日本客户询价(引合):7步报价流程与12项确认清单

你在日系客户的供应商名单里,某天收到一封邮件,标题写着"引合(hikiai,询价)",附了图纸,还标明了回复期限。反过来,你是采购,给日本工厂发了询价单,一周后收到的不是报价,而是一长串问题:图纸是哪一版?每次订多少件?模具费谁出?模具归谁?
这两种情况出自同一套流程。日本企业在算价格之前,要先确认图纸版次、订货数量、模具和工装夹具的费用由谁承担。从收到询价到出报价,大部分时间花在这些确认和内部协调上,真正算价格的时间反而不多。
本文按顺序讲日本制造企业从收到询价到出报价的7个步骤,每一步要确认什么,以及为什么回复比你预期的慢。文末附有询价清单和一封可直接修改使用的英文询价邮件。无论你是向日本工厂发询价,还是回复日本客户的引合,都可以直接套用。
这些词常出现在日方的邮件、图纸和报价单里。
罗马字拼写仅供参考。有的公司把"引合"写成"引合い",或写作"見積依頼(mitsumori irai,报价委托)",意思相同。
目录
从引合到报价的7个步骤
一份引合问的是三件事:能不能按这些条件做、要多少钱、什么时候能交。日本制造企业的应对大致分为7步:登记询价、确认内容、提出疑问、判断能否制造、成本核算、制作报价单、回复和跟进。
分为准备、评估、回复三个阶段。
重复订购的零件可以简化第02~04步,但图纸版次和数量仍然要确认。
为什么回复要花时间
耗时最长的是第2到第4步。销售一个人没法拍板,问题要分别发给生产技术、制造、质量保证和采购。
日本中小企业厅发布的《中小企业・小规模企业价格谈判手册》(日文)指出,询价阶段一定存在含糊的地方。手册建议供应商在报价前备好"报价检查表",把内部流程和需要向客户确认的事项列出来。
手册还提到,制造业接单之后即使产生额外成本,也很难再签订变更合同。报价之前,是确认条件的主要机会。
给采购方的提示:对方回过来一轮问题,往往不是效率低或没兴趣,而是你的询价单漏了本文列出的某几项。事先写全,通常能少来回一轮。
第1步:登记询价,从回复期限倒推内部节点
第一件事,是把询价从某个人的邮箱里拿出来,登记到大家都能看到的台账里。用 Excel 表格还是项目管理系统都可以。
询价台账记录哪些内容
台账要留下足够的信息,以便日后查清当时按什么条件、在哪天、报了多少钱。
不只是负责人,其他人也要能查清一份报价的来龙去脉。
示例内容为虚构。
客户给的图纸和技术规格,可能受保密协议(NDA)约束。收到询价时就要查一下合同和客户的要求,确认能不能把图纸发给外协厂去询价。
设定内部截止时间
客户没有指定回复期限时,供应商应主动提出一个回复日期。没有期限的请求,很容易被排到别的工作后面。假设距回复期限还有5个工作日,内部日程可以这样排(天数仅为示例):
- 第1天:登记台账,核对图纸和技术规格,发出疑问
- 第2天:请生产技术、制造、采购分头评估
- 第3~4天:收集内部回复,核算成本
- 第4天:编制报价单,完成内部审批
- 第5天:回复客户
一旦判断来不及,就要马上告诉客户原因和新的回复日期。如果材料或外协的报价还没回来,也可以先把已经确定的部分告诉对方。
遇到加急的询价,供应商可以按过去类似零件先给一个概算报价。此时要写明这只是概算,正式报价可能不同。如果这个概算数字直接成了客户内部的预算,后面再调整就很难。
给采购方的提示:在询价单里写明希望的回复日期。如果只是要一个预算数字,就直接说明,并请对方标注为"概算"。
第2、3步:报价前要确认什么

登记完成后,供应商要逐项核实报价所依据的各项条件。对运行 ISO 9001 质量管理体系的企业来说,这是一道正式的程序。2015 版标准的条款 8.2.3 要求,在承诺提供产品或服务之前,先对要求进行评审。
我国的 GB/T 19001-2016 等同采用 ISO 9001:2015,对应条款同样是 8.2.3"产品和服务要求的评审"和 8.2.4"产品和服务要求的更改"。日本的 JIS Q 9001:2015 内容与之一致。
评审的对象包括:客户规定的要求、客户虽然没有明示,但规定用途或已知预期用途所必需的要求,以及适用的法律法规要求。客户没有提供成文要求时,标准规定在接受之前要先与客户确认。
ISO 9001:2026 已于2026年9月16日发布。本文引用的是2015版的条款号,2026版的编号和措辞请查原文。国内对应的 GB/T 19001 是否已同步修订,请以国家标准信息公开平台为准。
把确认项分成三组——零件本身的条件、数量与时间、交易条件——就不容易漏项。
分为零件本身的条件、数量与时间、交易条件三组。
由编辑部整理。并非每份询价都需要12项全部确认,请按自己的产品取舍。
图纸与技术规格
供应商先核对图纸版次,以及图纸引用的标准和客户企业标准。如果引用的技术规格没有随附,此时就要索取。
材质不能只看牌号,还要看毛坯形状和有没有指定厂家,因为采购周期长的材料会同时影响交期和价格。日方图纸常用 JIS 牌号,与国内牌号只能近似对应,不要凭印象直接替换。例如 SS400 与 Q235B、S45C 与 45 钢、SUS304 与 06Cr19Ni10(统一数字代号 S30408)、SCM440 与 42CrMo,都只是近似对应,是否可替代需向客户和材料供应商确认。
公差对成本影响很大。供应商要看图纸用的是尺寸公差还是几何公差,一般公差是哪一级。日本的 JIS B 0405 和我国的 GB/T 1804 都是一般公差标准,等级字母相近,但具体数值是否一致,需要对照核实。然后由生产技术和质量保证确认:自家设备和量具能不能做到、能不能检测。
表面处理或热处理需要外协时,要确认处理种类、膜厚或硬度要求以及处理范围。电镀的种类不同,能做的外协厂和增加的天数都不同。日本图纸上的镀层标注方式与国标不同,不要自行换算。
用途和使用环境,常常不会写在图纸上。零件用在室外,还是用于食品或医疗设备,可能会改变所用的材料、处理方式和适用的法规。
数量与交货期
供应商除了总量,还会问每次订货数量和订货频率。准备工作和材料的采购方式会随批量变化,同一个零件,一次订多少,单价就可能不同。
中小企业厅的手册里有一个例子:一家机加工企业被要求按量产的条件,给售后备件报价。材料单价和加工费都随订货量变化,按这个条件接单会亏本。数量的前提,也要写进报价单。
交货期要拆成两项确认:首批交货日,以及之后的交货频率。供应商把自己的交付周期加上材料采购时间和外协天数,再由生产管理确认能否赶上客户要求的日期。
检验、包装与交货条件
检验方面,供应商要确认测哪些尺寸、测多少件、用什么量具、随货附哪些文件。全数检验、检验报告和材质证明书,都会增加工时和费用。
包装和交货最容易被忽略。指定周转箱(日语叫"通い箱",kayoibako)、单件包装、交货地点和交货时间段,都会影响成本。运费由哪一方承担,也要一并确认。
客供料与模具、工装
材料或零件由客户提供时,供应商要确认是有偿还是无偿、什么时候到多少件、出现不良怎么处理。手册里有一家精密加工企业的例子:客供料一件一件地到,每件都要单独加工,工时增加,库存管理的成本也没有算进报价。
零件需要模具、工装夹具或检具时,供应商要在报价阶段就确认:谁出钱制作、归谁所有、量产结束后由谁保管。日本近年的规则对此也有规定,见下一节。
这些提问背后的日本规则
下面两套日本规则,能解释日方为什么会追问模具、付款和书面条件。如果你是日本客户的海外供应商,也能由此了解对方可能承担哪些义务。
- 《中小受托交易适当化法》(日语简称"取适法",toriteki-ho;日本公正取引委员会的英文暂译为 Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields)。该法已于2026年1月1日起取代原来的《下请法》。在适用范围内,发包方下单后须立即提供书面条件,付款日期须定在收货后60天以内且尽可能短,且不得以票据付款。发包方也不得在拒绝对方协商要求的情况下,单方面定价。
- 模具的保管。日本公正取引委员会(JFTC)在该法的问答中指出:长期不下单,又不支付保管费,却让供应商保管模具,可能构成不当要求提供经济利益。列举的违规案例中,有一件是一年以上没有下单,仍让对方无偿保管模具。
- 《振兴基准》(振兴基准,shinko kijun,依据《受托中小企业振兴法》制定)。它要求发包方以书面等方式明示合同条件,包括模具、运费和保管费等附带费用。2026年6月24日的修订进一步要求:发包方应通过备忘录等方式,就保管费用事先明确达成一致;不论供应商是否提出请求,都应按保管期间支付保管费。
这部法律是否适用,取决于交易类型以及双方的资本金或员工人数。是否适用于有中国企业参与的跨境交易,本文没有查到明确结论,请向律师咨询。日本公正取引委员会和中小企业厅也设有咨询窗口。
付款条件与价格前提
付款方面,供应商要确认每月的结账日、付款日和付款方式。如果在这个阶段就和对方商定好,材料或能源成本变动时能不能调整价格,以后协商起来会容易得多。
不明点汇成一份书面清单一次问清
仍然不清楚的地方,整理成一份问题清单,用邮件等留有记录的方式发出。如果是电话里谈定的,也要把内容再用邮件发一遍。
基本原则是:问题一次性汇总发出,不要零零碎碎地问。等对方回复期间,已经确定的部分继续往下做。到期限还没有得到回复的项目,就把己方的假设写进报价单的前提条件里。
第4步:判断能否制造与工艺安排

条件清楚之后,供应商判断自己能不能做。GB/T 19001-2016(ISO 9001:2015)的条款 8.2.3 同样要求,组织要确保有能力满足这些要求。这是在定价之前,先在内部确认"这个承诺我们守得住"。
依次回答三个问题,再决定用哪种方式回复。
能否盈利,要结合下一步的成本核算一起判断。
每个问题要找不同的部门。加工方法和工序顺序问生产技术,设备空档和工时问制造,检验方面问质量保证,材料和外协价格问采购,交付周期问生产管理。
向各部门提出评估请求时,除了图纸,一定要同时写明数量、交货期,以及需要对方回复的日期。只转发图纸的话,对方只能自己猜前提,各部门给出的答复就会不一致。
采购要向自己的供应商取得报价,等于把公司从客户那里收到的同类请求,再发给上游供应商一次。
判定结果有三种。除了按要求报价,如果改变一些条件就能做,也可以有条件报价,例如换用替代材质、放宽公差、调整交货期。
如果做不了,或者做了不赚钱,应当尽早婉拒。客户在等回复期间,可能暂时没有联系其他供应商。婉拒时顺带写一句理由,下次收到的询价会更对口。
给采购方的提示:"有条件报价"是有用的信息。它可能指出了哪项要求在推高成本或拉长交期,让你判断这项要求是否真有必要。
第5步:成本核算

判断能做之后,开始累加成本。费用的划分方式因企业而异,但对机加工和加工件来说,分成材料与外协、加工、一次性费用三类,思路比较清楚。
按成本项目逐项累加,以后才能说明价格的依据。
成本的分类和分摊方法因企业而异。
中小企业厅的手册指出,单件产品的成本核算很复杂,很多企业并没有掌握清楚。事先定好小时费率和标准工时,是核算的起点。
为什么单价会随数量变化
准备工序(日语叫"段取り",dandori,指开始加工前的刀具、工装准备)的费用,要除以一次生产的数量摊进单价。批量越小,每件分摊的准备费就越高。
准备费摊到不同的数量上,每件的成本就不同。
数字为说明用的虚构数据。实际上,数量还会改变材料单价和加工方法。
这个例子里,加工费和材料费完全相同,每件单价仍相差180日元。在报价单中写明数量前提,就是为了能把这个差额讲清楚。
日本公正取引委员会对该法的问答,也涉及报价之后实际作业量大幅超出原计划的情形:若仍按原来的单价下单,可能构成不当压价("買いたたき",kaitataki)。发包方必须按最终的作业内容重新报价并调整单价。可见在日本的规则里,前提变了就要重新报价,这一要求对发包方同样适用。
一次性费用单独列出
报价单上要分清,模具和工装费用是算进单价,还是另外收取。算进单价的,要写明按多少数量回收。如果生产在达到预期数量前就结束了,就会有一部分费用收不回来。
记录成本的基准日期
供应商要记录核算时所用的材料价格和外协价格是哪一天的。手册也强调,人工成本要和原材料、能源成本分开谈。只要留有按成本项目划分的明细和基准日期,以后成本变动时,就能拿出调价的依据。
第6步:写报价单——前提条件与有效期
日本没有法律规定报价单必须采用统一的格式。但是只写价格和交货期的报价单,日后双方对前提理解不一致时,拿不出依据。前提条件和有效期,与价格同样重要。
报价单要写明价格,以及这个价格成立的条件。
这些不是法规或标准规定的项目,而是编辑部整理的常见写法。部分行业协会提供报价单模板。
写明前提条件
前提条件里,要写明报价所依据的图纸版次、数量、材料、有没有客供料,以及检验和包装的范围。运费、模具保管、特殊检验等没有包含在报价内的项目,也要作为"不含范围"写清楚。
中小企业厅的手册建议:确认后仍不明确的事项,要写进报价单,在接单之前当作风险因素来协商。交易条件中仍有不明确之处时,手册还给出一种做法:在备注中写明价格有可能调整,并取得对方同意。
下面是写法示例(文字为虚构):
- 本报价依据图号 B-1234 第3版。图纸变更时,将重新报价。
- 单价以每次订货数量不少于100件为前提。
- 材料按客户无偿供应为前提。因供料延迟导致的交货期变更,另行协商。
- 模具费用另计。量产结束后的保管,另行约定。
写明有效期
材料价格和车间负荷都会随时间变化,所以报价单要写有效期。有效期多长,由各企业根据材料价格波动和行业习惯自行决定。
按日本《民法》,合同在对方承诺要约时成立,原则上不要求书面形式(第522条)。规定了承诺期限的要约,原则上不能撤回;期限内没有收到承诺,要约就失效(第523条)。
一份具体的报价单算不算这里所说的"要约",取决于文字内容和交易经过,不能一概而论。这正是要把报价在什么期限内、按什么条件有效写成书面的原因。涉及合同效力的疑问,请咨询律师。
如果合同适用中国法律,可以对照《民法典》的几条规定:寄送的价目表属于要约邀请(第473条);要约以确定承诺期限等方式明示不可撤销的,不得撤销(第476条);对标的、数量、质量、价款、履行期限等作出实质性变更,视为新要约(第488条)。与日本客户的交易适用哪国法律,通常由合同约定,请事先确认。
收到订单后与报价单核对
回复报价并不是工作的终点。订单到了以后,要与报价单逐项核对。数量、单价、交货期、图纸版次、付款条件只要有一项不同,就先确认清楚,再决定接不接。
日本《民法》第528条规定:对要约附加条件或作出变更而承诺的,视为拒绝要约并提出新要约。GB/T 19001-2016 的条款 8.2.3 也把与以前表述不一致的合同或订单要求列入评审内容。我国《民法典》第488条对实质性变更的处理与之类似。
在上述日本法律适用的交易中,发包方下单时须立即以书面或电子方式明示作业内容、收货日期和地点、价款、付款日期等。如果只收到口头订单,建议请对方补发书面订单。
第7步:回复后的跟进——接单、丢单、搁置

报价发出后,结果分三种:接单、丢单、搁置。台账上的"结果"一栏填上之后,这份询价的应对才算结束。
无论是什么结果,都记入台账,用在下一次。
接单后,要先确认订单与报价的前提没有差异,再安排生产。GB/T 19001-2016 的条款 8.2.4(JIS Q 9001:2015 的同一条款)要求:要求发生变更时,要修改相关的成文信息,并让相关人员知道。接单后的变更都写成书面,才能避免返工。
丢单的询价,记下原因,对下一次核算有帮助。客户不一定肯说,但只要问一句是价格、交货期、规格还是业绩,时间长了就能看出规律。
搁置的报价容易被遗忘,直到过期。如果订单对着一份已过期的报价发过来,要重新核对材料价格和车间负荷,必要时重新报价。
另外,提前了解接单后人工或原材料成本上涨时怎么处理,也很有用。按《振兴基准》,成本上涨或订货内容变更时,只要供应商提出,发包方应当不拖延地参加协商。在该法适用的交易中,不接受协商就单方面定价,也在禁止之列。
常见失误与防范方法
下面这些失误,都是因为前面的某一步被跳过了。
- 按旧版图纸报价:台账和报价单里都写明版次。
- 漏写数量前提:在报价单里写明每次订货数量。
- 模具和工装费用含糊:写清是含在单价内还是另列。
- 电话里谈的变更没有落实:用邮件再发一遍,并记入台账。
- 来龙去脉只有一个人知道:把台账和提问记录放在共享位置。
共同的原因是确认过的内容和前提,没有留下书面记录。手册也提到,把流程和检查表保存在大家都能看到的地方,谁都能处理报价,也能加快响应。
检查表不必一开始就做得很完整。每丢一次单、返一次工,就加一条,慢慢就会变成适合自己产品的版本。
可以直接使用:询价清单
向日本工厂发询价单时,可以对照这份清单。如果你是收到引合的供应商,就用它找出缺少的信息,写进你的问题清单。每一行都对应一项,不写的话,对方就必须来问。
| 项目 | 要写的内容 |
|---|---|
| 图纸与版次 | 图号及版次(字母或数字),以及图纸引用的全部技术规格和标准 |
| 用途 | 零件的功能和使用场合(室外、接触食品、医疗等) |
| 材质 | 牌号和标准,必要时写毛坯形状,有无指定厂家 |
| 关键特征 | 哪些公差和特征是关键,一般公差的等级 |
| 表面处理与热处理 | 处理种类、膜厚或硬度、处理范围 |
| 检验与文件 | 测什么、抽样数量、检验报告和材质证明书的要求 |
| 数量 | 年需求量或总量、每次订货数量、订货频率、预计的项目周期 |
| 交货 | 要求的首批交货日、后续交货安排、能否分批交货 |
| 包装与运输 | 包装要求、收货地址、贸易术语(Incoterms)或运费由谁承担 |
| 客供料 | 是否由你方提供材料或零件,有偿还是无偿,何时供应 |
| 模具与工装 | 模具、工装夹具、检具由谁出钱、归谁所有、保管和报废怎么处理 |
| 商务条款 | 付款条件、币种、成本变动时能否调价 |
| 回复日期与格式 | 需要报价的日期、是否可以先给概算、希望看到哪几档数量的单价 |
| 保密 | 是否已签 NDA,供应商能否把图纸发给外协厂用于询价 |
可以直接使用:英文询价邮件模板
给日本工厂发询价时,可以改写下面这封英文邮件。内容分条编号,对方(多数不以英语为母语)就能逐条回答。方括号中的内容,请按实际情况替换。
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
如果你是供应商,在回复日本客户的引合时,同样的结构可以反过来用:先发一份编号的问题清单,再在报价单里写明价格所依据的图纸版次、数量和模具条件。
本文的适用范围
- 7个步骤和12项确认内容只是一个通用框架,本文以机加工零件为例。不是每份询价都需要确认全部12项。各企业的流程、部门设置和交付周期各不相同,行业习惯也不同。
- 成本分类、分摊方法和报价单格式因企业而异。本文中的金额均为虚构。
- 日本的相关法律和《振兴基准》是否适用,取决于交易类型以及双方的资本金或员工人数。是否适用于跨境交易,需由律师判断。
- 日本法律下,一份报价单是否构成有约束力的要约,取决于文字内容和交易经过。中日两国同为《联合国国际货物销售合同公约》(CISG)的缔约国,但具体交易适用哪国法律、公约是否适用,由合同约定并因案而异,涉及合同问题请咨询律师。
- ISO 9001 的条款号取自2015版。当前版本请查2026版。GB/T 19001 的对应修订情况请以国家标准信息公开平台为准。
- JIS 与国标的牌号、公差等级只是近似对应,不能当作完全等同。
常见问题
"引合"(hikiai)是什么意思?
引合(日语读作 hikiai)是日本商务用语,指客户来问供应商:这个东西能不能做、多少钱、什么时候交。在制造业里,它接近 RFQ(询价)。收到引合后,供应商通常回复一份見積書(mitsumorisho,报价单)。
日本企业报价为什么这么慢?
大部分时间花在确认条件和内部协调上,而不是算价格。生产技术、制造、质量保证、采购和生产管理,各自要回答问题的一部分。询价单里缺信息,就要多问一轮。
给日本供应商的询价单应该写什么?
一般包括:带版次的图纸、用途、材质、检验和文件要求、每次订货数量及频率、交货安排、包装、模具归属、付款条件和回复日期。上面的询价清单逐项列出了这些内容。
日本供应商为什么对模具和工装问得那么细?
模具和工装决定了:生产在费用收回之前就结束时,谁来承担损失;量产结束后,谁来保管。2026年修订的《振兴基准》还要求发包方通过备忘录等方式,就保管费用事先明确达成一致,并向供应商支付保管费。
日本的报价单有法律约束力吗?
要看具体情况。按日本《民法》,合同在要约被承诺时成立,规定了承诺期限的要约,原则上在期限内不能撤回。具体某一份报价单算不算要约,取决于文字内容和交易经过,重要的交易请咨询律师。
出处
- 询价阶段的确认事项、报价检查表、报价单模板:日本中小企业厅《中小企业・小规模企业价格谈判手册(修订版)》(日文;初版2022年3月,最近修订2026年1月)
- 法律名称、施行日和修订概要:日本公正取引委员会:下请法修订的新闻稿(2025年5月16日)
- 适用范围、60天付款、票据、书面条件:DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act"
- 发包方的义务:日本公正取引委员会:委托方的义务(日文)
- 禁止票据付款、禁止不协商单方定价:日本公正取引委员会:代价相关确认要点(2025年10月,日文)
- 模具保管、作业内容变更后的重新报价:日本公正取引委员会:取适法常见问题(日文)
- 《振兴基准》:日本中小企业厅:振兴基准(日文)
- 2026年6月24日《振兴基准》修订:日本经济产业省新闻稿(日文)
- 日本《民法》第522、523、528条:e-Gov 法令检索:民法(日文)
- 中国《民法典》第473、476、488条:最高人民检察院发布的《中华人民共和国民法典》第三编 合同
- GB/T 19001-2016 条款 8.2.3、8.2.4:国家标准《质量管理体系 要求》(等同采用 ISO 9001:2015),可在国家标准全文公开系统查阅
- ISO 9001 现行版本:ISO 9001 Quality management systems — Requirements;DNV:ISO 9001 新版发布
- JIS Q 9001:2015 条款 8.2.3、8.2.4:日本产业标准调查会 JIS 检索(日文)
日文原文本指南改编自 MONOSCOPE 面向日本读者撰写的文章:引き合い対応の進め方|見積回答までの7ステップと確認項目
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