Japon Üreticiye Teklif Talebi (RFQ): Hikiai Sürecinin 7 Adımı
Japonya'daki bir üreticiye çizimlerle birlikte teklif talebi (RFQ) gönderiyorsunuz. Bir hafta sonra fiyat yerine bir soru listesi geliyor: Hangi resim revizyonu? Sipariş başına kaç adet? Kalıp ve fikstür masrafını kim ödeyecek, kalıp kimin olacak? Karşı tarafta, Japon bir müşteriye (örneğin Türkiye'deki bir Japon fabrikasına) parça tedarik ediyorsanız aynı süreci tersinden yaşarsınız: konusunda 引合 (hikiai, teklif talebi) yazan, ekinde çizimler ve bir yanıt tarihi bulunan bir e-posta alırsınız.
İki durum da aynı süreçten gelir. Tedarikçi fiyatı hesaplamadan önce resim revizyonunu, sipariş adedini ve kalıp ile fikstür masrafını kimin ödeyeceğini netleştirmek zorundadır. Teklif talebiniz ile fiyat teklifi arasındaki sürenin büyük kısmı fiyat hesabına değil, bu kontrollere ve şirket içi koordinasyona gider.
Bu rehber, Japon bir üreticinin teklif talebinden fiyat teklifine kadar izlediği 7 adımı, her adımda neyi kontrol ettiğini ve yanıtın neden beklediğinizden geç gelebileceğini anlatıyor. Sonunda, Japonya'ya RFQ gönderirken de Japon bir müşterinin RFQ'sunu yanıtlarken de kullanabileceğiniz bir RFQ kontrol listesi ve İngilizce bir e-posta şablonu bulacaksınız.
Bu sözcükler Japon firmalardan gelen e-postalarda, çizimlerde ve fiyat tekliflerinde geçer.
Romaji yazımları referans içindir. Bazı firmalar teklif talebi için 見積依頼 (mitsumori irai) da yazar.
İçindekiler
- Hikiai'den Fiyat Teklifine 7 Adım
- 1. Adım: Talebi Kaydedin ve Yanıt Tarihinden Geriye Doğru Planlayın
- 2. ve 3. Adımlar: Teklif Vermeden Önce Neler Kontrol Edilir?
- 4. Adım: Üretilebilirliği ve Prosesi Değerlendirin
- 5. Adım: Maliyeti Hesaplayın
- 6. Adım: Teklifi, Varsayımları ve Geçerlilik Süresini Yazın
- 7. Adım: Kazanılan, Kaybedilen ve Bekleyen Tekliflerin Takibi
- Sık Yapılan Hatalar ve Nasıl Önlenir?
- RFQ Kontrol Listesi: Neler Yazılmalı?
- İngilizce RFQ e-posta şablonu
- Bu Rehberin Geçerli Olmadığı Durumlar
- SSS
- Kaynaklar
Hikiai'den Fiyat Teklifine 7 Adım
Bir hikiai üç şey sorar: Bu parçayı bu koşullarda yapabilir misiniz, maliyeti ne olur ve ne zaman teslim edebilirsiniz? Japon bir üreticinin yanıt süreci yedi adıma ayrılır: talebin kaydedilmesi, içeriğin incelenmesi, soruların sorulması, üretilebilirliğin değerlendirilmesi, maliyet hesabı, teklifin hazırlanması, yanıt ve takip.
Adımlar üç aşamaya ayrılır: hazırlık, değerlendirme ve yanıt.
Tekrar eden parçalarda 02–04. adımlar kısaltılabilir; ancak resim revizyonu ve adet yine de kontrol edilmelidir.
Yanıt Neden Zaman Alır?
En çok zaman 2 ile 4. adımlarda gider. Satış sorumlusu tek başına karar veremez; sorular üretim mühendisliğine (seisan gijutsu), üretime, kalite güvenceye ve satın almaya gider.
Japonya KOBİ Ajansı'nın (Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler Ajansı) yayımladığı "KOBİ'ler için Fiyat Müzakeresi El Kitabı" (Japonca), her teklif talebinde belirsiz noktalar bulunduğunu belirtir. El kitabı, tedarikçilerin teklif vermeden önce kendi iş akışlarını ve müşteriyle teyit edilecek hususları içeren bir teklif kontrol listesi hazırlamasını önerir. İmalat sektöründe sipariş verildikten sonra, ek maliyet çıksa bile sözleşme değişikliğinin kabul ettirilmesinin zor olduğu da aynı kaynakta yer alır. Koşulları teyit etmenin asıl fırsatı, teklif aşamasıdır.
Alıcılar için: bir soru turu, tedarikçinin yavaş veya ilgisiz olduğu anlamına gelmez. Çoğu zaman teklif talebinizde bu rehberdeki maddelerden biri açık kalmıştır. Bunları baştan yazarsanız bir soru turunu azaltabilirsiniz.
1. Adım: Talebi Kaydedin ve Yanıt Tarihinden Geriye Doğru Planlayın
İlk iş, talebi tek bir kişinin e-posta kutusundan çıkarıp herkesin görebildiği bir kayıt listesine almaktır. Bir elektronik tablo, bir vaka yönetim sistemi kadar iş görür.
RFQ Kayıt Listesinde Neler Bulunmalı?
Liste, hangi koşullara, ne zaman, hangi fiyatla teklif verildiğini sonradan izleyebilecek kadar bilgi içermelidir.
Teklifin geçmişini yalnızca sorumlu kişi değil, herkes izleyebilmelidir.
Örnek girişler kurgusaldır.
Müşteriden gelen çizim ve şartnameler bir gizlilik sözleşmesi (NDA) kapsamında olabilir. Talep geldiğinde sözleşmeyi ve müşterinin talimatlarını kontrol edin; böylece teklif almak için çizimleri alt yüklenicilere iletip iletemeyeceğinizi bilirsiniz.
Şirket İçi Son Tarihleri Belirleyin
Müşteri bir yanıt tarihi vermediyse tedarikçi kendisi bir yanıt tarihi önerir ve onu belirler. Tarihsiz talepler diğer işlerin arkasına düşme eğilimindedir. Yanıt tarihine beş iş günü kalan bir talep için şirket içi takvim şöyle olabilir (gün sayıları yalnızca örnektir):
- 1. gün: Talebi kaydet, çizimleri ve şartnameleri kontrol et, soruları gönder
- 2. gün: Üretim mühendisliğinden, üretimden ve satın almadan değerlendirme iste
- 3–4. günler: Şirket içi yanıtları topla ve maliyeti hesapla
- 4. gün: Teklifi hazırla ve şirket içi onay al
- 5. gün: Müşteriye yanıt ver
Son tarihi kaçıracağınız anlaşılır anlaşılmaz müşteriye nedenini bildirin ve yeni bir yanıt tarihi verin. Malzeme veya dış kaynak teklifleri gelmediyse, kesinleşmiş kısımları önce göndermek de bir seçenektir.
Acil taleplerde tedarikçi, benzer geçmiş parçalardan yola çıkarak tahmini bir teklifle yanıt verebilir. Bu durumda teklifte bunun tahmin olduğu ve resmî teklifin farklı çıkabileceği açıkça yazılmalıdır. Yalnızca bu yaklaşık rakam müşterinin iç bütçesi haline gelirse, sonradan düzeltmek zorlaşır.
Alıcılar için: RFQ'nuza bir yanıt tarihi yazın. Yalnızca bütçe için bir rakama ihtiyacınız varsa bunu belirtin ve rakamın "tahmini" olarak işaretlenmesini isteyin.
2. ve 3. Adımlar: Teklif Vermeden Önce Neler Kontrol Edilir?
Talep kaydedildikten sonra tedarikçi, teklifin dayanacağı her koşulu teyit eder. ISO 9001 (Japonya'da JIS Q 9001 olarak yayımlanır) kalite yönetim sistemi işleten bir tedarikçi için bu resmî bir adımdır. 2015 sürümünün 8.2.3 maddesi, kuruluş ürün veya hizmet sunmayı taahhüt etmeden önce şartların gözden geçirilmesini ister. Türkiye'de standart TSE tarafından TS EN ISO 9001 olarak yayımlanır; madde numaralarını kendi sürümünüzde kontrol edin.
Bu gözden geçirme, müşterinin belirttiği şartları, müşteri belirtmemiş olsa da bilinen kullanım amacı için gerekli şartları ve yasal ile mevzuata bağlı şartları kapsar. Müşteri şartlarını yazılı olarak vermemişse, maddeye göre kabulden önce bunların teyit edilmesi gerekir.
ISO 9001:2026, 16 Eylül 2026'da yayımlandı. Bu rehber 2015 sürümünün madde numaralarını kullanıyor; 2026 sürümündeki numaralandırma ve ifadeler için yeni metne bakın.
Kontrolleri üç grupta toplamak (parça, adet ve zamanlama, ticari koşullar) bir maddeyi gözden kaçırma ihtimalini azaltır.
Parça, adet ve zamanlama, ticari koşullar olarak gruplandı.
Editörler tarafından derlenmiştir. Her talepte 12 maddenin hepsi gerekmez; ürününüze uyanları seçin.
Çizimler ve Şartnameler
Tedarikçi önce resim revizyonunu ve resmin atıf yaptığı standartları ya da müşteri şartnamelerini kontrol eder. Atıf yapılan bir şartname pakette yoksa, bunu istemenin zamanı şimdidir.
Malzemede tedarikçi, yalnızca malzeme kodına değil, ham madde formuna ve zorunlu üreticiye de bakar. Temini uzun süren malzeme hem teslim süresini hem fiyatı etkiler.
Toleranslar maliyeti büyük ölçüde etkiler. Tedarikçi, resimde boyutsal toleransların mı geometrik toleransların mı kullanıldığını ve hangi genel tolerans sınıfının (futsu kosa) geçerli olduğunu okur. Ardından üretim mühendisliği ve kalite güvence, tesisin ekipman ve ölçüm cihazlarıyla bu toleransları karşılayıp doğrulayıp doğrulayamayacağını teyit eder. Japon çizimleri genellikle üçüncü açı izdüşüm yöntemiyle hazırlanır; Türkiye'de birinci açı izdüşüm daha yaygın olduğundan, çizimin hangi yöntemle hazırlandığını baştan kontrol edin.
Yüzey veya ısıl işlem dış kaynaktan yaptırılacaksa tedarikçi işlem türünü, kaplama kalınlığını veya sertliği ve işlem görecek bölgeyi teyit eder. Kaplamanın türü, işi hangi alt yüklenicilerin yapabileceğini ve sürece kaç gün ekleneceğini belirler.
Kullanım yeri ve çalışma ortamı çoğu zaman resimde yazmaz. Parçanın dış mekânda mı, gıda ya da tıbbi ekipmanda mı kullanılacağı malzemeyi, işlemi ve geçerli düzenlemeleri değiştirebilir.
Adet ve Teslimat
Tedarikçi yalnızca toplam adedi değil, sipariş başına adedi ve sipariş sıklığını da sorar. Set-up (dandori) işleri ve malzemenin satın alınma şekli parti büyüklüğüne göre değiştiği için, aynı parçanın birim fiyatı bir seferde kaç adet sipariş edildiğine göre farklı olabilir.
KOBİ Ajansı'nın el kitabı, yedek parça için seri üretimle aynı koşullarda teklif vermesi istenen bir talaşlı imalat firmasını örnek verir. Malzeme fiyatı ve işçilik sipariş hacmine göre değiştiğinden bu iş zarar ettirir. Adet varsayımı teklifte de yer almalıdır.
Teslimat iki kalemde kontrol edilir: ilk teslimat tarihi ve sonrasındaki teslimat sıklığı. Tedarikçi kendi üretim teslim süresine malzeme tedarik süresini ve dış kaynak günlerini ekler; üretim planlama ve kontrol de parçaların istenen tarihe yetişip yetişmeyeceğini teyit eder.
Muayene, Ambalaj ve Teslimat Koşulları
Muayenede tedarikçi, hangi ölçülerin kaç parçada, hangi cihazlarla ölçüleceğini ve hangi dokümanların ekleneceğini teyit eder. %100 muayene, muayene raporu ve malzeme sertifikası işçilik süresini ve maliyeti artırır.
Ambalaj ve teslimat kolay gözden kaçar. İade edilebilir kasa, tek tek ambalaj, teslim yeri ve teslim saati aralığı maliyeti etkiler. Tedarikçi ayrıca navlunu hangi tarafın ödeyeceğini de teyit eder.
Müşteri Tedarikli Malzeme ve Takımlar
Müşteri malzeme veya parça tedarik ediyorsa tedarikçi bunların ücretli mi ücretsiz mi olduğunu, ne zaman ve kaç adet geleceğini ve hatalı çıkanların nasıl ele alınacağını teyit eder. KOBİ Ajansı el kitabı, kendisine verilen malzemenin teker teker geldiği bir hassas işleme firmasını örnek gösterir. Her parça ayrı ayrı işlendiği için işçilik süresi arttı ve stok yönetimi maliyeti tekliflere dahil edilmemişti.
Kalıp, fikstür veya kontrol mastarı (kengu) gerektiren parçalarda tedarikçi teklif aşamasında bunları kimin yaptıracağını, kimin mülkü olacağını ve seri üretim bittikten sonra kimin saklayacağını teyit eder. Japonya'daki yeni düzenlemeler de bu konuya değinir (sonraki bölüme bakın).
Bu Soruların Arkasındaki Japon Kuralları
İki grup Japon kuralı, Japonya'daki tedarikçilerin neden takım, ödeme ve yazılı koşullar hakkında soru sorduğunu açıklar. Japon bir müşterisi olan yabancı bir tedarikçiyseniz, bu kurallar müşterinizden ne beklenebileceğini de gösterir.
- Toriteki Kanunu (取適法, toriteki-hō; Japonya Adil Ticaret Komisyonu'nun (JFTC) geçici İngilizce adı: Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields). Kanun, 1 Ocak 2026'da eski Alt Yüklenici Kanunu'nun (Subcontract Act) yerini aldı. Kapsama giren işlemlerde sipariş veren firma, sipariş verir vermez koşulları yazılı olarak bildirmek zorundadır. Ödeme günü, teslim alımdan sonra en geç 60 gün içinde ve mümkün olan en kısa sürede belirlenmelidir; senetle ödeme yapılamaz. Ayrıca tedarikçinin müzakere talebini reddederek tek taraflı fiyat belirleyemez.
- Takım saklama. JFTC, kanuna ilişkin soru-cevap bölümünde, uzun süre sipariş verilmediği hâlde saklama maliyeti ödenmeden tedarikçiye kalıp sakattırmanın haksız ekonomik menfaat talebi sayılabileceğini belirtir. Listelediği ihlal örneklerinden biri, bir yıl veya daha uzun süre sipariş verilmediği hâlde kalıpların ücretsiz saklatılmasıdır.
- Teşvik Standartları (振興基準, shinkō kijun), Emanetçi KOBİ'lerin Teşvikine İlişkin Kanun (Act on Promotion of Entrusted Small and Medium-sized Enterprises) kapsamındaki standartlardır. Sipariş veren firmadan, takım, navlun ve saklama maliyetleri dahil sözleşme koşullarını yazılı olarak belirtmesini isterler. 24 Haziran 2026'daki revizyon, siparişi veren firmalardan saklama maliyetleri için önceden açık bir mutabakat aramasını (örneğin bir mutabakat zaptı ile) ister ve saklama maliyetinin, tedarikçi talep etsin etmesin saklama süresi boyunca ödenmesi gerektiğini belirtir.
Kanunun uygulanıp uygulanmayacağı işlemin türüne ve her iki şirketin sermayesine veya çalışan sayısına bağlıdır. Sınır ötesi bir işlemi kapsayıp kapsamadığı bir hukukçuya sorulması gereken bir konudur; Japonya'da JFTC ve KOBİ Ajansı da danışma birimleri işletir.
Ödeme Koşulları ve Fiyat Esası
Ödemede tedarikçi, aylık hesap kesim gününü (shimebi), ödeme gününü ve ödeme yöntemini teyit eder. Malzeme veya enerji maliyetleri değiştiğinde fiyatın gözden geçirilip geçirilemeyeceği konusunda bu aşamada anlaşmak, fiyat değişikliklerini sonradan görüşmeyi de kolaylaştırır.
Çözülmemiş Soruları Tek Bir Yazılı Listede Gönderin
Açık kalan noktalar tek bir soru listesine konur ve e-posta gibi kayıt bırakan bir yolla gönderilir. Bir konu telefonda netleştiyse tedarikçi içeriği e-postayla yeniden gönderir.
Temel kural, soruları tek tek değil tek seferde göndermektir. Yanıt beklerken tedarikçi, kesinleşmiş kısımlar üzerinde çalışmayı sürdürür. Son tarihte hâlâ yanıtsız olan her madde, teklife belirtilmiş bir varsayım olarak girer.
4. Adım: Üretilebilirliği ve Prosesi Değerlendirin
Koşullar netleşince tedarikçi parçayı üretip üretemeyeceğine karar verir. ISO 9001:2015'in 8.2.3 maddesi, kuruluşun şartları karşılama yeterliliğine sahip olduğundan emin olmasını da ister. Bu, fiyat belirlenmeden önce şirketin verdiği sözü tutabileceğini kontrol ettiği içsel bir fizibilite değerlendirmesidir.
Sırayla yanıtlanan üç soru, nasıl bir yanıt verileceğini belirler.
İşin kârlı olup olmadığına, bir sonraki adımdaki maliyet hesabıyla birlikte karar verilir.
Her soru farklı bir bölüme gider. Üretim mühendisliği işleme yöntemlerini ve proses sırasını, üretim makine müsaitliğini ve işçilik saatini, kalite güvence muayeneyi, satın alma malzeme ve dış kaynak fiyatlarını, üretim planlama ve kontrol ise teslim süresini yanıtlar.
Her bölüme gönderilen talepte yalnızca resim değil, adet, teslimat tarihi ve yanıtın istendiği tarih de her zaman bulunmalıdır. Yalnızca resim alan bir bölüm varsayımları kendisi tahmin etmek zorunda kalır ve yanıtlar birbiriyle tutarsız gelir.
Satın alma kendi tedarikçilerinden teklif aldığı için onlara, şirketin kendi müşterisinden aldığı türden bir talep gönderir.
Üç olası sonuç vardır. Belirtildiği gibi teklif vermenin yanı sıra, bir değişiklikle iş mümkün oluyorsa (alternatif malzeme, gevşetilmiş tolerans, farklı bir teslim tarihi gibi) tedarikçi şartlı teklif verebilir.
Tedarikçi parçayı üretemiyorsa veya iş kâr getirmiyorsa erken reddetmelidir. Müşteri yanıtı beklerken diğer tedarikçilere başvurmayı bekletiyor olabilir. Reddederken tek cümlelik bir gerekçe yazmak, bir sonraki talebin daha uygun gelme ihtimalini de artırır.
Alıcılar için: "şartlı teklif" faydalı bir bilgidir. Maliyeti veya teslim süresini yükselten bir şarta işaret edebilir; böylece o şartın gerçekten gerekli olup olmadığına karar verebilirsiniz.
5. Adım: Maliyeti Hesaplayın
Tedarikçi parçayı üretebileceğine karar verdikten sonra maliyeti kalem kalem oluşturur. Şirketler maliyet kalemlerini farklı gruplar, ancak talaşlı ve işlenmiş parçalarda üç grup hesabı düzenli tutar: malzeme ve dış kaynak, işleme, tek seferlik maliyetler.
Fiyatı kalem kalem oluşturmak, onu sonradan açıklayabilmeyi sağlar.
Maliyetlerin nasıl gruplandığı ve dağıtıldığı şirketten şirkete değişir.
KOBİ Ajansı'nın el kitabı, ürün başına maliyetin hesaplanmasının karmaşık olduğunu ve birçok şirketin bunu net olarak bilmediğini belirtir. Saat ücretlerini ve standart işçilik sürelerini önceden belirlemek, hesabın başlangıç noktasıdır.
Birim Fiyat Adetle Neden Değişir?
Set-up maliyeti (işleme başlamadan önce takım ve fikstürlerin hazırlanması), parti adedine bölünerek birim fiyata yansır. Parti ne kadar küçükse her parçanın taşıdığı set-up maliyeti o kadar yüksek olur.
Set-up maliyeti farklı bir adede bölününce parça başı maliyet değişir.
Rakamlar açıklama amaçlı kurgusaldır. Gerçekte adet, malzeme fiyatını ve işleme yöntemini de değiştirir.
Bu örnekte işleme ve malzeme maliyetleri aynı olduğu hâlde birim fiyat 180 JPY farklıdır. Teklifte adet varsayımını yazmak, tedarikçinin bu farkı açıklayabilmesini sağlar.
JFTC'nin kanuna ilişkin soru-cevap bölümü, tekliften sonra işin planlanandan çok daha büyük çıktığı durumu da ele alır. İlk birim fiyatla sipariş vermek haksız düşük fiyat dayatma (kaitataki) sayılabileceğinden, sipariş veren firma son iş kapsamını yansıtan yeni bir teklif alıp fiyatı gözden geçirmelidir. Başka bir deyişle Japon kuralları, varsayımlar değiştiğinde yeniden teklif almayı sipariş veren taraftan da bekler.
Tek Seferlik Maliyetleri Ayrı Teklif Edin
Teklif, kalıp ve fikstür maliyetinin birim fiyata dahil mi yoksa ayrı mı faturalandığını açıkça göstermelidir. Birim fiyata dahilse, maliyetin hangi adet üzerinden geri kazanılacağı yazılmalıdır. Üretim o adede ulaşmadan biterse maliyetin bir kısmı hiç geri kazanılamaz.
Maliyetin Esas Alındığı Tarihi Kaydedin
Tedarikçi, kullandığı malzeme ve dış kaynak fiyatlarının tarihini kaydeder. KOBİ Ajansı el kitabı, işçilik maliyetlerinin hammadde ve enerji maliyetlerinden ayrı müzakere edilmesinin önemini vurgular. Maliyet kalemlerine göre bir döküm ve esas tarih, maliyetler değiştiğinde fiyat değişikliğini gerekçelendirmeyi mümkün kılar.
6. Adım: Teklifi, Varsayımları ve Geçerlilik Süresini Yazın
Japonya'da fiyat tekliflerinin tek bir biçimini belirleyen bir yasa yoktur. Ancak yalnızca fiyat ve teslimat yazan bir teklif, sonradan varsayımlar konusunda bir anlaşmazlık çıktığında dayanak sunmaz. Varsayımlar ve geçerlilik süresi, fiyat kadar önem taşır.
Teklif, fiyatı ve o fiyatın bağlı olduğu koşulları belirtir.
Yasa veya standartla belirlenmemiştir; editörler tarafından genellikle yer verilen maddelerden derlenmiştir. Bazı sektör birlikleri teklif şablonları yayımlar.
Varsayımları Belirtin
Varsayımlar; fiyatın dayandığı resim revizyonunu, adedi, malzemeyi, müşteri tedarikli kalemleri ve muayene ile ambalajın kapsamını listeler. Navlun, kalıp saklama veya özel muayene gibi dahil olmayan kalemler kapsam dışı olarak yazılır.
KOBİ Ajansı el kitabı, kontrolden sonra da belirsiz kalan her maddenin teklife yazılmasını ve sipariş öncesinde bir risk faktörü olarak müzakere edilmesini önerir. Ticari koşullar hâlâ belirsizse, notlar bölümüne fiyatın ayarlanabileceğini yazıp bu nota onay almayı da önerir.
Örnek ifadeler (kurgusal):
- Bu teklif B-1234 numaralı resmin 3. revizyonuna dayanmaktadır. Resim değişirse yeniden teklif verilecektir.
- Birim fiyatlar, sipariş başına en az 100 adet varsayımına dayanmaktadır.
- Malzemenin müşteri tarafından ücretsiz tedarik edileceği varsayılmıştır. Tedarikteki gecikmeden kaynaklanan teslimat değişiklikleri ayrıca görüşülecektir.
- Kalıp maliyetleri ayrı teklif edilmiştir. Üretim bittikten sonra saklama koşulları ayrıca belirlenecektir.
Geçerlilik Süresini Belirtin
Malzeme fiyatları ve tesis yükü zamanla değiştiği için teklifte bir geçerlilik süresi bulunur. Sürenin uzunluğunu her şirket malzeme fiyat hareketlerine ve sektör uygulamasına göre kendisi belirler.
Japon Medeni Kanunu'na (Minpō) göre bir sözleşme, öneriyi karşı tarafın kabul etmesiyle kurulur ve kural olarak yazılı bir belge gerekmez (madde 522). Kabul için süre belirtilmiş bir öneri genellikle geri alınamaz ve bu süre içinde kabul ulaşmazsa öneri hükümsüz olur (madde 523).
Belirli bir teklifin öneri sayılıp sayılmayacağı ifadesine ve işlemin geçmişine bağlıdır; tek bir cevap yoktur. Bu yüzden teklifin ne kadar süre ve hangi koşullarla geçerli olduğunu yazılı olarak belirtmek işe yarar. Türkiye'de ise Türk Borçlar Kanunu'nun kendi hükümleri vardır; sözleşmeye hangi hukukun uygulanacağı ve sözleşmenin yorumu konusunda bir hukukçuya danışın.
Sipariş Geldiğinde Teklifle Karşılaştırın
İş yanıtla bitmez. Sipariş (PO) geldiğinde tedarikçi onu teklifle karşılaştırır. Adet, birim fiyat, teslimat tarihi, resim revizyonu veya ödeme koşullarından biri farklıysa tedarikçi, kabul etmeden önce bunu netleştirir.
Japon Medeni Kanunu'nun 528. maddesine göre bir öneriyi koşullarla ya da başka değişikliklerle kabul etmek, öneriyi reddedip yeni bir öneri yapmak sayılır. ISO 9001:2015 8.2.3 maddesi de, gözden geçirilecek şartlar arasında daha önce ifade edilenlerden farklı sözleşme veya sipariş şartlarını sayar.
Yukarıda anlatılan kanunun kapsadığı işlemlerde sipariş veren firma, siparişin hemen ardından işi, teslim tarihini ve yerini, fiyatı, ödeme gününü ve diğer koşulları yazılı veya elektronik olarak bildirmek zorundadır. Yalnızca sözlü sipariş alan bir tedarikçi, bunu yazılı olarak istemelidir.
7. Adım: Kazanılan, Kaybedilen ve Bekleyen Tekliflerin Takibi
Teklif gönderildikten sonra sonuç kazanıldı, kaybedildi veya beklemede olur. RFQ süreci, sonuç kayıt listesine girildiğinde tamamlanır.
Sonuç ne olursa olsun kayıt listesine işleyin ve bir sonrakinde kullanın.
Sipariş kazanıldığında tedarikçi, üretimi planlamadan önce teklif varsayımlarından hiçbir farkın bulunmadığını teyit eder. ISO 9001:2015 8.2.4 maddesi, şartlar değiştiğinde ilgili dokümanların değiştirilmesini ve ilgili kişilerin bilgilendirilmesini ister. Siparişten sonraki her değişikliği yazılı hâle getirmek, yeniden işi önler.
Kaybedilen taleplerde nedenin kaydedilmesi bir sonraki hesaba yardımcı olur. Müşteriler her zaman açıklama yapmaz, ancak fiyatın mı, teslimatın mı, şartnamenin mi, referansların mı etkili olduğunu sormak bile zamanla bir eğilim gösterir.
Beklemedeki teklifler kolay unutulur ve süresi dolmaya bırakılır. Süresi dolmuş bir teklife karşı sipariş gelirse tedarikçi malzeme fiyatlarını ve tesis yükünü yeniden kontrol eder ve gerekirse yeniden teklif verir.
Siparişten sonra işçilik veya hammadde maliyetleri artarsa ne olacağını önceden bilmek de faydalıdır. Teşvik Standartları'na göre maliyetler arttığı veya sipariş değiştiği için tedarikçi talepte bulunursa, sipariş veren firma gecikmeden müzakere etmelidir. Kanunun kapsadığı işlemlerde, müzakereyi reddederek tek taraflı fiyat belirlemek yasaktır.
Sık Yapılan Hatalar ve Nasıl Önlenir?
Aşağıdaki hataların her biri, yukarıdaki adımlardan birinin atlanmasıyla ortaya çıkar.
- Eski bir resme göre teklif vermek: revizyonu hem kayıt listesine hem teklife yazın.
- Adet varsayımını yazmamak: teklifte sipariş başına adedi belirtin.
- Kalıp ve fikstür maliyetini belirsiz bırakmak: birim fiyata dahil mi ayrı mı olduğunu yazın.
- Telefonda kararlaştırılan değişikliği kaçırmak: e-postayla teyit edin ve kayıt listesine işleyin.
- Geçmişi yalnızca bir kişinin bilmesi: kayıt listesini ve soru kayıtlarını ortak bir yerde tutun.
Ortak neden, teyit edilen içeriğin ve varsayımların yazılı olarak kaydedilmemesidir. KOBİ Ajansı el kitabı, iş akışının ve kontrol listelerinin herkesin ulaşabileceği bir yerde saklanmasının teklifi herkesin yapabilmesini sağladığını ve yanıtı hızlandırdığını da söyler.
Bir kontrol listesinin ilk günden tam olması gerekmez. Bir teklifi kaybettiğinizde veya bir işi yeniden yapmak zorunda kaldığınızda listeye bir madde ekleyin; liste zamanla ürünlerinize uyar.
RFQ Kontrol Listesi: Neler Yazılmalı?
Bu listeyi Japon bir üreticiye RFQ gönderirken kullanın. Japon bir müşteriden hikiai alan tedarikçiyseniz, eksik olanları bulmak ve soru listenize eklemek için kullanın. Her satır, tedarikçinin aksi hâlde sormak zorunda kalacağı bir maddeye karşılık gelir.
| Madde | Neler yazılmalı |
|---|---|
| Çizimler ve revizyon | Revizyon harfi veya numarasıyla resim numaraları; resmin atıf yaptığı tüm şartnameler ve standartlar |
| Kullanım yeri | Parçanın işlevi ve nerede kullanıldığı (dış mekân, gıda teması, tıbbi vb.) |
| Malzeme | Malzeme kodu ve standardı, önemliyse ham madde formu, zorunlu bir üretici varsa adı |
| Kritik özellikler | Hangi tolerans ve özelliklerin kritik olduğu, genel tolerans sınıfı |
| Yüzey ve ısıl işlem | İşlem türü, kalınlık veya sertlik, işlem görecek bölge |
| Muayene ve dokümanlar | Neyin ölçüleceği, numune adedi, muayene raporu ve malzeme sertifikası şartları |
| Adet | Yıllık veya toplam adet, sipariş başına adet, sipariş sıklığı, beklenen program ömrü |
| Teslimat | İstenen ilk teslimat, sonraki teslimat planı, parçalı teslimata izin verilip verilmediği |
| Ambalaj ve sevkiyat | Ambalaj şartları, teslim adresi, Incoterms veya navlunu kimin ödeyeceği |
| Müşteri tedarikli malzeme | Malzeme veya parça tedarik edip etmeyeceğiniz, ücretsiz mi ücretli mi, ne zaman |
| Takımlar | Kalıp, fikstür ve kontrol mastarlarının masrafını kimin ödeyeceği, kimin mülkü olacağı, saklama ve imhanın nasıl yapılacağı |
| Ticari koşullar | Ödeme koşulları, para birimi, maliyetler değişince fiyatın gözden geçirilip geçirilemeyeceği |
| Yanıt tarihi ve biçimi | Teklifin ne zaman gerektiği, önce tahmini bir rakamın kabul edilip edilmeyeceği, görmek istediğiniz adet kademeleri |
| Gizlilik | NDA durumu ve tedarikçinin teklif için çizimleri alt yüklenicileriyle paylaşıp paylaşamayacağı |
İngilizce RFQ e-posta şablonu
Japon bir üreticiye teklif talebi gönderirken aşağıdaki e-postayı İngilizce olarak uyarlayın. İngilizcesi ana dili olmayan okuyucular için kısa ve numaralı istekler, madde madde yanıtlamayı kolaylaştırır. Köşeli parantezler sizin dolduracağınız yerlerdir.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
Tedarikçi olarak Japon bir müşterinin hikiai'sini yanıtlıyorsanız aynı yapı tersine çalışır. Tek bir numaralı soru listesiyle yanıt verin, ardından teklifinizde fiyatın hangi revizyona, adede ve takım koşullarına dayandığını yazın.
Bu Rehberin Geçerli Olmadığı Durumlar
- Yedi adım ve 12 kontrol maddesi genel bir çerçevedir ve burada talaşlı parçalarla örneklendi. Her talepte 12 kontrolün hepsi gerekmez. Her şirketin süreci, bölümleri ve teslim süreleri farklıdır; sektörler arasında da uygulamalar değişir.
- Maliyet grupları, dağıtım yöntemleri ve teklif biçimleri şirketten şirkete değişir. Bu rehberdeki maliyet rakamları kurgusaldır.
- Japon kanununun ve Teşvik Standartları'nın uygulanıp uygulanmayacağı işlemin türüne ve iki şirketin sermayesine veya çalışan sayısına bağlıdır. Sınır ötesi bir işlemi kapsayıp kapsamadığına bir hukukçu karar verir.
- Bir teklifin Japon hukukuna göre bağlayıcı bir öneri olup olmadığı ifadesine ve işlemin geçmişine bağlıdır. Sözleşmeyle ilgili sorular bir hukukçuya götürülmelidir.
- ISO 9001 madde numaraları 2015 sürümündendir. Güncel numaralandırma için 2026 sürümüne bakın.
SSS
Hikiai ne demek?
Hikiai (引合), müşterinin bir tedarikçiye "bunu yapabilir misiniz, kaç paraya, ne zamana?" diye sorduğu teklif talebi için kullanılan Japonca iş terimidir. İmalatta RFQ'ya yakındır. Bir hikiai genellikle mitsumorisho (見積書), yani yazılı fiyat teklifiyle sonuçlanır.
Japon bir üretici neden teklif vermekte bu kadar geç kalır?
Zamanın çoğu fiyat hesabına değil, koşulları kontrol etmeye ve şirket içinde koordinasyona gider. Üretim mühendisliği, üretim, kalite güvence, satın alma ve üretim planlama ve kontrol, sorunun birer parçasını yanıtlar. RFQ'daki eksik bilgi bir soru turu daha ekler.
Japon bir tedarikçiye gönderilen RFQ'da neler bulunmalı?
Genellikle şunlar: revizyonlu çizimler, kullanım yeri, malzeme, muayene ve doküman şartları, sipariş başına adet ve sıklık, teslimat planı, ambalaj, takımların mülkiyeti, ödeme koşulları ve bir yanıt tarihi. Yukarıdaki kontrol listesi bunların her birini kapsar.
Japon tedarikçiler kalıp ve fikstürler hakkında neden bu kadar çok soru sorar?
Takım, üretim takım maliyeti çıkmadan biterse maliyeti kimin taşıyacağını ve sonrasında kimin saklayacağını belirler. 2026'da revize edilen Teşvik Standartları da sipariş veren firmalardan saklama ödemeleri için önceden açık bir mutabakat aramasını (örneğin bir mutabakat zaptı ile) ve tedarikçilere saklama için ödeme yapmasını ister.
Japon bir fiyat teklifi bağlayıcı bir öneri midir?
Duruma bağlıdır. Japon Medeni Kanunu'na göre sözleşme, bir önerinin kabul edilmesiyle kurulur ve kabul için süre belirtilmiş bir öneri genellikle bu süre içinde geri alınamaz. Belirli bir teklifin öneri sayılıp sayılmadığı ifadesine ve işlemin geçmişine bağlıdır; önemliyse bir hukukçuya danışın.
Kaynaklar
- RFQ aşaması kontrolleri, teklif kontrol listesi ve teklif şablonu: Japonya KOBİ Ajansı, KOBİ'ler için Fiyat Müzakeresi El Kitabı, gözden geçirilmiş baskı (Japonca) (ilk yayın Mart 2022, son revizyon Ocak 2026)
- Değişen kanunun adı, yürürlük tarihi ve özeti: JFTC, Alt Yüklenici Kanunu değişikliği basın bülteni (16 Mayıs 2025)
- Kapsam, 60 günlük ödeme, senet, yazılı koşullar: DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act"
- Sipariş veren firmanın yükümlülükleri: JFTC, sipariş veren işletmelerin yükümlülükleri (Japonca)
- Senet yasağı ve müzakere etmeden fiyat belirleme yasağı: JFTC, kanun kapsamındaki ödeme kuralları broşürü (Ekim 2025, Japonca)
- Takım saklama ve iş değişikliğinden sonra yeniden teklif: JFTC, kanuna ilişkin SSS (Japonca)
- Teşvik Standartları: Japonya KOBİ Ajansı, Teşvik Standartları (Japonca)
- Teşvik Standartları'nın 24 Haziran 2026 revizyonu: METI basın bülteni (Japonca)
- Medeni Kanun madde 522, 523 ve 528: e-Gov Law Search, Medeni Kanun (Japonca)
- ISO 9001 güncel sürüm: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, "The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released"
- JIS Q 9001:2015 madde 8.2.3 ve 8.2.4: Japon Endüstri Standartları Komitesi, JIS arama (Japonca)
Japonca orijinal makaleBu rehber, Japonya’daki okurlar için yazılmış bir MONOSCOPE makalesinden uyarlanmıştır: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
Editör hakkında
MONOSCOPE editörüFOUNDER & EDITORBir tesis ekipmanı üreticisinde ve bir tesis mühendisliği firmasında yaklaşık on yıl boyunca ekipman teklifi, tasarımı ve devreye alma işlerinde çalıştıktan sonra dijital pazarlamaya geçti. Bugün B2B üreticilerine web danışmanlığı yapıyor ve ürünlerini ve teknolojilerini anlaşılır biçimde anlatmalarına yardımcı oluyor. Japonya’nın Enerji Yöneticisi (Energy Manager) ve Üçüncü Sınıf Baş Elektrik Mühendisi ulusal lisanslarına sahip.
2017’den beri bir mühendislik blogu (500’den fazla yazı) ve yaklaşık 20.000 abonesi olan Japonca bir YouTube kanalı yürütüyor. Her rehber Japon atölyesinin bakış açısıyla yazılır ve atıf yapılan standartlarla karşılaştırılır.
