Demande de devis au Japon : les 7 étapes du hikiai (RFQ)
Vous envoyez des plans et une demande de prix (RFQ) à un fabricant japonais. Une semaine plus tard, au lieu d'un prix, vous recevez une liste de questions : quel indice de plan ? Combien de pièces par commande ? Qui paie l'outillage ? À qui appartient-il ? Si vous êtes de l'autre côté, c'est-à-dire fournisseur d'un client japonais, vous voyez peut-être la même scène à l'envers : un e-mail dont l'objet contient 引合 (hikiai, demande de prix), avec des plans en pièce jointe et une date limite de réponse.
Les deux situations viennent du même processus. Avant de calculer un prix, le fournisseur doit confirmer l'indice du plan, la quantité par commande et la personne qui paie les moules et les gabarits. Entre votre RFQ et le devis, l'essentiel du temps passe dans ces vérifications et dans la coordination interne, pas dans le calcul du prix lui-même.
Ce guide décrit les sept étapes qu'un fabricant japonais suit en général, du hikiai jusqu'au devis, ce qu'il vérifie à chacune et pourquoi la réponse peut prendre plus de temps que prévu. Il se termine par une checklist RFQ et un modèle d'e-mail en anglais, utilisables que vous envoyiez une RFQ au Japon ou que vous répondiez à un client japonais.
Ces mots apparaissent dans les e-mails, les plans et les devis des entreprises japonaises.
Les transcriptions en romaji sont données à titre indicatif. Certaines entreprises écrivent aussi 見積依頼 (mitsumori irai, demande de devis) à la place de 引合.
Sommaire
- Les 7 étapes, du hikiai au devis
- Étape 1 : enregistrer la demande et remonter le calendrier depuis la date limite
- Étapes 2 et 3 : ce qui est vérifié avant de chiffrer
- Étape 4 : juger la faisabilité et le procédé
- Étape 5 : chiffrer le coût
- Étape 6 : rédiger le devis, les hypothèses et la validité
- Étape 7 : suivre les devis gagnés, perdus et en suspens
- Erreurs fréquentes et comment les éviter
- Checklist RFQ : ce qu'il faut inclure
- Modèle d'e-mail de RFQ (en anglais)
- Limites de ce guide
- FAQ
- Sources
Les 7 étapes, du hikiai au devis
Un hikiai pose trois questions : pouvez-vous fabriquer la pièce dans ces conditions, combien cela coûte-t-il et pour quand pouvez-vous livrer ? La réponse d'un fabricant japonais se découpe en sept étapes : enregistrer la demande, en examiner le contenu, poser les questions, juger la faisabilité, chiffrer le coût, établir le devis, puis répondre et assurer le suivi.
Les étapes se répartissent en trois phases : préparation, évaluation et réponse.
Pour les pièces récurrentes, les étapes 02 à 04 peuvent être allégées, mais l'indice du plan et la quantité restent à vérifier.
Pourquoi la réponse prend du temps
Les étapes 2 à 4 sont les plus longues. Le contact commercial ne peut pas décider seul : les questions partent vers les méthodes (industrialisation), la production, l'assurance qualité et les achats.
Le guide de négociation des prix pour les PME (Price Negotiation Handbook, publié en japonais par l'Agence japonaise des PME, la Small and Medium Enterprise Agency) rappelle que toute demande de devis comporte des points flous. Il recommande aux fournisseurs de préparer une checklist de devis couvrant leur flux de travail interne et ce qu'il faut confirmer auprès du client avant de chiffrer. Le guide note aussi que, dans l'industrie, il est souvent difficile de faire passer un avenant après la commande, même quand des coûts supplémentaires apparaissent. L'étape du devis est donc le moment principal pour confirmer les conditions.
Côté acheteur : un tour de questions ne signifie pas que le fournisseur est lent ou peu intéressé. Il indique souvent que votre RFQ a laissé ouvert l'un des points de ce guide. Les couvrir dès le départ peut vous faire gagner un échange.
Étape 1 : enregistrer la demande et remonter le calendrier depuis la date limite
La première tâche consiste à sortir la demande de la boîte mail d'une seule personne pour la placer dans un registre que tout le monde peut consulter. Un tableur fonctionne aussi bien qu'un outil de gestion d'affaires.
Ce que contient le registre des RFQ
Le registre doit contenir assez d'informations pour retrouver plus tard quelles conditions ont été chiffrées, à quelle date et à quel prix.
Toute personne, et pas seulement le responsable, doit pouvoir suivre l'historique d'un devis.
Les exemples de saisie sont fictifs.
Les plans et spécifications d'un client peuvent être couverts par un accord de confidentialité (NDA). À la réception de la demande, vérifiez le contrat et les consignes du client pour savoir si vous pouvez transmettre les plans à des sous-traitants afin d'obtenir leurs prix.
Fixer les échéances internes
Si le client ne donne pas de date limite, le fournisseur propose une date de réponse et la fixe lui-même. Une demande sans échéance a tendance à glisser derrière les autres tâches. Pour une demande dont la réponse est attendue dans cinq jours ouvrés, le planning interne pourrait ressembler à ceci (le nombre de jours n'est qu'un exemple) :
- Jour 1 : enregistrer la demande, vérifier les plans et les spécifications, envoyer les questions
- Jour 2 : demander l'évaluation aux méthodes, à la production et aux achats
- Jours 3–4 : recueillir les réponses internes et chiffrer le coût
- Jour 4 : établir le devis et le faire valider en interne
- Jour 5 : répondre au client
Dès qu'il devient clair que la date limite ne sera pas tenue, il faut prévenir le client, expliquer pourquoi et proposer une nouvelle date de réponse. Si les prix de la matière ou de la sous-traitance ne sont pas arrivés, une autre option consiste à envoyer d'abord les éléments déjà fermes.
Pour une demande urgente, le fournisseur peut répondre par une estimation approximative fondée sur des pièces similaires. Le devis doit alors dire clairement qu'il s'agit d'une estimation et que le devis définitif peut différer. Si ce chiffre approximatif devient à lui seul le budget interne du client, l'ajuster plus tard est difficile.
Côté acheteur : indiquez une date de réponse dans votre RFQ. Si vous n'avez besoin que d'un ordre de grandeur budgétaire, dites-le et demandez que le chiffre soit présenté comme une estimation.
Étapes 2 et 3 : ce qui est vérifié avant de chiffrer
Une fois la demande enregistrée, le fournisseur confirme chaque condition sur laquelle le devis reposera. Pour un fournisseur dont le système de management de la qualité suit l'ISO 9001 (publiée au Japon sous la référence JIS Q 9001 et en France sous la référence NF EN ISO 9001), c'est une étape formelle. Dans l'édition 2015, le paragraphe 8.2.3 (« Examen des exigences relatives aux produits et services ») impose un examen des exigences avant que l'organisme s'engage à fournir.
Cet examen porte sur les exigences spécifiées par le client, sur les exigences non exprimées par le client mais nécessaires pour l'usage prévu lorsqu'il est connu, ainsi que sur les exigences légales et réglementaires. Lorsque le client ne fournit pas d'exigences documentées, la clause demande de les confirmer avant acceptation.
L'ISO 9001:2026 a été publiée le 16 septembre 2026. Ce guide cite la numérotation de l'édition 2015 ; vérifiez la numérotation et la formulation dans le texte de 2026 (et dans sa version NF EN ISO, si elle est disponible).
Classer les vérifications en trois groupes (la pièce, la quantité et les délais, les conditions commerciales) réduit le risque d'en oublier une.
Regroupés en trois familles : la pièce, la quantité et les délais, les conditions commerciales.
Liste établie par la rédaction. Toutes les demandes n'exigent pas les 12 points ; choisissez ceux qui correspondent à votre produit.
Plans et spécifications
Le fournisseur vérifie d'abord l'indice du plan, ainsi que les normes ou spécifications du client auxquelles le plan renvoie. Si une spécification citée manque dans le dossier, c'est le moment de la demander.
Pour la matière, il ne s'arrête pas à la désignation : il regarde aussi la forme du brut et l'éventuel fabricant imposé. Une matière longue à approvisionner pèse à la fois sur le délai et sur le prix.
Les tolérances ont un effet important sur le coût. Le fournisseur regarde si le plan utilise des tolérances dimensionnelles ou géométriques et quelle classe de tolérances générales s'applique (la norme japonaise JIS B 0405 est proche de l'ISO 2768-1, c'est-à-dire de la NF EN 22768-1 ; confirmez la classe visée sur le plan). Les méthodes et l'assurance qualité vérifient ensuite si l'usine peut tenir et contrôler ces tolérances avec ses équipements et ses instruments de mesure.
Lorsque le traitement de surface ou le traitement thermique est sous-traité, le fournisseur contrôle le type de traitement, l'épaisseur du revêtement ou la dureté, ainsi que la zone à traiter. Le type de placage détermine quels sous-traitants peuvent faire le travail et combien de jours il ajoute.
L'application et l'environnement d'utilisation sont souvent absents du plan. Savoir si la pièce sera en extérieur, ou intégrée à un équipement alimentaire ou médical, peut changer la matière, le traitement et la réglementation applicable.
Quantité et livraison
Le fournisseur demande la quantité par commande et la fréquence des commandes, pas seulement le total. La préparation (setup) et la façon d'acheter la matière varient avec la taille du lot : une même pièce peut donc avoir un prix unitaire différent selon le nombre de pièces commandées d'un coup.
Le guide de l'Agence des PME cite l'exemple d'une entreprise d'usinage à qui l'on demandait de chiffrer des pièces de rechange aux mêmes conditions que la grande série. Comme les prix de la matière et les taux horaires varient avec le volume commandé, ce travail est déficitaire. La quantité retenue comme hypothèse doit aussi figurer dans le devis.
La livraison se vérifie en deux points : la date de première livraison et la fréquence des livraisons suivantes. Le fournisseur ajoute à son délai de fabrication le délai d'approvisionnement de la matière et les jours de sous-traitance, puis la gestion de production confirme si les pièces peuvent arriver à la date demandée.
Contrôle, emballage et conditions de livraison
Pour le contrôle, le fournisseur confirme quelles cotes mesurer, sur combien de pièces, avec quels instruments et quels documents joindre. Le contrôle à 100 %, les rapports de contrôle et les certificats matière (par exemple un certificat de réception de type 3.1 selon l'EN 10204) ajoutent tous des heures de travail et des coûts.
L'emballage et la livraison sont faciles à négliger. Les emballages retournables, le conditionnement individuel, le lieu de livraison et les créneaux horaires imposés ont tous un coût. Le fournisseur confirme aussi quelle partie paie le transport.
Matière fournie par le client et outillages
Quand le client fournit de la matière ou des pièces, le fournisseur confirme si elles sont facturées ou gratuites, à quelle date et en quelle quantité elles arriveront, et comment les défauts sont traités. Le guide de l'Agence des PME cite une entreprise d'usinage de précision dont la matière fournie arrivait pièce par pièce. Chaque pièce devait être usinée séparément, les heures de travail augmentaient et le coût de gestion du stock n'avait pas été inclus dans le devis.
Pour les pièces qui exigent des moules, des gabarits ou des calibres, le fournisseur confirme dès le devis qui paie leur fabrication, à qui ils appartiennent et qui les stocke une fois la série terminée. La réglementation japonaise récente aborde aussi ce point (voir la section suivante).
Les règles japonaises derrière ces questions
Deux ensembles de règles japonaises expliquent pourquoi les fournisseurs au Japon posent des questions sur l'outillage, le paiement et les conditions écrites. Si vous êtes un fournisseur étranger d'un client japonais, ils indiquent aussi ce que ce client peut être tenu de faire.
- La loi Toriteki (取適法, toriteki-hō ; intitulé anglais provisoire de la Commission japonaise du commerce équitable, la JFTC : « Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields », soit en français une loi contre les retards de paiement aux PME sous-traitantes de l'industrie manufacturière et d'autres secteurs ; traduction libre). Elle a remplacé l'ancienne loi sur la sous-traitance (Subcontract Act) le 1er janvier 2026. Pour les opérations concernées, le donneur d'ordre doit remettre les conditions par écrit immédiatement après la commande, fixer la date de paiement le plus tôt possible et au plus tard 60 jours après la réception, et ne peut pas payer par billet à ordre. Il ne peut pas non plus fixer seul un prix en refusant la demande de négociation du fournisseur.
- Le stockage des outillages. Dans sa foire aux questions sur cette loi, la JFTC indique que faire stocker des moules à un fournisseur sans payer les frais de stockage, alors qu'aucune commande n'est passée depuis longtemps, peut constituer une demande indue d'avantage économique. L'une des infractions citées concerne des moules stockés gratuitement alors qu'aucune commande n'avait été passée depuis un an ou plus.
- Les normes de promotion (振興基準, shinkō kijun), prises en application de la loi sur la promotion des PME sous-traitantes. Elles demandent au donneur d'ordre d'indiquer par écrit les conditions du contrat, y compris les coûts d'outillage, de transport et de stockage. Une révision du 24 juin 2026 demande aux donneurs d'ordre de chercher un accord explicite préalable sur les frais de stockage, par exemple par un mémorandum, et précise que ces frais doivent être payés pour la durée du stockage, que le fournisseur les réclame ou non.
L'application de la loi dépend du type d'opération et du capital ou de l'effectif des deux sociétés. Savoir si elle couvre une opération transfrontalière est une question pour un juriste ; la JFTC et l'Agence des PME tiennent aussi des guichets de conseil au Japon.
À titre de repère, en France, les délais de paiement convenus entre professionnels sont plafonnés par l'article L. 441-10 du Code de commerce : 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément. Le point de départ n'est donc pas le même que dans la règle japonaise (réception des pièces). La loi applicable à un contrat avec un client japonais dépend du contrat lui-même ; pour la France comme pour le Maroc ou l'Algérie, faites vérifier le point par un juriste.
Conditions de paiement et base de prix
Pour le paiement, le fournisseur confirme la date de clôture mensuelle (shimebi), la date de paiement et le mode de paiement. Il est aussi plus facile de discuter plus tard d'une révision de prix si les deux parties se sont mises d'accord, dès cette étape, sur la possibilité de revoir les prix quand le coût de la matière ou de l'énergie varie.
Envoyer les questions restantes en une seule liste écrite
Les points qui restent flous sont réunis dans une seule liste de questions, envoyée par e-mail ou par un autre moyen qui laisse une trace. Si un point a été réglé par téléphone, le fournisseur renvoie son contenu par e-mail.
La règle de base est d'envoyer les questions en un seul lot, pas au fil de l'eau. Pendant l'attente des réponses, le fournisseur continue de travailler sur les éléments fermes. Tout point resté sans réponse à la date limite entre dans le devis sous forme d'hypothèse déclarée.
Étape 4 : juger la faisabilité et le procédé
Les conditions étant claires, le fournisseur décide s'il peut fabriquer la pièce. Le paragraphe 8.2.3 de l'ISO 9001:2015 demande aussi à l'organisme de s'assurer qu'il peut satisfaire aux exigences. C'est le contrôle interne qui vérifie que l'entreprise pourra tenir sa promesse, effectué avant de fixer le moindre prix.
Trois questions, posées dans l'ordre, déterminent le type de réponse à envoyer.
La rentabilité du travail se décide avec le chiffrage du coût, à l'étape suivante.
Chaque question va à un service différent. Les méthodes répondent sur les procédés d'usinage et l'ordre des opérations, la production sur la disponibilité des machines et les heures de travail, l'assurance qualité sur le contrôle, les achats sur les prix de la matière et de la sous-traitance, et la gestion de production sur les délais.
La demande adressée à chaque service comprend toujours la quantité, la date de livraison et la date à laquelle une réponse est nécessaire, et pas seulement le plan. Un service qui ne reçoit que le plan doit deviner les hypothèses, et les réponses reviennent incohérentes.
Les achats obtiennent des prix auprès de leurs propres fournisseurs : ils leur envoient donc le même type de demande que l'entreprise a reçu de son client.
Il y a trois issues possibles. Outre le devis tel que spécifié, le fournisseur peut chiffrer sous conditions lorsqu'une modification rend le travail possible : matière alternative, tolérance moins serrée ou autre date de livraison.
Si le fournisseur ne peut pas fabriquer la pièce, ou si l'affaire n'est pas rentable, il doit décliner rapidement. Le client peut avoir suspendu ses démarches auprès d'autres fournisseurs en attendant la réponse. Un motif de refus en une ligne augmente aussi la chance que la prochaine demande soit mieux adaptée.
Côté acheteur : un « devis sous conditions » est une information utile. Il peut désigner une exigence qui pèse sur le coût ou le délai, ce qui vous permet de décider si elle est vraiment nécessaire.
Étape 5 : chiffrer le coût
Dès que le fournisseur décide qu'il peut fabriquer la pièce, il construit le coût. Les entreprises classent les postes de coûts de manières différentes, mais pour des pièces usinées ou mécano-soudées, trois groupes permettent d'organiser le chiffrage : matière et sous-traitance, transformation, et coûts uniques.
Construire le prix poste par poste permet de l'expliquer plus tard.
Le regroupement et la répartition des coûts diffèrent d'une entreprise à l'autre.
Le guide de l'Agence des PME souligne que le coût par produit est complexe à calculer et que beaucoup d'entreprises n'en ont pas une vision claire. Fixer à l'avance des taux horaires et des temps standard est le point de départ du chiffrage.
Pourquoi le prix unitaire varie avec la quantité
Le coût de préparation (setup : préparation des outils et des gabarits avant le début de l'usinage) est divisé par la quantité du lot pour obtenir le prix unitaire. Plus le lot est petit, plus chaque pièce porte une part élevée de ce coût.
Quand le coût de préparation est réparti sur une quantité différente, le coût par pièce change.
Chiffres fictifs, donnés à titre d'illustration. En pratique, la quantité modifie aussi le prix de la matière et le procédé d'usinage.
Dans cet exemple, les coûts de transformation et de matière sont identiques, et pourtant le prix unitaire diffère de 180 JPY. Indiquer l'hypothèse de quantité dans le devis permet au fournisseur d'expliquer cet écart.
La foire aux questions de la JFTC sur la loi traite aussi le cas où le travail s'avère beaucoup plus important que prévu après le devis. Commander au prix unitaire initial peut constituer un prix anormalement bas imposé au fournisseur (kaitataki) ; le donneur d'ordre doit donc obtenir un nouveau devis tenant compte du travail final et réviser le prix. Autrement dit, la réglementation japonaise attend aussi du donneur d'ordre qu'il redemande un devis lorsque les hypothèses changent.
Chiffrer les coûts uniques à part
Le devis doit indiquer clairement si les coûts de moules et de gabarits sont inclus dans le prix unitaire ou facturés séparément. S'ils sont dans le prix unitaire, le devis doit préciser la quantité sur laquelle ils seront amortis. Si la production s'arrête avant d'atteindre cette quantité, une partie du coût n'est jamais récupérée.
Noter la date de référence des coûts
Le fournisseur note la date des prix de matière et de sous-traitance qu'il a utilisés. Le guide de l'Agence des PME insiste sur la nécessité de négocier les coûts de main-d'œuvre séparément de la matière première et de l'énergie. Un détail par poste de coût, avec une date de référence, permet de justifier plus tard une variation de prix quand les coûts évoluent.
Étape 6 : rédiger le devis, les hypothèses et la validité
Aucune loi japonaise n'impose un format unique de devis. Mais un devis qui n'indique que le prix et le délai ne donne aucune base pour régler un désaccord ultérieur sur les hypothèses. Les hypothèses et la durée de validité méritent autant d'attention que le prix.
Un devis indique le prix et les conditions dont ce prix dépend.
Rubriques non imposées par une loi ou une norme ; liste établie par la rédaction à partir des éléments couramment inclus. Certaines associations professionnelles publient des modèles de devis.
Énoncer les hypothèses
Les hypothèses précisent l'indice du plan, la quantité, la matière, les éventuels éléments fournis par le client, ainsi que l'étendue du contrôle et de l'emballage sur lesquels le prix repose. Les postes non inclus, comme le transport, le stockage des moules ou un contrôle spécial, sont listés en exclusions.
Le guide de l'Agence des PME recommande d'écrire dans le devis tout point resté flou après vérification, et de le négocier comme un facteur de risque avant la commande. Quand des conditions commerciales restent incertaines, il décrit aussi la possibilité de noter en remarque que le prix peut être ajusté, et d'obtenir l'accord du client sur cette mention.
Exemples de formulation (fictifs) :
- Ce devis est établi sur le plan B-1234, indice 3. En cas de modification du plan, nous établirons un nouveau devis.
- Les prix unitaires supposent un minimum de 100 pièces par commande.
- La matière est supposée fournie gratuitement par le client. Toute modification de délai due à une fourniture tardive sera discutée séparément.
- Les coûts de moule sont chiffrés séparément. Le stockage après la fin de la série fera l'objet d'un accord distinct.
Indiquer la durée de validité
Les prix de la matière et la charge de l'usine évoluent avec le temps : le devis comporte donc une durée de validité. Chaque entreprise en fixe la longueur en fonction des variations du prix de la matière et des usages de son secteur.
Selon le Code civil japonais, un contrat se forme lorsque l'autre partie accepte une offre et, en principe, aucun écrit n'est exigé (article 522). Une offre assortie d'un délai d'acceptation ne peut en général pas être retirée, et elle devient sans effet si aucune acceptation n'est reçue dans ce délai (article 523).
Qu'un devis donné constitue ou non une offre dépend de sa rédaction et de l'historique de l'affaire ; il n'y a pas de réponse unique. C'est précisément pour cela qu'il est utile d'écrire pendant combien de temps le devis est valable et à quelles conditions. À titre de comparaison, le Code civil français prévoit qu'une offre ne peut pas être rétractée avant l'expiration du délai fixé par son auteur ou, à défaut, avant un délai raisonnable (article 1116), et qu'elle devient caduque à l'expiration de ce délai (article 1117). Pour toute question sur le traitement contractuel, consultez un juriste.
Comparer la commande au devis
Le travail ne s'arrête pas à la réponse. Quand la commande arrive, le fournisseur la compare au devis. Si la quantité, le prix unitaire, la date de livraison, l'indice du plan ou les conditions de paiement diffèrent, il clarifie avant d'accepter.
L'article 528 du Code civil japonais prévoit qu'accepter une offre en y apportant des modifications revient à la refuser et à faire une nouvelle offre. Le droit français va dans le même sens : une acceptation non conforme à l'offre n'a pas d'effet, sauf à constituer une offre nouvelle (article 1118 du Code civil). Le paragraphe 8.2.3 de l'ISO 9001:2015 range lui aussi parmi les points à examiner les exigences d'un contrat ou d'une commande qui diffèrent de celles précédemment exprimées.
Pour les opérations couvertes par la loi décrite plus haut, le donneur d'ordre doit indiquer par écrit ou par voie électronique, immédiatement après la commande, le travail demandé, la date et le lieu de livraison, le prix, la date de paiement et les autres conditions. Un fournisseur qui ne reçoit qu'une commande verbale doit la demander par écrit.
Étape 7 : suivre les devis gagnés, perdus et en suspens
Une fois le devis parti, le résultat est gagné, perdu ou en suspens. Le processus de réponse à la RFQ n'est terminé que lorsque l'issue est renseignée dans le registre.
Quel que soit le résultat, il est consigné dans le registre et réutilisé la fois suivante.
Quand une commande est gagnée, le fournisseur confirme que rien ne diffère des hypothèses du devis avant de lancer la production. Le paragraphe 8.2.4 de l'ISO 9001:2015 demande que, lorsque les exigences changent, les informations documentées correspondantes soient modifiées et que les personnes concernées en soient informées. Mettre par écrit chaque modification après la commande est ce qui évite les reprises.
Pour les demandes perdues, consigner le motif aide le chiffrage suivant. Les clients n'expliquent pas toujours, mais demander simplement s'il s'agissait du prix, du délai, des spécifications ou des références fait apparaître une tendance avec le temps.
Les devis en suspens s'oublient facilement et finissent par expirer. Si une commande arrive sur un devis expiré, le fournisseur revérifie le prix de la matière et la charge de l'usine, puis rétablit un devis si nécessaire.
Il est aussi utile de savoir à l'avance ce qui se passe quand les coûts de main-d'œuvre ou de matière première augmentent après la commande. D'après les normes de promotion, si le fournisseur en fait la demande parce que les coûts ont augmenté ou que la commande a changé, le donneur d'ordre doit négocier sans délai. Pour les opérations couvertes par la loi, fixer seul un prix en refusant de négocier est interdit.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
Chacune de ces erreurs survient quand l'une des étapes ci-dessus est sautée.
- Chiffrer sur un ancien plan : écrire l'indice à la fois dans le registre et dans le devis.
- Oublier l'hypothèse de quantité : indiquer la quantité par commande dans le devis.
- Laisser flou le coût des moules et des gabarits : préciser s'il est dans le prix unitaire ou à part.
- Manquer une modification convenue par téléphone : la confirmer par e-mail et la noter dans le registre.
- Être seul à connaître l'historique : conserver le registre et les échanges de questions dans un lieu partagé.
La cause commune est que le contenu confirmé et les hypothèses n'ont pas été mis par écrit. Le guide de l'Agence des PME indique aussi que, si le flux de travail et les checklists sont rangés là où tout le monde peut les consulter, chacun peut traiter un devis et la réponse est plus rapide.
Une checklist n'a pas besoin d'être complète dès le premier jour. Ajoutez un point chaque fois que vous perdez un devis ou que vous devez refaire un travail, et la liste finira par s'adapter à vos produits.
Checklist RFQ : ce qu'il faut inclure
Utilisez cette liste quand vous envoyez une RFQ à un fabricant japonais. Si vous êtes le fournisseur qui reçoit un hikiai, servez-vous-en pour repérer ce qui manque et placer ces points dans votre liste de questions. Chaque ligne correspond à un point que le fournisseur devrait sinon demander.
| Rubrique | Ce qu'il faut inclure |
|---|---|
| Plans et indice | Numéros de plan avec lettre ou numéro d'indice, plus toutes les spécifications et normes citées par le plan |
| Application | Fonction de la pièce et lieu d'utilisation (extérieur, contact alimentaire, médical, etc.) |
| Matière | Désignation de la matière et norme, forme du brut si elle compte, fabricant imposé éventuel |
| Caractéristiques critiques | Tolérances et caractéristiques critiques, et classe des tolérances générales |
| Traitement de surface et traitement thermique | Type de traitement, épaisseur ou dureté, zone à traiter |
| Contrôle et documents | Ce qu'il faut mesurer, taille de l'échantillon, exigences de rapport de contrôle et de certificat matière |
| Quantité | Quantité annuelle ou totale, quantité par commande, fréquence des commandes, durée de vie de série attendue |
| Livraison | Première livraison demandée, calendrier ultérieur, livraisons partielles autorisées ou non |
| Emballage et expédition | Exigences d'emballage, adresse de livraison, Incoterms ou partie qui paie le transport |
| Matière fournie | Matière ou pièces que vous fournirez éventuellement, gratuites ou facturées, et à quelle date |
| Outillages | Qui paie les moules, gabarits et calibres, à qui ils appartiennent et comment le stockage et la mise au rebut seront traités |
| Conditions commerciales | Conditions de paiement, devise, possibilité de réviser les prix quand les coûts varient |
| Date et format de réponse | Date à laquelle vous avez besoin du devis, estimation approximative acceptable d'abord ou non, paliers de prix souhaités |
| Confidentialité | Statut du NDA et autorisation ou non, pour le fournisseur, de partager les plans avec ses sous-traitants pour obtenir des prix |
Modèle d'e-mail de RFQ (en anglais)
Adaptez cet e-mail pour une RFQ adressée à un fabricant japonais. Il est volontairement en anglais, langue de travail la plus courante avec un fournisseur japonais. Des demandes courtes et numérotées sont plus faciles à traiter point par point pour un lecteur dont l'anglais n'est pas la langue maternelle.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
Côté fournisseur : si vous répondez à un hikiai de votre client japonais, la même structure fonctionne en sens inverse. Répondez par une seule liste numérotée de questions, puis indiquez dans votre devis l'indice, la quantité et les conditions d'outillage sur lesquels le prix repose.
Limites de ce guide
- Les sept étapes et les 12 points de vérification forment un cadre général, illustré ici par des pièces usinées. Toutes les demandes n'exigent pas les 12 contrôles. Le processus, les services et les délais varient d'une entreprise à l'autre, et les usages diffèrent selon les secteurs.
- Les groupes de coûts, les méthodes de répartition et les formats de devis varient selon l'entreprise. Les chiffres de coûts de ce guide sont fictifs.
- L'application de la loi japonaise et des normes de promotion dépend du type d'opération et du capital ou de l'effectif des deux sociétés. Savoir si elles atteignent une opération transfrontalière relève d'un juriste.
- Qu'un devis constitue une offre ferme en droit japonais dépend de sa rédaction et de l'historique de l'affaire ; les comparaisons avec le droit français sont données à titre de repère. Les questions contractuelles doivent être confiées à un juriste.
- Les numéros de paragraphe de l'ISO 9001 viennent de l'édition 2015. Vérifiez l'édition 2026 pour la numérotation en vigueur.
FAQ
Que signifie hikiai ?
Hikiai (引合) est le terme japonais des affaires désignant la demande d'un client qui cherche à savoir si un fournisseur peut fabriquer une pièce, à quel prix et pour quand. Dans l'industrie, il est proche d'une RFQ. Un hikiai conduit généralement à un mitsumorisho (見積書), le devis chiffré.
Pourquoi un fabricant japonais met-il autant de temps à établir un devis ?
L'essentiel du temps passe à vérifier les conditions et à se coordonner en interne, pas à calculer le prix. Les méthodes, la production, l'assurance qualité, les achats et la gestion de production répondent chacun à une partie de la question. Les informations manquantes dans la RFQ ajoutent un tour de questions.
Que doit contenir une RFQ adressée à un fournisseur japonais ?
En général : les plans avec leur indice, l'application, la matière, les exigences de contrôle et de documents, la quantité par commande et sa fréquence, le calendrier de livraison, l'emballage, la propriété des outillages, les conditions de paiement et une date de réponse. La checklist ci-dessus reprend chacun de ces points.
Pourquoi les fournisseurs japonais posent-ils tant de questions sur les moules et les gabarits ?
L'outillage détermine qui supporte le coût si la production s'arrête avant que l'outillage soit amorti, et qui le stocke ensuite. Les normes de promotion révisées en 2026 demandent aussi aux donneurs d'ordre de chercher un accord explicite préalable sur le paiement du stockage, par exemple par un mémorandum, et de payer le fournisseur pour ce stockage.
Un devis japonais est-il une offre ferme ?
Cela dépend. Selon le Code civil japonais, un contrat se forme quand une offre est acceptée, et une offre assortie d'un délai d'acceptation ne peut en général pas être retirée pendant ce délai. Qu'un devis précis soit une offre dépend de sa rédaction et de l'historique de l'affaire : si l'enjeu est important, demandez l'avis d'un juriste.
Sources
- Vérifications à l'étape de la demande, checklist de devis et modèle de devis : Agence japonaise des PME, Price Negotiation Handbook for SMEs, édition révisée (en japonais) (première édition en mars 2022, dernière révision en janvier 2026)
- Nom, date d'entrée en vigueur et aperçu de la loi modifiée : JFTC, communiqué sur la modification de la loi sur la sous-traitance (16 mai 2025, en anglais)
- Champ d'application, paiement à 60 jours, billets à ordre, conditions écrites : DLA Piper, « Major Amendments to Japan Subcontract Act » (en anglais)
- Obligations du donneur d'ordre : JFTC, obligations des donneurs d'ordre (en japonais)
- Interdiction des billets à ordre et de la fixation de prix sans négociation : JFTC, dépliant sur les règles de paiement de la loi (octobre 2025, en japonais)
- Stockage des outillages et nouveau devis après modification du travail : JFTC, foire aux questions sur la loi (en japonais)
- Normes de promotion : Agence japonaise des PME, normes de promotion (en japonais)
- Révision du 24 juin 2026 des normes de promotion : communiqué du METI (en japonais)
- Articles 522, 523 et 528 du Code civil japonais : e-Gov Law Search, Code civil (en japonais)
- Délais de paiement en France (article L. 441-10 du Code de commerce) : AGN Avocats, « Les délais de paiement : réglementation applicable »
- Offre, rétractation et caducité en droit français (articles 1116 et 1117 du Code civil) : texte de l'article 1116 du Code civil ; Open Lefebvre Dalloz, « Consentement : échange »
- Édition actuelle de l'ISO 9001 : ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements (en anglais) ; DNV, « The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released » (en anglais)
- Paragraphes 8.2.3 et 8.2.4 de la JIS Q 9001:2015 : Comité japonais des normes industrielles, recherche JIS (en japonais)
Article original en japonaisCe guide est adapté d’un article de MONOSCOPE écrit pour les lecteurs au Japon : 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
À propos de la rédaction
Rédaction de MONOSCOPEFOUNDER & EDITORUne dizaine d’années chez un fabricant d’équipements industriels et dans une société d’ingénierie d’usines, à la proposition, à la conception et à la mise en service d’équipements, puis un passage au marketing numérique. Aujourd’hui, conseil web auprès de fabricants B2B pour les aider à expliquer clairement leurs produits et leurs technologies. Titulaire des licences nationales japonaises d’Energy Manager et d’ingénieur électricien en chef de troisième classe.
Un blog d’ingénierie tenu depuis 2017 (plus de 500 articles) et une chaîne YouTube en japonais d’environ 20 000 abonnés. Chaque guide est rédigé du point de vue de l’atelier japonais et vérifié au regard des normes citées.
