RFQ do japońskiego producenta: 7 kroków od hikiai do oferty
Wysyłasz rysunki i zapytanie ofertowe (RFQ) do japońskiego producenta. Po tygodniu zamiast ceny dostajesz listę pytań: która wersja rysunku? Ile sztuk w jednym zamówieniu? Kto płaci za oprzyrządowanie? Kto jest jego właścicielem? Jeśli pracujesz po drugiej stronie, czyli dostarczasz części japońskiemu klientowi (także zakładowi w Polsce), możesz zobaczyć to samo od strony odbiorcy: e-mail z tematem hikiai (japońskie zapytanie ofertowe, zbliżone do RFQ), z rysunkami w załączniku i terminem odpowiedzi.
Obie sytuacje wynikają z tego samego procesu. Zanim dostawca policzy cenę, musi potwierdzić wersję rysunku, wielkość zamówienia i to, kto pokrywa koszt form i przyrządów. Większość czasu między zapytaniem a ofertą schodzi na te ustalenia i na koordynację wewnętrzną, a nie na samo liczenie ceny.
Ten artykuł pokazuje siedem kroków, które japoński producent zwykle wykonuje od zapytania do oferty, co sprawdza w każdym z nich i dlaczego odpowiedź może przyjść później, niż się spodziewasz. Na końcu znajdziesz listę kontrolną RFQ i wzór e-maila po angielsku, z którego skorzystasz zarówno wysyłając zapytanie do Japonii, jak i odpowiadając na zapytanie japońskiego klienta.
Te słowa pojawiają się w e-mailach, na rysunkach i w ofertach japońskich firm.
Zapis w transkrypcji łacińskiej ma charakter pomocniczy. Niektóre firmy używają innych zapisów: np. mitsumori irai (zapytanie o wycenę) zamiast hikiai.
Spis treści
- Siedem kroków od hikiai do oferty
- Krok 1: Rejestracja zapytania i plan wstecz od terminu
- Kroki 2 i 3: Co sprawdza się przed wyceną
- Krok 4: Ocena wykonalności i procesu
- Krok 5: Kalkulacja kosztów
- Krok 6: Oferta, założenia i termin ważności
- Krok 7: Kontakt po ofercie: wygrana, przegrana, wstrzymanie
- Częste błędy i jak im zapobiegać
- Lista kontrolna RFQ: co uwzględnić
- Wzór e-maila z RFQ (po angielsku)
- Gdzie ten przewodnik nie ma zastosowania
- FAQ
- Źródła
Siedem kroków od hikiai do oferty
Hikiai zawiera trzy pytania: czy dostawca wykona wyrób na podanych warunkach, ile to będzie kosztować i na kiedy można dostarczyć. Odpowiedź japońskiego producenta można podzielić na siedem kroków: rejestracja zapytania, przegląd treści, pytania do klienta, ocena wykonalności, kalkulacja kosztów, przygotowanie oferty oraz odpowiedź z dalszym kontaktem.
Kroki dzielą się na trzy fazy: przygotowanie, ocenę i odpowiedź.
Przy częściach powtarzalnych kroki 02–04 można skrócić, ale wersję rysunku i ilość trzeba sprawdzić zawsze.
Dlaczego odpowiedź zajmuje tyle czasu
Najdłużej trwają kroki od 2 do 4. Handlowiec nie może zdecydować sam, więc pytania trafiają do działu technologii, produkcji, zapewnienia jakości i zakupów.
Poradnik negocjacji cen dla MŚP (Price Negotiation Handbook) wydany przez japońską Agencję ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (po japońsku) zauważa, że każde zapytanie ofertowe zawiera niejasności. Zaleca, aby dostawca przygotował listę kontrolną wyceny, obejmującą własny przepływ pracy i to, co trzeba potwierdzić z klientem przed złożeniem oferty. Poradnik wskazuje też, że w przemyśle po złożeniu zamówienia trudno uzyskać aneks do umowy, nawet gdy pojawią się dodatkowe koszty. Etap wyceny to główna okazja do potwierdzenia warunków.
Dla kupujących: runda pytań nie oznacza, że dostawca jest powolny lub niezainteresowany. Często znaczy tylko, że w Twoim RFQ brakowało któregoś z punktów opisanych w tym artykule. Uzupełnienie ich od razu może oszczędzić jedną rundę pytań.
Krok 1: Rejestracja zapytania i plan wstecz od terminu
Pierwsze zadanie to przeniesienie zapytania ze skrzynki jednej osoby do rejestru, który widzą wszyscy. Wystarczy arkusz kalkulacyjny, ale może to być także system do obsługi zleceń.
Co powinien zawierać rejestr RFQ
Rejestr ma przechowywać tyle informacji, by później dało się ustalić, jakie warunki wyceniono, kiedy i w jakiej cenie.
Nie tylko osoba prowadząca sprawę, lecz każdy powinien móc prześledzić historię oferty.
Przykładowe wpisy są fikcyjne.
Rysunki i specyfikacje od klienta mogą być objęte umową o zachowaniu poufności (NDA). Sprawdź umowę i wytyczne klienta w chwili wpłynięcia zapytania, żeby wiedzieć, czy możesz przekazać rysunki podwykonawcom do wyceny.
Terminy wewnętrzne
Jeśli klient nie podał terminu odpowiedzi, dostawca sam proponuje datę i ją ustala. Zapytania bez terminu łatwo zepchnąć na dalszy plan. Dla zapytania, na które odpowiedź ma być za pięć dni roboczych, harmonogram wewnętrzny może wyglądać tak (liczba dni to tylko przykład):
- Dzień 1: rejestracja zapytania, sprawdzenie rysunków i specyfikacji, wysłanie pytań
- Dzień 2: zlecenie oceny technologom, produkcji i zakupom
- Dni 3–4: zebranie odpowiedzi wewnętrznych i kalkulacja kosztów
- Dzień 4: przygotowanie oferty i wewnętrzne zatwierdzenie
- Dzień 5: odpowiedź dla klienta
Gdy tylko okaże się, że termin nie zostanie dotrzymany, trzeba poinformować klienta o przyczynie i podać nową datę odpowiedzi. Jeśli wyceny materiału lub usług obcych jeszcze nie wpłynęły, można wysłać część odpowiedzi, która jest już pewna.
Przy pilnych zapytaniach dostawca może odpowiedzieć szacunkiem opartym na podobnych częściach z przeszłości. Oferta powinna wtedy wyraźnie mówić, że to szacunek i że ostateczna wycena może się różnić. Jeśli sama przybliżona kwota stanie się wewnętrznym budżetem klienta, późniejsze korekty będą trudne.
Dla kupujących: podaj w RFQ datę odpowiedzi. Jeśli potrzebujesz tylko kwoty do budżetu, napisz o tym i poproś o oznaczenie jej jako szacunku.
Kroki 2 i 3: Co sprawdza się przed wyceną
Po zarejestrowaniu zapytania dostawca potwierdza każdy warunek, na którym oprze ofertę. U dostawcy z systemem zarządzania jakością według ISO 9001 (w Polsce PN-EN ISO 9001; w Japonii JIS Q 9001) jest to formalny krok. W wydaniu z 2015 roku punkt 8.2.3 (w polskim wydaniu: przegląd wymagań dotyczących wyrobów i usług) wymaga przeglądu wymagań, zanim organizacja zobowiąże się dostarczyć wyroby lub usługi.
Przegląd obejmuje wymagania określone przez klienta, wymagania, których klient nie podał, ale które są potrzebne do znanego zamierzonego zastosowania, oraz wymagania ustawowe i przepisowe. Jeśli klient nie przedstawił swoich wymagań w formie udokumentowanej, punkt wymaga ich potwierdzenia przed przyjęciem zamówienia.
Norma ISO 9001:2026 została opublikowana 16 września 2026 roku. W tym artykule podajemy numery punktów z wydania 2015, więc numerację i brzmienie nowego wydania sprawdź w jego tekście (wersję polską oferuje PKN).
Podział kontroli na trzy grupy (wyrób, ilość i termin, warunki handlowe) utrudnia pominięcie któregoś punktu.
Punkty podzielono na wyrób, ilość i termin oraz warunki handlowe.
Zestawienie opracowała redakcja. Nie każde zapytanie wymaga wszystkich 12 punktów; wybierz te, które pasują do wyrobu.
Rysunki i specyfikacje
Dostawca sprawdza najpierw wersję rysunku oraz normy i specyfikacje klienta, do których rysunek się odwołuje. Jeśli w paczce brakuje przywołanej specyfikacji, to właśnie wtedy należy o nią poprosić.
W przypadku materiału (zaishitsu, czyli pole „materiał” w tabliczce rysunkowej) dostawca patrzy poza samo oznaczenie: na postać półfabrykatu i wymaganego producenta. Materiał, którego pozyskanie trwa długo, wpływa zarówno na czas realizacji, jak i na cenę.
Tolerancje mają duży wpływ na koszt. Dostawca ustala, czy rysunek używa tolerancji wymiarowych czy geometrycznych i jaka klasa tolerancji ogólnych obowiązuje. Technolodzy i dział zapewnienia jakości potwierdzają następnie, czy zakład może je zrealizować i sprawdzić posiadanym wyposażeniem i przyrządami pomiarowymi.
Gdy obróbka powierzchniowa lub cieplna jest zlecana na zewnątrz, dostawca sprawdza rodzaj obróbki, grubość powłoki lub twardość oraz obszar obróbki. Rodzaj powłoki galwanicznej decyduje o tym, którzy podwykonawcy mogą wykonać zlecenie i ile dni to doda do terminu.
Zastosowania i warunków pracy często nie ma na rysunku. To, czy część trafi na zewnątrz, do urządzeń spożywczych czy medycznych, może zmienić materiał, obróbkę i obowiązujące przepisy.
Ilość i dostawa
Dostawca pyta o ilość w jednym zamówieniu i o częstotliwość zamówień, a nie tylko o ilość łączną. Przezbrojenie i sposób zakupu materiału zależą od wielkości partii, więc ta sama część może mieć inną cenę jednostkową, zależnie od tego, ile sztuk zamawia się naraz.
Poradnik Agencji ds. MŚP podaje przykład firmy obróbczej, od której zażądano wyceny części zamiennych na warunkach produkcji seryjnej. Ponieważ ceny materiału i stawki robocizny zależą od wielkości zamówienia, takie zlecenie przynosi stratę. Założenie dotyczące ilości powinno się znaleźć także w ofercie.
Dostawę sprawdza się w dwóch punktach: data pierwszej dostawy i częstotliwość kolejnych. Dostawca dodaje do własnego czasu realizacji czas pozyskania materiału i dni usług obcych, a dział planowania produkcji potwierdza, czy części dotrą w żądanym terminie.
Kontrola, opakowanie i warunki dostawy
Przy kontroli dostawca potwierdza, które wymiary mierzyć, na ilu sztukach, jakimi przyrządami i jakie dokumenty dołączyć. Kontrola 100%, protokoły z kontroli i świadectwa materiałowe (np. typu 3.1 wg PN-EN 10204) zwiększają pracochłonność i koszt.
Opakowanie i dostawę łatwo przeoczyć. Opakowania zwrotne, pakowanie jednostkowe, miejsce dostawy i okna czasowe dostaw wpływają na koszt. Dostawca potwierdza też, która strona pokrywa koszt transportu.
Materiał powierzony i oprzyrządowanie
Gdy klient powierza materiał lub części (shikyū-hin), dostawca potwierdza, czy są odpłatne, kiedy i w jakiej ilości dotrą oraz jak postępuje się z wadami. Poradnik Agencji ds. MŚP przytacza przykład zakładu obróbki precyzyjnej, któremu materiał powierzony dostarczano po jednej sztuce. Każdą sztukę trzeba było obrabiać osobno, wzrosła pracochłonność, a koszt zarządzania zapasem nie został ujęty w ofercie.
Przy częściach wymagających form (kanagata), przyrządów (jigu) lub sprawdzianów dostawca już na etapie wyceny potwierdza, kto płaci za ich wykonanie, kto jest ich właścicielem i kto je przechowuje po zakończeniu produkcji seryjnej. Ten punkt regulują też niedawne przepisy japońskie (patrz następny rozdział).
Przepisy japońskie stojące za tymi pytaniami
Dwa zestawy japońskich przepisów tłumaczą, dlaczego dostawcy w Japonii pytają o oprzyrządowanie, płatności i warunki na piśmie. Jeśli jesteś zagranicznym dostawcą japońskiego klienta, pokazują one także, do czego ten klient może być zobowiązany. Dotyczą one transakcji w Japonii; nie ustaliliśmy, czy obejmują transakcje transgraniczne ani japońskie zakłady w Polsce, więc w takim przypadku umowę i prawo właściwe omów z działem prawnym.
- Ustawa toriteki-hō (Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields; tak brzmi tymczasowe angielskie tłumaczenie japońskiej Komisji Uczciwego Handlu, JFTC). Zastąpiła dawną ustawę o podwykonawstwie (Subcontract Act) 1 stycznia 2026 roku. W transakcjach objętych ustawą zamawiający musi niezwłocznie po złożeniu zamówienia przekazać warunki na piśmie, ustalić termin płatności jak najkrótszy i nie później niż 60 dni od odbioru oraz nie może płacić wekslem. Nie może też jednostronnie ustalać ceny, odmawiając negocjacji na wniosek dostawcy.
- Przechowywanie oprzyrządowania. W odpowiedziach na pytania do tej ustawy JFTC wskazuje, że zlecanie dostawcy przechowywania form bez zapłaty kosztów przechowywania, gdy przez długi czas nie składa się zamówień, może być bezprawnym żądaniem korzyści ekonomicznej. Jedno z wymienionych naruszeń dotyczyło form przechowywanych bezpłatnie, mimo że przez rok lub dłużej nie złożono żadnego zamówienia.
- Shinkō kijun (Promotion Standards) wydane na podstawie ustawy o wspieraniu zleceniobiorców z sektora MŚP. Wymagają one od zamawiającego, by warunki umowy, w tym koszty oprzyrządowania, transportu i przechowywania, podawał na piśmie. Zmiana z 24 czerwca 2026 roku zachęca zamawiających do uzyskania wyraźnej wcześniejszej zgody co do kosztów przechowywania, np. w memorandum, i stwierdza, że koszty przechowywania trzeba płacić za cały okres przechowywania, niezależnie od tego, czy dostawca o to prosi.
To, czy ustawa ma zastosowanie, zależy od rodzaju transakcji oraz od kapitału lub liczby zatrudnionych w obu firmach. Czy obejmuje transakcję transgraniczną, rozstrzyga radca prawny; w Japonii działają też punkty konsultacyjne JFTC i Agencji ds. MŚP.
W Polsce umowy z dostawcami podlegają zwykle prawu polskiemu, w tym przepisom o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Zasady dotyczące oferty i jej przyjęcia znajdziesz w Kodeksie cywilnym (art. 66 i następne); szczegóły i ewentualne postanowienia ogólnych warunków zakupu japońskiego odbiorcy omów z prawnikiem.
Warunki płatności i podstawa ceny
Przy płatności dostawca potwierdza miesięczny dzień zamknięcia okresu rozliczeniowego (shimebi), termin płatności i formę płatności. Łatwiej też rozmawiać o zmianach ceny później, jeśli obie strony już na tym etapie uzgodnią, czy cenę można rewidować, gdy zmienią się koszty materiałów lub energii.
Nierozstrzygnięte pytania wysyłaj w jednej liście
Kwestie, które pozostają niejasne, trafiają do jednej listy pytań, wysyłanej e-mailem lub innym kanałem, który zostawia ślad. Jeśli coś ustalono telefonicznie, dostawca wysyła treść ustaleń jeszcze raz e-mailem.
Podstawowa zasada: pytania wysyła się w jednej partii, a nie pojedynczo. W czasie oczekiwania na odpowiedzi dostawca pracuje dalej nad tym, co jest pewne. Każdy punkt, na który do terminu nie ma odpowiedzi, trafia do oferty jako jawnie podane założenie.
Krok 4: Ocena wykonalności i procesu
Gdy warunki są jasne, dostawca decyduje, czy potrafi wykonać część. Punkt 8.2.3 normy ISO 9001:2015 wymaga także, by organizacja upewniła się, że jest w stanie spełnić wymagania. To wewnętrzna kontrola, czy firma dotrzyma obietnicy, wykonywana przed ustaleniem ceny.
Trzy pytania, zadawane po kolei, decydują o rodzaju odpowiedzi.
To, czy zlecenie się opłaca, rozstrzyga się razem z kalkulacją kosztów w następnym kroku.
Każde pytanie trafia do innego działu. Technolodzy odpowiadają za metody obróbki i kolejność operacji, produkcja za dostępność maszyn i pracochłonność, zapewnienie jakości za kontrolę, zakupy za ceny materiału i usług obcych, a planowanie produkcji za czas realizacji.
Zlecenie do każdego działu zawsze zawiera ilość, termin dostawy i datę, do której potrzebna jest odpowiedź, a nie tylko rysunek. Dział, który dostaje samo rysunek, musi zgadywać założenia, a odpowiedzi wracają niespójne.
Zakupy zbierają wyceny od własnych dostawców, więc wysyłają im zapytanie tego samego rodzaju, jakie firma dostała od swojego klienta.
Są trzy możliwe wyniki. Oprócz oferty zgodnej z zapytaniem dostawca może złożyć ofertę z warunkami, jeśli zmiana umożliwia wykonanie zlecenia, np. materiał zamienny, luźniejsza tolerancja lub inny termin dostawy.
Jeśli dostawca nie potrafi wykonać części albo zlecenie się nie opłaca, powinien odmówić jak najwcześniej. Klient może wstrzymywać zapytania do innych dostawców, czekając na odpowiedź. Jednozdaniowe uzasadnienie odmowy zwiększa też szansę, że następne zapytanie lepiej pasuje do możliwości firmy.
Dla kupujących: „oferta z warunkami” to cenna informacja. Może wskazywać wymaganie, które podnosi koszt lub wydłuża czas realizacji, i pozwala ocenić, czy naprawdę jest potrzebne.
Krok 5: Kalkulacja kosztów
Gdy dostawca uzna, że potrafi wykonać część, buduje koszt. Firmy dzielą pozycje kosztów różnie, ale w częściach obrabianych skrawaniem i wytwarzanych inną obróbką porządkują kalkulację trzy grupy: materiały i usługi obce, obróbka oraz koszty jednorazowe.
Budowanie ceny pozycja po pozycji pozwala później ją uzasadnić.
Sposób grupowania i rozliczania kosztów jest w każdej firmie inny.
Poradnik Agencji ds. MŚP zwraca uwagę, że kalkulacja kosztu na wyrób jest złożona i wiele firm nie ma o nim jasnego obrazu. Punktem wyjścia do kalkulacji jest ustalenie z góry stawek godzinowych i normatywów pracochłonności.
Dlaczego cena jednostkowa zależy od ilości
Koszt przezbrojenia (przygotowania narzędzi i przyrządów, zanim ruszy obróbka) dzieli się przez wielkość serii, by uzyskać cenę jednostkową. Im mniejsza seria, tym większą część kosztu przezbrojenia ponosi każda sztuka.
Gdy koszt przezbrojenia rozkłada się na inną ilość, zmienia się koszt na sztukę.
Liczby fikcyjne, tylko do ilustracji. W praktyce ilość zmienia też cenę materiału i metodę obróbki.
W tym przykładzie koszty obróbki i materiału są takie same, a cena jednostkowa różni się o 180 JPY. Podanie w ofercie założenia co do ilości pozwala dostawcy wyjaśnić tę różnicę.
Odpowiedzi JFTC na pytania do ustawy obejmują też przypadek, gdy po wycenie okazuje się, że zakres prac jest znacznie większy od zaplanowanego. Zamówienie po pierwotnej cenie jednostkowej może być uznane za nieuzasadnione zaniżanie ceny (kaitataki), więc zamawiający musi uzyskać nową wycenę uwzględniającą ostateczny zakres prac i zmienić cenę. Innymi słowy, japońskie przepisy oczekują ponownej wyceny przy zmianie założeń także od strony zamawiającego.
Koszty jednorazowe wyceniaj osobno
Oferta powinna jasno mówić, czy koszty form i przyrządów są wliczone do ceny jednostkowej, czy fakturowane osobno. Jeśli są wliczone, trzeba podać ilość, na której zostaną odzyskane. Jeżeli produkcja skończy się przed osiągnięciem tej ilości, część kosztu nie zostanie odzyskana.
Zapisz datę, na którą przyjęto koszty
Dostawca zapisuje datę cen materiału i usług obcych, których użył. Poradnik Agencji ds. MŚP podkreśla, że koszty robocizny należy negocjować osobno od kosztów surowców i energii. Zestawienie według pozycji kosztów z datą odniesienia pozwala uzasadnić zmianę ceny, gdy koszty później się zmienią.
Krok 6: Oferta, założenia i termin ważności
Żaden japoński przepis nie narzuca jednego formatu oferty. Oferta zawierająca tylko cenę i termin dostawy nie daje jednak podstaw do rozstrzygnięcia późniejszego sporu o założenia. Założenia i termin ważności zasługują na tyle samo uwagi co cena.
Oferta podaje cenę i warunki, od których ta cena zależy.
Nie jest to lista wymagana przez prawo lub normę, lecz zestawienie redakcji z elementów zwykle spotykanych w ofertach. Niektóre organizacje branżowe publikują wzory ofert.
Podaj założenia
Założenia wymieniają wersję rysunku, ilość, materiał, ewentualne elementy powierzone przez klienta oraz zakres kontroli i opakowania, na których oparto cenę. Rzeczy, których oferta nie obejmuje, jak transport, przechowywanie form czy kontrola specjalna, wpisuje się jako wyłączenia.
Poradnik Agencji ds. MŚP zaleca wpisywać do oferty każdy punkt, który po sprawdzeniu pozostał niejasny, i negocjować go przed zamówieniem jako czynnik ryzyka. Gdy warunki handlowe pozostają niejasne, opisuje także zapisanie w uwagach, że cena może zostać skorygowana, i uzyskanie na to zgody.
Przykładowe sformułowania (fikcyjne):
- This quotation is based on drawing B-1234, revision 3. If the drawing is changed, we will requote. (Oferta opiera się na rysunku B-1234, wersja 3. W razie zmiany rysunku złożymy nową ofertę.)
- Unit prices assume a minimum of 100 pcs per order. (Ceny jednostkowe zakładają minimum 100 szt. w zamówieniu.)
- Material is assumed to be supplied free of charge by the customer. Any delivery change caused by late supply will be discussed separately. (Zakładamy nieodpłatne powierzenie materiału przez klienta; zmiany terminu z powodu opóźnienia dostawy materiału będą omawiane osobno.)
- Mold costs are quoted separately. Storage after the end of production will be agreed separately. (Koszty formy wyceniono osobno; przechowywanie po zakończeniu produkcji zostanie uzgodnione osobno.)
Podaj termin ważności
Ceny materiałów i obciążenie zakładu zmieniają się w czasie, więc oferta zawiera termin ważności. Długość tego okresu każda firma ustala sama, patrząc na zmiany cen materiałów i zwyczaje branży.
Według japońskiego Kodeksu cywilnego umowa zostaje zawarta, gdy druga strona przyjmie ofertę, i co do zasady nie wymaga formy pisemnej (art. 522). Oferta z oznaczonym terminem przyjęcia co do zasady nie może być odwołana i wygasa, jeśli w tym terminie nie otrzymano przyjęcia (art. 523).
To, czy dana oferta cenowa jest ofertą w rozumieniu prawa, zależy od jej treści i historii transakcji; nie ma jednej odpowiedzi. Dlatego warto pisemnie określić, jak długo oferta obowiązuje i na jakich warunkach. W polskim Kodeksie cywilnym podobne zasady dotyczące oferty i jej przyjęcia zawierają art. 66–70. W sprawach dotyczących skutków umowy skonsultuj się z prawnikiem.
Porównaj zamówienie z ofertą
Praca nie kończy się na wysłaniu odpowiedzi. Gdy przychodzi zamówienie, dostawca porównuje je z ofertą. Jeśli różni się ilość, cena jednostkowa, termin dostawy, wersja rysunku lub warunki płatności, dostawca wyjaśnia to przed przyjęciem zamówienia.
Art. 528 japońskiego Kodeksu cywilnego stanowi, że przyjęcie oferty z warunkami lub zmianami traktuje się jako jej odrzucenie i złożenie nowej oferty (podobnie w prawie polskim, art. 68² KC). Punkt 8.2.3 normy ISO 9001:2015 wymienia wśród spraw podlegających przeglądowi także wymagania umowy lub zamówienia różniące się od wcześniej wyrażonych.
W transakcjach objętych opisaną wyżej ustawą japoński zamawiający musi niezwłocznie po zamówieniu przekazać na piśmie lub elektronicznie zakres prac, termin i miejsce odbioru, cenę, termin płatności i inne warunki. Dostawca, który otrzymał tylko zamówienie ustne, powinien poprosić o potwierdzenie na piśmie.
Krok 7: Kontakt po ofercie: wygrana, przegrana, wstrzymanie
Po wysłaniu oferty wynik jest jeden z trzech: wygrana, przegrana lub wstrzymanie. Proces RFQ kończy się dopiero wtedy, gdy wynik zostanie wpisany do rejestru.
Niezależnie od wyniku zapisz go w rejestrze i wykorzystaj następnym razem.
Gdy zamówienie zostanie wygrane, dostawca potwierdza, że nic nie odbiega od założeń oferty, zanim zaplanuje produkcję. Punkt 8.2.4 normy ISO 9001:2015 wymaga, by przy zmianie wymagań zmienić odpowiednie udokumentowane informacje i poinformować zainteresowane osoby. Ujmowanie każdej zmiany po zamówieniu na piśmie zapobiega poprawkom.
Przy przegranych zapytaniach zapisanie powodu pomaga przy następnej wycenie. Klienci nie zawsze odpowiadają, ale samo zapytanie, czy decydowała cena, termin, specyfikacja czy doświadczenie, z czasem pokazuje prawidłowość.
Wstrzymane oferty łatwo zapomnieć i pozwolić im wygasnąć. Jeśli zamówienie przyjdzie na wygasłą ofertę, dostawca ponownie sprawdza ceny materiałów i obciążenie zakładu oraz w razie potrzeby wycenia na nowo.
Warto też z góry wiedzieć, co się dzieje, gdy po zamówieniu wzrosną koszty robocizny lub surowców. Według shinkō kijun zamawiający powinien bez zwłoki podjąć rozmowy, jeśli dostawca zgłosi wzrost kosztów lub zmianę zamówienia. W transakcjach objętych ustawą jednostronne ustalanie ceny przy odmowie negocjacji jest zabronione.
Częste błędy i jak im zapobiegać
Każdy z tych błędów powstaje, gdy pominie się któryś z powyższych kroków.
- Wycena według starego rysunku: wpisuj wersję zarówno w rejestrze, jak i w ofercie.
- Brak założenia co do ilości: podawaj w ofercie ilość w jednym zamówieniu.
- Niejasne koszty form i przyrządów: napisz, czy są w cenie jednostkowej, czy osobno.
- Pominięta zmiana uzgodniona telefonicznie: potwierdź ją e-mailem i zapisz w rejestrze.
- Historię zna tylko jedna osoba: trzymaj rejestr i zapisy pytań w miejscu dostępnym dla wszystkich.
Wspólna przyczyna jest taka, że potwierdzone ustalenia i założenia nie zostały zapisane. Poradnik Agencji ds. MŚP mówi też, że przechowywanie przepływu pracy i list kontrolnych w miejscu dostępnym dla wszystkich pozwala każdemu obsłużyć wycenę i przyspiesza odpowiedź.
Lista kontrolna nie musi być kompletna od pierwszego dnia. Dodawaj jeden punkt za każdym razem, gdy przegrasz ofertę albo trzeba będzie coś poprawiać, a z czasem lista dopasuje się do Twoich wyrobów.
Lista kontrolna RFQ: co uwzględnić
Użyj tej listy, wysyłając RFQ do japońskiego producenta. Jeśli jesteś dostawcą, który otrzymał hikiai, sprawdź nią, czego brakuje, i wpisz te punkty na swoją listę pytań. Każdy wiersz odpowiada pozycji, o którą dostawca musiałby inaczej zapytać.
| Punkt | Co podać |
|---|---|
| Rysunki i wersja | Numery rysunków z literą lub numerem wersji oraz wszystkie specyfikacje i normy, do których rysunek się odwołuje |
| Zastosowanie | Do czego służy część i gdzie jest używana (na zewnątrz, kontakt z żywnością, medycyna itd.) |
| Materiał | Oznaczenie materiału i norma, postać półfabrykatu, jeśli ma znaczenie, ewentualny wymagany producent |
| Cechy krytyczne | Które tolerancje i cechy są krytyczne oraz klasa tolerancji ogólnych |
| Obróbka powierzchniowa i cieplna | Rodzaj obróbki, grubość lub twardość, obszar obróbki |
| Kontrola i dokumenty | Co mierzyć, wielkość próby, wymagania dotyczące protokołu z kontroli i świadectwa materiałowego |
| Ilość | Ilość roczna lub łączna, ilość w jednym zamówieniu, częstotliwość zamówień, przewidywany czas trwania programu |
| Dostawa | Żądana pierwsza dostawa, późniejszy harmonogram, czy dopuszczalne są dostawy częściowe |
| Opakowanie i wysyłka | Wymagania dotyczące pakowania, adres dostawy, Incoterms lub strona płacąca za transport |
| Materiał powierzony | Czy powierzysz materiał lub części, odpłatnie czy nie, i kiedy |
| Oprzyrządowanie | Kto płaci za formy, przyrządy i sprawdziany, kto jest ich właścicielem i jak będzie wyglądać przechowywanie i złomowanie |
| Warunki handlowe | Warunki płatności, waluta, czy ceny można rewidować przy zmianie kosztów |
| Termin i forma odpowiedzi | Kiedy potrzebujesz oferty, czy najpierw wystarczy szacunek, jakie progi cenowe chcesz zobaczyć |
| Poufność | Status NDA i czy dostawca może udostępniać rysunki podwykonawcom do wyceny |
Wzór e-maila z RFQ (po angielsku)
Dostosuj ten e-mail, wysyłając RFQ do japońskiego producenta. Krótkie, ponumerowane prośby łatwiej opracować punkt po punkcie osobie, dla której angielski nie jest językiem ojczystym. Pozostaw wzór po angielsku: to język, w którym zwykle korespondujesz z japońskim partnerem.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
Jeśli jesteś dostawcą odpowiadającym na hikiai japońskiego klienta, ta sama struktura działa w odwrotną stronę. Odpowiedz jedną ponumerowaną listą pytań, a w ofercie zapisz, jaką wersję rysunku, ilość i warunki dotyczące oprzyrządowania zakłada cena.
Gdzie ten przewodnik nie ma zastosowania
- Siedem kroków i 12 punktów kontroli to ogólny schemat, zilustrowany tu na częściach obrabianych. Nie każde zapytanie wymaga wszystkich 12 kontroli. Procesy, działy i czasy realizacji różnią się w poszczególnych firmach, podobnie jak praktyki w różnych branżach.
- Grupy kosztów, sposoby rozliczania i formaty ofert są w każdej firmie inne. Kwoty w tym artykule są fikcyjne.
- To, czy japońska ustawa i shinkō kijun mają zastosowanie, zależy od rodzaju transakcji i kapitału lub liczby zatrudnionych w obu firmach. Czy obejmują transakcję transgraniczną lub japoński zakład w Polsce, rozstrzyga radca prawny.
- To, czy oferta cenowa jest wiążącą ofertą w rozumieniu prawa japońskiego (lub polskiego), zależy od jej treści i historii transakcji. Pytania o umowy kieruj do prawnika.
- Numery punktów ISO 9001 pochodzą z wydania 2015. Aktualną numerację sprawdź w wydaniu 2026.
FAQ
Co znaczy hikiai?
Hikiai to japońskie określenie zapytania klienta, czy dostawca potrafi coś wykonać, za ile i na kiedy. W produkcji jest zbliżone do RFQ. Hikiai zwykle prowadzi do mitsumorisho, czyli pisemnej oferty cenowej.
Dlaczego japoński producent tak długo przygotowuje ofertę?
Większość czasu schodzi na sprawdzanie warunków i koordynację wewnętrzną, a nie na liczenie ceny. Technologia, produkcja, zapewnienie jakości, zakupy i planowanie produkcji odpowiadają każde za część pytania. Brakujące informacje w RFQ dodają jedną rundę pytań.
Co powinno zawierać RFQ do japońskiego dostawcy?
Zwykle: rysunki z wersją, zastosowanie, materiał, wymagania dotyczące kontroli i dokumentów, ilość w zamówieniu i częstotliwość, harmonogram dostaw, opakowanie, własność oprzyrządowania, warunki płatności i datę odpowiedzi. Lista kontrolna powyżej obejmuje każdy z tych punktów.
Dlaczego japońscy dostawcy tak dużo pytają o formy i przyrządy?
Oprzyrządowanie decyduje o tym, kto ponosi koszt, jeśli produkcja zakończy się przed jego spłaceniem, i kto je potem przechowuje. Shinkō kijun zmienione w 2026 roku zachęcają też zamawiających do uzyskania wyraźnej wcześniejszej zgody co do płatności za przechowywanie, np. w memorandum, oraz do płacenia dostawcom za przechowywanie.
Czy japońska oferta cenowa jest wiążąca?
To zależy. Według japońskiego Kodeksu cywilnego umowa zostaje zawarta, gdy oferta zostanie przyjęta, a oferta z oznaczonym terminem przyjęcia co do zasady nie może być w tym czasie odwołana. To, czy konkretna oferta cenowa jest ofertą, zależy od jej treści i historii transakcji, więc jeśli ma to znaczenie, skonsultuj się z prawnikiem.
Źródła
- Kontrole na etapie RFQ, lista kontrolna wyceny i wzór oferty: Agencja ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Price Negotiation Handbook for SMEs, wydanie poprawione (po japońsku) (pierwsze wydanie: marzec 2022, ostatnia zmiana: styczeń 2026)
- Nazwa, data wejścia w życie i zarys zmienionej ustawy: JFTC, komunikat o zmianie Subcontract Act (16 maja 2025)
- Zakres, płatność w 60 dni, weksle, warunki na piśmie: DLA Piper, „Major Amendments to Japan Subcontract Act”
- Obowiązki zamawiającego: JFTC, obowiązki zamawiających (po japońsku)
- Zakaz wekslów i ustalania cen bez negocjacji: JFTC, ulotka o zasadach płatności według ustawy (październik 2025, po japońsku)
- Przechowywanie oprzyrządowania i ponowna wycena po zmianie zakresu prac: JFTC, pytania i odpowiedzi do ustawy (po japońsku)
- Shinkō kijun: Agencja ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Promotion Standards (po japońsku)
- Zmiana shinkō kijun z 24 czerwca 2026: komunikat METI (po japońsku)
- Japoński Kodeks cywilny, art. 522, 523 i 528: e-Gov Law Search, Kodeks cywilny (po japońsku)
- Aktualne wydanie ISO 9001: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, „The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released”
- JIS Q 9001:2015, punkty 8.2.3 i 8.2.4: Japoński Komitet Norm Przemysłowych, wyszukiwarka JIS (po japońsku)
Oryginalny artykuł po japońskuTen poradnik powstał na podstawie artykułu MONOSCOPE napisanego dla czytelników w Japonii: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
O redakcji
Redakcja MONOSCOPEFOUNDER & EDITOROkoło dziesięciu lat pracy u producenta urządzeń przemysłowych i w firmie inżynieryjnej realizującej instalacje: oferty, projektowanie i uruchamianie urządzeń, a następnie przejście do marketingu internetowego. Obecnie doradztwo internetowe dla producentów B2B i pomoc w przystępnym przedstawianiu ich produktów i technologii. Japońskie państwowe uprawnienia Energy Manager oraz głównego inżyniera elektryka trzeciej klasy.
Od 2017 roku prowadzenie bloga inżynierskiego (ponad 500 artykułów) i japońskojęzycznego kanału na YouTube z około 20 000 subskrybentów. Każdy poradnik powstaje z perspektywy japońskiej hali produkcyjnej i jest weryfikowany z przywołanymi normami.
