RFQ a un fabricante japonés: proceso hikiai en 7 pasos
Usted envía planos y una solicitud de cotización (RFQ) a un fabricante japonés. Una semana después, en lugar de un precio, recibe una lista de preguntas: ¿qué revisión del plano?, ¿cuántas piezas por pedido?, ¿quién paga el herramental?, ¿de quién es? Si está del otro lado y surte piezas a un cliente japonés (por ejemplo, una armadora o una planta Tier 1 de capital japonés), le llegará lo mismo al revés: un correo con el asunto hikiai (una consulta, parecida a un RFQ), con planos adjuntos y una fecha límite de respuesta.
Las dos situaciones vienen del mismo proceso. Antes de calcular un precio, el proveedor necesita confirmar la revisión del plano, la cantidad por pedido y quién paga los moldes y los herramentales (jigs). Casi todo el tiempo entre su RFQ y la cotización se va en estas verificaciones y en la coordinación interna, no en el cálculo del precio.
Esta guía recorre los siete pasos que sigue normalmente un fabricante japonés desde la consulta hasta la cotización, qué revisa en cada uno y por qué la respuesta puede tardar más de lo esperado. Termina con una lista de verificación de RFQ y un correo en inglés que puede reutilizar, ya sea que envíe un RFQ a Japón o responda uno de un cliente japonés.
Estas palabras aparecen en correos, planos y cotizaciones de empresas japonesas.
La escritura en romaji es solo de referencia. Algunas empresas usan otras grafías de hikiai o escriben mitsumori irai (solicitud de cotización).
Contenido
- Los 7 pasos: de la consulta (hikiai) a la cotización
- Paso 1: registrar la consulta y trabajar hacia atrás desde la fecha límite
- Pasos 2 y 3: qué se verifica antes de cotizar
- Paso 4: evaluar la factibilidad y el proceso
- Paso 5: estimar el costo
- Paso 6: redactar la cotización, los supuestos y la vigencia
- Paso 7: seguimiento de cotizaciones ganadas, perdidas y en espera
- Errores comunes y cómo prevenirlos
- Lista de verificación de RFQ: qué incluir
- Plantilla de correo de RFQ
- Dónde no aplica esta guía
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Los 7 pasos: de la consulta (hikiai) a la cotización
Un hikiai pregunta tres cosas: si pueden fabricar la pieza con estas condiciones, cuánto costará y cuándo pueden entregarla. La respuesta de un fabricante japonés se divide en siete pasos: registrar la consulta, revisar su contenido, hacer preguntas, evaluar la factibilidad, estimar el costo, preparar la cotización, y responder y dar seguimiento.
Los pasos se agrupan en tres fases: preparación, evaluación y respuesta.
En piezas repetitivas los pasos 02 a 04 se pueden acortar, pero la revisión del plano y la cantidad siempre se verifican.
Por qué la respuesta tarda
Los pasos 2 a 4 son los que más tiempo toman. El contacto de ventas no puede decidir solo, así que las preguntas pasan a ingeniería de manufactura (seisan gijutsu), manufactura, aseguramiento de calidad y compras.
El Price Negotiation Handbook for SMEs (Manual de negociación de precios para pymes, en japonés), publicado por la Agencia de Pequeñas y Medianas Empresas de Japón, señala que toda solicitud de cotización contiene puntos poco claros. Recomienda que el proveedor prepare una lista de verificación de cotización con su flujo interno y lo que debe confirmar con el cliente antes de cotizar. El manual también indica que, en manufactura, después del pedido suele ser difícil modificar el contrato aunque aparezcan costos adicionales. La etapa de cotización es la principal oportunidad para confirmar las condiciones.
Para compradores: una ronda de preguntas no significa que el proveedor sea lento o esté desinteresado. Muchas veces significa que su RFQ dejó abierto alguno de los puntos de esta guía. Cubrirlos desde el inicio puede ahorrar una ronda de preguntas.
Paso 1: registrar la consulta y trabajar hacia atrás desde la fecha límite
La primera tarea es sacar la consulta del correo de una sola persona y pasarla a un registro que todos puedan ver. Una hoja de cálculo funciona igual de bien que un sistema de gestión de casos.
Qué lleva el registro de RFQ
El registro debe tener suficiente información para rastrear después qué condiciones se cotizaron, cuándo y a qué precio.
Cualquier persona, no solo el responsable, debería poder seguir la historia de una cotización.
Los ejemplos son ficticios.
Los planos y especificaciones de un cliente pueden estar cubiertos por un acuerdo de confidencialidad (NDA). Revise el contrato y las instrucciones del cliente al recibir la consulta, para saber si puede pasar los planos a sus subcontratistas para que coticen.
Fijar las fechas internas
Si el cliente no da fecha límite de respuesta, el proveedor propone una fecha y la fija. Las solicitudes sin fecha tienden a quedar detrás de otros trabajos. Para una consulta con cinco días hábiles hasta la fecha de respuesta, el calendario interno podría ser así (los días son solo un ejemplo):
- Día 1: registrar la consulta, revisar planos y especificaciones, enviar preguntas
- Día 2: pedir la evaluación a ingeniería de manufactura, manufactura y compras
- Días 3–4: reunir las respuestas internas y estimar el costo
- Día 4: preparar la cotización y obtener la aprobación interna
- Día 5: responder al cliente
En cuanto quede claro que no se llegará a la fecha, avise al cliente el motivo y dé una nueva fecha de respuesta. Si aún no llegan las cotizaciones de material o de trabajos subcontratados, otra opción es enviar primero las partes de la respuesta que ya están firmes.
En solicitudes urgentes, el proveedor puede responder con una estimación aproximada basada en piezas similares anteriores. En ese caso la cotización debe decir con claridad que es una estimación y que la cotización formal puede ser distinta. Si el número aproximado se convierte por sí solo en el presupuesto interno del cliente, ajustarlo después es difícil.
Para compradores: ponga una fecha de respuesta en su RFQ. Si solo necesita una cifra para presupuesto, dígalo y pida que se etiquete como estimación.
Pasos 2 y 3: qué se verifica antes de cotizar
Una vez registrada la consulta, el proveedor confirma cada condición en la que se apoyará la cotización. Para un proveedor con sistema de gestión de la calidad ISO 9001 (en Japón, JIS Q 9001), este es un paso formal. En la edición 2015, la cláusula 8.2.3 exige revisar los requisitos antes de comprometerse a suministrar productos o servicios.
En México, la norma equivalente es la NMX-CC-9001-IMNC-2015. Su declaratoria de vigencia en el Diario Oficial de la Federación indica que coincide totalmente con ISO 9001:2015, así que la revisión de requisitos funciona igual en una planta que certifica con la norma mexicana.
Esa revisión cubre los requisitos que el cliente especificó, los que el cliente no declaró pero que se necesitan para un uso previsto conocido, y los requisitos legales y reglamentarios. Cuando el cliente no entrega sus requisitos por escrito, la cláusula pide confirmarlos antes de aceptar.
ISO 9001:2026 se publicó el 16 de septiembre de 2026. Esta guía cita los números de cláusula de 2015, así que consulte el texto de 2026 para su numeración y redacción. Si necesita la norma mexicana correspondiente, verifique en el catálogo de normas mexicanas si el IMNC ya publicó la adopción de la nueva edición.
Agrupar las verificaciones en tres bloques (la pieza, cantidad y plazos, y condiciones comerciales) hace más difícil que se escape alguna.
Agrupados en la pieza, cantidad y plazos, y condiciones comerciales.
Elaborado por la redacción. No toda consulta necesita los 12 puntos; elija los que apliquen a su producto.
Planos y especificaciones
El proveedor revisa primero la revisión del plano y las normas o especificaciones del cliente a las que remite. Si falta una especificación referenciada en el paquete, este es el momento de pedirla.
En el material, el proveedor mira más allá de la designación: la forma de suministro y si se exige un fabricante determinado. Un material difícil de conseguir afecta tanto el tiempo de entrega como el precio.
Las tolerancias pesan mucho en el costo. El proveedor lee si el plano usa tolerancias dimensionales o geométricas y qué clase de tolerancia general aplica. Después, ingeniería de manufactura y aseguramiento de calidad confirman si la planta puede cumplirlas y verificarlas con su equipo e instrumentos de medición.
Cuando el tratamiento superficial o térmico se subcontrata, el proveedor revisa el tipo de tratamiento, el espesor del recubrimiento o la dureza, y la zona a tratar. El tipo de recubrimiento (plating) decide qué subcontratistas pueden hacer el trabajo y cuántos días agrega.
La aplicación y el entorno de operación muchas veces no están en el plano. Que la pieza vaya a la intemperie, o a equipo de alimentos o médico, puede cambiar el material, el tratamiento y las regulaciones aplicables.
Cantidad y entrega
El proveedor pregunta la cantidad por pedido y la frecuencia de los pedidos, no solo el total. La preparación (setup) y la forma de comprar el material cambian con el tamaño del lote, así que la misma pieza puede tener otro precio unitario según cuántas se pidan a la vez.
El manual de la Agencia de Pymes da el ejemplo de una empresa de maquinado a la que se pidió cotizar refacciones con las mismas condiciones de producción en serie. Como el precio del material y la mano de obra cambian con el volumen del pedido, ese trabajo pierde dinero. La cantidad supuesta también debe quedar en la cotización.
La entrega se revisa en dos puntos: la fecha de la primera entrega y la frecuencia posterior. El proveedor suma el tiempo de abastecimiento del material y los días de subcontratación a su propio tiempo de manufactura, y control de producción confirma si las piezas pueden llegar en la fecha pedida.
Inspección, empaque y condiciones de entrega
En la inspección, el proveedor confirma qué dimensiones medir, en cuántas piezas, con qué instrumentos y qué documentos adjuntar. La inspección al 100%, los reportes de inspección y los certificados de material agregan horas de trabajo y costo.
El empaque y la entrega se pasan por alto con facilidad. Los contenedores retornables, el empaque individual, el lugar de entrega y las ventanas de horario afectan el costo. El proveedor también confirma quién paga el flete.
Material suministrado y herramental
Cuando el cliente suministra material o piezas, el proveedor confirma si tienen costo o son gratuitos, cuándo y cuántas llegarán y cómo se manejan los defectos. El manual de la Agencia de Pymes cita una empresa de maquinado de precisión cuyo material suministrado llegaba pieza por pieza. Cada pieza había que procesarla por separado, las horas de trabajo subieron y el costo de administrar el inventario no estaba incluido en la cotización.
En piezas que requieren moldes, herramentales (jigs) o calibres de verificación, el proveedor confirma desde la cotización quién paga su fabricación, de quién son y quién los almacena al terminar la producción en serie. Reglas japonesas recientes también tocan este punto (vea la siguiente sección).
Las reglas japonesas detrás de estas preguntas
Dos conjuntos de reglas japonesas explican por qué los proveedores en Japón preguntan por herramental, pago y condiciones por escrito. Si usted es un proveedor en el extranjero con un cliente japonés, también explican qué se le puede exigir a ese cliente.
- La ley contra el retraso en el pago a pequeñas y medianas empresas encargadas de manufactura y otros campos (toriteki-hō; nombre provisional en inglés de la JFTC: Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields). Sustituyó a la antigua Ley de Subcontratación el 1 de enero de 2026. En las operaciones que cubre, la empresa que ordena debe dar las condiciones por escrito justo después del pedido, fijar la fecha de pago lo antes posible y a más tardar 60 días después de recibir lo pedido, y no puede pagar con pagarés (promissory notes). Tampoco puede fijar un precio por su cuenta mientras rechaza la solicitud de negociación del proveedor.
- Almacenamiento de herramental. En sus preguntas frecuentes sobre la ley, la Comisión de Comercio Justo de Japón (JFTC) dice que obligar a un proveedor a guardar moldes sin pagar el costo de almacenamiento, cuando no se hacen pedidos por mucho tiempo, puede considerarse una petición indebida de beneficios económicos. Una de las infracciones que enumera trató de moldes guardados sin costo aunque no se había hecho ningún pedido en un año o más.
- Los Estándares de Promoción (shinkō kijun), bajo la ley de promoción de las pymes encargadas (Act on Promotion of Entrusted Small and Medium-sized Enterprises). Piden a la empresa que ordena que declare por escrito las condiciones del contrato, incluidos los costos de herramental, flete y almacenamiento. Una revisión del 24 de junio de 2026 le pide buscar un acuerdo explícito previo sobre los costos de almacenamiento, por ejemplo en un memorándum, y establece que se deben pagar por el periodo de almacenamiento, lo haya pedido o no el proveedor.
Que la ley aplique depende del tipo de operación y del capital o número de empleados de ambas empresas. Si cubre una operación transfronteriza, por ejemplo con un proveedor en México, es una pregunta para un asesor legal; la JFTC y la Agencia de Pymes también tienen ventanillas de consulta en Japón.
Condiciones de pago y base de precios
En el pago, el proveedor confirma la fecha de cierre mensual (shimebi), la fecha de pago y la forma de pago. También es más fácil hablar de cambios de precio más adelante si ambas partes acuerdan desde esta etapa si los precios se pueden revisar cuando se mueven los costos de material o energía.
Mande las dudas pendientes en una sola lista por escrito
Los puntos que siguen sin aclararse van en una lista de preguntas, enviada por correo u otro medio que deje registro. Si algo se resolvió por teléfono, el proveedor vuelve a enviar el contenido por correo.
La regla básica es enviar las preguntas en un solo bloque, no una por una. Mientras espera respuestas, el proveedor sigue trabajando en lo que ya está firme. Todo punto que siga sin respuesta a la fecha límite entra en la cotización como un supuesto declarado.
Paso 4: evaluar la factibilidad y el proceso
Con las condiciones claras, el proveedor decide si puede fabricar la pieza. La cláusula 8.2.3 de ISO 9001:2015 también exige asegurar que la organización pueda cumplir los requisitos. Es la verificación interna de que la empresa puede cumplir su promesa, antes de fijar cualquier precio.
Tres preguntas, contestadas en orden, definen qué tipo de respuesta enviar.
Si el trabajo es rentable se decide junto con la estimación de costo del siguiente paso.
Cada pregunta va a un departamento distinto. Ingeniería de manufactura responde sobre métodos de maquinado y secuencia de proceso, manufactura sobre disponibilidad de máquinas y horas de trabajo, aseguramiento de calidad sobre la inspección, compras sobre precios de material y subcontratación, y control de producción sobre el tiempo de entrega.
La solicitud a cada departamento siempre incluye la cantidad, la fecha de entrega y la fecha en que se necesita la respuesta, no solo el plano. Un departamento que recibe únicamente el plano tiene que adivinar los supuestos, y las respuestas regresan inconsistentes.
Compras obtiene cotizaciones de sus propios proveedores, así que les envía el mismo tipo de solicitud que la empresa recibió de su cliente.
Hay tres resultados posibles. Además de cotizar como se especifica, el proveedor puede cotizar con condiciones si un cambio hace viable el trabajo, como un material alternativo, una tolerancia más abierta o una fecha de entrega distinta.
Si el proveedor no puede fabricar la pieza, o el trabajo no es rentable, debe declinar pronto. Es posible que el cliente esté deteniendo otras solicitudes a otros proveedores mientras espera. Una línea con el motivo también aumenta la probabilidad de que la siguiente consulta sea más adecuada.
Para compradores: una "cotización con condiciones" es información útil. Puede señalar un requisito que está elevando el costo o el plazo, para que usted decida si de verdad lo necesita.
Paso 5: estimar el costo
Cuando el proveedor decide que puede fabricar la pieza, arma el costo. Cada empresa clasifica sus costos de manera distinta, pero en piezas maquinadas y fabricadas tres grupos mantienen ordenada la estimación: materiales y subcontratación, proceso y costos únicos.
Armar el precio concepto por concepto permite explicarlo después.
La forma de agrupar y distribuir los costos varía según la empresa.
El manual de la Agencia de Pymes señala que el costo por producto es complejo de calcular y que muchas empresas no lo tienen claro. Definir de antemano las tarifas horarias y las horas estándar es el punto de partida para estimar.
Por qué el precio unitario cambia con la cantidad
El costo de la preparación (setup: preparar herramientas y herramentales antes de empezar a maquinar) se divide entre la cantidad del lote para obtener el precio unitario. Mientras más chico el lote, más costo de preparación carga cada pieza.
Si el costo de preparación se reparte entre otra cantidad, cambia el costo por pieza.
Cifras ficticias para ilustrar. En la práctica, la cantidad también cambia el precio del material y el método de maquinado.
En este ejemplo, el costo de proceso y el de material son iguales, pero el precio unitario difiere en JPY 180. Declarar la cantidad supuesta en la cotización es lo que permite al proveedor explicar esa diferencia.
Las preguntas frecuentes de la JFTC sobre la ley también cubren el caso en que el trabajo resulta mucho mayor de lo planeado después de la cotización. Hacer el pedido al precio unitario original puede considerarse un precio injustamente bajo (kaitataki), por lo que la empresa que ordena debe obtener una nueva cotización que refleje el trabajo final y revisar el precio. Es decir, las reglas japonesas esperan que también la parte compradora vuelva a cotizar cuando cambian los supuestos.
Cotice los costos únicos por separado
La cotización debe dejar claro si los costos de moldes y herramentales están incluidos en el precio unitario o se facturan aparte. Si están en el precio unitario, debe indicar la cantidad sobre la cual se recuperarán. Si la producción termina antes de llegar a esa cantidad, parte del costo no se recupera.
Registre la fecha base del costo
El proveedor anota la fecha de los precios de material y subcontratación que usó. El manual de la Agencia de Pymes insiste en negociar el costo de mano de obra por separado del de materias primas y energía. Un desglose por concepto con su fecha base permite justificar un cambio de precio más adelante, cuando se muevan los costos.
Paso 6: redactar la cotización, los supuestos y la vigencia
Ninguna ley japonesa fija un formato único de cotización. Pero una cotización que solo trae precio y entrega no ofrece base para resolver un desacuerdo posterior sobre los supuestos. Los supuestos y el periodo de vigencia merecen tanto peso como el precio.
Una cotización indica el precio y las condiciones de las que depende ese precio.
No lo fija ninguna ley ni norma; la redacción lo armó con los puntos que suelen incluirse. Algunas asociaciones industriales publican formatos de cotización.
Declare los supuestos
Los supuestos enumeran la revisión del plano, la cantidad, el material, el material suministrado por el cliente y el alcance de la inspección y el empaque en que se basa el precio. Lo que no está incluido, como el flete, el almacenamiento de moldes o una inspección especial, se anota como exclusión.
El manual de la Agencia de Pymes recomienda escribir en la cotización cualquier punto que siguió sin aclararse tras la verificación y negociarlo como factor de riesgo antes del pedido. Cuando las condiciones comerciales aún no están claras, también describe anotar en las observaciones que el precio puede ajustarse, y obtener el acuerdo del cliente sobre esa nota.
Ejemplos de redacción (ficticios):
- Esta cotización se basa en el plano B-1234, revisión 3. Si el plano cambia, se cotizará de nuevo.
- Los precios unitarios suponen un mínimo de 100 pzas por pedido.
- Se supone que el material lo suministra el cliente sin costo. Cualquier cambio de entrega por suministro tardío se tratará por separado.
- El costo de los moldes se cotiza aparte. El almacenamiento después del fin de la producción se acordará por separado.
Indique la vigencia
El precio del material y la carga de la planta cambian con el tiempo, por eso la cotización incluye un periodo de vigencia. Cada empresa fija su duración según el movimiento de precios de material y la práctica de la industria.
Según el Código Civil de Japón, el contrato se forma cuando la otra parte acepta una oferta y, por regla general, no se requiere documento escrito (artículo 522). Una oferta con plazo fijo de aceptación en general no puede retirarse, y pierde efecto si no se recibe la aceptación dentro de ese plazo (artículo 523).
Que una cotización concreta cuente como oferta depende de su redacción y del historial de la operación; no hay una respuesta única. Por eso conviene dejar por escrito por cuánto tiempo y con qué condiciones es válida la cotización. Esto es derecho japonés: si su contrato se rige por leyes mexicanas u otras, o tiene dudas sobre el tratamiento contractual, consulte a un abogado.
Compare la orden de compra con la cotización
El trabajo no termina con la respuesta. Cuando llega la orden de compra (PO), el proveedor la compara con la cotización. Si difieren la cantidad, el precio unitario, la fecha de entrega, la revisión del plano o las condiciones de pago, el proveedor lo aclara antes de aceptar.
El artículo 528 del Código Civil japonés dice que aceptar una oferta con condiciones u otras modificaciones cuenta como rechazarla y hacer una oferta nueva. La cláusula 8.2.3 de ISO 9001:2015 también incluye entre los puntos a revisar los requisitos del contrato o pedido que difieren de los expresados previamente.
En las operaciones cubiertas por la ley descrita arriba, la empresa que ordena debe indicar por escrito o por medios electrónicos, inmediatamente después del pedido, el trabajo, la fecha y lugar de entrega, el precio, la fecha de pago y otras condiciones. Un proveedor que recibe solo un pedido verbal debe pedirlo por escrito.
Paso 7: seguimiento de cotizaciones ganadas, perdidas y en espera
Después de enviar la cotización, el resultado es ganada, perdida o en espera. El proceso de RFQ termina solo cuando el resultado queda anotado en el registro.
Sea cual sea el resultado, regístrelo y aprovéchelo la próxima vez.
Cuando se gana un pedido, el proveedor confirma que nada difiera de los supuestos de la cotización antes de programar la producción. La cláusula 8.2.4 de ISO 9001:2015 exige que, cuando cambian los requisitos, se modifiquen los documentos relacionados y se informe a las personas involucradas. Poner por escrito todo cambio posterior al pedido es lo que evita el retrabajo.
En las consultas perdidas, registrar el motivo ayuda en la siguiente estimación. Los clientes no siempre lo explican, pero con solo preguntar si fue por precio, entrega, especificaciones o trayectoria, con el tiempo se ve un patrón.
Las cotizaciones en espera se olvidan con facilidad y se dejan vencer. Si llega un pedido contra una cotización vencida, el proveedor revisa de nuevo los precios de material y la carga de la planta, y vuelve a cotizar si hace falta.
También conviene saber de antemano qué pasa cuando suben los costos de mano de obra o de materia prima después del pedido. Según los Estándares de Promoción, si el proveedor lo solicita porque subieron los costos o cambió el pedido, la empresa que ordena debe negociar sin demora. En las operaciones cubiertas por la ley, está prohibido fijar un precio por cuenta propia mientras se rechaza negociar.
Errores comunes y cómo prevenirlos
Cada uno de estos errores ocurre cuando se salta alguno de los pasos anteriores.
- Cotizar con un plano obsoleto: anote la revisión tanto en el registro como en la cotización.
- Omitir la cantidad supuesta: indique la cantidad por pedido en la cotización.
- Dejar vagos los costos de moldes y herramentales: indique si van en el precio unitario o aparte.
- Perder un cambio acordado por teléfono: confírmelo por correo y regístrelo.
- Que solo una persona conozca la historia: guarde el registro y las preguntas en un lugar compartido.
La causa común es que lo confirmado y los supuestos no quedaron por escrito. El manual de la Agencia de Pymes también dice que guardar el flujo de trabajo y las listas de verificación donde todos tengan acceso permite que cualquiera atienda una cotización y acelera la respuesta.
Una lista de verificación no tiene que estar completa desde el primer día. Agregue un punto cada vez que pierda una cotización o tenga que rehacer un trabajo, y poco a poco la lista se ajustará a sus productos.
Lista de verificación de RFQ: qué incluir
Use esta lista cuando envíe un RFQ a un fabricante japonés. Si usted es el proveedor que recibe un hikiai, úsela para encontrar lo que falta y pasar esos puntos a su lista de preguntas. Cada renglón corresponde a un dato que el proveedor, de otro modo, tendría que preguntar.
| Punto | Qué incluir |
|---|---|
| Planos y revisión | Números de plano con letra o número de revisión, más todas las especificaciones y normas a las que remite el plano |
| Aplicación | Qué hace la pieza y dónde se usa (intemperie, contacto con alimentos, médico, etc.) |
| Material | Designación y norma del material, forma de suministro si importa, fabricante exigido |
| Características críticas | Qué tolerancias y características son críticas, y la clase de tolerancia general |
| Tratamiento superficial y térmico | Tipo de tratamiento, espesor o dureza, zona a tratar |
| Inspección y documentos | Qué medir, tamaño de muestra, requisitos de reporte de inspección y certificado de material |
| Cantidad | Cantidad anual o total, cantidad por pedido, frecuencia de pedidos, vida esperada del programa |
| Entrega | Primera entrega solicitada, calendario posterior, si se permiten entregas parciales |
| Empaque y envío | Requisitos de empaque, dirección de entrega, Incoterms o quién paga el flete |
| Material suministrado | Si usted suministrará material o piezas, con costo o sin costo, y cuándo |
| Herramental | Quién paga moldes, herramentales y calibres, de quién son y cómo se manejarán su almacenamiento y desecho |
| Condiciones comerciales | Condiciones de pago, moneda, si los precios pueden revisarse cuando cambien los costos |
| Fecha y formato de respuesta | Cuándo necesita la cotización, si primero es aceptable una estimación aproximada, qué escalones de cantidad quiere ver |
| Confidencialidad | Estado del NDA y si el proveedor puede compartir los planos con sus subcontratistas para cotizar |
Plantilla de correo de RFQ
Adapte este correo para un RFQ a un fabricante japonés. Se da en inglés porque es el idioma en que normalmente se envía a Japón; los pedidos cortos y numerados son más fáciles de contestar punto por punto para quien no lee en su lengua materna.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
Si usted es el proveedor y responde el hikiai de un cliente japonés, la misma estructura sirve al revés. Conteste con una sola lista numerada de preguntas y luego indique en su cotización qué revisión, cantidad y condiciones de herramental supone el precio.
Dónde no aplica esta guía
- Los siete pasos y los 12 puntos de revisión son un marco general, ilustrado aquí con piezas maquinadas. No toda consulta necesita los 12 puntos. El proceso, los departamentos y los tiempos de cada empresa son distintos, y también las prácticas de cada industria.
- Los grupos de costo, los métodos de distribución y los formatos de cotización varían según la empresa. Las cifras de costo de esta guía son ficticias.
- Que la ley japonesa y los Estándares de Promoción apliquen depende del tipo de operación y del capital o número de empleados de ambas empresas. Si alcanzan a una operación transfronteriza, incluida una con México, lo decide un asesor legal.
- Que una cotización sea una oferta vinculante según la ley japonesa depende de su redacción y del historial de la operación. Las dudas de contrato deben ir a un abogado.
- Los números de cláusula de ISO 9001 son de la edición 2015, y la NMX-CC-9001-IMNC-2015 coincide con ella. Consulte la edición 2026 para la numeración vigente.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa hikiai?
Hikiai es el término de negocios japonés para una consulta de un cliente que pregunta si un proveedor puede fabricar algo, a qué precio y para cuándo. En manufactura es parecido a un RFQ. Un hikiai normalmente lleva a una mitsumorisho, la cotización formal por escrito.
¿Por qué tarda tanto un fabricante japonés en cotizar?
La mayor parte del tiempo se va en verificar condiciones y coordinar internamente, no en calcular el precio. Ingeniería de manufactura, manufactura, aseguramiento de calidad, compras y control de producción contestan cada uno una parte de la pregunta. La información que falta en el RFQ agrega una ronda de preguntas.
¿Qué debe incluir un RFQ para un proveedor japonés?
Normalmente: los planos con su revisión, la aplicación, el material, los requisitos de inspección y documentos, la cantidad por pedido y su frecuencia, el calendario de entregas, el empaque, la propiedad del herramental, las condiciones de pago y una fecha de respuesta. La lista de verificación de arriba cubre cada punto.
¿Por qué los proveedores japoneses preguntan tanto por moldes y herramentales?
El herramental define quién asume el costo si la producción termina antes de que se pague, y quién lo almacena después. Los Estándares de Promoción revisados en 2026 también piden a las empresas que ordenan buscar un acuerdo explícito previo sobre el pago del almacenamiento, por ejemplo en un memorándum, y pagarlo a los proveedores.
¿Una cotización japonesa es una oferta vinculante?
Depende. Según el Código Civil de Japón, un contrato se forma cuando se acepta una oferta, y una oferta con plazo fijo de aceptación en general no puede retirarse durante ese plazo. Que una cotización concreta sea una oferta depende de su redacción y del historial de la operación, así que consulte a un asesor legal si es importante.
Fuentes
- Verificaciones en la etapa de RFQ, lista de verificación y formato de cotización: Agencia de Pequeñas y Medianas Empresas, Price Negotiation Handbook for SMEs, edición revisada (en japonés) (primera edición marzo de 2022, última revisión enero de 2026)
- Nombre, fecha de entrada en vigor y resumen de la ley reformada: JFTC, comunicado sobre la reforma de la Ley de Subcontratación (16 de mayo de 2025, en inglés)
- Alcance, pago a 60 días, pagarés, condiciones por escrito: DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act" (en inglés)
- Obligaciones de la empresa que ordena: JFTC, obligaciones de las empresas que encargan (en japonés)
- Prohibición de pagarés y de fijar precios sin negociar: JFTC, folleto sobre las reglas de pago de la ley (octubre de 2025, en japonés)
- Almacenamiento de herramental y nueva cotización tras cambios en el trabajo: JFTC, preguntas frecuentes sobre la ley (en japonés)
- Estándares de Promoción: Agencia de Pequeñas y Medianas Empresas, Estándares de Promoción (en japonés)
- Revisión del 24 de junio de 2026 de los Estándares de Promoción: Comunicado del METI (en japonés)
- Código Civil de Japón, artículos 522, 523 y 528: e-Gov Law Search, Código Civil (en japonés)
- Edición vigente de ISO 9001: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, "The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released"
- Norma mexicana equivalente: DOF, declaratoria de vigencia de la NMX-CC-9001-IMNC-2015
- Cláusulas 8.2.3 y 8.2.4 de JIS Q 9001:2015: Comité de Normas Industriales Japonesas, búsqueda JIS (en japonés)
Artículo original en japonésEsta guía se basa en un artículo de MONOSCOPE escrito para lectores en Japón: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
Acerca del editor
Editor de MONOSCOPEFOUNDER & EDITORTrabajó unos diez años en un fabricante de equipos para plantas y en una empresa de ingeniería de plantas, a cargo de propuestas, diseño y puesta en marcha de equipos, y luego se pasó al marketing digital. Hoy es consultor web para fabricantes B2B y los ayuda a explicar sus productos y su tecnología. Cuenta con licencias nacionales de Japón como Energy Manager e Ingeniero Eléctrico Jefe de Tercera Clase.
Escribe un blog de ingeniería desde 2017 (más de 500 artículos) y tiene un canal de YouTube en japonés con unos 20,000 suscriptores. Cada guía se escribe desde el punto de vista de la planta japonesa y se verifica con las normas citadas.
