জাপানি প্রস্তুতকারকের কাছে RFQ: হিকিআই (hikiai) প্রক্রিয়ার 7 ধাপ
আপনি জাপানের একটি প্রস্তুতকারকের কাছে ড্রয়িংসহ RFQ (request for quotation, কোটেশনের অনুরোধ) পাঠালেন। এক সপ্তাহ পরে দামের বদলে এল প্রশ্নের একটি তালিকা: কোন ড্রয়িং রিভিশন? প্রতি অর্ডারে কত পিস? টুলিংয়ের খরচ কে দেবে? টুলিংয়ের মালিক কে? উল্টো দিকে, আপনি যদি জাপানি কাস্টমারকে যন্ত্রাংশ সরবরাহ করেন, তাহলে হয়তো এমন একটি ইমেইল পেয়েছেন যার বিষয় hikiai (হিকিআই, জাপানি ভাষায় ইনকোয়ারি বা RFQ), সঙ্গে ড্রয়িং আর উত্তরের শেষ তারিখ।
দুই ক্ষেত্রেই প্রক্রিয়া একই। দাম হিসাব করার আগে সরবরাহকারীকে ড্রয়িং রিভিশন, অর্ডারের পরিমাণ এবং মোল্ড ও জিগের খরচ কে বহন করবে, তা নিশ্চিত করতে হয়। RFQ পাঠানো আর কোটেশন পাওয়ার মাঝের সময়ের বেশির ভাগ যায় এই যাচাই আর অভ্যন্তরীণ সমন্বয়ে, দাম হিসাব করতে নয়।
এই গাইডে দেখানো হয়েছে, জাপানি প্রস্তুতকারক ইনকোয়ারি থেকে কোটেশন পর্যন্ত সাধারণত কোন 7 ধাপে যায়, প্রতিটি ধাপে কী যাচাই করে এবং উত্তর আসতে কেন আপনার প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় লাগতে পারে। শেষে আছে একটি RFQ চেকলিস্ট ও একটি ইংরেজি RFQ ইমেইল, যা আপনি জাপানে RFQ পাঠানোর সময় কিংবা জাপানি কাস্টমারের RFQ-র উত্তর দেওয়ার সময় ব্যবহার করতে পারেন।
জাপানি কোম্পানির ইমেইল, ড্রয়িং ও কোটেশনে এই শব্দগুলো আসে।
ইংরেজি হরফের বানান শুধু রেফারেন্সের জন্য। কিছু কোম্পানি hikiai-র বদলে mitsumori irai (কোটেশনের অনুরোধ) লেখে।
সূচিপত্র
- Hikiai থেকে কোটেশন: 7 ধাপ
- ধাপ 1: ইনকোয়ারি লগে তুলুন এবং শেষ তারিখ থেকে পেছনে হিসাব করুন
- ধাপ 2 ও 3: কোটেশনের আগে কী কী যাচাই হয়
- ধাপ 4: সম্ভাব্যতা ও প্রসেস বিচার
- ধাপ 5: খরচ হিসাব
- ধাপ 6: কোটেশন, অ্যাজাম্পশন ও ভ্যালিডিটি লিখুন
- ধাপ 7: পেলাম, হারালাম ও স্থগিত—ফলো-আপ
- সাধারণ ভুল ও তা এড়ানোর উপায়
- RFQ চেকলিস্ট: কী কী দেবেন
- ইংরেজি RFQ ইমেইলের টেমপ্লেট
- এই গাইড যেখানে প্রযোজ্য নয়
- FAQ
- সূত্র
Hikiai থেকে কোটেশন: 7 ধাপ
একটি hikiai তিনটি প্রশ্ন করে: এই শর্তে বানানো যাবে কি, দাম কত পড়বে, আর কবে ডেলিভারি দেওয়া যাবে? জাপানি প্রস্তুতকারকের উত্তর দেওয়ার কাজকে 7 ধাপে ভাগ করা যায়: ইনকোয়ারি লগে তোলা, বিষয়বস্তু পর্যালোচনা, প্রশ্ন পাঠানো, সম্ভাব্যতা বিচার, খরচ হিসাব, কোটেশন তৈরি এবং উত্তর ও ফলো-আপ।
ধাপগুলো তিন পর্বে পড়ে: প্রস্তুতি, মূল্যায়ন ও উত্তর।
রিপিট পার্টে 02–04 ধাপ সংক্ষেপ করা যায়, তবে ড্রয়িং রিভিশন ও পরিমাণ তবুও দেখে নিতে হয়।
উত্তর আসতে কেন সময় লাগে
সবচেয়ে বেশি সময় লাগে 2 থেকে 4 নম্বর ধাপে। সেলসের যোগাযোগকারী একা সিদ্ধান্ত নিতে পারেন না, তাই প্রশ্ন যায় প্রোডাকশন ইঞ্জিনিয়ারিং (seisan gijutsu), ম্যানুফ্যাকচারিং, কোয়ালিটি অ্যাসিউরেন্স ও পারচেজিংয়ে।
জাপানের Small and Medium Enterprise Agency (SME Agency, ক্ষুদ্র ও মাঝারি উদ্যোগ সংস্থা) তাদের Price Negotiation Handbook for SMEs-এ (জাপানি ভাষায়) বলেছে, প্রতিটি কোটেশন-অনুরোধেই কিছু অস্পষ্ট বিষয় থাকে। তারা পরামর্শ দেয়, কোটেশনের আগে সরবরাহকারী একটি কোটেশন চেকলিস্ট তৈরি রাখুক, যাতে নিজেদের অভ্যন্তরীণ কাজের ধারা এবং কাস্টমারের কাছে যা নিশ্চিত করতে হবে তা থাকে। হ্যান্ডবুকে আরও বলা আছে, ম্যানুফ্যাকচারিংয়ে অর্ডারের পরে বাড়তি খরচ দেখা দিলেও চুক্তি সংশোধন (contract amendment) আদায় করা কঠিন হয়। শর্ত নিশ্চিত করার মূল সুযোগ কোটেশনের ধাপেই।
ক্রেতার জন্য: একদফা প্রশ্ন মানে সরবরাহকারী ধীর বা অনাগ্রহী, তা নয়। অনেক সময় এর মানে, আপনার RFQ-তে এই গাইডের কোনো একটি বিষয় ফাঁকা ছিল। আগেই সেগুলো দিয়ে দিলে এক দফা প্রশ্ন কমতে পারে।
ধাপ 1: ইনকোয়ারি লগে তুলুন এবং শেষ তারিখ থেকে পেছনে হিসাব করুন
প্রথম কাজ হলো ইনকোয়ারিটি একজনের ইনবক্স থেকে বের করে এমন একটি লগে তোলা, যা সবাই দেখতে পারে। স্প্রেডশিট দিয়েও কাজ চলে, আলাদা কেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম লাগে না।
RFQ লগে কী কী থাকবে
লগে এতটুকু তথ্য রাখুন, যাতে পরে বোঝা যায় কোন শর্তে, কবে, কত দামে কোটেশন দেওয়া হয়েছিল।
দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ছাড়াও যেন যে কেউ কোটেশনের ইতিহাস অনুসরণ করতে পারে।
নমুনা এন্ট্রিগুলো কাল্পনিক।
কাস্টমারের দেওয়া ড্রয়িং ও স্পেসিফিকেশন গোপনীয়তা চুক্তির (NDA) আওতায় থাকতে পারে। ইনকোয়ারি আসার সময়ই চুক্তি ও কাস্টমারের নির্দেশনা দেখে নিন, যাতে জানা থাকে সাবকন্ট্রাক্টরদের কোটেশনের জন্য ড্রয়িং দেওয়া যাবে কি না।
অভ্যন্তরীণ ডেডলাইন ঠিক করুন
কাস্টমার উত্তরের শেষ তারিখ না দিলে সরবরাহকারী নিজেই একটি উত্তরের তারিখ প্রস্তাব করে ঠিক করে নেয়। শেষ তারিখ ছাড়া অনুরোধ অন্য কাজের পেছনে পড়ে যায়। ধরা যাক উত্তরের আগে 5 কর্মদিবস আছে, তাহলে অভ্যন্তরীণ সময়সূচি এমন হতে পারে (দিনের হিসাব শুধু উদাহরণ):
- দিন 1: ইনকোয়ারি লগে তোলা, ড্রয়িং ও স্পেসিফিকেশন দেখা, প্রশ্ন পাঠানো
- দিন 2: প্রোডাকশন ইঞ্জিনিয়ারিং, ম্যানুফ্যাকচারিং ও পারচেজিংকে মূল্যায়নের অনুরোধ
- দিন 3–4: অভ্যন্তরীণ উত্তর সংগ্রহ ও খরচ হিসাব
- দিন 4: কোটেশন তৈরি ও অভ্যন্তরীণ অনুমোদন
- দিন 5: কাস্টমারকে উত্তর
শেষ তারিখ ধরা যাবে না, এটা বোঝামাত্র কাস্টমারকে কারণ জানান এবং নতুন উত্তরের তারিখ দিন। মালামাল বা আউটসোর্সিংয়ের কোটেশন না এলে যে অংশগুলো নিশ্চিত, সেগুলো আগে পাঠিয়ে দেওয়াও একটি উপায়।
জরুরি অনুরোধে সরবরাহকারী অতীতের অনুরূপ পার্টের ভিত্তিতে মোটামুটি হিসাব (rough estimate) দিতে পারে। তখন কোটেশনে স্পষ্ট লিখতে হয় যে এটি আনুমানিক এবং চূড়ান্ত কোটেশনে দাম বদলাতে পারে। শুধু ওই আনুমানিক সংখ্যাটাই কাস্টমারের অভ্যন্তরীণ বাজেট হয়ে গেলে পরে সমন্বয় করা কঠিন হয়।
ক্রেতার জন্য: আপনার RFQ-তে উত্তরের তারিখ লিখুন। শুধু বাজেটের একটি সংখ্যা দরকার হলে সেটা বলুন এবং সংখ্যাটিকে "estimate" হিসেবে চিহ্নিত করতে বলুন।
ধাপ 2 ও 3: কোটেশনের আগে কী কী যাচাই হয়
ইনকোয়ারি লগে ওঠার পর সরবরাহকারী কোটেশনের ভিত্তি হবে এমন প্রতিটি শর্ত যাচাই করে। যে সরবরাহকারী ISO 9001 (জাপানে JIS Q 9001 নামে প্রকাশিত) অনুযায়ী কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম চালায়, তার জন্য এটি একটি আনুষ্ঠানিক ধাপ। 2015 সংস্করণের ক্লজ 8.2.3 বলে, পণ্য বা সেবা সরবরাহের প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে চাহিদাগুলো পর্যালোচনা (review) করতে হবে।
এই পর্যালোচনায় পড়ে কাস্টমারের নির্দিষ্ট করা চাহিদা, কাস্টমার না বললেও জানা ব্যবহারের জন্য যা দরকার, সেই চাহিদা এবং আইন ও বিধিগত চাহিদা। কাস্টমার লিখিতভাবে চাহিদা না জানালে গ্রহণের আগে সেগুলো নিশ্চিত করতে হয়, ক্লজে এটাও আছে।
ISO 9001:2026 প্রকাশিত হয়েছে 16 সেপ্টেম্বর 2026-এ। এই গাইডে 2015 সংস্করণের ক্লজ নম্বর ব্যবহার করা হয়েছে, তাই 2026 সংস্করণের নম্বর ও ভাষা মূল পাঠে দেখে নিন। আপনার কারখানার সার্টিফিকেশন কোন সংস্করণের ভিত্তিতে, সেটি সার্টিফিকেশন বডির কাছে নিশ্চিত করুন।
যাচাইয়ের বিষয়গুলো তিন ভাগে সাজালে কোনোটা বাদ পড়ার সম্ভাবনা কমে: পার্ট, পরিমাণ ও সময়, এবং বাণিজ্যিক শর্ত।
পার্ট, পরিমাণ ও সময়, এবং বাণিজ্যিক শর্ত—এই তিন ভাগে সাজানো।
সম্পাদকদের সাজানো তালিকা। প্রতিটি ইনকোয়ারিতে 12টিই দরকার হয় না; আপনার পণ্য অনুযায়ী বেছে নিন।
ড্রয়িং ও স্পেসিফিকেশন
সরবরাহকারী প্রথমে ড্রয়িং রিভিশন এবং ড্রয়িংয়ে উল্লেখ করা স্ট্যান্ডার্ড বা কাস্টমারের স্পেসিফিকেশন দেখে। প্যাকেজে কোনো স্পেসিফিকেশন না থাকলে এখনই তা চেয়ে নেওয়ার সময়।
ম্যাটেরিয়ালের ক্ষেত্রে শুধু পদবি নয়, স্টকের আকার ও নির্দিষ্ট প্রস্তুতকারকের শর্তও দেখা হয়। যে ম্যাটেরিয়াল জোগাড় করতে অনেক সময় লাগে, তা লিড টাইম ও দাম দুটোকেই প্রভাবিত করে।
টলারেন্স খরচে বড় প্রভাব ফেলে। সরবরাহকারী দেখে ড্রয়িংয়ে ডাইমেনশনাল না জ্যামিতিক টলারেন্স আছে এবং কোন সাধারণ টলারেন্স শ্রেণি প্রযোজ্য। তারপর প্রোডাকশন ইঞ্জিনিয়ারিং ও কোয়ালিটি অ্যাসিউরেন্স নিশ্চিত করে, কারখানার যন্ত্র ও পরিমাপের সরঞ্জাম দিয়ে তা অর্জন ও যাচাই করা যাবে কি না।
সারফেস বা হিট ট্রিটমেন্ট আউটসোর্স হলে সরবরাহকারী ট্রিটমেন্টের ধরন, কোটিংয়ের পুরুত্ব বা কঠিনতা এবং কোন অংশে ট্রিটমেন্ট হবে, তা যাচাই করে। প্লেটিংয়ের ধরন ঠিক করে কোন সাবকন্ট্রাক্টর কাজ করতে পারবে এবং কত দিন বাড়বে।
ব্যবহার ও কাজের পরিবেশ প্রায়ই ড্রয়িংয়ে লেখা থাকে না। পার্টটি বাইরে ব্যবহার হবে কি না, বা খাদ্য বা মেডিকেল যন্ত্রে যাবে কি না, তা ম্যাটেরিয়াল, ট্রিটমেন্ট এবং প্রযোজ্য নিয়মকানুন বদলে দিতে পারে।
পরিমাণ ও ডেলিভারি
সরবরাহকারী শুধু মোট পরিমাণ নয়, প্রতি অর্ডারের পরিমাণ ও অর্ডারের ফ্রিকোয়েন্সিও জানতে চায়। সেটআপের কাজ ও মালামাল কেনার ধরন লট সাইজের সঙ্গে বদলায়, তাই একই পার্টের ইউনিট প্রাইস নির্ভর করে একবারে কত পিস অর্ডার হচ্ছে তার ওপর।
SME Agency-র হ্যান্ডবুকে একটি মেশিনিং কোম্পানির উদাহরণ আছে: তাদের কাছে স্পেয়ার পার্টের কোটেশন চাওয়া হয়েছিল ম্যাস প্রোডাকশনের একই শর্তে। অর্ডারের পরিমাণের সঙ্গে মালামালের দাম ও শ্রমের হার বদলায় বলে ওই কাজে লোকসান হয়। পরিমাণের অ্যাজাম্পশন কোটেশনেও লিখে দেওয়া দরকার।
ডেলিভারি দুই ভাগে যাচাই হয়: প্রথম ডেলিভারির তারিখ এবং এরপর কত ঘন ঘন ডেলিভারি। সরবরাহকারী নিজের উৎপাদন লিড টাইমের সঙ্গে মালামাল জোগাড় ও আউটসোর্সিংয়ের দিন যোগ করে, আর প্রোডাকশন কন্ট্রোল দেখে চাওয়া তারিখে পার্টস পৌঁছানো যাবে কি না।
ইন্সপেকশন, প্যাকেজিং ও ডেলিভারির শর্ত
ইন্সপেকশনের জন্য সরবরাহকারী নিশ্চিত করে কোন মাপ, কতটি পিসে, কোন যন্ত্রে মাপা হবে এবং কোন ডকুমেন্ট সঙ্গে দিতে হবে। 100% ইন্সপেকশন, ইন্সপেকশন রিপোর্ট ও ম্যাটেরিয়াল সার্টিফিকেট—সবই শ্রমঘণ্টা ও খরচ বাড়ায়।
প্যাকেজিং ও ডেলিভারি সহজে চোখ এড়িয়ে যায়। ফেরতযোগ্য কন্টেইনার (kayoibako), আলাদা প্যাকিং, ডেলিভারির স্থান ও সময়ের সীমা—সবই খরচে প্রভাব ফেলে। ফ্রেইট কোন পক্ষ দেবে, তাও সরবরাহকারী নিশ্চিত করে।
কাস্টমার-সরবরাহকৃত মাল ও টুলিং
কাস্টমার মালামাল বা পার্টস সরবরাহ করলে সরবরাহকারী জানতে চায় সেগুলোর দাম লাগবে কি না, কবে ও কতটি আসবে এবং ত্রুটি হলে কী হবে। SME Agency-র হ্যান্ডবুকে একটি প্রিসিশন মেশিনিং কোম্পানির উদাহরণ আছে: সরবরাহ করা মালামাল একটি একটি করে আসত। প্রতিটি আলাদাভাবে প্রসেস করতে হওয়ায় শ্রমঘণ্টা বেড়ে যায়, আর স্টক সামলানোর খরচ কোটেশনে ধরা ছিল না।
যে পার্টে মোল্ড, জিগ বা গেজ লাগে, সেখানে সরবরাহকারী কোটেশনের ধাপেই নিশ্চিত করে এগুলো বানানোর খরচ কে দেবে, মালিক কে, আর ম্যাস প্রোডাকশন শেষ হলে সংরক্ষণ কে করবে। জাপানের সাম্প্রতিক নিয়মেও এই বিষয়টি আছে (পরের অংশ দেখুন)।
এই প্রশ্নগুলোর পেছনের জাপানি নিয়ম
জাপানের দুটি নিয়ম-কাঠামো ব্যাখ্যা করে, জাপানের সরবরাহকারীরা কেন টুলিং, পেমেন্ট ও লিখিত শর্ত নিয়ে এত প্রশ্ন করে। আপনি যদি জাপানি কাস্টমারের বাংলাদেশি সরবরাহকারী হন, তাহলে এগুলো থেকে বোঝা যায় ওই কাস্টমারের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা হয়।
- Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields (জাপানি নাম toriteki-hō; এটি JFTC-র অস্থায়ী ইংরেজি নাম)। এটি 1 জানুয়ারি 2026 থেকে আগের Subcontract Act-এর জায়গা নিয়েছে। আওতাভুক্ত লেনদেনে অর্ডারদাতা কোম্পানিকে অর্ডার দেওয়ার পরপরই লিখিত শর্ত দিতে হয়, পেমেন্টের তারিখ যতটা সম্ভব আগে এবং মাল গ্রহণের পর সর্বোচ্চ 60 দিনের মধ্যে ঠিক করতে হয়, আর প্রমিসরি নোটে (promissory note) পেমেন্ট করা যায় না। সরবরাহকারীর আলোচনার অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করে একতরফা দাম ঠিক করাও নিষিদ্ধ।
- টুলিং সংরক্ষণ। জাপান ফেয়ার ট্রেড কমিশন (JFTC) আইনটির Q&A-তে বলেছে, দীর্ঘ সময় অর্ডার না দিয়ে সংরক্ষণ-খরচ না দিয়ে সরবরাহকারীকে মোল্ড রাখতে বাধ্য করা অন্যায্য অর্থনৈতিক সুবিধা চাওয়ার মধ্যে পড়তে পারে। তাদের তালিকাভুক্ত একটি লঙ্ঘনে এক বছর বা তার বেশি কোনো অর্ডার না দিয়ে বিনামূল্যে মোল্ড রাখানো হয়েছিল।
- Promotion Standards (shinko kijun), যা Act on Promotion of Entrusted Small and Medium-sized Enterprises-এর অধীন। এতে অর্ডারদাতা কোম্পানির কাছে প্রত্যাশা, টুলিং, ফ্রেইট ও সংরক্ষণ খরচসহ চুক্তির শর্ত লিখিতভাবে জানানো। 24 জুন 2026-এর সংশোধনে বলা হয়েছে, সংরক্ষণ-খরচের বিষয়ে আগেভাগে স্পষ্ট সম্মতি চাওয়া উচিত (যেমন একটি মেমোরান্ডামের মাধ্যমে), এবং সরবরাহকারী চাক বা না চাক, সংরক্ষণের সময়কাল অনুযায়ী সংরক্ষণ-খরচ দিতে হবে।
আইনটি প্রযোজ্য কি না, তা নির্ভর করে লেনদেনের ধরন এবং দুই কোম্পানির মূলধন বা কর্মী-সংখ্যার ওপর। বাংলাদেশ ও জাপানের মধ্যে আন্তঃসীমান্ত লেনদেনেও এটি প্রযোজ্য কি না, তা আইনজীবীর কাছ থেকে জানতে হবে; জাপানে JFTC ও SME Agency-র পরামর্শ ডেস্কও আছে।
কোটেশন কখন চুক্তির প্রস্তাব হিসেবে গণ্য হয়, সেটা বাংলাদেশের Contract Act, 1872-এও প্রস্তাব ও গ্রহণের নিয়ম অনুযায়ী বিচার হয়। কোন দেশের আইন প্রযোজ্য হবে এবং ধারাগুলো কীভাবে খাটবে, তা আপনার চুক্তির শর্ত ও আইনজীবীর পরামর্শের বিষয়।
পেমেন্ট শর্ত ও দামের ভিত্তি
পেমেন্টের ক্ষেত্রে সরবরাহকারী মাসিক ক্লোজিং ডেট (shimebi), পেমেন্টের তারিখ ও পেমেন্ট পদ্ধতি নিশ্চিত করে। মালামাল বা এনার্জির খরচ বদলালে দাম পুনর্বিবেচনা করা যাবে কি না, সে বিষয়ে এই ধাপেই দুই পক্ষ একমত হলে পরে দাম নিয়ে আলোচনা সহজ হয়।
অমীমাংসিত প্রশ্ন এক তালিকায় লিখিতভাবে পাঠান
যে বিষয়গুলো অস্পষ্ট থেকে গেছে, সেগুলো এক তালিকায় করে ইমেইল বা রেকর্ড থাকে এমন অন্য মাধ্যমে পাঠানো হয়। ফোনে কিছু ঠিক হলে সরবরাহকারী সেই বিষয়বস্তু আবার ইমেইলে পাঠিয়ে দেয়।
মূল নিয়ম হলো প্রশ্ন একটি একটি করে নয়, একসঙ্গে পাঠানো। উত্তরের অপেক্ষায় থাকার সময়েও সরবরাহকারী যে অংশগুলো নিশ্চিত, সেগুলোর কাজ চালিয়ে যায়। শেষ তারিখে যে বিষয়ে উত্তর আসেনি, সেটি কোটেশনে একটি ঘোষিত অ্যাজাম্পশন হিসেবে যায়।
ধাপ 4: সম্ভাব্যতা ও প্রসেস বিচার
শর্ত পরিষ্কার হলে সরবরাহকারী ঠিক করে পার্টটি বানাতে পারবে কি না। ISO 9001:2015-এর ক্লজ 8.2.3 আরও চায়, প্রতিষ্ঠান যেন নিশ্চিত করে যে সে চাহিদাগুলো পূরণ করতে সক্ষম। দাম ঠিক করার আগে কোম্পানি তার প্রতিশ্রুতি রাখতে পারবে কি না, এটি তারই অভ্যন্তরীণ যাচাই।
তিনটি প্রশ্নের উত্তর পরপর দিয়ে ঠিক হয় কেমন উত্তর পাঠানো হবে।
কাজটি লাভজনক কি না, তা পরের ধাপের খরচ হিসাবের সঙ্গে মিলিয়ে ঠিক হয়।
প্রতিটি প্রশ্ন যায় আলাদা বিভাগে। প্রোডাকশন ইঞ্জিনিয়ারিং মেশিনিং পদ্ধতি ও প্রসেসের ক্রম নিয়ে উত্তর দেয়, ম্যানুফ্যাকচারিং মেশিনের ফাঁকা সময় ও শ্রমঘণ্টা নিয়ে, কোয়ালিটি অ্যাসিউরেন্স ইন্সপেকশন নিয়ে, পারচেজিং মালামাল ও আউটসোর্সিংয়ের দাম নিয়ে, আর প্রোডাকশন কন্ট্রোল লিড টাইম নিয়ে।
প্রতিটি বিভাগের কাছে অনুরোধে শুধু ড্রয়িং নয়, পরিমাণ, ডেলিভারির তারিখ এবং কবের মধ্যে উত্তর দরকার—এই তিনটিও সব সময় থাকে। শুধু ড্রয়িং পেলে বিভাগটিকে অ্যাজাম্পশন আন্দাজ করতে হয়, আর উত্তরগুলো একে অপরের সঙ্গে মেলে না।
পারচেজিং নিজের সরবরাহকারীদের কাছ থেকে কোটেশন নেয়, অর্থাৎ কোম্পানি তার কাস্টমারের কাছ থেকে যে ধরনের অনুরোধ পেয়েছে, ঠিক সেই ধরনের অনুরোধই সে তাদের পাঠায়।
ফলাফল তিন রকম হতে পারে। নির্দেশ অনুযায়ী কোটেশন ছাড়াও, কোনো পরিবর্তনে কাজটি সম্ভব হলে সরবরাহকারী শর্তসাপেক্ষে কোটেশন দিতে পারে, যেমন বিকল্প ম্যাটেরিয়াল, শিথিল টলারেন্স বা ভিন্ন ডেলিভারির তারিখ।
পার্ট বানানো না গেলে বা কাজটি লাভজনক না হলে সরবরাহকারীর উচিত দ্রুত প্রত্যাখ্যান করা। কাস্টমার হয়তো উত্তরের অপেক্ষায় অন্য সরবরাহকারীদের কাছে যাওয়া আটকে রেখেছে। প্রত্যাখ্যানের এক লাইনের কারণ লিখলে পরের ইনকোয়ারি আরও উপযুক্ত হওয়ার সম্ভাবনা বাড়ে।
ক্রেতার জন্য: "শর্তসাপেক্ষে কোটেশন" কাজের তথ্য। এটি এমন কোনো চাহিদার দিকে ইঙ্গিত করতে পারে যা খরচ বা লিড টাইম বাড়াচ্ছে, তখন আপনি ঠিক করতে পারেন চাহিদাটি সত্যিই দরকার কি না।
ধাপ 5: খরচ হিসাব
সরবরাহকারী যখন ঠিক করে পার্টটি বানানো যাবে, তখন সে খরচ যোগ করে। কোম্পানিভেদে খরচের ভাগ আলাদা, তবে মেশিনিং ও ফ্যাব্রিকেটেড পার্টের ক্ষেত্রে তিন ভাগ হিসাবটিকে গুছিয়ে রাখে: মালামাল ও আউটসোর্সিং, প্রসেসিং এবং এককালীন খরচ।
আইটেম ধরে ধরে দাম গড়লে পরে তা ব্যাখ্যা করা যায়।
খরচ কীভাবে ভাগ ও বণ্টন হয়, তা কোম্পানিভেদে আলাদা।
SME Agency-র হ্যান্ডবুক বলে, প্রতিটি পণ্যের খরচ হিসাব জটিল এবং অনেক কোম্পানির কাছে এর স্পষ্ট ছবি নেই। ঘণ্টাপ্রতি হার ও স্ট্যান্ডার্ড শ্রমঘণ্টা আগে থেকে ঠিক করে রাখাই হিসাবের শুরু।
পরিমাণের সঙ্গে ইউনিট প্রাইস কেন বদলায়
সেটআপের (মেশিনিং শুরুর আগে টুল ও জিগ তৈরি রাখা) খরচ রানের পরিমাণ দিয়ে ভাগ করে ইউনিট প্রাইস পাওয়া যায়, তাই রান যত ছোট, প্রতিটি পিসের ঘাড়ে সেটআপ খরচ তত বেশি।
সেটআপ খরচ ভিন্ন পরিমাণে ভাগ হলে প্রতি পিসের খরচ বদলে যায়।
বোঝানোর জন্য কাল্পনিক সংখ্যা। বাস্তবে পরিমাণ বদলালে মালামালের দাম ও মেশিনিংয়ের পদ্ধতিও বদলায়।
এই উদাহরণে প্রসেসিং ও মালামালের খরচ এক, তবু ইউনিট প্রাইসে JPY 180 ফারাক। কোটেশনে পরিমাণের অ্যাজাম্পশন লেখা থাকলেই সরবরাহকারী এই ফারাকটি ব্যাখ্যা করতে পারে।
JFTC-র Q&A-তে এমন ক্ষেত্রও আছে, যেখানে কোটেশনের পরে কাজ পরিকল্পনার চেয়ে অনেক বড় হয়ে গেছে। মূল ইউনিট প্রাইসেই অর্ডার দিলে তা অন্যায্য কম দাম চাপানো (kaitataki) হতে পারে, তাই অর্ডারদাতা কোম্পানিকে চূড়ান্ত কাজ ধরে নতুন কোটেশন নিয়ে দাম সংশোধন করতে হয়। অর্থাৎ অ্যাজাম্পশন বদলালে আবার কোটেশন করার প্রত্যাশা জাপানের নিয়মে অর্ডারদাতার ওপরও আছে।
এককালীন খরচ আলাদা করে কোট করুন
কোটেশনে স্পষ্ট থাকা উচিত মোল্ড ও জিগের খরচ ইউনিট প্রাইসের ভেতরে আছে, না আলাদা বিল হবে। ইউনিট প্রাইসে থাকলে কত পিসের ওপর তা উঠে আসবে, সেই পরিমাণও লিখতে হয়। ওই পরিমাণে পৌঁছানোর আগে উৎপাদন শেষ হলে খরচের একটি অংশ আর উঠে আসে না।
খরচের ভিত্তি-তারিখ রেকর্ড করুন
সরবরাহকারী মালামাল ও আউটসোর্সিংয়ের কোন তারিখের দাম ব্যবহার করেছে, তা লিখে রাখে। SME Agency-র হ্যান্ডবুক শ্রমখরচ আর কাঁচামাল ও এনার্জির খরচ আলাদা করে আলোচনা করার ওপর জোর দিয়েছে। খরচের আইটেমভিত্তিক ভাগ ও ভিত্তি-তারিখ থাকলে পরে খরচ বদলালে দাম বদলের যুক্তি দেখানো যায়।
ধাপ 6: কোটেশন, অ্যাজাম্পশন ও ভ্যালিডিটি লিখুন
জাপানের কোনো আইন কোটেশনের একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাট বেঁধে দেয়নি। কিন্তু শুধু দাম আর ডেলিভারি লেখা কোটেশন অ্যাজাম্পশন নিয়ে পরের কোনো মতভেদ মেটানোর ভিত্তি দেয় না। দামের মতোই গুরুত্ব দিয়ে অ্যাজাম্পশন ও ভ্যালিডিটির সময়কাল লিখতে হয়।
কোটেশনে দাম লেখা হয়, সঙ্গে সেই দাম যে শর্তে দাঁড়িয়ে আছে, তাও।
আইন বা স্ট্যান্ডার্ডে নির্ধারিত নয়; সাধারণত যা থাকে, সেগুলো থেকে সম্পাদকরা সাজিয়েছেন। কিছু শিল্প সংস্থা কোটেশনের টেমপ্লেট প্রকাশ করে।
অ্যাজাম্পশন লিখুন
অ্যাজাম্পশনে থাকে ড্রয়িং রিভিশন, পরিমাণ, ম্যাটেরিয়াল, কাস্টমার-সরবরাহকৃত মাল আছে কি না, এবং দাম যে ইন্সপেকশন ও প্যাকেজিংয়ের পরিধির ওপর ভিত্তি করে। ফ্রেইট, মোল্ডের সংরক্ষণ বা বিশেষ ইন্সপেকশনের মতো যা কোটেশনে ধরা হয়নি, তা বহির্ভূত বিষয় হিসেবে তালিকায় যায়।
SME Agency-র হ্যান্ডবুক পরামর্শ দেয়, যাচাইয়ের পরেও যা অস্পষ্ট থেকে গেছে, তা কোটেশনে লিখে অর্ডারের আগে ঝুঁকির কারণ হিসেবে আলোচনা করতে। বাণিজ্যিক শর্ত অস্পষ্ট থাকলে মন্তব্যে এটি লিখে সম্মতি নেওয়ার কথাও আছে যে দাম সমন্বয় হতে পারে।
লেখার নমুনা (কাল্পনিক):
- This quotation is based on drawing B-1234, revision 3. If the drawing is changed, we will requote.
- Unit prices assume a minimum of 100 pcs per order.
- Material is assumed to be supplied free of charge by the customer. Any delivery change caused by late supply will be discussed separately.
- Mold costs are quoted separately. Storage after the end of production will be agreed separately.
ভ্যালিডিটির সময়কাল লিখুন
মালামালের দাম ও কারখানার লোড সময়ের সঙ্গে বদলায়, তাই কোটেশনে ভ্যালিডিটির সময়কাল থাকে। মালামালের দামের ওঠানামা ও শিল্পের রীতি দেখে প্রতিটি কোম্পানি নিজেই সময়কালের দৈর্ঘ্য ঠিক করে।
জাপানের Civil Code অনুযায়ী প্রস্তাব অন্য পক্ষ গ্রহণ করলে চুক্তি হয়, এবং সাধারণ নিয়মে লিখিত দলিল আবশ্যক নয় (Article 522)। গ্রহণের সময় বেঁধে দেওয়া প্রস্তাব সাধারণত প্রত্যাহার করা যায় না, আর ওই সময়ের মধ্যে গ্রহণ না এলে তা বাতিল হয়ে যায় (Article 523)।
নির্দিষ্ট কোনো কোটেশন প্রস্তাব হিসেবে গণ্য হবে কি না, তা নির্ভর করে তার ভাষা ও লেনদেনের ইতিহাসের ওপর; এর একটি মাত্র উত্তর নেই। ঠিক এ কারণেই কোটেশন কত দিন এবং কোন শর্তে বৈধ, তা লিখিতভাবে রাখা কাজে দেয়। চুক্তি নিয়ে প্রশ্ন থাকলে আইনজীবীর পরামর্শ নিন।
পারচেজ অর্ডার কোটেশনের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন
উত্তর পাঠানোর পর কাজ শেষ হয় না। পারচেজ অর্ডার (PO) এলে সরবরাহকারী তা কোটেশনের সঙ্গে মেলায়। পরিমাণ, ইউনিট প্রাইস, ডেলিভারির তারিখ, ড্রয়িং রিভিশন বা পেমেন্ট শর্তের কোনোটি আলাদা হলে গ্রহণের আগে সরবরাহকারী তা পরিষ্কার করে নেয়।
Civil Code-এর Article 528 বলে, শর্ত বা অন্য পরিবর্তনসহ প্রস্তাব গ্রহণ করলে সেটি প্রস্তাব প্রত্যাখ্যান করে নতুন প্রস্তাব দেওয়ার সমান ধরা হয়। ISO 9001:2015-এর ক্লজ 8.2.3-ও পর্যালোচনার তালিকায় রেখেছে আগে প্রকাশ করা চাহিদা থেকে আলাদা চুক্তি বা অর্ডারের চাহিদা।
ওপরে বলা আইনের আওতাভুক্ত লেনদেনে অর্ডারদাতা কোম্পানিকে অর্ডারের পরপরই কাজের বিবরণ, ডেলিভারির তারিখ ও স্থান, দাম, পেমেন্টের তারিখ ও অন্যান্য শর্ত লিখিতভাবে বা ইলেকট্রনিক মাধ্যমে জানাতে হয়। সরবরাহকারী শুধু মৌখিক অর্ডার পেলে লিখিত চেয়ে নেওয়া উচিত।
ধাপ 7: পেলাম, হারালাম ও স্থগিত—ফলো-আপ
কোটেশন পাঠানোর পর ফলাফল হয় অর্ডার পাওয়া, হারানো, অথবা স্থগিত। লগে ফলাফল ভরার পরই RFQ-র প্রক্রিয়া শেষ হয়।
ফলাফল যা-ই হোক, লগে রেকর্ড করুন এবং পরের বার কাজে লাগান।
অর্ডার পেলে সরবরাহকারী উৎপাদনের সময়সূচি করার আগে নিশ্চিত করে কোটেশনের অ্যাজাম্পশনের সঙ্গে কোনো গরমিল নেই। ISO 9001:2015-এর ক্লজ 8.2.4 বলে, চাহিদা বদলালে সংশ্লিষ্ট ডকুমেন্ট সংশোধন করতে হবে এবং সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের তা জানাতে হবে। অর্ডারের পরের প্রতিটি পরিবর্তন লিখিত রাখলেই রিওয়ার্ক এড়ানো যায়।
হারানো ইনকোয়ারির কারণ লিখে রাখলে পরের হিসাবে কাজে লাগে। কাস্টমার সব সময় কারণ বলে না, তবে দাম, ডেলিভারি, স্পেসিফিকেশন বা ট্র্যাক রেকর্ড—এটুকু জিজ্ঞেস করলেই সময়ের সঙ্গে একটি ধরন বোঝা যায়।
স্থগিত কোটেশন সহজে ভুলে যায় এবং মেয়াদ পেরিয়ে যায়। মেয়াদোত্তীর্ণ কোটেশনের বিপরীতে অর্ডার এলে সরবরাহকারী মালামালের দাম ও কারখানার লোড আবার দেখে এবং দরকার হলে নতুন কোটেশন দেয়।
অর্ডারের পর শ্রমখরচ বা কাঁচামালের খরচ বাড়লে কী হয়, তা আগে থেকে জানা থাকাও কাজে লাগে। Promotion Standards অনুযায়ী খরচ বেড়েছে বা অর্ডার বদলেছে বলে সরবরাহকারী অনুরোধ করলে অর্ডারদাতা কোম্পানির দেরি না করে আলোচনা করার কথা। আইনের আওতাভুক্ত লেনদেনে আলোচনা প্রত্যাখ্যান করে একতরফা দাম ঠিক করা নিষিদ্ধ।
সাধারণ ভুল ও তা এড়ানোর উপায়
এই ভুলগুলোর প্রতিটি ঘটে ওপরের ধাপগুলোর কোনো একটি বাদ পড়লে।
- পুরোনো ড্রয়িং থেকে কোটেশন দেওয়া: লগ ও কোটেশন দুটোতেই রিভিশন লিখুন।
- পরিমাণের অ্যাজাম্পশন বাদ দেওয়া: কোটেশনে প্রতি অর্ডারের পরিমাণ লিখুন।
- মোল্ড ও জিগের খরচ অস্পষ্ট রাখা: ইউনিট প্রাইসে আছে না আলাদা, তা লিখুন।
- ফোনে ঠিক হওয়া পরিবর্তন ধরতে ভুলে যাওয়া: ইমেইলে নিশ্চিত করুন এবং লগে রাখুন।
- ইতিহাস শুধু একজন জানে: লগ ও প্রশ্নের রেকর্ড সবাই দেখতে পায় এমন জায়গায় রাখুন।
সবগুলোর মূল কারণ এক: যাচাই করা বিষয় ও অ্যাজাম্পশন লিখিত আকারে রাখা হয়নি। SME Agency-র হ্যান্ডবুকও বলে, কাজের ধারা ও চেকলিস্ট সবার নাগালে রাখলে যে কেউ কোটেশন সামলাতে পারে এবং উত্তর দ্রুত হয়।
চেকলিস্ট প্রথম দিনেই নিখুঁত হতে হবে না। যতবার কোটেশন হারান বা কাজ নতুন করে করতে হয়, একটি করে আইটেম যোগ করুন; ধীরে ধীরে তালিকাটি আপনার পণ্যের উপযোগী হয়ে উঠবে।
RFQ চেকলিস্ট: কী কী দেবেন
জাপানি প্রস্তুতকারকের কাছে RFQ পাঠানোর সময় এই তালিকা ব্যবহার করুন। আপনি যদি সরবরাহকারী হয়ে hikiai পেয়ে থাকেন, তাহলে এটি দিয়ে দেখুন কী কী বাদ আছে এবং সেগুলো প্রশ্নের তালিকায় তুলুন। প্রতিটি সারি এমন একটি বিষয়ের সঙ্গে মেলে, যা না থাকলে সরবরাহকারীকে আলাদা করে জিজ্ঞেস করতে হতো।
| বিষয় | কী দেবেন |
|---|---|
| ড্রয়িং ও রিভিশন | রিভিশন অক্ষর বা সংখ্যাসহ ড্রয়িং নম্বর, এবং ড্রয়িংয়ে উল্লেখ করা প্রতিটি স্পেসিফিকেশন ও স্ট্যান্ডার্ড |
| ব্যবহার | পার্টটি কী কাজ করে এবং কোথায় ব্যবহার হবে (বাইরে, খাদ্যের সংস্পর্শে, মেডিকেল ইত্যাদি) |
| ম্যাটেরিয়াল | ম্যাটেরিয়ালের পদবি ও স্ট্যান্ডার্ড, দরকার হলে স্টক ফর্ম, নির্দিষ্ট প্রস্তুতকারক বাধ্যতামূলক হলে তা |
| গুরুত্বপূর্ণ ফিচার | কোন টলারেন্স ও ফিচার গুরুত্বপূর্ণ এবং সাধারণ টলারেন্স শ্রেণি |
| সারফেস ও হিট ট্রিটমেন্ট | ট্রিটমেন্টের ধরন, পুরুত্ব বা কঠিনতা, কোন অংশে হবে |
| ইন্সপেকশন ও ডকুমেন্ট | কী মাপতে হবে, স্যাম্পলের সংখ্যা, ইন্সপেকশন রিপোর্ট ও ম্যাটেরিয়াল সার্টিফিকেটের চাহিদা |
| পরিমাণ | বার্ষিক বা মোট পরিমাণ, প্রতি অর্ডারের পরিমাণ, অর্ডারের ফ্রিকোয়েন্সি, প্রোগ্রাম কত দিন চলবে বলে আশা |
| ডেলিভারি | প্রথম ডেলিভারির চাওয়া তারিখ, পরবর্তী ডেলিভারির সময়সূচি, ভাগ করে ডেলিভারি চলবে কি না |
| প্যাকেজিং ও শিপিং | প্যাকিংয়ের চাহিদা, ডেলিভারির ঠিকানা, Incoterms বা ফ্রেইট কে দেবে |
| সরবরাহকৃত মাল | আপনি কোনো মালামাল বা পার্টস দেবেন কি না, বিনামূল্যে না দামে, এবং কবে |
| টুলিং | মোল্ড, জিগ ও গেজের খরচ কে দেবে, মালিক কে, সংরক্ষণ ও নিষ্পত্তি কীভাবে হবে |
| বাণিজ্যিক শর্ত | পেমেন্ট শর্ত ও পদ্ধতি (যেমন T/T বা L/C), মুদ্রা, খরচ বদলালে দাম পুনর্বিবেচনা করা যাবে কি না |
| উত্তরের তারিখ ও ফরম্যাট | কবে কোটেশন দরকার, আগে আনুমানিক হিসাব চলবে কি না, কোন পরিমাণে দাম দেখতে চান |
| গোপনীয়তা | NDA-র অবস্থা এবং সরবরাহকারী কোটেশনের জন্য সাবকন্ট্রাক্টরদের সঙ্গে ড্রয়িং শেয়ার করতে পারবে কি না |
ইংরেজি RFQ ইমেইলের টেমপ্লেট
জাপানি প্রস্তুতকারকের কাছে RFQ পাঠাতে এই ইমেইলটি নিজের মতো করে নিন। ইমেইলটি ইংরেজিতেই রাখা হয়েছে, কারণ আপনি এটি সরাসরি পাঠাবেন। ছোট ও ক্রমিক নম্বর দেওয়া অনুরোধের উত্তর ইংরেজি যাদের মাতৃভাষা নয়, তাদের পক্ষে একটি একটি করে দেওয়া সহজ।
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
আপনি যদি সরবরাহকারী হন এবং জাপানি কাস্টমারের hikiai-র উত্তর দিচ্ছেন, তাহলে একই কাঠামো উল্টো দিকে কাজ করে। ক্রমিক নম্বর দেওয়া একটি প্রশ্নের তালিকা দিয়ে উত্তর দিন, তারপর কোটেশনে লিখুন দাম কোন রিভিশন, পরিমাণ ও টুলিং শর্তের ওপর ভিত্তি করে।
এই গাইড যেখানে প্রযোজ্য নয়
- 7 ধাপ ও 12টি যাচাই-বিষয় একটি সাধারণ কাঠামো, যা এখানে মেশিনিং করা পার্টের উদাহরণ দিয়ে দেখানো হয়েছে। প্রতিটি ইনকোয়ারিতে 12টিই দরকার হয় না। প্রতিটি কোম্পানির প্রক্রিয়া, বিভাগ ও লিড টাইম আলাদা, শিল্পভেদেও চর্চা আলাদা।
- খরচের গ্রুপ, বণ্টনের পদ্ধতি ও কোটেশনের ফরম্যাট কোম্পানিভেদে আলাদা। এই গাইডের খরচের সংখ্যাগুলো কাল্পনিক।
- জাপানের আইন ও Promotion Standards প্রযোজ্য কি না, তা নির্ভর করে লেনদেনের ধরন এবং দুই কোম্পানির মূলধন বা কর্মী-সংখ্যার ওপর। আন্তঃসীমান্ত লেনদেনে এগুলো পৌঁছায় কি না, তা আইনজীবী ঠিক করবেন।
- কোনো কোটেশন জাপানের আইনে বাধ্যকারী প্রস্তাব কি না, তা নির্ভর করে তার ভাষা ও লেনদেনের ইতিহাসের ওপর। বাংলাদেশের আইন প্রযোজ্য হতে পারে কি না, তাও চুক্তির শর্তের ওপর নির্ভর করে। চুক্তির প্রশ্ন আইনজীবীকে করুন।
- ISO 9001-এর ক্লজ নম্বর 2015 সংস্করণের। বর্তমান নম্বর জানতে 2026 সংস্করণ দেখুন।
FAQ
Hikiai বলতে কী বোঝায়?
Hikiai হলো জাপানি ব্যবসায়িক শব্দ, যার অর্থ কাস্টমারের ইনকোয়ারি: সরবরাহকারী কিছু বানাতে পারবে কি না, কত দামে, আর কবের মধ্যে। ম্যানুফ্যাকচারিংয়ে এটি RFQ-এর কাছাকাছি। একটি hikiai সাধারণত mitsumorisho অর্থাৎ লিখিত কোটেশনের দিকে যায়।
জাপানি প্রস্তুতকারক কোটেশন দিতে এত সময় নেয় কেন?
বেশির ভাগ সময় যায় শর্ত যাচাই ও অভ্যন্তরীণ সমন্বয়ে, দাম হিসাব করতে নয়। প্রোডাকশন ইঞ্জিনিয়ারিং, ম্যানুফ্যাকচারিং, কোয়ালিটি অ্যাসিউরেন্স, পারচেজিং ও প্রোডাকশন কন্ট্রোল—প্রত্যেকে প্রশ্নের একটি করে অংশের উত্তর দেয়। RFQ-তে তথ্য কম থাকলে এক দফা প্রশ্ন বাড়ে।
জাপানি সরবরাহকারীর কাছে RFQ-তে কী কী থাকা উচিত?
সাধারণত থাকে: রিভিশনসহ ড্রয়িং, ব্যবহার, ম্যাটেরিয়াল, ইন্সপেকশন ও ডকুমেন্টের চাহিদা, প্রতি অর্ডারের পরিমাণ ও ফ্রিকোয়েন্সি, ডেলিভারির সময়সূচি, প্যাকেজিং, টুলিংয়ের মালিকানা, পেমেন্ট শর্ত এবং উত্তরের তারিখ। ওপরের চেকলিস্টে প্রতিটি বিষয় আছে।
জাপানি সরবরাহকারীরা মোল্ড ও জিগ নিয়ে এত প্রশ্ন করে কেন?
টুলিংয়ের দাম উঠে আসার আগে উৎপাদন বন্ধ হয়ে গেলে ক্ষতি কে বহন করবে এবং পরে টুলিং কে রাখবে, তা টুলিংয়ের শর্তই ঠিক করে। 2026 সালে সংশোধিত Promotion Standards-ও অর্ডারদাতা কোম্পানিকে বলেছে সংরক্ষণ-খরচের বিষয়ে আগে স্পষ্ট সম্মতি চাইতে (যেমন মেমোরান্ডামে) এবং সরবরাহকারীকে সংরক্ষণের খরচ দিতে।
জাপানি কোটেশন কি বাধ্যকারী প্রস্তাব?
এটা নির্ভর করে। জাপানের Civil Code অনুযায়ী প্রস্তাব গৃহীত হলে চুক্তি হয়, এবং গ্রহণের সময় বেঁধে দেওয়া প্রস্তাব সাধারণত ওই সময়ে প্রত্যাহার করা যায় না। নির্দিষ্ট কোনো কোটেশন প্রস্তাব কি না, তা নির্ভর করে তার ভাষা ও লেনদেনের ইতিহাসের ওপর, তাই বিষয়টি জরুরি হলে আইনজীবীর সঙ্গে কথা বলুন।
সূত্র
- RFQ-এর ধাপের যাচাই, কোটেশন চেকলিস্ট ও কোটেশন টেমপ্লেট: Small and Medium Enterprise Agency, Price Negotiation Handbook for SMEs, revised edition (জাপানি ভাষায়) (প্রথম প্রকাশ মার্চ 2022, শেষ সংশোধন জানুয়ারি 2026)
- সংশোধিত আইনের নাম, কার্যকর হওয়ার তারিখ ও রূপরেখা: JFTC, press release on the amendment of the Subcontract Act (16 মে 2025)
- আওতা, 60 দিনে পেমেন্ট, প্রমিসরি নোট, লিখিত শর্ত: DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act"
- অর্ডারদাতা কোম্পানির দায়িত্ব: JFTC, obligations of entrusting businesses (জাপানি ভাষায়)
- প্রমিসরি নোট ও আলোচনা ছাড়া দাম ঠিক করার নিষেধাজ্ঞা: JFTC, leaflet on payment rules under the Act (অক্টোবর 2025, জাপানি ভাষায়)
- টুলিং সংরক্ষণ ও কাজ বদলের পর নতুন কোটেশন: JFTC, FAQ on the Act (জাপানি ভাষায়)
- Promotion Standards: Small and Medium Enterprise Agency, Promotion Standards (জাপানি ভাষায়)
- Promotion Standards-এর 24 জুন 2026-এর সংশোধন: METI press release (জাপানি ভাষায়)
- Civil Code Articles 522, 523 ও 528: e-Gov Law Search, Civil Code (জাপানি ভাষায়)
- ISO 9001-এর বর্তমান সংস্করণ: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, "The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released"
- JIS Q 9001:2015 ক্লজ 8.2.3 ও 8.2.4: Japanese Industrial Standards Committee, JIS search (জাপানি ভাষায়)
জাপানি ভাষায় মূল লেখাএই গাইডটি জাপানের পাঠকদের জন্য লেখা একটি MONOSCOPE লেখা থেকে তৈরি: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
সম্পাদক সম্পর্কে
MONOSCOPE সম্পাদকFOUNDER & EDITORকারখানার যন্ত্রপাতি নির্মাতা ও প্ল্যান্ট প্রকৌশল প্রতিষ্ঠানে প্রায় দশ বছর যন্ত্রপাতির প্রস্তাব, নকশা ও চালু করার কাজ করার পর ডিজিটাল মার্কেটিংয়ে আসেন। এখন B2B উৎপাদকদের ওয়েব পরামর্শক হিসেবে তাদের পণ্য ও প্রযুক্তি সহজভাবে তুলে ধরতে সাহায্য করেন। জাপানের জাতীয় লাইসেন্স Energy Manager এবং তৃতীয় শ্রেণির প্রধান বৈদ্যুতিক প্রকৌশলীর অধিকারী।
২০১৭ সাল থেকে একটি প্রকৌশল ব্লগ (৫০০টির বেশি লেখা) এবং প্রায় ২০,০০০ গ্রাহকের একটি জাপানি ইউটিউব চ্যানেল চালাচ্ছেন। প্রতিটি গাইড জাপানি কারখানার দৃষ্টিকোণ থেকে লেখা এবং উদ্ধৃত মানের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা।
