RFQ pro japonského výrobce: 7 kroků od hikiai k nabídce
Pošlete japonskému výrobci výkresy a poptávku (RFQ). Za týden místo ceny dostanete seznam otázek: Která revize výkresu? Kolik kusů v jedné objednávce? Kdo zaplatí nástroje? Komu budou patřit? Pokud naopak dodáváte japonskému zákazníkovi, třeba české pobočce japonské firmy, můžete zažít totéž z druhé strany: přijde e-mail s předmětem 引き合い (hikiai, poptávka), s výkresy v příloze a termínem odpovědi.
Obě situace vycházejí ze stejného postupu. Než dodavatel spočítá cenu, potřebuje potvrdit revizi výkresu, množství v objednávce a to, kdo hradí formy a přípravky. Většina času mezi poptávkou a nabídkou se tedy nespotřebuje na samotnou kalkulaci, ale na tyto kontroly a na interní koordinaci.
Tento článek popisuje sedm kroků, kterými obvykle projde japonský výrobce od poptávky k nabídce. U každého kroku uvádí, co se kontroluje, a vysvětluje, proč odpověď může trvat déle, než čekáte. Na konci najdete kontrolní seznam RFQ a vzorový e-mail v angličtině, který můžete použít, ať poptáváte v Japonsku, nebo odpovídáte japonskému zákazníkovi.
Tato slova se objevují v e-mailech, na výkresech a v nabídkách japonských firem.
Přepis latinkou je jen orientační. Některé firmy místo 引き合い píší 引合 nebo 見積依頼 (mitsumori irai, žádost o cenovou nabídku).
Obsah
- 7 kroků od hikiai k nabídce
- Krok 1: Zapsat poptávku a plánovat zpětně od termínu
- Kroky 2 a 3: Co se kontroluje před nabídkou
- Krok 4: Posoudit proveditelnost a proces
- Krok 5: Zkalkulovat náklady
- Krok 6: Napsat nabídku, předpoklady a platnost
- Krok 7: Navázat u získaných, ztracených a pozastavených nabídek
- Časté chyby a jak jim předejít
- Kontrolní seznam RFQ: co uvést
- Vzorový e-mail s RFQ v angličtině
- Kde tento návod neplatí
- Časté otázky
- Zdroje
7 kroků od hikiai k nabídce
Hikiai se ptá na tři věci: lze to za těchto podmínek vyrobit, kolik to bude stát a kdy to můžete dodat? Odpověď japonského výrobce se dá rozdělit do sedmi kroků: zapsat poptávku, prostudovat obsah, položit otázky, posoudit proveditelnost, zkalkulovat náklady, sestavit nabídku a odpovědět s následným navázáním.
Kroky se dělí do tří fází: příprava, posouzení a odpověď.
U opakovaných dílů lze kroky 02–04 zkrátit, ale revizi výkresu a množství je třeba ověřit vždy.
Proč odpověď trvá
Nejdéle trvají kroky 2 až 4. Obchodník nemůže rozhodnout sám, a tak se otázky dostávají k technologii, výrobě, zajištění kvality a nákupu.
Příručka pro cenová jednání malých a středních podniků (Price Negotiation Handbook), kterou vydala japonská Agentura pro malé a střední podniky (SME Agency; příručka je v japonštině), upozorňuje, že každá poptávka obsahuje nejasné body. Doporučuje, aby si dodavatelé připravili kontrolní seznam k nabídce: interní postup i to, co je před nabídkou nutné potvrdit se zákazníkem. Příručka také uvádí, že ve výrobě se dodatečná úprava smlouvy po objednávce prosazuje obtížně, i když vzniknou vícenáklady. Fáze nabídky je tedy hlavní příležitostí, jak podmínky ujasnit.
Pro poptávající: kolo otázek neznamená, že je dodavatel pomalý nebo nezainteresovaný. Často to znamená, že ve vaší poptávce zůstala otevřená některá z položek z tohoto článku. Když je pokryjete předem, můžete ušetřit jedno kolo dotazů.
Krok 1: Zapsat poptávku a plánovat zpětně od termínu
První úkol je dostat poptávku ze schránky jednoho člověka do evidence, kterou vidí všichni. Stačí tabulka v Excelu stejně jako systém pro správu obchodních případů.
Co patří do evidence poptávek
Evidence má obsahovat tolik informací, aby se dalo později dohledat, za jakých podmínek, kdy a za kolik byla nabídka dána.
Průběh nabídky má jít dohledat komukoli, nejen odpovědné osobě.
Příklady jsou smyšlené.
Výkresy a specifikace od zákazníka mohou podléhat dohodě o mlčenlivosti (NDA). Při přijetí poptávky ověřte smlouvu a pokyny zákazníka, abyste věděli, zda smíte výkresy předat subdodavatelům kvůli jejich nabídkám.
Stanovte interní termíny
Pokud zákazník termín odpovědi neuvede, dodavatel navrhne datum odpovědi sám a závazně si ho stanoví. Poptávky bez termínu totiž ve frontě práce snadno ustoupí jiným úkolům. U poptávky s pěti pracovními dny do odpovědi může interní plán vypadat takto (počty dnů jsou jen příklad):
- 1. den: zapsat poptávku, zkontrolovat výkresy a specifikace, odeslat otázky
- 2. den: požádat technologii, výrobu a nákup o posouzení
- 3.–4. den: shromáždit interní odpovědi a zkalkulovat náklady
- 4. den: sestavit nabídku a nechat ji interně schválit
- 5. den: odpovědět zákazníkovi
Jakmile je jasné, že termín nestihnete, sdělte zákazníkovi důvod a nové datum odpovědi. Pokud nepřišly nabídky na materiál nebo kooperaci, lze také předem poslat ty části odpovědi, které už jsou pevné.
U naléhavých poptávek může dodavatel odpovědět hrubým odhadem podle podobných dílů z minulosti. V takovém případě má nabídka jasně uvádět, že jde o odhad a že se formální nabídka může lišit. Pokud se samotné hrubé číslo stane interním rozpočtem zákazníka, je pozdější úprava obtížná.
Pro poptávající: do poptávky uveďte datum, do kdy chcete odpověď. Pokud potřebujete jen orientační částku do rozpočtu, napište to a požádejte, aby byla označena jako odhad.
Kroky 2 a 3: Co se kontroluje před nabídkou
Jakmile je poptávka zapsána, dodavatel ověří každou podmínku, na které bude nabídka stát. U dodavatele, který provozuje systém managementu kvality podle ISO 9001 (v Japonsku vydané jako JIS Q 9001, u nás jako ČSN EN ISO 9001:2016), jde o formální krok. Vydání z roku 2015 v kapitole 8.2.3 (Přezkoumání požadavků týkajících se produktů a služeb) vyžaduje přezkoumat požadavky dříve, než se organizace zaváže dodat produkty nebo služby.
Přezkoumání zahrnuje požadavky stanovené zákazníkem, požadavky, které zákazník neuvedl, ale jsou nutné pro známé zamýšlené použití, a také zákonné a regulatorní požadavky. Pokud zákazník své požadavky nedoložil písemně, musí je organizace před přijetím potvrdit.
Dodavatelé do automobilového průmyslu mají navíc požadavky IATF 16949, které se u přezkoumání požadavků týkají i proveditelnosti výroby (feasibility). Konkrétní kapitolu a znění ověřte přímo v textu normy.
Norma ISO 9001:2026 vyšla 16. září 2026. Tento text cituje čísla kapitol z vydání 2015, proto číslování a znění v novém vydání ověřte v jeho textu. České vydání nové verze jsme neověřovali.
Kontroly se lépe nepromeškají, když je rozdělíte do tří skupin: díl, množství a termíny, obchodní podmínky.
Seskupeno na díl, množství a termíny a obchodní podmínky.
Sestavila redakce. Ne každá poptávka potřebuje všech 12 položek; vyberte ty, které odpovídají výrobku.
Výkresy a specifikace
Dodavatel nejprve zkontroluje revizi výkresu a normy nebo specifikace zákazníka, na které výkres odkazuje. Pokud v podkladech chybí odkazovaná specifikace, je čas si ji vyžádat právě teď.
U materiálu se dodavatel nedívá jen na označení, ale také na tvar polotovaru a na případně předepsaného výrobce. Materiál, jehož obstarání trvá dlouho, ovlivňuje jak dodací lhůtu, tak cenu.
Tolerance mají na náklady velký vliv. Dodavatel zjišťuje, zda výkres používá rozměrové, nebo geometrické tolerance a jaká třída všeobecných tolerancí platí. Technologie a zajištění kvality pak potvrdí, zda závod dokáže tolerance splnit a ověřit svým vybavením a měřicími přístroji.
Pokud se povrchová úprava nebo tepelné zpracování zadávají externě, dodavatel ověří druh úpravy, tloušťku povlaku nebo tvrdost a upravovanou plochu. Druh pokovení rozhoduje o tom, kteří subdodavatelé práci zvládnou a kolik dní přidá.
Použití a provozní prostředí často na výkresu nejsou. Zda půjde díl ven, do potravinářského nebo zdravotnického zařízení, může změnit materiál, úpravu i předpisy, které se uplatní.
Množství a dodání
Dodavatel se ptá nejen na celkové množství, ale také na množství v jedné objednávce a na četnost objednávek. S velikostí dávky se mění přeseřízení i způsob nákupu materiálu, takže stejný díl může mít jinou jednotkovou cenu podle toho, kolik se objedná najednou.
Příručka SME Agency uvádí příklad obráběcí firmy, od které chtěli nabídku na náhradní díly za stejných podmínek jako u sériové výroby. Cena materiálu i hodinová sazba se mění podle objemu objednávky, takže tato zakázka přináší ztrátu. Předpoklad o množství patří také do nabídky.
Dodání se kontroluje ve dvou položkách: datum první dodávky a četnost dodávek poté. Dodavatel přičte k výrobní době čas na obstarání materiálu a dny na kooperaci a řízení výroby potvrdí, zda díly stihnou požadované datum.
Kontrola, balení a podmínky dodání
U kontroly dodavatel potvrzuje, které rozměry se měří, na kolika kusech, jakými přístroji a jaké dokumenty se přikládají. Stoprocentní kontrola, protokoly o kontrole i certifikáty materiálu zvyšují pracnost a náklady.
Balení a dodání se snadno přehlédnou. Vratné obaly, individuální balení, místo dodání i časová okna dodání ovlivňují náklady. Dodavatel také ověří, která strana hradí přepravné.
Materiál od zákazníka a nástroje
Když zákazník dodává materiál nebo díly, dodavatel potvrdí, zda jsou za úplatu, nebo zdarma, kdy a v jakém množství dorazí a jak se řeší vadné kusy. Příručka SME Agency uvádí firmu na přesné obrábění, jejíž dodaný materiál přicházel po jednom kuse. Každý kus se musel zpracovat zvlášť, pracnost vzrostla a náklady na správu zásob nebyly v nabídce zahrnuty.
U dílů, které potřebují formy (kanagata), přípravky (jigu) nebo kontrolní přípravky a měřidla, dodavatel už ve fázi nabídky ujasní, kdo zaplatí jejich výrobu, komu budou patřit a kdo je po skončení sériové výroby uskladní. Tuto otázku řeší i nedávné japonské předpisy (viz další oddíl).
Japonská pravidla za těmito otázkami
Dvě sady japonských pravidel vysvětlují, proč se dodavatelé v Japonsku ptají na nástroje, platby a písemné podmínky. Pokud jste zahraniční dodavatel japonského zákazníka, naznačují také, co může být po tomto zákazníkovi vyžadováno.
- Zákon toriteki-hō (取適法; anglicky podle prozatímního překladu japonské Komise pro spravedlivý obchod, JFTC, Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields). K 1. lednu 2026 nahradil dřívější zákon o subdodávkách. U zakázek, na které se vztahuje, musí objednatel bezprostředně po objednání dodat písemné podmínky, určit datum splatnosti co nejkratší, nejpozději však 60 dní po převzetí, a nesmí platit směnkou. Nesmí také jednostranně stanovit cenu a přitom odmítnout žádost dodavatele o jednání.
- Uskladnění nástrojů. V odpovědích na časté dotazy k tomuto zákonu JFTC uvádí, že přinutit dodavatele ukládat formy bez úhrady nákladů na uskladnění, když se dlouho nevystavují objednávky, může být nepřiměřený požadavek na ekonomický prospěch. Mezi uvedenými porušeními je případ, kdy byly formy ukládány zdarma, ač se objednávky nevystavovaly rok nebo déle.
- Standardy podpory (振興基準, shinkō kijun) podle zákona o podpoře zakázkově pracujících malých a středních podniků (Act on Promotion of Entrusted Small and Medium-sized Enterprises). Žádají objednatele, aby smluvní podmínky, včetně nákladů na nástroje, přepravu a uskladnění, uváděl písemně. Revize z 24. června 2026 žádá objednatele, aby se o nákladech na uskladnění předem výslovně dohodli, například formou memoranda. Stanoví také, že náklady na uskladnění se platí za dobu uskladnění bez ohledu na to, zda je dodavatel požaduje.
Zda se zákon uplatní, závisí na druhu transakce a na základním kapitálu nebo počtu zaměstnanců obou firem. Zda zasahuje i přeshraniční obchod, je otázka pro právníka; JFTC i SME Agency navíc v Japonsku provozují poradenská místa.
Pro českého subdodavatele, který dodává do české pobočky japonské firmy, vychází smlouva zpravidla z českého práva a dohodnutých podmínek. Japonská pravidla pak slouží hlavně jako pozadí k tomu, proč se japonská strana ptá právě na nástroje, platby a písemné podmínky. Že se japonský zákon na takový vztah uplatní, nepředpokládejte; ověřte to s právníkem.
Platební podmínky a cenový základ
U plateb dodavatel potvrzuje měsíční uzávěrku (shimebi), datum splatnosti a způsob platby. Pozdější jednání o změně ceny je snazší, pokud se obě strany již v této fázi dohodnou, zda lze cenu přezkoumat při změně cen materiálu nebo energií.
Nevyřešené otázky pošlete jedním písemným seznamem
Body, které zůstávají nejasné, patří do jednoho seznamu otázek odeslaného e-mailem nebo jinou cestou, která zanechává záznam. Pokud se něco vyřešilo po telefonu, dodavatel obsah znovu pošle e-mailem.
Základním pravidlem je posílat otázky najednou, ne po jedné. Během čekání na odpovědi dodavatel pracuje dál na částech, které jsou jisté. Položky, na které do termínu nepřišla odpověď, se do nabídky zapíší jako uvedený předpoklad.
Krok 4: Posoudit proveditelnost a proces
Když jsou podmínky jasné, dodavatel rozhodne, zda díl dokáže vyrobit. I kapitola 8.2.3 normy ISO 9001:2015 vyžaduje, aby si organizace zajistila schopnost požadavky splnit. Je to interní ověření, že firma může svůj slib dodržet, a provádí se dříve, než se stanoví jakákoli cena.
Tři otázky, na které se odpovídá postupně, určují, jaký druh odpovědi poslat.
Zda se zakázka vyplatí, se rozhodne společně s kalkulací nákladů v dalším kroku.
Každá otázka míří na jiné oddělení. Technologie odpovídá na způsob obrábění a pořadí operací, výroba na dostupnost strojů a pracnost, zajištění kvality na kontrolu, nákup na ceny materiálu a kooperace a řízení výroby na dodací lhůtu.
Žádost každému oddělení vždy obsahuje množství, datum dodání a datum, do kdy je odpověď potřeba, a ne jen výkres. Oddělení, které dostane jen výkres, si musí předpoklady domýšlet a odpovědi pak vycházejí nejednotně.
Nákup získává nabídky od vlastních dodavatelů, a posílá jim proto stejný druh poptávky, jakou firma dostala od svého zákazníka.
Možné výsledky jsou tři. Kromě nabídky podle zadání může dodavatel nabídnout řešení s podmínkami, pokud změna zakázku umožní, například jiný materiál, uvolněnou toleranci nebo jiný termín dodání.
Pokud dodavatel díl vyrobit nedokáže nebo se zakázka nevyplatí, měl by ji odmítnout včas. Zákazník možná kvůli čekání na odpověď odkládá oslovení jiných dodavatelů. Odmítnutí s jednovětým důvodem také zvyšuje šanci, že příští poptávka bude pro dodavatele vhodnější.
Pro poptávající: „nabídka s podmínkami“ je užitečná informace. Může ukázat na požadavek, který zvyšuje náklady nebo prodlužuje lhůtu, takže můžete zvážit, zda je opravdu nutný.
Krok 5: Zkalkulovat náklady
Jakmile dodavatel rozhodne, že díl vyrobí, poskládá náklady. Firmy členění nákladů dělají různě, ale u obráběných a tvářených dílů pomáhají tři skupiny: materiál a kooperace, zpracování a jednorázové náklady.
Cenu poskládanou po položkách lze později vysvětlit.
Členění a přiřazování nákladů se u jednotlivých firem liší.
Příručka SME Agency upozorňuje, že kalkulace nákladů na výrobek je složitá a mnoho firem nemá jasný přehled. Východiskem kalkulace je předem stanovit hodinové sazby a normy pracnosti.
Proč se jednotková cena mění s množstvím
Náklady na přeseřízení (příprava nástrojů a přípravků před zahájením obrábění) se dělí množstvím v dávce a tím vzniká jednotková cena. Čím menší dávka, tím větší díl těchto nákladů nese každý kus.
Když se náklady na přeseřízení rozloží na jiné množství, změní se náklady na jeden kus.
Fiktivní čísla pro ilustraci. V praxi množství mění také cenu materiálu a způsob obrábění.
V tomto příkladu jsou náklady na zpracování i materiál stejné, přesto se jednotková cena liší o 180 JPY. Uvedení předpokladu o množství v nabídce umožňuje dodavateli tento rozdíl vysvětlit.
Odpovědi JFTC na časté dotazy k tomuto zákonu řeší také případ, kdy se po nabídce ukáže, že práce je výrazně větší, než se plánovalo. Objednání za původní jednotkovou cenu může být neoprávněné stlačování ceny (kaitataki), a objednatel proto musí získat novou nabídku, která odráží konečný rozsah práce, a cenu upravit. Japonská pravidla tedy očekávají novou nabídku při změně předpokladů i od objednatele.
Jednorázové náklady nabídněte zvlášť
Z nabídky má být jasné, zda jsou náklady na formy a přípravky zahrnuty v jednotkové ceně, nebo se fakturují zvlášť. Pokud jsou v jednotkové ceně, nabídka má uvést množství, na které se mají uhradit. Skončí-li výroba dříve, než se toto množství dosáhne, část nákladů se nikdy nevrátí.
Zaznamenejte datum, ke kterému se náklady počítaly
Dodavatel si zapíše datum cen materiálu a kooperace, které použil. Příručka SME Agency zdůrazňuje, že mzdové náklady je třeba projednávat zvlášť od nákladů na suroviny a energie. Rozpis podle nákladových položek s datem, ke kterému se počítaly, umožní později obhájit změnu ceny, když se náklady pohnou.
Krok 6: Napsat nabídku, předpoklady a platnost
Žádný japonský zákon nepředepisuje jednotnou podobu cenové nabídky (mitsumorisho). Nabídka s pouhou cenou a termínem ale nedává podklad pro řešení pozdějšího sporu o předpoklady. Předpoklady a platnost nabídky mají stejnou váhu jako cena.
Nabídka uvádí cenu a podmínky, na kterých cena stojí.
Neurčuje je zákon ani norma; redakce sestavila položky, které se obvykle uvádějí. Některé oborové asociace zveřejňují vzory nabídek.
Uveďte předpoklady
Předpoklady uvádějí revizi výkresu, množství, materiál, případný materiál od zákazníka a rozsah kontroly a balení, na kterých cena stojí. Položky, které nejsou zahrnuty, například přepravné, uskladnění forem nebo zvláštní kontrola, se uvedou jako vyloučení.
Příručka SME Agency doporučuje položky, které po kontrole zůstaly nejasné, zapsat do nabídky a projednat je před objednávkou jako rizikový faktor. Pokud zůstávají nejasné obchodní podmínky, popisuje také možnost uvést do poznámky, že cena může být upravena, a získat s tím souhlas.
Příklady formulací (fiktivní):
- Tato nabídka vychází z výkresu B-1234, revize 3. Při změně výkresu nabídku zopakujeme.
- Jednotkové ceny předpokládají minimálně 100 ks v jedné objednávce.
- Materiál se předpokládá dodaný zákazníkem zdarma. Změnu termínu dodání způsobenou pozdní dodávkou materiálu projednáme zvlášť.
- Náklady na formy jsou uvedeny zvlášť. Uskladnění po skončení výroby se dohodne samostatně.
Uveďte dobu platnosti
Ceny materiálu i vytížení závodu se v čase mění, proto nabídka obsahuje dobu platnosti. Délku si každá firma stanoví podle vývoje cen materiálu a zvyklostí v oboru.
Podle japonského občanského zákoníku vzniká smlouva tím, že druhá strana nabídku přijme, a zásadně se nevyžaduje písemná forma (čl. 522). Nabídku s určenou lhůtou k přijetí zásadně nelze odvolat a zaniká, pokud se v této lhůtě přijetí neobdrží (čl. 523).
Zda konkrétní cenová nabídka za nabídku ve smyslu práva považována je, závisí na jejím znění a na historii obchodu; jednoznačná odpověď neexistuje. Právě proto je dobré písemně uvést, jak dlouho a za jakých podmínek nabídka platí. Se smluvními otázkami se obraťte na právníka. Pro smlouvy podle českého práva je třeba posuzovat českou úpravu; ta se neshoduje s japonskou doslovně.
Objednávku porovnejte s nabídkou
Odpovědí práce nekončí. Když dorazí objednávka, dodavatel ji porovná s nabídkou. Pokud se liší množství, jednotková cena, termín dodání, revize výkresu nebo platební podmínky, dodavatel to před přijetím vyjasní.
Čl. 528 japonského občanského zákoníku stanoví, že přijetí nabídky s podmínkami nebo jinými změnami se považuje za odmítnutí nabídky a za novou nabídku. Český občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb.) upravuje přijetí nabídky s dodatkem nebo odchylkou obdobně (viz § 1740); přesné znění a výjimky ověřte s právníkem. Také kapitola 8.2.3 normy ISO 9001:2015 řadí mezi přezkoumávané položky požadavky smlouvy nebo objednávky, které se liší od dříve vyjádřených.
U transakcí, na které se vztahuje výše popsaný zákon, musí objednatel bezprostředně po objednání písemně nebo elektronicky uvést předmět plnění, datum a místo převzetí, cenu, datum splatnosti a další podmínky. Dodavatel, který dostal jen ústní objednávku, by o ni měl písemně požádat.
Krok 7: Navázat u získaných, ztracených a pozastavených nabídek
Po odeslání nabídky je výsledek trojí: získáno, ztraceno, nebo pozastaveno. Proces RFQ končí teprve tehdy, když je výsledek zapsán v evidenci.
Ať je výsledek jakýkoli, zapište ho do evidence a využijte ho příště.
Když je zakázka získána, dodavatel ověří, že se nic neliší od předpokladů nabídky, a teprve pak plánuje výrobu. Kapitola 8.2.4 normy ISO 9001:2015 (Změny požadavků na produkty a služby) vyžaduje, aby se při změně požadavků upravily související dokumenty a dotčené osoby o tom věděly. Písemné zachycení každé změny po objednávce předchází předělávkám.
U ztracených poptávek pomáhá zapsat důvod pro příští kalkulaci. Zákazníci důvod ne vždy sdělí, ale i prosté dotazy, zda šlo o cenu, termín, specifikaci, nebo reference, časem ukážou vzorec.
Pozastavené nabídky se snadno zapomenou a vyprší. Pokud na vypršelou nabídku dorazí objednávka, dodavatel znovu zkontroluje ceny materiálu a vytížení závodu a podle potřeby nabídku zopakuje.
Hodí se také předem vědět, co se děje, když po objednávce vzrostou mzdové náklady nebo ceny surovin. Podle Standardů podpory má objednatel, pokud dodavatel o to požádá kvůli vyšším nákladům nebo změně objednávky, bez odkladu jednat. U transakcí, na které se zákon vztahuje, je jednostranné stanovení ceny při odmítnutí jednat zakázáno.
Časté chyby a jak jim předejít
Každá z těchto chyb vzniká, když se vynechá některý z výše uvedených kroků.
- Nabídka podle starého výkresu: revizi uvádějte v evidenci i v nabídce.
- Chybí předpoklad o množství: v nabídce uveďte množství na objednávku.
- Nejasné náklady na formy a přípravky: uveďte, zda jsou v jednotkové ceně, nebo zvlášť.
- Přehlédnutá změna dohodnutá telefonem: potvrďte ji e-mailem a zapište do evidence.
- Historii zná jen jedna osoba: evidenci a záznamy otázek uložte na sdílené místo.
Společnou příčinou je, že potvrzený obsah a předpoklady nebyly zapsány. Příručka SME Agency také uvádí, že když se postup a kontrolní seznamy uloží tam, kde k nim mají přístup všichni, nabídku zpracuje kdokoli a odpověď je rychlejší.
Kontrolní seznam nemusí být úplný hned první den. Pokaždé, když nabídku ztratíte nebo musíte něco předělávat, přidejte jednu položku, a seznam se postupně přizpůsobí vašim výrobkům.
Kontrolní seznam RFQ: co uvést
Použijte tento seznam, když posíláte RFQ japonskému výrobci. Pokud jste dodavatel, který přijal hikiai, najdete podle něj, co chybí, a doplníte to do seznamu otázek. Každý řádek odpovídá položce, na kterou by se dodavatel jinak musel ptát.
| Položka | Co uvést |
|---|---|
| Výkresy a revize | Čísla výkresů s písmenem nebo číslem revize a všechny specifikace a normy, na které výkres odkazuje |
| Použití | K čemu díl slouží a kde se používá (venku, styk s potravinami, zdravotnictví apod.) |
| Materiál | Označení materiálu a norma, tvar polotovaru, pokud je důležitý, případný předepsaný výrobce |
| Kritické prvky | Které tolerance a prvky jsou kritické a jaká třída všeobecných tolerancí platí |
| Povrchová úprava a tepelné zpracování | Druh úpravy, tloušťka nebo tvrdost, upravovaná plocha |
| Kontrola a dokumenty | Co měřit, velikost výběru, požadavky na protokol o kontrole a certifikát materiálu |
| Množství | Roční nebo celkové množství, množství na objednávku, četnost objednávek, očekávaná životnost programu |
| Dodání | Požadovaná první dodávka, další harmonogram, zda jsou povoleny dílčí dodávky |
| Balení a přeprava | Požadavky na balení, adresa dodání, Incoterms nebo kdo hradí přepravné |
| Materiál od zákazníka | Zda dodáte nějaký materiál nebo díly, zdarma nebo za úplatu, a kdy |
| Nástroje | Kdo platí formy, přípravky a měřidla, komu patří a jak se vyřeší uskladnění a likvidace |
| Obchodní podmínky | Platební podmínky, měna, zda lze cenu přezkoumat při změně nákladů |
| Datum a forma odpovědi | Kdy nabídku potřebujete, zda stačí nejdřív hrubý odhad, jaké cenové stupně chcete vidět |
| Mlčenlivost | Stav NDA a zda smí dodavatel kvůli nabídkám sdílet výkresy se subdodavateli |
Vzorový e-mail s RFQ v angličtině
S japonskými výrobci se obvykle komunikuje anglicky, proto je vzor záměrně v angličtině. V hranatých závorkách doplňte své údaje: datum odpovědi, množství, adresu dodání, požadavky na kontrolu a balení, platební podmínky, měnu a Incoterms. Krátké číslované požadavky se rodilým mluvčím jiných jazyků snáze zodpovídají položku po položce.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
Pokud jste dodavatel a odpovídáte na hikiai japonského zákazníka, funguje stejná struktura obráceně. Odpovězte jedním číslovaným seznamem otázek a v nabídce uveďte, z jaké revize, jakého množství a jakých podmínek pro nástroje cena vychází.
Kde tento návod neplatí
- Sedm kroků a 12 kontrolovaných položek je obecný rámec, který je zde ilustrován na obráběných dílech. Ne každá poptávka potřebuje všech 12 kontrol. Postupy, oddělení a lhůty se liší firmu od firmy i obor od oboru.
- Členění nákladů, způsoby jejich přiřazování a podoba nabídky se liší podle firmy. Nákladová čísla v tomto článku jsou fiktivní.
- Zda se japonský zákon a Standardy podpory uplatní, závisí na druhu transakce a na základním kapitálu nebo počtu zaměstnanců obou firem. Zda zasahují do přeshraničního obchodu, posoudí právník.
- Zda je cenová nabídka závaznou nabídkou podle japonského práva, závisí na jejím znění a na historii obchodu. Smluvní otázky patří právníkovi; pro české smlouvy platí česká úprava.
- Čísla kapitol ISO 9001 jsou z vydání 2015. Aktuální číslování ověřte ve vydání 2026.
Časté otázky
Co znamená hikiai?
Hikiai (引き合い) je japonský obchodní pojem pro poptávku zákazníka, zda dodavatel dokáže něco vyrobit, za jakou cenu a dokdy. Ve výrobě je blízký pojmu RFQ. Hikiai zpravidla vyústí v mitsumorisho (見積書), tedy písemnou cenovou nabídku.
Proč japonskému výrobci trvá nabídka tak dlouho?
Většina času se spotřebuje na kontrolu podmínek a interní koordinaci, ne na výpočet ceny. Technologie, výroba, zajištění kvality, nákup a řízení výroby odpovídají vždy na část otázky. Informace, které v RFQ chybí, přidávají jedno kolo otázek.
Co má obsahovat RFQ pro japonského dodavatele?
Typicky výkresy s revizí, použití, materiál, požadavky na kontrolu a dokumenty, množství na objednávku a četnost, harmonogram dodávek, balení, vlastnictví nástrojů, platební podmínky a datum odpovědi. Každou z těchto položek pokrývá kontrolní seznam výše.
Proč se japonští dodavatelé tolik ptají na formy a přípravky?
Nástroje rozhodují o tom, kdo ponese náklady, když výroba skončí dřív, než se nástroje zaplatí, a kdo je poté uskladní. Standardy podpory revidované v roce 2026 také žádají objednatele, aby se o úhradě za uskladnění předem výslovně dohodli, například formou memoranda, a aby dodavateli uskladnění platili.
Je japonská cenová nabídka závazná?
Záleží na okolnostech. Podle japonského občanského zákoníku vzniká smlouva přijetím nabídky a nabídku s pevnou lhůtou k přijetí zásadně nelze během ní odvolat. Zda je konkrétní cenová nabídka nabídkou, závisí na jejím znění a historii obchodu, proto v důležitých případech požádejte o posouzení právníka.
Zdroje
- Kontroly ve fázi RFQ, kontrolní seznam k nabídce a vzor nabídky: Small and Medium Enterprise Agency, Price Negotiation Handbook for SMEs, revidované vydání (japonsky) (první vydání březen 2022, poslední revize leden 2026)
- Název, datum účinnosti a přehled novely zákona: JFTC, tisková zpráva k novele zákona o subdodávkách (16. května 2025)
- Rozsah, splatnost do 60 dnů, směnky, písemné podmínky: DLA Piper, „Major Amendments to Japan Subcontract Act“
- Povinnosti objednatele: JFTC, povinnosti zadavatele (japonsky)
- Zákaz směnek a zákaz stanovení ceny bez jednání: JFTC, leták k pravidlům plateb podle zákona (říjen 2025, japonsky)
- Uskladnění nástrojů a nová nabídka po změně rozsahu práce: JFTC, časté dotazy k zákonu (japonsky)
- Standardy podpory: Small and Medium Enterprise Agency, Standardy podpory (japonsky)
- Revize Standardů podpory z 24. června 2026: tisková zpráva METI (japonsky)
- Čl. 522, 523 a 528 japonského občanského zákoníku: e-Gov Law Search, Civil Code (japonsky)
- Aktuální vydání ISO 9001: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, „The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released“
- Kapitoly 8.2.3 a 8.2.4 normy JIS Q 9001:2015: Japonský výbor pro průmyslové normy, vyhledávání JIS (japonsky)
- České názvy kapitol 8.2.3 a 8.2.4 (ČSN EN ISO 9001:2016): Česká společnost pro jakost, Auditování ISO 9001:2015
Původní článek v japonštiněTento návod vychází z článku MONOSCOPE napsaného pro čtenáře v Japonsku: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
O redakci
Redakce MONOSCOPEFOUNDER & EDITORZhruba deset let praxe u výrobce průmyslových zařízení a v inženýrské firmě pro výstavbu závodů: nabídky, projektování a uvádění zařízení do provozu, poté přechod k online marketingu. Dnes webové poradenství pro výrobce B2B a pomoc s tím, aby srozumitelně představili své produkty a technologie. Japonské státní licence Energy Manager a hlavního elektroinženýra třetí třídy.
Od roku 2017 provoz technického blogu (přes 500 článků) a japonského kanálu na YouTube s přibližně 20 000 odběrateli. Každý návod vzniká z pohledu japonské výrobní haly a je ověřen podle citovaných norem.
