RFQ an japanischen Hersteller: Hikiai-Ablauf in 7 Schritten
Sie schicken Zeichnungen und eine Anfrage (RFQ) an einen japanischen Hersteller. Eine Woche später kommt kein Preis zurück, sondern eine Liste mit Fragen: Welcher Zeichnungsstand? Welche Stückzahl pro Abruf? Wer zahlt die Werkzeuge, und wem gehören sie? Arbeiten Sie auf der anderen Seite und beliefern einen japanischen Kunden, kennen Sie die umgekehrte Situation: Eine E-Mail mit dem Betreff „Hikiai“ (japanisch für Kundenanfrage, ungefähr eine RFQ) trifft ein, mit Zeichnungen im Anhang und einer Antwortfrist.
Beide Situationen gehen auf denselben Ablauf zurück. Bevor ein japanischer Lieferant rechnet, klärt er den Zeichnungsstand, die Abrufmenge und die Kostenverteilung bei Formen und Vorrichtungen. Der größte Teil der Zeit zwischen Ihrer Anfrage und dem Angebot geht in diese Klärungen und in die interne Abstimmung, nicht in die Kalkulation.
Dieser Leitfaden zeigt die sieben Schritte, die ein japanischer Hersteller typischerweise von der Anfrage bis zum Angebot durchläuft, was er in jedem Schritt prüft und warum Antworten länger dauern können, als Sie erwarten. Am Ende finden Sie eine RFQ-Checkliste und eine E-Mail-Vorlage (auf Englisch, der üblichen Korrespondenzsprache mit Japan), nutzbar für Anfragen nach Japan ebenso wie für die Beantwortung einer Hikiai.
Diese Wörter stehen in E-Mails, Zeichnungen und Angeboten japanischer Unternehmen.
Die Umschrift dient nur zur Orientierung. Manche Unternehmen schreiben statt Hikiai kurz 引合 oder 見積依頼 (Mitsumori irai, Angebotsanfrage).
Inhalt
- Die 7 Schritte von der Hikiai zum Angebot
- Schritt 1: Anfrage erfassen und von der Frist aus rückwärts planen
- Schritt 2 und 3: Was vor dem Angebot geprüft wird
- Schritt 4: Machbarkeit und Fertigungsablauf beurteilen
- Schritt 5: Kosten kalkulieren
- Schritt 6: Angebot, Annahmen und Gültigkeit schreiben
- Schritt 7: Nachfassen bei Auftrag, Absage und Wartestellung
- Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
- RFQ-Checkliste: Was Ihre Anfrage enthalten sollte
- E-Mail-Vorlage für die RFQ (auf Englisch)
- Wo dieser Leitfaden nicht passt
- FAQ
- Quellen
Die 7 Schritte von der Hikiai zum Angebot
Eine Hikiai stellt drei Fragen: Können Sie das unter diesen Bedingungen herstellen, was kostet es, und wann können Sie liefern? Die Bearbeitung durch einen japanischen Hersteller lässt sich in sieben Schritte gliedern: Anfrage erfassen, Inhalt prüfen, Rückfragen stellen, Machbarkeit beurteilen, Kosten kalkulieren, Angebot erstellen sowie antworten und nachfassen.
Die Schritte gliedern sich in drei Phasen: Vorbereitung, Bewertung und Antwort.
Bei Wiederholteilen lassen sich die Schritte 02–04 verkürzen, Zeichnungsstand und Stückzahl müssen aber trotzdem geprüft werden.
Warum die Antwort Zeit braucht
Die Schritte 2 bis 4 dauern am längsten. Der Vertriebsansprechpartner kann nicht allein entscheiden, die Fragen gehen deshalb an Fertigungsplanung, Fertigung, Qualitätssicherung und Einkauf.
Das Preisverhandlungs-Handbuch für KMU der japanischen Agentur für kleine und mittlere Unternehmen (SME Agency, Chūshō Kigyōchō; auf Japanisch) hält fest, dass jede Angebotsanfrage unklare Punkte enthält. Es empfiehlt Lieferanten, vor der Angebotserstellung eine Angebots-Checkliste vorzubereiten, die den internen Ablauf und die beim Kunden zu klärenden Punkte erfasst. Außerdem weist das Handbuch darauf hin, dass sich in der Fertigung nach der Bestellung nachträgliche Vertragsänderungen auch bei zusätzlichen Kosten nur schwer durchsetzen lassen. Die Angebotsphase ist daher die wichtigste Gelegenheit, Bedingungen zu klären.
Für Einkäufer: Eine Runde Rückfragen heißt nicht, dass der Lieferant langsam oder desinteressiert ist. Oft bedeutet sie, dass in Ihrer Anfrage einer der Punkte aus diesem Leitfaden offen geblieben ist. Wenn Sie diese Punkte gleich beantworten, können Sie sich eine Fragerunde sparen.
Schritt 1: Anfrage erfassen und von der Frist aus rückwärts planen
Die erste Aufgabe besteht darin, die Anfrage aus dem Postfach einer einzelnen Person in eine Liste zu übernehmen, die alle einsehen können. Eine Tabellenkalkulation genügt ebenso wie ein Vorgangssystem.
Was in die RFQ-Liste gehört
Die Liste soll genug Informationen enthalten, um später nachzuvollziehen, welche Bedingungen wann zu welchem Preis angeboten wurden.
Nicht nur der Bearbeiter, sondern jeder soll die Historie eines Angebots nachvollziehen können.
Die Beispieleinträge sind fiktiv.
Zeichnungen und Spezifikationen eines Kunden können unter eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) fallen. Prüfen Sie bei Eingang der Anfrage den Vertrag und die Vorgaben des Kunden, damit klar ist, ob Sie die Zeichnungen für Angebote an Unterlieferanten weitergeben dürfen.
Interne Fristen festlegen
Nennt der Kunde keine Antwortfrist, schlägt der Lieferant einen Antworttermin vor und setzt ihn selbst. Anfragen ohne Frist rutschen leicht hinter andere Arbeiten. Bei einer Anfrage mit fünf Arbeitstagen bis zur Antwort könnte der interne Plan so aussehen (die Tage sind nur ein Beispiel):
- Tag 1: Anfrage erfassen, Zeichnungen und Spezifikationen prüfen, Rückfragen senden
- Tag 2: Fertigungsplanung, Fertigung und Einkauf um Bewertung bitten
- Tag 3–4: Interne Antworten einsammeln und Kosten kalkulieren
- Tag 4: Angebot erstellen und intern freigeben
- Tag 5: Antwort an den Kunden
Sobald absehbar ist, dass die Frist nicht zu halten ist, teilt der Lieferant dem Kunden den Grund mit und nennt einen neuen Antworttermin. Fehlen noch Angebote für Material oder Fremdleistungen, kann er alternativ die bereits feststehenden Teile der Antwort vorab senden.
Bei eiligen Anfragen antwortet ein Lieferant mitunter mit einer groben Schätzung auf Basis ähnlicher früherer Teile. Das Angebot sollte dann klar angeben, dass es sich um eine Schätzung handelt und das verbindliche Angebot abweichen kann. Wird allein die grobe Zahl zum internen Budget des Kunden, ist eine spätere Anpassung schwierig.
Für Einkäufer: Nennen Sie in Ihrer Anfrage einen Antworttermin. Brauchen Sie nur eine Budgetzahl, sagen Sie das und bitten Sie darum, sie als Schätzung zu kennzeichnen.
Schritt 2 und 3: Was vor dem Angebot geprüft wird
Nach der Erfassung bestätigt der Lieferant jede Bedingung, auf der das Angebot beruht. Betreibt er ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 (in Japan als JIS Q 9001 veröffentlicht), ist das ein formaler Schritt. In der Ausgabe 2015 verlangt Abschnitt 8.2.3, die Anforderungen zu überprüfen, bevor sich die Organisation zur Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen verpflichtet (in der deutschen Fassung DIN EN ISO 9001:2015 derselbe Abschnitt).
Diese Überprüfung umfasst die vom Kunden festgelegten Anforderungen, Anforderungen, die der Kunde nicht angegeben hat, die aber für den bekannten Verwendungszweck nötig sind, sowie gesetzliche und behördliche Anforderungen. Legt der Kunde seine Anforderungen nicht dokumentiert vor, müssen sie vor der Annahme bestätigt werden.
ISO 9001:2026 wurde am 16. September 2026 veröffentlicht. Dieser Leitfaden zitiert die Abschnittsnummern der Ausgabe 2015; Nummerierung und Wortlaut der Ausgabe 2026, auch der deutschen Fassung, prüfen Sie bitte im Normtext.
Wer die Prüfpunkte in drei Gruppen ordnet (das Teil, Menge und Termin, kaufmännische Bedingungen), übersieht seltener einen davon.
Gruppiert nach dem Teil, Menge und Termin sowie kaufmännischen Bedingungen.
Von der Redaktion zusammengestellt. Nicht jede Anfrage braucht alle 12 Punkte; wählen Sie die passenden für Ihr Produkt aus.
Zeichnungen und Spezifikationen
Der Lieferant prüft zuerst den Zeichnungsstand sowie die Normen und Kundenspezifikationen, auf die die Zeichnung verweist. Fehlt im Anfragepaket eine zitierte Spezifikation, fordert er sie jetzt an.
Beim Werkstoff (im Schriftfeld: Zaishitsu, 材質) schaut er über die Bezeichnung hinaus auf die Halbzeugform und einen vorgeschriebenen Hersteller. Material mit langer Beschaffungszeit wirkt sich auf Lieferzeit und Preis aus. Bei Normbezeichnungen lohnt sich die Gegenprobe: Eine JIS-Sorte ist nicht automatisch mit der EN-Sorte identisch, die Sie im Kopf haben, die Äquivalenz bestätigt der Lieferant.
Toleranzen beeinflussen die Kosten stark. Der Lieferant liest, ob die Zeichnung Maß- oder Geometrietoleranzen verwendet und welche Allgemeintoleranzklasse gilt (die japanische JIS B 0405 ist ISO 2768-1 nahe). Fertigungsplanung und Qualitätssicherung klären dann, ob das Werk sie mit den vorhandenen Maschinen und Messmitteln einhalten und nachweisen kann.
Wird eine Oberflächen- oder Wärmebehandlung fremdvergeben, prüft der Lieferant Art der Behandlung, Schichtdicke oder Härte und den behandelten Bereich. Die Art der Beschichtung bestimmt, welche Unterlieferanten infrage kommen und wie viele Tage hinzukommen.
Verwendung und Einsatzumgebung stehen oft nicht auf der Zeichnung. Ob das Teil im Freien, in Lebensmittel- oder in Medizintechnik eingesetzt wird, kann Werkstoff, Behandlung und anzuwendende Vorschriften verändern.
Menge und Lieferung
Der Lieferant fragt nach Menge pro Abruf und Abruffrequenz, nicht nur nach der Gesamtmenge. Rüsten (Danderi, die Vorbereitung vor der Bearbeitung) und Materialeinkauf hängen von der Losgröße ab, das gleiche Teil kann also je nach Abrufmenge einen anderen Stückpreis haben.
Das KMU-Handbuch nennt das Beispiel eines Zerspanungsbetriebs, der Ersatzteile zu den Bedingungen der Serienfertigung anbieten sollte. Weil Materialpreise und Lohnkosten mit der Abrufmenge variieren, macht dieser Auftrag Verlust. Die Mengenannahme gehört deshalb auch ins Angebot.
Die Lieferung wird in zwei Punkten geprüft: Termin der Erstlieferung und Lieferrhythmus danach. Der Lieferant addiert Materialbeschaffungszeit und Tage für Fremdleistungen zur eigenen Fertigungsdurchlaufzeit, und die Produktionssteuerung bestätigt, ob die Teile zum gewünschten Termin eintreffen können.
Prüfung, Verpackung und Lieferbedingungen
Bei der Prüfung klärt der Lieferant, welche Maße an wie vielen Teilen mit welchen Messmitteln gemessen werden und welche Dokumente beiliegen. Vollprüfung, Prüfberichte und Werkstoffzeugnisse (Prüfbescheinigungen, etwa nach EN 10204, soweit gefordert) erhöhen Aufwand und Kosten.
Verpackung und Lieferung werden leicht übersehen. Mehrwegbehälter, Einzelverpackung, Lieferort und Anlieferzeitfenster beeinflussen allesamt die Kosten. Der Lieferant bestätigt außerdem, wer die Fracht trägt; im internationalen Geschäft legen Sie dafür Incoterms fest.
Beigestelltes Material und Werkzeuge
Stellt der Kunde Material oder Teile bei, klärt der Lieferant, ob sie berechnet werden oder kostenlos sind, wann und in welcher Menge sie eintreffen und wie mit Ausschuss umgegangen wird. Das KMU-Handbuch führt einen Präzisionsfertiger an, dem beigestelltes Material stückweise geliefert wurde. Jedes Stück musste einzeln bearbeitet werden, der Aufwand stieg, und die Kosten der Bestandsführung waren im Angebot nicht enthalten.
Bei Teilen, die Formen, Vorrichtungen oder Prüflehren brauchen, klärt der Lieferant schon bei der Angebotserstellung, wer deren Herstellung zahlt, wem sie gehören und wer sie nach Serienende lagert. Auch neuere japanische Regeln greifen diesen Punkt auf (siehe nächster Abschnitt).
Japanische Regeln hinter diesen Fragen
Zwei Regelwerke erklären, warum Lieferanten in Japan so genau nach Werkzeugen, Zahlung und schriftlichen Bedingungen fragen. Als ausländischer Lieferant eines japanischen Kunden erfahren Sie daraus auch, was dieser Kunde möglicherweise beachten muss.
- Das Gesetz gegen Zahlungsverzug und Ähnliches gegenüber kleinen und mittleren Auftragnehmern in der Fertigung und anderen Bereichen (Toriteki-ho, 取適法; vorläufige englische Bezeichnung der JFTC: „Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields“). Es löste am 1. Januar 2026 das frühere Subcontract Act (Shitauke-ho) ab. Bei erfassten Geschäften muss der Besteller unmittelbar nach der Bestellung die Bedingungen schriftlich oder elektronisch mitteilen, den Zahlungstermin so früh wie möglich und spätestens 60 Tage nach Empfang festlegen und darf nicht per Wechsel zahlen. Er darf den Preis auch nicht einseitig festsetzen, während er eine Verhandlung auf Wunsch des Lieferanten ablehnt.
- Lagerung von Werkzeugen. In ihren Fragen und Antworten zum Gesetz erklärt die japanische Fair Trade Commission (JFTC), dass es als unzulässige Forderung eines wirtschaftlichen Vorteils gelten kann, wenn ein Lieferant Formen lagern muss, ohne dass die Lagerkosten bezahlt werden, obwohl lange nichts bestellt wird. Als Verstoß nennt sie unter anderem einen Fall, in dem Formen kostenlos gelagert wurden, obwohl ein Jahr oder länger nichts bestellt worden war.
- Die Förderrichtlinien (Shinko kijun, 振興基準) auf Grundlage des Gesetzes zur Förderung beauftragter kleiner und mittlerer Unternehmen („Act on Promotion of Entrusted Small and Medium-sized Enterprises“). Sie bitten den Besteller, Vertragsbedingungen einschließlich Werkzeug-, Fracht- und Lagerkosten schriftlich zu nennen. Eine Überarbeitung vom 24. Juni 2026 fordert Besteller auf, sich vorab ausdrücklich über Lagerkosten zu einigen, etwa in einer Vereinbarung, und stellt klar, dass Lagerkosten für den Lagerzeitraum zu zahlen sind, unabhängig davon, ob der Lieferant sie verlangt.
Ob das Gesetz anwendbar ist, hängt von der Art des Geschäfts sowie vom Kapital oder der Beschäftigtenzahl beider Unternehmen ab. Ob es auch grenzüberschreitende Geschäfte erfasst, ist eine Frage für Rechtsberatung; in Japan betreiben die JFTC und die SME Agency außerdem Beratungsstellen.
Zahlungsbedingungen und Preisbasis
Bei der Zahlung bestätigt der Lieferant den monatlichen Abrechnungsstichtag (Shimebi), den Zahlungstermin und die Zahlungsweise. Preisänderungen lassen sich später leichter besprechen, wenn sich beide Seiten schon jetzt darüber einig sind, ob die Preise bei Bewegungen von Material- oder Energiekosten überprüft werden können.
Offene Fragen in einer schriftlichen Liste senden
Was unklar bleibt, kommt in eine einzige Fragenliste, die per E-Mail oder auf anderem Weg mit Nachweis verschickt wird. Wurde etwas telefonisch geklärt, sendet der Lieferant den Inhalt noch einmal per E-Mail.
Grundregel: Fragen gebündelt senden, nicht einzeln nachreichen. Während er auf Antworten wartet, arbeitet der Lieferant an den feststehenden Teilen weiter. Was zur Frist unbeantwortet bleibt, steht im Angebot als ausdrückliche Annahme.
Schritt 4: Machbarkeit und Fertigungsablauf beurteilen
Sind die Bedingungen klar, entscheidet der Lieferant, ob er das Teil herstellen kann. Auch Abschnitt 8.2.3 der ISO 9001:2015 verlangt, dass die Organisation sicherstellt, die Anforderungen erfüllen zu können. Das ist die interne Prüfung, ob das Unternehmen sein Versprechen halten kann, und sie erfolgt, bevor ein Preis festgelegt wird.
Drei Fragen, der Reihe nach beantwortet, bestimmen die Art der Antwort.
Ob der Auftrag wirtschaftlich ist, wird zusammen mit der Kostenkalkulation im nächsten Schritt entschieden.
Jede Frage geht an eine andere Abteilung. Die Fertigungsplanung antwortet zu Bearbeitungsverfahren und Arbeitsfolge, die Fertigung zu Maschinenverfügbarkeit und Stunden, die Qualitätssicherung zur Prüfung, der Einkauf zu Material- und Fremdleistungspreisen und die Produktionssteuerung zur Lieferzeit.
Die Anfrage an jede Abteilung enthält immer Menge, Liefertermin und das Datum, bis zu dem eine Antwort nötig ist, nicht nur die Zeichnung. Wer nur die Zeichnung erhält, muss die Annahmen raten, und die Antworten fallen uneinheitlich aus.
Der Einkauf holt Angebote bei seinen eigenen Lieferanten ein und schickt ihnen dieselbe Art von Anfrage, die das Unternehmen von seinem Kunden erhalten hat.
Es gibt drei mögliche Ergebnisse. Neben dem Angebot wie angefragt kann der Lieferant ein Angebot mit Bedingungen abgeben, wenn eine Änderung das Teil machbar macht, etwa ein alternativer Werkstoff, eine großzügigere Toleranz oder ein anderer Liefertermin.
Kann der Lieferant das Teil nicht herstellen oder rechnet sich der Auftrag nicht, sollte er früh absagen. Der Kunde hält möglicherweise andere Lieferanten zurück, solange er auf die Antwort wartet. Ein Satz zur Begründung der Absage erhöht außerdem die Chance, dass die nächste Anfrage besser passt.
Für Einkäufer: Ein „Angebot mit Bedingungen“ ist eine nützliche Information. Es kann auf eine Anforderung hinweisen, die Kosten oder Lieferzeit treibt, sodass Sie entscheiden können, ob diese Anforderung wirklich nötig ist.
Schritt 5: Kosten kalkulieren
Hat der Lieferant entschieden, dass er das Teil herstellen kann, baut er die Kosten auf. Unternehmen gliedern die Kostenarten unterschiedlich, bei Dreh-, Fräs- und Umformteilen halten drei Gruppen die Kalkulation übersichtlich: Material und Fremdleistungen, Bearbeitung sowie einmalige Kosten.
Wer den Preis Position für Position aufbaut, kann ihn später erklären.
Wie Kosten gruppiert und umgelegt werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.
Das KMU-Handbuch weist darauf hin, dass die Kostenrechnung pro Produkt komplex ist und viele Unternehmen keinen klaren Überblick darüber haben. Der Ausgangspunkt der Kalkulation ist, Stundensätze und Standardzeiten vorab festzulegen.
Warum sich der Stückpreis mit der Menge ändert
Die Rüstkosten (Vorbereitung von Werkzeugen und Vorrichtungen vor Bearbeitungsbeginn) werden durch die Losgröße geteilt und gehen so in den Stückpreis ein. Je kleiner das Los, desto mehr Rüstkosten trägt jedes Stück.
Werden die Rüstkosten auf eine andere Menge verteilt, ändern sich die Kosten pro Stück.
Fiktive Zahlen zur Veranschaulichung. In der Praxis ändern sich mit der Menge auch Materialpreis und Bearbeitungsverfahren.
In diesem Beispiel sind Bearbeitungs- und Materialkosten gleich, und doch unterscheidet sich der Stückpreis um 180 JPY. Wer die Mengenannahme im Angebot nennt, kann diesen Unterschied erklären.
Die Fragen und Antworten der JFTC zum Gesetz behandeln auch den Fall, dass die Arbeit nach dem Angebot deutlich größer ausfällt als geplant. Eine Bestellung zum ursprünglichen Stückpreis kann als unangemessen niedrige Preisfestsetzung (Kaitataki) gelten. Der Besteller muss daher ein neues Angebot einholen, das den endgültigen Arbeitsumfang abbildet, und den Preis anpassen. Japanische Regeln erwarten also auch von der Bestellerseite ein neues Angebot, wenn sich die Annahmen ändern.
Einmalige Kosten getrennt ausweisen
Das Angebot sollte klar sagen, ob Form- und Vorrichtungskosten im Stückpreis enthalten sind oder gesondert berechnet werden. Sind sie im Stückpreis, nennt das Angebot die Menge, über die sie amortisiert werden sollen. Endet die Produktion vor Erreichen dieser Menge, bleibt ein Teil der Kosten ungedeckt.
Stichtag der Kostenbasis festhalten
Der Lieferant hält fest, zu welchem Datum die verwendeten Material- und Fremdleistungspreise galten. Das KMU-Handbuch betont, Personalkosten getrennt von Rohstoff- und Energiekosten zu verhandeln. Eine Aufschlüsselung nach Kostenarten mit Stichtag macht es möglich, eine spätere Preisänderung bei Kostenbewegungen zu begründen.
Schritt 6: Angebot, Annahmen und Gültigkeit schreiben
Kein japanisches Gesetz schreibt ein einheitliches Format für ein Angebot vor. Ein Angebot, das nur Preis und Liefertermin nennt, bietet aber keine Grundlage, um einen späteren Streit über die Annahmen zu klären. Annahmen und Gültigkeitsdauer verdienen dasselbe Gewicht wie der Preis.
Ein Angebot nennt den Preis und die Bedingungen, von denen der Preis abhängt.
Weder durch Gesetz noch durch Norm festgelegt; die Redaktion hat die üblicherweise enthaltenen Angaben zusammengestellt. Manche Branchenverbände veröffentlichen Angebotsvorlagen.
Annahmen nennen
Die Annahmen nennen Zeichnungsstand, Menge, Werkstoff, beigestellte Teile sowie den Umfang von Prüfung und Verpackung, auf denen der Preis beruht. Nicht enthaltene Positionen wie Fracht, Formenlagerung oder Sonderprüfungen werden als Ausschlüsse aufgeführt.
Das KMU-Handbuch empfiehlt, Punkte, die nach der Prüfung unklar geblieben sind, im Angebot festzuhalten und vor der Bestellung als Risikofaktor zu verhandeln. Sind kaufmännische Bedingungen noch unklar, beschreibt es außerdem, in den Bemerkungen zu vermerken, dass der Preis angepasst werden kann, und dafür eine Zustimmung einzuholen.
Formulierungsbeispiele (fiktiv, hier sinngemäß auf Deutsch; in der Korrespondenz mit Japan meist auf Englisch):
- Dieses Angebot beruht auf Zeichnung B-1234, Änderungsstand 3. Bei Zeichnungsänderungen erstellen wir ein neues Angebot.
- Die Stückpreise setzen mindestens 100 Stück pro Abruf voraus.
- Es wird kostenlose Materialbeistellung durch den Kunden angenommen. Liefertermine, die sich durch verspätete Beistellung ändern, werden gesondert besprochen.
- Die Formenkosten werden gesondert angeboten. Die Lagerung nach Serienende wird gesondert vereinbart.
Gültigkeitsdauer nennen
Materialpreise und Werksauslastung ändern sich mit der Zeit, deshalb enthält das Angebot eine Gültigkeitsdauer. Jedes Unternehmen legt ihre Länge anhand der Materialpreisentwicklung und der Branchenpraxis fest.
Nach dem japanischen Zivilgesetzbuch kommt ein Vertrag zustande, wenn die Gegenseite einen Antrag annimmt, und grundsätzlich ist keine Schriftform nötig (Art. 522). Ein Antrag mit festgelegter Annahmefrist kann grundsätzlich nicht widerrufen werden und erlischt, wenn innerhalb der Frist keine Annahme zugeht (Art. 523).
Ob ein bestimmtes Angebot als Antrag gilt, hängt vom Wortlaut und vom bisherigen Verlauf des Geschäfts ab; eine einheitliche Antwort gibt es nicht. Gerade deshalb hilft es, schriftlich festzuhalten, wie lange und zu welchen Bedingungen das Angebot gilt. Bei Fragen zur vertraglichen Einordnung wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.
Zur Einordnung für Leser in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Nach deutschem Recht bindet sich, wer einem anderen einen Vertrag anträgt, grundsätzlich an seinen Antrag, sofern er die Bindung nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB); der Zusatz „freibleibend“ ist ein gängiges Mittel dafür. Eine Annahme mit Erweiterungen oder Änderungen gilt als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB). Dieselbe Grundidee steht in Art. 528 des japanischen Zivilgesetzbuchs (siehe unten).
Daraus folgt aber nicht, dass ein japanisches Angebot (Mitsumori-sho) und ein deutsches Angebot rechtlich gleich zu behandeln sind. Welches Recht gilt, hängt vom Vertrag ab, etwa von einer Rechtswahl; bei Geschäften zwischen Deutschland und Japan kann außerdem das UN-Kaufrecht (CISG) anwendbar sein, sofern es nicht ausgeschlossen wurde. Lassen Sie dies bei wichtigen Aufträgen rechtlich prüfen.
Bestellung mit dem Angebot abgleichen
Die Arbeit endet nicht mit der Antwort. Trifft die Bestellung ein, vergleicht der Lieferant sie mit dem Angebot. Weichen Menge, Stückpreis, Liefertermin, Zeichnungsstand oder Zahlungsbedingungen ab, klärt er das vor der Annahme.
Art. 528 des japanischen Zivilgesetzbuchs bestimmt, dass die Annahme eines Antrags mit Änderungen als Ablehnung des Antrags und als neuer Antrag gilt. Abschnitt 8.2.3 der ISO 9001:2015 nennt zudem Vertrags- oder Bestellanforderungen, die von zuvor geäußerten abweichen, unter den zu überprüfenden Punkten.
Bei Geschäften, die unter das oben beschriebene Gesetz fallen, muss der Besteller unmittelbar nach der Bestellung Leistung, Liefertermin und -ort, Preis, Zahlungstermin und weitere Bedingungen schriftlich oder elektronisch angeben. Erhält ein Lieferant nur eine mündliche Bestellung, sollte er um schriftliche Bestätigung bitten.
Schritt 7: Nachfassen bei Auftrag, Absage und Wartestellung
Nachdem das Angebot raus ist, lautet das Ergebnis Auftrag, Absage oder Wartestellung. Der RFQ-Prozess ist erst abgeschlossen, wenn das Ergebnis in der Liste eingetragen ist.
Gleich, was herauskommt: in der Liste erfassen und beim nächsten Mal nutzen.
Bei einem Auftrag bestätigt der Lieferant vor der Produktionsplanung, dass nichts von den Angebotsannahmen abweicht. Abschnitt 8.2.4 der ISO 9001:2015 verlangt, dass bei geänderten Anforderungen die zugehörigen Dokumente geändert werden und die Betroffenen davon wissen. Jede Änderung nach der Bestellung schriftlich festzuhalten, verhindert Nacharbeit.
Bei Absagen hilft es der nächsten Kalkulation, den Grund festzuhalten. Kunden erklären sich nicht immer, doch schon die Frage, ob es Preis, Liefertermin, Spezifikation oder Referenzen waren, zeigt mit der Zeit ein Muster.
Angebote in Wartestellung geraten leicht in Vergessenheit und laufen ab. Kommt zu einem abgelaufenen Angebot eine Bestellung, prüft der Lieferant Materialpreise und Auslastung neu und erstellt bei Bedarf ein neues Angebot.
Es hilft auch, vorab zu wissen, was geschieht, wenn nach der Bestellung Personal- oder Rohstoffkosten steigen. Nach den Förderrichtlinien soll der Besteller unverzüglich verhandeln, wenn der Lieferant dies wegen gestiegener Kosten oder einer geänderten Bestellung wünscht. Bei Geschäften, die unter das Gesetz fallen, ist es verboten, den Preis einseitig festzusetzen und dabei Verhandlungen abzulehnen.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Jeder dieser Fehler entsteht, wenn einer der obigen Schritte übersprungen wird.
- Angebot nach veralteter Zeichnung: Den Änderungsstand in Liste und Angebot eintragen.
- Mengenannahme fehlt: Die Menge pro Abruf im Angebot nennen.
- Form- und Vorrichtungskosten unklar: Angeben, ob sie im Stückpreis enthalten oder gesondert sind.
- Telefonisch vereinbarte Änderung nicht berücksichtigt: Per E-Mail bestätigen und in der Liste erfassen.
- Nur eine Person kennt die Historie: Liste und Fragenprotokolle an einem gemeinsamen Ort ablegen.
Die gemeinsame Ursache ist, dass geklärte Inhalte und Annahmen nicht schriftlich festgehalten wurden. Auch das KMU-Handbuch sagt, dass Ablauf und Checklisten an einem für alle zugänglichen Ort jeden befähigen, ein Angebot zu bearbeiten, und die Antwort beschleunigen.
Eine Checkliste muss am ersten Tag nicht vollständig sein. Ergänzen Sie bei jeder verlorenen Anfrage oder jeder Nacharbeit einen Punkt, dann passt die Liste mit der Zeit zu Ihren Produkten.
RFQ-Checkliste: Was Ihre Anfrage enthalten sollte
Nutzen Sie diese Liste, wenn Sie eine Anfrage an einen japanischen Hersteller senden. Erhalten Sie als Lieferant eine Hikiai, finden Sie damit, was fehlt, und nehmen diese Punkte in Ihre Fragenliste auf. Jede Zeile entspricht einem Punkt, nach dem der Lieferant sonst fragen müsste.
| Punkt | Was anzugeben ist |
|---|---|
| Zeichnungen und Änderungsstand | Zeichnungsnummern mit Änderungsindex sowie alle Spezifikationen und Normen, auf die die Zeichnung verweist |
| Verwendung | Funktion des Teils und Einsatzort (im Freien, Lebensmittelkontakt, Medizintechnik usw.) |
| Werkstoff | Werkstoffbezeichnung und Norm, bei Bedarf Halbzeugform, vorgeschriebener Hersteller |
| Kritische Merkmale | Welche Toleranzen und Merkmale kritisch sind, und die Allgemeintoleranzklasse |
| Oberflächen- und Wärmebehandlung | Art der Behandlung, Schichtdicke oder Härte, behandelter Bereich |
| Prüfung und Dokumente | Was gemessen wird, Stichprobenumfang, Anforderungen an Prüfbericht und Werkstoffzeugnis |
| Menge | Jahres- oder Gesamtmenge, Menge pro Abruf, Abruffrequenz, erwartete Laufzeit des Programms |
| Lieferung | Gewünschte Erstlieferung, spätere Liefertermine, Teillieferungen erlaubt oder nicht |
| Verpackung und Versand | Verpackungsvorgaben, Lieferadresse, Incoterms bzw. wer die Fracht trägt |
| Beigestelltes Material | Ob Sie Material oder Teile beistellen, kostenlos oder berechnet, und wann |
| Werkzeuge | Wer Formen, Vorrichtungen und Prüflehren bezahlt, wem sie gehören und wie Lagerung und Entsorgung geregelt werden |
| Kaufmännische Bedingungen | Zahlungsbedingungen, Währung, ob Preise bei Kostenänderungen überprüft werden können |
| Antworttermin und -form | Bis wann Sie das Angebot brauchen, ob vorab eine grobe Schätzung genügt, gewünschte Staffelpreise |
| Vertraulichkeit | Stand der NDA und ob der Lieferant Zeichnungen für Angebote an Unterlieferanten weitergeben darf |
E-Mail-Vorlage für die RFQ (auf Englisch)
Passen Sie diese E-Mail für eine Anfrage an einen japanischen Hersteller an. Korrespondenz mit japanischen Lieferanten läuft meist auf Englisch; kurze, nummerierte Punkte lassen sich für Nicht-Muttersprachler Punkt für Punkt beantworten.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
Sind Sie der Lieferant und beantworten die Hikiai eines japanischen Kunden, funktioniert dieselbe Struktur umgekehrt. Antworten Sie mit einer nummerierten Fragenliste und nennen Sie dann im Angebot, von welchem Änderungsstand, welcher Menge und welchen Werkzeugbedingungen der Preis ausgeht.
Wo dieser Leitfaden nicht passt
- Die sieben Schritte und die 12 Prüfpunkte sind ein allgemeines Gerüst, hier am Beispiel von Zerspanungsteilen erläutert. Nicht jede Anfrage braucht alle 12 Prüfungen. Abläufe, Abteilungen und Durchlaufzeiten unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen, ebenso die Praxis in verschiedenen Branchen.
- Kostengruppen, Umlageverfahren und Angebotsformate sind unternehmensspezifisch. Die Kostenzahlen in diesem Leitfaden sind fiktiv.
- Ob das japanische Gesetz und die Förderrichtlinien gelten, hängt von der Art des Geschäfts sowie vom Kapital oder der Beschäftigtenzahl beider Unternehmen ab. Ob sie grenzüberschreitende Geschäfte erfassen, müssen Rechtsberater klären.
- Ob ein Angebot nach japanischem Recht ein bindender Antrag ist, hängt von Wortlaut und Geschäftsverlauf ab; die Hinweise zu BGB und CISG sind nur eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Vertragsfragen gehören zu einem Rechtsanwalt.
- Die Abschnittsnummern der ISO 9001 stammen aus der Ausgabe 2015. Prüfen Sie die Nummerierung in der Ausgabe 2026.
FAQ
Was bedeutet Hikiai?
Hikiai ist der japanische Geschäftsbegriff für eine Kundenanfrage, ob ein Lieferant etwas herstellen kann, zu welchem Preis und bis wann. In der Fertigung entspricht sie ungefähr einer RFQ. Auf eine Hikiai folgt üblicherweise eine Mitsumori-sho, das schriftliche Angebot.
Warum braucht ein japanischer Hersteller so lange für ein Angebot?
Der größte Teil der Zeit geht in die Klärung der Bedingungen und die interne Abstimmung, nicht in die Preisberechnung. Fertigungsplanung, Fertigung, Qualitätssicherung, Einkauf und Produktionssteuerung beantworten jeweils einen Teil der Frage. Fehlende Angaben in der RFQ bringen eine weitere Fragerunde mit sich.
Was sollte eine RFQ an einen japanischen Lieferanten enthalten?
Typischerweise: die Zeichnungen mit Änderungsstand, Verwendung, Werkstoff, Anforderungen an Prüfung und Dokumente, Menge pro Abruf und Abruffrequenz, Liefertermine, Verpackung, Eigentum an Werkzeugen, Zahlungsbedingungen und einen Antworttermin. Die Checkliste oben deckt jeden dieser Punkte ab.
Warum fragen japanische Lieferanten so viel zu Formen und Vorrichtungen?
Werkzeuge entscheiden darüber, wer die Kosten trägt, falls die Produktion endet, bevor sie amortisiert sind, und wer sie danach lagert. Die 2026 überarbeiteten Förderrichtlinien bitten Besteller außerdem, sich vorab ausdrücklich über Lagerzahlungen zu einigen, etwa in einer Vereinbarung, und Lieferanten die Lagerung zu bezahlen.
Ist ein japanisches Angebot verbindlich?
Das hängt vom Einzelfall ab. Nach dem japanischen Zivilgesetzbuch kommt ein Vertrag durch Annahme eines Antrags zustande, und ein Antrag mit festgelegter Annahmefrist kann während dieser Frist grundsätzlich nicht widerrufen werden. Ob ein bestimmtes Angebot ein Antrag ist, richtet sich nach Wortlaut und Geschäftsverlauf; ziehen Sie bei wichtigen Aufträgen Rechtsberatung hinzu, auch wegen des anwendbaren Rechts.
Quellen
- Prüfungen in der Anfragephase, Angebots-Checkliste und Angebotsvorlage: Small and Medium Enterprise Agency, Preisverhandlungs-Handbuch für KMU, überarbeitete Ausgabe (japanisch) (Erstausgabe März 2022, zuletzt überarbeitet Januar 2026)
- Bezeichnung, Inkrafttreten und Überblick über das geänderte Gesetz: JFTC, Pressemitteilung zur Änderung des Subcontract Act (16. Mai 2025, englisch)
- Anwendungsbereich, Zahlung binnen 60 Tagen, Wechsel, schriftliche Bedingungen: DLA Piper, „Major Amendments to Japan Subcontract Act“ (englisch)
- Pflichten des Bestellers: JFTC, Pflichten der beauftragenden Unternehmen (japanisch)
- Verbot von Wechselzahlung und einseitiger Preisfestsetzung ohne Verhandlung: JFTC, Merkblatt zu den Zahlungsregeln des Gesetzes (Oktober 2025, japanisch)
- Werkzeuglagerung und neues Angebot nach geänderter Arbeit: JFTC, FAQ zum Gesetz (japanisch)
- Förderrichtlinien: Small and Medium Enterprise Agency, Förderrichtlinien (japanisch)
- Überarbeitung der Förderrichtlinien vom 24. Juni 2026: METI, Pressemitteilung (japanisch)
- Japanisches Zivilgesetzbuch, Art. 522, 523 und 528: e-Gov Law Search, Zivilgesetzbuch (japanisch)
- Deutsches Recht (§§ 145, 150 BGB): Bürgerliches Gesetzbuch, Gesetze im Internet
- ISO 9001, aktuelle Ausgabe: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, „The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released“
- JIS Q 9001:2015, Abschnitte 8.2.3 und 8.2.4: Japanese Industrial Standards Committee, JIS-Suche (japanisch)
Originalartikel auf JapanischDieser Leitfaden beruht auf einem MONOSCOPE-Artikel für Leser in Japan: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
Über die Redaktion
MONOSCOPE-RedaktionFOUNDER & EDITORRund zehn Jahre bei einem Anlagenhersteller und einem Anlagenbauunternehmen in Angebot, Konstruktion und Inbetriebnahme von Anlagen tätig, danach Wechsel ins Online-Marketing. Berät heute B2B-Hersteller zu ihren Websites und hilft ihnen, Produkte und Technik verständlich zu erklären. Besitzt die japanischen staatlichen Lizenzen als Energy Manager und als Elektro-Chefingenieur der dritten Klasse.
Betreibt seit 2017 einen Technik-Blog (über 500 Artikel) und einen japanischsprachigen YouTube-Kanal mit rund 20.000 Abonnenten. Jeder Leitfaden entsteht aus der Perspektive der japanischen Werkshalle und wird mit den zitierten Normen abgeglichen.
