일본 제조업체 RFQ 견적 요청 7단계와 확인 항목 체크리스트
일본 제조업체에 도면과 견적 요청(RFQ)을 보냈는데, 일주일 뒤에 가격 대신 질문 목록이 돌아온 적이 있을 것입니다. 어느 도면 개정(리비전)인지, 1회 발주 수량은 몇 개인지, 금형 비용은 누가 내고 소유권은 누구에게 있는지 같은 질문입니다. 반대로 일본 고객에게 부품을 공급하는 입장이라면, 도면이 첨부되고 회신 기한이 적힌 hikiai(引き合い, 문의·견적 의뢰) 메일을 받는 경우가 있습니다.
두 상황은 같은 절차에서 나옵니다. 공급사는 가격을 계산하기 전에 도면 개정, 발주 수량, 금형·지그 비용의 부담 주체를 확인해야 합니다. RFQ를 보내고 견적이 돌아오기까지 걸리는 시간의 대부분은 가격 계산이 아니라 이런 확인과 사내 조율에 쓰입니다.
이 글은 일본 제조업체가 문의를 받고 견적을 회신하기까지 보통 거치는 7단계, 각 단계에서 확인하는 항목, 회신이 예상보다 늦어지는 이유를 정리합니다. 마지막에는 일본 제조업체에 RFQ를 보내는 쪽에도, 일본 고객의 hikiai에 답하는 쪽에도 쓸 수 있는 RFQ 체크리스트와 영문 RFQ 메일 예문을 붙였습니다.
일본 회사의 메일, 도면, 견적서에 자주 나오는 말입니다.
로마자 표기는 참고용입니다. hikiai를 引合로 쓰거나 見積依頼(mitsumori irai, 견적 의뢰)라고 쓰는 회사도 있습니다.
목차
hikiai에서 견적 회신까지 7단계
hikiai가 묻는 것은 세 가지입니다. 이 조건으로 만들 수 있는지, 얼마인지, 언제 납품할 수 있는지입니다. 일본 제조업체의 대응은 접수·기록, 내용 검토, 질문, 제작 가능 여부 판단, 원가 산정, 견적서 작성, 회신과 후속 관리의 7단계로 나눌 수 있습니다.
준비, 검토, 회신의 세 단계로 나뉩니다.
반복 발주 품목은 02~04단계를 줄일 수 있지만, 도면 개정과 수량 확인은 생략할 수 없습니다.
회신에 시간이 걸리는 이유
시간이 가장 많이 드는 곳은 2~4단계입니다. 영업 담당자 혼자서는 판단할 수 없어서, 생산기술(세이산 기주쓰, seisan gijutsu), 제조, 품질보증(힌시쓰 호쇼, hinshitsu hosho), 구매 부서에 질문이 나뉘어 전달됩니다.
일본 중소기업청의 「중소기업·소규모 사업자 가격 협상 핸드북」(일본어)은 견적 요청에는 반드시 불명확한 점이 들어 있다고 지적합니다. 그래서 견적을 내기 전에 사내 업무 흐름과 고객에게 확인할 사항을 정리한 견적 체크리스트를 준비해 두라고 권합니다. 같은 핸드북은 제조업에서는 발주 후 추가 비용이 생겨도 계약 변경이 받아들여지기 어려운 경향이 있다고도 말합니다. 조건을 확인할 기회는 주로 견적을 내기 전 단계에 있습니다.
구매 담당자라면: 질문 목록이 돌아왔다고 해서 공급사가 느리거나 의욕이 없다는 뜻은 아닙니다. 이 글의 확인 항목 중 일부가 RFQ에 빠져 있었다는 신호인 경우가 많습니다. 처음부터 채워서 보내면 질문이 오가는 횟수를 한 번 줄일 수 있습니다.
1단계: 접수·기록과 회신 기한 역산
첫 업무는 문의를 한 사람의 메일함에서 꺼내 모두가 볼 수 있는 대장에 올리는 것입니다. 스프레드시트도, 안건 관리 시스템도 상관없습니다.
RFQ 대장에 남기는 항목
대장에는 나중에 어떤 조건에 대해 언제 얼마로 회신했는지 추적할 수 있을 만큼의 정보를 남깁니다.
담당자가 아니어도 견적의 경과를 따라갈 수 있어야 합니다.
기재 예시는 설명을 위한 가상의 내용입니다.
고객에게서 받은 도면과 사양서는 비밀유지계약(NDA)의 대상일 수 있습니다. 접수 시점에 계약과 고객의 지시를 확인해 두면, 외주처에 견적을 받으려고 도면을 넘겨도 되는지 알 수 있습니다.
사내 마감일 정하기
고객이 회신 기한을 지정하지 않았다면 공급사가 회신 예정일을 제안하고 기한을 정합니다. 기한이 없는 요청은 사내에서 뒤로 밀리기 쉽기 때문입니다. 회신 기한까지 영업일 5일이 있는 문의라면 사내 일정은 다음과 같을 수 있습니다(일수는 설명을 위한 예시입니다).
- 1일째: 대장 등록, 도면과 사양 확인, 질문 발송
- 2일째: 생산기술·제조·구매에 검토 의뢰
- 3~4일째: 사내 답변을 모아 원가 산정
- 4일째: 견적서 작성과 사내 승인
- 5일째: 고객에게 회신
기한을 지킬 수 없다는 것이 분명해진 시점에 고객에게 이유와 새 회신 예정일을 알립니다. 재료나 외주 견적이 도착하지 않았다면, 이미 확정된 부분만 먼저 전달하는 방법도 있습니다.
급한 요청에는 과거 유사 품목을 근거로 한 개략 견적으로 답하기도 합니다. 이때는 개략 견적이라는 점과 정식 견적에서 금액이 달라질 수 있다는 점을 분명히 적어야 합니다. 개략 금액만 고객 내부의 예산으로 굳어지면 나중에 조정하기 어렵습니다.
구매 담당자라면: RFQ에 회신 희망일을 적으십시오. 예산용 금액만 필요하다면 그렇게 밝히고, 개략 견적임을 표시해 달라고 요청하십시오.
2·3단계: 견적 전에 확인하는 것
문의를 등록했으면 공급사는 견적의 근거가 될 조건을 하나씩 확인합니다. ISO 9001(일본에서는 JIS Q 9001로 발행) 기준으로 품질경영시스템을 운영하는 공급사에게 이 확인은 공식 절차입니다. 2015년판의 8.2.3항은 제품·서비스를 제공하겠다고 약속하기 전에 요구사항을 검토하도록 요구합니다.
검토 대상에는 고객이 명시한 요구사항, 고객이 말하지 않았더라도 알려진 용도에 필요한 요구사항, 법규 요구사항이 들어갑니다. 고객이 요구사항을 문서로 제시하지 않았다면 수락하기 전에 확인하도록 규정합니다.
ISO 9001:2026은 2026년 9월 16일에 발행되었습니다. 이 글은 2015년판의 조항 번호로 설명하므로, 2026년판의 번호와 문구는 규격 원문에서 확인하십시오.
확인 항목을 부품 조건, 수량과 시기, 거래 조건의 세 묶음으로 나누면 빠뜨리기 어렵습니다.
부품 조건, 수량과 시기, 거래 조건으로 나누어 확인합니다.
편집부가 정리한 항목입니다. 모든 문의에 12개 항목이 다 필요한 것은 아닙니다. 자사 제품에 맞게 취사선택하십시오.
도면과 사양
공급사는 먼저 도면 개정과, 도면이 인용하는 규격이나 고객 사내 사양을 확인합니다. 인용된 사양서가 첨부에서 빠져 있다면 이 시점에 요청합니다.
재료는 재질 기호에 그치지 않고 소재 형상과 지정 제조사까지 봅니다. 입수에 시간이 걸리는 재료는 납기와 가격 모두에 영향을 주기 때문입니다.
공차는 원가를 크게 좌우합니다. 도면이 치수 공차와 기하 공차 중 무엇으로 지시했는지, 보통공차(일반공차)는 어느 등급인지 읽어냅니다. 그다음 생산기술과 품질보증이 자사 설비와 측정기로 그 공차를 맞추고 확인할 수 있는지 판단합니다.
도면이 JIS를 인용하는 경우, 대응하는 KS 규격이 있는 경우가 많습니다. 다만 내용이 완전히 같다고 단정하지 말고, 어느 규격을 기준으로 견적과 검사를 할지 견적 전에 합의해 두는 편이 안전합니다.
표면처리나 열처리를 외주로 돌릴 때는 처리 종류와 함께 도금 두께나 경도 지정, 처리 범위를 확인합니다. 도금의 종류에 따라 의뢰할 수 있는 외주처와 추가되는 일수가 달라집니다.
용도와 사용 환경은 도면에 없는 경우가 많습니다. 실외에서 쓰는지, 식품이나 의료 기기에 들어가는지에 따라 재료, 처리, 적용 법규가 달라질 수 있습니다.
수량과 납기
공급사는 총 수량뿐 아니라 1회 발주 수량과 발주 빈도를 묻습니다. 셋업(段取り, dandori: 가공 전 공구와 지그를 준비하는 작업)과 재료 구매 방식이 로트 크기에 따라 달라져서, 같은 부품도 한 번에 몇 개를 발주하느냐에 따라 단가가 달라집니다.
중소기업청 핸드북에는 보급용 부품을 양산 때와 같은 조건으로 견적하라는 요구를 받은 기계가공업체의 사례가 있습니다. 재료 단가와 공임이 발주량에 따라 달라지므로 그 건은 적자가 됩니다. 수량의 전제는 견적서에도 반드시 적어 둡니다.
납기는 첫 납품일과 이후 납품 빈도, 두 항목으로 나누어 확인합니다. 공급사는 자사 제조 리드타임에 재료 조달 기간과 외주 일수를 더하고, 생산관리가 희망일에 맞출 수 있는지 확인합니다.
검사, 포장, 납품 조건
검사는 어느 치수를, 몇 개, 어떤 측정기로 재고, 어떤 서류를 붙이는지 확인합니다. 전수 검사, 검사 성적서, 재료 증명서는 모두 공수와 비용을 늘립니다.
포장과 납품은 놓치기 쉬운 부분입니다. 반복 사용 용기(returnable container) 지정, 개별 포장, 납품 장소, 납품 시간대 지정은 모두 비용에 영향을 줍니다. 운임을 어느 쪽이 부담하는지도 함께 확인합니다.
사급품과 금형·지그
재료나 부품을 고객이 공급한다면, 유상인지 무상인지, 언제 몇 개가 도착하는지, 불량이 나면 어떻게 처리하는지 확인합니다. 중소기업청 핸드북에는 사급 재료가 한 개씩 도착해 그때그때 가공해야 했고, 공수가 늘었는데 재고 관리 비용도 견적에 들어 있지 않았던 정밀가공업체의 사례가 실려 있습니다.
금형, 지그, 검사구(검사용 게이지)가 필요한 품목이라면 누가 비용을 내고, 누가 소유하며, 양산이 끝난 뒤 누가 보관하는지를 견적 단계에서 확인합니다. 이 점은 최근 일본의 규정도 다루고 있습니다(다음 절 참조).
이 질문들의 배경이 되는 일본의 규정
일본 공급사가 금형, 지급 조건, 서면 조건을 꼼꼼히 묻는 배경에는 두 가지 규정이 있습니다. 일본 고객과 거래하는 해외 공급사라면, 그 고객이 무엇을 요구받는지를 이해하는 데에도 도움이 됩니다.
- 중소수탁거래적정화법(일본 약칭 toriteki-ho, 일본 공정취인위원회(JFTC)의 잠정 영문명은 Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields). 2026년 1월 1일에 구 하청법(Subcontract Act)을 대체했습니다. 적용 대상 거래에서 발주사는 발주 직후에 거래 조건을 서면(또는 전자적 방법)으로 명시해야 하고, 대금 지급일을 물품 수령 후 60일 이내에서 가능한 한 짧게 정해야 하며, 어음으로 지급할 수 없습니다. 또 공급사의 협의 요청을 거부하고 일방적으로 가격을 정하는 것도 금지됩니다.
- 금형 보관. JFTC는 법에 관한 Q&A에서, 오랫동안 발주하지 않으면서 보관 비용을 지급하지 않고 공급사에 금형을 보관하게 하는 것은 부당한 경제적 이익 제공 요청에 해당할 수 있다고 설명합니다. 위반 사례로는 1년 이상 발주 없이 금형을 무상으로 보관하게 한 건이 들어 있습니다.
- 진흥기준(shinko kijun, 수탁중소기업진흥법에 근거). 발주사가 금형, 운송비, 보관비 등 부대 비용을 포함한 계약 조건을 서면 등으로 명시하도록 요구합니다. 2026년 6월 24일 개정에서는, 금형을 보관하게 할 때 발주사가 각서 등으로 사전에 보관 비용 지급에 대해 명시적으로 합의하도록 노력할 것을 요구했습니다. 또 보관 비용은 공급사의 청구 여부와 관계없이 보관 기간에 따라 지급해야 한다고 명시했습니다.
이 법이 적용되는지는 거래 유형과 양사의 자본금·종업원 수에 따라 정해집니다. 국경을 넘는 거래에 적용되는지는 법률 전문가에게 확인할 사항입니다. 일본 내에는 JFTC와 중소기업청의 상담 창구도 있습니다.
한국 독자를 위한 참고
한국에서는 ISO 9001이 KS Q ISO 9001로 제정되어 있습니다. 이 글의 조항 번호는 ISO 9001:2015 기준이므로, KS 최신판의 번호와 문구는 한국표준협회의 KS 원문에서 확인하십시오.
한국 업체끼리의 거래에는 한국의 하도급법 등 한국 법령이 따로 적용될 수 있고, 위의 일본 법령과는 별개입니다. 일본 발주사와 거래할 때 어느 나라 법이 어떻게 적용되는지는 거래 유형과 규모에 따라 달라지므로 전문가에게 확인하십시오.
지급 조건과 가격의 전제
지급 조건에서는 월 마감일(shimebi), 지급일, 지급 방법을 확인합니다. 재료비나 에너지 비용이 움직일 때 가격을 재검토할 수 있는지도 이 단계에서 합의해 두면 나중에 협의하기 쉽습니다.
해결되지 않은 질문은 서면으로 한 번에 보낸다
확인해도 불분명한 점은 질문 목록 하나로 묶어 메일처럼 기록이 남는 방법으로 보냅니다. 전화로 정리한 내용도 공급사가 메일로 다시 보내 둡니다.
질문은 조금씩 나누지 않고 한 번에 보내는 것이 기본입니다. 답변을 기다리는 동안에도 확정된 부분의 검토는 계속합니다. 기한까지 답을 받지 못한 항목은 공급사의 가정으로 견적서의 전제 조건에 적습니다.
4단계: 제작 가능 여부와 공정 판단
조건이 정리되면 공급사는 이 부품을 만들 수 있는지 판단합니다. ISO 9001:2015의 8.2.3항은 조직이 요구사항을 충족할 능력이 있는지도 확인하도록 요구합니다. 가격을 정하기 전에, 약속을 지킬 수 있는지를 사내에서 먼저 점검하는 단계입니다.
세 가지 질문에 차례로 답하고 회신 방식을 정합니다.
채산성이 맞는지는 다음 단계의 원가 산정 결과와 함께 최종 판단합니다.
질문은 부서마다 다르게 갑니다. 가공 방법과 공정 순서는 생산기술, 설비 가동 여유와 공수는 제조, 검사는 품질보증, 재료와 외주 가격은 구매, 리드타임은 생산관리가 답합니다.
각 부서에 의뢰할 때는 도면만 보내지 않고 수량, 납기, 답변이 필요한 날짜를 항상 함께 적습니다. 도면만 받은 부서는 전제를 스스로 추측해야 하고, 그러면 답변이 제각각이 됩니다.
구매는 자기 공급업체에서 견적을 받는 입장이라, 자사가 고객에게서 받은 것과 같은 종류의 요청을 이번에는 공급업체에 보내게 됩니다.
판정 결과는 세 가지입니다. 지정 조건대로 견적하는 경우 외에, 대체 재질, 공차 완화, 납기 변경처럼 일부 조건을 바꾸면 가능한 경우에는 조건부로 견적합니다.
만들 수 없거나 채산이 맞지 않는다면 거절 의사를 빨리 전해야 합니다. 고객이 답을 기다리느라 다른 업체에 대한 의뢰를 미뤄 두었을 수 있기 때문입니다. 거절 이유를 한마디 덧붙이면 다음에 자사에 맞는 문의가 올 가능성도 높아집니다.
구매 담당자라면: 조건부 견적은 유용한 정보입니다. 비용이나 납기를 좌우하는 요구사항을 가리킬 수 있으므로, 그 요구사항이 정말 필요한지 다시 판단할 수 있습니다.
5단계: 원가 산정
만들 수 있다고 판단하면 공급사는 원가를 쌓아 올립니다. 비용 항목의 구분은 회사마다 다르지만, 가공 부품이라면 재료·외주, 가공, 일회성 비용의 세 묶음으로 나누면 정리하기 쉽습니다.
항목별로 쌓아 올리면 나중에 근거를 설명할 수 있습니다.
비용의 구분과 배부 방법은 회사마다 다릅니다.
중소기업청 핸드북은 제품당 원가 계산이 복잡해서 많은 사업자가 정확히 파악하지 못하고 있다고 지적합니다. 시간당 단가와 표준 공수를 미리 정해 두는 것이 산정의 출발점입니다.
수량에 따라 단가가 달라지는 이유
셋업(공구와 지그를 준비하는 작업)에 드는 비용은 1회 생산 수량으로 나누어 단가에 들어갑니다. 그래서 수량이 적을수록 개당 부담이 커집니다.
셋업 비용을 나누는 수량이 달라지면 개당 원가가 달라집니다.
설명을 위한 가상의 숫자입니다. 실제로는 수량에 따라 재료 단가와 가공 방법도 달라집니다.
이 예시에서는 가공비와 재료비가 같아도 개당 180엔의 차이가 납니다. 견적서에 수량의 전제를 적어 두는 것은 이 차이를 설명할 수 있게 하기 위해서입니다.
JFTC의 Q&A에는 견적을 낸 뒤 작업 내용이 당초 예정보다 크게 늘어난 경우에 대한 답변도 있습니다. 당초 견적 단가 그대로 발주하면 부당하게 낮은 단가 책정(kaitataki)에 해당할 수 있으므로, 최종 작업 내용을 반영해 다시 견적을 받고 단가를 재검토해야 한다는 취지입니다. 전제가 바뀌면 다시 견적한다는 생각은 발주 쪽에도 요구된다는 뜻입니다.
일회성 비용은 따로 적는다
견적서에는 금형과 지그 비용이 단가에 포함되는지, 별도로 청구되는지를 분명히 구분해 적습니다. 단가에 포함한다면 몇 개로 회수할 예정인지도 적습니다. 그 수량에 이르기 전에 생산이 끝나면 회수하지 못한 비용이 남기 때문입니다.
원가의 기준 시점을 남긴다
공급사는 재료 단가와 외주비를 언제 시점의 가격으로 산정했는지 기록합니다. 중소기업청 핸드북은 노무비를 원재료비·에너지 비용과 분리해서 협상하는 것이 중요하다고 강조합니다. 비용 항목별 내역과 기준 시점이 남아 있으면, 나중에 비용이 변동했을 때 가격 변경의 근거를 보여 줄 수 있습니다.
6단계: 견적서 작성: 전제 조건과 유효기간
일본에는 견적서의 양식을 하나로 정한 법령이 없습니다. 다만 가격과 납기만 적은 견적서는, 나중에 전제가 어긋났을 때 해결의 근거가 되지 못합니다. 전제 조건과 유효기간을 가격만큼 비중 있게 적는 것이 핵심입니다.
견적서는 가격과 함께 그 가격이 성립하는 조건을 적습니다.
법령이나 규격으로 정해진 항목이 아니라, 일반적으로 적는 항목을 편집부가 정리한 것입니다. 업계 단체가 양식을 공개하는 경우도 있습니다.
전제 조건을 적는다
전제 조건에는 가격의 근거로 삼은 도면 개정, 수량, 재료, 사급품 유무, 검사와 포장의 범위를 적습니다. 운임, 금형 보관, 특별 검사처럼 견적에 넣지 않은 것도 범위 외로 명시합니다.
중소기업청 핸드북은 확인해도 분명해지지 않은 항목을 견적서에 명기하고, 수주 전에 리스크 요인으로서 협의하라고 권합니다. 거래 조건에 불분명한 점이 남는다면 비고란에 가격이 조정될 수 있다는 점을 적고 합의를 받는 방법도 제시합니다.
문구 예시입니다(설명을 위한 가상의 문구입니다).
- 이 견적은 도면 B-1234 개정 3에 근거합니다. 도면이 변경되면 재견적합니다.
- 단가는 1회 발주 수량 100개 이상을 전제로 합니다.
- 재료는 고객이 무상으로 공급하는 것을 전제로 하며, 공급 지연에 따른 납기 변경은 별도로 협의합니다.
- 금형비는 별도이며, 양산 종료 후의 보관은 따로 합의합니다.
유효기간을 적는다
재료 가격과 공장 부하는 시간에 따라 변하므로 견적서에는 유효기간을 적습니다. 기간의 길이는 재료 가격의 움직임과 업계 관행을 고려해 각 회사가 정합니다.
일본 민법은 청약에 대해 상대방이 승낙하면 계약이 성립하고, 원칙적으로 서면 작성이 필요 없다고 정합니다(522조). 또 승낙 기간을 정해 한 청약은 원칙적으로 철회할 수 없고, 그 기간 안에 승낙 통지를 받지 못하면 효력을 잃는다고 합니다(523조).
개별 견적서가 여기서 말하는 청약에 해당하는지는 문서의 문구와 거래 경과에 따라 달라지며, 한마디로 말할 수 없습니다. 그래서 언제까지, 어떤 조건에서 유효한 견적인지를 서면에 남겨 두는 것이 의미가 있습니다. 계약상 취급이 걱정된다면 변호사 등 전문가에게 확인하십시오.
주문서가 오면 견적과 대조한다
회신으로 끝나는 것이 아닙니다. 주문서가 도착하면 공급사는 견적서와 대조합니다. 수량, 단가, 납기, 도면 개정, 지급 조건 중 하나라도 다르면 수락하기 전에 확인합니다.
일본 민법 528조는 청약에 조건을 붙이거나 변경을 가해 승낙한 경우, 그 청약을 거절하고 새로운 청약을 한 것으로 본다고 정합니다. ISO 9001:2015의 8.2.3항도 검토 대상으로 이전에 제시된 것과 다른 계약·주문의 요구사항을 들고 있습니다.
위에서 설명한 법의 적용 대상 거래에서는 발주사가 발주 직후에 작업 내용, 수령 기일과 장소, 대금 금액, 지급 기일 등을 서면 또는 전자적 방법으로 명시해야 합니다. 구두 발주만 받았다면 서면으로 명시해 달라고 요청하는 것이 안전합니다.
7단계: 수주·실주·보류 후속 관리
견적을 낸 뒤의 결과는 수주, 실주, 보류의 셋으로 나뉩니다. 대장의 결과란을 채우는 데까지가 RFQ 대응입니다.
어떤 결과가 나와도 대장에 기록하고 다음에 활용합니다.
수주했다면 공급사는 견적 전제와 다른 점이 없는지 확인한 뒤 생산을 준비합니다. ISO 9001:2015의 8.2.4항은 요구사항이 변경되면 관련 문서를 개정하고 관계자가 이해하도록 요구합니다. 수주 후의 변경을 모두 서면으로 남기는 것이 재작업을 막습니다.
실주한 문의는 이유를 기록해 두면 다음 산정의 자료가 됩니다. 고객이 항상 이유를 알려 주는 것은 아니지만, 가격, 납기, 사양, 실적 중 무엇이었는지만 물어도 시간이 지나면 경향이 보입니다.
보류된 건은 방치하면 유효기간이 지난 채 잊힙니다. 유효기간이 지난 견적에 주문이 오면 재료 가격과 공장 부하를 다시 확인하고, 필요하면 재견적을 냅니다.
수주 후에 노무비나 원재료비가 오른 경우의 처리도 미리 알아 두면 도움이 됩니다. 진흥기준은 비용이 상승했거나 발주 내용이 변경되어 공급사가 요청하면 발주사가 지체 없이 협의에 응하도록 정하고 있습니다. 법의 적용 대상 거래에서는 협의 요청에 응하지 않고 일방적으로 대금을 정하는 것도 금지됩니다.
자주 하는 실수와 예방법
아래 실수는 모두 앞의 단계 중 하나를 건너뛰었을 때 생깁니다.
- 옛 도면으로 견적을 냈다: 대장과 견적서 양쪽에 개정을 적는다.
- 수량의 전제를 적지 않았다: 견적서에 1회 발주 수량을 명시한다.
- 금형·지그 비용의 취급이 애매했다: 단가에 포함인지 별도인지 구분해 적는다.
- 전화로 합의한 변경을 반영하지 못했다: 내용을 메일로 다시 보내고 대장에 남긴다.
- 경과를 담당자 한 명만 알고 있었다: 대장과 질문 기록을 공유 장소에 둔다.
공통된 원인은 확인한 내용과 전제가 서면에 남아 있지 않다는 것입니다. 중소기업청 핸드북도 업무 흐름과 체크리스트를 누구나 접근할 수 있는 곳에 보관하면 누구든 견적을 처리할 수 있고 대응이 빨라진다고 말합니다.
체크리스트는 처음부터 완벽할 필요가 없습니다. 실주하거나 재작업이 생길 때마다 항목을 하나씩 추가하면 점차 자사 제품에 맞는 목록이 됩니다.
RFQ 체크리스트: 무엇을 적어서 보낼까
일본 제조업체에 RFQ를 보낼 때 이 목록을 쓰십시오. 일본 고객의 hikiai를 받는 공급사라면, 빠진 것을 찾아 질문 목록에 넣는 데 쓰십시오. 각 줄은 공급사가 따로 묻게 되는 항목과 대응합니다.
| 항목 | 적을 내용 |
|---|---|
| 도면과 개정 | 개정 문자나 번호가 붙은 도면 번호, 도면이 인용하는 모든 사양서와 규격 |
| 용도 | 부품의 기능과 사용처(실외, 식품 접촉, 의료 등) |
| 재료 | 재질 기호와 규격, 필요하면 소재 형상, 지정 제조사 |
| 중요 특성 | 중요한 공차와 형상, 보통공차 등급 |
| 표면처리·열처리 | 처리 종류, 두께 또는 경도, 처리 범위 |
| 검사와 서류 | 측정 항목, 샘플 수, 검사 성적서·재료 증명서 요구 사항 |
| 수량 | 연간 또는 총 수량, 1회 발주 수량, 발주 빈도, 예상 양산 기간 |
| 납기 | 희망 첫 납품일, 이후 납품 일정, 분할 납품 허용 여부 |
| 포장·운송 | 포장 요건, 납품 주소, Incoterms 또는 운임 부담자 |
| 사급 재료 | 재료나 부품을 공급할지, 유상인지 무상인지, 시기 |
| 금형·지그 | 금형, 지그, 검사구의 비용 부담자와 소유자, 보관과 폐기 방법 |
| 상거래 조건 | 지급 조건, 통화, 비용 변동 시 가격 재검토 가능 여부 |
| 회신일과 형식 | 견적이 필요한 날짜, 개략 견적을 먼저 받아도 되는지, 보고 싶은 수량별 단가 |
| 비밀유지 | NDA 체결 여부, 공급사가 견적을 위해 외주처와 도면을 공유해도 되는지 |
영문 RFQ 메일 예문
일본 제조업체에 RFQ를 보낼 때 아래 영문을 고쳐 쓰십시오. 번호를 붙인 짧은 요청은 영어가 모국어가 아닌 상대가 항목별로 답하기 쉽습니다. 대괄호 안은 자사 정보로 바꾸면 됩니다.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
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공급사 입장이라면: 일본 고객의 hikiai에 답할 때도 같은 구조를 거꾸로 쓸 수 있습니다. 번호를 붙인 질문 목록 하나로 회신하고, 견적서에는 가격이 어느 개정, 수량, 금형 조건을 전제로 하는지 적으십시오.
이 글이 맞지 않는 경우
- 7단계와 12개 확인 항목은 일반적인 틀이며, 여기서는 가공 부품을 예로 설명했습니다. 모든 문의에 12개 항목이 다 필요한 것은 아닙니다. 회사마다 절차, 부서, 리드타임이 다르고 업종별 관행도 다릅니다.
- 비용 구분, 배부 방법, 견적서 형식은 회사마다 다릅니다. 이 글의 금액은 모두 가상입니다.
- 일본의 법과 진흥기준이 적용되는지는 거래 유형과 양사의 자본금·종업원 수에 달려 있습니다. 국경 간 거래에 미치는지는 법률 전문가가 판단할 사항입니다.
- 견적서가 일본법상 구속력 있는 청약인지는 문구와 거래 경과에 달려 있습니다. 계약 문제는 변호사에게 문의하십시오.
- ISO 9001의 조항 번호는 2015년판 기준입니다. 현행 번호는 2026년판을 확인하십시오. KS Q ISO 9001의 최신판도 원문에서 확인하십시오.
자주 묻는 질문(FAQ)
hikiai는 무슨 뜻입니까?
hikiai(引き合い)는 고객이 공급사에 이것을 만들 수 있는지, 얼마인지, 언제까지 가능한지를 묻는 일본 비즈니스 용어입니다. 제조업에서는 RFQ에 가깝습니다. hikiai는 보통 mitsumorisho(見積書), 곧 서면 견적서로 이어집니다.
일본 제조업체는 왜 견적에 시간이 오래 걸립니까?
대부분의 시간은 가격 계산이 아니라 조건 확인과 사내 조율에 쓰입니다. 생산기술, 제조, 품질보증, 구매, 생산관리가 질문의 각 부분에 답합니다. RFQ에 정보가 빠져 있으면 질문이 오가는 횟수가 한 번 늘어납니다.
일본 공급사에 보내는 RFQ에는 무엇을 넣어야 합니까?
보통 개정이 표시된 도면, 용도, 재료, 검사와 서류 요건, 1회 발주 수량과 빈도, 납품 일정, 포장, 금형 소유, 지급 조건, 회신일을 넣습니다. 위의 체크리스트가 각 항목을 다룹니다.
일본 공급사는 왜 금형과 지그에 대해 그렇게 많이 묻습니까?
금형 비용을 회수하기 전에 생산이 끝나면 누가 비용을 지는지, 그 뒤 누가 보관하는지가 금형 조건에 달려 있기 때문입니다. 2026년에 개정된 진흥기준도 발주사가 각서 등으로 보관 비용 지급에 대해 사전에 명시적으로 합의하도록 노력하고, 공급사에 보관 비용을 지급하도록 요구합니다.
일본 견적서는 구속력 있는 청약입니까?
경우에 따라 다릅니다. 일본 민법에서는 청약을 승낙하면 계약이 성립하고, 승낙 기간을 정한 청약은 그 기간 중에는 원칙적으로 철회할 수 없습니다. 개별 견적서가 청약인지는 문구와 거래 경과에 달려 있으므로, 중요한 경우에는 법률 전문가에게 확인하십시오.
출처
- 견적 요청 단계의 확인, 견적 체크리스트, 견적서 양식: 일본 중소기업청 「중소기업·소규모 사업자 가격 협상 핸드북」 개정판(일본어)(초판 2022년 3월, 최종 개정 2026년 1월)
- 개정 법의 명칭, 시행일, 개요: JFTC, 하청법 개정에 관한 보도 자료(2025년 5월 16일, 영문)
- 적용 범위, 60일 지급, 어음, 서면 교부: DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act"(영문)
- 발주사의 의무: JFTC, 위탁 사업자의 의무(일본어)
- 어음 지급 금지와 협의 없는 일방적 가격 결정 금지: JFTC, 대금 규정 리플릿(2025년 10월, 일본어)
- 금형 보관과 작업 변경 후 재견적: JFTC, 법에 관한 Q&A(일본어)
- 진흥기준: 일본 중소기업청, 진흥기준(일본어)
- 2026년 6월 24일 진흥기준 개정: 일본 경제산업성 보도 자료(일본어)
- 일본 민법 522조, 523조, 528조: e-Gov 법령 검색, 민법(일본어)
- ISO 9001 현행판: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements, DNV, "The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released"
- JIS Q 9001:2015 8.2.3항, 8.2.4항: 일본산업표준조사회, JIS 검색(일본어)
일본어 원문 기사이 가이드는 일본 독자를 위해 쓴 MONOSCOPE 기사를 바탕으로 했습니다: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
편집자 소개
MONOSCOPE 편집자FOUNDER & EDITOR플랜트 설비 제조사와 플랜트 엔지니어링 회사에서 약 10년간 설비 제안, 설계, 시운전을 맡은 뒤 디지털 마케팅으로 옮겼습니다. 현재는 B2B 제조기업의 웹 컨설턴트로서 기업이 제품과 기술을 알기 쉽게 설명하도록 돕고 있습니다. 일본 국가자격인 에너지관리사(Energy Manager)와 제3종 전기주임기술자를 보유하고 있습니다.
2017년부터 엔지니어링 블로그를 운영해 500편 이상의 글을 썼고, 구독자 약 2만 명의 일본어 YouTube 채널을 운영합니다. 모든 가이드는 일본 생산 현장의 시각으로 쓰고, 인용한 규격과 대조해 검증합니다.
