Specyfikacja dostawy (nōnyū shiyōsho): co sprawdzić

Zamówili Państwo urządzenie u japońskiego producenta. Po kilku tygodniach przychodzi gruby plik PDF zatytułowany nōnyū shiyōsho (specyfikacja dostawy), a na okładce widnieje prośba o zatwierdzenie. Na pierwszy rzut oka dokument przypomina specyfikację ofertową, którą już uzgodniono, ale to nie to samo. Gdy odeślą Państwo go z zatwierdzeniem, dostawca może zacząć budować urządzenie dokładnie tak, jak pokazano.
Ten artykuł wyjaśnia, czym jest specyfikacja dostawy, czym różni się od specyfikacji zakupowej, specyfikacji ofertowej i rysunków zatwierdzonych oraz co sprawdzić przed odesłaniem dokumentu. Jest pisany dla inżynierów i działów zakupów w Polsce, zarówno gdy dostają nōnyū shiyōsho od japońskiego dostawcy, jak i gdy sami przygotowują ją dla japońskiego klienta. Kody zwrotu, pieczątki i terminy zwrotu opisuje osobny artykuł o rysunkach zatwierdzonych (shōnin-zu).
Spis treści
- Czym jest specyfikacja dostawy (nōnyū shiyōsho)?
- Miejsce w obiegu: specyfikacja zakupowa, ofertowa i dostawy
- Co zawiera specyfikacja dostawy
- Czym różni się od specyfikacji ofertowej
- Cztery rzeczy do sprawdzenia przed zwrotem
- Specyfikacja dostawy, rysunek zatwierdzony i rysunek powykonawczy
- Jeśli to Państwo są dostawcą: przygotowanie dokumentu dla japońskiego klienta
- Lista kontrolna do sprawdzenia specyfikacji dostawy
- Gdzie praktyka bywa różna
- FAQ
- Źródła
Czym jest specyfikacja dostawy (nōnyū shiyōsho)?
Specyfikacja dostawy to zestaw dokumentów, który dostawca (zwykle producent urządzenia) przedstawia po złożeniu zamówienia. Opisuje parametry i rysunki urządzenia, które faktycznie zostanie dostarczone. Rysunki zatwierdzone (shōnin-zu) to te rysunki z zestawu, które zamawiający ma zatwierdzić.
Ściśle mówiąc, rysunki przedkładane do zatwierdzenia to shōnin-yō-zu (rysunki do zatwierdzenia), a rysunki zatwierdzone i odesłane przez zamawiającego to shōnin-zu. Produkcja startuje od rysunków, które wróciły. W praktyce wiele osób nazywa jedne i drugie „shōnin-zu”.
Nazewnictwo zależy od firmy i od klienta. Niektórzy zamawiający zatwierdzają i odsyłają całą specyfikację dostawy jako jeden pakiet, inni odsyłają tylko rysunki jako rysunki zatwierdzone. Zwykle rozstrzyga to specyfikacja zakupowa lub zamówienie.
Miejsce w obiegu: specyfikacja zakupowa, ofertowa i dostawy
W japońskim projekcie instalacyjnym dokumenty zwykle przechodzą w tej kolejności. Projektant instalacji pisze specyfikację zakupową (kōbai shiyōsho), która określa wymagane parametry urządzenia na podstawie jego obliczeń. Dostawca odpowiada specyfikacją ofertową (mitsumori shiyōsho) dla urządzenia dobranego według własnych norm projektowych. Po kilku rundach, gdy obie strony uzgodnią parametry i cenę, zamawiający składa zamówienie.
Specyfikacja dostawy pojawia się dopiero po tym. Liczne nazwy dokumentów dzielą się na trzy etapy: oferta, po zamówieniu oraz wykonanie i dostawa.
Specyfikację dostawy przedkłada się po zamówieniu i przed wykonaniem. Po zwrocie z zatwierdzeniem jej rysunki stają się rysunkami zatwierdzonymi.
Nazwy dokumentów i podział na etapy zależą od firmy, branży i zamawiającego. Niektórzy dostawcy przedkładają specyfikację dostawy razem z rysunkami zatwierdzonymi, inni tylko rysunki do zatwierdzenia.
Poniższa tabela porównuje trzy specyfikacje. Autor dokumentu przechodzi od zamawiającego do dostawcy, a cel zmienia się z „poinformować”, przez „uzgodnić”, do „uzyskać zgodę na wykonanie”.
To samo urządzenie, trzy dokumenty, trzy różne zadania.
(kōbai shiyōsho)
(mitsumori shiyōsho)
(nōnyū shiyōsho)
Zakres (shosho) oznacza, która strona dostarcza lub montuje dany element.
Co zawiera specyfikacja dostawy
Zawartość zależy od urządzenia i od wymagań specyfikacji zakupowej. Typowa specyfikacja dostawy obejmuje poniższe sekcje, a w prawej kolumnie podano, co zamawiający w każdej z nich sprawdza.
| Sekcja | Co sprawdzić |
|---|---|
| Parametry urządzenia, obciążenia i dane o przyłączach (interfejsach) | Czy urządzenie pasuje do projektu fundamentu i rurociągów |
| Warunki gwarancji | Czy gwarantowane parametry i okres gwarancji zgadzają się z umową |
| Rysunek złożeniowy i rysunki szczegółowe poszczególnych części | Kształt i wymiary; położenie i kierunek króćców |
| Specyfikacje i rysunki szczegółowe wyposażenia dodatkowego | Czy przyrządy, zawory i inne wyposażenie mieszczą się w zakresie |
| Obliczenia wydajności (nōryoku keisan-sho) | Podstawa wykazująca, że urządzenie spełnia parametry ze specyfikacji zakupowej |
| Części zamienne i materiały eksploatacyjne | Ilości oraz czy były ujęte w ofercie |
| Dokumenty uzupełniające, np. instrukcje montażu i izolacji | Czy prace da się faktycznie wykonać na miejscu |
Czym różni się od specyfikacji ofertowej
Parametry są w zasadzie takie same jak w specyfikacji ofertowej. Specyfikacja dostawy dodaje treści, które powstają dopiero po zaawansowaniu projektu szczegółowego, oraz rysunki szczegółowe wyposażenia dodatkowego. Specyfikacja ofertowa służyła uzgodnieniu ceny, a specyfikacja dostawy służy uzyskaniu zgody na wykonanie, dlatego warto ją sprawdzić dokładniej, aż do poziomu rysunków.
Typ, materiały i zakres wyposażenia dodatkowego porównuje się z ostatnią wersją specyfikacji ofertowej. Drobne różnice reguluje się w ramach ceny umownej. Jeśli zmiana wpływa na cenę, z dostawcą ustala się, czy rozliczyć ją jako koszt dodatkowy.
Odstępstwa uzgodnione na etapie ofertowym są zwykle spisane na liście odstępstw (debieshon risuto, w Japonii często skracanej do debikura). Warto sprawdzić pozycja po pozycji, według numerów, czy znalazły się w specyfikacji dostawy.
Poniżej fikcyjny przykład porównania dla pompy.
| Pozycja | Specyfikacja ofertowa (ostatnia wersja) | Specyfikacja dostawy | Działanie |
|---|---|---|---|
| Typ | Typ A-100 | Typ A-100 | OK |
| Materiał korpusu | Zgodnie z poz. 3 listy odstępstw | Jak w poz. 3 listy odstępstw | OK |
| Manometr | Wliczony | Pokazany, ale skierowany do ściany | Uwaga: prosić o obrót w stronę przejścia |
| Kołnierze przeciwległe, śruby, uszczelki | Zakres dostawcy | Nie wymieniono | Zapytać: czy nadal w zakresie dostawcy? |
| Zapasowe uszczelnienie mechaniczne | 1 komplet | 2 komplety | Zapytać: czy dodatkowy komplet jest w cenie? |
Cztery rzeczy do sprawdzenia przed zwrotem
Specyfikację dostawy sprawdza się głównie w czterech celach. Wszystkie cztery to kwestie do wyjaśnienia przed zwrotem z zatwierdzeniem, przez porównanie treści z własnymi dokumentami i konsultację z zaangażowanymi działami.
Każdą z nich porównaj z własnymi dokumentami i omów z zespołami, które będą korzystać z urządzenia.
1. Rysunek złożeniowy i wyposażenie dodatkowe
Specyfikacja dostawy zawiera rysunki dostarczanego wyrobu (nōnyū-hin-zu): rysunek złożeniowy pokazujący urządzenie szczegółowo oraz rysunki szczegółowe wyposażenia, np. przyrządów. Na ich podstawie wyobraża się sobie, jak urządzenie stanie i będzie używane na miejscu, a następnie prosi o zmianę orientacji (położenia i kierunku), gdy jest to potrzebne.
Na przykład manometr skierowany od przejścia jest nieczytelny dla operatora, a pokrętło zaworu od strony ściany utrudnia obsługę i przeglądy. Rysunki warto przekazać operatorom i służbom utrzymania ruchu, nie tylko projektantowi, bo wtedy mniej takich uwag umyka. Przy okazji można ocenić bezpieczny dostęp do obsługi i serwisu, który ma też znaczenie dla BHP.
2. Styki i przyłącza (toriai)
Prawie każde urządzenie łączy się z mediami, takimi jak woda, energia elektryczna i para, albo z innymi liniami procesowymi. Po japońsku te miejsca nazywa się toriai. Sprawdź, czy każdy styk pasuje do urządzenia lub rurociągu, z którym się łączy.
Jeśli urządzenie łączy się z innym przed nim lub za nim, potwierdź położenie i typ każdego przyłącza oraz to, kto dostarcza śruby, nakrętki i uszczelki. Najpewniej jest poprosić projektantów rurociągów, elektryki i AKPiA, by każdy sprawdził swoje przyłącza.
Styk to granica, na której urządzenie dostawcy spotyka się z rurociągami i kablami wykonywanymi przez innych.
Sprawdź, kto dostarcza kołnierze przeciwległe, uszczelki, śruby i nakrętki, porównując z podziałem zakresów uzgodnionym w specyfikacji ofertowej. Skrzynki zaciskowe elektryczne i przyłącza AKPiA sprawdza się tak samo.
Jeśli normy kołnierzy lub klasy ciśnienia są różne, otwory na śruby nie będą się pokrywać. Kołnierze wykonane według japońskiej normy JIS (np. JIS B 2220) i według PN-EN 1092-1 mają inne oznaczenia ciśnienia i w wielu przypadkach inne wymiary, więc nie należy zakładać ich zamienności. Zgodność trzeba potwierdzić z dostawcą dla każdej średnicy nominalnej i klasy ciśnienia.
Błędny styk oznacza przeróbki w trakcie montażu i może opóźnić harmonogram, dlatego to jest kontrola wymagająca największej uwagi.
3. Instrukcje montażu
Jeśli dostawca nie odpowiada za montaż, zwykle składa instrukcję montażu (kōji yōryō-sho), która opisuje, na co uważać podczas robót, oraz metodę spawania. Warto omówić ją z zespołem realizującym montaż i upewnić się, że prace da się wykonać bez trudności.
Jeśli dołączono rysunek ustawienia lub rysunek fundamentu, położenie śrub fundamentowych i obciążenia uzgadnia się z projektantami fundamentu. Instrukcję izolacji cieplnej omawia się w ten sam sposób z wykonawcą izolacji.
4. Zwolnienie do wykonania
Jeśli specyfikacja dostawy i rysunki dostarczanego wyrobu nie budzą zastrzeżeń, odsyła się je z zatwierdzeniem (shōnin henkyaku, zwane też juryō henkyaku). To upoważnia dostawcę do wykonania urządzenia według tych rysunków. Licząc wstecz od terminu dostawy, trzeba odesłać zestaw przed momentem, w którym wykonanie musi się rozpocząć.
Decyzje przy zwrocie zwykle dzielą się na trzy rodzaje: zatwierdzone, zatwierdzone warunkowo i do ponownego złożenia. Zatwierdzenie warunkowe pozwala dostawcy zacząć wykonanie przy założeniu, że uwagi zostaną uwzględnione. Zapisz, który warunek, kto poprawia i do kiedy, a zapis zamknij dopiero wtedy, gdy poprawiony rysunek pokazuje zmianę.
Jeśli po zatwierdzeniu coś się zmieni, dostawca wskazuje, co i dlaczego, a zamawiający zatwierdza to ponownie. Rysunki zatwierdzone są też podstawą oceny przy odbiorze w zakładzie dostawcy. Kody zwrotu, pieczątki i terminy opisuje szczegółowo artykuł o rysunkach zatwierdzonych.
Specyfikacja dostawy, rysunek zatwierdzony i rysunek powykonawczy
Wokół specyfikacji dostawy pojawia się kilka podobnych nazw. Różnią się tym, do którego etapu projektu należą i jaki stan urządzenia opisują.
Cały zestaw dokumentów, rysunki, które zatwierdzono, oraz zapis stanu gotowego urządzenia.
(nōnyū shiyōsho)
(shōnin-zu)
(kansei-zu)
Nazwy i podział zależą od firmy i zamawiającego. Wiele osób nazywa rysunki „shōnin-zu” także przed zatwierdzeniem.
Specyfikacja dostawy a rysunek zatwierdzony
Specyfikacja dostawy to pakiet pokazujący, co zostanie dostarczone: parametry, obliczenia i rysunki. „Rysunek zatwierdzony” to nazwa tych rysunków z pakietu, które zamawiający zatwierdza.
Zatwierdzenie nie zawsze ogranicza się do rysunków. Wytyczne japońskiej Agencji ds. Pozyskiwania, Technologii i Logistyki (ATLA) określają dokumenty przedkładane do zatwierdzenia jako obejmujące rysunki, dokumenty pisemne i zdjęcia. Innymi słowy, zatwierdzeniu może podlegać także pisemna specyfikacja. To, czy w projekcie zatwierdza się całą specyfikację dostawy, czy tylko rysunki, ustala specyfikacja zakupowa lub zamówienie.
Specyfikacja dostawy a rysunek powykonawczy
Rysunek powykonawczy (kansei-zu) pokazuje urządzenie w stanie gotowym. W pracach budowlanych i instalacyjnych używa się też nazwy shunkō-zu. Specyfikacja dostawy i rysunki zatwierdzone są natomiast dokumentami sprzed wykonania, które rozstrzygają, co zostanie zbudowane.
Jeśli podczas wykonania lub montażu zmienią się wymiary albo części, rysunki powykonawcze odzwierciedlają wynik. Eksploatacja, utrzymanie ruchu i późniejsze modyfikacje opierają się na rysunkach powykonawczych. W przypadku urządzeń przekazuje się je zwykle przy dostawie w ramach dokumentacji powykonawczej (kansei tosho), razem z instrukcją obsługi i protokołami z prób. Na przykład wspólna specyfikacja, której japońskie Ministerstwo Gruntów, Infrastruktury, Transportu i Turystyki (MLIT) używa przy zakupie urządzeń telekomunikacyjnych, wymaga od dostawcy przedłożenia do końca dostawy jednego segregatora zawierającego instrukcję obsługi, protokoły z prób i zdjęcia z dostawy.
Inne nazwy: nōnyū-zu i shiyō-zu
W normach nie znaleźliśmy definicji nōnyū-zu („rysunek dostawy”). W praktyce traktuje się go jako mniej więcej to samo, co rysunki dostarczanego wyrobu (nōnyū-hin-zu) dołączone do specyfikacji dostawy: rysunki złożeniowe, gabarytowe i szczegóły wyposażenia.
Shiyō-zu („rysunek specyfikacyjny”) przenosi parametry, takie jak typ, wymiary i wydajność, na rysunek. Dla wyrobów standardowych dostawca może przysłać jedną kartę łączącą specyfikację i rysunek gabarytowy pod nazwą w rodzaju nōnyū shiyō-zu. Niezależnie od nazwy sprawdza się tę samą treść. Na stronie tytułowej lub w piśmie przewodnim widać, czy dokument jest przedłożony do zatwierdzenia.
Japońskie dokumenty sektora publicznego używają jeszcze innej nazwy. Wspólna specyfikacja MLIT nazywa szczegółowe specyfikacje i rysunki gabarytowe przedkładane po zawarciu umowy kakunin tosho („dokumenty do potwierdzenia”), które dostawca składa, aby uzyskać potwierdzenie instytucji.
Jeśli to Państwo są dostawcą: przygotowanie dokumentu dla japońskiego klienta
Jeśli japoński klient prosi o nōnyū shiyōsho, oczekuje opisanego wyżej zestawu, przedłożonego po zamówieniu i przed wykonaniem. Kilka rzeczy przyspiesza jego sprawdzenie.
- Sprawdź w specyfikacji zakupowej lub zamówieniu liczbę egzemplarzy, format (papier lub PDF) i termin złożenia oraz to, czy klient zatwierdza cały zestaw, czy tylko rysunki.
- Wyraźnie oznacz stronę tytułową lub pismo przewodnie jako przedłożone do zatwierdzenia.
- Pokaż numerami pozycji, gdzie uwzględniono każdą pozycję listy odstępstw.
- Utrzymaj zgodność typu, materiałów i zakresu wyposażenia z ostateczną specyfikacją ofertową. Różnice wpływające na cenę zgłoś sam, zamiast czekać, aż znajdzie je klient.
- Pokaż zakres dostawy przy każdym styku: kto dostarcza kołnierze przeciwległe, uszczelki, śruby i nakrętki.
- Aktualizuj numer wersji i datę przy każdym ponownym złożeniu, aby było jasne, która wersja obowiązuje.
- Przy zmianach po zatwierdzeniu złóż wersję pokazującą, co i dlaczego się zmieniło, i poczekaj na zatwierdzenie, zanim wykonasz tę część.
Lista kontrolna do sprawdzenia specyfikacji dostawy
Użyj tej listy przy sprawdzaniu specyfikacji dostawy od japońskiego dostawcy. Jeśli jesteś dostawcą, pokazuje ona, co prawdopodobnie sprawdzi Twój japoński klient.
| Kontrola | Porównaj z / zapytaj |
|---|---|
| Typ, materiały i zakres wyposażenia dodatkowego | Ostatnia wersja specyfikacji ofertowej |
| Uwzględnienie każdej pozycji listy odstępstw | Lista odstępstw, pozycja po pozycji |
| Gwarantowane parametry i okres gwarancji | Umowa i specyfikacja zakupowa |
| Obliczenia wydajności spełniają wymagane obciążenie | Specyfikacja zakupowa |
| Położenie i kierunek króćców i przyrządów | Plan rozmieszczenia instalacji; operatorzy i służby utrzymania ruchu |
| Położenie, wielkość, typ i norma przyłącza przy każdym styku | Rysunki rurociągów, elektryki i AKPiA |
| Kto dostarcza kołnierze przeciwległe, uszczelki, śruby i nakrętki | Podział zakresów w specyfikacji ofertowej |
| Położenie śrub fundamentowych i obciążenia | Projekt fundamentu |
| Instrukcje montażu, spawania i izolacji możliwe do wykonania na miejscu | Zespół montażowy; wykonawca izolacji |
| Części zamienne i materiały eksploatacyjne: ilości i ujęcie w cenie | Oferta |
| Zmiany wpływające na cenę | Ustalić, czy rozliczyć jako koszt dodatkowy |
| Termin zwrotu | Termin rozpoczęcia wykonania, liczony wstecz od dostawy |
| Warunki zatwierdzenia warunkowego | Zapisać: co, kto i do kiedy |
Pytania do japońskiego dostawcy
- Czy ten dokument jest przedłożony do zatwierdzenia, czy tylko do wiadomości?
- Czy mamy zatwierdzić całą specyfikację dostawy, czy tylko rysunki?
- Na której wersji specyfikacji ofertowej jest oparty?
- Gdzie w tym dokumencie uwzględniono każdą pozycję listy odstępstw?
- Kto dostarcza kołnierze przeciwległe, uszczelki, śruby i nakrętki przy każdym króćcu?
- Czy jakaś zmiana względem oferty wpływa na cenę lub termin dostawy?
- Do kiedy potrzebujecie naszego zwrotu, aby utrzymać harmonogram wykonania?
- Co obejmie dokumentacja powykonawcza i ile egzemplarzy dostarczycie?
- W jakim języku będą dokumentacja i instrukcja obsługi oraz czy zostaną dostarczone w wersji polskiej?
Gdzie praktyka bywa różna
- Nazwy dokumentów i etapów różnią się w zależności od firmy, branży i zamawiającego. Wiele osób nazywa rysunki „shōnin-zu” jeszcze przed zatwierdzeniem.
- To, czy zatwierdza się cały zestaw, czy tylko rysunki, zależy od specyfikacji zakupowej lub zamówienia.
- Wymienione tu treści dotyczą urządzeń instalacji przemysłowych. Standardowe wyroby katalogowe mogą mieć tylko jeden rysunek specyfikacyjny.
- Nazwy decyzji przy zwrocie różnią się między firmami, a terminy zwrotu ustala specyfikacja zakupowa lub zamówienie. Warto je potwierdzać w każdym projekcie.
- W przypadku maszyn wprowadzanych do obrotu w UE dokumentacja końcowa zwykle obejmuje też instrukcję obsługi i dokumenty zgodności (m.in. wymagania dyrektywy maszynowej 2006/42/WE, od 20 stycznia 2027 r. zastępowanej rozporządzeniem (UE) 2023/1230). Zakres dokumentów i język instrukcji najlepiej ustalić w zamówieniu.
FAQ
Czy konyū shiyōsho to to samo co kōbai shiyōsho?
W większości przypadków tak. Konyū shiyōsho i kōbai shiyōsho to dwie nazwy tej samej specyfikacji zakupowej, czyli dokumentu zamawiającego określającego parametry, warunki i normy, które urządzenie ma spełniać.
Czy nōnyū shiyōsho to to samo co nōhin shiyōsho?
Obie nazwy bywają używane dla dokumentu pokazującego parametry dostarczanego wyrobu i nie ma między nimi ustalonego rozróżnienia. Używaj tej, która występuje w umowie lub w dokumentach klienta.
Ile egzemplarzy specyfikacji dostawy i w jakim formacie trzeba złożyć?
Liczbę egzemplarzy, format (papier lub PDF) i termin zwykle ustala specyfikacja zakupowa lub zamówienie. Wspólna specyfikacja MLIT dla urządzeń telekomunikacyjnych, na przykład, pozostawia liczbę egzemplarzy dokumentów dostawy specyfikacji szczególnej projektu. Przy każdym ponownym złożeniu aktualizuj numer wersji i datę, aby najnowsza wersja była oczywista.
Co się dzieje, gdy po zatwierdzeniu coś się zmieni?
Dostawca składa wersję pokazującą, co i dlaczego się zmieniło, i wykonuje tę część dopiero po ponownym zatwierdzeniu. Wytyczne ATLA nazywają taką poprawioną wersję dokumentem do zatwierdzenia zmiany (henkō shōnin-yō tosho). Jeśli zmiany zażądał zamawiający, omawia się także koszt dodatkowy i wpływ na termin dostawy.
Źródła
- Dokumenty do zatwierdzenia (rysunki, dokumenty, zdjęcia), rozpoczęcie wykonania po zatwierdzeniu i dokumenty do zatwierdzenia zmiany: Agencja ds. Pozyskiwania, Technologii i Logistyki (ATLA), wytyczne przygotowania i składania dokumentów oraz próbek do zatwierdzenia (po japońsku)
- Dokumenty do potwierdzenia (kakunin tosho) składane po umowie, dokumenty dostawy i liczba egzemplarzy: Ministerstwo Gruntów, Infrastruktury, Transportu i Turystyki (MLIT), wspólna specyfikacja zakupu urządzeń telekomunikacyjnych (marzec 2021, po japońsku)
- Definicja rysunków powykonawczych (shunkō-zu): Prefektura Shimane, wytyczne postępowania z rysunkami powykonawczymi robót budowlanych (po japońsku)
- Zastąpienie dyrektywy maszynowej 2006/42/WE rozporządzeniem (UE) 2023/1230 od 20 stycznia 2027 r.: Główny Instytut Górnictwa, nowe rozporządzenie maszynowe 2023/1230/UE
Oryginalny artykuł po japońskuTen poradnik powstał na podstawie artykułu MONOSCOPE napisanego dla czytelników w Japonii: 承認図と仕様書の違いは?納入仕様書・納入図・完成図を表で整理


