeoi dan inin berasal dari praktik Jepang. Untuk kontrak yang berlaku di pabrik Anda, ikuti tim legal dan purchasing Anda sendiri.
• Pelatihan dan persyaratan keselamatan robot bergantung pada negara tempat cell dipasang. Panduan ini tidak menggantikan aturan K3 setempat atau risk assessment. Padanan SNI untuk standar keselamatan robot belum diverifikasi di sini, jadi konfirmasikan ke tim K3 dan pemasok.

FAQ

Apa itu SIer di Jepang?

SIer (system integrator) adalah perusahaan yang membangun sistem robot yang bekerja dengan menggabungkan robot dengan gripper, pagar, sensor, conveyor, dan kontrol. Di Jepang, SIer beragam, dari afiliasi produsen robot dan divisi trading company sampai spesialis independen dan pembuat mesin.

Berapa biaya robot cell dibandingkan robotnya sendiri?

Menurut penjelasan Epson, total biaya umumnya beberapa kali lipat harga robot. Dalam satu contoh yang diterbitkan di Jepang, sistem loading mesin perkakas berbiaya total JPY 9,8 juta, dengan robot JPY 3,0 juta dan system integration JPY 5,2 juta.

Berapa lama proyek sistem robot berlangsung?

Sediakan sekitar satu tahun dari konsultasi pertama sampai produksi penuh. Jadwal contoh dari Asosiasi SIer saja sudah mencakup sekitar enam bulan untuk desain, pembuatan, dan penyetelan.

Mengapa SIer Jepang mengenakan biaya untuk membantu menulis RFP?

Asosiasi SIer memperlakukan penulisan RFP sebagai tugas pembeli. Ketika SIer membantu, tidak ada deliverable yang pasti, sehingga pekerjaannya biasanya dibayar lewat kontrak jenis layanan (inin) yang terpisah.

Berapa SIer yang sebaiknya diminta menawar?

Dua atau tiga umumnya cukup. Berikan RFP yang sama kepada semuanya agar Anda bisa membandingkan deviasi, lingkup, keselamatan, dan dukungan purna jual, bukan hanya harga.

Sumber

• Alur proyek, kegagalan umum, dokumen, dan jenis kontrak: Japan Robot System Integrator Association, kursus pelatihan pembeli bagian 2, "How to Run a Robot Implementation Project" (bahasa Jepang)
• Panduan penerapan, checklist pra-penerapan, dan contoh RFP: Japan Robot System Integrator Association, "Robot Implementation Support Guide and Checklist", edisi 15 Maret 2024, dari survei METI tahun fiskal 2023 (bahasa Jepang)
• Pendirian dan tujuan asosiasi: Japan Robot System Integrator Association, "About the Association" (bahasa Jepang)
• Peluncuran asosiasi pada 2018: Aperza News, peluncuran FA/Robot System Integrator Association (bahasa Jepang)
• Filter pencarian SIer: Robot Katsuyo Navi, "Robot SIer Search" (bahasa Jepang)
• Jalur inquiry dan kekurangan engineer (survei 2021): Automation Shimbun, survei robot SI Asosiasi SIer (bahasa Jepang)
• Rincian biaya dan payback period: Epson Sales Japan, "Implementation Costs of Industrial Robots" (bahasa Jepang, PDF)
• Persyaratan pelatihan khusus di Jepang dan penyelenggaranya: Japan Robot Association, "Special Training for Robots" (bahasa Jepang)