Hikiai (RFQ Jepang): 7 Langkah Menjawab Permintaan Penawaran
Anda mengirim gambar dan permintaan penawaran (RFQ) ke produsen Jepang. Seminggu kemudian yang datang bukan harga, tetapi daftar pertanyaan: gambar revisi berapa, berapa pcs per order, siapa yang menanggung biaya mold dan jig, dan siapa pemiliknya. Kalau Anda ada di sisi pemasok, misalnya di pabrik di Indonesia yang melayani pelanggan Jepang, Anda mungkin menerima hal yang sama dari arah sebaliknya: email dengan subjek hikiai, gambar terlampir, dan batas waktu jawaban.
Hikiai adalah istilah bisnis Jepang untuk permintaan dari pelanggan yang menanyakan apakah suatu barang bisa dibuat, berapa harganya, dan kapan bisa dikirim. Padanannya paling dekat adalah RFQ (Request for Quotation). Kedua situasi di atas berasal dari proses yang sama: sebelum menghitung harga, pemasok harus memastikan revisi gambar, jumlah order, dan siapa yang menanggung mold dan jig. Sebagian besar waktu antara RFQ dan penawaran habis untuk pengecekan ini dan koordinasi internal, bukan untuk menghitung harga.
Panduan ini menjelaskan tujuh langkah yang biasa ditempuh produsen Jepang dari hikiai sampai penawaran, apa yang dicek di tiap langkah, dan mengapa jawabannya bisa lebih lama dari perkiraan. Di bagian akhir ada checklist RFQ dan contoh email yang bisa dipakai, baik untuk mengirim RFQ ke Jepang maupun untuk menjawab hikiai dari pelanggan Jepang.
Sebelum masuk ke langkah-langkahnya, berikut istilah Jepang yang akan Anda temui di email, gambar, dan penawaran dari perusahaan Jepang.
Istilah-istilah ini muncul di email, gambar, dan penawaran dari perusahaan Jepang.
Ejaan romaji hanya sebagai acuan. Sebagian perusahaan memakai istilah mitsumori irai (permintaan penawaran harga) sebagai ganti hikiai.
Daftar isi
- 7 Langkah dari Hikiai sampai Penawaran
- Langkah 1: Catat Hikiai dan Hitung Mundur dari Batas Waktu
- Langkah 2 dan 3: Apa yang Dicek Sebelum Menawar
- Langkah 4: Nilai Kelayakan dan Prosesnya
- Langkah 5: Hitung Biaya
- Langkah 6: Susun Penawaran, Asumsi, dan Masa Berlaku
- Langkah 7: Tindak Lanjut Penawaran yang Dapat, Lepas, dan Ditunda
- Kesalahan Umum dan Cara Mencegahnya
- Checklist RFQ: Apa yang Perlu Dicantumkan
- Contoh Email RFQ
- Batas Panduan Ini
- FAQ
- Sumber
7 Langkah dari Hikiai sampai Penawaran
Hikiai menanyakan tiga hal: bisakah dibuat dengan kondisi ini, berapa biayanya, dan kapan bisa dikirim. Respons produsen Jepang dapat dibagi menjadi tujuh langkah: mencatat hikiai, memeriksa isinya, mengajukan pertanyaan, menilai kelayakan, menghitung biaya, menyusun penawaran, lalu menjawab dan menindaklanjuti.
Ketujuh langkah terbagi dalam tiga fase: persiapan, evaluasi, dan jawaban.
Untuk part repeat order, langkah 02–04 bisa dipersingkat, tetapi revisi gambar dan jumlah tetap harus dicek.
Mengapa Jawabannya Butuh Waktu
Langkah 2 sampai 4 paling memakan waktu. Orang sales tidak bisa memutuskan sendiri, sehingga pertanyaan diteruskan ke production engineering (seisan gijutsu), bagian produksi, QA, dan purchasing.
Buku panduan negosiasi harga untuk UKM yang diterbitkan Badan UKM Jepang (Small and Medium Enterprise Agency, dalam bahasa Jepang) menyebut bahwa setiap permintaan penawaran pasti memuat hal yang belum jelas. Buku itu menyarankan pemasok menyiapkan checklist penawaran yang memuat alur kerja internal dan hal yang perlu dikonfirmasi ke pelanggan sebelum menawar. Buku itu juga mencatat bahwa di manufaktur, perubahan kontrak sulit disetujui setelah order, meskipun muncul biaya tambahan. Tahap penawaran adalah kesempatan utama untuk memastikan kondisi.
Bagi sisi pembeli: satu putaran pertanyaan tidak berarti pemasok lambat atau kurang berminat. Sering kali itu berarti RFQ Anda belum mencakup salah satu item dalam panduan ini, dan menyertakannya sejak awal bisa menghemat satu putaran pertanyaan.
Langkah 1: Catat Hikiai dan Hitung Mundur dari Batas Waktu
Tugas pertama adalah memindahkan hikiai dari inbox satu orang ke log yang bisa dilihat semua orang. Spreadsheet sama baiknya dengan sistem manajemen kasus.
Isi Log RFQ
Log harus berisi informasi yang cukup untuk menelusuri kemudian: kondisi apa yang ditawar, kapan, dan dengan harga berapa.
Bukan hanya PIC, siapa pun harus bisa mengikuti riwayat sebuah penawaran.
Contoh isi bersifat fiktif.
Gambar dan spesifikasi dari pelanggan bisa tercakup dalam perjanjian kerahasiaan (NDA). Periksa kontrak dan instruksi pelanggan saat hikiai masuk, agar Anda tahu apakah gambar boleh diteruskan ke subkontraktor untuk meminta penawaran mereka.
Tetapkan Batas Waktu Internal
Jika pelanggan tidak menentukan batas waktu jawaban, pemasok mengusulkan tanggal jawaban dan menetapkannya sendiri, karena permintaan tanpa tenggat cenderung tertunda oleh pekerjaan lain. Untuk hikiai dengan lima hari kerja sampai batas jawaban, jadwal internalnya bisa seperti ini (jumlah hari hanya contoh):
- Hari 1: catat hikiai, periksa gambar dan spesifikasi, kirim pertanyaan
- Hari 2: minta production engineering, bagian produksi, dan purchasing mengevaluasi
- Hari 3–4: kumpulkan jawaban internal dan hitung biaya
- Hari 4: susun penawaran dan minta persetujuan internal
- Hari 5: jawab ke pelanggan
Begitu jelas bahwa batas waktu tidak akan terkejar, beri tahu pelanggan alasannya dan tanggal jawaban yang baru. Jika penawaran material atau pekerjaan outsourcing belum datang, pilihan lain adalah mengirim bagian jawaban yang sudah pasti lebih dulu.
Untuk permintaan mendesak, pemasok kadang menjawab dengan estimasi kasar berdasarkan part serupa di masa lalu. Dalam kasus itu, tulis dengan jelas bahwa angkanya hanya estimasi dan penawaran resmi bisa berbeda. Jika angka kasar saja yang menjadi anggaran internal pelanggan, penyesuaian di kemudian hari sulit dilakukan.
Bagi sisi pembeli: cantumkan tanggal jawaban di RFQ. Jika Anda hanya butuh angka untuk anggaran, katakan begitu dan minta agar ditandai sebagai estimasi.
Langkah 2 dan 3: Apa yang Dicek Sebelum Menawar
Setelah hikiai tercatat, pemasok mengonfirmasi setiap kondisi yang menjadi dasar penawaran. Bagi pemasok yang menjalankan sistem manajemen mutu ISO 9001 (di Jepang terbit sebagai JIS Q 9001), ini adalah langkah formal. Pada edisi 2015, klausul 8.2.3 mewajibkan peninjauan persyaratan sebelum organisasi berkomitmen menyediakan produk atau jasa.
Di Indonesia, edisi ini diadopsi sebagai SNI ISO 9001:2015, dan klausul 8.2.3 berjudul Tinjauan persyaratan produk dan jasa. Nomor klausul sama dengan ISO dan JIS, tetapi untuk teks resmi dan status edisi terbaru, rujuk standar yang Anda miliki atau tanyakan ke badan sertifikasi Anda.
Peninjauan itu mencakup persyaratan yang ditetapkan pelanggan, persyaratan yang tidak dinyatakan pelanggan tetapi diperlukan untuk penggunaan yang sudah diketahui, serta persyaratan hukum dan peraturan. Jika pelanggan tidak memberikan pernyataan persyaratan tertulis, persyaratan itu harus dikonfirmasi sebelum diterima.
ISO 9001:2026 terbit pada 16 September 2026. Panduan ini memakai nomor klausul edisi 2015, jadi periksa nomor dan redaksi pada teks edisi 2026. Status adopsinya sebagai SNI belum kami pastikan; cek ke BSN atau badan sertifikasi Anda.
Mengelompokkan pengecekan menjadi tiga (barangnya, jumlah dan waktu, serta syarat transaksi) membuat item lebih sulit terlewat.
Dikelompokkan menjadi barangnya, jumlah dan waktu, serta syarat transaksi.
Disusun oleh redaksi. Tidak setiap hikiai memerlukan ke-12 item; pilih yang sesuai dengan produknya.
Gambar dan Spesifikasi
Pemasok pertama-tama memeriksa revisi gambar dan standar atau spesifikasi pelanggan yang dirujuk gambar. Jika ada spesifikasi yang dirujuk tetapi tidak terlampir, saat itulah waktunya memintanya.
Untuk material, pemasok melihat lebih dari sekadar kodenya: bentuk bahan baku dan pembuat yang diwajibkan juga dicek. Material yang lama didapat memengaruhi lead time sekaligus harga.
Toleransi sangat memengaruhi biaya. Pemasok membaca apakah gambar memakai toleransi dimensi atau toleransi geometri, dan kelas toleransi umum (futsu kosa) mana yang berlaku. Production engineering dan QA kemudian memastikan apakah pabrik sanggup memenuhi dan memverifikasinya dengan mesin dan alat ukur yang ada.
Jika perlakuan permukaan atau perlakuan panas di-outsource, pemasok mengecek jenis perlakuan, tebal lapisan atau kekerasan, dan area yang diperlakukan. Jenis pelapisan (plating) menentukan subkontraktor mana yang bisa mengerjakan dan berapa hari yang ditambahkan.
Aplikasi dan lingkungan pakai sering tidak tertulis di gambar. Apakah part dipakai di luar ruangan, atau di peralatan makanan atau medis, bisa mengubah material, perlakuan, dan peraturan yang berlaku.
Jumlah dan Pengiriman
Pemasok menanyakan jumlah per order dan frekuensinya, bukan hanya totalnya. Setup (persiapan alat dan jig sebelum pemesinan) dan cara membeli material berubah menurut ukuran lot, sehingga part yang sama bisa punya harga satuan berbeda tergantung berapa pcs yang dipesan sekaligus.
Buku panduan Badan UKM memberi contoh perusahaan pemesinan yang diminta menawar spare part dengan syarat yang sama seperti produksi massal. Karena harga material dan ongkos kerja berubah menurut volume order, pekerjaan itu merugi. Asumsi jumlah juga harus dicantumkan dalam penawaran.
Pengiriman dicek sebagai dua item: tanggal pengiriman pertama dan frekuensi pengiriman sesudahnya. Pemasok menambahkan waktu pengadaan material dan hari outsourcing ke lead time manufakturnya sendiri, lalu PPIC memastikan apakah part bisa tiba pada tanggal yang diminta.
Inspeksi, Kemasan, dan Syarat Pengiriman
Untuk inspeksi, pemasok memastikan dimensi mana yang diukur, pada berapa pcs, dengan alat ukur apa, dan dokumen apa yang dilampirkan. Inspeksi 100%, laporan inspeksi, dan sertifikat material semuanya menambah jam kerja dan biaya.
Kemasan dan pengiriman mudah terlewat. Wadah returnable (kayoi-bako), kemasan satuan, lokasi pengiriman, dan jendela waktu pengiriman semuanya memengaruhi biaya. Pemasok juga memastikan siapa yang menanggung ongkos kirim.
Material Suplai Pelanggan dan Tooling
Jika pelanggan menyuplai material atau part, pemasok mengonfirmasi apakah berbayar atau gratis, kapan dan berapa banyak yang datang, dan bagaimana cacat ditangani. Buku panduan Badan UKM mengutip perusahaan pemesinan presisi yang material suplainya datang satu per satu. Setiap pcs harus diproses terpisah, jam kerja naik, dan biaya mengelola stoknya tidak masuk dalam penawaran.
Untuk part yang memerlukan mold, jig, atau gauge pemeriksa (kengu), pemasok mengonfirmasi pada tahap penawaran siapa yang membayar pembuatannya, siapa pemiliknya, dan siapa yang menyimpannya setelah produksi massal berakhir. Aturan Jepang yang baru juga menyinggung hal ini (lihat bagian berikut).
Aturan Jepang di Balik Pertanyaan Ini
Dua perangkat aturan Jepang menjelaskan mengapa pemasok di Jepang bertanya soal tooling, pembayaran, dan syarat tertulis. Bagi pemasok di luar Jepang yang melayani pelanggan Jepang, aturan ini juga menunjukkan apa yang mungkin diwajibkan kepada pelanggan itu.
- Undang-undang tentang keterlambatan pembayaran kepada pelaku usaha kecil-menengah penerima pesanan di bidang manufaktur dan bidang tertentu lainnya (Toriteki-ho; nama Inggris sementara dari Komisi Perdagangan yang Adil Jepang, JFTC). Undang-undang ini menggantikan Undang-Undang Subkontrak (Shitauke-ho) lama pada 1 Januari 2026. Pada transaksi yang tercakup, pemesan harus memberikan syarat tertulis segera setelah memesan, menetapkan tanggal pembayaran sesingkat mungkin dan paling lambat 60 hari setelah barang diterima, serta tidak boleh membayar dengan promissory note (tegata). Pemesan juga tidak boleh menetapkan harga sepihak sambil menolak permintaan negosiasi dari pemasok.
- Penyimpanan tooling. Dalam Q&A tentang undang-undang itu, JFTC menyatakan bahwa membuat pemasok menyimpan mold tanpa membayar biaya simpan, padahal lama tidak ada order, dapat dianggap permintaan keuntungan ekonomi yang tidak wajar. Salah satu pelanggaran yang dicantumkan adalah mold yang disimpan gratis padahal tidak ada order selama satu tahun atau lebih.
- Standar Promosi (Shinko kijun) di bawah undang-undang promosi usaha kecil-menengah penerima pesanan. Standar ini meminta pemesan menyatakan syarat kontrak secara tertulis, termasuk biaya tooling, ongkos kirim, dan biaya penyimpanan. Revisi 24 Juni 2026 meminta pemesan mengupayakan kesepakatan eksplisit di muka soal biaya simpan, misalnya lewat nota kesepahaman, dan menegaskan bahwa biaya simpan harus dibayar sesuai lama penyimpanan, diminta atau tidak oleh pemasok.
Berlaku atau tidaknya undang-undang itu bergantung pada jenis transaksi dan modal atau jumlah karyawan kedua perusahaan. Apakah ia mencakup transaksi lintas negara adalah pertanyaan untuk penasihat hukum; di Jepang, JFTC dan Badan UKM juga membuka meja konsultasi.
Syarat Pembayaran dan Dasar Harga
Untuk pembayaran, pemasok mengonfirmasi tanggal tutup bulanan (shimebi), tanggal bayar, dan metode pembayaran. Perubahan harga di kemudian hari juga lebih mudah dibahas jika kedua pihak sudah sepakat sejak tahap ini apakah harga bisa ditinjau saat biaya material atau energi bergerak.
Kirim Pertanyaan yang Belum Terjawab dalam Satu Daftar Tertulis
Hal yang masih belum jelas dikumpulkan dalam satu daftar pertanyaan, lalu dikirim lewat email atau cara lain yang meninggalkan catatan. Jika sesuatu disepakati lewat telepon, pemasok mengirim ulang isinya lewat email.
Aturan dasarnya: kirim pertanyaan sekaligus dalam satu gelombang, jangan sedikit-sedikit. Sambil menunggu jawaban, pemasok terus mengerjakan bagian yang sudah pasti. Item yang sampai batas waktu belum terjawab dimasukkan ke penawaran sebagai asumsi yang dinyatakan.
Langkah 4: Nilai Kelayakan dan Prosesnya
Setelah kondisinya jelas, pemasok memutuskan apakah part bisa dibuat. Klausul 8.2.3 ISO 9001:2015 juga mewajibkan organisasi memastikan kemampuannya memenuhi persyaratan. Ini pemeriksaan internal bahwa perusahaan bisa menepati janjinya, dilakukan sebelum harga ditetapkan.
Tiga pertanyaan dijawab berurutan untuk menentukan jenis jawaban yang dikirim.
Menguntungkan atau tidaknya pekerjaan diputuskan bersama hasil perhitungan biaya pada langkah berikutnya.
Setiap pertanyaan diarahkan ke bagian yang berbeda. Production engineering menjawab soal metode proses dan urutan proses, bagian produksi soal ketersediaan mesin dan jam kerja, QA soal inspeksi, purchasing soal harga material dan outsourcing, dan PPIC soal lead time.
Permintaan ke tiap bagian selalu menyertakan jumlah, tanggal pengiriman, dan tanggal jawaban yang dibutuhkan, bukan hanya gambar. Bagian yang hanya menerima gambar harus menebak asumsinya sendiri, sehingga jawaban yang kembali tidak seragam.
Purchasing meminta penawaran dari pemasoknya sendiri, jadi permintaan yang dikirim kurang lebih sama dengan yang diterima perusahaan dari pelanggannya.
Hasilnya ada tiga kemungkinan. Selain menawar sesuai permintaan, pemasok bisa menawar dengan syarat jika suatu perubahan membuat pekerjaan memungkinkan, misalnya material alternatif, toleransi yang dilonggarkan, atau tanggal pengiriman yang berbeda.
Jika pemasok tidak bisa membuat part itu, atau pekerjaannya tidak menguntungkan, sebaiknya menolak lebih awal. Pelanggan mungkin sedang menahan permintaan ke pemasok lain sambil menunggu jawaban. Satu kalimat alasan penolakan juga membuat hikiai berikutnya lebih mungkin cocok dengan kemampuan Anda.
Bagi sisi pembeli: penawaran dengan syarat adalah informasi yang berguna. Itu bisa menunjuk persyaratan yang mendorong biaya atau lead time, sehingga Anda bisa menimbang apakah persyaratan itu benar-benar diperlukan.
Langkah 5: Hitung Biaya
Setelah pemasok memutuskan part bisa dibuat, ia menyusun biayanya. Tiap perusahaan membagi pos biaya dengan cara berbeda, tetapi untuk part hasil pemesinan dan fabrikasi, tiga kelompok ini menjaga perhitungan tetap rapi: material dan outsourcing, proses, dan biaya sekali bayar.
Menyusun harga per pos biaya membuatnya bisa dijelaskan di kemudian hari.
Cara mengelompokkan dan mengalokasikan biaya berbeda di tiap perusahaan.
Buku panduan Badan UKM menunjukkan bahwa biaya per produk rumit dihitung dan banyak perusahaan tidak memiliki gambaran yang jelas. Menetapkan tarif per jam dan jam kerja standar lebih dulu adalah titik awal perhitungan.
Mengapa Harga Satuan Berubah Menurut Jumlah
Biaya setup dibagi dengan jumlah per run untuk mendapatkan harga satuan, jadi semakin kecil run, semakin besar biaya setup yang ditanggung tiap pcs.
Ketika biaya setup dibagi dengan jumlah yang berbeda, biaya per pcs ikut berubah.
Angka fiktif untuk ilustrasi. Dalam praktik, jumlah juga mengubah harga material dan metode pemesinan.
Pada contoh ini, biaya proses dan material sama, tetapi harga satuan berbeda JPY 180. Menyebutkan asumsi jumlah dalam penawaran adalah yang memungkinkan pemasok menjelaskan selisih itu.
Q&A JFTC tentang undang-undang itu juga membahas kasus ketika pekerjaan ternyata jauh lebih besar dari rencana setelah penawaran. Memesan dengan harga satuan semula bisa dianggap penekanan harga yang tidak wajar (kaitataki), sehingga pemesan harus meminta penawaran baru yang mencerminkan pekerjaan akhir dan merevisi harganya. Artinya, aturan Jepang mengharapkan pihak pemesan pun meminta penawaran ulang ketika asumsinya berubah.
Tawarkan Biaya Sekali Bayar Secara Terpisah
Penawaran harus jelas apakah biaya mold dan jig sudah masuk harga satuan atau ditagih terpisah. Jika sudah masuk harga satuan, tuliskan berapa pcs yang menjadi dasar pengembaliannya. Jika produksi berhenti sebelum jumlah itu tercapai, sebagian biaya tidak akan kembali.
Catat Tanggal Acuan Biaya
Pemasok mencatat tanggal harga material dan outsourcing yang dipakai. Buku panduan Badan UKM menekankan agar biaya tenaga kerja dinegosiasikan terpisah dari biaya bahan baku dan energi. Rincian per pos biaya dengan tanggal acuan memungkinkan Anda membenarkan perubahan harga di kemudian hari ketika biaya bergerak.
Langkah 6: Susun Penawaran, Asumsi, dan Masa Berlaku
Tidak ada undang-undang Jepang yang menetapkan satu format penawaran. Namun penawaran yang hanya mencantumkan harga dan pengiriman tidak memberi dasar untuk menyelesaikan perbedaan asumsi di kemudian hari. Asumsi dan masa berlaku layak mendapat bobot sebesar harga.
Penawaran menyebut harga beserta kondisi yang menjadi dasar harga itu.
Tidak ditetapkan oleh undang-undang atau standar; disusun redaksi dari item yang umum dicantumkan. Sebagian asosiasi industri menerbitkan templat penawaran.
Nyatakan Asumsinya
Asumsi mencantumkan revisi gambar, jumlah, material, barang suplai pelanggan (jika ada), serta cakupan inspeksi dan kemasan yang menjadi dasar harga. Hal yang tidak termasuk, seperti ongkos kirim, penyimpanan mold, atau inspeksi khusus, dituliskan sebagai pengecualian.
Buku panduan Badan UKM menyarankan agar item yang tetap tidak jelas setelah dicek ditulis di penawaran dan dirundingkan sebagai faktor risiko sebelum order. Ketika syarat transaksi masih belum jelas, buku itu juga menyebut cara mencatat di kolom keterangan bahwa harga mungkin disesuaikan, lalu meminta persetujuan atas catatan itu.
Contoh redaksi (fiktif):
- Penawaran ini berdasarkan gambar B-1234, revisi 3. Jika gambar diubah, kami akan menawar ulang.
- Harga satuan mengasumsikan minimum 100 pcs per order.
- Material diasumsikan disuplai gratis oleh pelanggan. Perubahan pengiriman akibat keterlambatan suplai akan dibahas terpisah.
- Biaya mold ditawarkan terpisah. Penyimpanan setelah produksi berakhir akan disepakati terpisah.
Nyatakan Masa Berlaku
Harga material dan beban pabrik berubah seiring waktu, sehingga penawaran mencantumkan masa berlaku. Panjangnya ditetapkan tiap perusahaan berdasarkan pergerakan harga material dan kebiasaan industri.
Menurut Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Jepang (Minpo), kontrak terbentuk ketika pihak lain menerima suatu penawaran (moshikomi), dan pada dasarnya tidak diperlukan dokumen tertulis (Pasal 522). Penawaran dengan jangka waktu penerimaan yang ditetapkan pada dasarnya tidak dapat ditarik, dan gugur jika pemberitahuan penerimaan tidak diterima dalam jangka itu (Pasal 523).
Apakah sebuah penawaran harga termasuk penawaran dalam arti itu bergantung pada redaksinya dan riwayat transaksinya; tidak ada satu jawaban pasti. Justru karena itu menuliskan berapa lama penawaran berlaku dan pada kondisi apa ada gunanya. Hukum yang berlaku pada transaksi lintas negara biasanya ditentukan di kontrak, jadi untuk pertanyaan soal perlakuan kontrak, konsultasikan ke ahli hukum.
Cocokkan Purchase Order dengan Penawaran
Pekerjaan tidak selesai dengan menjawab. Ketika purchase order (PO) datang, pemasok membandingkannya dengan penawaran. Jika jumlah, harga satuan, tanggal pengiriman, revisi gambar, atau syarat pembayaran berbeda, pemasok mengklarifikasinya sebelum menerima.
Pasal 528 KUH Perdata Jepang menyatakan bahwa menerima penawaran dengan syarat atau perubahan dianggap menolak penawaran itu dan mengajukan penawaran baru. Klausul 8.2.3 ISO 9001:2015 juga mencantumkan persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang dinyatakan sebelumnya sebagai hal yang harus ditinjau.
Pada transaksi yang tercakup undang-undang di atas, pemesan harus menyatakan pekerjaan, tanggal dan tempat pengiriman, harga, tanggal pembayaran, dan syarat lain secara tertulis atau elektronik segera setelah memesan. Pemasok yang hanya menerima pesanan lisan sebaiknya memintanya secara tertulis.
Langkah 7: Tindak Lanjut Penawaran yang Dapat, Lepas, dan Ditunda
Setelah penawaran dikirim, hasilnya ada tiga: order didapat (won), lepas (lost), atau ditunda (on hold). Proses RFQ baru selesai ketika hasilnya sudah diisi di log.
Apa pun hasilnya, catat di log dan pakai pada penawaran berikutnya.
Ketika order didapat, pemasok memastikan tidak ada yang berbeda dari asumsi penawaran sebelum menjadwalkan produksi. Klausul 8.2.4 ISO 9001:2015 mewajibkan bahwa saat persyaratan berubah, dokumen terkait diubah dan pihak terkait diberi tahu. Menuliskan setiap perubahan setelah order adalah yang mencegah pengerjaan ulang.
Untuk hikiai yang lepas, mencatat alasannya membantu estimasi berikutnya. Pelanggan tidak selalu menjelaskan, tetapi hanya dengan menanyakan apakah penyebabnya harga, pengiriman, spesifikasi, atau rekam jejak, pola akan terlihat dari waktu ke waktu.
Penawaran yang ditunda mudah terlupakan dan dibiarkan kedaluwarsa. Jika order datang atas penawaran yang sudah kedaluwarsa, pemasok mengecek ulang harga material dan beban pabrik, lalu menawar ulang bila perlu.
Berguna juga untuk mengetahui sejak awal apa yang terjadi bila biaya tenaga kerja atau bahan baku naik setelah order. Menurut Standar Promosi, jika pemasok mengajukan permintaan karena biaya naik atau isi pesanan berubah, pemesan harus berunding tanpa menunda. Pada transaksi yang tercakup undang-undang itu, menetapkan harga sepihak sambil menolak berunding dilarang.
Kesalahan Umum dan Cara Mencegahnya
Setiap kesalahan berikut terjadi ketika salah satu langkah di atas dilewati.
- Menawar dari gambar lama: tulis revisi di log dan di penawaran.
- Tidak menuliskan asumsi jumlah: nyatakan jumlah per order di penawaran.
- Biaya mold dan jig tidak jelas: nyatakan apakah masuk harga satuan atau terpisah.
- Melewatkan perubahan yang disepakati lewat telepon: konfirmasikan lewat email dan catat di log.
- Hanya satu orang yang tahu riwayatnya: simpan log dan catatan pertanyaan di tempat bersama.
Penyebab bersamanya adalah isi yang sudah dikonfirmasi dan asumsinya tidak dituliskan. Buku panduan Badan UKM juga menyebut bahwa menyimpan alur kerja dan checklist di tempat yang bisa diakses semua orang membuat siapa pun bisa menangani penawaran dan mempercepat respons.
Checklist tidak harus lengkap sejak hari pertama. Tambahkan satu item setiap kali Anda kehilangan penawaran atau harus mengulang pekerjaan, dan daftarnya akan makin sesuai dengan produk Anda.
Checklist RFQ: Apa yang Perlu Dicantumkan
Pakai daftar ini saat Anda mengirim RFQ ke produsen Jepang. Jika Anda pemasok yang menerima hikiai, pakai untuk mencari apa yang kurang dan masukkan ke daftar pertanyaan Anda. Tiap baris sesuai dengan item yang kalau tidak ada, harus ditanyakan oleh pemasok.
| Item | Yang dicantumkan |
|---|---|
| Gambar dan revisi | Nomor gambar beserta huruf atau angka revisinya, ditambah semua spesifikasi dan standar yang dirujuk gambar |
| Aplikasi | Fungsi part dan tempat pemakaiannya (luar ruangan, kontak makanan, medis, dan sebagainya) |
| Material | Kode material dan standarnya, bentuk bahan baku bila penting, pembuat yang diwajibkan |
| Fitur kritis | Toleransi dan fitur mana yang kritis, serta kelas toleransi umum |
| Perlakuan permukaan dan panas | Jenis perlakuan, ketebalan atau kekerasan, area yang diperlakukan |
| Inspeksi dan dokumen | Apa yang diukur, ukuran sampel, kebutuhan laporan inspeksi dan sertifikat material |
| Jumlah | Jumlah tahunan atau total, jumlah per order, frekuensi order, perkiraan umur program |
| Pengiriman | Pengiriman pertama yang diminta, jadwal berikutnya, pengiriman bertahap boleh atau tidak |
| Kemasan dan pengiriman | Persyaratan kemasan, alamat pengiriman, Incoterms atau siapa yang menanggung ongkos kirim |
| Material suplai | Apakah Anda akan menyuplai material atau part, gratis atau berbayar, dan kapan |
| Tooling | Siapa membayar mold, jig, dan gauge, siapa pemiliknya, dan bagaimana penyimpanan serta pembuangannya |
| Syarat transaksi | Syarat pembayaran, mata uang, apakah harga bisa ditinjau saat biaya berubah |
| Tanggal dan format jawaban | Kapan Anda butuh penawaran, apakah estimasi kasar boleh dikirim lebih dulu, harga bertingkat yang ingin dilihat |
| Kerahasiaan | Status NDA dan apakah pemasok boleh membagikan gambar ke subkontraktornya untuk menawar |
Contoh Email RFQ
Sesuaikan email ini untuk RFQ ke produsen Jepang. Permintaan yang pendek dan bernomor lebih mudah dijawab butir demi butir oleh pembaca yang bukan penutur asli, jadi kirim dalam bahasa Inggris atau bahasa yang disepakati dengan pelanggan, dengan butir yang sama.
Subjek: Permintaan Penawaran: Bracket, Gambar B-1234 Rev. 3, jawaban paling lambat [tanggal]
Yth. [Nama],
Kami ingin meminta penawaran untuk part berikut. Gambar dan spesifikasi terlampir. [Permintaan ini tercakup dalam NDA kami tertanggal [tanggal]. Anda boleh membagikan gambar ke subkontraktor Anda untuk keperluan penawaran.]
1. Part: Bracket, gambar B-1234, revisi 3 (material dan perlakuan permukaan sesuai gambar)
2. Aplikasi: [fungsi part dan tempat pemakaiannya]
3. Jumlah: [total per tahun]; [jumlah] pcs per order, [frekuensi]
4. Pengiriman: pengiriman pertama paling lambat [tanggal] ke [alamat]; selanjutnya [jadwal]
5. Inspeksi: [persyaratan]; mohon sertakan laporan inspeksi dan sertifikat material pada setiap pengiriman
6. Kemasan: [persyaratan]
7. Tooling: mohon tawarkan mold dan jig secara terpisah dan sebutkan jumlah yang menjadi dasar perancangannya. [Tooling akan menjadi milik kami. Mohon usulkan syarat penyimpanan setelah produksi berakhir.]
8. Syarat: [syarat pembayaran], [mata uang], [Incoterms]Mohon cantumkan dalam penawaran:
- Harga satuan untuk [jumlah A] dan [jumlah B] pcs per order
- Biaya sekali bayar secara terpisah
- Lead time setelah order
- Asumsi dan pengecualian
- Masa berlakuJika ada yang kurang jelas, mohon kirim semua pertanyaan dalam satu daftar paling lambat [tanggal], dan kami akan menjawab dalam [jumlah] hari kerja. Jika penawaran lengkap memerlukan waktu lebih lama dari [tanggal], mohon beri tahu kapan kami bisa menerimanya.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Perusahaan]
Jika Anda pemasok yang menjawab hikiai dari pelanggan Jepang, strukturnya sama dibalik. Balas dengan satu daftar pertanyaan bernomor, lalu nyatakan di penawaran revisi, jumlah, dan syarat tooling yang menjadi dasar harga.
Batas Panduan Ini
- Tujuh langkah dan 12 item pengecekan adalah kerangka umum, diilustrasikan di sini dengan part hasil pemesinan. Tidak setiap hikiai memerlukan ke-12 pengecekan. Proses, bagian, dan lead time tiap perusahaan berbeda, begitu pula kebiasaan antarindustri.
- Kelompok biaya, metode alokasi, dan format penawaran berbeda di tiap perusahaan. Angka biaya dalam panduan ini fiktif.
- Berlaku atau tidaknya undang-undang Jepang dan Standar Promosi bergantung pada jenis transaksi dan modal atau jumlah karyawan kedua perusahaan. Apakah keduanya menjangkau transaksi lintas negara, itu urusan penasihat hukum.
- Apakah sebuah penawaran mengikat sebagai penawaran menurut hukum Jepang bergantung pada redaksinya dan riwayat transaksi. Pertanyaan kontrak sebaiknya diajukan ke ahli hukum.
- Nomor klausul ISO 9001 berasal dari edisi 2015. Periksa edisi 2026 untuk penomoran terbaru. Kesesuaian dengan SNI perlu dicek langsung ke dokumen SNI yang berlaku.
FAQ
Hikiai adalah apa?
Hikiai adalah istilah bisnis Jepang untuk permintaan pelanggan yang menanyakan apakah pemasok bisa membuat sesuatu, berapa harganya, dan kapan bisa dikirim. Di manufaktur, artinya dekat dengan RFQ. Hikiai biasanya dijawab dengan mitsumorisho, yaitu penawaran harga tertulis.
Mengapa produsen Jepang lama memberi penawaran?
Sebagian besar waktu terpakai untuk mengecek kondisi dan berkoordinasi secara internal, bukan menghitung harga. Production engineering, bagian produksi, QA, purchasing, dan PPIC masing-masing menjawab sebagian pertanyaan. Informasi yang kurang di RFQ menambah satu putaran pertanyaan.
Apa yang sebaiknya ada di RFQ untuk pemasok Jepang?
Biasanya: gambar beserta revisinya, aplikasi, material, persyaratan inspeksi dan dokumen, jumlah per order dan frekuensinya, jadwal pengiriman, kemasan, kepemilikan tooling, syarat pembayaran, dan tanggal jawaban. Checklist di atas mencakup tiap item.
Mengapa pemasok Jepang banyak bertanya soal mold dan jig?
Tooling menentukan siapa yang menanggung biaya jika produksi berhenti sebelum tooling lunas, dan siapa yang menyimpannya sesudahnya. Standar Promosi yang direvisi pada 2026 juga meminta pemesan mengupayakan kesepakatan eksplisit di muka soal pembayaran biaya simpan, misalnya lewat nota kesepahaman, dan membayar biaya simpan kepada pemasok.
Apakah penawaran dari Jepang mengikat?
Tergantung. Menurut KUH Perdata Jepang, kontrak terbentuk saat suatu penawaran diterima, dan penawaran dengan jangka waktu penerimaan yang ditetapkan pada dasarnya tidak dapat ditarik selama jangka itu. Apakah penawaran harga tertentu termasuk penawaran bergantung pada redaksinya dan riwayat transaksi, jadi konsultasikan dengan penasihat hukum bila itu penting.
Sumber
- Pengecekan tahap RFQ, checklist penawaran, dan templat penawaran: Badan UKM Jepang, Buku Panduan Negosiasi Harga untuk UKM, edisi revisi (bahasa Jepang) (terbit pertama Maret 2022, revisi terakhir Januari 2026)
- Nama, tanggal berlaku, dan garis besar undang-undang yang diamandemen: JFTC, siaran pers amandemen Undang-Undang Subkontrak (16 Mei 2025)
- Cakupan, pembayaran 60 hari, promissory note, syarat tertulis: DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act"
- Kewajiban pemesan: JFTC, kewajiban pihak pemesan (bahasa Jepang)
- Larangan promissory note dan penetapan harga tanpa negosiasi: JFTC, leaflet aturan pembayaran menurut undang-undang (Oktober 2025, bahasa Jepang)
- Penyimpanan tooling dan penawaran ulang setelah pekerjaan berubah: JFTC, FAQ undang-undang (bahasa Jepang)
- Standar Promosi: Badan UKM Jepang, Standar Promosi (bahasa Jepang)
- Revisi Standar Promosi 24 Juni 2026: Siaran pers METI (bahasa Jepang)
- Pasal 522, 523, dan 528 KUH Perdata Jepang: e-Gov Law Search, Minpo (bahasa Jepang)
- Edisi terbaru ISO 9001: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, "The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released"
- Klausul 8.2.3 dan 8.2.4 JIS Q 9001:2015: Komite Standar Industri Jepang, pencarian JIS (bahasa Jepang)
- SNI ISO 9001:2015 (judul klausul 8.2.3 dalam bahasa Indonesia): salinan SNI ISO 9001:2015 (Disperindag Jawa Timur)
Artikel asli dalam bahasa JepangPanduan ini disusun dari artikel MONOSCOPE yang ditulis untuk pembaca di Jepang: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
Tentang editor
Editor MONOSCOPEFOUNDER & EDITORSekitar sepuluh tahun bekerja di produsen peralatan pabrik dan perusahaan rekayasa pabrik, menangani usulan, desain, dan uji jalan peralatan, lalu beralih ke pemasaran digital. Kini menjadi konsultan web bagi produsen B2B, membantu mereka menjelaskan produk dan teknologinya. Memegang lisensi nasional Jepang sebagai Energy Manager dan Insinyur Kepala Listrik Kelas Tiga.
Menulis blog teknik sejak 2017 (lebih dari 500 artikel) dan mengelola kanal YouTube berbahasa Jepang dengan sekitar 20.000 pelanggan. Setiap panduan ditulis dari sudut pandang lantai produksi Jepang dan diperiksa terhadap standar yang dikutip.
