RFQ với nhà sản xuất Nhật: 7 bước xử lý hikiai đến báo giá
Bạn gửi bản vẽ và yêu cầu báo giá (RFQ) cho một nhà sản xuất Nhật. Một tuần sau, thay vì nhận được giá, bạn nhận một danh sách câu hỏi: bản vẽ phiên bản nào, mỗi đơn đặt bao nhiêu cái, ai trả tiền khuôn, ai sở hữu khuôn? Nếu bạn ở phía nhà cung cấp, bạn có thể gặp tình huống ngược lại: một email tiêu đề "hikiai" (引合, yêu cầu báo giá) từ khách hàng Nhật, đính kèm bản vẽ và kèm hạn trả lời.
Cả hai tình huống đều bắt nguồn từ cùng một quy trình. Trước khi tính giá, nhà cung cấp phải xác nhận phiên bản bản vẽ, số lượng đơn hàng và bên chịu chi phí khuôn, đồ gá. Phần lớn thời gian từ lúc gửi RFQ đến lúc có báo giá dành cho việc xác nhận và phối hợp nội bộ, không phải cho việc tính giá.
Bài này trình bày 7 bước mà một nhà sản xuất Nhật thường đi từ hikiai đến báo giá, những gì họ kiểm tra ở mỗi bước, và vì sao phản hồi có thể lâu hơn bạn nghĩ. Cuối bài có checklist RFQ và mẫu email, dùng được cả khi bạn gửi RFQ sang Nhật lẫn khi bạn trả lời RFQ của khách hàng Nhật.
Những từ này xuất hiện trong email, bản vẽ và bảng báo giá của công ty Nhật.
Phiên âm romaji chỉ để tham khảo. Một số công ty viết 引合 hoặc 見積依頼 (mitsumori irai, yêu cầu báo giá) thay cho cách viết thường gặp của hikiai.
Mục lục
- 7 bước từ hikiai đến báo giá
- Bước 1: Ghi nhận yêu cầu và tính ngược từ hạn trả lời
- Bước 2 và 3: Những gì được kiểm tra trước khi báo giá
- Bước 4: Đánh giá khả năng sản xuất và quy trình
- Bước 5: Tính giá thành
- Bước 6: Lập bảng báo giá, giả định và thời hạn hiệu lực
- Bước 7: Theo dõi báo giá trúng, mất hoặc tạm hoãn
- Những lỗi thường gặp và cách tránh
- Checklist RFQ: nên ghi những gì
- Mẫu email RFQ bằng tiếng Anh
- Những trường hợp bài này không áp dụng
- Câu hỏi thường gặp
- Nguồn tham khảo
7 bước từ hikiai đến báo giá
Một hikiai hỏi ba điều: có làm được theo điều kiện này không, giá bao nhiêu, và bao giờ giao được. Cách một nhà sản xuất Nhật phản hồi có thể chia thành 7 bước: ghi nhận yêu cầu, xem xét nội dung, đặt câu hỏi, đánh giá khả năng sản xuất, tính giá thành, lập bảng báo giá, rồi phản hồi và theo dõi.
Các bước chia thành ba giai đoạn: chuẩn bị, đánh giá và phản hồi.
Với chi tiết đã làm lặp lại, các bước 02–04 có thể rút gọn, nhưng phiên bản bản vẽ và số lượng vẫn phải kiểm tra.
Vì sao phản hồi mất thời gian
Các bước 2 đến 4 tốn nhiều thời gian nhất. Người phụ trách kinh doanh không tự quyết được, nên câu hỏi được chuyển sang kỹ thuật sản xuất (seisan gijutsu), sản xuất, đảm bảo chất lượng và mua hàng.
Sổ tay đàm phán giá cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (tiếng Nhật) của Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhật Bản cho biết mọi yêu cầu báo giá đều có điểm chưa rõ. Sổ tay khuyên nhà cung cấp chuẩn bị checklist báo giá, ghi quy trình nội bộ và những điều cần xác nhận với khách hàng trước khi báo giá. Sổ tay cũng nêu rằng trong ngành chế tạo, sau khi đã nhận đơn thì khó điều chỉnh hợp đồng ngay cả khi phát sinh chi phí. Giai đoạn báo giá là cơ hội chính để xác nhận điều kiện.
Dành cho bên mua: nhận được một loạt câu hỏi không có nghĩa là nhà cung cấp chậm hay thiếu quan tâm. Thường là RFQ của bạn còn để ngỏ một trong các mục trong bài này. Nếu nêu sẵn từ đầu, bạn có thể bớt được một vòng hỏi đáp.
Bước 1: Ghi nhận yêu cầu và tính ngược từ hạn trả lời
Việc đầu tiên là đưa yêu cầu ra khỏi hộp thư của một cá nhân và đưa vào một sổ theo dõi mà mọi người cùng xem được. Bảng tính Excel dùng tốt không kém một hệ thống quản lý dự án.
Sổ theo dõi RFQ cần ghi gì
Sổ cần đủ thông tin để sau này truy ra được: báo giá theo điều kiện nào, vào ngày nào, với giá bao nhiêu.
Không chỉ người phụ trách, ai cũng nên lần lại được lịch sử của một báo giá.
Các ví dụ nhập liệu là giả định, chỉ để minh họa.
Bản vẽ và thông số khách hàng gửi có thể nằm trong phạm vi thỏa thuận bảo mật (NDA). Khi nhận yêu cầu, hãy kiểm tra hợp đồng và chỉ dẫn của khách hàng để biết có được chuyển bản vẽ cho nhà thầu phụ để họ báo giá hay không.
Đặt hạn nội bộ
Nếu khách hàng không nêu hạn trả lời, nhà cung cấp tự đề xuất một ngày trả lời và lấy đó làm hạn. Yêu cầu không có hạn rất dễ bị đẩy xuống sau các việc khác. Với một yêu cầu còn 5 ngày làm việc đến hạn, lịch nội bộ có thể như sau (số ngày chỉ là ví dụ):
- Ngày 1: Ghi vào sổ, kiểm tra bản vẽ và thông số, gửi câu hỏi
- Ngày 2: Nhờ kỹ thuật sản xuất, sản xuất và mua hàng đánh giá
- Ngày 3–4: Thu thập câu trả lời nội bộ và tính giá thành
- Ngày 4: Lập bảng báo giá và xin phê duyệt nội bộ
- Ngày 5: Trả lời khách hàng
Ngay khi thấy sẽ không kịp hạn, hãy báo cho khách hàng lý do và ngày trả lời mới. Nếu báo giá vật liệu hoặc gia công ngoài chưa về, một cách khác là gửi trước những phần đã chắc chắn.
Với yêu cầu gấp, nhà cung cấp có thể trả lời bằng báo giá sơ bộ dựa trên các chi tiết tương tự đã làm. Khi đó báo giá phải ghi rõ đây là con số ước tính và báo giá chính thức có thể khác. Nếu con số sơ bộ trở thành ngân sách nội bộ của khách hàng, việc điều chỉnh về sau rất khó.
Dành cho bên mua: hãy ghi ngày cần trả lời trong RFQ. Nếu bạn chỉ cần con số để lập ngân sách, hãy nói rõ và đề nghị ghi nhãn là báo giá ước tính.
Bước 2 và 3: Những gì được kiểm tra trước khi báo giá
Khi yêu cầu đã vào sổ, nhà cung cấp xác nhận từng điều kiện làm cơ sở cho báo giá. Với nhà cung cấp vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 (ở Nhật là JIS Q 9001, ở Việt Nam là TCVN ISO 9001), đây là một bước chính thức. Trong bản 2015, điều khoản 8.2.3 ("Xem xét yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ") yêu cầu tổ chức xem xét các yêu cầu trước khi cam kết cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
Việc xem xét này bao gồm các yêu cầu khách hàng đã nêu, những yêu cầu khách hàng không nêu nhưng cần thiết cho mục đích sử dụng đã biết, và các yêu cầu pháp luật, quy định. Khi khách hàng không đưa ra yêu cầu bằng văn bản, điều khoản này yêu cầu xác nhận lại các yêu cầu trước khi chấp nhận.
ISO 9001:2026 được ban hành ngày 16 tháng 9 năm 2026. Bài này dẫn số điều khoản của bản 2015, vì vậy hãy đối chiếu bản 2026 để biết cách đánh số và câu chữ mới. Việc TCVN đã chấp nhận bản 2026 hay chưa, bài này chưa xác nhận được.
Chia các mục kiểm tra thành ba nhóm (chi tiết, số lượng và thời gian, điều kiện thương mại) giúp khó bỏ sót hơn.
Chia theo ba nhóm: chi tiết, số lượng và thời gian, điều kiện thương mại.
Do ban biên tập tổng hợp. Không phải yêu cầu nào cũng cần đủ 12 mục; hãy chọn những mục phù hợp với sản phẩm.
Bản vẽ và thông số kỹ thuật
Nhà cung cấp kiểm tra trước hết phiên bản bản vẽ và các tiêu chuẩn hoặc thông số của khách hàng mà bản vẽ dẫn chiếu. Nếu hồ sơ thiếu một thông số được dẫn chiếu, đây là lúc để yêu cầu bổ sung.
Với vật liệu, nhà cung cấp không chỉ xem ký hiệu mà còn xem dạng phôi và nhà sản xuất chỉ định. Vật liệu khó mua, mua lâu sẽ ảnh hưởng đến cả thời gian giao và giá.
Dung sai ảnh hưởng lớn đến chi phí. Nhà cung cấp đọc xem bản vẽ dùng dung sai kích thước hay dung sai hình học và áp dụng cấp dung sai chung (futsu kosa) nào. Sau đó kỹ thuật sản xuất và đảm bảo chất lượng xác nhận nhà máy có đạt và đo kiểm được bằng thiết bị, dụng cụ đo của mình hay không.
Khi xử lý bề mặt hoặc nhiệt luyện được thuê ngoài, nhà cung cấp kiểm tra loại xử lý, chiều dày lớp phủ hoặc độ cứng, và vùng cần xử lý. Loại mạ quyết định nhà thầu phụ nào làm được và quy trình thêm bao nhiêu ngày.
Ứng dụng và môi trường sử dụng thường không có trên bản vẽ. Chi tiết dùng ngoài trời, hay dùng trong thiết bị thực phẩm hoặc y tế, có thể làm thay đổi vật liệu, cách xử lý và quy định áp dụng.
Số lượng và giao hàng
Nhà cung cấp hỏi số lượng mỗi đơn và tần suất đặt hàng, không chỉ tổng số. Việc chuẩn bị gia công (setup) và cách mua vật liệu thay đổi theo cỡ lô, nên cùng một chi tiết có thể có đơn giá khác nhau tùy số lượng mỗi lần đặt.
Sổ tay của Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ nêu ví dụ một công ty gia công cơ khí bị yêu cầu báo giá phụ tùng thay thế theo cùng điều kiện với sản xuất hàng loạt. Vì giá vật liệu và đơn giá nhân công đều thay đổi theo số lượng đặt, đơn này làm sẽ lỗ. Giả định về số lượng cũng nên được ghi vào bảng báo giá.
Giao hàng được kiểm tra thành hai mục: ngày giao lần đầu và tần suất giao sau đó. Nhà cung cấp cộng thời gian mua vật liệu và số ngày gia công ngoài vào lead time sản xuất của mình, rồi bộ phận quản lý sản xuất xác nhận chi tiết có kịp ngày yêu cầu không.
Kiểm tra, đóng gói và điều kiện giao hàng
Về kiểm tra, nhà cung cấp xác nhận đo những kích thước nào, trên bao nhiêu cái, bằng dụng cụ nào và phải kèm hồ sơ gì. Kiểm tra 100%, báo cáo kiểm tra và chứng chỉ vật liệu đều làm tăng giờ công và chi phí.
Đóng gói và giao hàng là phần dễ bị bỏ sót. Thùng quay vòng (kayoibako), đóng gói từng cái, địa điểm giao và khung giờ giao đều ảnh hưởng đến chi phí. Nhà cung cấp cũng xác nhận bên nào chịu cước vận chuyển.
Vật tư khách hàng cấp và khuôn, đồ gá
Khi khách hàng cấp vật liệu hoặc linh kiện, nhà cung cấp xác nhận có tính phí hay miễn phí, khi nào và bao nhiêu sẽ về, và hàng lỗi được xử lý thế nào. Sổ tay của Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ nêu ví dụ một công ty gia công chính xác nhận vật tư được cấp về từng cái một. Mỗi cái phải gia công riêng, giờ công tăng, và chi phí quản lý tồn kho chưa được tính vào báo giá.
Với chi tiết cần khuôn, đồ gá hoặc dụng cụ kiểm tra, nhà cung cấp xác nhận ngay ở giai đoạn báo giá: ai trả tiền chế tạo, ai sở hữu và ai bảo quản sau khi hết sản xuất hàng loạt. Các quy định gần đây của Nhật cũng đề cập điểm này (xem phần tiếp theo).
Quy định của Nhật đằng sau những câu hỏi này
Hai nhóm quy định của Nhật giải thích vì sao nhà cung cấp ở Nhật hỏi nhiều về khuôn, thanh toán và điều khoản bằng văn bản. Nếu bạn là nhà cung cấp ở nước ngoài làm việc với khách hàng Nhật, chúng cũng cho thấy khách hàng đó có thể phải làm gì.
- Luật Toriteki (取適法), tên tiếng Anh tạm dịch của Ủy ban Thương mại Công bằng Nhật Bản (JFTC) là Act Against Delay in Payment of Fees, etc. to Small and Medium-sized Entrusted Business Operators in Manufacturing and Other Specified Fields. Luật này thay thế Luật Thầu phụ (Subcontract Act) cũ từ ngày 1 tháng 1 năm 2026. Trong các giao dịch thuộc phạm vi, bên đặt hàng phải đưa điều kiện bằng văn bản ngay sau khi đặt hàng, ấn định ngày thanh toán càng sớm càng tốt và chậm nhất 60 ngày sau khi nhận hàng, và không được trả bằng hối phiếu (kỳ phiếu). Bên đặt hàng cũng không được tự ấn định giá trong khi từ chối đàm phán theo đề nghị của nhà cung cấp.
- Bảo quản khuôn. Trong phần hỏi đáp về luật này, JFTC cho biết nếu lâu không đặt hàng mà vẫn bắt nhà cung cấp giữ khuôn và không trả phí bảo quản, hành vi đó có thể bị coi là đòi hỏi lợi ích kinh tế không chính đáng. Một trường hợp vi phạm được nêu là giữ khuôn miễn phí dù từ một năm trở lên không có đơn đặt hàng nào.
- Tiêu chuẩn thúc đẩy (振興基準, shinko kijun) theo Luật Thúc đẩy doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận gia công (Act on Promotion of Entrusted Small and Medium-sized Enterprises). Tiêu chuẩn này đề nghị bên đặt hàng ghi điều kiện hợp đồng, gồm chi phí khuôn, vận chuyển và bảo quản, bằng văn bản. Bản sửa đổi ngày 24 tháng 6 năm 2026 đề nghị bên đặt hàng cố gắng thỏa thuận rõ ràng trước về phí bảo quản, chẳng hạn bằng biên bản ghi nhớ, và nêu rằng phí bảo quản phải được trả theo thời gian bảo quản dù nhà cung cấp có yêu cầu hay không.
Luật có áp dụng hay không phụ thuộc vào loại giao dịch và vốn hoặc số lao động của cả hai công ty. Việc luật có bao gồm giao dịch xuyên biên giới hay không là câu hỏi dành cho luật sư; JFTC và Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có bộ phận tư vấn tại Nhật.
Điều kiện thanh toán và cơ sở giá
Về thanh toán, nhà cung cấp xác nhận ngày chốt hằng tháng (shimebi), ngày thanh toán và phương thức thanh toán. Nếu hai bên đã thống nhất ngay từ giai đoạn này về việc có thể xem lại giá khi chi phí vật liệu hoặc năng lượng biến động, việc bàn bạc về sau sẽ dễ hơn.
Gửi các câu hỏi chưa rõ trong một danh sách bằng văn bản
Các điểm chưa rõ được gom thành một danh sách câu hỏi, gửi bằng email hoặc phương thức khác có lưu lại. Nếu đã thống nhất việc gì qua điện thoại, nhà cung cấp gửi lại nội dung đó bằng email.
Nguyên tắc cơ bản là gửi câu hỏi một lần, không hỏi nhỏ giọt. Trong lúc chờ trả lời, nhà cung cấp tiếp tục làm những phần đã chắc chắn. Mục nào đến hạn vẫn chưa có trả lời thì được đưa vào bảng báo giá như một giả định được ghi rõ.
Bước 4: Đánh giá khả năng sản xuất và quy trình
Khi điều kiện đã rõ, nhà cung cấp quyết định có làm được chi tiết hay không. Điều khoản 8.2.3 của ISO 9001:2015 cũng yêu cầu tổ chức bảo đảm mình có khả năng đáp ứng các yêu cầu. Đó là bước tự kiểm tra xem công ty có giữ được lời hứa không, thực hiện trước khi đặt giá.
Trả lời lần lượt ba câu hỏi để quyết định loại phản hồi sẽ gửi.
Việc có sinh lời hay không được quyết định cùng với kết quả tính giá thành ở bước tiếp theo.
Mỗi câu hỏi đi tới một bộ phận khác nhau. Kỹ thuật sản xuất trả lời về phương pháp gia công và thứ tự công đoạn, sản xuất về máy trống và giờ công, đảm bảo chất lượng về kiểm tra, mua hàng về giá vật liệu và gia công ngoài, quản lý sản xuất về lead time.
Yêu cầu gửi cho mỗi bộ phận luôn kèm số lượng, ngày giao và ngày cần câu trả lời, không chỉ bản vẽ. Bộ phận chỉ nhận bản vẽ phải tự đoán các giả định, và các câu trả lời sẽ không đồng nhất.
Bộ phận mua hàng lấy báo giá từ các nhà cung cấp của mình, nên họ gửi đi đúng loại yêu cầu mà công ty đã nhận từ khách hàng.
Có ba kết quả có thể xảy ra. Ngoài báo giá đúng yêu cầu, nhà cung cấp có thể báo giá có điều kiện nếu một thay đổi giúp làm được, chẳng hạn vật liệu thay thế, nới dung sai hoặc đổi ngày giao.
Nếu không làm được chi tiết, hoặc đơn không sinh lời, nhà cung cấp nên từ chối sớm. Khách hàng có thể đang chưa hỏi các nhà cung cấp khác để chờ câu trả lời. Một dòng lý do khi từ chối cũng giúp lần sau dễ nhận được yêu cầu phù hợp hơn.
Dành cho bên mua: "báo giá có điều kiện" là thông tin hữu ích. Nó có thể chỉ ra một yêu cầu đang đẩy chi phí hoặc lead time lên, để bạn cân nhắc yêu cầu đó có thật sự cần hay không.
Bước 5: Tính giá thành
Khi nhà cung cấp quyết định làm được, họ cộng dồn giá thành. Mỗi công ty chia khoản mục một kiểu, nhưng với chi tiết gia công cơ khí, ba nhóm giúp bảng tính gọn gàng: vật liệu và gia công ngoài, gia công, và chi phí một lần.
Cộng dồn theo từng khoản mục thì sau này mới giải thích được giá.
Cách gom nhóm và phân bổ chi phí khác nhau tùy công ty.
Sổ tay của Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ ra rằng giá thành trên mỗi sản phẩm rất phức tạp để tính, và nhiều công ty không nắm rõ. Điểm xuất phát để tính giá là xác định trước đơn giá theo giờ và giờ công tiêu chuẩn.
Vì sao đơn giá thay đổi theo số lượng
Chi phí chuẩn bị gia công (setup, dandori: chuẩn bị dụng cụ và đồ gá trước khi bắt đầu gia công) được chia cho số lượng của một lô để ra đơn giá. Lô càng nhỏ thì mỗi cái gánh càng nhiều chi phí chuẩn bị.
Khi chi phí chuẩn bị được chia cho số lượng khác nhau, giá mỗi cái thay đổi.
Số liệu giả định, chỉ để minh họa. Trên thực tế, số lượng còn làm thay đổi giá vật liệu và phương pháp gia công.
Trong ví dụ này, chi phí gia công và vật liệu giống nhau, nhưng đơn giá vẫn chênh 180 JPY. Ghi giả định số lượng trong báo giá giúp nhà cung cấp giải thích được khoản chênh này.
Phần hỏi đáp của JFTC về luật này cũng nêu trường hợp sau khi báo giá, khối lượng công việc thực tế lớn hơn nhiều so với dự kiến. Nếu vẫn đặt hàng theo đơn giá ban đầu, hành vi đó có thể bị coi là ép giá (kaitataki), nên bên đặt hàng phải xin báo giá lại phản ánh khối lượng công việc cuối cùng và điều chỉnh giá. Nói cách khác, quy định của Nhật cũng kỳ vọng phía đặt hàng báo giá lại khi giả định thay đổi.
Báo riêng chi phí một lần
Bảng báo giá nên nói rõ chi phí khuôn và đồ gá nằm trong đơn giá hay tính riêng. Nếu nằm trong đơn giá, báo giá phải ghi số lượng dự kiến để thu hồi khoản đó. Nếu sản xuất kết thúc trước khi đạt số lượng ấy, một phần chi phí sẽ không thu hồi được.
Ghi lại thời điểm làm cơ sở giá thành
Nhà cung cấp ghi lại thời điểm của giá vật liệu và giá gia công ngoài đã dùng. Sổ tay của Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ nhấn mạnh việc đàm phán chi phí nhân công tách khỏi chi phí nguyên vật liệu và năng lượng. Bảng chi tiết theo khoản mục kèm thời điểm cơ sở giúp biện minh cho việc đổi giá sau này khi chi phí biến động.
Bước 6: Lập bảng báo giá, giả định và thời hạn hiệu lực
Không có luật nào của Nhật quy định một mẫu báo giá duy nhất. Nhưng một báo giá chỉ ghi giá và ngày giao thì không có cơ sở để giải quyết bất đồng về giả định sau này. Giả định và thời hạn hiệu lực cần được coi trọng ngang với giá.
Báo giá nêu giá và những điều kiện mà mức giá đó dựa vào.
Không do luật hay tiêu chuẩn quy định; ban biên tập tổng hợp từ các mục thường có trong báo giá. Một số hiệp hội ngành có công bố mẫu báo giá.
Ghi rõ các giả định
Phần giả định ghi phiên bản bản vẽ, số lượng, vật liệu, vật tư khách hàng cấp (nếu có), và phạm vi kiểm tra, đóng gói mà giá dựa vào. Những khoản không tính, như cước vận chuyển, bảo quản khuôn hay kiểm tra đặc biệt, được liệt kê trong phần loại trừ.
Sổ tay của Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ khuyên ghi vào báo giá những mục vẫn chưa rõ sau khi xác nhận, và đàm phán chúng như yếu tố rủi ro trước khi nhận đơn. Khi điều kiện giao dịch vẫn chưa rõ, sổ tay cũng nêu cách ghi vào phần ghi chú rằng giá có thể được điều chỉnh, và xin sự đồng ý về ghi chú đó.
Ví dụ cách viết (nội dung giả định):
- Báo giá này dựa trên bản vẽ B-1234, phiên bản 3. Nếu bản vẽ thay đổi, chúng tôi sẽ báo giá lại.
- Đơn giá giả định số lượng tối thiểu 100 cái mỗi đơn hàng.
- Vật liệu được giả định do khách hàng cấp miễn phí. Mọi thay đổi ngày giao do cấp vật liệu chậm sẽ được trao đổi riêng.
- Chi phí khuôn được báo riêng. Việc bảo quản sau khi kết thúc sản xuất sẽ được thỏa thuận riêng.
Ghi thời hạn hiệu lực
Giá vật liệu và tải của nhà máy thay đổi theo thời gian, nên báo giá có thời hạn hiệu lực. Mỗi công ty tự quyết định độ dài của thời hạn này, dựa trên biến động giá vật liệu và thông lệ trong ngành.
Theo Bộ luật Dân sự Nhật Bản, hợp đồng được thành lập khi bên kia chấp nhận đề nghị, và nguyên tắc là không cần lập văn bản (Điều 522). Một đề nghị có ấn định thời hạn chấp nhận thì nói chung không được rút lại, và mất hiệu lực nếu không nhận được chấp nhận trong thời hạn đó (Điều 523).
Một báo giá cụ thể có phải là "đề nghị" theo nghĩa đó hay không còn tùy cách ghi và diễn biến giao dịch, không có câu trả lời chung. Chính vì vậy, việc ghi bằng văn bản báo giá có hiệu lực đến khi nào và theo điều kiện nào rất có ích. Nếu hợp đồng của bạn chọn luật Việt Nam, Bộ luật Dân sự 2015 định nghĩa đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết và chịu sự ràng buộc của đề nghị đó (Điều 386). Hãy hỏi luật sư để biết luật nào áp dụng cho hợp đồng của bạn.
Đối chiếu đơn đặt hàng với báo giá
Công việc chưa kết thúc sau khi trả lời. Khi đơn đặt hàng (PO) đến, nhà cung cấp đối chiếu với báo giá. Nếu số lượng, đơn giá, ngày giao, phiên bản bản vẽ hoặc điều kiện thanh toán khác nhau, nhà cung cấp làm rõ trước khi nhận.
Điều 528 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản quy định rằng chấp nhận một đề nghị nhưng kèm thay đổi thì được coi là từ chối đề nghị đó và đưa ra một đề nghị mới. Điều khoản 8.2.3 của ISO 9001:2015 cũng nêu các yêu cầu của hợp đồng hoặc đơn hàng khác với những yêu cầu đã nêu trước đó trong số những điều cần xem xét.
Trong các giao dịch thuộc phạm vi luật nêu ở trên, bên đặt hàng phải ghi công việc, ngày và nơi giao, giá, ngày thanh toán và các điều kiện khác bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện tử ngay sau khi đặt hàng. Nhà cung cấp chỉ nhận được đơn đặt hàng bằng lời nên đề nghị cung cấp bằng văn bản.
Bước 7: Theo dõi báo giá trúng, mất hoặc tạm hoãn
Sau khi gửi báo giá, kết quả là trúng, mất hoặc tạm hoãn. Quy trình RFQ chỉ kết thúc khi kết quả được điền vào sổ theo dõi.
Dù kết quả thế nào, hãy ghi vào sổ và dùng cho lần sau.
Khi trúng đơn, nhà cung cấp xác nhận không có điểm nào khác với giả định của báo giá rồi mới lên kế hoạch sản xuất. Điều khoản 8.2.4 của ISO 9001:2015 yêu cầu khi yêu cầu thay đổi, các tài liệu liên quan phải được sửa đổi và những người liên quan phải biết. Ghi mọi thay đổi sau khi nhận đơn bằng văn bản là cách ngăn việc làm lại.
Với yêu cầu bị mất, ghi lại lý do giúp ích cho lần tính giá sau. Khách hàng không phải lúc nào cũng giải thích, nhưng chỉ cần hỏi xem là do giá, ngày giao, thông số hay thành tích, bạn sẽ thấy được xu hướng theo thời gian.
Báo giá tạm hoãn rất dễ bị quên và để hết hạn. Nếu có đơn đến theo một báo giá đã hết hạn, nhà cung cấp kiểm tra lại giá vật liệu và tải của nhà máy rồi báo giá lại nếu cần.
Cũng nên biết trước điều gì xảy ra khi chi phí nhân công hoặc nguyên vật liệu tăng sau khi nhận đơn. Theo Tiêu chuẩn thúc đẩy, nếu nhà cung cấp đề nghị vì chi phí tăng hoặc nội dung đặt hàng thay đổi, bên đặt hàng nên đàm phán ngay. Trong các giao dịch thuộc phạm vi luật, việc tự ấn định giá trong khi từ chối đàm phán bị cấm.
Những lỗi thường gặp và cách tránh
Mỗi lỗi dưới đây xảy ra khi một trong các bước ở trên bị bỏ qua.
- Báo giá theo bản vẽ cũ: ghi phiên bản trong cả sổ theo dõi lẫn báo giá.
- Bỏ sót giả định về số lượng: ghi số lượng mỗi đơn trong báo giá.
- Để mập mờ chi phí khuôn, đồ gá: ghi rõ nằm trong đơn giá hay tính riêng.
- Bỏ sót thay đổi đã thỏa thuận qua điện thoại: xác nhận lại bằng email và ghi vào sổ.
- Chỉ một người nắm lịch sử: để sổ theo dõi và các bản ghi câu hỏi ở nơi dùng chung.
Nguyên nhân chung là nội dung đã xác nhận và các giả định không được ghi thành văn bản. Sổ tay của Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng nói rằng nếu lưu quy trình và checklist ở nơi ai cũng truy cập được, ai cũng xử lý được báo giá và phản hồi nhanh hơn.
Checklist không cần hoàn chỉnh ngay từ ngày đầu. Mỗi lần mất một báo giá hoặc phải làm lại, hãy thêm một mục, và danh sách sẽ dần khớp với sản phẩm của bạn.
Checklist RFQ: nên ghi những gì
Dùng danh sách này khi bạn gửi RFQ cho nhà sản xuất Nhật. Nếu bạn là nhà cung cấp nhận một hikiai, hãy dùng nó để tìm điểm còn thiếu và đưa các điểm đó vào danh sách câu hỏi. Mỗi dòng ứng với một mục mà nếu không có, nhà cung cấp sẽ phải hỏi lại.
| Mục | Cần ghi gì |
|---|---|
| Bản vẽ và phiên bản | Số bản vẽ kèm chữ hoặc số phiên bản, và mọi thông số, tiêu chuẩn mà bản vẽ dẫn chiếu |
| Ứng dụng | Chi tiết làm gì và dùng ở đâu (ngoài trời, tiếp xúc thực phẩm, y tế, v.v.) |
| Vật liệu | Ký hiệu vật liệu và tiêu chuẩn, dạng phôi nếu quan trọng, nhà sản xuất chỉ định (nếu có) |
| Đặc tính then chốt | Dung sai và đặc tính nào là then chốt, và cấp dung sai chung |
| Xử lý bề mặt và nhiệt luyện | Loại xử lý, chiều dày hoặc độ cứng, vùng cần xử lý |
| Kiểm tra và hồ sơ | Cần đo gì, cỡ mẫu, yêu cầu về báo cáo kiểm tra và chứng chỉ vật liệu |
| Số lượng | Số lượng hằng năm hoặc tổng số, số lượng mỗi đơn, tần suất đặt hàng, thời gian dự kiến của chương trình |
| Giao hàng | Ngày giao lần đầu yêu cầu, lịch giao sau đó, có cho giao chia đợt hay không |
| Đóng gói và vận chuyển | Yêu cầu đóng gói, địa chỉ giao, Incoterms hoặc bên chịu cước vận chuyển, bên chịu thuế và phí hải quan (nếu có) |
| Vật tư khách hàng cấp | Bạn có cấp vật liệu hoặc linh kiện không, miễn phí hay tính phí, cấp khi nào |
| Khuôn, đồ gá | Ai trả tiền khuôn, đồ gá và dụng cụ kiểm tra, ai sở hữu, và việc bảo quản, hủy bỏ sẽ xử lý thế nào |
| Điều kiện thương mại | Điều kiện thanh toán, loại tiền tệ, có thể xem lại giá khi chi phí biến động hay không |
| Ngày và hình thức trả lời | Khi nào cần báo giá, có chấp nhận báo giá ước tính trước không, các mức giá theo số lượng bạn muốn xem |
| Bảo mật | Tình trạng NDA và việc nhà cung cấp có được chia sẻ bản vẽ với nhà thầu phụ để báo giá hay không |
Mẫu email RFQ bằng tiếng Anh
Tiếng Anh thường là ngôn ngữ chung khi trao đổi RFQ với nhà sản xuất Nhật, nên mẫu dưới đây viết bằng tiếng Anh; hãy chỉnh lại cho phù hợp với yêu cầu của bạn. Các yêu cầu ngắn, có đánh số sẽ giúp người đọc không phải dùng tiếng mẹ đẻ dễ trả lời từng mục.
Subject: Request for Quotation: Bracket, Drawing B-1234 Rev. 3, reply by [date]
Dear [Name],
We would like to request a quotation for the part below. Drawings and specifications are attached. [This request is covered by our NDA dated [date]. You may share the drawings with your subcontractors for quoting purposes.]
1. Part: Bracket, drawing B-1234, revision 3 (material and surface treatment as shown on the drawing)
2. Application: [what the part does and where it is used]
3. Quantity: [total quantity per year]; [quantity] pcs per order, [frequency]
4. Delivery: first delivery by [date] to [address]; then [schedule]
5. Inspection: [requirements]; please include an inspection report and material certificate with each shipment
6. Packaging: [requirements]
7. Tooling: please quote molds and jigs separately and state the quantity they are designed for. [Tooling will be owned by us. Please propose storage terms after production ends.]
8. Terms: [payment terms], [currency], [Incoterms]Please include in your quotation:
- Unit price for [quantity A] and [quantity B] pcs per order
- One-time costs listed separately
- Lead time after order
- Assumptions and exclusions
- Validity periodIf anything is unclear, please send all your questions in one list by [date], and we will answer within [number] business days. If a full quotation will take longer than [date], please let us know when to expect it.
Best regards,
[Your name]
[Company]
Nếu bạn là nhà cung cấp trả lời hikiai của khách hàng Nhật, cấu trúc này dùng được theo chiều ngược lại. Hãy trả lời bằng một danh sách câu hỏi có đánh số, rồi ghi trong báo giá rằng mức giá dựa trên phiên bản bản vẽ, số lượng và điều kiện khuôn nào.
Những trường hợp bài này không áp dụng
- 7 bước và 12 mục kiểm tra là một khung chung, ở đây minh họa bằng chi tiết gia công cơ khí. Không phải yêu cầu nào cũng cần đủ 12 mục. Quy trình, bộ phận và lead time của mỗi công ty khác nhau, thông lệ giữa các ngành cũng khác nhau.
- Cách chia nhóm chi phí, cách phân bổ và mẫu báo giá khác nhau tùy công ty. Các con số chi phí trong bài là giả định.
- Luật Toriteki và Tiêu chuẩn thúc đẩy có áp dụng hay không phụ thuộc vào loại giao dịch và vốn hoặc số lao động của cả hai công ty. Việc chúng có áp dụng cho giao dịch xuyên biên giới hay không do luật sư quyết định.
- Một báo giá có phải là đề nghị ràng buộc theo luật Nhật hay không tùy cách ghi và diễn biến giao dịch. Các vấn đề về hợp đồng nên hỏi luật sư; luật áp dụng cho hợp đồng của bạn có thể là luật Nhật hoặc luật Việt Nam tùy thỏa thuận.
- Số điều khoản ISO 9001 lấy từ bản 2015 (TCVN ISO 9001:2015 dùng cùng cách đánh số). Hãy xem bản 2026 để biết cách đánh số hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Hikiai là gì?
Hikiai (引合) là thuật ngữ kinh doanh tiếng Nhật chỉ yêu cầu của khách hàng hỏi nhà cung cấp có làm được không, giá bao nhiêu và bao giờ giao. Trong ngành chế tạo, nó gần với RFQ. Một hikiai thường dẫn đến mitsumorisho (見積書), tức bảng báo giá.
Vì sao nhà sản xuất Nhật báo giá lâu?
Phần lớn thời gian dành cho xác nhận điều kiện và phối hợp nội bộ, không phải tính giá. Kỹ thuật sản xuất, sản xuất, đảm bảo chất lượng, mua hàng và quản lý sản xuất mỗi bộ phận trả lời một phần câu hỏi. Thông tin còn thiếu trong RFQ sẽ làm thêm một vòng hỏi đáp.
RFQ gửi nhà cung cấp Nhật nên gồm những gì?
Thông thường gồm: bản vẽ kèm phiên bản, ứng dụng, vật liệu, yêu cầu về kiểm tra và hồ sơ, số lượng mỗi đơn và tần suất, lịch giao hàng, đóng gói, quyền sở hữu khuôn, điều kiện thanh toán và ngày cần trả lời. Checklist ở trên bao quát từng mục.
Vì sao nhà cung cấp Nhật hỏi nhiều về khuôn và đồ gá?
Khuôn, đồ gá quyết định ai chịu chi phí nếu sản xuất kết thúc trước khi hoàn vốn, và ai bảo quản sau đó. Tiêu chuẩn thúc đẩy sửa đổi năm 2026 cũng đề nghị bên đặt hàng cố gắng thỏa thuận rõ ràng trước về việc trả phí bảo quản, chẳng hạn bằng biên bản ghi nhớ, và phải trả phí đó cho nhà cung cấp.
Báo giá của Nhật có phải là đề nghị ràng buộc không?
Còn tùy. Theo Bộ luật Dân sự Nhật Bản, hợp đồng hình thành khi đề nghị được chấp nhận, và một đề nghị có ấn định thời hạn chấp nhận nói chung không được rút lại trong thời hạn đó. Một báo giá cụ thể có phải là đề nghị hay không phụ thuộc vào cách ghi và diễn biến giao dịch, vì vậy hãy hỏi luật sư nếu điều này quan trọng với bạn.
Nguồn tham khảo
- Kiểm tra ở giai đoạn RFQ, checklist báo giá và mẫu báo giá: Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ, Sổ tay đàm phán giá cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bản sửa đổi (tiếng Nhật) (xuất bản lần đầu tháng 3 năm 2022, sửa đổi lần cuối tháng 1 năm 2026)
- Tên gọi, ngày có hiệu lực và tóm tắt luật sửa đổi: JFTC, thông cáo báo chí về việc sửa đổi Luật Thầu phụ (16 tháng 5 năm 2025, tiếng Anh)
- Phạm vi, thanh toán trong 60 ngày, hối phiếu, điều kiện bằng văn bản: DLA Piper, "Major Amendments to Japan Subcontract Act" (tiếng Anh)
- Nghĩa vụ của bên đặt hàng: JFTC, nghĩa vụ của bên đặt hàng (tiếng Nhật)
- Cấm hối phiếu và cấm tự ấn định giá khi không đàm phán: JFTC, tờ rơi về quy tắc thanh toán theo luật (tháng 10 năm 2025, tiếng Nhật)
- Bảo quản khuôn và báo giá lại khi công việc thay đổi: JFTC, hỏi đáp về luật (tiếng Nhật)
- Tiêu chuẩn thúc đẩy: Cơ quan Doanh nghiệp vừa và nhỏ, Tiêu chuẩn thúc đẩy (tiếng Nhật)
- Bản sửa đổi ngày 24 tháng 6 năm 2026 của Tiêu chuẩn thúc đẩy: Thông cáo báo chí của METI (tiếng Nhật)
- Bộ luật Dân sự Nhật Bản, Điều 522, 523 và 528: e-Gov Law Search, Bộ luật Dân sự (tiếng Nhật)
- Bộ luật Dân sự Việt Nam 2015, Điều 386 về đề nghị giao kết hợp đồng: Thư viện Pháp luật, 05 điều cần biết về đề nghị giao kết hợp đồng
- TCVN ISO 9001:2015, điều khoản 8.2.3: TCVN ISO 9001:2015 (bản PDF của ISSQ)
- Bản hiện hành của ISO 9001: ISO, ISO 9001 Quality management systems: Requirements; DNV, "The new edition of the quality management system standard ISO 9001 is released"
- Điều khoản 8.2.3 và 8.2.4 của JIS Q 9001:2015: Ủy ban Tiêu chuẩn Công nghiệp Nhật Bản, tra cứu JIS (tiếng Nhật)
Bài gốc tiếng NhậtHướng dẫn này được biên soạn từ một bài viết của MONOSCOPE dành cho độc giả tại Nhật: 引き合い対応の進め方｜見積回答までの7ステップと確認項目
Về biên tập viên
Biên tập viên MONOSCOPEFOUNDER & EDITORKhoảng mười năm làm việc tại một nhà sản xuất thiết bị nhà máy và một công ty kỹ thuật nhà máy, phụ trách đề xuất, thiết kế và chạy thử thiết bị, sau đó chuyển sang tiếp thị trực tuyến. Hiện là tư vấn web cho các nhà sản xuất B2B, giúp họ trình bày rõ sản phẩm và công nghệ. Có chứng chỉ quốc gia Nhật Bản về Quản lý năng lượng (Energy Manager) và Kỹ sư điện trưởng hạng ba.
Viết blog kỹ thuật từ năm 2017 (hơn 500 bài) và có kênh YouTube tiếng Nhật với khoảng 20.000 người đăng ký. Mỗi hướng dẫn được viết từ góc nhìn hiện trường Nhật Bản và đối chiếu với các tiêu chuẩn được trích dẫn.
