RFQ ผู้ผลิตญี่ปุ่น: 7 ขั้นตอนจาก hikiai ถึงใบเสนอราคา

คุณส่งแบบและใบขอราคา (RFQ) ไปให้ผู้ผลิตญี่ปุ่น ผ่านไปหนึ่งสัปดาห์ สิ่งที่ได้กลับมาไม่ใช่ราคา แต่เป็นรายการคำถาม เช่น แบบ Revision ไหน สั่งครั้งละกี่ชิ้น ใครจ่ายค่าแม่พิมพ์ และแม่พิมพ์เป็นของใคร ถ้าคุณอยู่อีกฝั่งหนึ่ง คือเป็นซัพพลายเออร์ที่ส่งชิ้นส่วนให้ลูกค้าญี่ปุ่น (รวมถึงโรงงานญี่ปุ่นในไทย) ก็อาจเห็นเหตุการณ์กลับด้าน คืออีเมลหัวข้อ hikiai (ใบสอบถามราคา / RFQ ตามภาษาญี่ปุ่น) ที่แนบแบบมาพร้อมกำหนดวันตอบ

สองสถานการณ์นี้มาจากกระบวนการเดียวกัน ก่อนคำนวณราคา ซัพพลายเออร์ต้องยืนยัน Revision ของแบบ จำนวนที่สั่ง และผู้รับผิดชอบค่าแม่พิมพ์กับ jig เวลาส่วนใหญ่ระหว่างที่คุณส่ง RFQ จนได้ใบเสนอราคา หมดไปกับการตรวจสอบเหล่านี้และการประสานงานภายใน ไม่ใช่การคำนวณราคา

บทความนี้อธิบาย 7 ขั้นตอนที่ผู้ผลิตญี่ปุ่นมักทำตั้งแต่รับ hikiai จนถึงส่งใบเสนอราคา แต่ละขั้นตรวจอะไร และทำไมคำตอบจึงช้ากว่าที่คาด ท้ายบทความมีเช็กลิสต์ RFQ และอีเมลภาษาอังกฤษตัวอย่างที่นำไปใช้ต่อได้ ไม่ว่าคุณจะส่ง RFQ ไปญี่ปุ่น หรือตอบ RFQ จากลูกค้าญี่ปุ่น

ภาพที่ 1: ศัพท์ญี่ปุ่นเกี่ยวกับ RFQ ที่คุณจะเจอ

คำเหล่านี้ปรากฏในอีเมล แบบ และใบเสนอราคาจากบริษัทญี่ปุ่น

ศัพท์ญี่ปุ่น

ความหมาย

พบที่ไหน

hikiaiฮิกิไอ

การสอบถามจากลูกค้าว่า ทำชิ้นงานนี้ได้ไหม ราคาเท่าไร ส่งได้เมื่อไร ใกล้เคียงกับ RFQ

หัวข้ออีเมล ทะเบียนงานขาย

mitsumorishoมิตซึโมริโช

ใบเสนอราคา (เอกสารที่ซัพพลายเออร์ตอบกลับ)

เอกสารตอบกลับของซัพพลายเออร์

zuban / hansuเลขที่แบบ / Revision

เลขที่แบบและรุ่นของแบบ (Revision)

ช่องรายละเอียดแบบ (title block) หัวใบเสนอราคา

kanagata / jiguแม่พิมพ์ / jig

แม่พิมพ์ (ขึ้นรูปชิ้นงาน) และ jig (จับยึดชิ้นงานระหว่างกลึงหรือประกอบ)

บรรทัดค่าใช้จ่ายแม่พิมพ์/jig

shikyu-hinวัสดุที่ลูกค้าส่งให้

วัสดุหรือชิ้นส่วนที่ลูกค้าจัดหาให้ซัพพลายเออร์

เงื่อนไขสมมติฐานในใบเสนอราคา

shimebiวันตัดรอบบิล

วันตัดรอบรายเดือนที่กำหนดว่าการส่งของจะถูกเรียกเก็บเงินในรอบไหน

เงื่อนไขการชำระเงิน

ตัวสะกดโรมันใช้เพื่อการอ้างอิง บางบริษัทเขียน hikiai ต่างกันออกไป หรือใช้คำว่า mitsumori irai (คำขอใบเสนอราคา) แทน

สารบัญ

1. 7 ขั้นตอนจาก Hikiai ถึงใบเสนอราคา
2. ขั้นที่ 1: บันทึกเรื่องที่รับ และกำหนดวันภายในโดยนับถอยหลังจากวันตอบ
3. ขั้นที่ 2 และ 3: สิ่งที่ตรวจก่อนเสนอราคา
4. ขั้นที่ 4: ตัดสินว่าทำได้หรือไม่ และกำหนดกระบวนการ
5. ขั้นที่ 5: ประเมินต้นทุน
6. ขั้นที่ 6: เขียนใบเสนอราคา สมมติฐาน และอายุใบเสนอราคา
7. ขั้นที่ 7: ติดตามผล ได้งาน ไม่ได้งาน และรอผล
8. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีป้องกัน
9. นำไปใช้ได้ทันที: เช็กลิสต์ RFQ
10. ตัวอย่างอีเมล RFQ ภาษาอังกฤษ
11. ข้อจำกัดของบทความนี้
12. คำถามที่พบบ่อย
13. แหล่งอ้างอิง

7 ขั้นตอนจาก Hikiai ถึงใบเสนอราคา

hikiai ถามสามเรื่อง คือ ทำชิ้นงานนี้ตามเงื่อนไขที่ให้ได้ไหม ราคาเท่าไร และส่งได้เมื่อไร การตอบของผู้ผลิตญี่ปุ่นแบ่งได้เป็น 7 ขั้นตอน คือ บันทึกเรื่องที่รับ ทบทวนเนื้อหา ถามข้อสงสัย ตัดสินว่าทำได้หรือไม่ ประเมินต้นทุน จัดทำใบเสนอราคา และตอบกลับพร้อมติดตามผล

ภาพที่ 2: 7 ขั้นตอนการตอบ RFQ

แบ่งเป็น 3 ช่วง คือ เตรียมการ ประเมิน และตอบกลับ

เตรียมการ

01บันทึกเรื่องที่รับลงทะเบียน RFQ กำหนดวันตอบและผู้รับผิดชอบ

02ทบทวนเนื้อหาอ่านแบบ สเปก และเงื่อนไขการค้าทีละข้อ

03ถามข้อสงสัยรวบรวมประเด็นที่ยังไม่ชัดแล้วถามเป็นลายลักษณ์อักษร

ประเมิน

04ตัดสินว่าทำได้หรือไม่ทำได้ไหม รับรองคุณภาพได้ไหม ส่งทันไหม

05ประเมินต้นทุนรวมวัสดุและงานจ้างภายนอก งานแปรรูป และค่าใช้จ่ายครั้งเดียว

06จัดทำและอนุมัติใบเสนอราคาเขียนราคา สมมติฐาน และอายุใบเสนอราคาเป็นเอกสาร

ตอบกลับ

07ตอบกลับและติดตามผลตอบภายในกำหนด บันทึกผลว่าได้งาน ไม่ได้งาน หรือรอ

สำหรับชิ้นงานที่สั่งซ้ำ ขั้นที่ 02–04 ทำให้สั้นลงได้ แต่ยังต้องตรวจ Revision ของแบบและจำนวนเสมอ

ทำไมคำตอบจึงใช้เวลา

ขั้นที่ 2 ถึง 4 ใช้เวลามากที่สุด เพราะฝ่ายขายตัดสินใจเองไม่ได้ คำถามจึงต้องส่งต่อไปยังฝ่าย Production Engineering (PE) ฝ่ายผลิต ฝ่าย QA และฝ่ายจัดซื้อ

คู่มือการเจรจาราคาสำหรับ SME (Price Negotiation Handbook) ของสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมของญี่ปุ่น (จัดทำเป็นภาษาญี่ปุ่น) ระบุว่า คำขอใบเสนอราคามักมีประเด็นที่ไม่ชัดเจนเสมอ และแนะนำให้ซัพพลายเออร์เตรียมเช็กลิสต์ใบเสนอราคา ที่รวมขั้นตอนงานภายในและสิ่งที่ต้องยืนยันกับลูกค้าก่อนเสนอราคา คู่มือยังชี้ว่า ในอุตสาหกรรมการผลิต หลังรับออเดอร์แล้วมักขอแก้สัญญาเพื่อเพิ่มต้นทุนได้ยาก ช่วงเสนอราคาจึงเป็นโอกาสหลักในการยืนยันเงื่อนไข

สำหรับผู้ซื้อ: การที่ผู้ผลิตถามกลับมาหลายข้อ ไม่ได้แปลว่าเขาช้าหรือไม่สนใจ บ่อยครั้งแปลว่า RFQ ของคุณยังขาดรายการใดรายการหนึ่งในบทความนี้ ถ้าใส่ให้ครบตั้งแต่แรก อาจลดการถามตอบไปได้หนึ่งรอบ

ขั้นที่ 1: บันทึกเรื่องที่รับ และกำหนดวันภายในโดยนับถอยหลังจากวันตอบ

งานแรกคือย้าย hikiai ออกจากอีเมลของคนใดคนหนึ่ง ไปไว้ในทะเบียนที่ทุกคนเปิดดูได้ จะใช้สเปรดชีตหรือระบบจัดการงานก็ได้ผลเท่ากัน

รายการที่ควรบันทึกในทะเบียน RFQ

ทะเบียนควรมีข้อมูลพอให้ย้อนดูได้ภายหลังว่า เสนอราคาตามเงื่อนไขใด เมื่อไร และราคาเท่าไร

ภาพที่ 3: หัวข้อในทะเบียน RFQ พร้อมตัวอย่าง

ไม่ใช่แค่ผู้รับผิดชอบ แต่ใครก็ควรย้อนดูประวัติของใบเสนอราคาได้

ตัวอย่างการบันทึก

เหตุผลที่ต้องบันทึก

วันที่รับ / วันที่ต้องตอบ

รับเมื่อ 28 กันยายน ต้องตอบภายใน 5 ตุลาคม

ใช้กำหนดเดดไลน์ภายใน

ลูกค้า / ผู้ติดต่อ

บริษัท A ฝ่ายจัดซื้อ: ชื่อและข้อมูลติดต่อของผู้ประสานงาน

ส่งคำถามและคำตอบถึงคนเดียวกัน

ชื่อชิ้นงาน / เลขที่แบบ / Revision

Bracket แบบ B-1234 Revision 3

ป้องกันการเสนอราคาจากแบบเก่า

จำนวน / วันส่งที่ต้องการ

ครั้งแรก 200 ชิ้น หลังจากนั้นเดือนละ 100 ชิ้น ส่งครั้งแรกปลายเดือนพฤศจิกายน

เป็นฐานของราคาต่อชิ้นและแผนกระบวนการ

ประเภท

ชิ้นงานใหม่ ลูกค้าเชิญเสนอราคา 3 ราย (รวมเรา)

ใช้กำหนดความลึกของการประเมินและลำดับความสำคัญ

ผู้รับผิดชอบภายใน / สถานะ

อยู่ที่ PE กำลังขอราคาวัสดุจากฝ่ายจัดซื้อ

ดูได้ว่างานติดอยู่ตรงไหน

การตอบกลับ / ผลลัพธ์

เลขที่ใบเสนอราคา วันที่ตอบ ได้งาน / ไม่ได้งาน / รอ

ใช้อ้างอิงเมื่อมี hikiai ครั้งต่อไป

ตัวอย่างเป็นข้อมูลสมมติ

แบบและสเปกที่ลูกค้าส่งมาอาจอยู่ภายใต้สัญญารักษาความลับ (NDA) ตรวจสัญญาและคำสั่งของลูกค้าตั้งแต่วันที่รับเรื่อง เพื่อรู้ว่าส่งแบบให้ซับคอนแทรกเตอร์ขอราคาต่อได้หรือไม่

กำหนดเดดไลน์ภายใน

ถ้าลูกค้าไม่ได้กำหนดวันตอบ ซัพพลายเออร์ควรเสนอวันตอบเองแล้วใช้วันนั้นเป็นเดดไลน์ เพราะงานที่ไม่มีกำหนดมักถูกเลื่อนไปหลังงานอื่น ตัวอย่างต่อไปนี้เป็น hikiai ที่เหลือเวลา 5 วันทำการก่อนถึงวันตอบ (จำนวนวันเป็นเพียงตัวอย่าง)

• วันที่ 1: ลงทะเบียน ตรวจแบบและสเปก ส่งคำถาม
• วันที่ 2: ขอให้ PE ฝ่ายผลิต และฝ่ายจัดซื้อประเมิน
• วันที่ 3–4: รวบรวมคำตอบภายในและประเมินต้นทุน
• วันที่ 4: จัดทำใบเสนอราคาและขออนุมัติภายใน
• วันที่ 5: ตอบลูกค้า

เมื่อรู้ว่าจะตอบไม่ทันกำหนด ให้แจ้งลูกค้าทันทีพร้อมเหตุผลและวันตอบใหม่ ถ้าราคาวัสดุหรืองานจ้างภายนอกยังไม่มา อีกทางเลือกคือส่งส่วนที่ยืนยันได้แล้วไปก่อน

สำหรับงานด่วน ซัพพลายเออร์อาจตอบด้วยราคาประมาณการจากชิ้นงานคล้ายกันในอดีต ในกรณีนั้นต้องระบุชัดว่าเป็นราคาประมาณ และราคาในใบเสนอราคาจริงอาจต่างออกไป ถ้าลูกค้านำตัวเลขประมาณการไปตั้งเป็นงบภายในโดยไม่มีข้อสงวนนี้ การปรับภายหลังจะทำได้ยาก

สำหรับผู้ซื้อ: ใส่วันที่ต้องการคำตอบไว้ใน RFQ ถ้าต้องการแค่ตัวเลขเพื่อตั้งงบ ให้บอกไว้ และขอให้ระบุว่าเป็นราคาประมาณ

ขั้นที่ 2 และ 3: สิ่งที่ตรวจก่อนเสนอราคา

เมื่อลงทะเบียนแล้ว ซัพพลายเออร์จะยืนยันทุกเงื่อนไขที่ใบเสนอราคาจะอิงอยู่ สำหรับซัพพลายเออร์ที่ใช้ระบบบริหารคุณภาพตาม ISO 9001 (ในญี่ปุ่นประกาศเป็น JIS Q 9001) ขั้นนี้เป็นข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ ในฉบับ 2015 ข้อ 8.2.3 กำหนดให้ทบทวนข้อกำหนดก่อนที่องค์กรจะรับปากส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ

การทบทวนนี้ครอบคลุมข้อกำหนดที่ลูกค้าระบุ ข้อกำหนดที่ลูกค้าไม่ได้ระบุ แต่จำเป็นสำหรับการใช้งานที่ทราบอยู่ และข้อกำหนดด้านกฎหมายและกฎระเบียบ ถ้าลูกค้าไม่ได้ให้ข้อกำหนดเป็นเอกสาร ต้องยืนยันข้อกำหนดก่อนรับงาน

ISO 9001:2026 ประกาศใช้เมื่อวันที่ 16 กันยายน ค.ศ. 2026 บทความนี้อ้างเลขข้อของฉบับ 2015 จึงควรตรวจเลขข้อและถ้อยคำในฉบับ 2026 อีกครั้ง ในไทยมีมาตรฐาน มอก. ที่อิง ISO 9001 แต่ปีของฉบับและเลขข้อควรตรวจจากเอกสารมาตรฐานฉบับจริง

แบ่งรายการตรวจเป็น 3 กลุ่ม คือ ตัวชิ้นงาน จำนวนและช่วงเวลา และเงื่อนไขการค้า จะช่วยให้ตกหล่นยากขึ้น

ภาพที่ 4: 12 รายการที่ตรวจก่อนเสนอราคา

จัดกลุ่มเป็น ตัวชิ้นงาน จำนวนและช่วงเวลา และเงื่อนไขการค้า

การใช้งานและสภาพแวดล้อม

ตัวชิ้นงานใช้ทำอะไร ใช้ในร่มหรือกลางแจ้ง เป็นเบาะแสถึงข้อกำหนดที่ไม่อยู่ในแบบ

Revision ของแบบและมาตรฐานที่อ้างถึง

ตัวชิ้นงานเป็นฉบับล่าสุดหรือไม่ มีมาตรฐานและสเปกลูกค้าที่อ้างถึงครบหรือไม่

วัสดุและรูปทรงวัตถุดิบ

ตัวชิ้นงานสัญลักษณ์วัสดุ รูปทรงและขนาดวัตถุดิบ ผู้ผลิตที่ระบุ (ถ้ามี)

ค่าพิกัดความเผื่อขนาดและค่าพิกัดเรขาคณิต

ตัวชิ้นงานระดับ general tolerance จุดที่เข้มงวด เครื่องจักรของเราทำและวัดยืนยันได้หรือไม่

การเคลือบผิวและการอบชุบ

ตัวชิ้นงานชนิดของกระบวนการ ความหนาของชั้นเคลือบหรือความแข็ง พื้นที่ที่ต้องทำ

การตรวจสอบและเอกสาร

ตัวชิ้นงานวัดจุดไหน กี่ชิ้น ต้องมีรายงานการตรวจสอบหรือ Mill Certificate หรือไม่

จำนวนและขนาดล็อต

จำนวนและช่วงเวลาจำนวนรวม จำนวนต่อการสั่งแต่ละครั้ง ความถี่ในการสั่ง และแนวโน้มว่าจะสั่งต่อเนื่อง

กำหนดการส่งมอบ

จำนวนและช่วงเวลาวันส่งครั้งแรก การแบ่งส่ง ความถี่ในการส่งหลังจากนั้น

การบรรจุและสถานที่ส่งมอบ

จำนวนและช่วงเวลาภาชนะหมุนเวียนหรือห่อแยกชิ้น ที่อยู่จัดส่ง ใครจ่ายค่าขนส่ง

วัสดุที่ลูกค้าส่งให้

เงื่อนไขการค้าคิดเงินหรือไม่ ส่งเมื่อไรและจำนวนเท่าไร จัดการอย่างไรเมื่อพบของเสีย

แม่พิมพ์ jig และเกจ

เงื่อนไขการค้าใครจ่าย ใครเป็นเจ้าของ เก็บรักษาและทำลายอย่างไรเมื่อสิ้นสุดการผลิต

การชำระเงินและฐานของราคา

เงื่อนไขการค้าวันตัดรอบและวันชำระเงิน วิธีชำระ การทบทวนราคาเมื่อต้นทุนเปลี่ยน

จัดทำโดยกองบรรณาธิการ ไม่ใช่ทุก hikiai ที่ต้องใช้ครบ 12 รายการ ให้เลือกตามลักษณะของผลิตภัณฑ์

แบบและสเปก

ซัพพลายเออร์ตรวจ Revision ของแบบก่อน แล้วตรวจมาตรฐานหรือสเปกของลูกค้าที่แบบอ้างถึง ถ้าสเปกที่อ้างถึงไม่ได้แนบมา ควรขอในขั้นนี้

เรื่องวัสดุ ไม่ดูแค่สัญลักษณ์ แต่ดูรูปทรงของวัตถุดิบและผู้ผลิตที่ระบุด้วย เพราะวัสดุที่หาได้ช้ากระทบทั้งเวลาส่งและราคา

ค่าพิกัดความเผื่อ (tolerance) มีผลต่อต้นทุนมาก ซัพพลายเออร์จะดูว่าแบบใช้ค่าพิกัดขนาดหรือค่าพิกัดเรขาคณิต และใช้ general tolerance ระดับใด จากนั้น PE และ QA ยืนยันว่าโรงงานทำและวัดตามค่านั้นได้ด้วยเครื่องจักรและเครื่องมือวัดที่มี

ถ้าการเคลือบผิวหรืออบชุบต้องจ้างภายนอก ซัพพลายเออร์จะตรวจชนิดของกระบวนการ ความหนาของชั้นเคลือบหรือความแข็ง และพื้นที่ที่ต้องทำ ชนิดของการชุบเป็นตัวกำหนดว่าจ้างผู้ให้บริการรายไหนได้ และเพิ่มเวลากี่วัน

การใช้งานและสภาพแวดล้อมมักไม่อยู่ในแบบ ถ้าชิ้นงานใช้กลางแจ้ง หรือใช้ในอุปกรณ์อาหารหรือการแพทย์ ก็อาจเปลี่ยนวัสดุ การเคลือบ และกฎหมายที่ต้องปฏิบัติตาม

จำนวนและการส่งมอบ

ซัพพลายเออร์จะถามจำนวนต่อการสั่งแต่ละครั้งและความถี่ในการสั่ง ไม่ใช่แค่จำนวนรวม เพราะงานเซ็ตอัป (setup) และวิธีซื้อวัสดุเปลี่ยนไปตามขนาดล็อต ชิ้นงานเดียวกันจึงมีราคาต่อชิ้นต่างกันตามจำนวนที่สั่งในแต่ละครั้ง

คู่มือของสำนักงาน SME ญี่ปุ่นยกตัวอย่างบริษัทงานกลึงกัดที่ถูกขอให้เสนอราคาอะไหล่ทดแทนในเงื่อนไขเดียวกับการผลิตจำนวนมาก ซึ่งทำให้ขาดทุน เพราะราคาวัสดุและค่าแรงเปลี่ยนไปตามปริมาณสั่ง จำนวนที่ใช้เป็นสมมติฐานจึงต้องเขียนไว้ในใบเสนอราคาด้วย

การส่งมอบตรวจเป็นสองรายการ คือวันส่งครั้งแรก และความถี่ในการส่งหลังจากนั้น ซัพพลายเออร์จะนำเวลาจัดหาวัสดุและจำนวนวันงานจ้างภายนอกมาบวกกับ lead time การผลิตของตนเอง แล้วให้ฝ่ายควบคุมการผลิต (PC) ยืนยันว่าส่งทันวันที่ต้องการหรือไม่

การตรวจสอบ การบรรจุ และเงื่อนไขการส่งมอบ

ด้านการตรวจสอบ ซัพพลายเออร์ยืนยันว่าต้องวัดขนาดไหน กี่ชิ้น ด้วยเครื่องมืออะไร และต้องแนบเอกสารอะไร การตรวจ 100% รายงานการตรวจสอบ และ Mill Certificate ล้วนเพิ่มชั่วโมงงานและต้นทุน

การบรรจุและการส่งมอบเป็นเรื่องที่มองข้ามง่าย ภาชนะหมุนเวียน (returnable container) การห่อแยกชิ้น สถานที่ส่ง และช่วงเวลาส่ง ล้วนมีผลต่อต้นทุน ซัพพลายเออร์จะยืนยันด้วยว่าฝ่ายไหนจ่ายค่าขนส่ง

วัสดุที่ลูกค้าส่งให้ และแม่พิมพ์/jig

เมื่อลูกค้าส่งวัสดุหรือชิ้นส่วนมาให้ (shikyu-hin) ซัพพลายเออร์จะยืนยันว่าคิดเงินหรือไม่ ส่งเมื่อไรและกี่ชิ้น และจัดการอย่างไรเมื่อพบของเสีย คู่มือของสำนักงาน SME ญี่ปุ่นยกตัวอย่างโรงงานกลึงความแม่นยำสูงที่วัสดุถูกส่งมาทีละชิ้น ต้องแปรรูปทีละชิ้น ชั่วโมงงานเพิ่มขึ้น และต้นทุนการดูแลสต็อกไม่ได้รวมอยู่ในใบเสนอราคา

สำหรับชิ้นงานที่ต้องใช้แม่พิมพ์ jig หรือเกจ ซัพพลายเออร์จะยืนยันตั้งแต่ช่วงเสนอราคาว่าใครจ่ายค่าทำ ใครเป็นเจ้าของ และใครเก็บรักษาหลังสิ้นสุดการผลิต กฎเกณฑ์ล่าสุดของญี่ปุ่นก็พูดถึงประเด็นนี้ (ดูหัวข้อถัดไป)

กฎหมายญี่ปุ่นที่อยู่เบื้องหลังคำถามเหล่านี้

กฎเกณฑ์ของญี่ปุ่นสองชุดช่วยอธิบายว่า ทำไมซัพพลายเออร์ในญี่ปุ่นจึงถามเรื่องแม่พิมพ์ การชำระเงิน และเงื่อนไขที่เป็นลายลักษณ์อักษร และถ้าคุณเป็นซัพพลายเออร์ต่างประเทศของลูกค้าญี่ปุ่น ก็ช่วยให้เห็นว่าลูกค้าอาจมีหน้าที่อะไรบ้าง

• Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields (ชื่อเรียกสั้นในญี่ปุ่นคือ Toriteki-ho เป็นชื่อภาษาอังกฤษแบบแปลชั่วคราวของ JFTC) ใช้แทนกฎหมาย Subcontract Act เดิมตั้งแต่ 1 มกราคม ค.ศ. 2026 ในธุรกรรมที่อยู่ในขอบเขต ผู้สั่งซื้อต้องแจ้งเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรทันทีหลังสั่ง กำหนดวันชำระให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้และไม่เกิน 60 วันนับจากรับของ และห้ามชำระด้วยตั๋วสัญญาใช้เงิน (promissory note) นอกจากนี้ห้ามกำหนดราคาฝ่ายเดียวโดยปฏิเสธคำขอเจรจาของซัพพลายเออร์
• การเก็บรักษาแม่พิมพ์ ในถาม-ตอบเกี่ยวกับกฎหมายนี้ คณะกรรมการการค้าที่เป็นธรรมของญี่ปุ่น (JFTC) ระบุว่า การให้ซัพพลายเออร์เก็บแม่พิมพ์โดยไม่จ่ายค่าเก็บรักษา ทั้งที่ไม่สั่งงานมานาน อาจเข้าข่ายการเรียกร้องผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจโดยไม่เป็นธรรม กรณีฝ่าฝืนที่ยกไว้คือการให้เก็บแม่พิมพ์ฟรีโดยไม่สั่งงานเลยเป็นเวลา 1 ปีขึ้นไป
• Promotion Standards (shinko kijun) ภายใต้ Act on Promotion of Entrusted Small and Medium-sized Enterprises กำหนดให้ผู้สั่งซื้อระบุเงื่อนไขสัญญา รวมถึงค่าแม่พิมพ์ ค่าขนส่ง และค่าเก็บรักษา เป็นลายลักษณ์อักษร การแก้ไขเมื่อวันที่ 24 มิถุนายน ค.ศ. 2026 ขอให้ผู้สั่งซื้อพยายามตกลงเรื่องค่าเก็บรักษาไว้ล่วงหน้าอย่างชัดเจน เช่น ทำบันทึกข้อตกลง และระบุว่าต้องจ่ายค่าเก็บรักษาตามระยะเวลาที่เก็บ ไม่ว่าซัพพลายเออร์จะเรียกเก็บหรือไม่

การที่กฎหมายนี้ใช้กับธุรกรรมใดหรือไม่ ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกรรมและทุนจดทะเบียนหรือจำนวนพนักงานของทั้งสองบริษัท กฎหมายเหล่านี้เป็นกฎหมายภายในของญี่ปุ่น ถ้าคุณเป็นบริษัทในไทยที่ทำธุรกรรมกับโรงงานญี่ปุ่นในไทย หรือกับบริษัทในญี่ปุ่นโดยตรง ว่ากฎหมายใดจะใช้กับธุรกรรมนั้น ต้องดูเงื่อนไขในสัญญา และควรปรึกษาที่ปรึกษากฎหมาย JFTC และสำนักงาน SME ของญี่ปุ่นก็มีช่องทางให้คำปรึกษาในญี่ปุ่นเช่นกัน

เงื่อนไขการชำระเงินและฐานของราคา

เรื่องการชำระเงิน ซัพพลายเออร์จะยืนยันวันตัดรอบรายเดือน (shimebi) วันชำระ และวิธีชำระ ถ้าตกลงกันตั้งแต่ขั้นนี้ว่าจะทบทวนราคาได้หรือไม่เมื่อต้นทุนวัสดุหรือพลังงานเปลี่ยน การเจรจาปรับราคาภายหลังก็ทำได้ง่ายขึ้น

ส่งคำถามที่ยังไม่ชัดเป็นรายการเดียวแบบเป็นลายลักษณ์อักษร

ประเด็นที่ยังไม่ชัดให้รวมเป็นรายการคำถามเดียว ส่งทางอีเมลหรือช่องทางอื่นที่เก็บหลักฐานได้ ถ้าตกลงอะไรทางโทรศัพท์ ซัพพลายเออร์จะส่งสรุปเนื้อหาทางอีเมลอีกครั้ง

หลักพื้นฐานคือส่งคำถามเป็นชุดเดียว ไม่ทยอยถามทีละข้อ ระหว่างรอคำตอบ ซัพพลายเออร์ทำส่วนที่ยืนยันแล้วต่อไปก่อน รายการที่ยังไม่มีคำตอบเมื่อถึงกำหนดจะถูกใส่ในใบเสนอราคาเป็นสมมติฐานที่ระบุไว้

ขั้นที่ 4: ตัดสินว่าทำได้หรือไม่ และกำหนดกระบวนการ

เมื่อเงื่อนไขชัดแล้ว ซัพพลายเออร์ตัดสินว่าทำชิ้นงานได้หรือไม่ ISO 9001:2015 ข้อ 8.2.3 กำหนดด้วยว่าองค์กรต้องมั่นใจว่ามีความสามารถตอบสนองข้อกำหนดได้ นี่คือการตรวจภายในว่าบริษัทรักษาคำมั่นได้ ซึ่งทำก่อนกำหนดราคา

ภาพที่ 5: วิธีตัดสินว่าทำได้หรือไม่

ตอบสามคำถามตามลำดับ แล้วเลือกรูปแบบการตอบกลับ

ทำได้ไหมขีดความสามารถของเครื่องจักร กระบวนการที่มี ซับคอนแทรกเตอร์

ถัดไป

ทำและวัดยืนยันตามข้อกำหนดได้ไหมค่าพิกัดความเผื่อ วิธีตรวจ เครื่องมือวัด เอกสาร

ถัดไป

ส่งทันไหมภาระงานของโรงงาน จำนวนวันของวัสดุและงานจ้างภายนอก วันที่ลูกค้าต้องการ

ตัดสิน

เสนอราคาตามที่ระบุตอบตามเงื่อนไขที่ให้มา

เสนอราคาแบบมีเงื่อนไขเสนอทางเลือกหรือวันส่งใหม่

ปฏิเสธแจ้งเร็ว พร้อมเหตุผล

งานนี้คุ้มทุนหรือไม่ จะตัดสินร่วมกับผลการประเมินต้นทุนในขั้นถัดไป

คำถามแต่ละข้อไปถึงฝ่ายที่ต่างกัน PE ตอบเรื่องวิธีกลึงกัดและลำดับกระบวนการ ฝ่ายผลิตตอบเรื่องเครื่องจักรว่างและชั่วโมงงาน ฝ่าย QA ตอบเรื่องการตรวจสอบ ฝ่ายจัดซื้อตอบเรื่องราคาวัสดุและงานจ้างภายนอก และฝ่าย PC ตอบเรื่อง lead time

คำขอไปยังแต่ละฝ่าย ต้องแนบจำนวน วันส่ง และวันที่ต้องการคำตอบ ไม่ใช่ส่งแค่แบบ ฝ่ายที่ได้รับแค่แบบต้องเดาสมมติฐานเอง คำตอบที่ได้กลับมาจึงไม่สอดคล้องกัน

ฝ่ายจัดซื้อขอราคาจากซัพพลายเออร์ของตัวเอง จึงส่งคำขอแบบเดียวกับที่บริษัทได้รับจากลูกค้าต่อไปอีกทอดหนึ่ง

ผลลัพธ์มีสามแบบ นอกจากเสนอราคาตามที่ระบุแล้ว ซัพพลายเออร์เสนอราคาแบบมีเงื่อนไขได้ ถ้าการเปลี่ยนบางอย่างทำให้งานเป็นไปได้ เช่น เปลี่ยนวัสดุ ผ่อน tolerance หรือเลื่อนวันส่ง

ถ้าซัพพลายเออร์ทำชิ้นงานไม่ได้ หรือทำแล้วไม่คุ้ม ควรปฏิเสธแต่เนิ่น ๆ เพราะลูกค้าอาจกำลังรอคำตอบโดยยังไม่ติดต่อรายอื่น การบอกเหตุผลสั้น ๆ ที่ปฏิเสธ ยังช่วยให้ hikiai ครั้งต่อไปตรงกับงานที่เหมาะกับบริษัทมากขึ้น

สำหรับผู้ซื้อ: "ใบเสนอราคาแบบมีเงื่อนไข" เป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ อาจชี้ว่าข้อกำหนดใดทำให้ต้นทุนหรือ lead time สูงขึ้น คุณจะได้พิจารณาว่าข้อกำหนดนั้นจำเป็นจริงหรือไม่

ขั้นที่ 5: ประเมินต้นทุน

เมื่อซัพพลายเออร์ตัดสินว่าทำชิ้นงานได้ ก็เริ่มประกอบต้นทุน แต่ละบริษัทแบ่งหมวดค่าใช้จ่ายไม่เหมือนกัน สำหรับชิ้นงานกลึงกัดและขึ้นรูป การแบ่งเป็นสามกลุ่ม คือวัสดุและงานจ้างภายนอก งานแปรรูป และค่าใช้จ่ายครั้งเดียว ช่วยให้การประเมินเป็นระเบียบ

ภาพที่ 6: ต้นทุน 3 กลุ่มที่อยู่เบื้องหลังราคาเสนอ

ประกอบราคาทีละรายการ จะอธิบายที่มาของราคาได้ภายหลัง

1วัสดุและงานจ้างภายนอกปริมาณวัสดุที่ใช้คูณราคาต่อหน่วย รวมงานจ้างภายนอกอย่างการเคลือบผิวหรืออบชุบ และชิ้นส่วนที่ซื้อมา

2งานแปรรูปเวลา setup และเวลาตัดเฉือนคูณอัตราต่อชั่วโมงของเครื่องจักรและคน รวมชั่วโมงงานตรวจสอบ

3ค่าใช้จ่ายครั้งเดียวแม่พิมพ์ jig เกจ การเขียนโปรแกรม ชิ้นงานต้นแบบ ซึ่งเกิดขึ้นครั้งเดียวตอนเริ่มต้น

สามกลุ่มรวมกันเป็นต้นทุนการผลิต แล้วบวกค่าบรรจุและขนส่ง ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร และกำไร จึงได้ราคาเสนอ

วิธีจัดกลุ่มและการปันส่วนต้นทุนต่างกันไปตามบริษัท

คู่มือของสำนักงาน SME ญี่ปุ่นชี้ว่า การคำนวณต้นทุนต่อผลิตภัณฑ์ซับซ้อน และหลายบริษัทไม่เห็นภาพต้นทุนที่ชัดเจน การกำหนดอัตราต่อชั่วโมงและชั่วโมงงานมาตรฐานไว้ล่วงหน้า คือจุดเริ่มต้นของการประเมินต้นทุน

ทำไมราคาต่อชิ้นเปลี่ยนตามจำนวน

ต้นทุน setup (การเตรียมเครื่องมือและ jig ก่อนเริ่มแปรรูป) ถูกหารด้วยจำนวนที่ผลิตต่อรอบ จึงเป็นราคาต่อชิ้น ยิ่งผลิตน้อยชิ้น ต้นทุน setup ต่อชิ้นก็ยิ่งสูง

ภาพที่ 7: ราคาต่อชิ้นตามจำนวนต่อรอบ (ตัวอย่าง)

เมื่อหารต้นทุน setup ด้วยจำนวนที่ต่างกัน ต้นทุนต่อชิ้นก็เปลี่ยนไป

รอบละ 100 ชิ้น

รอบละ 1,000 ชิ้น

Setup (20,000 เยนต่อรอบ)

200 เยนต่อชิ้น

20 เยนต่อชิ้น

งานแปรรูป

300 เยนต่อชิ้น

300 เยนต่อชิ้น

วัสดุ

250 เยนต่อชิ้น

250 เยนต่อชิ้น

รวม

750 เยนต่อชิ้น

570 เยนต่อชิ้น

ตัวเลขสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย ในความจริง จำนวนยังเปลี่ยนราคาวัสดุและวิธีแปรรูปด้วย

ในตัวอย่างนี้ ต้นทุนแปรรูปและวัสดุเท่ากัน แต่ราคาต่อชิ้นต่างกัน 180 เยน การระบุจำนวนที่ใช้เป็นสมมติฐานในใบเสนอราคา คือสิ่งที่ทำให้ซัพพลายเออร์อธิบายส่วนต่างนี้ได้

ถาม-ตอบของ JFTC เกี่ยวกับกฎหมายนี้ยังพูดถึงกรณีที่งานจริงเพิ่มขึ้นมากกว่าที่วางแผนไว้หลังเสนอราคา การสั่งซื้อที่ราคาต่อหน่วยเดิมอาจเข้าข่ายการกดราคาต่ำโดยไม่เป็นธรรม (kaitataki) ผู้สั่งซื้อจึงต้องขอใบเสนอราคาใหม่ที่สะท้อนงานจริง แล้วปรับราคา กล่าวคือ กฎของญี่ปุ่นคาดหวังให้ฝ่ายสั่งซื้อขอเสนอราคาใหม่เมื่อสมมติฐานเปลี่ยนด้วย

แยกเสนอค่าใช้จ่ายครั้งเดียว

ใบเสนอราคาควรระบุชัดว่าค่าแม่พิมพ์และ jig รวมอยู่ในราคาต่อชิ้นหรือเรียกเก็บแยก ถ้ารวมอยู่ในราคาต่อชิ้น ควรบอกด้วยว่าคาดว่าจะคืนทุนที่จำนวนเท่าไร ถ้าการผลิตจบลงก่อนถึงจำนวนนั้น ต้นทุนส่วนหนึ่งจะเรียกคืนไม่ได้

บันทึกวันที่อ้างอิงของต้นทุน

ซัพพลายเออร์บันทึกวันที่ของราคาวัสดุและงานจ้างภายนอกที่ใช้ คู่มือของสำนักงาน SME ญี่ปุ่นเน้นว่าควรเจรจาต้นทุนค่าแรงแยกจากต้นทุนวัตถุดิบและพลังงาน รายละเอียดต้นทุนแยกตามหมวด พร้อมวันที่อ้างอิง ช่วยให้อธิบายเหตุผลของการปรับราคาได้เมื่อต้นทุนเปลี่ยนภายหลัง

ขั้นที่ 6: เขียนใบเสนอราคา สมมติฐาน และอายุใบเสนอราคา

ญี่ปุ่นไม่มีกฎหมายที่กำหนดรูปแบบใบเสนอราคาเป็นแบบเดียว แต่ใบเสนอราคาที่มีเพียงราคาและวันส่ง ไม่เป็นหลักฐานเมื่อเกิดข้อโต้แย้งเรื่องสมมติฐานภายหลัง สมมติฐานและอายุใบเสนอราคาสำคัญไม่แพ้ราคา

ภาพที่ 8: 8 รายการในใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาระบุราคา และเงื่อนไขที่ราคานั้นขึ้นอยู่กับ

ผู้รับ เลขที่ใบเสนอราคา วันที่ระบุได้ว่าตอบ hikiai ฉบับไหน และเป็นใบเสนอราคาฉบับที่เท่าไร

ชื่อชิ้นงาน เลขที่แบบ Revisionระบุแบบและสเปกที่ใช้เป็นฐานของราคา

จำนวนและราคาต่อชิ้นจำนวนต่อการสั่งแต่ละครั้งที่ใช้เป็นสมมติฐาน หรือจะแสดงราคาตามช่วงจำนวนก็ได้

ค่าใช้จ่ายครั้งเดียวแม่พิมพ์ jig เกจ ชิ้นงานต้นแบบ ระบุว่ารวมในราคาต่อชิ้นหรือแยก

การส่งมอบมักระบุเป็นจำนวนวันหลังสั่ง พร้อมเงื่อนไขเรื่องวัสดุหรือของที่ลูกค้าส่งให้

เงื่อนไขการส่งมอบและการชำระเงินสถานที่ส่ง การบรรจุ ค่าขนส่ง วันตัดรอบและวันชำระ วิธีชำระ

สมมติฐานและสิ่งที่ไม่รวมสิ่งที่รวม สิ่งที่ไม่รวม และรายการที่ใช้สมมติฐานแทน

อายุใบเสนอราคาเงื่อนไขนี้ใช้ได้ถึงเมื่อไร หลังจากนั้นซัพพลายเออร์เสนอราคาใหม่

ไม่ได้กำหนดโดยกฎหมายหรือมาตรฐาน กองบรรณาธิการรวบรวมจากรายการที่พบบ่อย สมาคมอุตสาหกรรมบางแห่งเผยแพร่แบบฟอร์มตัวอย่าง

ระบุสมมติฐาน

สมมติฐานระบุ Revision ของแบบ จำนวน วัสดุ วัสดุที่ลูกค้าส่งให้ (ถ้ามี) และขอบเขตการตรวจสอบและการบรรจุที่ราคาอิงอยู่ ส่วนที่ไม่รวมในราคา เช่น ค่าขนส่ง การเก็บรักษาแม่พิมพ์ หรือการตรวจพิเศษ ให้ระบุเป็นสิ่งที่ไม่รวม

คู่มือของสำนักงาน SME ญี่ปุ่นแนะนำให้เขียนรายการที่ยังไม่ชัดหลังตรวจสอบลงในใบเสนอราคา และเจรจาเป็นปัจจัยเสี่ยงก่อนรับออเดอร์ เมื่อเงื่อนไขการค้ายังไม่ชัด คู่มือยังแนะนำให้เขียนในหมายเหตุว่า ราคาอาจมีการปรับ และขอให้ลูกค้าตกลงตามหมายเหตุนั้น

ตัวอย่างถ้อยคำ (สมมติ):

• ใบเสนอราคานี้อิงแบบ B-1234 Revision 3 หากแบบเปลี่ยน เราจะเสนอราคาใหม่
• ราคาต่อชิ้นอิงจำนวนสั่งขั้นต่ำ 100 ชิ้นต่อครั้ง
• สมมติว่าลูกค้าส่งวัสดุให้โดยไม่คิดเงิน หากส่งวัสดุล่าช้าจนกระทบวันส่งมอบ จะหารือกันแยกต่างหาก
• ค่าแม่พิมพ์เสนอแยก ส่วนการเก็บรักษาหลังสิ้นสุดการผลิตจะตกลงกันแยกต่างหาก

ระบุอายุใบเสนอราคา

ราคาวัสดุและภาระงานของโรงงานเปลี่ยนไปตามเวลา ใบเสนอราคาจึงควรมีอายุที่ใช้ได้ แต่ละบริษัทกำหนดความยาวเองตามการเคลื่อนไหวของราคาวัสดุและธรรมเนียมของอุตสาหกรรม

ตามประมวลกฎหมายแพ่งของญี่ปุ่น สัญญาเกิดขึ้นเมื่ออีกฝ่ายตอบรับคำเสนอ และโดยหลักไม่ต้องทำเป็นหนังสือ (มาตรา 522) คำเสนอที่กำหนดระยะเวลาตอบรับโดยทั่วไปถอนไม่ได้ และจะสิ้นผลหากไม่ได้รับการตอบรับภายในระยะเวลานั้น (มาตรา 523)

ใบเสนอราคาฉบับหนึ่งจะนับเป็นคำเสนอหรือไม่ ขึ้นอยู่กับถ้อยคำและประวัติการค้าขาย ไม่มีคำตอบเดียวสำหรับทุกกรณี เพราะเหตุนี้ การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรว่าใบเสนอราคามีผลถึงเมื่อไร ภายใต้เงื่อนไขใด จึงมีประโยชน์ กฎหมายไทยมีหลักเรื่องคำเสนอและคำสนองของตนเอง หากสงสัยเรื่องการปฏิบัติตามสัญญา ควรปรึกษาที่ปรึกษากฎหมาย

ตรวจใบสั่งซื้อเทียบกับใบเสนอราคา

งานไม่ได้จบที่การตอบกลับ เมื่อใบสั่งซื้อ (PO) มาถึง ซัพพลายเออร์เทียบกับใบเสนอราคา ถ้าจำนวน ราคาต่อชิ้น วันส่ง Revision ของแบบ หรือเงื่อนไขการชำระเงินต่างกัน ให้ชี้แจงให้ชัดก่อนรับ

มาตรา 528 ของประมวลกฎหมายแพ่งญี่ปุ่นกำหนดว่า การตอบรับที่เพิ่มเงื่อนไขหรือแก้ไขเนื้อหา ถือเป็นการปฏิเสธคำเสนอเดิมและเป็นคำเสนอใหม่ ส่วน ISO 9001:2015 ข้อ 8.2.3 ก็ระบุให้ทบทวน ข้อกำหนดของสัญญาหรือใบสั่งซื้อที่ต่างจากที่แสดงไว้ก่อนหน้า

ในธุรกรรมที่อยู่ในขอบเขตของกฎหมายญี่ปุ่นข้างต้น ผู้สั่งซื้อต้องแจ้งงาน วันและสถานที่ส่งมอบ ราคา วันชำระ และเงื่อนไขอื่นเป็นเอกสารหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ทันทีหลังสั่ง ซัพพลายเออร์ที่ได้รับคำสั่งด้วยวาจาควรขอให้ยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร

ขั้นที่ 7: ติดตามผล ได้งาน ไม่ได้งาน และรอผล

หลังส่งใบเสนอราคา ผลจะเป็นหนึ่งในสามแบบ คือได้งาน ไม่ได้งาน หรือรอผล กระบวนการ RFQ จบเมื่อกรอกผลลงในทะเบียนแล้วเท่านั้น

ภาพที่ 9: ผลลัพธ์ 3 แบบและสิ่งที่ต้องทำ

ไม่ว่าผลเป็นอย่างไร ให้บันทึกในทะเบียนแล้วนำไปใช้ครั้งต่อไป

ได้งานตรวจ PO เทียบกับใบเสนอราคาแก้ความต่างให้เรียบร้อยก่อนปล่อยงานภายใน บันทึกการเปลี่ยนแปลงภายหลังเป็นลายลักษณ์อักษรและแจ้งฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

ไม่ได้งานถามเหตุผลและบันทึกถามเท่าที่ลูกค้ายินดีบอกว่า ราคา วันส่ง สเปก หรือประวัติผลงาน เป็นปัจจัยตัดสิน แล้วนำไปใช้ในการประเมินครั้งต่อไป

รอผลกำหนดวันติดตามติดต่อลูกค้าก่อนใบเสนอราคาหมดอายุ แล้วตัดสินใจว่าจะต่ออายุหรือเสนอราคาใหม่

เมื่อได้งาน ซัพพลายเออร์ยืนยันว่าไม่มีอะไรต่างจากสมมติฐานในใบเสนอราคา ก่อนวางแผนการผลิต ISO 9001:2015 ข้อ 8.2.4 กำหนดว่าเมื่อข้อกำหนดเปลี่ยน ต้องแก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้อง และทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบ การบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงหลังรับออเดอร์เป็นลายลักษณ์อักษร คือสิ่งที่ป้องกันงานซ้ำซ้อนได้

สำหรับ hikiai ที่ไม่ได้งาน การบันทึกเหตุผลช่วยการประเมินครั้งต่อไป ลูกค้าอาจไม่บอกเสมอไป แต่แค่ถามว่าเป็นเรื่องราคา วันส่ง สเปก หรือประวัติผลงาน เมื่อสะสมไปก็เห็นแนวโน้ม

ใบเสนอราคาที่ค้างอยู่ในสถานะรอผลมักถูกลืมจนหมดอายุ ถ้ามี PO เข้ามาตามใบเสนอราคาที่หมดอายุแล้ว ซัพพลายเออร์ตรวจราคาวัสดุและภาระงานอีกครั้ง และเสนอราคาใหม่หากจำเป็น

ควรรู้ไว้ล่วงหน้าด้วยว่า ถ้าต้นทุนแรงงานหรือวัตถุดิบเพิ่มหลังรับออเดอร์จะเกิดอะไรขึ้น ตาม Promotion Standards ถ้าซัพพลายเออร์ขอเจรจาเพราะต้นทุนเพิ่มหรือเนื้อหางานเปลี่ยน ผู้สั่งซื้อควรเจรจาโดยไม่ชักช้า ส่วนในธุรกรรมที่อยู่ในขอบเขตของกฎหมายข้างต้น ห้ามกำหนดราคาฝ่ายเดียวโดยไม่ยอมเจรจา

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีป้องกัน

ข้อผิดพลาดแต่ละข้อเกิดขึ้นเมื่อข้ามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งข้างต้น

• เสนอราคาจากแบบเก่า: เขียน Revision ทั้งในทะเบียนและในใบเสนอราคา
• ไม่ระบุจำนวนที่ใช้เป็นสมมติฐาน: ระบุจำนวนต่อการสั่งแต่ละครั้งในใบเสนอราคา
• ค่าแม่พิมพ์และ jig ไม่ชัดเจน: ระบุว่ารวมในราคาต่อชิ้นหรือแยก
• พลาดการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงทางโทรศัพท์: ยืนยันทางอีเมลแล้วบันทึกในทะเบียน
• มีแค่คนเดียวที่รู้ประวัติเรื่อง: เก็บทะเบียนและบันทึกคำถามไว้ในที่ที่ทุกคนเข้าถึงได้

สาเหตุร่วมคือ สิ่งที่ยืนยันแล้วและสมมติฐานไม่ได้ถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร คู่มือของสำนักงาน SME ญี่ปุ่นก็กล่าวไว้ว่า ถ้าเก็บขั้นตอนงานและเช็กลิสต์ไว้ในที่ที่ทุกคนเข้าถึงได้ ใครก็ทำใบเสนอราคาได้ และตอบได้เร็วขึ้น

เช็กลิสต์ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์ตั้งแต่วันแรก ทุกครั้งที่เสียงานหรือต้องทำใหม่ ให้เพิ่มหนึ่งข้อ ไม่นานรายการจะเหมาะกับผลิตภัณฑ์ของคุณเอง

นำไปใช้ได้ทันที: เช็กลิสต์ RFQ

ใช้รายการนี้เมื่อส่ง RFQ ไปให้ผู้ผลิตญี่ปุ่น ถ้าคุณเป็นซัพพลายเออร์ที่ได้รับ hikiai ให้ใช้หาว่าอะไรยังขาด แล้วใส่ประเด็นเหล่านั้นในรายการคำถามของคุณ แต่ละบรรทัดตรงกับสิ่งที่ซัพพลายเออร์ต้องถามอยู่ดี

รายการ	สิ่งที่ควรระบุ
แบบและ Revision	เลขที่แบบพร้อมตัวอักษรหรือเลข Revision และสเปกกับมาตรฐานทุกฉบับที่แบบอ้างถึง
การใช้งาน	ชิ้นงานทำหน้าที่อะไรและใช้ที่ไหน (กลางแจ้ง สัมผัสอาหาร การแพทย์ ฯลฯ)
วัสดุ	สัญลักษณ์วัสดุและมาตรฐาน รูปทรงวัตถุดิบถ้าสำคัญ ผู้ผลิตที่ต้องใช้ (ถ้ามี)
จุดสำคัญ	tolerance และลักษณะที่สำคัญคือจุดไหน และใช้ general tolerance ระดับใด
การเคลือบผิวและอบชุบ	ชนิดกระบวนการ ความหนาหรือความแข็ง พื้นที่ที่ต้องทำ
การตรวจสอบและเอกสาร	วัดอะไร ขนาดตัวอย่าง ต้องมีรายงานการตรวจสอบและ Mill Certificate หรือไม่
จำนวน	จำนวนต่อปีหรือจำนวนรวม จำนวนต่อการสั่งแต่ละครั้ง ความถี่ในการสั่ง อายุโปรแกรมที่คาดไว้
การส่งมอบ	วันส่งครั้งแรกที่ต้องการ กำหนดการส่งหลังจากนั้น อนุญาตให้แบ่งส่งหรือไม่
การบรรจุและการขนส่ง	ข้อกำหนดการบรรจุ ที่อยู่จัดส่ง Incoterms หรือฝ่ายที่จ่ายค่าขนส่ง
วัสดุที่ลูกค้าส่งให้	คุณจะส่งวัสดุหรือชิ้นส่วนให้หรือไม่ ให้ฟรีหรือคิดเงิน และส่งเมื่อไร
แม่พิมพ์/jig	ใครจ่ายค่าแม่พิมพ์ jig และเกจ ใครเป็นเจ้าของ และจะจัดการการเก็บรักษาและการทำลายอย่างไร
เงื่อนไขการค้า	เงื่อนไขการชำระเงิน สกุลเงิน ทบทวนราคาได้หรือไม่เมื่อต้นทุนเปลี่ยน
วันและรูปแบบการตอบ	ต้องการใบเสนอราคาเมื่อไร รับราคาประมาณก่อนได้หรือไม่ ต้องการเห็นราคาตามช่วงจำนวนใดบ้าง
ความลับ	สถานะ NDA และซัพพลายเออร์ส่งแบบให้ซับคอนแทรกเตอร์ขอราคาต่อได้หรือไม่

ตัวอย่างอีเมล RFQ ภาษาอังกฤษ

ปรับอีเมลนี้เพื่อส่ง RFQ ไปให้ผู้ผลิตญี่ปุ่น (หรือบริษัทญี่ปุ่นในไทย) คำขอสั้น ๆ ที่มีเลขข้อ ช่วยให้ผู้อ่านที่ไม่ใช่เจ้าของภาษาตอบได้ทีละข้อ ตัวอย่างอยู่เป็นภาษาอังกฤษเพราะใช้ส่งต่อได้ทันที

Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]

Dear [Name],

We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]

1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]

Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity period

If anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.

Best regards,
[Your name]
[Company]

ถ้าคุณเป็นซัพพลายเออร์ ที่ตอบ hikiai ของลูกค้าญี่ปุ่น โครงสร้างเดียวกันใช้กลับด้านได้ ตอบด้วยรายการคำถามที่มีเลขข้อเพียงชุดเดียว แล้วระบุในใบเสนอราคาว่าราคานั้นอิง Revision จำนวน และเงื่อนไขแม่พิมพ์แบบใด

ข้อจำกัดของบทความนี้

• 7 ขั้นตอนและ 12 รายการตรวจเป็นกรอบทั่วไป ยกตัวอย่างด้วยชิ้นงานกลึงกัด ไม่ใช่ทุก hikiai ที่ต้องตรวจครบ 12 ข้อ กระบวนการ ฝ่ายงาน และ lead time ของแต่ละบริษัทต่างกัน ธรรมเนียมของแต่ละอุตสาหกรรมก็ต่างกัน
• การจัดกลุ่มต้นทุน วิธีปันส่วน และรูปแบบใบเสนอราคาต่างกันไปตามบริษัท ตัวเลขต้นทุนในบทความนี้เป็นตัวเลขสมมติ
• กฎหมายญี่ปุ่นและ Promotion Standards ที่กล่าวถึงใช้กับธุรกรรมใด ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกรรมและทุนจดทะเบียนหรือจำนวนพนักงานของทั้งสองบริษัท ส่วนการใช้กับธุรกรรมข้ามประเทศหรือธุรกรรมในไทย ต้องให้ที่ปรึกษากฎหมายตัดสิน
• ใบเสนอราคาจะเป็นคำเสนอที่ผูกพันตามกฎหมายญี่ปุ่นหรือไม่ ขึ้นอยู่กับถ้อยคำและประวัติการค้า คำถามเรื่องสัญญาควรปรึกษาทนายความ
• เลขข้อของ ISO 9001 มาจากฉบับ 2015 ให้ตรวจเลขข้อปัจจุบันในฉบับ 2026

คำถามที่พบบ่อย

hikiai คืออะไร

hikiai เป็นคำธุรกิจภาษาญี่ปุ่น หมายถึงการที่ลูกค้าสอบถามซัพพลายเออร์ว่าทำสิ่งนี้ได้ไหม ราคาเท่าไร และส่งได้เมื่อไร ในงานผลิตใกล้เคียงกับ RFQ โดยทั่วไป hikiai นำไปสู่ mitsumorisho คือใบเสนอราคาที่เป็นเอกสาร

ทำไมผู้ผลิตญี่ปุ่นใช้เวลานานกว่าจะเสนอราคา

เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับการตรวจสอบเงื่อนไขและการประสานงานภายใน ไม่ใช่การคำนวณราคา PE ฝ่ายผลิต ฝ่าย QA ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่าย PC ต่างตอบคนละส่วนของคำถาม ถ้า RFQ ขาดข้อมูล ก็ต้องถามตอบเพิ่มอีกหนึ่งรอบ

RFQ ที่ส่งไปให้ซัพพลายเออร์ญี่ปุ่นควรมีอะไรบ้าง

โดยทั่วไปมี แบบพร้อม Revision การใช้งาน วัสดุ ข้อกำหนดการตรวจสอบและเอกสาร จำนวนต่อการสั่งและความถี่ กำหนดการส่งมอบ การบรรจุ ความเป็นเจ้าของแม่พิมพ์ เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่ต้องการคำตอบ เช็กลิสต์ข้างต้นครอบคลุมทุกรายการ

ทำไมซัพพลายเออร์ญี่ปุ่นถามเรื่องแม่พิมพ์และ jig มาก

แม่พิมพ์เป็นตัวกำหนดว่าใครรับภาระต้นทุนถ้าการผลิตจบลงก่อนคืนทุน และใครเก็บรักษาหลังจากนั้น Promotion Standards ที่แก้ไขในปี ค.ศ. 2026 ยังขอให้ผู้สั่งซื้อพยายามตกลงเรื่องค่าเก็บรักษาล่วงหน้าอย่างชัดเจน เช่น ทำบันทึกข้อตกลง และจ่ายค่าเก็บรักษาให้ซัพพลายเออร์

ใบเสนอราคาของญี่ปุ่นผูกพันตามกฎหมายหรือไม่

ขึ้นอยู่กับกรณี ตามประมวลกฎหมายแพ่งญี่ปุ่น สัญญาเกิดเมื่อมีการตอบรับคำเสนอ และคำเสนอที่กำหนดระยะเวลาตอบรับโดยทั่วไปถอนไม่ได้ในช่วงนั้น แต่ใบเสนอราคาฉบับใดนับเป็นคำเสนอหรือไม่ ขึ้นอยู่กับถ้อยคำและประวัติการค้า หากเรื่องนี้สำคัญ ควรปรึกษาที่ปรึกษากฎหมาย

แหล่งอ้างอิง

• รายการตรวจในช่วง RFQ เช็กลิสต์ใบเสนอราคา และแบบฟอร์มใบเสนอราคา: สำนักงานส่งเสริม SME ญี่ปุ่น, Price Negotiation Handbook for SMEs ฉบับปรับปรุง (ภาษาญี่ปุ่น) (พิมพ์ครั้งแรกมีนาคม ค.ศ. 2022 แก้ไขล่าสุดมกราคม ค.ศ. 2026)
• ชื่อ วันบังคับใช้ และสาระสำคัญของกฎหมายที่แก้ไข: JFTC, ข่าวประชาสัมพันธ์การแก้ไข Subcontract Act (16 พฤษภาคม ค.ศ. 2025)
• ขอบเขต การชำระเงินภายใน 60 วัน ตั๋วสัญญาใช้เงิน เงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษร: DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act"
• หน้าที่ของผู้สั่งซื้อ: JFTC, หน้าที่ของผู้ว่าจ้าง (ภาษาญี่ปุ่น)
• การห้ามใช้ตั๋วสัญญาใช้เงิน และห้ามกำหนดราคาโดยไม่เจรจา: JFTC, แผ่นพับเรื่องการชำระเงินตามกฎหมาย (ตุลาคม ค.ศ. 2025 ภาษาญี่ปุ่น)
• การเก็บรักษาแม่พิมพ์ และการเสนอราคาใหม่หลังงานเปลี่ยน: JFTC, ถาม-ตอบเกี่ยวกับกฎหมาย (ภาษาญี่ปุ่น)
• Promotion Standards: สำนักงานส่งเสริม SME ญี่ปุ่น, Promotion Standards (ภาษาญี่ปุ่น)
• การแก้ไข Promotion Standards เมื่อ 24 มิถุนายน ค.ศ. 2026: ข่าวประชาสัมพันธ์ METI (ภาษาญี่ปุ่น)
• ประมวลกฎหมายแพ่งญี่ปุ่น มาตรา 522, 523 และ 528: e-Gov Law Search, ประมวลกฎหมายแพ่ง (ภาษาญี่ปุ่น)
• ISO 9001 ฉบับปัจจุบัน: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, "The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released"
• JIS Q 9001:2015 ข้อ 8.2.3 และ 8.2.4: คณะกรรมการมาตรฐานอุตสาหกรรมญี่ปุ่น, JIS search (ภาษาญี่ปุ่น)