RFQ para fabricante japonês: 7 etapas do hikiai e checklist
Você envia desenhos e uma solicitação de cotação (RFQ) a um fabricante japonês. Uma semana depois, em vez de um preço, chega uma lista de perguntas: qual é a revisão do desenho? Quantas peças por pedido? Quem paga o ferramental? De quem ele será? Se você está do outro lado e fornece peças a um cliente japonês, pode receber o inverso: um e-mail com o assunto "hikiai" (pedido de cotação, quase um RFQ), desenhos anexos e um prazo de resposta.
As duas situações vêm do mesmo processo. Antes de calcular o preço, o fornecedor precisa confirmar a revisão do desenho, a quantidade do pedido e quem paga os moldes e dispositivos. Na maior parte do tempo entre o seu RFQ e a cotação, o fornecedor está fazendo essas verificações e a coordenação interna, e não o cálculo do preço.
Este guia percorre as sete etapas que um fabricante japonês costuma seguir, do hikiai à cotação, o que ele confere em cada uma e por que a resposta pode demorar mais do que você espera. No final há um checklist de RFQ e um modelo de e-mail que você pode reaproveitar, seja para enviar um RFQ ao Japão, seja para responder a um cliente japonês.
Estas palavras aparecem em e-mails, desenhos e cotações de empresas japonesas.
A grafia em letras latinas é apenas de referência. Algumas empresas usam outras formas, como mitsumori irai (solicitação de cotação), no lugar de hikiai.
Sumário
- As 7 etapas do hikiai até a cotação
- Etapa 1: Registrar o hikiai e planejar a partir do prazo
- Etapas 2 e 3: o que se confere antes de cotar
- Etapa 4: Avaliar a viabilidade e o processo
- Etapa 5: Estimar o custo
- Etapa 6: Redigir a cotação, as premissas e a validade
- Etapa 7: Acompanhar cotações ganhas, perdidas e em espera
- Erros comuns e como evitá-los
- Checklist de RFQ: o que incluir
- Modelo de e-mail de RFQ
- Onde este guia não se aplica
- FAQ
- Fontes
As 7 etapas do hikiai até a cotação
Um hikiai faz três perguntas: vocês conseguem fazer nestas condições, quanto custa e quando entregam? A resposta de um fabricante japonês se divide em sete etapas: registrar a consulta, analisar o conteúdo, fazer perguntas, avaliar a viabilidade, estimar o custo, preparar a cotação e responder com acompanhamento.
As etapas formam três fases: preparação, avaliação e resposta.
Em peças recorrentes, as etapas 02 a 04 podem ser abreviadas, mas a revisão do desenho e a quantidade ainda precisam ser conferidas.
Por que a resposta demora
As etapas 2 a 4 são as mais longas. O contato comercial não decide sozinho, e as perguntas vão para a engenharia de processos, a produção, a garantia da qualidade e as compras.
O "Manual de negociação de preços para PMEs" (em japonês), publicado pela Agência de Pequenas e Médias Empresas do Japão, observa que toda solicitação de cotação contém pontos pouco claros. Ele recomenda que o fornecedor prepare um checklist de cotação, com o fluxo interno e o que confirmar com o cliente antes de cotar. O manual também registra que, na manufatura, é difícil obter uma alteração contratual depois do pedido, mesmo quando surgem custos extras. A fase de cotação é a principal chance de confirmar as condições.
Para o comprador: uma rodada de perguntas não significa que o fornecedor é lento ou desinteressado. Muitas vezes significa que o seu RFQ deixou em aberto algum dos itens deste guia. Cobri-los desde o início pode poupar uma rodada de perguntas.
Etapa 1: Registrar o hikiai e planejar a partir do prazo
A primeira tarefa é tirar a consulta da caixa de e-mail de uma só pessoa e colocá-la em um registro que todos possam ver. Uma planilha serve tão bem quanto um sistema de gestão de casos.
O que entra no registro de RFQs
O registro deve ter informação suficiente para rastrear depois quais condições foram cotadas, quando e a que preço.
Qualquer pessoa, e não só o responsável, deve conseguir seguir o histórico de uma cotação.
Os exemplos são fictícios.
Desenhos e especificações de um cliente podem estar cobertos por um acordo de confidencialidade (NDA). Verifique o contrato e as instruções do cliente quando a consulta chegar, para saber se os desenhos podem ser repassados a subfornecedores para obter as cotações deles.
Definir os prazos internos
Se o cliente não informa um prazo de resposta, o fornecedor propõe uma data e a adota. Pedidos sem prazo tendem a ficar atrás de outros trabalhos. Para uma consulta com cinco dias úteis até a resposta, o cronograma interno pode ser assim (os números de dias são só um exemplo):
- Dia 1: registrar a consulta, conferir desenhos e especificações, enviar perguntas
- Dia 2: pedir a avaliação à engenharia de processos, à produção e às compras
- Dias 3 e 4: reunir as respostas internas e estimar o custo
- Dia 4: preparar a cotação e obter a aprovação interna
- Dia 5: responder ao cliente
Assim que ficar claro que o prazo não será cumprido, informe o cliente do motivo e dê uma nova data de resposta. Se as cotações de material ou de serviços terceirizados ainda não chegaram, outra opção é enviar já as partes da resposta que estão firmes.
Em pedidos urgentes, o fornecedor pode responder com uma estimativa aproximada, baseada em peças parecidas do passado. Nesse caso, a cotação deve dizer com clareza que é uma estimativa e que a cotação formal pode ser diferente. Se só o número aproximado virar o orçamento interno do cliente, ajustá-lo depois fica difícil.
Para o comprador: coloque uma data de resposta no seu RFQ. Se você só precisa de um valor para orçamento, diga isso e peça que a resposta seja identificada como estimativa.
Etapas 2 e 3: o que se confere antes de cotar
Com a consulta registrada, o fornecedor confirma cada condição em que a cotação vai se apoiar. Para quem opera um sistema de gestão da qualidade conforme a ISO 9001 (no Brasil, ABNT NBR ISO 9001; no Japão, JIS Q 9001), essa é uma etapa formal. Na edição 2015, o item 8.2.3 exige a análise crítica dos requisitos antes de a organização se comprometer a fornecer produtos ou serviços.
Essa análise cobre os requisitos especificados pelo cliente, os requisitos que o cliente não declarou mas que são necessários para o uso pretendido, quando conhecido, e os requisitos legais e regulamentares. Quando o cliente não apresenta seus requisitos de forma documentada, o item exige que eles sejam confirmados antes da aceitação.
A ISO 9001:2026 foi publicada em 16 de setembro de 2026, e a ABNT oferece a ABNT NBR ISO 9001:2026 como adoção brasileira. Este guia cita a numeração dos itens da edição 2015; confira a numeração e o texto na edição 2026.
Separar as verificações em três grupos (a peça, quantidade e prazo, e condições comerciais) reduz o risco de esquecer algum item.
Agrupados em: a peça, quantidade e prazo, e condições comerciais.
Compilado pela redação. Nem toda consulta precisa dos 12 itens; escolha os que servem ao produto.
Desenhos e especificações
O fornecedor primeiro confere a revisão do desenho e as normas ou especificações do cliente a que o desenho se refere. Se uma especificação citada não veio no pacote, é a hora de pedi-la.
No material, o fornecedor olha além da designação: vê a forma do estoque e o fabricante exigido, se houver. Um material difícil de obter afeta tanto o prazo quanto o preço.
As tolerâncias têm grande efeito no custo. O fornecedor lê se o desenho usa tolerâncias dimensionais ou geométricas e qual classe de tolerância geral vale; as classes japonesas e as da ABNT NBR ISO 2768-1 têm os mesmos nomes, mas confirme qual norma o desenho cita. Em seguida, a engenharia de processos e a garantia da qualidade confirmam se a fábrica consegue atender e verificar essas tolerâncias com seus equipamentos e instrumentos de medição.
Quando o tratamento de superfície ou térmico é terceirizado, o fornecedor confere o tipo de tratamento, a espessura da camada ou a dureza, e a área a tratar. O tipo de galvanização define quais subfornecedores podem fazer o trabalho e quantos dias isso acrescenta.
A aplicação e o ambiente de uso muitas vezes não estão no desenho. Se a peça vai para uso externo, ou para equipamento alimentício ou médico, isso pode mudar o material, o tratamento e as regulamentações aplicáveis.
Quantidade e entrega
O fornecedor pergunta a quantidade por pedido e a frequência dos pedidos, não só o total. O setup e a forma de comprar o material mudam com o tamanho do lote; por isso a mesma peça pode ter preço unitário diferente conforme a quantidade pedida de uma vez.
O manual da Agência de PMEs cita o caso de uma empresa de usinagem a quem pediram cotar peças de reposição nas mesmas condições da produção em série. Como o preço do material e o custo da mão de obra mudam com o volume do pedido, esse trabalho dá prejuízo. A premissa de quantidade também deve constar da cotação.
A entrega é verificada em dois itens: a data da primeira entrega e a frequência depois dela. O fornecedor soma ao seu lead time de fabricação o tempo de obtenção do material e os dias de terceirização, e o PCP confirma se as peças podem chegar na data pedida.
Inspeção, embalagem e condições de entrega
Na inspeção, o fornecedor confirma quais dimensões medir, em quantas peças, com quais instrumentos e quais documentos anexar. Inspeção 100%, relatórios de inspeção e certificados de material somam horas de trabalho e custo.
Embalagem e entrega passam facilmente despercebidas. Embalagens retornáveis (kayoibako), embalagem individual, local de entrega e janelas de horário afetam o custo. O fornecedor também confirma quem paga o frete.
Material fornecido pelo cliente e ferramental
Quando o cliente fornece material ou peças, o fornecedor confirma se há cobrança, quando e quantas peças chegarão, e como os defeitos serão tratados. O manual da Agência de PMEs cita uma empresa de usinagem de precisão cujo material fornecido chegava uma peça por vez. Cada peça tinha de ser processada separadamente, as horas de trabalho aumentaram e o custo de gerenciar o estoque não estava na cotação.
Para peças que precisam de moldes, dispositivos ou dispositivos de controle (kengu), o fornecedor confirma já na fase de cotação quem paga para fazê-los, quem é o dono e quem os guarda depois do fim da produção em série. Regras japonesas recentes também tratam desse ponto (veja a próxima seção).
Regras japonesas por trás dessas perguntas
Dois conjuntos de regras japonesas explicam por que os fornecedores no Japão perguntam sobre ferramental, pagamento e condições por escrito. Se você é um fornecedor no exterior com um cliente japonês, eles também mostram o que esse cliente pode ser obrigado a fazer. Trata-se de normas do Japão; este guia não confirma se elas alcançam operações no Brasil.
- A lei toriteki-ho (nome em inglês provisório da JFTC: Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields). Ela substituiu a antiga Lei de Subcontratação em 1º de janeiro de 2026. Nas transações abrangidas, a empresa que faz o pedido deve entregar as condições por escrito logo após o pedido, fixar a data de pagamento o mais cedo possível e em no máximo 60 dias após o recebimento, e não pode pagar com nota promissória. Também não pode fixar o preço por conta própria recusando o pedido de negociação do fornecedor.
- Guarda de ferramental. No seu Q&A sobre a lei, a Comissão de Comércio Justo do Japão (JFTC) diz que fazer o fornecedor guardar moldes sem pagar o custo de guarda, quando não há pedidos por muito tempo, pode configurar um pedido indevido de vantagem econômica. Uma das infrações citadas envolveu moldes guardados sem pagamento, embora não houvesse pedidos havia um ano ou mais.
- Os padrões de promoção (shinko kijun), baseados na lei de promoção das pequenas e médias empresas subcontratadas. Eles pedem que a empresa contratante informe por escrito as condições do contrato, incluindo custos de ferramental, frete e guarda. Uma revisão de 24 de junho de 2026 pede que as contratantes busquem acordo explícito prévio sobre o custo de guarda, por exemplo em um memorando, e determina que esse custo seja pago pelo período de guarda, o fornecedor tendo cobrado ou não.
A aplicação da lei depende do tipo de transação e do capital ou do número de empregados das duas empresas. Se ela alcança uma transação internacional é questão para um advogado; a JFTC e a Agência de PMEs também mantêm balcões de consulta no Japão.
Condições de pagamento e base de preço
No pagamento, o fornecedor confirma a data de fechamento mensal, a data de pagamento e a forma de pagamento. Também fica mais fácil discutir mudanças de preço mais tarde se as duas partes combinarem desde já se o preço pode ser revisto quando o custo de material ou de energia variar.
Enviar as dúvidas em uma única lista escrita
Os pontos que continuam obscuros entram em uma única lista de perguntas, enviada por e-mail ou por outro meio que deixe registro. Se algo foi combinado por telefone, o fornecedor reenvia o conteúdo por e-mail.
A regra básica é enviar as perguntas de uma só vez, e não uma a uma. Enquanto espera as respostas, o fornecedor continua trabalhando nas partes firmes. Qualquer item ainda sem resposta no prazo entra na cotação como premissa declarada.
Etapa 4: Avaliar a viabilidade e o processo
Com as condições claras, o fornecedor decide se consegue fazer a peça. O item 8.2.3 da ISO 9001:2015 também exige que a organização assegure ter capacidade de atender aos requisitos. É a verificação interna de que a empresa pode cumprir o que promete, feita antes de qualquer preço.
Três perguntas, respondidas em ordem, definem o tipo de resposta a enviar.
Se o trabalho é rentável, isso se decide junto com a estimativa de custo, na próxima etapa.
Cada pergunta vai para um departamento diferente. A engenharia de processos responde sobre métodos de usinagem e sequência de processo, a produção sobre disponibilidade de máquinas e horas de trabalho, a garantia da qualidade sobre a inspeção, as compras sobre preços de material e terceirização, e o PCP sobre o lead time.
O pedido a cada departamento sempre inclui a quantidade, a data de entrega e a data em que a resposta é necessária, e não apenas o desenho. Um departamento que recebe só o desenho precisa adivinhar as premissas, e as respostas voltam inconsistentes.
As compras obtêm cotações dos seus próprios fornecedores; por isso, enviam a eles o mesmo tipo de pedido que a empresa recebeu do cliente.
Há três resultados possíveis. Além de cotar como especificado, o fornecedor pode cotar com condições, se uma mudança tornar o trabalho possível, como um material alternativo, uma tolerância mais aberta ou outra data de entrega.
Se o fornecedor não consegue fazer a peça, ou se o trabalho não compensa, deve recusar cedo. O cliente pode estar segurando outros fornecedores enquanto espera a resposta. Um motivo em uma linha ao recusar também aumenta a chance de que a próxima consulta seja mais adequada.
Para o comprador: uma "cotação com condições" é informação útil. Ela pode apontar um requisito que está elevando o custo ou o prazo, e assim você decide se esse requisito é realmente necessário.
Etapa 5: Estimar o custo
Quando decide que consegue fazer a peça, o fornecedor monta o custo. As empresas dividem os itens de custo de formas diferentes, mas, para peças usinadas e fabricadas, três grupos mantêm a estimativa organizada: materiais e terceirização, processamento e custos únicos.
Montar o preço item por item permite explicá-lo depois.
A forma de agrupar e ratear os custos varia de empresa para empresa.
O manual da Agência de PMEs aponta que o custo por produto é complexo de calcular e que muitas empresas não o conhecem com clareza. Definir de antemão as taxas horárias e as horas-padrão é o ponto de partida da estimativa.
Por que o preço unitário muda com a quantidade
O custo de setup (preparar ferramentas e dispositivos antes de começar a usinar) é dividido pela quantidade do lote para chegar ao preço unitário. Assim, quanto menor o lote, mais setup cada peça carrega.
Quando o custo de setup é dividido por outra quantidade, o custo por peça muda.
Valores fictícios, só para ilustrar. Na prática, a quantidade também muda o preço do material e o método de usinagem.
Neste exemplo, o custo de processamento e o de material são iguais, mas o preço unitário difere em JPY 180. Declarar a premissa de quantidade na cotação é o que permite ao fornecedor explicar essa diferença.
O Q&A da JFTC sobre a lei também trata do caso em que o trabalho se mostra muito maior que o previsto depois da cotação. Fazer o pedido pelo preço unitário original pode configurar preço abusivamente baixo (kaitataki); por isso a contratante precisa obter uma nova cotação que reflita o trabalho final e revisar o preço. Ou seja, as regras japonesas esperam que o lado que faz o pedido também recote quando as premissas mudam.
Cotar os custos únicos separadamente
A cotação deve deixar claro se os custos de moldes e dispositivos estão embutidos no preço unitário ou são cobrados à parte. Se estão no preço unitário, ela deve informar a quantidade em que serão recuperados. Se a produção terminar antes de atingir essa quantidade, parte do custo nunca é recuperada.
Registrar a data-base do custo
O fornecedor registra a data dos preços de material e de terceirização que usou. O manual da Agência de PMEs enfatiza negociar o custo de mão de obra separadamente do custo de matéria-prima e de energia. Um detalhamento por item de custo, com data-base, permite justificar uma mudança de preço mais tarde, quando os custos variarem.
Etapa 6: Redigir a cotação, as premissas e a validade
Nenhuma lei japonesa define um formato único de cotação. Mas uma cotação que traz apenas preço e prazo não dá base para resolver um desacordo posterior sobre as premissas. As premissas e o prazo de validade merecem tanto peso quanto o preço.
Uma cotação indica o preço e as condições de que esse preço depende.
Não é definido por lei nem por norma; compilado pela redação a partir dos itens normalmente incluídos. Algumas associações setoriais publicam modelos de cotação.
Declarar as premissas
As premissas listam a revisão do desenho, a quantidade, o material, os itens fornecidos pelo cliente e o escopo de inspeção e embalagem em que o preço se baseia. Itens não incluídos, como frete, guarda de moldes ou inspeção especial, entram como exclusões.
O manual da Agência de PMEs recomenda escrever na cotação qualquer item que continuou obscuro depois da verificação e negociá-lo como fator de risco antes do pedido. Quando as condições comerciais ainda estão obscuras, ele também descreve registrar nas observações que o preço pode ser ajustado, e obter a concordância do cliente com essa nota.
Exemplos de redação (fictícios):
- Esta cotação se baseia no desenho B-1234, revisão 3. Se o desenho for alterado, faremos nova cotação.
- Os preços unitários pressupõem no mínimo 100 peças por pedido.
- Pressupõe-se que o material seja fornecido gratuitamente pelo cliente. Qualquer alteração de entrega causada por atraso no fornecimento será tratada à parte.
- O custo dos moldes é cotado separadamente. A guarda após o fim da produção será combinada à parte.
Declarar a validade
O preço do material e a carga da fábrica mudam com o tempo; por isso a cotação traz um prazo de validade. Cada empresa define a duração conforme a variação dos preços de material e a prática do setor.
Pelo Código Civil japonês, o contrato se forma quando a outra parte aceita uma proposta e, em regra, não exige documento escrito (art. 522). Uma proposta com prazo fixo para aceitação em geral não pode ser retirada, e perde o efeito se a aceitação não chegar nesse prazo (art. 523).
Se uma cotação específica conta como proposta depende da redação e do histórico do negócio; não há resposta única. É justamente por isso que ajuda declarar por escrito por quanto tempo a cotação vale e em que condições. No Código Civil brasileiro, a proposta de contrato obriga o proponente, salvo se o contrário resultar de seus termos, da natureza do negócio ou das circunstâncias (art. 427). Qual lei vale numa transação entre empresas de países diferentes depende do contrato; em dúvida sobre o tratamento contratual, consulte um advogado.
Conferir o pedido de compra com a cotação
O trabalho não termina com a resposta. Quando o pedido de compra chega, o fornecedor o compara com a cotação. Se a quantidade, o preço unitário, a data de entrega, a revisão do desenho ou as condições de pagamento forem diferentes, o fornecedor esclarece antes de aceitar.
O art. 528 do Código Civil japonês diz que aceitar uma proposta com condições ou outras alterações equivale a rejeitá-la e fazer uma nova proposta; o art. 431 do Código Civil brasileiro tem sentido semelhante para a aceitação com adições, restrições ou modificações. O item 8.2.3 da ISO 9001:2015 também inclui, entre os pontos a analisar, os requisitos de contrato ou pedido que diferem dos expressos anteriormente.
Nas transações abrangidas pela lei descrita acima, a empresa que faz o pedido deve declarar o trabalho, a data e o local de entrega, o preço, a data de pagamento e outras condições, por escrito ou por meio eletrônico, logo após o pedido. O fornecedor que recebe apenas um pedido verbal deve solicitá-lo por escrito.
Etapa 7: Acompanhar cotações ganhas, perdidas e em espera
Depois que a cotação sai, o resultado é ganho, perdido ou em espera. O processo de RFQ só termina quando o resultado é preenchido no registro.
Seja qual for o resultado, registre no registro de RFQs e use na próxima vez.
Quando ganha o pedido, o fornecedor confirma que nada difere das premissas da cotação antes de programar a produção. O item 8.2.4 da ISO 9001:2015 exige que, quando os requisitos mudam, os documentos relacionados sejam alterados e as pessoas envolvidas sejam informadas. Registrar por escrito toda mudança posterior ao pedido é o que evita retrabalho.
Nas consultas perdidas, registrar o motivo ajuda a próxima estimativa. Nem sempre o cliente explica, mas só de perguntar se foi preço, prazo, especificação ou histórico, o padrão aparece com o tempo.
Cotações em espera são facilmente esquecidas e deixadas para vencer. Se chegar um pedido contra uma cotação vencida, o fornecedor reverifica os preços de material e a carga da fábrica e recota, se for preciso.
Também ajuda saber de antemão o que acontece quando os custos de mão de obra ou de matéria-prima sobem depois do pedido. Pelos padrões de promoção, se o fornecedor pedir porque os custos subiram ou o pedido mudou, a empresa contratante deve negociar sem demora. Nas transações abrangidas pela lei, é proibido fixar o preço por conta própria recusando-se a negociar.
Erros comuns e como evitá-los
Cada um destes erros acontece quando uma das etapas acima é pulada.
- Cotar com um desenho antigo: escreva a revisão no registro e na cotação.
- Deixar de fora a premissa de quantidade: declare na cotação a quantidade por pedido.
- Deixar vago o custo de moldes e dispositivos: informe se estão no preço unitário ou à parte.
- Perder uma mudança combinada por telefone: confirme por e-mail e registre no registro de RFQs.
- Só uma pessoa conhecer o histórico: guarde o registro e as perguntas em um local compartilhado.
A causa comum é que o conteúdo confirmado e as premissas não ficaram registrados por escrito. O manual da Agência de PMEs também diz que guardar o fluxo e os checklists onde todos tenham acesso permite que qualquer pessoa cuide de uma cotação e acelera a resposta.
Um checklist não precisa estar completo desde o primeiro dia. Acrescente um item cada vez que perder uma cotação ou tiver de refazer um trabalho, e a lista irá se ajustando aos seus produtos.
Checklist de RFQ: o que incluir
Use esta lista ao enviar um RFQ a um fabricante japonês. Se você é o fornecedor que recebeu um hikiai, use-a para achar o que falta e colocar esses pontos na sua lista de perguntas. Cada linha corresponde a um item que o fornecedor teria de perguntar de qualquer forma.
| Item | O que incluir |
|---|---|
| Desenhos e revisão | Números dos desenhos com a letra ou o número da revisão, mais todas as especificações e normas a que o desenho se refere |
| Aplicação | O que a peça faz e onde é usada (uso externo, contato com alimentos, uso médico etc.) |
| Material | Designação do material e norma, forma do estoque se for relevante, fabricante exigido, se houver |
| Características críticas | Quais tolerâncias e características são críticas, e a classe de tolerância geral |
| Tratamento de superfície e térmico | Tipo de tratamento, espessura ou dureza, área a tratar |
| Inspeção e documentos | O que medir, tamanho da amostra, exigência de relatório de inspeção e de certificado do material |
| Quantidade | Quantidade anual ou total, quantidade por pedido, frequência dos pedidos, vida esperada do programa |
| Entrega | Primeira entrega solicitada, cronograma posterior, se são permitidas entregas parceladas |
| Embalagem e transporte | Exigências de embalagem, endereço de entrega, Incoterms ou quem paga o frete |
| Material fornecido | Se você fornecerá material ou peças, com ou sem cobrança, e quando |
| Ferramental | Quem paga moldes, dispositivos e dispositivos de controle, quem é o dono e como serão tratadas a guarda e o descarte |
| Condições comerciais | Condições de pagamento, moeda, se o preço inclui ou não impostos e despesas de importação (conforme o Incoterm), e se o preço pode ser revisto quando os custos mudam |
| Data e formato da resposta | Quando você precisa da cotação, se uma estimativa aproximada antes é aceitável, faixas de preço que você quer ver |
| Confidencialidade | Situação do NDA e se o fornecedor pode compartilhar os desenhos com seus subfornecedores para cotar |
Modelo de e-mail de RFQ
Escreva o e-mail em inglês, a língua mais segura para a troca com o fabricante japonês, e adapte o modelo abaixo. Pedidos curtos e numerados são mais fáceis de responder item por item para quem não é nativo na língua.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms], [prices with or without taxes]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
Se você é o fornecedor e responde ao hikiai de um cliente japonês, a mesma estrutura serve ao contrário. Responda com uma única lista numerada de perguntas e, na cotação, indique a que revisão, quantidade e condições de ferramental o preço se refere.
Onde este guia não se aplica
- As sete etapas e os 12 itens de verificação formam uma estrutura geral, ilustrada aqui com peças usinadas. Nem toda consulta precisa dos 12 itens. O processo, os departamentos e os prazos de cada empresa são diferentes, assim como as práticas entre setores.
- Os grupos de custo, os métodos de rateio e os formatos de cotação variam de empresa para empresa. Os valores de custo deste guia são fictícios.
- Se a lei japonesa e os padrões de promoção se aplicam depende do tipo de transação e do capital ou do número de empregados das duas empresas. Se eles alcançam uma transação internacional, ou operações no Brasil, é questão para um advogado.
- Se uma cotação é uma proposta vinculante depende da redação e do histórico do negócio, e da lei aplicável ao contrato. Dúvidas contratuais devem ir a um advogado.
- Os números dos itens da ISO 9001 são da edição 2015. Confira a edição 2026 para a numeração atual.
FAQ
O que significa hikiai?
Hikiai é o termo comercial japonês para a consulta em que um cliente pergunta se o fornecedor consegue fazer algo, por qual preço e em que prazo. Na manufatura, equivale na prática a um RFQ. Um hikiai normalmente leva a um mitsumorisho, a cotação por escrito.
Por que um fabricante japonês demora tanto para cotar?
Quase todo o tempo vai para conferir condições e coordenar internamente, e não para calcular o preço. A engenharia de processos, a produção, a garantia da qualidade, as compras e o PCP respondem, cada um, a uma parte da pergunta. Informação faltando no RFQ acrescenta uma rodada de perguntas.
O que um RFQ para um fornecedor japonês deve incluir?
Em geral: os desenhos com a revisão, a aplicação, o material, as exigências de inspeção e de documentos, a quantidade por pedido e a frequência, o cronograma de entrega, a embalagem, a propriedade do ferramental, as condições de pagamento e uma data de resposta. O checklist acima cobre cada item.
Por que os fornecedores japoneses perguntam tanto sobre moldes e dispositivos?
O ferramental define quem arca com o custo se a produção terminar antes de ele ser pago, e quem o guarda depois. Os padrões de promoção revistos em 2026 também pedem que as empresas contratantes busquem acordo explícito prévio sobre o pagamento da guarda, por exemplo em um memorando, e que paguem o fornecedor pela guarda.
Uma cotação japonesa é uma proposta vinculante?
Depende. Pelo Código Civil japonês, o contrato se forma quando uma proposta é aceita, e uma proposta com prazo fixo para aceitação em geral não pode ser retirada durante esse prazo. Se uma cotação específica é uma proposta depende da redação e do histórico do negócio; consulte um advogado se isso for importante.
Fontes
- Verificações na fase de RFQ, checklist de cotação e modelo de cotação: Agência de Pequenas e Médias Empresas, Manual de negociação de preços para PMEs, edição revisada (em japonês) (primeira edição em março de 2022, última revisão em janeiro de 2026)
- Nome, data de vigência e resumo da lei alterada: JFTC, comunicado à imprensa sobre a alteração da Lei de Subcontratação (16 de maio de 2025, em inglês)
- Escopo, pagamento em 60 dias, notas promissórias, condições por escrito: DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act" (em inglês)
- Obrigações da empresa contratante: JFTC, obrigações das empresas contratantes (em japonês)
- Proibição de notas promissórias e de fixar preço sem negociação: JFTC, folheto sobre as regras de pagamento da lei (outubro de 2025, em japonês)
- Guarda de ferramental e nova cotação após mudança do trabalho: JFTC, perguntas frequentes sobre a lei (em japonês)
- Padrões de promoção: Agência de Pequenas e Médias Empresas, padrões de promoção (em japonês)
- Revisão de 24 de junho de 2026 dos padrões de promoção: Comunicado do METI (em japonês)
- Código Civil japonês, arts. 522, 523 e 528: e-Gov, busca de leis (em japonês)
- Código Civil brasileiro, arts. 427 e 431: Planalto, Lei nº 10.406/2002
- ISO 9001, edição atual: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, "The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released"; ABNT, ABNT NBR ISO 9001:2026
- Itens 8.2.3 e 8.2.4 da JIS Q 9001:2015: Comitê Japonês de Normas Industriais, busca de JIS (em japonês)
Artigo original em japonêsEste guia se baseia em um artigo do MONOSCOPE escrito para leitores no Japão: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
Sobre a redação
Redação do MONOSCOPEFOUNDER & EDITORCerca de dez anos de atuação em um fabricante de equipamentos industriais e em uma empresa de engenharia de plantas, com propostas, projeto e comissionamento de equipamentos, seguidos da migração para o marketing digital. Hoje presta consultoria web a fabricantes B2B, ajudando-os a explicar com clareza seus produtos e tecnologias. Possui as licenças nacionais japonesas de Energy Manager e de Engenheiro-Chefe de Eletricidade de Terceira Classe.
Mantém um blog de engenharia desde 2017 (mais de 500 artigos) e um canal no YouTube em japonês com cerca de 20 mil inscritos. Cada guia é escrito do ponto de vista do chão de fábrica japonês e conferido com as normas citadas.
